Öffentliche Beschaffung sollte nicht jedes Mal von vorn beginnen. Die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) schafft einen Beschaffungsweg, der für unterschiedliche Bedarfe wiederholt genutzt werden kann. Für passende Einzelbedarfe müssen dadurch nicht jedes Mal neue Vergabeverfahren, Abstimmungen und Vertragsstrukturen aufgebaut werden. Das kann Zeit und interne Arbeit sparen, neue Lieferanten und Leistungen schneller nutzbar machen und Einkauf sowie Fachbereiche entlasten.
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Die Universelle Rahmenvereinbarung, kurz URV, soll wiederkehrende Beschaffung für öffentliche Auftraggeber schneller und mit weniger internem Aufwand ermöglichen. Dafür wird einmal eine gemeinsame Beschaffungsinfrastruktur geschaffen, die anschließend für viele unterschiedliche Bedarfe innerhalb eines festgelegten Leistungsbereichs genutzt werden kann. Der Auftraggeber muss dadurch nicht für jeden geeigneten neuen Bedarf erneut einen vollständigen Beschaffungsweg mit eigener Marktansprache, Vertragsgrundlage und Verfahrensvorbereitung aufbauen. Beschaffungs-, Vergabe- und Fachkapazitäten können dadurch stärker für diejenigen Vorgänge eingesetzt werden, die tatsächlich eine eigene intensive Vorbereitung oder ein eigenes Vergabeverfahren benötigen.
Die URV setzt damit an einem praktischen Problem an, das bei einer großen Zahl einzelner Beschaffungen entsteht. Auch kleinere und mittlere Bedarfe benötigen regelmäßig fachliche Klärung, Beschaffungswissen, Marktkenntnis, Vertragsgestaltung, Abstimmungen, Freigaben, Dokumentation und Abrechnung. Wenn viele solcher Vorgänge auftreten, kann der wiederkehrende Prozessaufwand erhebliche Kapazitäten binden, obwohl die einzelnen Beschaffungen für sich genommen überschaubar sind.
Die URV soll für geeignete Bedarfe vor allem folgende Verbesserungen ermöglichen:
Diese Wirkungen entstehen nicht allein dadurch, dass eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wird. Sie setzen voraus, dass die URV tatsächlich genutzt wird, der Auftragnehmer leistungsfähig arbeitet und der Auftraggeber sie ohne unnötige zusätzliche Prozesse in seine bestehende Organisation integriert. Ob die erwarteten Verbesserungen eintreten, kann deshalb im späteren Betrieb insbesondere anhand der Durchlaufzeiten, des internen Arbeitsaufwands, des Anteils wiederkehrender Bedarfe innerhalb des Leistungsrahmens, die über die URV abgewickelt werden, und des Vergleichs mit den sonst erforderlichen Beschaffungswegen überprüft werden.
Die URV verbindet eine langfristig stabile Beschaffungsstruktur mit einem Lieferantenmarkt, der sich während der Vertragslaufzeit verändern kann. Ein zentraler URV-Auftragnehmer wird einmal in einem Vergabeverfahren ausgewählt und bleibt Vertragspartner des Auftraggebers aus der Rahmenvereinbarung und den späteren Leistungsabrufen. Er erschließt unterschiedliche Lieferanten, führt den operativen Leistungskatalog, beschafft ausgewählte Lieferantenleistungen im eigenen Namen und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter.
Dadurch können viele spätere Bedarfe dieselbe bereits eingerichtete Infrastruktur nutzen. Der Auftraggeber muss nicht für jeden neuen Lieferanten eine neue grundlegende Vertrags- und Beschaffungsstruktur herstellen, während der URV-Auftragnehmer wiederkehrende kaufmännische Aufgaben gebündelt übernehmen kann. Die fachliche Entscheidung über den Bedarf und die konkret benötigte Leistung verbleibt trotzdem beim Auftraggeber.
Die wichtigsten Mechanismen sind:
Der Leistungsrahmen bestimmt vor der Vergabe abschließend, welche Arten von Leistungen grundsätzlich über die URV beschafft werden dürfen. Innerhalb dieser Grenze kann sich der tatsächliche Markt jedoch weiterentwickeln. Der operative Leistungskatalog kann während der Vertragslaufzeit neue Lieferanten und konkrete Leistungen aufnehmen, vorhandene Einträge aktualisieren und nicht mehr verfügbare Leistungen ersetzen.
Dadurch muss der Auftraggeber nicht bereits bei Vergabe der URV wissen, welches konkrete Produkt, welche Produktgeneration oder welcher Lieferant mehrere Jahre später benötigt wird. Neue Marktangebote können genutzt werden, ohne dafür jedes Mal eine neue Beschaffungsstruktur aufzubauen. Die Flexibilität bleibt gleichzeitig kontrolliert, weil eine konkrete Leistung nur aufgenommen und beschafft werden kann, wenn sie vom bestehenden Leistungsrahmen erfasst ist.
Bei einem konkreten Bedarf prüft der Auftraggeber zunächst, ob die benötigte Leistung über die URV beschafft werden kann. Er kann bereits eine bestimmte Lieferantenleistung oder einen bestimmten Lieferanten benennen, mehrere Alternativen berücksichtigen oder den URV-Auftragnehmer um geeignete Vorschläge bitten. Der Auftragnehmer klärt Beschaffbarkeit, Preis und Bedingungen und erstellt daraus ein eigenes verbindliches Angebot.
Der Auftraggeber entscheidet weiterhin selbst über seinen Bedarf, seine fachlichen und technischen Anforderungen, die gewünschte Leistung, die Wirtschaftlichkeit und seine internen Freigaben. Erst durch die unveränderte Annahme des verbindlichen Angebots entsteht der Leistungsabruf. Anschließend beauftragt der URV-Auftragnehmer den ausgewählten Lieferanten im eigenen Namen, während Auftraggeber und Lieferant für die fachliche oder technische Leistungserbringung unmittelbar zusammenarbeiten können. Für geeignete Bedarfe soll damit aus einem neuen Beschaffungsprojekt möglichst ein weiterer Vorgang innerhalb eines bereits vorhandenen Beschaffungswegs werden. Die notwendige fachliche Entscheidung bleibt erhalten, während wiederkehrende allgemeine Beschaffungsarbeit möglichst nicht jedes Mal neu anfällt.
Der URV-Auftragnehmer bietet bereits im Vergabeverfahren einen einheitlichen prozentualen Handelsaufschlag an. Dieser vergütet grundsätzlich die von ihm bereitgestellte Beschaffungsinfrastruktur und seine eigenen Leistungen. Der konkrete Preis eines Leistungsabrufs basiert grundsätzlich auf dem tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung zuzüglich dieses Handelsaufschlags.
Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und andere wirtschaftliche Vorteile werden nach den vereinbarten Regeln berücksichtigt. Einkaufspreis und Preisbildung müssen nachvollziehbar sein. Die gemeinsame Preislogik soll damit nicht nur die Abwicklung vereinheitlichen, sondern dem Auftraggeber auch eine belastbare Kontrolle darüber ermöglichen, wie sich der Preis eines Leistungsabrufs zusammensetzt.
Das wirtschaftliche Potenzial der URV hängt nicht allein vom gesamten Beschaffungsvolumen ab, sondern wesentlich auch von Zahl und Struktur der einzelnen Beschaffungsvorgänge. Besonders interessant ist sie dort, wo immer wieder neue Bedarfe auftreten, die zwar zu einem gemeinsamen Leistungsbereich gehören, sich aber hinsichtlich konkreter Leistung, Lieferant oder Zeitpunkt unterscheiden. Je häufiger für solche Bedarfe dieselbe Beschaffungsinfrastruktur wiederverwendet werden kann, desto stärker kann sich der einmalige Aufwand für Aufbau und Vergabe der URV über die spätere Nutzung verteilen. Gerade bei einer großen Zahl kleinerer und mittlerer Vorgänge kann der Nutzen erheblich sein, weil deren kumulierter Prozessaufwand leicht unterschätzt wird. Eine einzelne Beschaffung mag wenig Aufwand verursachen, während Hunderte ähnlich gelagerter Vorgänge zusammen einen erheblichen Teil der verfügbaren Beschaffungskapazität binden können.
Typische günstige Voraussetzungen sind:
Die URV ist kein verpflichtender Beschaffungsweg für sämtliche vom Leistungsrahmen erfassten Bedarfe. Sie begründet grundsätzlich weder Exklusivität noch eine Mindestabnahme und soll andere geeignete Beschaffungsinstrumente nicht verdrängen. Auch für vom Leistungsrahmen erfasste Bedarfe können Einzelvergaben, spezialisierte Rahmenvereinbarungen oder andere zulässige Beschaffungswege zweckmäßiger sein, etwa bei besonders strategischen Beschaffungen oder wenn ein separater Wettbewerb einen größeren wirtschaftlichen oder fachlichen Vorteil erwarten lässt.
Auch die erwarteten Effizienzgewinne entstehen nicht automatisch. Eine langsam arbeitende Auftragnehmerstruktur, ein unzureichender Leistungskatalog, schlechte Lieferantenerschließung oder zusätzliche interne Sonderprozesse können den vorgesehenen Nutzen erheblich verringern. Ihr Wert zeigt sich deshalb nicht daran, dass sie jeden Bedarf erfasst, sondern daran, dass sie für geeignete wiederkehrende Bedarfe einen bereits vorhandenen Beschaffungsweg bereitstellt, der darauf ausgelegt ist, Durchlaufzeiten und wiederkehrende interne Arbeit zu reduzieren. Die URV ist dann erfolgreich, wenn sie geeignete Bedarfe gegenüber den verfügbaren Alternativen mit kürzeren Durchlaufzeiten und weniger wiederkehrender interner Arbeit abwickeln kann und dabei die einmal geschaffene Beschaffungsinfrastruktur tatsächlich wiederverwendet. Damit wird der Erfolg nicht an der bloßen Existenz oder Nutzung der Rahmenvereinbarung gemessen, sondern an den spürbaren Verbesserungen, die sie im Beschaffungsalltag der Organisation tatsächlich erreicht.
Die Universelle Rahmenvereinbarung, kurz URV, verbindet eine langfristig stabile Beschaffungsstruktur mit einem Lieferantenmarkt, der sich während der Vertragslaufzeit verändern kann. Der Auftraggeber vergibt einmal eine Rahmenvereinbarung an einen zentralen URV-Auftragnehmer, der innerhalb eines vorab festgelegten Leistungsrahmens unterschiedliche Lieferanten erschließt und deren konkrete Leistungen verfügbar macht. Die vom Auftraggeber ausgewählten Leistungen beschafft der URV-Auftragnehmer grundsätzlich im eigenen Namen und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter.
Damit werden die dauerhaft geltenden Regeln der Beschaffung von den erst später entstehenden konkreten Bedarfen getrennt. Leistungsrahmen, Auftragnehmerrolle, Vertragsstruktur sowie grundlegende Preis- und Abrufmechanismen werden vorab festgelegt, während Lieferanten und konkrete Marktleistungen innerhalb dieser Grenzen wechseln können. Die Rahmenvereinbarung legt die allgemeinen Bedingungen dieses Beschaffungswegs fest, begründet für sich allein aber noch keine Verpflichtung zur Erbringung oder Abnahme einer konkreten Lieferantenleistung. Der gesonderte Vertrag über die konkrete Lieferantenleistung entsteht erst durch einen späteren Leistungsabruf. Der Auftraggeber muss deshalb nicht bereits bei Vergabe der URV wissen, welche konkrete Leistung oder welcher Lieferant zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird.
Die URV schafft so einen Beschaffungsweg, der für unterschiedliche wiederkehrende Bedarfe mehrfach genutzt werden kann. Fachliche Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber, während wiederkehrende kaufmännische Aufgaben und die laufende Lieferantenerschließung über eine gemeinsame Infrastruktur gebündelt werden. Dadurch sollen geeignete Bedarfe mit weniger wiederkehrender Beschaffungsarbeit und kürzeren Durchlaufzeiten abgewickelt werden können.
Die URV unterscheidet drei Rollen mit klar getrennten Verantwortungsbereichen. Der Auftraggeber entscheidet über seinen Bedarf und die konkret benötigte Leistung, der URV-Auftragnehmer stellt den vertraglichen und kaufmännischen Beschaffungsweg bereit und der jeweilige Lieferant erbringt die konkrete Marktleistung. Alle drei können im einzelnen Leistungsabruf eng zusammenarbeiten, ohne dass sich dadurch ihre grundlegenden Rollen verändern.
Beim Auftraggeber verbleiben insbesondere:
Der URV-Auftragnehmer übernimmt insbesondere:
Der Lieferant erbringt die konkrete Marktleistung und kann dafür unmittelbar fachlich oder technisch mit dem Auftraggeber zusammenarbeiten. Diese Zusammenarbeit verändert grundsätzlich nicht die Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungskette, denn Vertragspartner des Auftraggebers aus der Rahmenvereinbarung und den Leistungsabrufen bleibt der URV-Auftragnehmer. Dieser beauftragt und bezahlt seinerseits den Lieferanten und bleibt für seine eigenen Verpflichtungen gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich.
Bei einzelnen Lieferantenleistungen können zusätzliche produktbezogene Nutzungsrechte, Endnutzerbedingungen oder vergleichbare Rechtsbeziehungen unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller bestehen. Solche zusätzlichen Beziehungen können beispielsweise erforderlich sein, damit der Auftraggeber eine konkrete Leistung rechtmäßig nutzen kann. Sie ändern jedoch grundsätzlich nicht die Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungskette der URV.
Der URV-Auftragnehmer ist weder eine reine Vermittlungsstelle noch lediglich Betreiber eines Katalogs oder einer Plattform. Er beschafft die ausgewählte Lieferantenleistung grundsätzlich im eigenen Namen und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Damit bestehen eine Vertragsbeziehung zwischen Auftraggeber und URV-Auftragnehmer sowie eine davon getrennte Beschaffungsbeziehung zwischen URV-Auftragnehmer und Lieferant.
Auch wenn der Lieferant die eigentliche fachliche Leistung vollständig oder weitgehend selbst erbringt, bleibt der URV-Auftragnehmer für seine Verpflichtungen aus dem Leistungsabruf verantwortlich. Er kann sich deshalb nicht darauf beschränken, Lieferantenangebote oder Lieferantenrechnungen lediglich weiterzuleiten, wird aber auch nicht automatisch zum fachlichen Generalunternehmer für jede beschaffte Lieferantenleistung. Bedarf, Anforderungen, fachliche Steuerung und Leistungskontrolle können weiterhin unmittelbar beim Auftraggeber liegen.
Von den konkreten Lieferantenleistungen zu unterscheiden sind die eigenen Leistungen des URV-Auftragnehmers für Einrichtung und Betrieb der gemeinsamen Beschaffungsinfrastruktur. Dazu gehören insbesondere Lieferantenerschließung, Portfolio- und Katalogmanagement, Abrufvorbereitung, Lieferantenbeauftragung, Preisnachweise, Abrechnung, Dokumentation und Reporting. Die zentrale Stellung des Auftragnehmers dient damit dem Betrieb des Wiederverkäufermodells und bedeutet nicht, dass beliebige fachliche Leistungen des Auftragnehmers selbst als Lieferantenleistungen über die URV beschafft werden können.
Der Leistungsrahmen legt vor der Vergabe abschließend fest, welche Arten von Leistungen über die konkrete URV grundsätzlich beschafft werden dürfen. Er bildet die sachliche Außengrenze der Rahmenvereinbarung und bleibt während ihrer Laufzeit grundsätzlich unverändert. Seine Leistungskategorien müssen so beschrieben sein, dass spätere Markt- und Technologieentwicklungen erfasst werden können, soweit sie funktional bereits innerhalb des festgelegten Leistungsumfangs liegen.
Der operative Leistungskatalog erfüllt eine andere Aufgabe. Er enthält konkrete Leistungen tatsächlich verfügbarer Lieferanten und kann während der Vertragslaufzeit fortlaufend aktualisiert werden. Neue Lieferanten, Produkte, Technologien oder andere Marktleistungen können aufgenommen werden, wenn die betreffende Leistung von einer bestehenden Leistungskategorie des Leistungsrahmens erfasst ist.
Der Leistungsrahmen schafft damit die dauerhafte sachliche Grenze, während der Leistungskatalog den jeweils aktuellen Markt innerhalb dieser Grenze abbildet. Der Auftraggeber muss deshalb nicht bereits bei Vergabe sämtliche später benötigten Marktangebote kennen, ohne dass die URV dadurch sachlich unbegrenzt wird. Eine Leistung, die sich keiner bestehenden Leistungskategorie vertretbar zuordnen lässt, kann nicht über die URV beschafft werden.
Jede konkrete Lieferantenleistung wird genau einer passenden Leistungskategorie zugeordnet. Besteht eine Gesamtleistung aus sachlich eigenständigen Bestandteilen, werden diese grundsätzlich getrennt betrachtet und entsprechend zugeordnet. Nicht sinnvoll trennbare Gesamtleistungen werden nach ihrer objektiven Hauptfunktion eingeordnet.
Ein Beschaffungsvorgang innerhalb der URV beginnt beim konkreten Bedarf des Auftraggebers. Zunächst wird geprüft, ob der Bedarf innerhalb des Leistungsrahmens liegt und über die URV abgewickelt werden kann. Die URV ersetzt damit nicht die fachliche Bedarfsklärung, sondern stellt für einen ausreichend konkretisierten Bedarf einen bereits vorhandenen Beschaffungsweg bereit.
Bei der Bestimmung der konkreten Lieferantenleistung bestehen unterschiedliche Möglichkeiten. Der Auftraggeber kann bereits einen bestimmten Lieferanten oder eine konkrete Leistung benennen, mehrere mögliche Alternativen berücksichtigen oder den URV-Auftragnehmer bitten, anhand der Anforderungen geeignete Lieferantenleistungen zu ermitteln. Eine allgemeine Pflicht, für jeden Leistungsabruf mehrere Lieferantenangebote einzuholen, besteht innerhalb des URV-Modells nicht. Der Auftraggeber muss die Wirtschaftlichkeit des konkreten Leistungsabrufs dennoch in der für den jeweiligen Fall erforderlichen Weise beurteilen und dokumentieren.
Ist ein benötigter Lieferant noch nicht im Lieferantenportfolio oder eine geeignete Leistung noch nicht im Leistungskatalog enthalten, kann der URV-Auftragnehmer deren Aufnahme prüfen und vorbereiten. Voraussetzung bleibt, dass die konkrete Leistung innerhalb des Leistungsrahmens liegt und der Lieferant tatsächlich über das Wiederverkäufermodell erschlossen werden kann. Neue Marktleistungen können dadurch innerhalb einer bereits bestehenden Vertrags-, Prozess- und Datenstruktur verfügbar gemacht werden.
Der URV-Auftragnehmer übernimmt die ausgewählte Lieferantenleistung nicht lediglich in eine Bestellung des Auftraggebers. Er klärt zunächst Beschaffbarkeit, Preis, Lieferantenbedingungen und die weiteren für den konkreten Bedarf erforderlichen Angaben und erstellt daraus ein eigenes verbindliches Angebot. Sollen mehrere Lieferantenalternativen zur Auswahl stehen, erstellt der URV-Auftragnehmer dafür grundsätzlich getrennte Angebote. Dadurch bleiben Leistung, Preis und Bedingungen jeder Alternative als vollständig annahmefähige Einheit bestimmbar. Jedes Angebot muss so bestimmt sein, dass der Auftraggeber es ohne weitere inhaltliche Änderung annehmen kann.
Das Angebot kann insbesondere festlegen:
Das Angebot konkretisiert den einzelnen Beschaffungsfall innerhalb der bereits festgelegten Rahmenbedingungen. Leistungsrahmen, grundlegende Auftragnehmerrolle, Wiederverkäuferstruktur, Preisgrundsätze und Höchstwertlogik werden nicht bei jedem einzelnen Bedarf neu verhandelt. Soll das Angebot vor dem Vertragsschluss inhaltlich geändert, erweitert oder eingeschränkt werden, muss zunächst eine entsprechend angepasste Angebotsfassung erstellt werden.
Vor der Annahme prüft der Auftraggeber das Angebot und trifft seine fachlichen, wirtschaftlichen und internen Entscheidungen. Erst die unveränderte Annahme der endgültigen Angebotsfassung führt zum Leistungsabruf zwischen Auftraggeber und URV-Auftragnehmer. Danach beauftragt der URV-Auftragnehmer den ausgewählten Lieferanten im eigenen Namen und stellt damit die Verbindung zwischen dem geschlossenen Leistungsabruf und der nachgelagerten Lieferantenbeschaffung her.
Jede konkret beschaffte Leistung muss bis auf den ursprünglichen Leistungsrahmen zurückgeführt werden können. Eine Leistungskategorie bildet die zulässige sachliche Grundlage, ein Katalogeintrag beschreibt eine konkrete Lieferantenleistung innerhalb dieser Kategorie und das verbindliche Angebot übernimmt sie in eine konkrete Leistungsposition. Durch die Annahme des Angebots wird diese Leistungsposition schließlich Bestandteil des Leistungsabrufs.
Die grundlegende Kette lautet:
Jede Stufe darf die vorhergehende Stufe weiter konkretisieren, aber nicht sachlich erweitern. Kategoriekennungen und Katalogeintragskennungen ermöglichen dabei eine eindeutige Verbindung zwischen Leistungsrahmen, Katalog, Angebot und Leistungsabruf. Dadurch bleibt auch bei einem dynamischen Lieferantenmarkt nachvollziehbar, auf welcher sachlichen Grundlage eine konkrete Leistung beschafft wurde und welche konkrete Leistung Vertragsgegenstand geworden ist.
Die Vergütung des URV-Auftragnehmers und der Preis der konkreten Lieferantenleistung werden voneinander unterschieden. Der Auftragnehmer bietet bereits im Vergabeverfahren einen einheitlichen prozentualen Handelsaufschlag an, der grundsätzlich seine eigenen Leistungen und die von ihm bereitgestellte Beschaffungsinfrastruktur vergütet. Dieser Prozentsatz bleibt nach dem Zuschlag grundsätzlich für die Vertragslaufzeit fest.
Der Preis eines konkreten Leistungsabrufs basiert grundsätzlich auf dem tatsächlichen Einkaufspreis der betreffenden Lieferantenleistung zuzüglich dieses Handelsaufschlags. Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften oder andere wirtschaftliche Vorteile werden nach den vertraglichen Regeln berücksichtigt. Einkaufspreis und Preisbildung müssen nachvollziehbar belegt werden.
Damit findet der Wettbewerb um die Vergütung der gemeinsamen Beschaffungsinfrastruktur bereits bei der Vergabe der URV statt, während die Preise späterer Lieferantenleistungen aus dem jeweiligen konkreten Marktgeschäft abgeleitet werden. Der Auftraggeber kann nachvollziehen, welcher Teil des Preises auf die Lieferantenleistung und welcher Teil auf den Handelsaufschlag entfällt. Zugleich kann für unterschiedliche Leistungsabrufe dieselbe grundlegende Preis-, Nachweis- und Abrechnungslogik verwendet werden.
Vor der Vergabe wird der voraussichtliche wirtschaftliche Umfang der URV als geschätzter Auftragswert ermittelt. Dieser basiert auf einer realistischen Prognose der erwarteten Nutzung während der vorgesehenen Laufzeit und dient der Vorbereitung und Einordnung der Beschaffung. Er ist nicht mit dem theoretisch denkbaren Gesamtwert aller Leistungen gleichzusetzen, die abstrakt innerhalb des Leistungsrahmens liegen könnten.
Daneben wird ein Höchstwert festgelegt, der die maximale wirtschaftliche Nutzung der Rahmenvereinbarung begrenzt. Nach der vorgesehenen URV-Logik wird bei Abschluss eines Leistungsabrufs grundsätzlich dessen maximal möglicher Netto-Gesamtwert einschließlich vereinbarter Optionen gebunden. Der Höchstwertverbrauch richtet sich damit nicht allein nach später tatsächlich gestellten Rechnungen, und nachträgliche Minderungen führen nach dem vorgesehenen Kontrollmodell grundsätzlich nicht zu einer Wiederauffüllung des verfügbaren Höchstwerts. Relevante wertsteigernde Änderungen erhöhen den Höchstwertverbrauch entsprechend. Während der gesamten Vertragslaufzeit muss deshalb nachvollziehbar sein, welcher Teil des Höchstwerts bereits gebunden beziehungsweise verbraucht ist und welcher wirtschaftliche Spielraum noch verbleibt.
Leistungsrahmen und Höchstwert begrenzen zwei unterschiedliche Dimensionen der URV. Der Leistungsrahmen bestimmt, welche Arten von Leistungen beschafft werden dürfen, während der Höchstwert den wirtschaftlichen Gesamtumfang der Nutzung begrenzt. Ein höherer Höchstwert kann deshalb keine Leistung erfassen, die außerhalb des Leistungsrahmens liegt.
Die URV besitzt grundsätzlich weder Exklusivität noch eine Mindestabnahme. Der Auftraggeber kann weiterhin andere Rahmenvereinbarungen, Einzelvergaben oder sonstige zulässige Beschaffungswege nutzen, wenn diese im konkreten Fall erforderlich oder zweckmäßiger sind. Die Entscheidung, ob ein konkreter Bedarf über die URV abgewickelt wird, bleibt deshalb Teil der Beschaffungssteuerung des Auftraggebers.
Die URV soll für geeignete wiederkehrende Bedarfe einen bereits vorhandenen Beschaffungsweg bereitstellen, ohne andere Beschaffungsinstrumente unnötig zu verdrängen. Geeignete wiederkehrende Bedarfe können über eine gemeinsame Infrastruktur abgewickelt werden, während besondere oder strategisch eigenständige Beschaffungen weiterhin separat behandelt werden können. Dadurch kann die Organisation ihre Beschaffungswege nach dem jeweiligen Bedarf einsetzen, statt sämtliche Vorgänge in ein einziges Instrument zu zwingen.
Die URV verbindet einen festen Leistungsrahmen, einen dynamischen Lieferantenmarkt, einen zentralen Wiederverkäufer und einen standardisierten Leistungsabruf zu einer dauerhaft nutzbaren Beschaffungsinfrastruktur. Der Auftraggeber behält seine fachlichen und wirtschaftlichen Entscheidungen, während wiederkehrende kaufmännische Abläufe innerhalb derselben Struktur erneut genutzt werden können. Der praktische Wert dieses Zusammenspiels zeigt sich daran, ob geeignete Bedarfe mit kürzeren Durchlaufzeiten und weniger wiederkehrender interner Arbeit beschafft werden können und die einmal eingerichtete Infrastruktur tatsächlich über viele Vorgänge hinweg genutzt wird.
Die Universelle Rahmenvereinbarung, kurz URV, soll nicht lediglich einen zusätzlichen Beschaffungsweg schaffen. Ihr Nutzen liegt darin, dass eine einmal eingerichtete Beschaffungsinfrastruktur für viele spätere Bedarfe innerhalb eines festgelegten Leistungsrahmens wiederverwendet werden kann. Wiederkehrende Arbeiten für Marktansprache, Vertragsgestaltung, Beschaffungsvorbereitung, Lieferantenerschließung, Angebot, Dokumentation und Abrechnung müssen dadurch nicht für jeden geeigneten Bedarf erneut vollständig aufgebaut werden.
Ob daraus tatsächlich ein Vorteil entsteht, hängt von der späteren Nutzung ab. Der Aufwand für Vorbereitung, Vergabe, Einführung und Betrieb der URV steht einem erwarteten Nutzen gegenüber, der sich erst über eine ausreichende Zahl geeigneter Beschaffungsvorgänge entfaltet. Je häufiger dieselbe Infrastruktur sinnvoll wiederverwendet werden kann, desto größer ist grundsätzlich das Potenzial, Durchlaufzeiten und wiederkehrende interne Arbeit zu reduzieren.
Die URV ist deshalb nicht allein bei einem hohen Beschaffungsvolumen interessant. Entscheidend ist auch, wie viele einzelne Beschaffungsvorgänge auftreten, wie unterschiedlich die später benötigten Leistungen sind und wie viel Arbeit ohne URV jeweils erneut erforderlich wäre. Eine große Zahl kleinerer und mittlerer Vorgänge kann in der Summe mehr organisatorische Kapazität binden als wenige große Beschaffungen.
Bei geeigneter Ausgestaltung und tatsächlicher Nutzung soll die URV insbesondere folgende Verbesserungen ermöglichen:
Diese Vorteile betreffen nicht nur die formelle Durchführung von Vergabeverfahren. Ein erheblicher Teil der Arbeit einer Beschaffung entsteht bereits davor und danach, etwa bei Bedarfsklärung, Marktrecherche, Abstimmungen, Vertragsgestaltung, Freigaben, Lieferantenkommunikation, Dokumentation und Rechnungsbearbeitung. Die URV kann deshalb auch dort einen Nutzen erzeugen, wo einzelne Beschaffungen für sich betrachtet keinen besonders großen formellen Vergabeaufwand verursachen.
Der wirtschaftliche Ansatz der URV besteht vor allem darin, wiederkehrende Infrastrukturarbeit nicht bei jedem Bedarf erneut auszulösen. Der Leistungsrahmen, die grundlegende Vertragsstruktur, die Auftragnehmerrolle, die Preislogik und der Abrufprozess werden einmal eingerichtet. Spätere Bedarfe werden innerhalb dieser bestehenden Struktur konkretisiert und müssen nicht jeweils wieder bei null beginnen.
Der dynamische Leistungskatalog ermöglicht zugleich, Veränderungen des konkreten Marktes während der Vertragslaufzeit abzubilden. Neue Lieferanten können erschlossen und neue Marktleistungen innerhalb des bestehenden Leistungsrahmens aufgenommen werden, ohne allein deshalb einen vollständig neuen Beschaffungsweg aufzubauen. Das kann insbesondere in Märkten von Bedeutung sein, in denen Produkte, Technologien, Anbieter oder konkrete Leistungsmodelle schneller wechseln als die Laufzeit einer langfristigen Rahmenvereinbarung.
Der zentrale URV-Auftragnehmer übernimmt wiederkehrende kaufmännische Aufgaben für unterschiedliche Lieferanten über eine gemeinsame Struktur. Dadurch kann die Organisation mit mehreren fachlich spezialisierten Lieferanten arbeiten, ohne für jeden von ihnen eine vollständige eigene Vertrags-, Bestell-, Abrechnungs- und Dokumentationsstruktur einzurichten. Voraussetzung ist allerdings, dass der Auftragnehmer diese Aufgaben tatsächlich effizient und in ausreichender Qualität erbringt.
Bei der Bewertung von Beschaffungsaufwand wird häufig vor allem auf das finanzielle Volumen einzelner Vorgänge geschaut. Für die organisatorische Belastung ist jedoch ebenso relevant, wie häufig ein Vorgang auftritt und welche Prozessschritte unabhängig von seinem Auftragswert erforderlich sind. Bedarfsklärung, Zuständigkeitsprüfung, Marktkenntnis, Vertragsfragen, Wirtschaftlichkeitsprüfung, Freigaben und Dokumentation können auch bei vergleichsweise kleinen Beschaffungen einen erheblichen festen Grundaufwand verursachen.
Tritt derselbe Grundaufwand über viele einzelne Vorgänge immer wieder auf, kann daraus eine erhebliche Gesamtbelastung entstehen. Gerade eine große Zahl kleinerer und mittlerer Beschaffungen kann deshalb ein geeigneter Einsatzbereich für die URV sein. Der mögliche Nutzen entsteht hier weniger aus der Größe eines einzelnen Abrufs als aus der wiederholten Nutzung derselben Beschaffungsinfrastruktur.
Das bedeutet nicht, dass jede kleine Beschaffung über die URV geführt werden sollte. Auch innerhalb eines passenden Leistungsrahmens muss der jeweilige Beschaffungsweg zweckmäßig bleiben. Entscheidend ist, ob die Summe geeigneter Vorgänge ausreichend groß ist, um den Aufbau und Betrieb der gemeinsamen Infrastruktur zu rechtfertigen.
Der feste Leistungsrahmen schafft eine bereits vorbereitete sachliche Grundlage für spätere Beschaffungen. Dadurch muss nicht für jeden einzelnen Bedarf erneut ein vollständiger Leistungsbereich entwickelt und vertraglich eingeordnet werden. Gleichzeitig begrenzt der Leistungsrahmen die Nutzung der URV und verhindert, dass die Vereinfachung auf sachlich nicht erfasste Leistungen ausgedehnt wird.
Der dynamische Leistungskatalog ermöglicht eine laufende Anpassung an den tatsächlichen Markt innerhalb dieser Grenze. Neu benötigte Lieferantenleistungen können aufgenommen werden, wenn sie vom bestehenden Leistungsrahmen erfasst sind und über das Wiederverkäufermodell beschafft werden können. Dadurch kann die Zeit zwischen dem Entstehen eines neuen Bedarfs und der tatsächlichen Beschaffbarkeit einer geeigneten Marktleistung verkürzt werden.
Der zentrale URV-Auftragnehmer bündelt Lieferantenerschließung, kaufmännische Beschaffung, Preisnachweise, Abrechnung und weitere wiederkehrende Aufgaben. Für den Auftraggeber kann dadurch die Zahl unterschiedlicher kaufmännischer Schnittstellen sinken, obwohl fachlich weiterhin verschiedene Lieferanten eingesetzt werden. Der standardisierte Leistungsabruf ermöglicht anschließend, den konkreten Bedarf innerhalb eines bereits festgelegten Vertrags- und Angebotsprozesses umzusetzen.
Die gemeinsame Preislogik schafft schließlich eine wiederkehrende Grundlage für Preisbildung und Kontrolle. Tatsächlicher Einkaufspreis, Handelsaufschlag und zurechenbare wirtschaftliche Vorteile werden nach einheitlichen Regeln behandelt. Dadurch können auch sehr unterschiedliche Lieferantenleistungen nach demselben grundlegenden Nachweis- und Abrechnungsprinzip beschafft werden.
Fachbereiche sollen durch die URV vor allem von solchen Beschaffungsaufgaben entlastet werden, die für unterschiedliche Bedarfe immer wieder ähnlich auftreten. Ihre fachliche Verantwortung bleibt bestehen, aber sie müssen nicht für jeden geeigneten Bedarf gemeinsam mit Einkauf oder Vergabestelle einen vollständig neuen Beschaffungsweg entwickeln. Ein ausreichend konkretisierter Bedarf kann stattdessen in eine bereits vorhandene Struktur überführt werden.
Das kann insbesondere dort hilfreich sein, wo Bedarfe kurzfristig entstehen oder konkrete Lieferanten und Marktangebote erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Bedarfs sinnvoll bestimmt werden können. Die Fachbereiche können ihre Aufmerksamkeit stärker auf Anforderungen, Auswahl, fachliche Steuerung und Leistungskontrolle richten. Der Nutzen besteht damit nicht darin, fachliche Entscheidungen abzugeben, sondern darin, die für diese Entscheidungen erforderliche kaufmännische Infrastruktur nicht jedes Mal neu herstellen zu müssen.
Für Einkauf und Vergabestellen liegt ein wesentlicher möglicher Nutzen in der Verringerung wiederkehrender Beschaffungsvorbereitung. Wenn geeignete Bedarfe über eine bereits vergebene Rahmenvereinbarung abgewickelt werden können, müssen dafür nicht erneut sämtliche Grundlagen eines eigenständigen Vergabeverfahrens aufgebaut werden. Das betrifft insbesondere wiederholte Marktansprache, Verfahrensvorbereitung, Vertragsgrundlagen und die Organisation eigener Beschaffungswege.
Dadurch können knappe Kapazitäten stärker auf Vorgänge konzentriert werden, bei denen eine eigenständige vergaberechtliche, wirtschaftliche oder strategische Bearbeitung tatsächlich erforderlich ist. Die URV beseitigt die Arbeit von Einkauf und Vergabestellen nicht, verändert aber deren Verteilung. Weniger Kapazität soll für immer wieder ähnliche Infrastrukturarbeit gebunden werden, während mehr Kapazität für komplexe und wertrelevante Beschaffungsentscheidungen verfügbar bleibt.
Eine gemeinsame Rahmenvereinbarung kann die Zahl unterschiedlicher Vertrags- und Prozessstrukturen verringern, die parallel betrieben werden müssen. Lieferantenleistungen unterschiedlicher Anbieter werden über denselben zentralen Auftragnehmer und dieselben grundlegenden Regeln beschafft. Dadurch können Zuständigkeiten, Dokumentationsanforderungen, Preisnachweise und Abrechnungsabläufe stärker vereinheitlicht werden.
Auch die Steuerung kann davon profitieren, wenn Leistungsabrufe, Preise, Höchstwertverbrauch und Lieferantenportfolio nach gemeinsamen Strukturen erfasst werden. Informationen müssen dann nicht aus einer Vielzahl voneinander unabhängiger Beschaffungswege zusammengeführt werden. Voraussetzung bleibt, dass die URV selbst sauber organisiert ist und nicht zusätzlich zu bestehenden Prozessen eine weitere parallele Verwaltungsebene erzeugt.
Besonders geeignet ist die URV für Beschaffungssituationen, in denen immer wieder konkrete Bedarfe innerhalb eines gemeinsamen Leistungsbereichs entstehen, die jeweils einzeln bearbeitet werden müssten. Die genaue Leistung, der benötigte Lieferant oder der Zeitpunkt des Bedarfs können dabei von Vorgang zu Vorgang wechseln. Der praktische Nutzen entsteht vor allem dann, wenn für diese wechselnden Bedarfe immer wieder dieselbe grundlegende Beschaffungsinfrastruktur benötigt wird.
Typische Situationen sind:
Die URV ist dabei nicht auf einen bestimmten fachlichen Markt beschränkt. Vergleichbare Beschaffungssituationen können in sehr unterschiedlichen Leistungsbereichen auftreten, solange ein belastbarer Leistungsrahmen gebildet und die zentrale Auftragnehmerrolle am Markt umgesetzt werden kann. Ob daraus eine geeignete URV wird, hängt deshalb von den Eigenschaften des konkreten Beschaffungsbereichs und nicht allein von der Art der beschafften Produkte oder Dienstleistungen ab.
Ein Beschaffungsbereich weist ein erhöhtes Potenzial für die URV auf, wenn mehrere günstige Merkmale zusammenkommen. Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein über die Eignung. Entscheidend ist, ob die gemeinsame Infrastruktur gegenüber den verfügbaren Alternativen einen ausreichend großen wiederkehrenden Nutzen erwarten lässt.
Günstige Merkmale sind insbesondere:
Je mehr dieser Merkmale vorliegen, desto eher kann sich der Aufwand für die einmalige Vergabe und Einrichtung der URV über ihre spätere Nutzung verteilen. Eine rein theoretische Abdeckung vieler Leistungsarten genügt dagegen nicht. Entscheidend ist, ob im späteren Betrieb tatsächlich ausreichend viele geeignete Beschaffungsvorgänge auftreten.
Ein hoher Wert eines einzelnen Bedarfs schließt die Nutzung der URV nicht automatisch aus. Auch größere Bedarfe können innerhalb des Leistungsrahmens liegen und über einen Leistungsabruf sinnvoll beschafft werden. Die Entscheidung hängt davon ab, ob die bestehende URV im konkreten Fall gegenüber anderen verfügbaren Beschaffungswegen einen angemessenen fachlichen und wirtschaftlichen Rahmen bietet.
Bei besonders großen, strategischen oder individuell ausgestalteten Beschaffungen kann ein eigenständiger Wettbewerb jedoch größere Vorteile bieten. Ein gesondertes Vergabeverfahren kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn der Wettbewerb speziell auf einen einzelnen großen Bedarf zugeschnitten werden soll oder besondere Vertrags-, Leistungs- oder Verhandlungsstrukturen erforderlich sind. Die URV soll solche Beschaffungen nicht künstlich an sich ziehen, sondern dort eingesetzt werden, wo ihre wiederverwendbare Infrastruktur tatsächlich einen Vorteil bietet.
Der erwartete Nutzen der URV ist geringer, wenn nur wenige geeignete Bedarfe auftreten oder dieselbe Infrastruktur kaum wiederverwendet wird. In einem Beschaffungsbereich mit sehr seltenen Einzelvorgängen kann der Aufwand für Vorbereitung, Vergabe, Einführung und Betrieb der URV höher sein als die später erreichbare Entlastung. Gleiches gilt, wenn die meisten Bedarfe ohnehin jeweils eine weitgehend eigenständige Beschaffungsstrategie und Vertragsgestaltung erfordern.
Auch ein sehr stabiler Markt mit wenigen langfristig bekannten Leistungen kann den zusätzlichen Nutzen einer dynamischen Lieferantenstruktur verringern. In solchen Fällen kann eine stärker spezialisierte Rahmenvereinbarung einfacher und wirtschaftlicher sein. Umgekehrt kann ein sehr fragmentierter Markt ungeeignet sein, wenn kein tragfähiger Auftragnehmer vorhanden ist, der die erforderliche Wiederverkäufer- und Integrationsfunktion wirtschaftlich übernehmen kann.
Die URV ist deshalb kein Selbstzweck und keine allgemeine Ersatzlösung für andere Beschaffungsinstrumente. Ihre Stärke liegt in der wiederholten Nutzung gemeinsamer Infrastruktur für eine ausreichend große Zahl unterschiedlicher, aber sachlich zusammengehöriger Bedarfe. Fehlt diese Wiederholungswirkung, verliert auch der zentrale wirtschaftliche Vorteil des Modells an Bedeutung.
Ein Teil der Tätigkeiten, die bisher innerhalb der Organisation oder in unterschiedlichen Beschaffungsvorgängen anfallen, wird durch die URV auf den zentralen Auftragnehmer verlagert. Diese Leistungen werden über den Handelsaufschlag vergütet und verursachen damit weiterhin wirtschaftlichen Aufwand. Die bloße Verlagerung einer Aufgabe vom Auftraggeber zum Auftragnehmer ist deshalb noch keine Einsparung.
Ein tatsächlicher Vorteil entsteht insbesondere dann, wenn der Auftragnehmer diese Tätigkeiten aufgrund seiner zentralen Stellung effizienter und über viele Vorgänge wiederholt erbringen kann, wenn der Auftraggeber eigene parallele Strukturen vermeiden kann oder wenn interne Kapazitäten für wichtigere Aufgaben frei werden. Auch kürzere Durchlaufzeiten können einen eigenständigen organisatorischen Nutzen haben, selbst wenn sie nicht unmittelbar als Eurobetrag ausgewiesen werden können. Die Wirtschaftlichkeit der URV muss deshalb die gesamte Prozesswirkung betrachten und darf sich nicht allein auf den Handelsaufschlag oder den Preis einzelner Leistungsabrufe beschränken.
Vor der Entscheidung für eine konkrete URV sollte der Auftraggeber prüfen, ob der vorgesehene Leistungsbereich tatsächlich ausreichend wiederkehrende und geeignete Bedarfe erwarten lässt. Dafür sind insbesondere bisherige Beschaffungsvorgänge, bekannte zukünftige Bedarfe, bestehende Vertragsstrukturen und der bisherige Aufwand für einzelne Beschaffungen relevant. Die Prüfung muss keine mathematisch exakte Zukunftsprognose liefern, sollte aber nachvollziehbar machen, warum eine gemeinsame Infrastruktur einen realistischen Mehrwert erwarten lässt.
Dabei sollten nicht nur bisherige Auftragswerte betrachtet werden. Ebenso relevant sind Zahl und Häufigkeit der Vorgänge, typische Durchlaufzeiten, wiederkehrende Arbeitsschritte, Zahl bestehender Beschaffungswege, Veränderungen des Lieferantenmarktes und die Häufigkeit neu hinzukommender Leistungen. In die Gesamtbewertung gehören außerdem der erwartete Aufwand für Vergabe, Einführung und laufenden Betrieb der URV, die voraussichtliche Vergütung des Auftragnehmers sowie die realistisch verfügbaren alternativen Beschaffungswege. Entscheidend ist nicht, ob die URV grundsätzlich eingesetzt werden könnte, sondern ob ihre gemeinsame Infrastruktur gegenüber diesen Alternativen einen nachvollziehbaren Vorteil erwarten lässt. Eine Markterkundung kann anschließend prüfen, ob voraussichtlich ein tragfähiger und wettbewerblicher Markt für die vorgesehene zentrale Auftragnehmerrolle besteht und ob das geplante Modell unter den tatsächlichen Marktbedingungen praktisch umgesetzt werden kann.
Soweit mit vertretbarem Aufwand möglich, sollten dabei zugleich einige einfache Ausgangswerte für die spätere Erfolgskontrolle festgehalten werden, etwa typische Durchlaufzeiten, interner Aufwand und die bisher genutzten Beschaffungswege. Eine aufwendige Vollerhebung ist dafür nicht erforderlich. Die Ausgangswerte sollen lediglich ermöglichen, die späteren Erfahrungen mit der URV zumindest in wesentlichen Punkten mit der vorherigen Beschaffungspraxis zu vergleichen.
Die Vorteile der URV sind vor der Einführung zunächst erwartete Wirkungen. Ob sie tatsächlich eintreten, lässt sich erst im späteren Betrieb beurteilen. Dafür sollten wenige verständliche Kennzahlen verwendet werden, die möglichst aus ohnehin vorhandenen Daten gewonnen werden können und einen Vergleich mit der bisherigen oder sonst erforderlichen Beschaffung ermöglichen.
Geeignete Beobachtungsgrößen sind insbesondere:
Diese Werte müssen nicht für jeden Leistungsabruf mit hohem Zusatzaufwand erhoben werden. Entscheidend ist eine ausreichend belastbare Vergleichsbasis, aus der erkennbar wird, ob die erwarteten Verbesserungen tatsächlich eintreten. Eine hohe Zahl von Leistungsabrufen oder ein hoher Nutzungsanteil beweisen allein noch keinen Erfolg, wenn Durchlaufzeiten, Aufwand oder Prozessqualität gegenüber den verfügbaren Alternativen nicht besser werden.
Die URV ist besonders geeignet, wenn viele wiederkehrende, aber konkret unterschiedliche Bedarfe immer wieder dieselbe Beschaffungsinfrastruktur benötigen und diese Infrastruktur über ausreichend viele Vorgänge wiederverwendet werden kann. Ihr Nutzen muss sich gegenüber den realistischen Alternativen in kürzeren Durchlaufzeiten, geringerem wiederkehrendem internen Aufwand, einer schnelleren Beschaffbarkeit neuer Marktleistungen oder einer einfacheren gemeinsamen Abwicklung zeigen. Ob diese Vorteile tatsächlich eintreten, sollte nach der Einführung anhand weniger geeigneter Betriebsdaten überprüft werden.
Die Universelle Rahmenvereinbarung, kurz URV, verbindet einen festen Beschaffungsrahmen mit einem Lieferantenmarkt, der sich während der Vertragslaufzeit verändern kann. Damit diese Flexibilität dauerhaft funktioniert, braucht das Modell klare Grenzen, verlässliche organisatorische Grundlagen und einige laufende Kontrollen. Diese Anforderungen stehen dem Nutzen der URV nicht entgegen. Sie schaffen vielmehr den Rahmen, innerhalb dessen wiederkehrende Bedarfe schneller, mit weniger wiederholter interner Arbeit und über eine gemeinsame Beschaffungsinfrastruktur abgewickelt werden können.
Die wesentlichen Systemgrenzen sind von Beginn an erkennbar. Der Leistungsrahmen bestimmt, welche Arten von Leistungen beschafft werden dürfen, und der Höchstwert begrenzt den wirtschaftlichen Gesamtumfang der Nutzung. Ob der vorgesehene Leistungsbereich und die zentrale Auftragnehmerrolle grundsätzlich zum Markt passen, lässt sich weitgehend vor der Vergabe prüfen. Die konkrete Marktverfügbarkeit einzelner Leistungen kann sich während der Laufzeit verändern. Ihre Auswirkungen können jedoch durch laufende Lieferantenerschließung und weiterhin verfügbare andere Beschaffungswege begrenzt werden.
Die meisten weiteren Anforderungen sind keine unveränderlichen Voraussetzungen, die eine Organisation bereits vollständig erfüllen muss. Zuständigkeiten, Katalogführung, Höchstwertkontrolle, Preisnachweise, Datenverbindungen, Rechnungswege und Nutzerinformationen können im Zuge der Vorbereitung und Einführung gezielt eingerichtet werden. Auch die späteren Betriebsrisiken sind überwiegend bekannte Vertrags-, Prozess- und Qualitätsrisiken, für die sich klare Verantwortlichkeiten und Kontrollen vorsehen lassen.
Die URV soll zukünftige Bedarfe nicht unbegrenzt offenhalten. Vor der Vergabe wird mit dem Leistungsrahmen festgelegt, welche Arten von Leistungen grundsätzlich über die Rahmenvereinbarung beschafft werden dürfen. Neue Lieferanten, Produkte, Technologien und andere Marktleistungen können später innerhalb dieser Grenze aufgenommen werden, der sachliche Umfang der Rahmenvereinbarung selbst wird dadurch aber nicht erweitert.
Der feste Leistungsrahmen ist deshalb keine Schwäche des Modells, sondern eine seiner wesentlichen Voraussetzungen. Gerade weil die Außengrenze feststeht, kann sich der operative Leistungskatalog innerhalb dieser Grenze verändern. Der Auftraggeber muss nicht Jahre im Voraus sämtliche konkreten Marktangebote kennen, behält aber eine nachvollziehbare Grenze dafür, welche späteren Bedarfe über die URV abgewickelt werden können.
Auch der einzelne Leistungsabruf bleibt innerhalb der mit der Rahmenvereinbarung festgelegten Grundstruktur. Er konkretisiert den jeweiligen Bedarf, darf aber insbesondere den Leistungsrahmen, die grundlegende Auftragnehmerrolle oder die Preis- und Höchstwertlogik nicht neu gestalten. Diese Bindung begrenzt den einzelnen Abruf, ermöglicht aber gerade einen standardisierten Beschaffungsweg, weil die grundlegenden Vertragsbedingungen nicht bei jedem Bedarf erneut festgelegt werden müssen.
Die praktische Aufgabe besteht damit vor allem darin, den Leistungsrahmen vor der Vergabe sorgfältig zu bestimmen. Er sollte den tatsächlich erwarteten Beschaffungsbereich ausreichend erfassen, ohne lediglich vorsorglich möglichst weit formuliert zu werden. Was später außerhalb dieser Grenze liegt, wird über einen anderen geeigneten Beschaffungsweg beschafft. Die URV muss nicht jeden zukünftigen Bedarf erfassen, um ihren Zweck zu erfüllen.
Eine Leistung kann vom Leistungsrahmen erfasst sein und trotzdem im Einzelfall nicht über die URV beschafft werden können. Lieferanten können bestimmte Vertriebswege ausschließen, besondere Partnerprogramme voraussetzen, Leistungen nur direkt anbieten oder ihren Vertrieb während der Vertragslaufzeit verändern. Auch Verfügbarkeit, Kapazitäten oder produktspezifische Bedingungen können die konkrete Beschaffung begrenzen.
Diese Abhängigkeit besteht jedoch grundsätzlich bei jeder marktbezogenen Beschaffung. Die URV beseitigt sie nicht, sondern schafft eine dauerhaft verfügbare Struktur, mit der neue Lieferanten und Marktleistungen erschlossen werden können. Entscheidend ist deshalb nicht, dass zu jedem Zeitpunkt jede theoretisch denkbare Leistung verfügbar ist, sondern dass der Auftragnehmer neue Bedarfe zuverlässig prüft und geeignete Lieferanten ausreichend schnell erschließen kann.
Eine im Einzelfall nicht beschaffbare Leistung stellt damit grundsätzlich keine Fehlfunktion der gesamten URV dar. Kann eine gewünschte Leistung nicht über das Wiederverkäufermodell bezogen werden, kann eine andere geeignete Marktleistung geprüft oder ein anderer Beschaffungsweg genutzt werden. Die URV erweitert die verfügbaren Beschaffungsmöglichkeiten, sie ersetzt nicht die tatsächlichen Bedingungen des jeweiligen Marktes.
Die URV benötigt einen Auftragnehmer, der nicht nur einzelne Leistungen liefert, sondern die gemeinsame Beschaffungsinfrastruktur betreibt. Er muss unterschiedliche Lieferanten erschließen, Leistungen im eigenen Namen beschaffen und weiterverkaufen, einen aktuellen Leistungskatalog führen, verbindliche Angebote erstellen, Preise nachvollziehbar belegen, Lieferanten beauftragen, Rechnungen abwickeln und die vereinbarte Dokumentation führen können.
Ob ein ausreichender Markt für diese Rolle besteht, lässt sich vor der Vergabe untersuchen. Eine Markterkundung kann prüfen, ob voraussichtlich Unternehmen vorhanden sind, die die vorgesehene Rolle übernehmen können, welchen Teil des Lieferantenmarktes sie voraussichtlich erschließen können und unter welchen wirtschaftlichen Bedingungen das Modell angeboten werden könnte. Die konkrete Ausgestaltung der URV kann auf dieser Grundlage soweit erforderlich angepasst werden, bevor der eigentliche Wettbewerb beginnt.
Fehlt trotz angemessener Ausgestaltung ein tragfähiger Auftragnehmermarkt, ist dies ein klar erkennbarer Grund, für den betreffenden Beschaffungsbereich eine andere Lösung zu wählen. Das Risiko muss deshalb nicht erst nach Vertragsbeginn entdeckt werden. Die Marktfähigkeit der zentralen Auftragnehmerrolle gehört zu den Punkten, die bewusst vor der Vergabe geprüft werden.
Die organisatorischen Voraussetzungen einer URV bestehen überwiegend aus konkreten Einführungsaufgaben. Eine Organisation muss deshalb nicht bereits zu Beginn über ein fertiges URV-System verfügen. Vielmehr werden die notwendigen Strukturen schrittweise während der Vorbereitung, der Vergabe und der Einführung aufgebaut und vor dem produktiven Betrieb gemeinsam erprobt.
Dazu gehören insbesondere:
Nicht jede dieser Aufgaben muss vor Beginn der Vergabe abgeschlossen sein. Einige Grundlagen müssen vor dem Wettbewerb feststehen, andere können erst gemeinsam mit dem ausgewählten Auftragnehmer eingerichtet werden. Entscheidend ist, dass vor dem produktiven Start der vollständige Weg vom konkreten Bedarf über Angebot und Leistungsabruf bis zu Lieferantenbeauftragung, Preisnachweis und Abrechnung zuverlässig funktioniert.
Damit werden die Voraussetzungen nicht zu einer zusätzlichen dauerhaften Hürde, sondern zu einem begrenzten Einführungsprogramm. Der einmalige Aufbau schafft gerade jene wiederverwendbare Infrastruktur, durch die spätere Beschaffungsvorgänge einfacher werden sollen.
Die URV entfaltet ihren Nutzen am besten, wenn sie in bestehende Organisations- und Freigabestrukturen integriert wird. Fachliche Bedarfsklärung, Wirtschaftlichkeitsentscheidung, Haushaltsfreigaben, Rechnungsprüfung und andere weiterhin erforderliche Aufgaben müssen nicht allein wegen der URV doppelt eingerichtet werden. Zusätzliche Prozesse sind nur dort erforderlich, wo das Modell eine eigene Funktion mit sich bringt.
Solche eigenen Funktionen sind beispielsweise die Prüfung des Leistungsrahmens, die Verbindung zum Leistungskatalog, die Höchstwertkontrolle oder bestimmte Preisnachweise. Auch diese Aufgaben sollten möglichst in vorhandene Arbeitsabläufe integriert werden. Ziel ist nicht eine besondere URV-Verwaltung neben der normalen Beschaffungsorganisation, sondern ein zusätzlicher Beschaffungsweg innerhalb dieser Organisation.
Damit ist auch die organisatorische Einführung grundsätzlich beherrschbar. Die zentrale Frage lautet nicht, wie viele neue Formulare, Register oder Freigaben geschaffen werden können, sondern welche bisherigen Arbeitsschritte durch die URV ersetzt werden und welche wenigen zusätzlichen Kontrollen tatsächlich benötigt werden. Je konsequenter unnötige Parallelstrukturen vermieden werden, desto eher kann der erwartete Kapazitätsgewinn eintreten.
Die Bündelung über einen zentralen Auftragnehmer schafft einen wesentlichen Vorteil der URV, weil Verantwortung, Lieferantenerschließung, kaufmännische Beschaffung und Abrechnung in einer gemeinsamen Struktur zusammenlaufen. Gleichzeitig hängt die praktische Leistungsfähigkeit der URV dadurch stärker von einem einzelnen Vertragspartner ab. Langsame Bearbeitung, unzureichende Lieferantenerschließung oder wiederkehrende Fehler des Auftragnehmers können einen größeren Teil der Beschaffungsprozesse betreffen.
Dieses Risiko kann bereits bei Auswahl und Vertragsgestaltung begrenzt werden. Leistungsfähigkeit und wirtschaftliche Tragfähigkeit der Bewerber werden im Vergabeverfahren anhand geeigneter Anforderungen und Nachweise geprüft, während für den späteren Betrieb klare Leistungsanforderungen, Ansprechpartner, Bearbeitungsprozesse, Berichtspflichten und Eskalationsmöglichkeiten vorgesehen werden können. Diese Maßnahmen schließen spätere Probleme nicht vollständig aus, verringern aber ihre Wahrscheinlichkeit und schaffen klare Möglichkeiten zur Reaktion.
Auch ein schwerwiegender oder dauerhafter Ausfall des Auftragnehmers kann die Nutzung der konkreten URV erheblich beeinträchtigen. Die Beschaffungsfähigkeit der Organisation hängt jedoch nicht vollständig von diesem einen Instrument ab, weil die URV grundsätzlich weder Exklusivität noch eine allgemeine Verpflichtung zur Nutzung begründet. Erforderliche Bedarfe können bei Bedarf über andere zulässige Beschaffungswege gedeckt werden, auch wenn dadurch die mit der URV angestrebten Vereinfachungen vorübergehend nicht genutzt werden können.
Die Konzentration auf einen Auftragnehmer bedeutet deshalb nicht, dass der Auftraggeber dessen Leistung unkontrolliert ausgeliefert ist oder seine übrigen Beschaffungsmöglichkeiten aufgibt. Sie bündelt Verantwortung an einer klaren Stelle und macht Leistungsprobleme eindeutig adressierbar. Die Auswirkungen möglicher Leistungsprobleme bleiben begrenzbar, wenn der Auftraggeber die vereinbarten Leistungen überwacht, vorhandene Vertragsinstrumente nutzt und andere Beschaffungswege bei Bedarf weiterhin offen hält.
Der Leistungskatalog muss nicht bereits zum Vertragsbeginn sämtliche später denkbaren Leistungen enthalten. Ein wesentlicher Zweck der URV besteht gerade darin, neue Lieferanten und Marktleistungen während der Laufzeit innerhalb des festgelegten Leistungsrahmens erschließen zu können. Entscheidend ist deshalb nicht ein von Anfang an vollständiger Katalog, sondern ein verlässlicher Prozess für Aufnahme, Aktualisierung und Entfernung konkreter Leistungen.
Ein veralteter oder unübersichtlicher Katalog kann die Nutzung erschweren und zusätzliche Rückfragen verursachen. Dieses Risiko ist jedoch unmittelbar erkennbar und operativ gut beherrschbar. Klare Anforderungen an Katalogeinträge, eindeutige Zuordnung zu Leistungskategorien, regelmäßige Aktualisierung und nachvollziehbare Versionen schaffen eine belastbare Grundlage für die erforderliche Katalogqualität.
Auch das Lieferantenportfolio muss nicht statisch sein. Wenn neue Bedarfe entstehen, muss der Auftragnehmer zusätzliche Lieferanten erschließen können, während nicht mehr relevante Lieferanten an Bedeutung verlieren können. Die Veränderlichkeit von Portfolio und Katalog ist damit kein zu vermeidendes Risiko, sondern ein vorgesehener Teil des Modells, der durch einen geordneten Pflegeprozess beherrscht wird.
Der URV-Auftragnehmer kann zu einzelnen Lieferanten unterschiedliche wirtschaftliche Beziehungen unterhalten. Einkaufskonditionen, Partnerprogramme, Rabatte, Boni oder gesellschaftliche Verbindungen können dazu führen, dass bestimmte Lieferanten für ihn wirtschaftlich attraktiver sind als andere. Solche Eigeninteressen lassen sich bei einem Wiederverkäufermodell nicht vollständig ausschließen.
Entscheidend ist nicht, jede wirtschaftliche Beziehung zwischen Auftragnehmer und Lieferanten auszuschließen, sondern solche Beziehungen transparent zu machen und ihre Auswirkungen auf Lieferantenvorschläge, Auswahl und Preisbildung wirksam zu kontrollieren. Die fachliche Entscheidung über den konkreten Bedarf und die ausgewählte Leistung verbleibt grundsätzlich beim Auftraggeber. Preisnachweise, Regeln zur Berücksichtigung wirtschaftlicher Vorteile sowie erforderliche Angaben zu besonderen Lieferantenbeziehungen schaffen zusätzliche Transparenz.
Das Risiko einer interessengeleiteten Steuerung ist damit bekannt und durch die vorgesehene Rollenverteilung beherrschbar. Lieferantenvorschläge des Auftragnehmers können weiterhin genutzt werden, ohne ihm die abschließende Auswahlentscheidung zu überlassen. Bei besonderen Beziehungen oder verbundenen Unternehmen können gezielt zusätzliche Prüfungen eingesetzt werden, ohne deshalb für sämtliche Abrufe ein aufwendiges Kontrollverfahren aufzubauen.
Die Preisbildung der URV trennt grundsätzlich den tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung vom Handelsaufschlag des URV-Auftragnehmers. Dadurch lässt sich nachvollziehen, was die konkrete Marktleistung kostet und welche Vergütung der Auftragnehmer für seine eigene Infrastrukturleistung erhält. Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und andere wirtschaftliche Vorteile werden nach den vereinbarten Regeln berücksichtigt.
Das verbleibende Risiko besteht vor allem darin, dass Einkaufspreise oder spätere Vorteile nicht vollständig oder nicht rechtzeitig nachgewiesen werden. Auch hierfür lässt sich ein klarer Kontrollprozess einrichten. Standardisierte Preisnachweise, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein geregelter Umgang mit später bekannt werdenden Vorteilen ermöglichen eine wiederholbare Prüfung ohne jeweils neu entwickelte Einzelfallverfahren.
Die Preisprüfung muss deshalb weder unnötig kompliziert noch aufwendig individualisiert sein. Entscheidend ist, dass die für den konkreten Preis maßgeblichen Informationen belastbar nachvollzogen werden können und wirtschaftliche Vorteile nicht beim Auftragnehmer verbleiben, soweit sie nach den Vertragsregeln bei der Preisbildung zu berücksichtigen sind. Das wirtschaftliche Risiko wird damit durch Transparenz und einen einheitlichen Prüfmechanismus begrenzt.
Die URV benötigt eine nachvollziehbare Verbindung vom Leistungsrahmen über den Leistungskatalog und das verbindliche Angebot bis zum einzelnen Leistungsabruf. Hinzu kommen je nach Vorgang Lieferantenbeauftragung, Preisnachweise, Rechnungen und Informationen zum Höchstwert. Diese Nachvollziehbarkeit ist notwendig, damit auch Jahre später erkennbar bleibt, welche konkrete Leistung auf welcher Grundlage beschafft wurde.
Dafür braucht es eindeutige Kennungen, klare führende Datenquellen und eine nachvollziehbare Historie. Es ist jedoch weder erforderlich noch sinnvoll, sämtliche Informationen in einem einzigen umfangreichen Register zu sammeln. Leistungsrahmen, Katalog, Abrufe und Höchstwert können in unterschiedlichen geeigneten Verzeichnissen geführt werden, solange ihre Verbindungen eindeutig sind.
Die erforderliche Dokumentationsstruktur ist mit einer klaren und einfachen Datenstruktur gut umsetzbar. Im Kern kommt es auf konsistente Identifikatoren, klare Zuständigkeiten und die Vermeidung widersprüchlicher Parallelstände an. Eine einfache, konsequent gepflegte Struktur ist für die URV wertvoller als ein möglichst umfangreiches zusätzliches Dokumentationssystem.
Der festgelegte Höchstwert begrenzt die wirtschaftliche Nutzung der Rahmenvereinbarung. Während der Laufzeit muss deshalb zuverlässig bekannt sein, welcher Teil bereits durch Leistungsabrufe und relevante Änderungen beansprucht wurde und welcher Spielraum noch zur Verfügung steht. Ohne diese Information könnten Abrufe vorbereitet werden, obwohl die wirtschaftliche Grenze der Rahmenvereinbarung bereits erreicht ist.
Die dafür erforderliche Kontrolle ist jedoch klar abgrenzbar. Es braucht eine festgelegte Berechnungslogik, eine führende Datenquelle, eine eindeutig verantwortliche Stelle und eine Prüfung vor neuen Leistungsabrufen oder relevanten Änderungen. Ist diese Struktur eingerichtet, handelt es sich um einen normalen laufenden Kontrollprozess.
Auch das Risiko einer zu frühen Ausschöpfung kann bereits vor der Vergabe begrenzt werden. Erwartete Bedarfe, Vertragslaufzeit, geschätzter Auftragswert und Höchstwert werden gemeinsam geplant und später anhand der tatsächlichen Nutzung beobachtet. Der Höchstwert ist damit keine schwer beherrschbare Unsicherheit, sondern eine von Beginn an bekannte wirtschaftliche Grenze.
Die beteiligten Stellen müssen verstehen, wann die URV genutzt werden kann und welche Aufgaben bei ihnen verbleiben. Fachbereiche benötigen vor allem Klarheit über Leistungsrahmen, Bedarfsmeldung und fachliche Auswahl. Einkauf, Vergabestelle, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und Höchstwertkontrolle benötigen jeweils die Informationen, die für ihre konkreten Aufgaben erforderlich sind.
Dafür ist keine umfassende Schulung der gesamten Organisation notwendig. Kurze rollenbezogene Anleitungen, eindeutige Ansprechpartner und ein verständlicher Beschaffungsweg sind grundsätzlich ausreichend. Die Einführung sollte den Nutzern insbesondere vermitteln, welche bisherigen Schritte weiterhin erforderlich sind und welche Arbeit durch die bestehende URV bereits erledigt wurde.
Damit ist auch das Risiko von Fehlanwendungen gut beherrschbar. Geeignete Bedarfe werden nicht deshalb über die URV abgewickelt, weil eine möglichst hohe Nutzungsquote erreicht werden soll, sondern weil die URV für den konkreten Bedarf einen geeigneten Beschaffungsweg bietet. Ebenso bleibt erkennbar, wann ein anderer Beschaffungsweg erforderlich oder sinnvoller ist.
Auch nach einer sorgfältigen Einführung wird es im laufenden Betrieb einzelne Fehler und Abweichungen geben. Angebote können unvollständig sein, Lieferantenanfragen können länger dauern, Katalogeinträge können aktualisiert werden müssen oder Rechnungen können Rückfragen auslösen. Solche Vorgänge sind bei einer dauerhaft genutzten Beschaffungsinfrastruktur nicht ungewöhnlich und sprechen für sich genommen nicht gegen das Modell.
Typische Betriebsrisiken und ihre Beherrschung lassen sich klar zuordnen:
Diese Risiken benötigen überwiegend keine besondere zusätzliche Steuerungsarchitektur. Sie können mit normalen Mitteln des Vertrags-, Prozess- und Qualitätsmanagements behandelt werden. Entscheidend ist, wiederkehrende Abweichungen sichtbar zu machen und nicht nur den einzelnen Fehler zu korrigieren, sondern bei Bedarf auch seine Ursache.
Nicht jedes Problem hat dieselbe Ursache. Eine lange Durchlaufzeit kann beispielsweise beim Auftragnehmer, beim Lieferanten oder in internen Freigaben entstehen. Wiederkehrende Rechnungsfehler können aus unklaren Vertragsregeln, einem fehlerhaften Prozess oder einer unzureichenden Umsetzung durch den Auftragnehmer folgen.
Die Reaktion sollte deshalb auf die tatsächliche Ursache ausgerichtet werden. Organisatorische Probleme werden organisatorisch behoben, wiederkehrende Leistungsdefizite des Auftragnehmers über das Vertragsmanagement gesteuert und technische oder datenbezogene Fehler im jeweiligen Prozess korrigiert. Erst wenn ein Problem aus einer grundlegenden Strukturentscheidung entsteht, muss geprüft werden, ob eine zukünftige URV anders ausgestaltet werden sollte.
Dadurch bleibt der Betrieb stabil, ohne dass einzelne Schwierigkeiten sofort die gesamte Rahmenvereinbarung infrage stellen. Normale Fehler werden über normale Prozesse gelöst, während wiederkehrende oder strukturelle Ursachen gezielt eskaliert werden. Diese Unterscheidung verhindert sowohl eine unnötige Überreaktion als auch das dauerhafte Hinnehmen systematischer Probleme.
Für den produktiven Start muss die URV zuverlässig funktionieren, sie muss aber nicht bereits jede denkbare spätere Situation vollständig abbilden. Das Lieferantenportfolio kann weiter wachsen, Nutzer können mit zunehmender Erfahrung sicherer werden und einzelne Abläufe können nach den ersten tatsächlichen Leistungsabrufen verbessert werden. Eine Einführung sollte deshalb ausreichende Betriebsbereitschaft verlangen, aber keine unnötige Perfektion.
Vor dem Start müssen vor allem die kritischen Grundlagen funktionieren. Dazu gehören ein anwendbarer Leistungsrahmen, ein nutzbarer Beschaffungs- und Abrufprozess, funktionsfähige Preis- und Höchstwertkontrollen, klare Zuständigkeiten, ein funktionierender Rechnungsweg und eine nachvollziehbare Dokumentation. Ein vollständiger Test eines normalen Vorgangs zeigt, ob diese Bestandteile tatsächlich zusammenspielen.
Verbesserungen, die den ordnungsgemäßen Betrieb nicht verhindern, können anschließend im Regelbetrieb umgesetzt werden. Die Anforderungen an die Einführung bleiben dadurch anspruchsvoll, aber praktisch erreichbar. Entscheidend ist ein kontrollierter Übergang in die Nutzung und nicht ein theoretisch vollständig optimiertes System vor dem ersten Leistungsabruf.
Nicht jeder Beschaffungsbereich ist für eine URV geeignet. Das Modell sollte insbesondere dann nicht weiterverfolgt werden, wenn sich kein belastbarer gemeinsamer Leistungsrahmen bilden lässt, kaum wiederkehrende geeignete Bedarfe zu erwarten sind oder die späteren Beschaffungen überwiegend jeweils eine vollständig eigenständige Struktur benötigen. Auch ein dauerhaft fehlender Markt für die zentrale Wiederverkäuferrolle kann gegen eine URV sprechen.
Diese Fälle unterscheiden sich von normalen Einführungs- und Betriebsproblemen. Sie können weitgehend während der Eignungsprüfung, der Bedarfsanalyse und der Markterkundung erkannt werden, bevor erheblicher Aufwand in eine konkrete Vergabe investiert wird. Die vorgeschaltete Prüfung dient damit gerade dazu, einen ungeeigneten Einsatz des Modells zu vermeiden.
Eine Entscheidung gegen die URV in einem ungeeigneten Beschaffungsbereich ist deshalb kein Scheitern. Die URV soll dort eingesetzt werden, wo ihre Wiederverwendungslogik tatsächlich greift und ein funktionierender Markt vorhanden ist. Für andere Bedarfe bleiben Einzelvergaben, spezialisierte Rahmenvereinbarungen und andere zulässige Beschaffungswege verfügbar.
Die Zahl der wirklich entscheidenden Themenfelder ist überschaubar. Der Leistungsbereich und die erwartete Nutzung müssen zum Modell passen, ein tragfähiger Auftragnehmermarkt muss vorhanden sein und die gemeinsame Infrastruktur muss im Betrieb zuverlässig funktionieren. Die dafür erforderlichen Aufgaben lassen sich in wenige zusammenhängende Bereiche bündeln.
Im Kern kommt es auf folgende Punkte an:
Die meisten dieser Bedingungen entsprechen bekannten Aufgaben des Beschaffungs-, Vertrags- und Prozessmanagements. Für die URV müssen sie nicht neu erfunden, sondern eindeutig ausgestaltet und miteinander verbunden werden. Ein Teil wird vor der Vergabe geprüft, ein Teil vertraglich abgesichert und ein Teil während der Einführung organisatorisch hergestellt.
Die URV hat klare systemimmanente Grenzen, die ihre spätere Flexibilität nicht verhindern, sondern beherrschbar machen. Leistungsrahmen, Grundstruktur der Leistungsabrufe und Höchstwert stehen fest, während sich Lieferanten und konkrete Marktleistungen innerhalb dieser Grenzen verändern können. Ob Leistungsbereich und Auftragnehmermarkt grundsätzlich geeignet sind, lässt sich weitgehend vor der Vergabe prüfen, während die Auswirkungen späterer Marktveränderungen durch laufende Lieferantenerschließung und andere weiterhin verfügbare Beschaffungswege begrenzt werden können.
Die organisatorischen Voraussetzungen können überwiegend während der Vorbereitung und Einführung gezielt hergestellt werden, und die verbleibenden Betriebsrisiken besitzen klare Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte. Dafür braucht die URV keine außergewöhnliche zusätzliche Steuerungsarchitektur, sondern eine saubere Einbindung in Beschaffungs-, Vertrags-, Prozess- und Qualitätsmanagement. Sind Leistungsbereich und Markt geeignet und werden diese Grundlagen verlässlich eingerichtet, stehen die beschriebenen Grenzen, Risiken und Voraussetzungen dem vorgesehenen Nutzen der URV grundsätzlich nicht entgegen.
Die Universelle Rahmenvereinbarung, kurz URV, entsteht nicht mit einem einzelnen Vergabeschritt und ist auch nach dem Zuschlag noch nicht automatisch einsatzbereit. Ihr Lebenszyklus beginnt mit der Frage, ob ein Beschaffungsbereich für das Modell geeignet ist, führt über die konkrete Ausgestaltung und Vergabe in eine kontrollierte Einführung und geht anschließend in einen dauerhaften Regelbetrieb über. Am Ende der Abrufmöglichkeit wird entschieden, wie die betroffenen Bedarfe künftig beschafft und welche Erfahrungen für eine mögliche Nachfolgelösung übernommen werden.
Der Aufwand ist dabei bewusst ungleich verteilt. Vor der eigentlichen Nutzung müssen Leistungsrahmen, Vertragsstruktur, Marktmodell, Preislogik, Abrufprozess und organisatorische Zuständigkeiten einmal belastbar vorbereitet werden. Nach dem Zuschlag werden die vorgesehenen Abläufe mit dem ausgewählten Auftragnehmer betriebsbereit gemacht. Erst danach beginnt die Phase, in der diese einmal geschaffene Infrastruktur für viele einzelne Bedarfe wiederverwendet werden kann.
Der Lebenszyklus lässt sich in folgende Phasen gliedern:
Die Phasen bauen aufeinander auf, müssen aber nicht als vollständig getrennte Projekte organisiert werden. Entscheidend ist, dass die jeweils erforderlichen Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden und die URV erst dann in die nächste Phase übergeht, wenn die dafür wesentlichen Grundlagen vorhanden sind.
Am Anfang steht nicht die Ausarbeitung von Vergabeunterlagen, sondern die Frage, ob der betreffende Beschaffungsbereich grundsätzlich zur URV passt. Dafür wird betrachtet, welche Bedarfe typischerweise auftreten, wie häufig einzelne Beschaffungsvorgänge entstehen, wie vorhersehbar konkrete Leistungen und Lieferanten sind und welcher wiederkehrende interne Aufwand mit den bisherigen Beschaffungswegen verbunden ist.
Besonders relevant sind Beschaffungsbereiche, in denen viele wiederkehrende, aber konkret unterschiedliche Bedarfe auftreten und dafür immer wieder ähnliche Beschaffungsinfrastruktur benötigt wird. Auch die Marktstruktur muss grundsätzlich zur vorgesehenen zentralen Auftragnehmerrolle passen. Ein Beschaffungsbereich, in dem kaum wiederkehrende Bedarfe entstehen oder kein tragfähiger Wiederverkäufermarkt erkennbar ist, sollte nicht allein deshalb in eine URV überführt werden, weil das Instrument grundsätzlich verfügbar ist.
In dieser Phase wird noch keine vollständige spätere Lösung festgelegt. Es genügt zunächst eine belastbare Grundentscheidung, dass die Wiederverwendungslogik der URV gegenüber den realistischen Alternativen einen nachvollziehbaren Vorteil erwarten lässt. Gleichzeitig sollten einige einfache Ausgangswerte festgehalten werden, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist, damit die spätere Wirkung der URV mit der bisherigen Beschaffungspraxis verglichen werden kann.
Typische Ergebnisse dieser Phase sind:
Eine positive Eignungsentscheidung bedeutet noch nicht, dass die spätere URV bereits in allen Einzelheiten feststeht. Sie schafft vielmehr die Grundlage dafür, den konkreten Beschaffungsrahmen gezielt auszuarbeiten und anschließend am Markt zu überprüfen.
Nach der Grundentscheidung wird aus dem allgemeinen Konzept eine konkrete Beschaffung. In dieser Phase müssen insbesondere der Leistungsrahmen, die vorgesehenen Nutzungsbedingungen, die wirtschaftlichen Eckdaten und die grundlegende Vertragsarchitektur festgelegt werden. Gleichzeitig wird entschieden, welche Stellen die Rahmenvereinbarung nutzen sollen und wie die spätere Beschaffung organisatorisch eingebunden werden kann.
Eine besonders wichtige Aufgabe ist die Entwicklung des Leistungsrahmens. Er muss den vorgesehenen Beschaffungsbereich so bestimmen, dass spätere konkrete Leistungen belastbar zugeordnet werden können, ohne dass bereits sämtliche zukünftigen Produkte, Technologien oder Lieferanten bekannt sein müssen. Gleichzeitig darf die spätere Flexibilität nicht auf einem unbestimmten oder praktisch grenzenlosen Leistungsumfang beruhen.
Parallel werden Bedarf, geschätzter Auftragswert und Höchstwert vorbereitet. Diese Größen erfüllen unterschiedliche Funktionen und sollten in einer nachvollziehbaren Reihenfolge entwickelt werden. Ausgangspunkt ist der erwartete Bedarf, daraus wird der voraussichtliche wirtschaftliche Umfang abgeleitet und darauf aufbauend eine belastbare wirtschaftliche Obergrenze festgelegt.
Auch die wesentlichen Mechanismen der späteren Nutzung müssen vor der Vergabe geklärt werden. Dazu gehören insbesondere Auftragnehmerrolle, Wiederverkäufermodell, Lieferantenerschließung, dynamischer Leistungskatalog, Angebots- und Abrufprozess, Preislogik, Behandlung wirtschaftlicher Vorteile, Höchstwertkontrolle sowie grundlegende Dokumentations- und Nachweisanforderungen.
Typische Ergebnisse dieser Phase sind:
Der zentrale Zweck dieser Phase besteht darin, diejenigen Entscheidungen zu treffen, die später nicht bei jedem einzelnen Leistungsabruf erneut getroffen werden sollen. Je sauberer diese gemeinsame Grundlage vorbereitet wird, desto stärker kann sie im späteren Betrieb wiederverwendet werden.
Die Markterkundung dient dazu, zu prüfen, ob die vorbereitete Ausgestaltung unter den erkennbaren Marktbedingungen voraussichtlich tragfähig ist und an welchen Stellen vor der Vergabe Anpassungen sinnvoll sind. Dabei wird insbesondere untersucht, ob voraussichtlich Unternehmen vorhanden sind, die die vorgesehene zentrale Auftragnehmerrolle übernehmen können, welche Lieferantenmärkte über diese Unternehmen erreichbar sein könnten und ob die geplanten kaufmännischen und operativen Mechanismen praktisch umsetzbar erscheinen.
Dabei sollte nicht abstrakt gefragt werden, ob Marktteilnehmer das Konzept grundsätzlich attraktiv finden. Aussagekräftiger ist die Prüfung konkreter Elemente des vorgesehenen Modells. Dazu können Lieferantenerschließung, Wiederverkauf, Katalogbetrieb, Preisnachweise, Handelsaufschlag, mögliche Bearbeitungszeiten, technische Anforderungen und die praktische Abwicklung unterschiedlicher Lieferantenleistungen gehören.
Rückmeldungen des Marktes sind dabei eine Entscheidungsgrundlage, aber nicht selbst die Entscheidung. Einzelne Unternehmen können unterschiedliche wirtschaftliche Interessen verfolgen oder das Modell aus ihrer jeweiligen Marktposition heraus bewerten. Der Auftraggeber muss die Rückmeldungen deshalb einordnen und anschließend selbst entscheiden, welche Anpassungen tatsächlich erforderlich oder sinnvoll sind.
Die Ergebnisse der Markterkundung können dazu führen, einzelne Parameter der geplanten URV vor der Vergabe anzupassen. Dazu können beispielsweise Leistungsanforderungen, Nachweisformen, Prozessanforderungen oder die praktische Ausgestaltung des Katalogbetriebs gehören. Die grundlegende Zielsetzung sollte jedoch nicht allein deshalb aufgegeben werden, weil einzelne Marktteilnehmer eine aus ihrer Sicht günstigere oder einfacher umsetzbare Ausgestaltung bevorzugen.
Am Ende dieser Phase sollte eine ausreichende Grundlage für die Entscheidung bestehen, ob die geplante URV unverändert weiterverfolgt, angepasst oder durch einen anderen Beschaffungsansatz ersetzt wird. Die Markterkundung verbessert damit die Vorbereitung der späteren Vergabe, nimmt deren Ergebnis aber nicht vorweg.
Mit dem Vergabeverfahren wird der zentrale URV-Auftragnehmer ausgewählt. Zu diesem Zeitpunkt müssen die Grenzen, Regeln und wirtschaftlichen Grundlagen der späteren Rahmenvereinbarung soweit feststehen, dass Unternehmen auf einer einheitlichen Grundlage miteinander konkurrieren können.
Gegenstand des Wettbewerbs ist nicht bereits jede spätere konkrete Lieferantenleistung. Der Wettbewerb betrifft vielmehr die Rolle des zentralen Auftragnehmers und die Bedingungen, unter denen dieser die gemeinsame Beschaffungsinfrastruktur während der Vertragslaufzeit bereitstellt. Die konkreten Lieferanten und Marktleistungen werden nicht abschließend im Vergabeverfahren festgelegt. Nach dem Zuschlag und während der späteren Laufzeit können Lieferanten bedarfsgerecht erschlossen und ihre konkreten Marktleistungen innerhalb des festgelegten Leistungsrahmens in den Leistungskatalog aufgenommen werden.
Vor Zuschlag wird insbesondere geprüft, ob die Bieter die für die vorgesehene Rolle erforderliche Leistungsfähigkeit besitzen und die verbindlichen Anforderungen erfüllen. Das konkrete Vergabeverfahren, die Eignungsanforderungen und die Zuschlagsmethodik werden für die jeweilige URV festgelegt und müssen zu Markt, Leistungsbereich und Beschaffungsgegenstand passen.
Mit dem Zuschlag endet die Vergabephase, aber noch nicht die Einführung. Der ausgewählte Auftragnehmer ist nun vertraglich bestimmt, die operative Beschaffungsinfrastruktur muss jedoch erst gemeinsam betriebsbereit gemacht werden. Genau dieser Übergang ist für den späteren Erfolg wichtig, weil ein unterschriebener Vertrag allein noch keinen funktionierenden Leistungsabruf ermöglicht.
Nach Zuschlag beginnt die praktische Einführung. In dieser Phase werden die bereits vertraglich und organisatorisch vorgesehenen Bestandteile in einen tatsächlich nutzbaren Gesamtprozess überführt. Ziel ist nicht, jede denkbare spätere Besonderheit vorwegzunehmen, sondern einen verlässlichen Normalbetrieb vorzubereiten.
Dazu müssen insbesondere Rollen, Ansprechpartner, Kommunikationswege, Lieferantenerschließung, Leistungskatalog, Angebotsprozess, Höchstwertkontrolle, Preisnachweise, Rechnungsweg, Dokumentationsverbindungen und Vertragsmanagement praktisch eingerichtet werden. Bestehende Prozesse des Auftraggebers werden soweit erforderlich angepasst, während unnötige zusätzliche Sonderprozesse vermieden werden sollten.
Eine wichtige Aufgabe besteht darin, die URV in den vorhandenen Beschaffungsweg der Organisation einzubinden. Fachbereiche sollen ihren Bedarf möglichst über bestehende Bedarfsmeldungen und Freigaben einbringen können. Die URV sollte keinen zusätzlichen allgemeinen Antrag oder eine eigene parallele Verwaltungsstruktur erzeugen, wenn bestehende Prozesse dieselbe Funktion bereits erfüllen können.
Auch die beteiligten Nutzer werden in dieser Phase vorbereitet. Dafür sind keine umfassenden allgemeinen Schulungen notwendig. Entscheidend sind kurze rollenbezogene Informationen darüber, welche Aufgaben bei der jeweiligen Stelle verbleiben, welche Aufgaben der Auftragnehmer übernimmt und wie ein konkreter Bedarf in einen Leistungsabruf überführt wird.
Die Einführung endet nicht mit dem Abschluss einzelner Vorbereitungsaufgaben. Entscheidend ist, dass diese Aufgaben als Gesamtprozess zusammenwirken. Vor dem produktiven Start sollte deshalb ein vollständiger Testfall vom Bedarf bis zur späteren Abrechnung durchgespielt werden. Der Test bildet den vorgesehenen Ablauf vollständig ab, löst aber keinen rechtsverbindlichen Leistungsabruf und keine tatsächliche Lieferantenbeauftragung aus.
Dabei wird insbesondere geprüft, ob:
Kritische Fehler müssen vor dem produktiven Start beseitigt werden. Kleinere Optimierungen dürfen dagegen im späteren Betrieb weiterentwickelt werden, wenn sie einen ordnungsgemäßen normalen Leistungsabruf nicht verhindern. Betriebsbereitschaft bedeutet damit verlässliche Funktionsfähigkeit und nicht vollständige Perfektion.
Wenn die wesentlichen Voraussetzungen erfüllt und der Gesamtprozess erfolgreich erprobt wurden, kann die URV für die produktive Nutzung freigegeben werden. Der Start sollte bewusst erfolgen, damit für die beteiligten Stellen klar ist, ab welchem Zeitpunkt normale Bedarfe über den neuen Beschaffungsweg bearbeitet werden können.
In der ersten Nutzungsphase ist eine etwas engere Begleitung sinnvoll. Die Organisation kann beobachten, ob Fachbereiche den vorgesehenen Weg verstehen, ob der Auftragnehmer ausreichend schnell reagiert, ob Angebote vollständig sind und ob Preis-, Höchstwert- und Rechnungsprozesse in der tatsächlichen Nutzung funktionieren. Dabei sollte nicht jeder kleine Fehler als Einführungsproblem behandelt werden. Entscheidend ist, ob sich grundlegende oder wiederkehrende Schwierigkeiten zeigen.
Gerade zu Beginn kann das Lieferantenportfolio noch wachsen und der Leistungskatalog noch deutlich erweitert werden. Das ist grundsätzlich vorgesehen. Lieferantenportfolio und Leistungskatalog müssen deshalb am ersten produktiven Tag noch nicht sämtliche später benötigten Lieferanten und konkreten Leistungen enthalten, solange neue Lieferanten zuverlässig erschlossen und benötigte konkrete Leistungen ausreichend schnell beschaffbar gemacht werden können.
Der kontrollierte Start endet, wenn normale Bedarfe von den regulär zuständigen Stellen ohne besondere Projektunterstützung bearbeitet werden können und die wesentlichen Prozesse stabil funktionieren. Ab diesem Zeitpunkt wird die URV als normaler Beschaffungsweg im Regelbetrieb genutzt.
Im Regelbetrieb liegt der Schwerpunkt nicht mehr auf dem Aufbau der Infrastruktur, sondern auf ihrer wiederholten Nutzung. Konkrete Bedarfe werden geprüft, Lieferanten bei Bedarf erschlossen, konkrete Leistungen beschaffbar gemacht, Angebote erstellt, Leistungsabrufe abgeschlossen und Lieferanten anschließend durch den URV-Auftragnehmer beauftragt. Genau in dieser Phase soll sich der anfängliche Aufbauaufwand durch die wiederholte Nutzung derselben Struktur auszahlen.
Der normale Ablauf besteht im Kern aus:
Nicht jeder Leistungsabruf erfordert dabei dieselbe Bearbeitungstiefe. Die Vorbereitung eines Leistungsabrufs kann bei einer bereits im Leistungskatalog enthaltenen und regelmäßig beschafften Leistung einfacher sein als bei einer erstmals zu erschließenden Lieferantenleistung. Das verbindliche Angebot des URV-Auftragnehmers und dessen unveränderte Annahme bleiben jedoch auch in diesen Fällen erforderlich. Der gemeinsame Grundprozess verhindert damit, dass für jeden neuen Fall ein vollständig neuer Beschaffungsweg entwickelt werden muss.
Das Lieferantenportfolio der URV ist im Regelbetrieb nicht abgeschlossen. Neue Lieferanten können hinzukommen, vorhandene Leistungen können aktualisiert und nicht mehr verfügbare Leistungen aus dem Leistungskatalog entfernt werden. Der Leistungskatalog bildet diesen jeweils aktuellen Stand innerhalb des unveränderten Leistungsrahmens ab.
Die Entwicklung des Portfolios sollte sich am tatsächlichen Bedarf orientieren. Es besteht grundsätzlich kein Nutzen darin, vorsorglich jeden theoretisch denkbaren Lieferanten aufzunehmen und dauerhaft zu pflegen. Wichtiger ist, dass der Auftragnehmer auf neue Bedarfe ausreichend schnell reagieren und geeignete Lieferanten zuverlässig erschließen kann.
Mit zunehmender Nutzung entsteht dadurch ein Portfolio, das stärker auf die tatsächlichen Bedarfe der Organisation ausgerichtet ist. Häufig genutzte Leistungen können leichter erneut beschafft werden, während neue Marktleistungen ohne Aufbau einer neuen grundlegenden Vertragsstruktur aufgenommen werden können.
Die URV reduziert wiederkehrende Beschaffungsarbeit, beseitigt aber nicht die Notwendigkeit einer laufenden Vertrags- und Betriebssteuerung. Der Auftraggeber muss insbesondere beobachten, ob der Auftragnehmer seine vertraglichen Leistungen zuverlässig erfüllt, der Katalog nutzbar bleibt, Preise nachvollziehbar sind und der Höchstwert ordnungsgemäß kontrolliert wird.
Wichtige laufende Aufgaben sind insbesondere:
Diese Steuerung sollte möglichst aus ohnehin entstehenden Daten gespeist werden. Ziel ist kein zusätzliches umfassendes Berichtssystem, sondern eine ausreichende Sicht darauf, ob die URV ihren vorgesehenen Beschaffungsweg zuverlässig bereitstellt.
Auch ein stabiler Regelbetrieb sollte in angemessenen Abständen darauf überprüft werden, ob die URV weiterhin wie vorgesehen funktioniert. Daneben können bestimmte Ereignisse eine gezielte Prüfung auslösen, beispielsweise wiederkehrende Verzögerungen, erhebliche Veränderungen des Lieferantenmarktes, Auffälligkeiten bei Preisnachweisen, organisatorische Änderungen oder eine ungewöhnlich geringe Nutzung.
Dabei sollte zwischen normalen Einzelfehlern und wiederkehrenden Problemen unterschieden werden. Einzelne Korrekturen gehören zum normalen Betrieb. Erst wenn Fehler wiederholt auftreten oder erkennbare Auswirkungen auf Durchlaufzeit, Arbeitsaufwand, Wirtschaftlichkeit oder Nachvollziehbarkeit haben, ist eine Ursachenanalyse erforderlich.
Je nach Ursache können unterschiedliche Reaktionen notwendig sein. Organisatorische Probleme werden durch Anpassung interner Abläufe gelöst, Leistungsprobleme des Auftragnehmers über Vertragsmanagement und Eskalation gesteuert und technische oder datenbezogene Probleme im jeweiligen Prozess korrigiert. Grundlegende Strukturentscheidungen der bestehenden Rahmenvereinbarung werden dagegen nicht beliebig verändert, sondern fließen gegebenenfalls als Erkenntnis in eine spätere Nachfolgelösung ein.
Die erwarteten Vorteile der URV können erst im laufenden Betrieb überprüft werden. Dabei sollte kein aufwendiges Bewertungssystem entstehen. Wenige geeignete Beobachtungsgrößen reichen aus, um zu erkennen, ob die gemeinsame Infrastruktur tatsächlich die erwartete Wirkung erzielt.
Geeignete Beobachtungsgrößen sind insbesondere:
Die Werte müssen nicht permanent für jeden einzelnen Vorgang vollständig erhoben werden. Entscheidend ist, dass genügend Informationen vorhanden sind, um erkennbare Entwicklungen beurteilen und die tatsächliche Nutzung mit der ursprünglichen Zielsetzung vergleichen zu können.
Eine hohe Zahl von Leistungsabrufen allein ist kein ausreichender Erfolgsnachweis. Entscheidend ist, ob die URV geeignete Bedarfe gegenüber den realistischen Alternativen tatsächlich schneller, mit weniger wiederkehrender interner Arbeit und über eine einfachere gemeinsame Infrastruktur abwickelt.
Erfahrungen aus dem Regelbetrieb sollten zunächst dort umgesetzt werden, wo die bestehende Rahmenvereinbarung dies zulässt. Dazu können bessere interne Abläufe, klarere Nutzerinformationen, optimierte Katalogpflege, verbesserte Berichtsinhalte oder konsequenteres Vertragsmanagement gehören. Solche Verbesserungen verändern nicht die Grundstruktur der URV, sondern erhöhen die Qualität ihrer tatsächlichen Nutzung.
Nicht jede Erkenntnis kann innerhalb der laufenden Rahmenvereinbarung umgesetzt werden. Der Leistungsrahmen, die grundlegende Auftragnehmerrolle und andere wesentliche Strukturentscheidungen können nicht beliebig nachträglich verändert werden. Erkenntnisse über solche Punkte werden deshalb dokumentiert und bei der Vorbereitung einer möglichen Nachfolgelösung berücksichtigt.
Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, ohne die Stabilität der laufenden Rahmenvereinbarung zu gefährden. Operativ lösbare Probleme werden zeitnah korrigiert, während strukturelle Erkenntnisse bewusst für die nächste Beschaffung genutzt werden.
Die Möglichkeit neuer Leistungsabrufe kann insbesondere durch das reguläre Ende der Rahmenvereinbarung oder durch die Ausschöpfung des Höchstwerts enden. Deshalb muss rechtzeitig vorher geprüft werden, wie lange die bestehende URV voraussichtlich noch genutzt werden kann und welcher Beschaffungsweg anschließend zur Verfügung stehen soll. Die laufende Beobachtung von Vertragslaufzeit, Höchstwert und tatsächlicher Nutzung schafft dafür die notwendige Grundlage.
Vor dem absehbaren Ende der Abrufmöglichkeit muss geprüft werden, welche Bedarfe weiterhin bestehen, wie sich Markt und Organisation entwickelt haben und ob die URV ihre erwartete Funktion tatsächlich erfüllt hat. Diese Prüfung dient nicht automatisch der Vorbereitung einer weiteren URV, sondern zunächst der Entscheidung, welcher Beschaffungsansatz für den nächsten Zeitraum geeignet ist.
Dabei sind insbesondere folgende Fragen relevant:
Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, ob eine neue URV vorbereitet, der Leistungsbereich anders zugeschnitten oder künftig ein anderer Beschaffungsweg genutzt werden soll. Eine Nachfolgelösung sollte nicht automatisch die bestehende Struktur kopieren. Gerade die Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb ermöglichen eine bessere Einschätzung des tatsächlichen Bedarfs und der funktionierenden Mechanismen.
Wenn weiterhin ein ausreichender geeigneter Bedarf besteht, sollte die Vorbereitung einer Nachfolgelösung so früh beginnen, dass zwischen dem Ende der Abrufmöglichkeit der bestehenden URV und der Verfügbarkeit des neuen Beschaffungswegs keine unnötige Lücke entsteht. Dabei können viele Erkenntnisse aus der bestehenden URV wiederverwendet werden, insbesondere Bedarfsdaten, Nutzungszahlen, Marktkenntnis und praktische Erfahrungen mit den bisherigen Prozessen.
Gleichzeitig muss die neue Beschaffung eigenständig vorbereitet und vergeben werden. Ein bestehender Leistungskatalog oder ein bisheriges Lieferantenportfolio darf nicht dazu führen, dass die neue Vergabe faktisch auf die bisherigen Marktteilnehmer zugeschnitten wird. Die Erfahrungen aus der bestehenden URV verbessern die Vorbereitung, ersetzen aber nicht die erneute sachliche und wirtschaftliche Prüfung der künftigen Beschaffung.
Auch der Übergang bereits laufender Leistungsabrufe muss berücksichtigt werden. Soweit Leistungen über das Ende der Abrufmöglichkeit der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen können, müssen die hierfür geltenden vertraglichen Regelungen frühzeitig beachtet werden. Neue Bedarfe werden nach dem Ende der Abrufmöglichkeit dagegen über die Nachfolgelösung oder andere zulässige Beschaffungswege gedeckt.
Eine URV muss nicht allein deshalb erneuert werden, weil sie bereits besteht. Haben sich Bedarf, Markt oder Organisation grundlegend verändert oder hat sich gezeigt, dass andere Beschaffungswege inzwischen zweckmäßiger sind, muss keine neue URV folgen. Die bestehende URV wird geordnet bis zum Ende ihrer noch bestehenden vertraglichen Verpflichtungen abgewickelt.
Auch in diesem Fall bleiben die während der Vertragslaufzeit gewonnenen Erkenntnisse nutzbar. Bedarfsdaten, Marktkenntnis, standardisierte Beschaffungsinformationen und Erfahrungen mit Lieferanten können in zukünftige Einzelvergaben oder andere Rahmenvereinbarungen einfließen. Die URV muss deshalb nicht dauerhaft fortgeführt werden, um während ihrer Laufzeit einen organisatorischen Nutzen erzeugt zu haben.
Entscheidend ist ein geordneter Übergang. Offene Leistungsabrufe, Dokumentation, Rechnungen, wirtschaftliche Vorteile, Berichtspflichten und sonstige nachwirkende Verpflichtungen müssen bis zu ihrem Abschluss weiter bearbeitet werden. Erst wenn diese Aufgaben geregelt sind, ist auch der operative Lebenszyklus der konkreten URV beendet.
Der Lebenszyklus der URV folgt insgesamt einer einfachen Logik. Zu Beginn wird bewusst mehr Aufwand investiert, um Leistungsrahmen, Marktmodell, Vertragsstruktur und Prozesse einmal belastbar aufzubauen. Nach dem Zuschlag wird diese Struktur praktisch eingerichtet und mit einem vollständigen Testfall als Gesamtprozess erprobt. Anschließend soll sie nicht dauerhaft als besonderes Projekt behandelt werden, sondern zu einem normalen Beschaffungsweg für geeignete wiederkehrende Bedarfe werden.
Der entscheidende Übergang findet deshalb zwischen Einführung und Regelbetrieb statt. Zunächst wird die Betriebsbereitschaft hergestellt und mit einem vollständigen Testfall bestätigt. Anschließend werden die ersten tatsächlichen Bedarfe kontrolliert über die URV abgewickelt. Regelbetrieb ist erreicht, wenn die zuständigen Stellen normale Bedarfe innerhalb der vorgesehenen Prozesse zuverlässig bearbeiten können und die wesentlichen Kontrollen ohne besondere Zusatzorganisation funktionieren.
Der Erfolg des Lebenszyklus zeigt sich damit nicht daran, dass jede Phase möglichst umfangreich ausgestaltet wird. Entscheidend ist, dass die Vorbereitung einen belastbaren Rahmen schafft, die Einführung diesen Rahmen tatsächlich funktionsfähig macht und der spätere Betrieb die einmal geschaffene Infrastruktur über viele geeignete Beschaffungsvorgänge hinweg wiederverwendet. Genau dadurch kann sich der anfängliche Aufbauaufwand in kürzeren Durchlaufzeiten, weniger wiederkehrender interner Arbeit und einer dauerhaft nutzbaren gemeinsamen Beschaffungsstruktur auszahlen.
Dieses Dokument legt die allgemeine Architektur und das Beschreibungssystem für Leistungsrahmen fest.
Es bestimmt die Regeln, nach denen eine Universelle Rahmenvereinbarung ihren sachlichen Anwendungsbereich strukturiert, beschreibt, prüft und operativ abbildet.
Die Architektur muss fachlich präzise, praktisch anwendbar und technisch übertragbar sein.
Sie muss die Erstellung umfangreicher Leistungsrahmen ermöglichen, ohne für jeden Leistungsbereich neue Grundregeln zu benötigen.
Die Architektur ist fachgebietsneutral.
Sie kann für Informationstechnik und für andere geeignete fachliche Leistungsbereiche verwendet werden.
Der konkrete Leistungsrahmen und die weiteren Dokumente der Universellen Rahmenvereinbarung regeln diese Inhalte.
Dieses Dokument bildet die methodische Grundlage für die weiteren Dokumente zum Leistungsgegenstand und zum Datenmodell.
Die Dokumente erfüllen unterschiedliche Funktionen.
Leistungsrahmen, Leistungskatalog, Angebot zum Leistungsabruf und Leistungsabruf bilden aufeinander aufbauende Ebenen.
Der in die Rahmenvereinbarung einbezogene Leistungsrahmen bildet die statische und abschließende sachliche Außengrenze.
Der Leistungskatalog bleibt innerhalb dieser Außengrenze dynamisch.
Die nachfolgenden Begriffe bilden die verbindliche Terminologie des Beschreibungssystems.
Die Architektur führt keine weiteren Kategoriearten zwischen Gliederungskategorie und Leistungskategorie ein.
Die Begriffe "Leistungsbeschreibung" und "zuordnungsfähiger Leistungsbestandteil" dienen der Prüfung konkreter Eingaben und bezeichnen keine zusätzlichen Bestandteile des Leistungsrahmens.
Das Beschreibungssystem folgt verbindlichen Grundprinzipien.
Die Architektur zielt nicht auf eine wissenschaftlich perfekte Taxonomie.
Sie zielt auf einen rechtlich nachvollziehbaren, fachlich vollständigen und operativ verwendbaren Leistungsrahmen.
Jeder konkrete Leistungsrahmen benötigt einen vorab festgelegten fachlichen Gesamtbereich.
Der fachliche Gesamtbereich bestimmt den übergeordneten Sachzusammenhang, den der Leistungsrahmen abdecken soll.
Die sachliche Außengrenze ergibt sich aus dem Zusammenwirken des fachlichen Gesamtbereichs, der Hierarchie, der Leistungskategorien, der Kategoriebeschreibungen und der Zuordnungslogik.
Eine entfernte fachliche, technische, organisatorische oder wirtschaftliche Verbindung zu einer erfassten Leistung genügt nicht für eine Zuordnung.
Eine Leistungskategorie darf nicht materiell erweitert werden, um eine ansonsten nicht vertretbare Zuordnung zu ermöglichen.
Der Leistungsrahmen verwendet eine hierarchische Struktur.
Die Hierarchie enthält mindestens eine Ebene von Gliederungskategorien und eine abschließende Ebene von Leistungskategorien.
Die Hierarchie darf weder künstlich flach noch unnötig tief sein.
Ein gemeinsamer sprachlicher Oberbegriff rechtfertigt allein keine zusätzliche Gliederungsebene.
Gliederungskategorien ordnen die Leistungskategorien in eine nachvollziehbare Hierarchie ein.
Sie besitzen keine eigenständige Beschaffungs- oder Zuordnungswirkung.
Eine Gliederungskategorie enthält folgende Angaben:
Die Erläuterung beschreibt insgesamt:
Für die Erläuterung gelten folgende Anforderungen:
Gliederungskategorien müssen sachlich nachvollziehbaren Strukturmerkmalen folgen.
Geeignete Strukturmerkmale können funktionale Hauptbereiche, Arten von Leistungsergebnissen, Bereitstellungsformen oder sachlich zusammengehörige Leistungskomplexe sein.
Die Organisationsstruktur eines Auftraggebers oder das Portfolio eines einzelnen Marktteilnehmers darf die Gliederung nicht allein bestimmen.
Leistungskategorien bilden die unterste Ebene des Leistungsrahmens.
Sie allein bestimmen, welche Arten konkreter Lieferantenleistungen innerhalb des Leistungsrahmens beschafft werden können.
Eine Leistungskategorie enthält genau folgende fachliche Angaben:
Technische Systeme können zusätzliche Verwaltungsdaten führen, wenn diese den fachlichen Inhalt der Leistungskategorie nicht verändern.
Jede Gliederungskategorie und jede Leistungskategorie erhält eine eindeutige Kategoriekennung.
Der konkrete Leistungsrahmen legt das Kennungsschema fest.
Ein rein numerisches hierarchisches Kennungsschema mit durch Bindestriche getrennten Zahlensegmenten ist zulässig.
Das Kennungsschema muss für technische Systeme eindeutig verarbeitbar sein.
Die Kategoriebeschreibung ist das zentrale inhaltliche Feld einer Leistungskategorie.
Sie bestimmt, welche Arten konkreter Lieferantenleistungen der Leistungskategorie zugeordnet werden können.
Die Kategoriebeschreibung folgt einem funktionalen, neutralen und technologisch offenen Beschreibungsansatz.
Technologische Offenheit erweitert nicht die sachliche Reichweite der Leistungskategorie.
Die Kategoriebeschreibung muss eine fachlich vertretbare Zuordnung ermöglichen, ohne jeden denkbaren Einzelfall ausdrücklich zu benennen.
Der Leistungsrahmen folgt einem praktisch verstandenen MECE-Prinzip.
MECE steht für "mutually exclusive, collectively exhaustive" und bezeichnet eine möglichst überschneidungsfreie und gemeinsam möglichst vollständige Struktur.
Eine mathematisch oder wissenschaftlich perfekte Trennschärfe ist nicht erforderlich.
Vorrang haben die vollständige Abdeckung, die zuverlässige Zuordnung, die langfristige Nutzbarkeit, die Verständlichkeit und die technische Abbildbarkeit.
Verbleibende Grenzfälle werden durch die Zuordnungslogik behandelt.
Die Granularität bestimmt, wie weit oder eng eine Leistungskategorie gefasst ist.
Sie muss eine zuverlässige Zuordnung ermöglichen, ohne den Leistungsrahmen unnötig aufzublähen.
Eine Leistungskategorie ist zu weit gefasst, wenn:
Eine Leistungskategorie ist zu eng gefasst, wenn:
Der eigenständige funktionale Zweck, die Zuordnungsfähigkeit konkreter Lieferantenleistungen und die langfristige Nutzbarkeit bestimmen die geeignete Granularität.
Benachbarte Leistungskategorien müssen ihren jeweiligen sachlichen Schwerpunkt klar erkennen lassen.
Jede Leistungskategorie muss einen eigenständig bestimmbaren funktionalen Kern besitzen.
Kann eine konkrete Leistungsbeschreibung keiner bestehenden Leistungskategorie unmittelbar zugeordnet werden, muss die Prüfung zunächst klären, ob die Beschreibung ausreichend konkret ist, ob sie sachlich trennbare Bestandteile enthält und welche objektive Hauptfunktion eine nicht sinnvoll trennbare Leistung besitzt.
Eine ernsthafte Lücke liegt erst vor, wenn ein ausreichend beschriebener und innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs liegender Leistungsbestandteil auch nach sachgerechter Aufteilung keiner Leistungskategorie mindestens "Noch vertretbar" zugeordnet werden kann.
Eine weniger elegante oder nur "Noch vertretbare" Zuordnung gilt nicht als Lücke.
Die Hierarchie oder die Erläuterung einer Gliederungskategorie darf keine fehlende Leistungskategorie ersetzen.
Bleibt eine ernsthafte Lücke bestehen, darf die Lieferantenleistung nicht innerhalb des Leistungsrahmens beschafft werden.
Eine konkrete Gesamtleistung kann mehrere sachlich unterschiedliche Lieferantenleistungen oder Leistungsbestandteile umfassen.
Der vorgelagerte Zuordnungs- und Aufteilungstest prüft sachlich trennbare Bestandteile getrennt, ohne bereits Katalogeinträge zu erstellen.
Der Leistungskatalog und die Abrufdokumente müssen diese Bestandteile später sachgerecht abbilden.
Eine sachlich nicht sinnvoll trennbare Lieferantenleistung wird nach ihrer objektiven Hauptfunktion einer Leistungskategorie zugeordnet und bei der späteren operativen Abbildung in einem Katalogeintrag abgebildet.
Der überwiegende Zweck, das maßgebliche Leistungsergebnis, die selbstständige Nutzbarkeit und der funktionale Schwerpunkt können die Bestimmung der Hauptfunktion unterstützen.
Der wirtschaftliche Wert eines Bestandteils kann einen Anhaltspunkt bilden, darf die Zuordnung aber nicht allein bestimmen.
Eine Aufteilung ist nicht erforderlich, wenn sie den tatsächlichen Leistungsgegenstand künstlich zerlegen würde.
Die Architektur unterscheidet eigenständige und unselbstständige Leistungsbestandteile.
Ein eigenständiger Leistungsbestandteil wird im vorgelagerten Zuordnungs- und Aufteilungstest getrennt geprüft.
Bei seiner späteren Aufnahme in den Leistungskatalog benötigt ein eigenständiger Leistungsbestandteil einen eigenen Katalogeintrag und bei seiner Aufnahme in ein Angebot oder einen Leistungsabruf eine eigene Leistungsposition.
Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein über die Eigenständigkeit eines Leistungsbestandteils.
Die Einordnung erfolgt anhand einer Gesamtbetrachtung der objektiven Funktion und der tatsächlichen Ausgestaltung der Leistung.
Eigenständige Leistungen können insbesondere Beratung, Installation, Migration, Schulung, Wartung, Support, Implementierung oder Betrieb sein.
Der Zusammenhang mit einer Hauptleistung führt nicht automatisch zur Mitumfassung durch deren Leistungskategorie.
Ein unselbstständiger Leistungsbestandteil kann von der Leistungskategorie und dem Katalogeintrag der Hauptleistung mitumfasst sein.
Eine gesonderte Preisangabe oder ein rechnerisch bestimmbarer Wert macht einen Bestandteil nicht automatisch eigenständig.
Pauschale Erweiterungsformulierungen dürfen die Mitumfassung nicht begründen.
Fachliches Ausgangsmaterial kann als Grundlage für die Entwicklung eines konkreten Leistungsrahmens dienen.
Das Ausgangsmaterial bildet eine Informationsgrundlage und keine verbindliche Kategorienstruktur.
Es kann insbesondere enthalten:
Strukturiertes Ausgangsmaterial ist keine Voraussetzung für die Erstellung.
Fehlt geeignetes Ausgangsmaterial, entwickelt der Bearbeiter den Leistungsrahmen auf Grundlage des festgelegten fachlichen Gesamtbereichs und verfügbarer fachlicher Erkenntnisse.
Für die Verarbeitung des Ausgangsmaterials gelten folgende Regeln:
Die Erstellung folgt einem kontrollierten Grundablauf.
Die vollständige Berücksichtigung des Ausgangsmaterials beweist nicht automatisch die vollständige Abdeckung des fachlichen Gesamtbereichs.
Die Erstellungsanweisung und die Prompts regeln die detaillierten Arbeitsschritte.
Die praktische Zuordnungsfähigkeit des Leistungsrahmens wird vor der Erstellung oder Befüllung des operativen Leistungskatalogs anhand konkreter Leistungsbeschreibungen geprüft.
Der Zuordnungs- und Aufteilungstest erhält keine fertigen Katalogeinträge und erstellt keine Katalogeinträge.
Als Leistungsbeschreibungen können insbesondere Angebotsfragmente, Produktbeschreibungen, Dienstebeschreibungen, Leistungsbündel oder sonstige Beschreibungen möglicher Beschaffungsgegenstände verwendet werden.
Der Test wird in einer neuen Konversation ohne die Erstellungshistorie des Leistungsrahmens durchgeführt.
Für den Test werden ausschließlich die methodischen Grundlagen, der fachliche Gesamtbereich, die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse, der vollständige Leistungsrahmen und die zu prüfenden Leistungsbeschreibungen bereitgestellt.
Das GenKI-Werkzeug prüft für jede Leistungsbeschreibung:
Das GenKI-Werkzeug bewertet die Vertretbarkeit jeder Zuordnung nach folgendem Maßstab:
Der Test sucht die fachlich am besten passende vertretbare Zuordnung.
Er sucht nicht nach theoretischen Lücken, bloßen Optimierungsmöglichkeiten oder einer denkbaren besseren Kategorienstruktur.
Erfolgreiche Testfälle zeigen, dass die geprüften Leistungsbestandteile vertretbar zugeordnet werden können.
Sie beweisen nicht allein die vollständige Abdeckung jedes denkbaren Leistungsfalls innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs.
Eine negative Zuordnung zeigt nur dann eine ernsthafte Lücke des Leistungsrahmens, wenn die Ursache nicht in einer unzureichenden Leistungsbeschreibung, einer fehlenden sachgerechten Aufteilung, einer Leistung außerhalb des fachlichen Gesamtbereichs oder einem bekannten sachlichen Ausschluss liegt.
Jeder Katalogeintrag muss eine sachlich abgegrenzte konkrete Lieferantenleistung abbilden.
Die Zuordnung erfolgt zwischen dem Katalogeintrag und genau einer Leistungskategorie.
Die Zuordnung folgt einem festen Ablauf.
Die Aufnahme in den Leistungskatalog ersetzt die Zuordnungsprüfung nicht.
Die Zuordnung muss für fachkundige Dritte anhand der Beschreibung der Lieferantenleistung und der Kategoriebeschreibung nachvollziehbar sein.
Jede Leistungsposition eines Angebots oder Leistungsabrufs muss auf genau einen geprüften Katalogeintrag verweisen.
Die Leistungsposition darf Menge, Laufzeit, Konfiguration und andere abrufspezifische Angaben konkretisieren, aber die im Katalogeintrag abgebildete Lieferantenleistung nicht sachlich erweitern.
Zuordnungszweifel dürfen nicht durch eine möglichst weite Auslegung der Leistungskategorien gelöst werden.
Zuordnungszweifel dürfen auch nicht vorschnell als ernsthafte Lücke behandelt werden.
Der Bearbeiter prüft Zuordnungszweifel in folgender Reihenfolge.
Ein Zuordnungszweifel kann auf einer unvollständigen Leistungsbeschreibung, einer fehlenden Aufteilung, einer unklaren Kategoriebeschreibung, einer ungeeigneten Granularität oder einer tatsächlichen Lücke beruhen.
Eine andere denkbare Zuordnung oder eine mögliche sprachliche Verbesserung der Kategoriebeschreibung begründet allein keine ernsthafte Lücke.
Während der Erstellung des Leistungsrahmens kann eine erkannte ernsthafte Lücke zu einer Überarbeitung der Kategorienstruktur führen.
Nach der verbindlichen Festlegung des Leistungsrahmens darf eine ernsthafte Lücke weder durch eine neue Leistungskategorie noch durch die Erweiterung einer bestehenden Leistungskategorie geschlossen werden.
Kann ein Katalogeintrag keiner Leistungskategorie mindestens noch vertretbar zugeordnet werden, darf der Leistungskatalog die betreffende Lieferantenleistung nicht als abrufbare Leistung führen.
Ein konkreter Leistungsrahmen muss vor seiner Verwendung eine fachliche Prüfung durchlaufen.
Die Prüfung erfolgt in drei aufeinander abgestimmten Schritten.
Die abschließende Qualitätsprüfung wiederholt die bereits durchgeführte Prüfung der Hierarchie und der Leistungskategorien nicht vollständig.
Sie greift ein strukturelles Problem nur erneut auf, wenn die vollständige Fassung einen neuen materiellen Widerspruch oder einen zuvor nicht erkennbaren Mangel offenbart.
Die Prüfungen müssen insgesamt mindestens folgende Fragen beantworten:
Der Prüfer ordnet die Ergebnisse nach ihrer Bedeutung ein.
Die Prüfung der Hierarchie und der Leistungskategorien sowie die abschließende Qualitätsprüfung melden ausschließlich zwingende Mängel und wesentliche Risiken.
Der Zuordnungs- und Aufteilungstest verwendet für konkrete Leistungsbeschreibungen den gesonderten Maßstab der Vertretbarkeit und der ernsthaften Lücke.
Eine Bewertung als "Noch vertretbar" ist weder ein zwingender Mangel noch ein wesentliches Risiko.
Die Prüfungen müssen keine gleichwertigen Alternativen, geringfügigen sprachlichen Verbesserungen oder theoretischen Risiken ohne konkrete praktische Auswirkung ausweisen.
Automatisierte Prüfungen können die Qualitätsprüfung unterstützen.
Fachkundige Personen müssen automatisch erzeugte oder geprüfte Inhalte vor ihrer Verwendung kontrollieren.
Die weiteren Dokumente müssen die Architektur einheitlich umsetzen.
Für die Erstellungsanweisung und die Prompts gelten folgende Anforderungen:
Für den Beispielauszug gelten folgende Anforderungen:
Für die Spezifikation des operativen Leistungskatalogs gelten folgende Anforderungen:
Für die Leistungs- und Vertragsbedingungen sowie die Abrufdokumente gelten folgende Anforderungen:
Die gemeinsame Konsistenzprüfung muss nach Fertigstellung der weiteren Dokumente Terminologie, Zuordnungslogik, Kategoriekennungen, Erläuterungen der Gliederungskategorien und Datenübertragung kontrollieren.
Die Architektur ist vollständig, wenn die weiteren Dokumente keine neuen Grundentscheidungen über Terminologie, Hierarchie, Kategorienbildung, Erläuterungen der Gliederungskategorien, Kategoriebeschreibung oder Zuordnung benötigen.
Dieses Dokument beschreibt die fachliche Erstellung, Prüfung, Überarbeitung und Ausgabe eines Leistungsrahmens.
Die Prompts unterstützen den Bearbeiter bei geeigneten Arbeitsschritten mit einem GenKI-Werkzeug.
Die "Architektur und das Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" bilden die methodische Grundlage für die Erstellung.
Dieses Dokument wendet die dort festgelegten Begriffe, Strukturregeln und Abgrenzungsgrundsätze auf den praktischen Erstellungsvorgang an.
Der Bearbeiter klärt erkennbare Widersprüche zwischen der Architektur, diesem Dokument und einem Arbeitsergebnis, bevor er den betroffenen Arbeitsschritt fortsetzt.
Die Architektur legt das allgemeine Beschreibungssystem fest. Dieses Dokument führt durch dessen praktische Anwendung.
Der Beispielauszug zeigt später einen begrenzten Ausschnitt eines nach diesen Regeln erstellten Leistungsrahmens. Die Spezifikation für den operativen Leistungskatalog übernimmt anschließend die Kategorien und Kategoriekennungen in das operative Datenmodell.
Der Bearbeiter muss den Leistungsrahmen deshalb vor seiner verbindlichen Verwendung vollständig erstellen und fachlich prüfen.
Dieses Dokument unterstützt die Neuerstellung und fachlich-methodische Überarbeitung eines Leistungsrahmens.
Ein Bearbeiter soll den Leistungsrahmen in einem zusammenhängenden Erstellungslauf entwickeln.
Der Erstellungslauf kann sich über mehrere Arbeitstage und technische Sitzungen erstrecken.
Der Zuordnungs- und Aufteilungstest bildet eine Ausnahme vom zusammenhängenden Erstellungslauf und wird in einer neuen Konversation ohne Erstellungshistorie durchgeführt.
Wechselt der Bearbeiter das GenKI-Werkzeug oder die Konversation, stellt er den aktuellen Leistungsrahmen, die maßgeblichen Grundlagen und die offenen Fachfragen erneut bereit.
Der Leistungsrahmen enthält ausschließlich die für die Beschreibung und spätere Verwendung des sachlichen Umfangs erforderlichen Inhalte.
Er enthält:
Analysen des Ausgangsmaterials, Prüfhinweise, offene Fachfragen und Ergebnisse von Zuordnungstests dienen als Arbeitsmaterialien. Sie sind nicht Bestandteil des Leistungsrahmens.
Der Bearbeiter beschreibt zunächst den fachlichen Gesamtbereich, den der Leistungsrahmen abdecken soll.
Die Beschreibung muss erkennen lassen, welche Arten von Leistungen grundsätzlich erfasst werden sollen und wo die sachlichen Außengrenzen liegen.
Der Bearbeiter stellt vorhandenes fachliches Ausgangsmaterial bereit, soweit solches Material existiert.
Das Ausgangsmaterial kann insbesondere enthalten:
Strukturiertes Ausgangsmaterial ist keine Voraussetzung für die Erstellung.
Fehlt geeignetes Ausgangsmaterial, entwickelt das GenKI-Werkzeug eine erste fachliche Einordnung aus dem beschriebenen Gesamtbereich und seinem verfügbaren Fachwissen. Der Bearbeiter muss die fachliche Vollständigkeit in diesem Fall besonders sorgfältig beurteilen.
Ein bestehender Leistungsrahmen kann vollständig oder teilweise als Ausgangsmaterial dienen.
Das GenKI-Werkzeug ordnet den fachlichen Gesamtbereich und das vorhandene Ausgangsmaterial knapp ein.
Es weist nur wesentliche Punkte aus:
Das GenKI-Werkzeug muss nicht jeden Eintrag des Ausgangsmaterials einzeln bewerten oder dokumentieren. Die Einordnung dient als Hintergrundwissen für die folgenden Arbeitsschritte.
Die vollständige Berücksichtigung des Ausgangsmaterials beweist nicht, dass der fachliche Gesamtbereich vollständig abgedeckt ist.
Anweisungen:
- Du unterstützt die Erstellung eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Behandle den fachlichen Gesamtbereich sowie die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse als verbindliche fachliche Vorgaben.
- Behandle das fachliche Ausgangsmaterial als Informationsgrundlage und nicht als verbindliche Kategorienstruktur.
- Übernimm Gliederungen, Begriffe und Granularitäten des Ausgangsmaterials nicht ungeprüft.
- Nutze dein allgemeines Fachwissen, um innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs mögliche Lücken, Unklarheiten und sachliche Zusammenhänge zu erkennen.
- Nutze externe Recherche, wenn sie für eine belastbare fachliche Einordnung materiell erforderlich ist.
- Erweitere den fachlichen Gesamtbereich nicht durch eigene Annahmen.
- Formuliere nicht bestätigte Ergänzungen als mögliche Lücken oder offene fachliche Fragen und nicht als feststehende Bestandteile des Leistungsrahmens.
- Triff keine fachlichen Grenzentscheidungen, die der Bearbeiter selbst treffen muss.
- Weise nur Punkte aus, die die spätere Hierarchie oder die Bildung der Leistungskategorien wesentlich beeinflussen können.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
- Verwende genau einen vollständigen Satz je Bullet.
Aufgabe:
- Ordne den fachlichen Gesamtbereich und das vorhandene fachliche Ausgangsmaterial auf einer übergeordneten Ebene ein.
- Beschreibe die wesentlichen fachlichen Bereiche, die das Ausgangsmaterial erkennbar abdeckt.
- Weise offensichtliche Doppelungen, stark unterschiedliche Granularitäten und auffällige Produkt-, Hersteller- oder Lieferantenbezüge aus.
- Weise mögliche wesentliche Lücken innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs aus.
- Benenne unklare oder widersprüchliche sachliche Grenzen.
- Benenne nur fachliche Entscheidungen, die vor der Entwicklung der Hierarchie materiell geklärt werden müssen.
- Nimm die Einordnung anhand des fachlichen Gesamtbereichs und deines allgemeinen Fachwissens vor, wenn kein strukturiertes Ausgangsmaterial vorliegt.
- Weise bei fehlendem oder sehr begrenztem Ausgangsmaterial auf die eingeschränkte Aussagekraft hinsichtlich der Vollständigkeit hin.
- Erstelle noch keine Hierarchie, Gliederungskategorien oder Leistungskategorien.
- Vergib keine Kategoriekennungen und erstelle keine Erläuterungen oder Kategoriebeschreibungen.
- Verzichte auf geringfügige sprachliche Kritik, gleichwertige Alternativen und theoretische Grenzfälle ohne praktische Bedeutung.
Ausgabeformat:
- Gliedere die Ausgabe in die Abschnitte "Gesamteinordnung", "Wesentliche Befunde" und "Offene fachliche Entscheidungen".
- Stelle die Ergebnisse innerhalb der Abschnitte als Bullets dar.
- Wiederhole keine Aussage in mehreren Abschnitten.
- Beschreibe unter "Gesamteinordnung" den fachlichen Gesamtbereich, die Art und Aussagekraft des Ausgangsmaterials sowie die erkennbar abgedeckten fachlichen Bereiche.
- Nenne unter "Wesentliche Befunde" nur Punkte, die die spätere Hierarchie, Kategorienbildung oder sachliche Vollständigkeit wesentlich beeinflussen können.
- Kennzeichne nicht bestätigte Lücken ausdrücklich als "Mögliche Lücke".
- Beschreibe bei jedem wesentlichen Befund knapp den Sachverhalt und seine Bedeutung für die weitere Bearbeitung.
- Schreibe unter "Wesentliche Befunde" den Satz "Keine wesentlichen Befunde festgestellt.", wenn keine solchen Befunde erkennbar sind.
- Formuliere unter "Offene fachliche Entscheidungen" jede erforderliche Entscheidung als konkrete Frage.
- Nenne bis zu zwei sachlich naheliegende Handlungsoptionen nur dann, wenn sie die Entscheidung tatsächlich erleichtern.
- Schreibe unter "Offene fachliche Entscheidungen" den Satz "Keine vorgelagerte fachliche Entscheidung erforderlich.", wenn keine solche Entscheidung besteht.
Eingaben:
Fachlicher Gesamtbereich:
[FACHLICHER GESAMTBEREICH]
Bekannte sachliche Grenzen und Ausschlüsse:
[BEKANNTE SACHLICHE GRENZEN UND AUSSCHLÜSSE ODER "KEINE ANGABEN"]
Fachliches Ausgangsmaterial:
[FACHLICHES AUSGANGSMATERIAL ODER "KEIN STRUKTURIERTES AUSGANGSMATERIAL VORHANDEN"]
Das GenKI-Werkzeug entwickelt auf Grundlage des fachlichen Gesamtbereichs und der vorliegenden Einordnung eine geeignete Hierarchie von Gliederungskategorien.
Die Hierarchie soll den fachlichen Gesamtbereich verständlich und praktisch nutzbar ordnen.
Das GenKI-Werkzeug entwickelt in diesem Arbeitsschritt noch keine abschließenden Kategoriebeschreibungen.
Das Ergebnis enthält:
Der Bearbeiter prüft insbesondere, ob die Hierarchie den fachlichen Gesamtbereich verständlich abbildet und ob die einzelnen Zweige sinnvoll voneinander abgegrenzt sind.
Anweisungen:
- Du entwickelst die Hierarchie eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Berücksichtige den bereits bereitgestellten fachlichen Gesamtbereich, die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse sowie das fachliche Ausgangsmaterial.
- Berücksichtige die bereits im Konversationsverlauf erstellte Einordnung des fachlichen Gesamtbereichs und des fachlichen Ausgangsmaterials.
- Berücksichtige die am Ende dieses Prompts bereitgestellten fachlichen Entscheidungen und Ergänzungen.
- Entwickle in diesem Schritt ausschließlich die Gliederungskategorien und ihre hierarchische Anordnung.
- Gestalte die untersten Gliederungskategorien so, dass ihnen im nachfolgenden Arbeitsschritt sachgerecht Leistungskategorien untergeordnet werden können.
- Bevorzuge eine übersichtliche Hierarchie mit wenigen Ebenen und eher breiten Gliederungskategorien.
- Füge eine weitere Gliederungsebene nur ein, wenn sie für die fachliche Abgrenzung, Orientierung oder spätere Zuordnung einen erkennbaren Mehrwert bietet.
- Lasse unterschiedliche Tiefen einzelner Hierarchiezweige zu, wenn sie fachlich nachvollziehbar sind.
- Richte die Hierarchie an sachlichen und funktionalen Zusammenhängen des Leistungsbereichs aus.
- Richte die Hierarchie nicht allein an der Organisation eines Auftraggebers oder dem Portfolio eines Marktteilnehmers aus.
- Decke den fachlichen Gesamtbereich durch die Hierarchie möglichst vollständig ab.
- Verwende keine allgemeinen Restkategorien oder sonstigen Auffangstrukturen.
- Ordne jeden wesentlichen fachlichen Bereich einem sachlich eindeutigen Hierarchiepfad zu.
- Übernimm die Gliederung des Ausgangsmaterials nicht ungeprüft.
- Nimm keine konkreten Lieferantenleistungen, Produkte, Hersteller oder Marktangebote in die Hierarchie auf.
- Erstelle noch keine Leistungskategorien.
- Vergib noch keine Kategoriekennungen.
- Erstelle noch keine Erläuterungen oder Kategoriebeschreibungen.
- Öffne bereits geklärte fachliche Entscheidungen nicht erneut.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
- Verwende genau einen vollständigen Satz je Bullet.
Aufgabe:
- Entwickle eine fachlich nachvollziehbare Hierarchie aus Gliederungskategorien.
- Bestimme die obersten Gliederungskategorien für den fachlichen Gesamtbereich.
- Bilde nur die untergeordneten Gliederungskategorien, die für eine verständliche und belastbare Struktur erforderlich sind.
- Berücksichtige die in der vorangegangenen Einordnung erkannten fachlichen Bereiche, wesentlichen Befunde und geklärten Entscheidungen.
- Prüfe, ob die Hierarchie unnötig tief, kleinteilig oder komplex ist.
- Prüfe, ob gleichrangige Gliederungskategorien sachlich klar voneinander abgegrenzt sind.
- Prüfe, ob gleichrangige Gliederungskategorien den Bereich ihrer übergeordneten Gliederungskategorie gemeinsam möglichst vollständig abdecken.
- Prüfe, ob wesentliche fachliche Bereiche fehlen oder keinem sachlich eindeutigen Hierarchiepfad zugeordnet werden können.
- Weise auf materielle Strukturprobleme oder offene Strukturfragen hin, ohne fachliche Entscheidungen des Bearbeiters eigenmächtig vorwegzunehmen.
Ausgabeformat:
- Gib den vollständigen Hierarchieentwurf in einem mit "markdown" gekennzeichneten fenced code block aus.
- Stelle jede Gliederungskategorie als Markdown-Überschrift dar.
- Verwende für die oberste Ebene Überschriften mit einem Zeichen "#".
- Verwende für jede untergeordnete Ebene jeweils ein zusätzliches Zeichen "#".
- Verwende höchstens vier Überschriftenebenen von "#" bis "####".
- Verwende nur so viele Überschriftenebenen, wie für die entwickelte Hierarchie tatsächlich erforderlich sind.
- Gib innerhalb des Hierarchieentwurfs ausschließlich die Bezeichnungen der Gliederungskategorien aus.
- Ergänze nach dem fenced code block bei Bedarf Hinweise zu materiellen Strukturproblemen oder offenen Strukturfragen.
Eingaben:
Fachliche Entscheidungen und Ergänzungen aus der vorangegangenen Einordnung:
[FACHLICHE ENTSCHEIDUNGEN UND ERGÄNZUNGEN ODER "KEINE"]
Das GenKI-Werkzeug bildet innerhalb der festgelegten Hierarchie die Leistungskategorien.
Jede Leistungskategorie muss einen eigenständig bestimmbaren funktionalen Kern besitzen.
Das GenKI-Werkzeug gibt die Leistungskategorien ohne ausführliche Begründung aus. Es weist offene wesentliche fachliche Grenzfragen nur aus, soweit solche bestehen.
Das Ergebnis enthält:
Anweisungen:
- Du bildest die Leistungskategorien eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Berücksichtige den bereits bereitgestellten fachlichen Gesamtbereich, die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse, das fachliche Ausgangsmaterial und die vorangegangene fachliche Einordnung.
- Verwende die am Ende dieses Prompts bereitgestellte Hierarchie als verbindliche Struktur.
- Berücksichtige die am Ende dieses Prompts bereitgestellten fachlichen Entscheidungen und Ergänzungen.
- Ändere, ergänze, entferne oder verschiebe keine Gliederungskategorie.
- Bilde Leistungskategorien ausschließlich unter den jeweils untersten Gliederungskategorien.
- Bilde jede Leistungskategorie als sachlich abgegrenzten abstrakten Leistungsbereich.
- Gestalte die Leistungskategorien so, dass konkrete Lieferantenleistungen anhand ihrer objektiven Hauptfunktion genau einer Leistungskategorie zugeordnet werden können.
- Grenze gleichrangige Leistungskategorien sachlich klar voneinander ab.
- Decke den Bereich der jeweiligen übergeordneten Gliederungskategorie durch die Leistungskategorien gemeinsam möglichst vollständig ab.
- Verwende keine allgemeinen Restkategorien oder sonstigen Auffangkategorien.
- Erweitere den festgelegten fachlichen Gesamtbereich nicht.
- Richte die Leistungskategorien an der objektiven Hauptfunktion der erfassten Leistungen aus.
- Trenne sachlich unterschiedliche Hauptfunktionen auch dann, wenn sie am Markt häufig gemeinsam angeboten werden.
- Fasse Leistungen mit derselben sachlichen Hauptfunktion zusammen, wenn sie sich nur durch Hersteller, Produkt, Anbieter oder Ausführungsvariante unterscheiden.
- Bilde keine eigenen Leistungskategorien für bloße Produktvarianten, Herstellerbezeichnungen, Lieferantenportfolios oder kundenspezifische Organisationsstrukturen.
- Vermeide unnötig kleinteilige Leistungskategorien, wenn eine breitere Kategorie weiterhin eine eindeutige Zuordnung ermöglicht.
- Bilde separierbare Leistungsbestandteile durch getrennte Leistungskategorien ab, wenn sie unterschiedliche objektive Hauptfunktionen erfüllen.
- Nimm keine konkreten Lieferantenleistungen, Produkte, Hersteller oder Marktangebote als Leistungskategorien auf.
- Erstelle noch keine Katalogeinträge oder Leistungspositionen.
- Vergib noch keine Kategoriekennungen.
- Erstelle noch keine Erläuterungen oder Kategoriebeschreibungen.
- Öffne bereits geklärte fachliche Entscheidungen nicht erneut.
- Formuliere die Bezeichnungen klar, präzise, herstellerneutral, lieferantenneutral und produktneutral.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
- Verwende für erläuternde Bullets genau einen vollständigen Satz, während Leistungskategorien als reine Bezeichnungen ausgegeben werden.
Aufgabe:
- Ergänze unter jeder untersten Gliederungskategorie die erforderlichen Leistungskategorien.
- Berücksichtige dabei alle Anforderungen aus den Anweisungen.
- Weise auf materielle Probleme der bestätigten Hierarchie oder auf offene fachliche Fragen hin, ohne die Hierarchie eigenmächtig zu verändern.
Ausgabeformat:
- Gib die vollständige Hierarchie mit den ergänzten Leistungskategorien in einem mit "markdown" gekennzeichneten fenced code block aus.
- Übernimm sämtliche Gliederungskategorien mit ihren bestehenden Markdown-Überschriften und in ihrer bestehenden Reihenfolge.
- Füge die Leistungskategorien unmittelbar unter der jeweils untersten Gliederungskategorie als einfache Markdown-Bullets ein.
- Verwende für alle Leistungskategorien nur eine Listenebene.
- Gib je Bullet ausschließlich die Bezeichnung einer Leistungskategorie aus.
- Füge unter Gliederungskategorien mit weiteren untergeordneten Gliederungskategorien keine Leistungskategorien ein.
- Gib innerhalb des fenced code blocks keine Erläuterungen, Kommentare, Kennungen oder sonstigen Zusatztexte aus.
- Ergänze nach dem fenced code block bei Bedarf Hinweise zu materiellen Problemen der Hierarchie oder offenen fachlichen Fragen.
Eingaben:
Bestätigte Hierarchie:
[BESTÄTIGTE HIERARCHIE]
Fachliche Entscheidungen und Ergänzungen aus der Entwicklung der Hierarchie:
[FACHLICHE ENTSCHEIDUNGEN UND ERGÄNZUNGEN ODER "KEINE"]
Das GenKI-Werkzeug prüft die Hierarchie und die Leistungskategorien auf Befunde, die ihre sachliche Abgrenzung oder praktische Verwendbarkeit wesentlich beeinflussen.
Es bewertet nicht jede Kategorie einzeln und bestätigt keine fehlerfreien Elemente.
Das GenKI-Werkzeug unterscheidet zwei Befundarten:
Zu den relevanten Befunden gehören insbesondere:
Das GenKI-Werkzeug ignoriert:
Das GenKI-Werkzeug verändert den Entwurf in diesem Arbeitsschritt nicht.
Es beschreibt jeden Befund knapp durch:
Wenn keine zwingenden Mängel oder wesentlichen Risiken bestehen, stellt das GenKI-Werkzeug genau dies fest. Es erzeugt keine zusätzlichen Verbesserungsvorschläge.
Der Bearbeiter entscheidet, welche Befunde eine Überarbeitung erfordern. Er verwendet anschließend den Prompt zur Hierarchieentwicklung oder zur Kategorienbildung erneut.
Anweisungen:
- Du prüfst die Hierarchie und die Leistungskategorien eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Berücksichtige den fachlichen Gesamtbereich, die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse, das fachliche Ausgangsmaterial sowie die vorangegangene fachliche Einordnung.
- Verwende die am Ende dieses Prompts bereitgestellte Hierarchie mit Leistungskategorien als alleinigen Gegenstand der Prüfung.
- Berücksichtige die am Ende dieses Prompts bereitgestellten fachlichen Entscheidungen und Ergänzungen.
- Bewerte die aktuelle Fassung ausgehend von den verbindlichen Grundlagen und den bereits geklärten fachlichen Entscheidungen.
- Öffne bereits geklärte fachliche Entscheidungen nur dann erneut, wenn sie den verbindlichen Grundlagen widersprechen oder einen materiellen Strukturfehler verursachen.
- Melde ausschließlich zwingende Mängel und wesentliche Risiken.
- Behandle einen Verstoß gegen eine verbindliche Anforderung oder ein Hindernis für die vorgesehene Funktion des Leistungsrahmens als zwingenden Mangel.
- Behandle eine erhebliche Gefahr für Vollständigkeit, eindeutige Zuordnung, sachliche Abgrenzung, Umfangskontrolle oder praktische Nutzbarkeit als wesentliches Risiko.
- Melde keine geringfügigen, rein sprachlichen, stilistischen, theoretischen oder durch gleichwertige Alternativen begründeten Punkte.
- Erstelle keine überarbeitete Hierarchie und formuliere keine vollständige Alternativstruktur.
- Beschreibe bei jedem Befund die betroffene Stelle, das materielle Problem, seine Bedeutung und die erforderliche Korrekturrichtung.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
Aufgabe:
- Prüfe, ob die Hierarchie den festgelegten fachlichen Gesamtbereich möglichst vollständig abdeckt und die bekannten Grenzen und Ausschlüsse einhält.
- Prüfe, ob die Hierarchie übersichtlich bleibt und keine fachlich unnötigen Ebenen oder Gliederungskategorien enthält.
- Prüfe, ob jede Gliederungskategorie ausschließlich der hierarchischen Gliederung dient und keine eigenständige Beschaffungs- oder Zuordnungswirkung entfaltet.
- Prüfe, ob jede Leistungskategorie unter einer sachlich geeigneten untersten Gliederungskategorie eingeordnet ist.
- Prüfe, ob alle wesentlichen Leistungsbereiche innerhalb der jeweiligen Gliederungskategorie abgebildet sind.
- Prüfe, ob gleichrangige Gliederungskategorien und Leistungskategorien sachlich klar voneinander abgegrenzt sind.
- Prüfe, ob der fachliche Bereich gleichrangiger Kategorien gemeinsam möglichst vollständig abgedeckt wird.
- Prüfe, ob die Kategorienstruktur erkennbare Hindernisse für die eindeutige Zuordnung konkreter Lieferantenleistungen anhand ihrer objektiven Hauptfunktion enthält.
- Prüfe, ob separierbare Leistungsbestandteile mit unterschiedlichen objektiven Hauptfunktionen durch getrennte Leistungskategorien abgebildet werden können.
- Prüfe, ob Leistungskategorien unnötig eng, sachlich zu weit oder wesentlich überschneidend gebildet wurden.
- Prüfe, ob allgemeine Restkategorien, Auffangkategorien oder andere Strukturen mit faktischer Erweiterungswirkung enthalten sind.
- Prüfe, ob Gliederungs- oder Leistungskategorien konkrete Produkte, Hersteller, Lieferanten, Marktangebote oder kundenspezifische Organisationsstrukturen abbilden.
- Prüfe, ob die Hierarchie oder die Leistungskategorien den festgelegten fachlichen Gesamtbereich durch weite oder unklare Formulierungen erweitern.
- Prüfe in diesem Schritt keine Kategoriekennungen, Erläuterungen oder Kategoriebeschreibungen.
Ausgabeformat:
- Gliedere die Ausgabe in die Abschnitte "Zwingende Mängel" und "Wesentliche Risiken".
- Ordne jeden Befund ausschließlich einem der beiden Abschnitte zu.
- Bezeichne die betroffene Gliederungskategorie, Leistungskategorie oder den betroffenen Hierarchiezweig eindeutig.
- Schreibe unter "Zwingende Mängel" den Satz "Keine zwingenden Mängel festgestellt.", wenn kein zwingender Mangel vorliegt.
- Schreibe unter "Wesentliche Risiken" den Satz "Keine wesentlichen Risiken festgestellt.", wenn kein wesentliches Risiko vorliegt.
Eingaben:
Zu prüfende Hierarchie mit Leistungskategorien:
[HIERARCHIE MIT LEISTUNGSKATEGORIEN]
Fachliche Entscheidungen und Ergänzungen aus der Entwicklung der Hierarchie und der Leistungskategorien:
[FACHLICHE ENTSCHEIDUNGEN UND ERGÄNZUNGEN ODER "KEINE"]
Das GenKI-Werkzeug vergibt die Kategoriekennungen nach einem einheitlichen Kennungsschema.
Der Bearbeiter legt das Kennungsschema vor der Ausführung fest.
Für das Kennungsschema gelten folgende Anforderungen:
Das in Prompt P-05 verwendete rein numerische Hierarchieschema ist ein mögliches Beispiel und das denkbar einfachste System für die vorliegende Darstellung. Der Bearbeiter kann vor der Ausführung ein anderes geeignetes Schema festlegen und passt die beispielhafte Festlegung in Prompt P-05 in diesem Fall entsprechend an.
Für die Vergabe gelten folgende Regeln:
Das Ergebnis enthält denselben Kategorienbestand mit den vergebenen Kategoriekennungen.
Anweisungen:
- Du vergibst die Kategoriekennungen für einen Leistungsrahmen einer Universellen Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Verwende die am Ende dieses Prompts bereitgestellte Hierarchie mit Leistungskategorien als verbindliche Struktur.
- Übernimm sämtliche Gliederungskategorien, Leistungskategorien, Hierarchieebenen, Bezeichnungen und Reihenfolgen unverändert.
- Vergib Kategoriekennungen ausschließlich für Gliederungskategorien und Leistungskategorien.
- Bilde jede Kategoriekennung aus einem oder mehreren Zahlensegmenten, die bei mehreren Segmenten durch Bindestriche verbunden werden.
- Nummeriere die Gliederungskategorien der obersten Ebene in ihrer bestehenden Reihenfolge fortlaufend mit "1", "2", "3" und so weiter.
- Ergänze bei jeder untergeordneten Gliederungskategorie die Kennung ihrer unmittelbar übergeordneten Kategorie um eine weitere fortlaufende Zahl.
- Ergänze bei jeder Leistungskategorie die Kennung ihrer unmittelbar übergeordneten Gliederungskategorie um eine weitere fortlaufende Zahl.
- Beginne die Nummerierung gleichrangiger Kategorien innerhalb jeder übergeordneten Gliederungskategorie jeweils mit "1".
- Richte die Anzahl der Zahlensegmente nach der jeweiligen Tiefe innerhalb der Hierarchie.
- Verwende keine Buchstaben, Präfixe, führenden Nullen oder sonstigen Zeichen.
- Verwende jede Kategoriekennung innerhalb des gesamten Leistungsrahmens nur einmal.
- Schreibe die Kategoriekennung unmittelbar vor die jeweilige Bezeichnung.
- Leite aus der Kategoriekennung keine zusätzliche fachliche, beschaffungsbezogene oder vertragliche Bedeutung ab.
- Erstelle keine Erläuterungen, Kategoriebeschreibungen, Katalogeinträge oder Leistungspositionen.
- Ändere außer der Ergänzung der Kategoriekennungen keine Inhalte.
Aufgabe:
- Vergib für jede Gliederungskategorie und jede Leistungskategorie eine eindeutige Kategoriekennung nach dem festgelegten Zahlensystem.
- Ergänze die Kategoriekennungen in der vollständigen Hierarchie.
Ausgabeformat:
- Gib die vollständige Hierarchie mit den ergänzten Kategoriekennungen in einem mit "markdown" gekennzeichneten fenced code block aus.
- Übernimm jede Gliederungskategorie als bestehende Markdown-Überschrift mit unveränderter Überschriftenebene.
- Stelle jede Gliederungskategorie nach dem Muster "# 1 Bezeichnung" oder entsprechend ihrer tatsächlichen Überschriftenebene dar.
- Übernimm jede Leistungskategorie als einfachen Markdown-Bullet unter ihrer jeweiligen Gliederungskategorie.
- Stelle jede Leistungskategorie nach dem Muster "- 1-1-1 Bezeichnung" dar.
- Gib innerhalb des fenced code blocks ausschließlich die vollständige Hierarchie mit Kategoriekennungen aus.
- Ergänze nach dem fenced code block bei Bedarf Hinweise zu materiellen Problemen, die eine eindeutige Kennungsvergabe verhindern.
Eingaben:
Bestätigte Hierarchie mit Leistungskategorien:
[HIERARCHIE MIT LEISTUNGSKATEGORIEN]
Das GenKI-Werkzeug erstellt für jede Gliederungskategorie eine Erläuterung und für jede Leistungskategorie eine Kategoriebeschreibung.
Es übernimmt Hierarchie, Kategoriekennungen und Bezeichnungen unverändert.
Jede Gliederungskategorie erhält eine Erläuterung aus genau drei vollständigen Sätzen.
Die Erläuterung beschreibt insgesamt:
Für die Erläuterung gelten folgende Regeln:
Jede Kategoriebeschreibung beschreibt den funktionalen Kern und die sachliche Reichweite der Leistungskategorie.
Für Aufbau und Umfang gelten folgende Regeln:
Für den Inhalt gelten folgende Regeln:
Das GenKI-Werkzeug darf erkannte Struktur- oder Abgrenzungsprobleme nicht durch besonders weite Erläuterungen oder Beschreibungen verdecken.
Es weist nur solche Probleme gesondert aus, die eine zuverlässige Beschreibung verhindern.
Der Prompt kann nacheinander auf einzelne Hierarchiezweige oder Kategoriengruppen angewendet werden. Das GenKI-Werkzeug muss dabei dieselbe Terminologie und denselben Beschreibungsstil beibehalten.
Anweisungen:
- Du erstellst die Erläuterungen und Kategoriebeschreibungen eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Verwende die am Ende dieses Prompts bereitgestellte Hierarchie mit Kategoriekennungen als verbindliche Struktur.
- Behandle die Markdown-Überschriften der bereitgestellten Hierarchie als Gliederungskategorien.
- Behandle die unter den Markdown-Überschriften aufgeführten Bullets als Leistungskategorien.
- Berücksichtige die am Ende dieses Prompts bereitgestellten fachlichen Entscheidungen und Ergänzungen.
- Übernimm sämtliche Gliederungskategorien, Leistungskategorien, Kategoriekennungen, Hierarchieebenen, Bezeichnungen und Reihenfolgen unverändert.
- Erstelle für jede Gliederungskategorie genau eine Erläuterung.
- Erstelle für jede Leistungskategorie genau eine Kategoriebeschreibung.
- Ändere, ergänze, entferne oder verschiebe keine Kategorie.
- Leite die sachliche Reichweite jeder Erläuterung und Kategoriebeschreibung aus der Bezeichnung, der Hierarchie, dem fachlichen Gesamtbereich und den bestätigten fachlichen Entscheidungen ab, ohne darüber hinausgehende Leistungsbereiche hinzuzufügen.
- Weise auf materielle Strukturprobleme oder offene fachliche Fragen hin, ohne die bestätigte Struktur eigenmächtig zu verändern.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
Erläuterungen der Gliederungskategorien:
- Formuliere jede Erläuterung als zusammenhängenden Fließtext aus genau drei vollständigen Sätzen.
- Beschreibe in den drei Sätzen gemeinsam den Gegenstand der untergeordneten Kategorien, die strukturierende Funktion der Gliederungskategorie und ihr Verhältnis zu den untergeordneten Kategorien.
- Ordne diese Inhalte keinen fest vorgegebenen Sätzen zu.
- Begründe durch die Erläuterung keinen eigenständigen Beschaffungsumfang und keine eigenständige Zuordnungswirkung.
- Erfasse durch die Erläuterung keine Leistungen, die nicht von den untergeordneten Leistungskategorien abgedeckt werden.
- Verwende die Erläuterung nicht, um eine Lücke der untergeordneten Kategorien durch eine weite Formulierung zu schließen.
- Zähle die untergeordneten Kategorien nicht lediglich auf.
- Nenne keine konkreten Lieferantenleistungen, Produkte, Hersteller oder Marktangebote.
- Formuliere die Erläuterung herstellerneutral, lieferantenneutral und produktneutral.
Kategoriebeschreibungen der Leistungskategorien:
- Beschreibe im ersten Absatz den funktionalen Kern und die sachliche Reichweite der Leistungskategorie.
- Formuliere jede Kategoriebeschreibung so, dass sie ohne Kenntnis benachbarter Kategorien verständlich ist.
- Formuliere jede Kategoriebeschreibung als zusammenhängenden Fließtext aus einem bis drei Absätzen.
- Verwende je Absatz höchstens fünf vollständige Sätze.
- Beschreibe eine einfache und klar umrissene Leistungskategorie grundsätzlich in einem Absatz.
- Verwende weitere Absätze nur für unterschiedliche Leistungsformen, Bereitstellungsarten, funktionale Bestandteile oder erforderliche Erläuterungen der sachlichen Reichweite.
- Beschreibe die erfassten Lieferantenleistungen anhand ihrer sachlichen Funktionen und Leistungsergebnisse.
- Formuliere positiv, funktional, herstellerneutral, lieferantenneutral, produktneutral und technologisch offen.
- Wiederhole nicht lediglich die Bezeichnung der Leistungskategorie.
- Verwende keine werblichen oder wertenden Aussagen.
- Zähle grundsätzlich keine konkreten Produkte, Hersteller, Lieferanten oder Marktangebote auf.
- Verwende keine systematischen negativen Abgrenzungen oder Gegenüberstellungen mit benachbarten Kategorien.
- Nimm eine punktuelle Klarstellung nur auf, wenn die positive Beschreibung andernfalls offensichtlich missverständlich wäre.
- Erfasse funktional untergeordnete und nicht sinnvoll trennbare Bestandteile nur, wenn sie typischerweise zur Hauptleistung gehören und deren sachlichen Schwerpunkt nicht verändern.
- Verwende keine pauschalen Erweiterungsformulierungen oder allgemeinen Auffangtatbestände.
Aufgabe:
- Ergänze jede Gliederungskategorie um ihre Erläuterung.
- Ergänze jede Leistungskategorie um ihre Kategoriebeschreibung.
- Gib anschließend die vollständige Hierarchie mit Kategoriekennungen, Erläuterungen und Kategoriebeschreibungen aus.
Ausgabeformat:
- Gib den vollständigen Leistungsrahmen in einem mit "markdown" gekennzeichneten fenced code block aus.
- Übernimm jede Gliederungskategorie als bestehende Markdown-Überschrift mit unveränderter Überschriftenebene.
- Füge die Erläuterung unmittelbar unter der jeweiligen Gliederungskategorie als Fließtext ein.
- Übernimm jede Leistungskategorie als einfachen Markdown-Bullet mit Kategoriekennung und Bezeichnung.
- Füge die Kategoriebeschreibung unmittelbar unter der jeweiligen Leistungskategorie als eingerückten Fließtext innerhalb desselben Listenpunkts ein.
- Rücke bei mehreren Absätzen jeden Absatz so ein, dass er Bestandteil desselben Listenpunkts bleibt.
- Gib innerhalb des fenced code blocks keine Kommentare, Bearbeitungshinweise oder sonstigen Zusatztexte aus.
- Ergänze nach dem fenced code block bei Bedarf Hinweise zu materiellen Strukturproblemen oder offenen fachlichen Fragen.
Eingaben:
Bestätigte Hierarchie mit Kategoriekennungen:
[BESTÄTIGTE HIERARCHIE MIT KATEGORIEKENNUNGEN]
Fachliche Entscheidungen und Ergänzungen für die Erläuterungen und Kategoriebeschreibungen:
[FACHLICHE ENTSCHEIDUNGEN UND ERGÄNZUNGEN ODER "KEINE"]
Das GenKI-Werkzeug prüft den vollständigen Leistungsrahmen einschließlich Hierarchie, Kategoriekennungen, Bezeichnungen, Erläuterungen und Kategoriebeschreibungen.
Die Qualitätsprüfung ergänzt die bereits durchgeführte Prüfung der Hierarchie und der Leistungskategorien und wiederholt diese nicht vollständig. Ein strukturelles Problem wird nur erneut aufgegriffen, wenn die vollständige Fassung einen neuen materiellen Widerspruch oder einen zuvor nicht erkennbaren Mangel offenbart.
Die Prüfung meldet nur Befunde, die die sachliche Reichweite oder die praktische Verwendbarkeit wesentlich beeinflussen.
Das GenKI-Werkzeug unterscheidet zwei Befundarten:
Die Prüfung berücksichtigt insbesondere:
Das GenKI-Werkzeug führt keinen Zuordnungs- und Aufteilungstest mit konkreten Leistungsbeschreibungen durch.
Das GenKI-Werkzeug meldet keine:
Das GenKI-Werkzeug verändert den Leistungsrahmen während der Prüfung nicht.
Jeder Befund enthält knapp:
Wenn keine zwingenden Mängel oder wesentlichen Risiken bestehen, stellt das GenKI-Werkzeug genau dies fest. Es erzeugt keine zusätzlichen Verbesserungsvorschläge.
Anweisungen:
- Du führst die abschließende Qualitätsprüfung eines Leistungsrahmens für eine Universelle Rahmenvereinbarung durch.
- Beachte die bereits im Konversationskontext bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Berücksichtige den fachlichen Gesamtbereich, die bekannten sachlichen Grenzen und Ausschlüsse sowie die bestätigten fachlichen Entscheidungen.
- Verwende den am Ende dieses Prompts bereitgestellten vollständigen Leistungsrahmen als Gegenstand der Prüfung.
- Behandle die Markdown-Überschriften des bereitgestellten Leistungsrahmens als Gliederungskategorien.
- Behandle die unter den Markdown-Überschriften aufgeführten Bullets als Leistungskategorien.
- Behandle die bereits geprüfte Hierarchie und die bestätigten Leistungskategorien grundsätzlich als verbindlich.
- Wiederhole keine vollständige Prüfung der Hierarchie und der Kategorienbildung.
- Greife ein strukturelles Problem nur auf, wenn die vollständige Fassung einen neuen materiellen Widerspruch oder einen zuvor nicht erkennbaren Mangel offenbart.
- Öffne bereits geklärte fachliche Entscheidungen nur dann erneut, wenn sie den verbindlichen Grundlagen widersprechen oder einen materiellen Mangel verursachen.
- Melde ausschließlich zwingende Mängel und wesentliche Risiken.
- Behandle einen Verstoß gegen eine verbindliche Anforderung oder ein Hindernis für die vorgesehene Funktion des Leistungsrahmens als zwingenden Mangel.
- Behandle eine erhebliche Gefahr für die sachliche Eindeutigkeit, Umfangskontrolle, langfristige Nutzbarkeit oder technische Weiterverarbeitung als wesentliches Risiko.
- Melde keine geringfügigen, rein sprachlichen, stilistischen, theoretischen oder durch gleichwertige Alternativen begründeten Punkte.
- Melde keine vorsorglichen Verbesserungsvorschläge ohne erkennbares materielles Problem.
- Erstelle keine überarbeitete Fassung des Leistungsrahmens.
- Formuliere keine vollständigen Ersatztexte oder Alternativstrukturen.
- Beschreibe bei jedem Befund die betroffene Stelle, das materielle Problem, seine Bedeutung und die erforderliche Korrekturrichtung.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
Aufgabe: Vollständigkeit und Kategoriekennungen
- Prüfe die vollständige Fassung auf Übereinstimmung mit den verbindlichen methodischen und fachlichen Grundlagen.
- Berücksichtige, ob sämtliche bestätigten Gliederungskategorien und Leistungskategorien vollständig und an ihrer bestätigten Position enthalten sind.
- Berücksichtige, ob jede Kategorie genau einmal vorkommt und eine eindeutige Kategoriekennung nach dem festgelegten Kennungsschema besitzt.
- Berücksichtige, ob die Kategoriekennungen vollständig, widerspruchsfrei und mit der jeweiligen Position innerhalb der Hierarchie vereinbar sind.
- Berücksichtige, ob Gliederungskategorien und Leistungskategorien eindeutig voneinander unterschieden werden.
- Berücksichtige, ob jede Kategoriebeschreibung unmittelbar unter der zugehörigen Leistungskategorie als eingerückter Fließtext innerhalb desselben Listenpunkts steht.
Aufgabe: Erläuterungen der Gliederungskategorien
- Berücksichtige, ob jede Gliederungskategorie eine Erläuterung als zusammenhängenden Fließtext aus genau drei vollständigen Sätzen enthält.
- Berücksichtige, ob jede Erläuterung den Gegenstand der untergeordneten Kategorien, die strukturierende Funktion der Gliederungskategorie und ihr Verhältnis zu den untergeordneten Kategorien beschreibt.
- Berücksichtige, ob die Erläuterungen ausschließlich der hierarchischen Orientierung dienen und keinen eigenen Beschaffungsumfang oder keine eigenständige Zuordnungswirkung begründen.
- Berücksichtige, ob die Erläuterungen keine Leistungen erfassen, die nicht durch die untergeordneten Leistungskategorien abgedeckt werden.
- Berücksichtige, ob die Erläuterungen keine Lücken durch weite Formulierungen schließen und die untergeordneten Kategorien nicht lediglich aufzählen.
- Berücksichtige, ob die Erläuterungen herstellerneutral, lieferantenneutral und produktneutral formuliert sind.
Aufgabe: Kategoriebeschreibungen der Leistungskategorien
- Berücksichtige, ob jede Leistungskategorie eine Kategoriebeschreibung aus einem bis drei Absätzen enthält.
- Berücksichtige, ob jede Kategoriebeschreibung als zusammenhängender Fließtext formuliert ist und die Bezeichnung der Leistungskategorie nicht lediglich wiederholt.
- Berücksichtige, ob jeder Absatz höchstens fünf vollständige Sätze enthält.
- Berücksichtige, ob der erste Absatz den funktionalen Kern und die sachliche Reichweite der Leistungskategorie beschreibt.
- Berücksichtige, ob weitere Absätze nur unterschiedliche Leistungsformen, Bereitstellungsarten, funktionale Bestandteile oder erforderliche Erläuterungen der sachlichen Reichweite behandeln.
- Berücksichtige, ob jede Kategoriebeschreibung ohne Kenntnis benachbarter Kategorien verständlich ist.
- Berücksichtige, ob die Kategoriebeschreibungen positiv, funktional, herstellerneutral, lieferantenneutral, produktneutral und technologisch offen formuliert sind.
- Berücksichtige, ob die Kategoriebeschreibungen keine konkreten Produkte, Hersteller, Lieferanten, Marktangebote, werblichen Aussagen oder systematischen negativen Abgrenzungen enthalten.
- Berücksichtige, ob funktional untergeordnete Bestandteile nur erfasst werden, wenn sie typischerweise zur Hauptleistung gehören, nicht sinnvoll trennbar sind und deren sachlichen Schwerpunkt nicht verändern.
Aufgabe: Gesamtkonsistenz
- Berücksichtige, ob Bezeichnung, hierarchische Einordnung, Erläuterung und Kategoriebeschreibung inhaltlich miteinander übereinstimmen.
- Berücksichtige, ob die Texte innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs und der bestätigten fachlichen Entscheidungen bleiben.
- Berücksichtige, ob die Texte keine pauschalen Erweiterungsformulierungen, allgemeinen Auffangtatbestände oder sonstigen Erweiterungen der sachlichen Reichweite enthalten.
- Berücksichtige, ob die Kategoriebeschreibungen die spätere Zuordnung konkreter Lieferantenleistungen anhand ihrer objektiven Funktion grundsätzlich unterstützen.
- Führe keinen Zuordnungs- und Aufteilungstest mit konkreten Lieferantenleistungen durch.
Ausgabeformat:
- Gliedere die Ausgabe in die Abschnitte "Zwingende Mängel" und "Wesentliche Risiken".
- Ordne jeden Befund ausschließlich einem der beiden Abschnitte zu.
- Bezeichne bei jedem Befund die betroffene Kategorie, Kategoriekennung oder Stelle eindeutig.
- Schreibe unter "Zwingende Mängel" den Satz "Keine zwingenden Mängel festgestellt.", wenn kein zwingender Mangel vorliegt.
- Schreibe unter "Wesentliche Risiken" den Satz "Keine wesentlichen Risiken festgestellt.", wenn kein wesentliches Risiko vorliegt.
Eingaben:
Zu prüfender vollständiger Leistungsrahmen:
[VOLLSTÄNDIGER LEISTUNGSRAHMEN]
Fachliche Entscheidungen und Ergänzungen aus der Erstellung des Leistungsrahmens:
[FACHLICHE ENTSCHEIDUNGEN UND ERGÄNZUNGEN ODER "KEINE"]
Der Zuordnungs- und Aufteilungstest prüft die praktische Anwendbarkeit des Leistungsrahmens anhand konkreter Leistungsbeschreibungen.
Der Test wird in einer neuen Konversation durchgeführt, damit das Ergebnis nicht durch die Erstellungshistorie des Leistungsrahmens beeinflusst wird.
Zu Beginn werden ausschließlich folgende Grundlagen bereitgestellt:
Der Bearbeiter kann eine oder mehrere reale, erfundene, einfache oder absichtlich schwierige Leistungsbeschreibungen eingeben.
Als Leistungsbeschreibungen können insbesondere Angebotsfragmente, Produktbeschreibungen, Dienstebeschreibungen, Leistungsbündel oder sonstige Beschreibungen möglicher Beschaffungsgegenstände verwendet werden.
Das GenKI-Werkzeug prüft für jede eingegebene Leistungsbeschreibung:
Ein zuordnungsfähiger Leistungsbestandteil ist ein sachlich abgegrenzter Teil einer Leistungsbeschreibung, der eigenständig betrachtet und auf seine Zuordnung zu einer Leistungskategorie geprüft werden kann.
Für zusammengesetzte Leistungen gelten folgende Regeln:
Der Test bestimmt noch keine Katalogeinträge und erstellt keinen operativen Leistungskatalog.
Er zeigt lediglich, welche Leistungsbestandteile bei einer späteren operativen Abbildung gegebenenfalls getrennt zu behandeln wären.
Das GenKI-Werkzeug wählt für jeden zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil die fachlich am besten passende Leistungskategorie.
Maßgeblich sind die objektive Funktion und die Kategoriebeschreibung. Gliederungskategorien und ihre Erläuterungen dienen ausschließlich der Orientierung und dürfen die sachliche Reichweite einer Leistungskategorie nicht erweitern.
Eine Zuordnung muss weder alternativlos noch taxonomisch vollkommen sein.
Eine ebenfalls denkbare andere Zuordnung begründet keinen Mangel, wenn die gewählte Zuordnung anhand der objektiven Funktion und der Kategoriebeschreibung fachlich vertretbar ist.
Das GenKI-Werkzeug bewertet jede Zuordnung nach folgendem Maßstab:
Eine weniger elegante oder nur "Noch vertretbare" Zuordnung gilt nicht als Lücke des Leistungsrahmens.
Das GenKI-Werkzeug sucht nicht nach theoretischen Lücken, bloßen Optimierungsmöglichkeiten oder einer denkbaren besseren Kategorienstruktur.
Eine ernsthafte Lücke liegt nur vor, wenn ein ausreichend beschriebener Leistungsbestandteil innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs und außerhalb der bekannten Ausschlüsse auch nach sachgerechter Aufteilung und Bestimmung seiner objektiven Funktion keiner Leistungskategorie mindestens "Noch vertretbar" zugeordnet werden kann.
Eine Leistung außerhalb des fachlichen Gesamtbereichs oder innerhalb eines bekannten Ausschlusses gilt nicht als Lücke des Leistungsrahmens.
Fehlende Angaben in einer Leistungsbeschreibung gelten ebenfalls nicht als Lücke des Leistungsrahmens.
Das GenKI-Werkzeug darf eine fehlende Kategorie nicht durch eine materielle Überschreitung der sachlichen Reichweite einer bestehenden Kategorie ersetzen.
Das Ergebnis enthält für jede eingegebene Leistungsbeschreibung:
Das GenKI-Werkzeug beurteilt abschließend, ob alle geprüften Leistungsbestandteile mindestens "Noch vertretbar" zugeordnet werden können und ob die geprüften Fälle eine ernsthafte Lücke oder einen konkreten Überarbeitungsbedarf erkennen lassen.
Erfolgreiche Testfälle belegen nur die Zuordnungsfähigkeit der geprüften Fälle und beweisen weder die vollständige Abdeckung jedes denkbaren Leistungsfalls noch pauschal die Fortführbarkeit des gesamten Einkaufsvorhabens.
Wenn keine vertretbare Zuordnung möglich ist, benennt das GenKI-Werkzeug den Grund knapp und nimmt keine erzwungene Zuordnung vor.
Anweisungen:
- Du führst einen Zuordnungs- und Aufteilungstest für einen Leistungsrahmen einer Universellen Rahmenvereinbarung durch.
- Beachte die zuvor in dieser Konversation bereitgestellte "Architektur und Beschreibungssystem des Leistungsrahmens" und die "Erstellungsanweisung und Prompts für den Leistungsrahmen" als verbindliche methodische Grundlagen.
- Stütze die Prüfung ausschließlich auf diese methodischen Grundlagen und die am Ende dieses Prompts bereitgestellten Eingaben.
- Setze keine Kenntnis der Erstellungshistorie des Leistungsrahmens voraus.
- Behandle die Markdown-Überschriften des Leistungsrahmens als Gliederungskategorien.
- Behandle die unter den Markdown-Überschriften aufgeführten Bullets als Leistungskategorien.
- Behandle die unter den Leistungskategorien eingerückten Texte als Kategoriebeschreibungen.
- Verwende Gliederungskategorien und ihre Erläuterungen ausschließlich zur Orientierung innerhalb der Hierarchie.
- Ordne konkrete Leistungen ausschließlich Leistungskategorien zu.
- Behandle eine konkrete Leistungsbeschreibung als Angebotsfragment, Produktbeschreibung, Dienstebeschreibung, Leistungsbündel oder sonstige Beschreibung eines möglichen Beschaffungsgegenstands.
- Behandle einen sachlich abgegrenzten Teil einer konkreten Leistungsbeschreibung als zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil, wenn dieser eigenständig betrachtet und auf seine Zuordnung zu einer Leistungskategorie geprüft werden kann.
- Prüfe ausschließlich die bereitgestellten Leistungsbeschreibungen und erzeuge keine zusätzlichen Testfälle.
- Prüfe zunächst, ob die konkrete Leistungsbeschreibung innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs und außerhalb der bekannten sachlichen Ausschlüsse liegt.
- Behandle eine Leistung außerhalb dieses Bereichs nicht als Lücke des Leistungsrahmens.
- Prüfe bei der Aufteilung insbesondere die unabhängige Beschaffbarkeit, die unabhängige Nutzbarkeit, ein eigenes Leistungsergebnis und eine eigene objektive Funktion.
- Berücksichtige Umfang, Laufzeit, Preisbildung oder Leistungsprüfung, wenn sie aufgrund sachlicher Eigenständigkeit eine getrennte Betrachtung erfordern.
- Entscheide über die Eigenständigkeit eines Leistungsbestandteils anhand einer Gesamtbetrachtung und nicht anhand eines einzelnen Merkmals.
- Behandle eine gesonderte Preisangabe oder einen rechnerisch bestimmbaren Wert nicht automatisch als Nachweis eines eigenständigen Leistungsbestandteils.
- Ein typischer und funktional untergeordneter Bestandteil kann als unselbstständig behandelt werden, wenn er nicht sinnvoll getrennt beschafft oder genutzt werden kann, den sachlichen Schwerpunkt der Hauptleistung nicht verändert und seine Mitumfassung aus dem sachlichen Inhalt der Kategoriebeschreibung hervorgeht.
- Behandle eine nicht sinnvoll trennbare Gesamtleistung als einen zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil und bestimme ihre objektive Hauptfunktion.
- Ordne jeden zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil genau einer Leistungskategorie und deren Kategoriekennung zu.
- Wähle bei mehreren denkbaren Leistungskategorien die fachlich am besten passende Kategorie.
- Berücksichtige Produktbezeichnungen, Herstellerangaben, technische Umsetzungen, Marktzuordnungen und organisatorische Einordnungen nur als Hinweise auf die objektive Funktion.
- Beurteile die Zuordnung anhand der objektiven Funktion und der maßgeblichen Kategoriebeschreibung.
- Leite aus Gliederungskategorien oder ihren Erläuterungen keine Erweiterung der sachlichen Reichweite einer Leistungskategorie ab.
- Verlange keine alternativlose oder taxonomisch perfekte Zuordnung.
- Suche nicht nach theoretischen Lücken, bloßen Optimierungsmöglichkeiten oder einer denkbaren besseren Kategorienstruktur.
- Behandle eine andere ebenfalls denkbare Zuordnung nicht als Mangel, wenn die gewählte Zuordnung fachlich vertretbar ist.
- Lege eine Leistungskategorie nicht so weit aus, dass ihr funktionaler Kern oder ihre sachliche Reichweite materiell überschritten wird.
- Behandle fehlende Angaben nicht als Lücke des Leistungsrahmens.
- Verändere keine Kategorie, Kategoriekennung, Erläuterung oder Kategoriebeschreibung.
- Erstelle keine Katalogeinträge und keinen operativen Leistungskatalog.
- Formuliere klar, direkt, professionell und möglichst im Aktiv.
- Verwende gerade doppelte Anführungszeichen und keine Gedankenstriche.
Prüfmaßstab:
- Bewerte eine Zuordnung als "Eindeutig vertretbar", wenn der Leistungsbestandteil unmittelbar und ohne nennenswerte Auslegungsfragen von der Leistungskategorie erfasst wird.
- Bewerte eine Zuordnung als "Gut vertretbar", wenn der Leistungsbestandteil dem funktionalen Kern und der sachlichen Reichweite der Leistungskategorie klar entspricht.
- Bewerte eine Zuordnung als "Noch vertretbar", wenn begrenzte Auslegungsfragen bestehen, die Leistungskategorie den Leistungsbestandteil aber ohne materielle Erweiterung noch nachvollziehbar erfasst.
- Bewerte eine Zuordnung als "Nicht vertretbar", wenn sie eine materielle Erweiterung der Leistungskategorie erfordern würde oder der Leistungsbestandteil funktional deutlich außerhalb aller Leistungskategorien liegt.
- Stelle eine ernsthafte Lücke nur fest, wenn der Leistungsbestandteil ausreichend beschrieben wurde, innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs und außerhalb der bekannten Ausschlüsse liegt, eine erforderliche sachgerechte Aufteilung vorgenommen wurde, bei einer nicht sinnvoll trennbaren Gesamtleistung die objektive Hauptfunktion bestimmt wurde und keine Leistungskategorie mindestens "Noch vertretbar" passt.
- Behandle eine nur weniger elegante oder "Noch vertretbare" Zuordnung nicht als ernsthafte Lücke oder konkreten Überarbeitungsbedarf.
- Begrenze alle Schlussfolgerungen auf die tatsächlich geprüften Leistungsbeschreibungen.
Aufgabe:
- Bearbeite jede bereitgestellte Leistungsbeschreibung als eigenen Prüffall und in der Reihenfolge der Eingabe.
- Stelle fest, ob die Leistungsbeschreibung innerhalb des fachlichen Gesamtbereichs und außerhalb der bekannten sachlichen Ausschlüsse liegt.
- Bestimme, ob die Leistungsbeschreibung als ein zuordnungsfähiger Leistungsbestandteil behandelt werden kann oder sachgerecht aufgeteilt werden muss.
- Benenne jeden nach einer erforderlichen Aufteilung betrachteten Leistungsbestandteil klar und sachlich.
- Ordne jeden zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil der fachlich am besten passenden Leistungskategorie zu.
- Gib für jede Zuordnung die Kategoriekennung und die vollständige Bezeichnung der Leistungskategorie an.
- Bewerte die Vertretbarkeit jeder Zuordnung nach dem festgelegten Prüfmaßstab.
- Begründe jede Aufteilungsentscheidung und Zuordnung anhand der objektiven Funktion und der maßgeblichen Kategoriebeschreibung.
- Benenne fehlende Angaben nur dann, wenn sie eine belastbare Aufteilung oder Zuordnung tatsächlich verhindern.
- Stelle eine ernsthafte Lücke nur nach Maßgabe des festgelegten Prüfmaßstabs fest.
- Beurteile abschließend, ob die geprüften Fälle eine ernsthafte Lücke oder einen konkreten Überarbeitungsbedarf des Leistungsrahmens erkennen lassen.
Ausgabeformat:
- Gliedere jeden Prüffall in die Abschnitte "Leistungsbeschreibung", "Bereichsprüfung", "Aufteilung", "Zuordnung und Vertretbarkeit" und "Ergebnis".
- Gib für jeden zuordnungsfähigen Leistungsbestandteil die zugeordnete Kategoriekennung, die vollständige Kategoriebezeichnung, die Bewertung der Vertretbarkeit und eine knappe Begründung an.
- Erläutere bei einer Bewertung als "Nicht vertretbar", weshalb auch die fachlich am besten passende Leistungskategorie den Leistungsbestandteil nicht ausreichend erfasst.
- Schließe die Ausgabe mit dem Abschnitt "Gesamtergebnis" ab.
- Stelle im Gesamtergebnis fest, ob alle geprüften Leistungsbestandteile vertretbar zugeordnet werden konnten.
- Stelle im Gesamtergebnis fest, ob die geprüften Fälle eine ernsthafte Lücke oder einen konkreten Überarbeitungsbedarf erkennen lassen.
- Stelle klar, dass erfolgreiche Testfälle nur die geprüften Fälle betreffen und keine vollständige Abdeckung jedes denkbaren Leistungsfalls beweisen.
- Erstelle keine überarbeitete Fassung des Leistungsrahmens und keine Liste bloßer Optimierungsmöglichkeiten.
Eingaben:
Fachlicher Gesamtbereich:
[FACHLICHER GESAMTBEREICH]
Bekannte sachliche Grenzen und Ausschlüsse:
[BEKANNTE SACHLICHE GRENZEN UND AUSSCHLÜSSE ODER "KEINE ANGABEN"]
Vollständiger Leistungsrahmen:
[VOLLSTÄNDIGER LEISTUNGSRAHMEN]
Zu prüfende Leistungsbeschreibungen:
[EINE ODER MEHRERE REALE ODER ERFUNDENE ANGEBOTSFRAGMENTE, PRODUKTBESCHREIBUNGEN, DIENSTEBESCHREIBUNGEN ODER LEISTUNGSBÜNDEL]
Der Bearbeiter bewertet die Befunde aus der Prüfung und dem Zuordnungs- und Aufteilungstest.
Er ändert den Leistungsrahmen nur, wenn ein zwingender Mangel, ein wesentliches Risiko, eine ernsthafte Lücke oder eine begründete fachliche Entscheidung dies erfordert.
Der Bearbeiter korrigiert die Ursache und nicht nur den einzelnen Prüffall.
Nach Änderungen an Hierarchie, Kategorienbestand, Granularität oder sachlicher Reichweite führt der Bearbeiter die Qualitätsprüfung und geeignete Zuordnungs- und Aufteilungstests erneut durch.
Nach einer lokalen Änderung prüft der Bearbeiter mindestens die betroffene Kategorie und die davon berührten Zuordnungen.
Der Bearbeiter beendet die Überarbeitung, wenn keine zwingenden Mängel, wesentlichen Risiken oder ernsthaften Lücken mehr bestehen. Bloße Optimierungsmöglichkeiten und neue geringfügige Verbesserungsvorschläge allein begründen keinen weiteren Überarbeitungszyklus.
Der Bearbeiter überführt die fachlich geprüfte Fassung manuell oder mit einem geeigneten technischen Werkzeug in das benötigte Ausgabeformat.
Für Ausgabe und Export besteht kein eigener GenKI-Prompt. Ein GenKI-Werkzeug kann den technischen Arbeitsschritt punktuell unterstützen, darf den Inhalt des Leistungsrahmens aber nicht verändern.
Das Ausgabeformat muss erhalten:
Geeignete Ausgabeformate sind insbesondere:
Eine tabellarische Fassung kann folgende Angaben enthalten:
Ein strukturiertes Austauschformat muss die Hierarchie und die Beziehungen zwischen den Kategorien eindeutig abbilden.
Beim Export dürfen keine inhaltlichen oder strukturellen Änderungen vorgenommen werden.
Die Spezifikation für den operativen Leistungskatalog legt ein späteres konkretes Importformat fest.
TBD…
Dieses Dokument legt die fachlichen und technischen Mindestanforderungen an den operativen Leistungskatalog einer Universellen Rahmenvereinbarung fest.
Die Spezifikation beschreibt das vom Auftragnehmer geschuldete Ergebnis. Sie schreibt dessen interne Arbeitsorganisation nur insoweit vor, wie dies für die Qualität, Prüfbarkeit und technische Verwendbarkeit des Leistungskatalogs erforderlich ist.
Die Architektur und das Beschreibungssystem des Leistungsrahmens bilden die methodische Grundlage dieser Spezifikation.
Leistungsrahmen, Leistungskatalog, Angebot zum Leistungsabruf und Leistungsabruf bilden aufeinander aufbauende Ebenen.
Für diese Ebenen gelten folgende Beziehungen:
Der operative Leistungskatalog bleibt innerhalb des statischen Leistungsrahmens dynamisch.
Diese Spezifikation gilt für:
Diese Spezifikation regelt nicht:
Der Auftragnehmer entscheidet grundsätzlich selbst, welche innerhalb des Leistungsrahmens zulässigen Lieferantenleistungen er anbietet. Er muss die ausgewählten Lieferantenleistungen jedoch nach den Vorgaben dieser Spezifikation abbilden.
Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer mindestens folgende Grundlagen bereit:
Der Auftragnehmer ist verantwortlich für:
Die Beauftragung von Unterauftragnehmern oder sonstigen Dritten entbindet den Auftragnehmer nicht von seiner Verantwortung.
Der Auftraggeber prüft die eingereichten Daten in dem für die Rahmenvereinbarung vorgesehenen Umfang. Eine technische oder fachliche Freigabe entbindet den Auftragnehmer nicht von seiner Verantwortung für die Richtigkeit und Vertragskonformität der Angaben.
Für den operativen Leistungskatalog gelten folgende Grundprinzipien:
Der operative Leistungskatalog unterscheidet mindestens folgende Datenobjekte:
Die Kategorienreferenz enthält die für den Leistungskatalog maßgeblichen Angaben des Leistungsrahmens.
Sie enthält mindestens:
Die Kategorienreferenz wird vom Auftraggeber bereitgestellt oder aus dem verbindlichen Leistungsrahmen übernommen.
Der Auftragnehmer darf die Kategorienreferenz nicht inhaltlich verändern.
Der Katalogeintrag bildet eine konkrete Lieferantenleistung ab.
Er enthält die fachlichen, organisatorischen und technischen Angaben, die erforderlich sind, um:
Ein Preis- und Konditionsdatensatz enthält die für einen Katalogeintrag geltenden Preis- und Abrechnungsangaben.
Ein Katalogeintrag kann mehrere Preis- und Konditionsdatensätze besitzen, wenn sich diese beispielsweise nach:
unterscheiden.
Ein Preis- und Konditionsdatensatz darf den sachlichen Inhalt des zugehörigen Katalogeintrags nicht erweitern.
Der Änderungsdatensatz dokumentiert mindestens:
Jeder Katalogeintrag enthält mindestens die nachfolgenden Angaben.
Der Auftraggeber kann zusätzliche Pflichtfelder vorgeben.
Optionale oder bedingte Angaben werden verpflichtend, wenn sie für die eindeutige Bestimmung, Prüfung, Preisbildung oder Erbringung der Lieferantenleistung erforderlich sind.
Jeder Katalogeintrag erhält genau eine Katalogeintragskennung.
Für die Katalogeintragskennung gelten folgende Anforderungen:
Der Auftragnehmer kann sein eigenes Kennungssystem verwenden, soweit der Auftraggeber kein abweichendes Schema vorgibt und die Anforderungen dieser Spezifikation eingehalten werden.
Die Bezeichnung muss die Lieferantenleistung knapp und eindeutig erkennen lassen.
Sie darf:
enthalten, wenn diese für die Identifikation der Lieferantenleistung erforderlich sind.
Die Leistungsbeschreibung muss den sachlichen Gegenstand des Katalogeintrags vollständig und nachvollziehbar beschreiben.
Sie muss mindestens erkennen lassen:
Für die Leistungsbeschreibung gelten folgende Regeln:
Mehrere Ausprägungen können innerhalb eines Katalogeintrags geführt werden, wenn sie denselben sachlichen Leistungsgegenstand und dieselbe objektive Hauptfunktion besitzen.
Getrennte Katalogeinträge sind erforderlich, wenn Ausprägungen nach einer Gesamtbetrachtung sachlich eigenständige Lieferantenleistungen darstellen.
Für die Beurteilung sind insbesondere maßgeblich:
Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein über die Erforderlichkeit eines getrennten Katalogeintrags.
Unterschiedliche Preise allein erfordern keinen getrennten Katalogeintrag, wenn der sachliche Leistungsgegenstand unverändert bleibt.
Unterschiedliche Hersteller- oder Produktvarianten können getrennte Katalogeinträge erhalten, wenn dies die eindeutige Bestellung, Prüfung oder Abrechnung verbessert.
Eine konkrete Gesamtleistung kann mehrere Leistungsbestandteile enthalten.
Der Auftragnehmer muss prüfen, ob diese Bestandteile sachlich eigenständig sind.
Ein Leistungsbestandteil ist regelmäßig eigenständig, wenn er:
Ein Leistungsbestandteil kann außerdem eigenständig sein, wenn Umfang, Laufzeit, Preisbildung oder Leistungsprüfung aufgrund seiner sachlichen Eigenständigkeit eine getrennte Beschreibung erfordern.
Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein. Die Einordnung erfolgt anhand einer Gesamtbetrachtung der objektiven Funktion und der tatsächlichen Ausgestaltung.
Für eigenständige Bestandteile gelten folgende Regeln:
Ein unselbstständiger Bestandteil kann bei der Hauptleistung verbleiben, wenn:
Eine gesonderte Preisangabe oder ein rechnerisch bestimmbarer Wert macht einen Bestandteil nicht automatisch eigenständig.
Eine sachlich nicht sinnvoll trennbare Gesamtleistung wird anhand ihrer objektiven Hauptfunktion als ein Katalogeintrag abgebildet.
Der Auftragnehmer ordnet jeden Katalogeintrag genau einer Leistungskategorie zu.
Für die Zuordnung gelten folgende Regeln:
Der Auftragnehmer darf einen Katalogeintrag keiner Gliederungskategorie zuordnen.
Sekundäre Kategorien oder Schlagwörter dürfen zusätzlich verwendet werden. Sie verändern die maßgebliche Zuordnung nicht.
Kann eine Lieferantenleistung keiner Leistungskategorie mindestens noch vertretbar zugeordnet werden, darf sie nicht als abrufbare Leistung in den operativen Leistungskatalog aufgenommen werden.
Bei einer nicht eindeutig vertretbaren Zuordnung muss der Auftragnehmer die Zuordnungsentscheidung nachvollziehbar dokumentieren.
Die Dokumentation muss mindestens enthalten:
Eine Bewertung als "Noch vertretbar" führt nicht automatisch zur Zurückweisung eines Katalogeintrags.
Eine nicht vertretbare Zuordnung darf nicht durch eine besonders weite Leistungsbeschreibung oder eine unzutreffende Kategoriezuordnung verdeckt werden.
Soweit die Rahmenvereinbarung Katalogpreise oder katalogbezogene Konditionen vorsieht, müssen diese strukturiert und eindeutig mit dem jeweiligen Katalogeintrag verbunden werden.
Jeder Preis- und Konditionsdatensatz enthält mindestens:
Für Preise und Konditionen gelten folgende Regeln:
Soweit Preise erst im Wettbewerb oder im einzelnen Angebot zum Leistungsabruf gebildet werden, enthält der Leistungskatalog mindestens die erforderliche Abrechnungseinheit und das zulässige Preismodell.
Jeder Katalogeintrag besitzt einen eindeutigen Status.
Als Standardstatus werden verwendet:
Der Auftraggeber kann für die konkrete Rahmenvereinbarung weitere Statuswerte festlegen.
Für Versionierung und Gültigkeit gelten folgende Regeln:
Als Standardformat wird eine strukturierte XLSX-Datei verwendet.
Der Auftraggeber kann stattdessen oder zusätzlich ein anderes maschinenlesbares Format oder eine technische Schnittstelle vorgeben.
Die Standarddatei enthält mindestens folgende Tabellenblätter:
Für das technische Austauschformat gelten folgende Anforderungen:
Der Auftraggeber kann die Tabellenstruktur durch ein verbindliches Datenwörterbuch, ein technisches Schema oder eine Schnittstellenbeschreibung ergänzen.
Für wiederkehrende strukturierte Angaben werden verbindliche Wertelisten verwendet.
Wertelisten können insbesondere bestehen für:
Der Auftragnehmer darf Werte außerhalb einer verbindlichen Werteliste nur verwenden, wenn der Auftraggeber dies ausdrücklich zulässt.
Eine Änderung oder Ergänzung einer Werteliste erfolgt kontrolliert und darf bestehende Daten nicht unbemerkt inhaltlich verändern.
Der Auftragnehmer prüft jede Lieferung vor der Übermittlung vollständig.
Die technische Validierung umfasst mindestens:
Die fachliche Validierung umfasst mindestens:
Der Auftragnehmer darf bekannte Validierungsfehler nicht durch leere, unbestimmte oder formal passende Ersatzangaben verdecken.
Der Auftragnehmer übermittelt den Leistungskatalog über den vom Auftraggeber festgelegten Übermittlungsweg.
Der Regelprozess besteht aus folgenden Schritten:
Der Auftraggeber kann eine Kataloglieferung vollständig oder teilweise zurückweisen.
Eine Zurückweisung kann insbesondere erfolgen bei:
Die Zurückweisung muss den betroffenen Datensatz und den wesentlichen Zurückweisungsgrund erkennen lassen.
Eine technische Annahme der Datei oder Schnittstellenübertragung gilt nicht automatisch als fachliche Freigabe.
Der Auftragnehmer hält den operativen Leistungskatalog während der Vertragslaufzeit aktuell.
Er muss insbesondere Änderungen melden, wenn:
Änderungen müssen vor ihrem vorgesehenen Wirksamkeitszeitpunkt in dem vertraglich festgelegten Verfahren eingereicht werden.
Für Änderungen gelten folgende Regeln:
Der Leistungskatalog muss den jeweils aktuellen Stand und die maßgeblichen früheren Stände nachvollziehbar abbilden.
Für jeden Katalogeintrag müssen mindestens nachvollziehbar bleiben:
Historische Daten dürfen nicht für neue Leistungsabrufe verwendet werden, müssen aber für bestehende Vertragsbeziehungen, Prüfung und Dokumentation verfügbar bleiben.
Jede Leistungsposition eines Angebots zum Leistungsabruf verweist auf genau einen aktiven Katalogeintrag.
Die Leistungsposition übernimmt mindestens:
Abrufspezifische Angaben können insbesondere betreffen:
Die Leistungsposition darf den sachlichen Inhalt des Katalogeintrags konkretisieren, aber nicht erweitern.
Enthält ein Angebot mehrere eigenständige Lieferantenleistungen, muss es mehrere Leistungspositionen enthalten.
Eine Leistungsposition darf nicht auf mehrere Katalogeinträge verweisen.
Der Leistungsabruf übernimmt die Katalogeintragskennungen, Kategoriekennungen und Leistungspositionen aus dem angenommenen Angebot.
Für den Leistungsabruf gelten folgende Anforderungen:
Der operative Leistungskatalog muss insgesamt folgende Qualitätsanforderungen erfüllen:
Der Leistungskatalog ist nicht ordnungsgemäß, wenn ein Fehler seine fachliche Zuordnung, technische Verarbeitung, Preisbestimmung, Bestellung, Prüfung oder Vertragsdurchführung wesentlich beeinträchtigt.
Geringfügige redaktionelle Fehler führen nicht automatisch zur Zurückweisung, wenn sie die sachliche Eindeutigkeit und technische Verwendbarkeit nicht beeinträchtigen.
Die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) verfolgt einen bewusst weitgehenden Gestaltungsansatz. Sie soll die rechtlich verfügbaren Spielräume der öffentlichen Beschaffung nutzen, um wiederkehrende Beschaffungsvorgänge dauerhaft zu vereinfachen, zu beschleunigen und organisatorisch zu entlasten. Ein wesentlicher Teil dieser Flexibilität entsteht aus der Verbindung einer Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Auftragnehmer, einer Wiederverkäuferstruktur, einer dynamischen nachgelagerten Lieferantenebene, einem statischen Leistungsrahmen und bedarfsspezifischen Leistungsabrufen.
Diese Konstruktion verbindet mehrere vergaberechtlich und praktisch relevante Mechanismen in einer teilweise ungewöhnlichen Form. Daraus ergibt sich ein besonderer Untersuchungsbedarf. Neuartigkeit oder eine Abweichung von verbreiteter Beschaffungspraxis sind für sich genommen weder ein rechtliches Problem noch ein Beleg für die Tragfähigkeit der Konstruktion. Entscheidend ist, welche rechtlichen Grenzen tatsächlich bestehen und wie weit die angestrebte Flexibilität innerhalb dieser Grenzen ausgestaltet werden kann.
Das vorliegende Recherchekonzept beschreibt die Methodik einer vertieften vergaberechtlichen Untersuchung der URV. Es legt insbesondere fest:
Das Recherchekonzept selbst enthält keine abschließende vergaberechtliche Bewertung der URV.
Auch nach Durchführung der vorgesehenen Recherchen erfolgt in diesem Dokument keine nachträgliche inhaltliche Zusammenfassung oder redaktionell vereinheitlichte Gesamtbewertung der Rechercheergebnisse. Die erzeugten Rechercheberichte werden vielmehr in ihrer ursprünglichen inhaltlichen Fassung dokumentiert.
Damit bleiben die ursprünglichen Befunde, Quellen, Gewichtungen, Unsicherheiten und gegebenenfalls voneinander abweichenden Bewertungen der einzelnen Rechercheaufträge nachvollziehbar.
Die Untersuchung ersetzt kein auf einen konkreten Einzelfall bezogenes Rechtsgutachten. Sie soll eine breite, quellenbasierte und nachvollziehbare Recherchegrundlage schaffen, anhand derer die rechtliche Konstruktion der URV geprüft, diskutiert und bei Bedarf eigenständig weiter untersucht werden kann.
Die Recherche ist ergebnisoffen angelegt.
Sie soll weder die URV um jeden Preis verteidigen noch vorsorglich möglichst konservative Beschaffungsmodelle bevorzugen. Untersucht wird vielmehr, welche rechtlichen Grenzen tatsächlich bestehen und welche Gestaltungsspielräume innerhalb dieser Grenzen zur Verfügung stehen.
Ungewöhnliche Gestaltungen werden nicht allein deshalb als problematisch behandelt, weil sie von verbreiteten Beschaffungsmodellen abweichen. Ebenso wenig darf die gewünschte Flexibilität dazu führen, tatsächliche rechtliche Grenzen herunterzuspielen.
Für wesentliche Annahmen sollen neben stützenden Quellen ausdrücklich Gegenhypothesen, Gegenargumente und entgegenstehende Quellen gesucht werden.
Ein zunächst plausibler rechtlicher Einwand soll nicht allein deshalb als relevantes Risiko fortgeschrieben werden, weil er theoretisch denkbar ist. Wenn eine vertiefte Prüfung ergibt, dass er die konkrete URV-Konstruktion nicht trifft oder rechtlich nicht trägt, soll dies ebenso klar festgestellt werden wie ein tatsächlich relevantes Problem.
Als grundlegendes Hindernis wird ein Befund verstanden, der die Tragfähigkeit eines wesentlichen Elements der untersuchten URV-Konstruktion materiell infrage stellt.
Nicht jedes rechtliche Risiko, jede Auslegungsfrage, jede Evidenzlücke oder jede Umsetzungsanforderung ist deshalb ein grundlegendes Hindernis.
Die Untersuchung soll sich möglichst auf Quellen stützen, die der jeweiligen Aussage unmittelbar nahe stehen.
Bei rechtlichen Fragen besitzen insbesondere folgende Quellen hohe Bedeutung:
Bei tatsächlichen Vergleichsfällen werden insbesondere berücksichtigt:
Die bloße Durchführung oder Bezuschlagung eines Vergabeverfahrens ist kein Beleg dafür, dass das verwendete Modell rechtlich geprüft oder bestätigt wurde.
Vergleichsfälle aus der Beschaffungspraxis dienen deshalb grundsätzlich als Nachweis praktizierter Strukturen und als funktionale Vergleichsgrundlage. Eine weitergehende rechtliche Aussage wird ihnen nur zugeschrieben, soweit eine entsprechende rechtliche Prüfung tatsächlich dokumentiert ist.
Sekundärquellen können zur Einordnung, zur Identifikation weiterer Primärquellen und zur Darstellung unterschiedlicher Rechtsauffassungen herangezogen werden. Bei entscheidenden Aussagen soll soweit möglich auf Primärquellen zurückgegriffen werden.
Fehlende Quellen oder fehlende unmittelbar einschlägige Rechtsprechung werden als Evidenzlücke behandelt. Aus dem Fehlen eines identischen Präzedenzfalls wird weder auf die Zulässigkeit noch auf die Unzulässigkeit der URV geschlossen.
Die Recherche soll nicht auf die Bezeichnungen "Universelle Rahmenvereinbarung", "Wiederverkäufer" oder "Reseller" beschränkt werden.
Die URV verbindet mehrere Mechanismen, die in anderen Beschaffungsmodellen einzeln oder in anderer Kombination vorkommen können. Deshalb wird funktional recherchiert.
Gesucht werden insbesondere Konstruktionen, bei denen:
Die öffentliche IT-Beschaffung bildet ein prioritäres Vergleichsfeld. Dort treten Reseller-, Systemhaus-, Softwarebroker-, Cloud-Broker-, Multi-Cloud-, Plattform-, Marketplace-, Lizenzpartner-, Katalog- und Multi-Vendor-Strukturen besonders häufig auf.
Die Recherche ist jedoch nicht auf IT-Beschaffung beschränkt. Funktional aussagekräftige Modelle aus anderen Märkten werden ebenfalls berücksichtigt.
Vergleichsfälle werden nicht allein nach äußerlicher oder begrifflicher Ähnlichkeit ausgewählt. Maßgeblich ist vielmehr, wie ähnlich die tatsächlich relevanten Vertrags-, Auswahl-, Leistungs-, Preis- und Organisationsmechanismen sind.
Neben möglichst nahen Vergleichsmodellen werden bewusst Gegenmodelle untersucht. Dazu gehören insbesondere Mehr-Unternehmer-Rahmenvereinbarungen, dynamische Beschaffungssysteme, zentrale Beschaffungsstellen, gemeinsame Beschaffung, klassische Direktbeziehungen zu Herstellern oder Lieferanten und andere mehrstufige Beschaffungsmodelle.
Die Untersuchung soll so dokumentiert werden, dass ihre wesentlichen methodischen Entscheidungen nachvollzogen und die Recherchen grundsätzlich wiederholt werden können.
Hierzu werden insbesondere dokumentiert:
Die Rechercheberichte werden grundsätzlich inhaltlich unverändert wiedergegeben.
Reine technische oder gestalterische Anpassungen, etwa an Überschriftenebenen, Seitenumbrüche oder die Darstellung von Links, sind möglich, sofern Inhalt, Argumentation, Bewertungen und Quellen unverändert bleiben.
Eine spätere Wiederholung der Recherche muss nicht zu denselben Quellen, Bewertungen oder Formulierungen führen. Rechtsstand, verfügbare Quellen, Suchpfade und technische Systeme können sich verändern.
Reproduzierbarkeit bedeutet deshalb nicht die Garantie eines identischen Ergebnisses. Sie bedeutet, dass Untersuchungsgegenstand, Fragestellungen, Rechercheanweisung und Ausgangsdokumente nachvollziehbar dokumentiert sind.
Die vergaberechtliche Untersuchung der URV umfasst mehrere rechtlich unterschiedliche Themenfelder.
Dazu gehören insbesondere:
Eine sehr breite Gesamtuntersuchung birgt das Risiko, dass unterschiedliche Rechtsfragen und Quellencluster mit ungleicher Tiefe untersucht werden.
Umgekehrt würde eine sehr kleinteilige Zerlegung in zahlreiche Einzelfragen erhebliche Wiederholungen erzeugen, Zusammenhänge künstlich trennen und eine kaum noch handhabbare Zahl einzelner Recherchevorgänge schaffen.
Die Untersuchung wird deshalb in acht thematisch fokussierte Rechercheaufträge gegliedert.
Jeder Rechercheauftrag enthält:
Die acht Rechercheaufträge bilden damit einen Mittelweg zwischen einer einzigen sehr breiten Gesamtuntersuchung und einer kleinteiligen Untersuchung anhand zahlreicher isolierter Einzelfragen.
Die acht Rechercheaufträge sind sachlich voneinander abgegrenzt, können sich aber in einzelnen Randfragen überschneiden.
Diese Überschneidungen sind beabsichtigt, soweit ein rechtlicher Mechanismus mehrere Untersuchungsfelder berührt.
So kann beispielsweise die Auswahl eines bestimmten nachgelagerten Lieferanten gleichzeitig Fragen der Vertragskette, der tatsächlichen Entscheidungsstruktur und der Bedarfsbestimmung berühren. Ebenso bestehen Zusammenhänge zwischen anfänglicher Bestimmtheit des Leistungsrahmens und der späteren Änderungsdogmatik.
Die Rechercheaufträge sollen solche Zusammenhänge nicht künstlich vermeiden. Jeder Auftrag soll den jeweiligen Mechanismus jedoch aus der durch seine Hauptfrage bestimmten Perspektive untersuchen.
Der gemeinsame Masterprompt dient der methodischen Einheitlichkeit der acht Recherchen. Die Rechercheaufträge untersuchen unterschiedliche Fragestellungen und ihre Ergebnisse sind deshalb nicht im Sinne identischer Untersuchungen miteinander vergleichbar.
Die Rechercheberichte besitzen untereinander keine formale Rangordnung.
Ein späterer Recherchebericht hebt einen früheren Bericht nicht automatisch auf. Unterschiedliche Quellen, Bewertungen oder Gewichtungen können nebeneinander bestehen und bleiben in der Dokumentation sichtbar.
Die acht Rechercheaufträge werden in der festgelegten Reihenfolge innerhalb derselben Recherchekonversation durchgeführt. Sie sind daher thematisch getrennte Teile einer gemeinsamen Untersuchung und keine acht vollständig voneinander unabhängigen Untersuchungen.
Hauptfrage
Wie ist die URV mit ihrer Ein-Auftragnehmer-, Wiederverkäufer- und Lieferkettenstruktur vergaberechtlich einzuordnen?
Unterfragen
Hauptfrage
Unter welchen Voraussetzungen bleibt die Auswahl nachgelagerter Lieferanten innerhalb der URV vergaberechtlich der Beschaffungssphäre des URV-Auftragnehmers zugeordnet und wird nicht zu einer vergaberechtlich problematischen Verlagerung der öffentlichen Auftragsvergabe?
Unterfragen
Hauptfrage
Unter welchen Voraussetzungen kann der öffentliche Auftraggeber bei einem Leistungsabruf innerhalb der URV bestimmte Hersteller, Produkte, Lieferanten oder konkrete Lieferantenleistungen vorgeben oder auswählen?
Unterfragen
Hauptfrage
Wie muss der statische Leistungsrahmen der URV ausgestaltet sein, damit der Beschaffungsgegenstand trotz seiner Breite, funktionalen Beschreibung und technologischen Offenheit vergaberechtlich hinreichend bestimmt ist?
Unterfragen
Hauptfrage
Wie weit dürfen konkrete Leistungen und Vertragsbedingungen innerhalb der URV erst während der Vertragslaufzeit konkretisiert oder verändert werden, ohne die Grenzen der Rahmenvereinbarung oder des vergaberechtlichen Änderungsrechts zu überschreiten?
Unterfragen
Hauptfrage
Unter welchen Voraussetzungen darf ein breiter Leistungsrahmen der URV einem einzigen Auftragnehmer übertragen werden, obwohl die erfassten Leistungen unterschiedlichen Fach- oder Teilmärkten zugeordnet werden können?
Unterfragen
Hauptfrage
Welche bereits praktizierten öffentlichen Beschaffungsmodelle weisen funktional vergleichbare Mechanismen zur URV auf, und welche Erkenntnisse lassen sich daraus für ihre vergaberechtliche Tragfähigkeit und Gestaltung ableiten?
Unterfragen
Hauptfrage
Ist die Preis-, Zuschlags- und Wettbewerbsmechanik der URV geeignet, trotz später variabler Lieferantenpreise einen wirksamen und wirtschaftlich aussagekräftigen Wettbewerb um den URV-Hauptauftrag sicherzustellen?
Unterfragen
Für alle acht Rechercheaufträge wird der folgende einheitliche Masterprompt verwendet. Er gibt die methodischen Anforderungen an Recherche, Quellen, Gegenprüfung, Ergebnisoffenheit und Dokumentation vor. Ausgetauscht werden ausschließlich die jeweilige Hauptfrage und die drei Unterfragen.
# Rechercheauftrag zur vergaberechtlichen Untersuchung der Universellen Rahmenvereinbarung
## Sprache
Führe den Rechercheplan, die Recherchekommunikation und den vollständigen Recherchebericht in deutscher Sprache aus.
Fremdsprachige Quellen dürfen und sollen recherchiert werden, wenn sie für die Untersuchung relevant sind. Gib ihre wesentlichen Inhalte, Erkenntnisse und Bewertungen im Recherchebericht auf Deutsch wieder.
## Rolle und Ziel
Führe eine vertiefte, ergebnisoffene Recherche der für die Forschungsfragen wesentlichen Aspekte der Universellen Rahmenvereinbarung (URV) durch.
Das Ergebnis ist ein eigenständiger, quellenbasierter Recherchebericht. Er dokumentiert die Ergebnisse des jeweiligen Rechercheauftrags einschließlich der relevanten Quellen, Befunde, Gegenpositionen, Vergleichsfälle, Bewertungen, Unsicherheiten und Evidenzlücken.
Der Recherchebericht soll den untersuchten Gegenstand so gründlich erschließen, dass die Forschungsfragen auf Grundlage der verfügbaren Quellen nachvollziehbar beantwortet werden können.
## Verbindliche Untersuchungsgrundlage
Nutze die in der Konversation bereitgestellten aktuellen URV-Unterlagen als verbindliche Beschreibung des zu untersuchenden Modells.
Dazu gehören insbesondere:
- die aktuelle Kurzbeschreibung der URV,
- die aktuelle Dokumentagenda,
- die aktuell bereitgestellten fertiggestellten Projektdokumente.
Behandle diese Unterlagen als maßgebliche Tatsachengrundlage dafür, wie die URV ausgestaltet ist.
Unterstelle keine abweichende Konstruktion, die in den aktuellen Dokumenten nicht vorgesehen ist.
Wenn eine Gefahr oder ein Einwand nur bei einer von den aktuellen Dokumenten abweichenden Durchführung entstehen würde, darf dies als relevante Grenze oder Umsetzungsanforderung dargestellt werden. Behandle eine solche hypothetische Abweichung aber nicht als gegenwärtigen Mangel der URV.
Übernimm Bewertungen, Begründungen oder Annahmen aus den URV-Dokumenten nicht allein deshalb als fachlich, rechtlich oder empirisch richtig, weil sie dort enthalten sind. Die Ausgestaltung der URV ist der verbindliche Untersuchungsgegenstand. Ihre Bewertung ist Gegenstand der unabhängigen Recherche.
## Forschungsfragen
Untersuche eine Hauptfrage und drei Unterfragen.
Behandle die Unterfragen als analytische Konkretisierung der Hauptfrage und nicht als vier voneinander unabhängige Forschungsprojekte.
Die Forschungsfragen bestimmen den Untersuchungsgegenstand. Sie sollen jedoch nicht mechanisch die Gliederung des Rechercheberichts vorgeben.
Entwickle die Forschungsstruktur aus den relevanten Problemen, Quellen und Erkenntnissen.
Reproduziere die vier Forschungsfragen im Recherchebericht unverändert.
## Rechercheplan
Entwickle vor Beginn der eigentlichen Recherche einen Rechercheplan.
Der Rechercheplan soll erkennen lassen:
- welche sachlich unterscheidbaren Themenfelder zur Beantwortung der Forschungsfragen untersucht werden müssen,
- welche wesentlichen Hypothesen und Gegenhypothesen geprüft werden,
- welche Arten von Quellen benötigt werden,
- welche unterschiedlichen Suchrichtungen und Begriffsfamilien verwendet werden,
- wo gezielt nach Gegenbelegen oder abweichenden Positionen gesucht wird,
- welche Vergleichsmodelle oder Anwendungsfälle gegebenenfalls untersucht werden.
Strukturiere die Recherche in wenige sachlich notwendige Themenfelder. Vertiefe einzelne Unteraspekte nur, soweit dies für die belastbare Beantwortung der Forschungsfragen erforderlich ist.
Der Rechercheplan ist eine vorläufige Such- und Untersuchungsstrategie. Passe ihn während der Recherche an, wenn neue Quellen, Gegenargumente oder Zusammenhänge dies erfordern. Er legt weder die Rechercheergebnisse noch die spätere Gliederung des Rechercheberichts fest.
## Allgemeine Recherchegrundsätze
Recherchiere vertieft, kritisch und ergebnisoffen.
Suche nicht nur nach Quellen, die eine bereits plausible Bewertung bestätigen.
Suche aktiv nach:
- den stärksten Gegenargumenten,
- Gegenbelegen,
- widersprechender Rechtsprechung oder Behördenpraxis,
- kritischen wissenschaftlichen oder fachlichen Bewertungen,
- beanstandeten oder gescheiterten Vergleichsmodellen,
- alternativen Erklärungen,
- Informationen, die zentrale Annahmen der untersuchten URV-Konstruktion infrage stellen könnten.
Behandle Neuartigkeit nicht als Beleg für Unzulässigkeit, Unwirtschaftlichkeit oder mangelnde Marktfähigkeit.
Behandle das Fehlen eines identischen Präzedenzfalls nicht als negativen Befund. Prüfe stattdessen, welche bestehenden Regeln, Entscheidungen, empirischen Erkenntnisse und Vergleichsmodelle unmittelbar oder analog übertragbar sind und welche Unsicherheit verbleibt.
Richte die Recherche nicht auf ein vorgegebenes positives oder negatives Ergebnis aus.
Als grundlegendes Hindernis gilt ein Befund, der die Tragfähigkeit der untersuchten Grundkonstruktion oder eine für die Beantwortung der Hauptfrage wesentliche Annahme materiell infrage stellt.
Wenn ein grundlegendes Hindernis gefunden wird, benenne es klar.
Wenn ein zunächst plausibler Einwand nach eingehender Prüfung nicht trägt, sage dies ebenso klar.
## Suchmethodik und Suchbreite
Verlasse dich bei wesentlichen Fragen nicht auf einen einzigen Suchlauf, eine einzige Begriffswahl oder einen einzigen Quellencluster.
Nutze für zentrale Fragestellungen mehrere voneinander unabhängige Suchrichtungen.
Variiere insbesondere:
- fachliche Bezeichnungen für denselben Mechanismus,
- deutsche und englische Begriffe,
- juristische und funktionale Beschreibungen,
- institutionelle und marktübliche Begriffe,
- abstrakte Mechanismen und konkrete Anwendungsfälle,
- positive und kritische Suchrichtungen,
- allgemeine Suchbegriffe und Namen konkreter Institutionen, Verfahren oder Modelle.
Führe bei zentralen Themen eigenständige deutschsprachige und englischsprachige Suchpfade durch, soweit in beiden Sprachräumen relevante Quellen zu erwarten sind. Führe die dabei gefundenen Quellencluster anschließend zusammen.
Entwickle aus gefundenen Quellen weitere Suchbegriffe und Folgefragen, wenn dadurch ein zusätzlicher relevanter Quellencluster erschlossen werden kann.
Beende die Recherche zu einem wesentlichen Punkt nicht allein deshalb, weil ein erster plausibler Quellencluster gefunden wurde.
Wenn unterschiedliche Suchpfade zu unterschiedlichen Befunden führen, führe sie zusammen und prüfe ihre jeweilige Aussagekraft.
Eine ergebnislose Suche ist kein Beweis dafür, dass entsprechende Quellen, Entscheidungen oder Vergleichsmodelle nicht existieren.
## Besondere Rechercheprioritäten
Berücksichtige bei der Recherche, soweit für die jeweiligen Forschungsfragen relevant, insbesondere die folgenden Perspektiven und Suchrichtungen.
### Öffentliche IT-Beschaffung als prioritäres Vergleichsfeld
Nutze insbesondere dort, wo funktional vergleichbare Beschaffungsmodelle untersucht werden, die öffentliche IT-Beschaffung als wichtiges Vergleichsfeld. Dort kommen Reseller-, Systemhaus-, Lizenzpartner-, Cloud-Broker-, Multi-Cloud-, Plattform-, Marketplace-, Katalog- und Multi-Vendor-Strukturen sowie dynamische Produkt- und Lieferantenportfolios besonders häufig vor.
Suche insbesondere nach tatsächlich praktizierten Modellen öffentlicher Auftraggeber, öffentlicher IT-Dienstleister, zentraler Beschaffungsstellen und anderer öffentlicher Einrichtungen.
Untersuche soweit möglich nicht nur veröffentlichte Bekanntmachungen, sondern auch Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibungen, Rahmenbedingungen, Katalog- und Abrufmechanismen sowie Informationen zur tatsächlichen Durchführung.
Beschränke die Untersuchung nicht auf IT. Berücksichtige andere Beschaffungsmärkte und Organisationsmodelle, wenn sie funktional aussagekräftige Vergleiche zur URV ermöglichen.
### Funktionale Suche nach vergleichbaren Mechanismen
Beschränke die Suche nicht auf Begriffe wie "Universelle Rahmenvereinbarung", "Wiederverkäufer" oder "Reseller".
Suche auch funktional nach Konstruktionen, bei denen einzelne oder mehrere Merkmale der URV vorkommen, beispielsweise:
- ein zentraler Vertragspartner Leistungen zahlreicher anderer Marktteilnehmer bereitstellt,
- der öffentliche Auftraggeber konkrete Produkte, Hersteller oder nachgelagerte Leistungserbringer bestimmen oder auswählen kann,
- ein Auftragnehmer Leistungen im eigenen Namen für einen Kunden beschafft und weiterverkauft,
- Lieferanten- oder Produktportfolios während einer Vertragslaufzeit verändert werden,
- konkrete Leistungen aus einem dynamischen Katalog innerhalb eines zuvor festgelegten Rahmens ausgewählt werden,
- Einkaufspreise offengelegt und um einen festgelegten Aufschlag ergänzt werden,
- Beschaffungs-, Koordinations-, Vertrags- und Abrechnungsfunktionen bei einem Intermediär gebündelt werden.
Entwickle weitere funktionale Suchbegriffe aus den während der Recherche gefundenen Modellen und Mechanismen.
### Weitgehende Nutzung und Grenzen vergaberechtlicher Gestaltungsspielräume
Untersuche sowohl positive als auch kritische Beispiele für die weitgehende Nutzung vergaberechtlicher Gestaltungsspielräume.
Suche positiv nach Beschaffungsmodellen, bei denen öffentliche Auftraggeber bestehende rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten bewusst weitgehend nutzen, um Beschaffung zu flexibilisieren, zu bündeln, zu beschleunigen, zu standardisieren oder an dynamische Märkte anzupassen.
Prüfe, welche rechtlichen und organisatorischen Konstruktionen dabei eingesetzt werden, wie weit diese Gestaltungsmöglichkeiten reichen und welche Sicherungsmechanismen verwendet werden.
Suche ebenso nach Fällen, in denen eine Gestaltung als Umgehung, künstliche Wettbewerbsverengung, unzulässige Verlagerung vergaberechtlich relevanter Entscheidungen, bloß formale Zwischenschaltung oder anderweitig problematische Ausnutzung rechtlicher Strukturen bewertet wurde.
Prüfe bei mehrstufigen oder intermediärgestützten Konstruktionen insbesondere, ob die formale Vertragsstruktur und die tatsächliche wirtschaftliche und operative Entscheidungsstruktur übereinstimmen. Untersuche, ob rechtlich relevante Entscheidungen tatsächlich bei den formal vorgesehenen Akteuren verbleiben oder faktisch auf eine andere Ebene verlagert werden.
Prüfe, wo die Grenze zwischen einer zulässigen weitgehenden Nutzung rechtlicher Gestaltungsspielräume und einer rechtlich problematischen Gestaltung verläuft.
Beurteile die URV nicht allein danach, ob ihre Konstruktion ungewöhnlich ist. Vergleiche ihre Mechanismen sowohl mit rechtlich akzeptierten oder praktisch etablierten weitgehenden Gestaltungen als auch mit beanstandeten oder gescheiterten Konstruktionen.
### Praktischer Beschaffungsaufwand und institutioneller Kontext
Berücksichtige als zu prüfende Ausgangshypothese, dass erheblicher Aufwand öffentlicher Beschaffung nicht erst im formalen Vergabeverfahren entsteht, sondern bereits durch Bedarfsbestimmung, Markterkundung, Leistungsbeschreibung, interne Abstimmung, Kalkulation und die wiederholte Vorbereitung einzelner Beschaffungsvorgänge entstehen kann.
Prüfe diese Hypothese anhand belastbarer Quellen.
Untersuche soweit für die Forschungsfragen relevant:
- welche Arbeitsschritte typischerweise besonders aufwendig sind,
- welche Organisationseinheiten dadurch belastet werden,
- welche Tätigkeiten bei wiederkehrenden Beschaffungen mehrfach durchgeführt werden,
- welche Auswirkungen dies auf Beschaffungsdauer, Personalbedarf und fachliche Projekte haben kann,
- welche Ansätze zur Standardisierung, Wiederverwendung, Zentralisierung oder Flexibilisierung dieser Tätigkeiten bereits bestehen.
Berücksichtige außerdem den politischen und institutionellen Kontext der Modernisierung öffentlicher Beschaffung und Verwaltung.
Vertiefe diesen Kontext nur, soweit er für die Einordnung der untersuchten Probleme, Zielsetzungen oder Wirkungen der URV tatsächlich aussagekräftig ist.
Untersuche relevante Zielsetzungen, Reformen und Initiativen zu Beschleunigung, Digitalisierung, Standardisierung, Entbürokratisierung, professioneller Beschaffung und effizienterer staatlicher Aufgabenerfüllung.
Behandle politische Zielsetzungen nicht als Beleg für die rechtliche Zulässigkeit oder tatsächliche Vorteilhaftigkeit der URV. Nutze sie als Kontext dafür, welche Probleme öffentliche Beschaffungsreformen adressieren sollen und in welchem übergeordneten Reformumfeld die URV steht.
### Vergleichsmodelle, realistische Alternativen und Gegenmodelle
Bewerte die URV nicht ausschließlich gegenüber einem abstrakten Idealzustand.
Berücksichtige abhängig von der Forschungsfrage insbesondere realistische alternative Beschaffungswege und Organisationsmodelle, beispielsweise:
- einzelne Vergabeverfahren für konkrete Bedarfe,
- mehrere spezialisierte Rahmenvereinbarungen,
- Rahmenvereinbarungen mit einem oder mehreren Auftragnehmern,
- dynamische Beschaffungssysteme,
- zentrale oder gemeinsame Beschaffung,
- klassische Reseller-, Systemhaus- oder Brokermodelle,
- Katalog-, Plattform- und Marketplace-Modelle,
- ausgelagerte oder mehrstufige Beschaffungsstrukturen.
Suche nicht nur nach möglichst ähnlichen oder die URV unterstützenden Modellen. Untersuche auch Beschaffungssysteme, die dasselbe praktische Problem bewusst anders lösen.
Wenn mehrere Vergleichsmodelle gefunden werden, priorisiere für die vertiefte Untersuchung diejenigen Fälle, die den untersuchten Mechanismen funktional am nächsten kommen. Eine größere äußerliche oder begriffliche Ähnlichkeit ist dabei weniger wichtig als die Übereinstimmung der tatsächlich relevanten Vertrags-, Auswahl-, Leistungs-, Preis- oder Organisationsmechanismen.
Prüfe, weshalb andere Auftraggeber beispielsweise mehrere Auftragnehmer, Lose, dynamische Beschaffungssysteme, zentrale Beschaffungsstellen, direkte Lieferantenbeziehungen oder andere Organisationsformen gewählt haben.
Vergleiche soweit möglich:
- den beteiligten Auftraggeber oder die Beschaffungsstelle,
- den Beschaffungsgegenstand,
- die Vertragsstruktur,
- die Rolle nachgelagerter Anbieter, Hersteller oder Lieferanten,
- die Auswahl konkreter Leistungen oder Anbieter,
- Preisbildung, Bestellung und Abrechnung,
- Flexibilität und Veränderungsmöglichkeiten,
- Prozessaufwand und Steuerbarkeit,
- Wettbewerb und Marktzugang,
- wesentliche Gemeinsamkeiten und Unterschiede zur URV.
Stelle fest, ob ein Vergleichsmodell lediglich praktisch verwendet oder zusätzlich rechtlich, gerichtlich, wissenschaftlich, institutionell oder empirisch untersucht wurde.
Leite aus der bloßen Durchführung oder Bezuschlagung eines Vergabeverfahrens keine gerichtliche oder behördliche Bestätigung seiner Rechtmäßigkeit ab.
### Perspektiven der beteiligten Akteure
Berücksichtige, soweit relevant, die unterschiedlichen Perspektiven und Anreize insbesondere von:
- Bedarfsträgern und Fachabteilungen,
- Einkauf und Vergabestellen,
- öffentlichen Auftraggebern als Organisation,
- möglichen Auftragnehmern der URV,
- Herstellern und anderen nachgelagerten Lieferanten,
- spezialisierten kleinen und mittleren Unternehmen,
- Resellern, Systemhäusern, Plattform- und Brokermodellen,
- externen Beratungs- und Unterstützungsakteuren,
- Prüf-, Aufsichts- und Rechtsschutzinstanzen.
Unterscheide dabei zwischen rechtlicher Position, wirtschaftlichem Interesse, organisatorischer Wirkung, tatsächlichem Verhalten und geäußerter Einschätzung.
Unterstelle keiner Akteursgruppe ein bestimmtes Verhalten allein aufgrund vermuteter Eigeninteressen. Prüfe tatsächliche Anreize und soweit möglich beobachtbares Verhalten anhand von Quellen.
## Quellenstandard
Priorisiere Quellen, die der zu belegenden Aussage möglichst nahe stehen.
Nutze insbesondere:
- Rechtsnormen und amtliche Fassungen von Rechtsakten,
- Rechtsprechung,
- amtliche Materialien,
- Behördenveröffentlichungen,
- Vergabebekanntmachungen und veröffentlichte Vergabeunterlagen,
- Veröffentlichungen öffentlicher Auftraggeber und Beschaffungsstellen,
- Prüfberichte,
- Originaldaten und amtliche Statistiken,
- wissenschaftliche Primärliteratur,
- belastbare empirische Studien,
- Originalveröffentlichungen der unmittelbar beteiligten Organisationen.
Nutze hochwertige Sekundärquellen zur Einordnung, Interpretation, Identifikation weiterer Primärquellen und Darstellung fachlicher Kontroversen.
Verwende schwächere, indirekte oder interessengeleitete Quellen nur, wenn:
- keine bessere Quelle verfügbar ist,
- die Quelle für eine bestimmte Tatsacheninformation erforderlich ist,
- oder gerade die Position beziehungsweise das Verhalten dieses Akteurs untersucht wird.
Kennzeichne dann die begrenzte Evidenzfunktion.
Verifiziere besonders wichtige oder potenziell entscheidende Befunde nach Möglichkeit durch mehrere voneinander unabhängige Quellen.
Bevorzuge aktuelle Quellen, ohne ältere weiterhin maßgebliche Rechtsprechung, Grundlagenliteratur oder empirische Erkenntnisse allein wegen ihres Alters auszuschließen.
## Umgang mit widersprüchlichen Quellen
Stelle wesentliche unterschiedliche Befunde oder Auffassungen nebeneinander.
Erkläre, soweit anhand der Quellen möglich:
- worin der Widerspruch besteht,
- ob unterschiedliche Tatsachengrundlagen zugrunde liegen,
- ob unterschiedliche Rechtsauffassungen vertreten werden,
- welche Quelle unmittelbarer oder belastbarer ist,
- ob sich die Aussagen tatsächlich widersprechen oder unterschiedliche Sachverhalte betreffen.
Löse einen Widerspruch nicht durch unbelegte eigene Annahmen auf.
Wenn die verfügbare Evidenz keine belastbare Entscheidung ermöglicht, kennzeichne dies als Unsicherheit.
## Anforderungen bei rechtlichen Fragen
Soweit die Forschungsfragen rechtliche Aspekte betreffen:
- Priorisiere deutsches Recht und Unionsrecht.
- Prüfe den Wortlaut der einschlägigen Normen.
- Suche gezielt nach einschlägiger Rechtsprechung des EuGH sowie deutscher Gerichte, Vergabesenate und Vergabekammern.
- Berücksichtige amtliche Materialien und belastbare juristische Literatur ergänzend.
- Suche aktiv nach Rechtsprechung und Literatur, die einer zunächst naheliegenden Bewertung widerspricht.
- Unterscheide ausdrücklich zwischen unmittelbar einschlägiger Rechtsprechung und nur analog übertragbaren Entscheidungen.
- Nenne bei wesentlichen Entscheidungen Gericht, Datum, Aktenzeichen und die für die Forschungsfrage relevante Aussage.
- Prüfe bei Analogien sowohl die Gemeinsamkeiten als auch die rechtlich relevanten Unterschiede.
- Unterscheide zwischen zwingendem Recht, gut vertretbarer Auslegung, vertretbarer Auslegung mit relevantem Restrisiko, ungeklärter oder umstrittener Rechtsfrage und problematischer Gestaltung.
- Behandle fehlende unmittelbar einschlägige Rechtsprechung als Unsicherheitsfaktor und nicht automatisch als rechtliches Gegenargument.
- Bewerte unterschiedliche Rechtsauffassungen nach ihrer normativen, systematischen und quellenmäßigen Stärke und nicht nach ihrer bloßen Häufigkeit.
- Prüfe bei jedem wesentlichen Einwand, ob er die aktuelle URV trifft oder nur eine anders ausgestaltete Konstruktion.
Stelle insbesondere klar, ob ein Ergebnis:
- unmittelbar aus einer Rechtsquelle folgt,
- auf einer juristischen Auslegung beruht,
- aus einer Analogie hergeleitet wird,
- ein verbleibendes Rechtsrisiko beschreibt,
- oder eine eigene Schlussfolgerung aus mehreren Quellen darstellt.
## Anforderungen bei wirtschaftlichen und organisatorischen Fragen
Soweit die Forschungsfragen wirtschaftliche oder organisatorische Aspekte betreffen:
- Priorisiere empirische Untersuchungen, Originaldaten, wissenschaftliche Literatur, Rechnungshofberichte, Behördenstudien und belastbare institutionelle Untersuchungen.
- Unterscheide nachgewiesene Effekte, plausible Wirkmechanismen und bloße Annahmen.
- Prüfe sowohl mögliche Vorteile als auch zusätzliche Kosten, Nachteile, Risiken und Verlagerungseffekte.
- Übertrage quantitative Befunde aus anderen Organisationen oder Beschaffungssystemen nicht ungeprüft auf die URV.
- Kennzeichne, wenn ein Effekt von Beschaffungsvolumen, Beschaffungshäufigkeit, Organisationsstruktur, Marktsegment oder anderen Rahmenbedingungen abhängt.
- Vermeide unbelegte Einsparungsquoten und Scheingenauigkeit.
- Unterscheide zwischen unmittelbar monetären Effekten und organisatorischen Effekten wie Zeitgewinn, Standardisierung, Kapazitätsentlastung, Steuerbarkeit oder Prozessvereinfachung.
- Prüfe, ob Vorteile tatsächlich neu entstehen oder lediglich Kosten, Aufgaben oder Risiken zwischen Akteuren verlagert werden.
- Vergleiche die URV soweit möglich mit realistischen alternativen Beschaffungswegen und nicht nur mit einem theoretischen Ausgangszustand.
## Anforderungen bei Markt-, Wettbewerbs- und Akzeptanzfragen
Soweit die Forschungsfragen Marktstruktur, Beteiligungsanreize, Wettbewerb oder Akzeptanz betreffen:
- Wende die zuvor beschriebenen Akteursperspektiven auf Marktstruktur, Beteiligungsanreize, Wettbewerb und Akzeptanz an.
- Prüfe deren wirtschaftliche Anreize jeweils aus ihrer eigenen Position.
- Suche nach tatsächlicher Beteiligung, beobachtbarem Verhalten und praktizierten Beschaffungsmodellen und nicht nur nach abstrakten Einschätzungen.
- Unterscheide Marktstruktur, wirtschaftlichen Anreiz, tatsächliches Verhalten und geäußerte Meinung.
- Behandle Aussagen von Marktteilnehmern zu ihren eigenen wirtschaftlichen Interessen als interessengeleitete Aussagen.
- Untersuche sowohl mögliche wettbewerbsfördernde als auch wettbewerbsbeschränkende Wirkungen.
- Prüfe, welche Anbietergruppen möglicherweise profitieren und welche möglicherweise benachteiligt werden.
- Untersuche, ob Beteiligungsmöglichkeiten lediglich zwischen verschiedenen Ebenen des Beschaffungsmodells verlagert werden.
- Vermeide pauschale Aussagen darüber, wie "der Markt" reagieren werde.
- Kennzeichne, wenn eine Marktreaktion ohne Markterkundung oder praktische Einführung nicht zuverlässig prognostizierbar ist.
## Vermeidung unnötiger Wiederholungen
Analysiere denselben Mechanismus nicht in mehreren Themenfeldern vollständig erneut.
Wenn ein Befund mehrere Forschungsfragen berührt:
- behandle ihn an der sachlich zentralen Stelle vollständig,
- verweise an anderer Stelle knapp auf dieses Ergebnis,
- ergänze dort nur den zusätzlich relevanten Aspekt.
Vermeide wiederkehrende Warnungen vor Gestaltungen, welche die aktuellen URV-Dokumente bereits ausdrücklich ausschließen.
Wenn eine hypothetische abweichende Gestaltung eine wichtige rechtliche, wirtschaftliche oder operative Grenze verdeutlicht, erläutere diese Grenze einmal. Konzentriere die weitere Untersuchung anschließend wieder auf die vorgesehene URV.
## Umgang mit Unsicherheit und Evidenzlücken
Benenne Unsicherheiten und Evidenzlücken ausdrücklich dort, wo sie die jeweilige Erkenntnis betreffen.
Unterscheide insbesondere:
- fehlende Informationen,
- widersprüchliche Evidenz,
- fehlende unmittelbar einschlägige Rechtsprechung,
- nur analog übertragbare Erkenntnisse,
- methodische Grenzen vorhandener Studien,
- fehlende quantitative Daten,
- fehlende öffentliche Informationen zu Vergleichsfällen,
- nicht zuverlässig prognostizierbare zukünftige Entwicklungen.
Fülle Evidenzlücken nicht durch unbelegte Annahmen.
Erkläre, welche Schlussfolgerung trotz einer Evidenzlücke noch vertretbar ist und wie belastbar sie ist.
## Verhältnis zu den bestehenden URV-Dokumenten
Die Recherche ist keine allgemeine redaktionelle Neuprüfung der bestehenden URV-Unterlagen.
Wenn ein Rechercheergebnis eine konkrete substantielle Schwachstelle der bestehenden Konstruktion erkennen lässt:
- benenne die betroffene Regelung oder den betroffenen Mechanismus,
- erkläre das Problem,
- bewerte seine Bedeutung,
- benenne gegebenenfalls eine mögliche Art der Risikoreduktion oder Anpassung.
Schlage keine Änderungen allein deshalb vor, weil eine andere Gestaltung ebenfalls möglich, üblicher oder theoretisch sicherer wäre.
Wenn eine bestehende Regelung nach der Recherche tragfähig ist, behandle sie als tragfähig und eröffne keine künstliche Optimierungsdiskussion.
## Verbindliche Anforderungen an das Rechercheergebnis
Die Recherche muss:
- die Hauptfrage und alle drei Unterfragen ausdrücklich und nachvollziehbar beantworten,
- die stärksten ernst zu nehmenden Gegenpositionen aktiv prüfen,
- ausdrücklich feststellen, ob ein grundlegendes Hindernis für die untersuchte Grundkonstruktion oder eine für die Beantwortung der Hauptfrage wesentliche Annahme gefunden wurde,
- eine hinreichend tiefe und belastbare quellenbasierte Untersuchung des jeweiligen Recherchegegenstands dokumentieren.
## Aufbau des Rechercheberichts
Erstelle einen ausführlichen, eigenständig verständlichen und quellenbasierten Recherchebericht.
Verwende folgende Grundstruktur.
### Zusammenfassung
Fasse die entscheidenden Rechercheergebnisse knapp zusammen.
Behandle insbesondere:
- das Gesamtergebnis zur Hauptfrage,
- die wichtigsten tragenden Befunde,
- die stärksten Gegenargumente oder Gegenbefunde,
- wesentliche Unsicherheiten und Evidenzlücken,
- ein gegebenenfalls gefundenes grundlegendes Hindernis.
Führe in der Zusammenfassung keine neuen Erkenntnisse ein, die im Hauptteil nicht belegt werden.
### Forschungsfragen
Gib die Hauptfrage und die drei Unterfragen unverändert wieder.
### Rechercheplan und Methodik
Fasse den tatsächlich verwendeten Rechercheplan und die wesentlichen methodischen Entscheidungen knapp zusammen.
Dokumentiere insbesondere:
- die untersuchten Themenfelder,
- wesentliche Hypothesen und Gegenhypothesen,
- die wichtigsten Suchrichtungen und Begriffsfamilien,
- wesentliche unterschiedliche Quellencluster,
- relevante Anpassungen des ursprünglichen Rechercheplans während der Recherche.
Die Methodikdarstellung soll nachvollziehbar machen, wie recherchiert wurde, ohne ein vollständiges Suchprotokoll jedes einzelnen Suchvorgangs zu erzeugen.
### Recherchebefunde
Entwickle eine sachlich sinnvolle Gliederung aus den Rechercheergebnissen.
Ordne die Kapitel nach den entscheidenden Themen und nicht mechanisch nach den vier Forschungsfragen.
Behandle für jeden wesentlichen Themenkomplex, soweit relevant:
- die maßgeblichen Tatsachen und Quellen,
- die fachliche, rechtliche, wirtschaftliche oder marktbezogene Bedeutung,
- die stärksten Argumente für die jeweilige Bewertung,
- die stärksten Gegenargumente und Gegenbelege,
- relevante Vergleichsfälle und Gegenmodelle,
- deren Übertragbarkeit und Unterschiede,
- verbleibende Unsicherheiten oder Evidenzlücken,
- die Bedeutung des Befunds für die Hauptfrage.
Die Zahl und Länge der Kapitel sollen sich aus der Materie ergeben.
Erzeuge weder künstlich wenige noch künstlich viele Kapitel.
### Beantwortung der Forschungsfragen
Beantworte abschließend zuerst die Hauptfrage und danach jede der drei Unterfragen ausdrücklich.
Die Antworten sollen die zuvor recherchierten Befunde verdichten und keine neue Recherche oder neue Argumentation einführen.
Unterscheide dabei, soweit relevant, zwischen:
- belastbar belegtem Befund,
- fachlicher oder rechtlicher Bewertung,
- verbleibendem Restrisiko oder Unsicherheit,
- offener Evidenzlücke.
Formuliere ein klares Ergebnis, wenn die Quellenlage ein solches Ergebnis trägt.
### Weiterführende Prüfungsfragen
Halte knapp fest, ob sich aus der Recherche offene Fragen ergeben, die mit den verfügbaren Quellen oder dem aktuellen Entwicklungsstand der URV nicht belastbar beantwortet werden konnten.
Benenne insbesondere, soweit vorhanden:
- Fragen, deren Beantwortung von noch nicht fertiggestellten URV-Dokumenten abhängt,
- relevante Evidenzlücken,
- offene oder ungeklärte Rechtsfragen,
- besonders wichtige Quellen oder Entwicklungen, die bei einer späteren Aktualisierung erneut geprüft werden sollten.
Erzeuge keine zusätzlichen Prüfungsfragen allein zur Erweiterung des Untersuchungsumfangs. Nenne nur Punkte, die sich unmittelbar aus den Recherchebefunden ergeben und für die untersuchte Hauptfrage materiell relevant sind.
### Quellen
Dokumentiere die verwendeten Quellen vollständig und nachvollziehbar.
Verwende im gesamten Recherchebericht präzise Quellenverweise unmittelbar bei den jeweils belegten Aussagen.
Gib bei Onlinequellen direkte Fundstellen beziehungsweise Links an.
Zitiere keine Quelle für eine Aussage, die sie nicht trägt.
Verwende wörtliche Zitate nur, wenn der genaue Wortlaut für die Untersuchung wesentlich ist. Arbeite ansonsten mit präzisen Zusammenfassungen und Paraphrasen.
## Eingaben
### Hauptfrage
[HAUPTFRAGE]
### Unterfragen
1. [UNTERFRAGE 1]
2. [UNTERFRAGE 2]
3. [UNTERFRAGE 3]
Die acht Rechercheaufträge werden mit der Deep-Research-Funktion von ChatGPT durchgeführt.
Für sämtliche Rechercheaufträge wird derselbe Masterprompt verwendet. Ausgetauscht werden ausschließlich die jeweilige Hauptfrage und die drei Unterfragen.
Die Untersuchung soll nicht dadurch gesteuert werden, dass während eines Recherchelaufs gewünschte Ergebnisse oder bestimmte rechtliche Auffassungen vorgegeben werden.
Soweit technische oder sachliche Eingriffe während einer Recherche erforderlich werden, sollen diese auf das zur Durchführung notwendige Maß beschränkt bleiben.
Substantielle Änderungen der Forschungsfragen oder des Masterprompts zwischen den Rechercheaufträgen sollen vermieden werden. Soweit solche Änderungen dennoch erforderlich werden, sind sie bei der Dokumentation der betreffenden Recherche kenntlich zu machen.
Die Rechercheberichte werden nach Abschluss des jeweiligen Rechercheauftrags nicht inhaltlich auf ein gewünschtes Ergebnis hin überarbeitet.
Die Recherche beruht auf den zum Zeitpunkt der Durchführung verfügbaren aktuellen URV-Unterlagen.
Als verbindliche Tatsachengrundlage sollen insbesondere bereitgestellt werden:
Nicht fertiggestellte Dokumente werden nicht durch angenommene Inhalte ersetzt.
Ein Recherchebericht kann deshalb zu dem Ergebnis gelangen, dass eine bestimmte Frage wegen eines noch nicht vorliegenden oder noch nicht abschließend ausgestalteten URV-Dokuments nicht abschließend beurteilt werden kann.
Dies ist Bestandteil des Rechercheergebnisses und keine methodische Fehlfunktion.
Für die Nachvollziehbarkeit der Untersuchung soll der bei ihrer Durchführung verwendete Dokumentstand festgehalten werden.
Die acht Rechercheaufträge werden nacheinander in einer gemeinsamen neuen ChatGPT-Konversation durchgeführt.
Zu Beginn dieser Konversation werden die für die Untersuchung festgelegten URV-Unterlagen und das Recherchekonzept bereitgestellt.
Anschließend werden die acht Rechercheaufträge in der festgelegten Reihenfolge durchgeführt:
Die vorherigen Rechercheberichte bleiben innerhalb dieser Konversation verfügbar.
Die acht Rechercheaufträge sind deshalb nicht als voneinander vollständig unabhängige Untersuchungen zu verstehen. Ein späterer Recherchelauf kann durch den bereits vorhandenen Gesprächskontext beeinflusst werden.
Diese gemeinsame Durchführung ist Bestandteil der gewählten Untersuchungsmethode.
Sie ermöglicht zugleich, dass bereits vorhandener Untersuchungskontext und Zusammenhänge zwischen den Recherchefeldern innerhalb derselben Rechercheumgebung erhalten bleiben.
Aus mehreren übereinstimmenden Rechercheberichten darf deshalb nicht ohne Weiteres auf mehrere voneinander unabhängige Bestätigungen desselben Ergebnisses geschlossen werden.
Die Berichte sind acht thematisch fokussierte Bestandteile einer gemeinsam durchgeführten Untersuchung.
Das Rechercheprogramm kann zu einem späteren Zeitpunkt vollständig oder teilweise erneut durchgeführt werden.
Anlass hierfür können insbesondere sein:
Eine spätere Wiederholung muss nicht zu denselben Quellen oder Bewertungen führen.
Neue Rechercheberichte sollten deshalb mit dem jeweiligen Recherchezeitpunkt und dem zugrunde liegenden Dokumentstand dokumentiert werden.
Das Recherchekonzept soll eine vertiefte und nachvollziehbare Untersuchung ermöglichen. Es kann jedoch keine vollständige Erfassung sämtlicher denkbarer Rechtsfragen, Quellen oder Vergleichsfälle gewährleisten.
Auch eine umfangreiche Recherche kann einschlägige Quellen übersehen. Dieses Risiko besteht insbesondere bei uneinheitlicher Terminologie, eingeschränkter öffentlicher Verfügbarkeit von Vergabeunterlagen und Rechtsprechung sowie bei funktional ähnlichen Modellen, die unter anderen Bezeichnungen geführt werden.
Die vorgesehene Nutzung unterschiedlicher Suchpfade soll dieses Risiko reduzieren, kann es aber nicht beseitigen.
Die Aussagekraft einzelner Rechercheberichte hängt außerdem vom Entwicklungsstand der URV ab. Soweit ein für die untersuchte Frage wesentliches Projektdokument noch nicht vorliegt, kann die betreffende konkrete Ausgestaltung gegebenenfalls nur eingeschränkt beurteilt werden.
Vergleichsfälle besitzen nur die Aussagekraft, die sich aus den tatsächlich verfügbaren Informationen ergibt. Die praktische Verwendung eines Beschaffungsmodells ist nicht mit einer gerichtlichen oder behördlichen Bestätigung seiner Rechtmäßigkeit gleichzusetzen.
Die Rechercheberichte können unterschiedliche Quellen, Gewichtungen und Bewertungen enthalten. Diese Unterschiede werden nicht durch eine nachträgliche Gesamtbewertung aufgelöst.
Das Recherchekonzept beansprucht deshalb keine abschließende oder verbindliche rechtliche Bewertung der URV.
Für eine erneute Durchführung der Untersuchung werden im Wesentlichen benötigt:
Für eine möglichst nachvollziehbare Wiederholung sollte eine neue Konversation verwendet und der verwendete Dokumentstand festgehalten werden.
Die acht Rechercheaufträge können anschließend in der hier festgelegten Reihenfolge durchgeführt werden.
Eine erneute Durchführung soll nicht notwendig ein früheres Ergebnis reproduzieren. Sie ermöglicht vielmehr eine neue quellenbasierte Untersuchung desselben Gegenstands unter dokumentierten Ausgangsbedingungen.
Abweichende Quellen oder Ergebnisse einer späteren Recherche können damit nachvollzogen und mit früheren Rechercheberichten verglichen werden.
Die nachfolgenden Rechercheberichte dokumentieren die Ergebnisse der acht zuvor beschriebenen Rechercheaufträge.
Sie werden grundsätzlich im vollständigen ursprünglichen Wortlaut wiedergegeben oder als vollständige zugehörige Dokumente bereitgestellt.
Reine technische oder gestalterische Anpassungen sind möglich, sofern Inhalt, Argumentation, Bewertungen und Quellen unverändert bleiben.
Die Rechercheberichte sind keine abschließenden Rechtsgutachten und stellen keine verbindliche rechtliche Freigabe der URV dar.
Sie sind Ergebnisse eines KI-gestützten, quellenbasierten Rechercheprozesses. Sie können trotz der im Recherchekonzept vorgesehenen Anforderungen sachliche, rechtliche oder methodische Fehler enthalten.
Aus der Aufnahme der Rechercheberichte in diese Dokumentation folgt keine inhaltliche Bestätigung jeder darin enthaltenen Tatsachenfeststellung, Rechtsauffassung oder Bewertung.
Die Berichte können insbesondere enthalten:
Die einzelnen Rechercheberichte können sich in Quellenwahl, Schwerpunktsetzung und Bewertung unterscheiden.
Solche Unterschiede werden nicht nachträglich redaktionell harmonisiert.
Es erfolgt insbesondere keine zusätzliche Gesamtauswertung, die aus den acht Berichten eine einheitliche abschließende Rechtsauffassung ableitet.
Damit bleibt nachvollziehbar, welche Aussagen tatsächlich aus den jeweiligen Rechercheläufen stammen.
Die Veröffentlichung der Berichte ermöglicht eine eigenständige Prüfung der verwendeten Quellen und Argumentationen. Die dokumentierten Rechercheaufträge können außerdem mit demselben oder einem später aktualisierten Dokumentstand erneut durchgeführt werden.
Die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) überträgt den bekannten wirtschaftlichen Grundgedanken einer Rahmenvereinbarung auf einen größeren Beschaffungsraum. Ihre Kernidee besteht nicht darin, öffentliche Beschaffung neu zu erfinden. Sie führt vielmehr bekannte Mechanismen konsequent weiter: Einmal geschaffene Vertrags-, Prozess- und Beschaffungsstrukturen werden für möglichst viele spätere Bedarfe wiederverwendet.
Der wirtschaftliche Ausgangspunkt ist einfach. Der Preis einer beschafften Leistung ist nur ein Teil ihrer tatsächlichen Beschaffungskosten. Öffentliche Stellen setzen zusätzlich Arbeitszeit für Bedarfsklärung, Marktbetrachtung, Leistungsbeschreibung, Vergabe, Vertragsgestaltung, Abstimmung, Dokumentation, Vertragsmanagement und Abrechnung ein. Besonders ungünstig ist dieses Verhältnis bei zahlreichen kleineren und mittleren, heterogenen und wechselnden Bedarfen.
Klassische Rahmenvereinbarungen reduzieren diesen Aufwand bereits innerhalb abgegrenzter Bedarfsbereiche. In einer breiten Beschaffungslandschaft entstehen jedoch häufig zahlreiche spezialisierte Rahmenvereinbarungen nebeneinander. Jede dieser Strukturen muss entwickelt, vergeben, eingeführt, verwaltet und später erneut vergeben oder ersetzt werden. Hinzu kommen Bedarfe, für die kein bestehendes Instrument passt.
Die URV erweitert deshalb die Wiederverwendung. Nicht nur mehrere Abrufe verwenden dieselbe Rahmenvereinbarung. Unterschiedliche Leistungsbereiche können zusätzlich dieselbe übergeordnete Vertrags-, Lieferanten-, Preis-, Daten-, Dokumentations- und Abrechnungsinfrastruktur nutzen. Ein statischer Leistungsrahmen bestimmt dabei die sachliche Außengrenze. Das konkrete Marktangebot kann sich innerhalb dieser Grenze durch ein fortlaufend entwickeltes Lieferantenportfolio und einen dynamischen Leistungskatalog verändern.
Besonders wirtschaftlich ist dieses Modell im Beschaffungs-Long-Tail, also bei zahlreichen kleinen und mittleren Bedarfen, die einzeln keinen eigenen spezialisierten Beschaffungsweg rechtfertigen, in ihrer Gesamtheit aber erhebliche Beschaffungs- und Verwaltungskapazität binden. Für diese Bedarfe kann aus einem wiederkehrenden Beschaffungsprojekt ein regulärer Abruf aus einer bereits vorhandenen Infrastruktur werden.
Die wesentlichen Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber. Er bestimmt Bedarf und Anforderungen, wählt die konkrete Leistung beziehungsweise den Lieferanten, beurteilt die Wirtschaftlichkeit, erteilt interne Freigaben und kontrolliert die fachliche Leistung. Der URV-Auftragnehmer stellt vor allem die wiederverwendbare kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur bereit.
Auch das Wiederverkäufermodell schafft insbesondere in der IT keine grundsätzlich neue Handelsstufe. Wiederverkäufer, Handelspartner und IT-Dienstleister gehören dort bereits zu vielen bestehenden Beschaffungsketten. Breite Einauftragnehmer-Rahmenvereinbarungen, direkte Abrufe, Kataloge und flexible Produktbestände sind ebenfalls bekannt. Die Besonderheit der URV liegt deshalb vor allem in der größeren Reichweite, in der diese Mechanismen gemeinsam wiederverwendet werden.
Ein weiterer wirtschaftlicher Vorteil entsteht bereits vor dem ersten Abruf. Das URV-Modell ist weitgehend öffentlich und kostenfrei dokumentiert. Ein öffentlicher Auftraggeber muss die grundlegende Vertrags-, Abruf-, Preis-, Dokumentations- und Datenarchitektur deshalb nicht selbst von Grund auf entwickeln. Er kann ein vorhandenes Modell prüfen, auf den eigenen Leistungsbereich und die eigene Organisation anpassen und anschließend vergeben.
Der tatsächliche Nutzen lässt sich anhand der eigenen Beschaffungshistorie plausibilisieren und nach Einführung messen. Entscheidend ist dabei nicht allein das Beschaffungsvolumen. Gerade bei einer Long-Tail-Struktur sind Zahl und Art der Beschaffungsvorgänge mindestens ebenso wichtig. Dem Handelsaufschlag und den verbleibenden URV-Kosten sind deshalb die tatsächlich vermiedenen Prozess-, Infrastruktur-, Zeit- und gegebenenfalls externen Kosten gegenüberzustellen.
Die URV muss nicht jede Beschaffung übernehmen, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Andere Beschaffungswege bleiben verfügbar. Ihr erster und stärkster Anwendungsfall liegt dort, wo für gewöhnliche Bedarfe heute immer wieder neue Beschaffungsarbeit entsteht, obwohl sich große Teile dieser Arbeit wiederverwenden lassen.
Die zentrale wirtschaftliche These lautet daher:
Die URV erfindet die Rahmenvereinbarung nicht neu. Sie denkt ihren Wiederverwendungsgedanken konsequent zu Ende.
Die URV ist eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer als zentralem vertraglichen und kaufmännischen Vertragspartner. Dieser beschafft die vom Auftraggeber ausgewählten Leistungen bei rechtlich getrennten Lieferanten im eigenen Namen und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Der wirtschaftliche Zweck dieser Konstruktion liegt vor allem in einer weitergehenden Wiederverwendung von Beschaffungsinfrastruktur.
Eine klassische Rahmenvereinbarung beantwortet bereits erfolgreich die Frage, wie wiederkehrende Bedarfe beschafft werden können, ohne für jeden einzelnen Bedarf erneut ein vollständiges Vergabeverfahren durchzuführen. Die URV führt diesen Gedanken weiter. Sie fragt zusätzlich, welche Vertrags-, Lieferanten-, Prozess-, Preis-, Dokumentations- und Abrechnungsstrukturen auch über unterschiedliche konkrete Leistungsbereiche hinweg gemeinsam genutzt werden können.
Die wirtschaftliche Betrachtung richtet sich damit nicht nur auf den einzelnen Leistungsabruf. Sie richtet sich auch auf die Kosten, die entstehen, um einen breiten Beschaffungsraum dauerhaft beschaffbar zu halten.
Die URV ist leistungskategorieneutral. Ihre wirtschaftliche Funktionslogik ist nicht auf Informationstechnik, Software, Hardware oder digitale Dienstleistungen beschränkt. IT eignet sich jedoch besonders gut als Referenzfall, weil dort mehrere für die URV relevante Eigenschaften gleichzeitig stark ausgeprägt sind:
Diese Kombination macht IT zu einem besonders anschaulichen Beispiel für die wirtschaftliche Wirkung einer breiteren Wiederverwendung von Beschaffungsinfrastruktur. Die zugrunde liegende Logik gilt aber ebenso in anderen Leistungsbereichen. Entscheidend ist nicht die Art der Leistung, sondern die Struktur des Beschaffungsbedarfs. Besonders geeignet sind Bereiche mit vielen wiederkehrenden, konkret aber wechselnden Bedarfen, bei denen die wiederholte Einrichtung spezialisierter Beschaffungsstrukturen einen erheblichen organisatorischen Aufwand erzeugt.
Die URV sollte wirtschaftlich nicht als experimentelles oder grundsätzlich neuartiges Beschaffungsmodell verstanden werden. Ihre wesentlichen Mechanismen sind bekannt:
Auch die maßgeblichen wirtschaftlichen Risiken sind bekannt. Die URV kombiniert bekannte Mechanismen lediglich in größerer Reichweite. Ihre Besonderheit liegt nicht in einem einzelnen neuen Baustein, sondern darin, die Wiederverwendung bestehender Mechanismen weiter auszudehnen und sie in einer einheitlichen Beschaffungsarchitektur zusammenzuführen.
Gerade das erleichtert die praktische Einordnung. Ein Auftraggeber muss nicht auf eine vollkommen neue Beschaffungswelt vertrauen. Er kann bekannte Mechanismen verwenden und prüfen, wie weit deren gemeinsame Wiederverwendung wirtschaftlich sinnvoll ausgedehnt werden kann.
Der sichtbare Lieferantenpreis ist nicht mit den gesamten Kosten einer öffentlichen Beschaffung gleichzusetzen. Vor einem Vertragsschluss müssen öffentliche Organisationen je nach Beschaffungsfall unter anderem:
Nach dem Vertragsschluss entstehen weitere Aufwände für Bestellung, Vertragsmanagement, Änderungen, Nachweise, Abrechnung, Rechnungsprüfung, Dokumentation und gegebenenfalls Störungen. Ein relevanter Teil dieser Arbeit entsteht unabhängig davon, ob die später beschaffte Leistung einen vergleichsweise niedrigen oder einen sehr hohen Wert besitzt. Gerade bei kleineren und mittleren Beschaffungen kann der administrative Aufwand deshalb im Verhältnis zum Leistungswert besonders stark ins Gewicht fallen.
Historische europäische Untersuchungen zeigen die Größenordnung dieser Transaktionskosten. Eine Untersuchung im Auftrag der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2011 ermittelte für die damals untersuchten EU-weiten Vergabeverfahren durchschnittliche Prozesskosten von rund 28.000 Euro je Beschaffung auf Auftraggeber- und Bieterseite zusammen. Davon entfiel nur ein Teil unmittelbar auf die Vergabestelle. Der größere Anteil entstand auf Seiten der Unternehmen für die Teilnahme am Verfahren.
Diese historischen Werte sind kein heutiger Kostensatz und insbesondere kein Betrag, den ein Auftraggeber durch die URV je vermiedenem Verfahren als eigene Einsparung ansetzen könnte. Sie verdeutlichen jedoch einen wirtschaftlich grundlegenden Punkt: Die Durchführung von Beschaffung verbraucht selbst erhebliche Ressourcen.
Hinzu kommt der Aufwand, der entsteht, bevor ein förmliches Vergabeverfahren überhaupt beginnen kann. Fachbereiche und Beschaffungsstellen müssen einen ungedeckten Bedarf zunächst in einen beschaffbaren Vorgang übersetzen. Sie müssen Markt, Leistungsgegenstand, Vertragsbedarf und möglichen Beschaffungsweg klären. Eine wirtschaftliche Beschaffungsarchitektur sollte deshalb nicht nur das Vergabeverfahren selbst vereinfachen, sondern möglichst viel wiederkehrende Arbeit bereits vor diesem Verfahren vermeiden.
Viele größere Beschaffungsorganisationen haben neben wenigen großen strategischen Vorhaben eine hohe Zahl kleinerer und mittlerer Beschaffungsvorgänge. Diese Bedarfe weisen häufig mehrere Eigenschaften auf:
Gerade hier entsteht ein ungünstiges Verhältnis zwischen Leistungswert und Prozesskosten. Ein einzelner Vorgang mag wirtschaftlich unbedeutend erscheinen. Für seine Beschaffung müssen dennoch Bedarf, Zuständigkeit, Markt, Preis, Vertragsgrundlage, Freigabe und Dokumentation geklärt werden. Multipliziert sich dieser Aufwand über eine hohe Zahl von Vorgängen, entsteht ein erheblicher organisatorischer Kostenblock.
Dieser Beschaffungs-Long-Tail ist deshalb für die URV besonders relevant. Die wirtschaftliche Frage lautet nicht, ob eine einzelne kleine Beschaffung für sich genommen ein großes Optimierungsprojekt rechtfertigt. Sie lautet vielmehr:
Wie viel Aufwand entsteht insgesamt dadurch, dass eine Organisation eine große Zahl solcher Bedarfe immer wieder neu beschaffbar machen muss?
Rahmenvereinbarungen sind bereits eine erfolgreiche Antwort auf wiederkehrende Transaktionskosten. Sie schaffen einen einmal vergebenen Rahmen für mehrere spätere Beschaffungen und vermeiden dadurch Wiederholungen. Ihre Wiederverwendung endet jedoch regelmäßig an der Grenze des jeweiligen Leistungsgegenstands.
Je breiter der tatsächliche Bedarf einer Organisation ist, desto mehr spezialisierte Rahmenvereinbarungen können deshalb nebeneinander erforderlich werden. Die einzelnen Instrumente können jeweils sehr wirtschaftlich sein. Das verbleibende Problem liegt nicht innerhalb der einzelnen Rahmenvereinbarung, sondern zwischen den unterschiedlichen Instrumenten.
Die Organisation muss weiterhin:
Mit wachsender Zahl spezialisierter Beschaffungsinstrumente verschiebt sich die wirtschaftliche Frage. Nicht nur der einzelne Beschaffungsvorgang verursacht Aufwand. Auch das gesamte Portfolio an Beschaffungsinstrumenten muss dauerhaft aufgebaut und betrieben werden.
Jede zusätzliche Rahmenvereinbarung besitzt einen eigenen Lebenszyklus. Sie muss:
Diese Kosten erscheinen häufig nicht als eigene Haushaltsposition. Sie entstehen vor allem als Arbeitszeit unterschiedlicher Organisationseinheiten. Parallel wächst die organisatorische Komplexität, weil Beschäftigte wissen müssen:
Eine größere Zahl spezialisierter Rahmenvereinbarungen kann deshalb auf Ebene des einzelnen Vertrags effizient und auf Ebene der gesamten Organisation trotzdem komplex sein. Genau hier setzt die URV an. Sie versucht, nicht nur einzelne Beschaffungen zu standardisieren, sondern einen größeren Teil der zugrunde liegenden Beschaffungsinfrastruktur gemeinsam nutzbar zu machen.
Die erste Wiederverwendungsebene entspricht der klassischen Funktion einer Rahmenvereinbarung. Ein Vergabeverfahren schafft einmalig einen vertraglichen Rahmen. Spätere Bedarfe können innerhalb dieses Rahmens abgerufen werden, ohne die grundlegende Vergabe für jeden einzelnen Vorgang zu wiederholen.
Der wirtschaftliche Effekt entsteht dadurch, dass einmaliger Einrichtungsaufwand auf mehrere Transaktionen verteilt wird. Je häufiger ein sinnvoll ausgestalteter Rahmen genutzt wird, desto geringer wird sein anteiliger Einrichtungsaufwand je Abruf.
Die URV übernimmt dieses etablierte Prinzip. Der Auftraggeber muss beim konkreten Bedarf weiterhin prüfen, was benötigt wird, welche Leistung geeignet ist und ob die konkrete Beschaffung wirtschaftlich ist. Nicht erneut hergestellt werden muss dagegen die grundlegende Vertrags- und Beschaffungsarchitektur.
Die URV erweitert diesen Mechanismus. In einer konventionellen Beschaffungslandschaft kann beispielsweise eine Rahmenvereinbarung für Hardware bestehen, eine zweite für Software, eine dritte für Netzwerkkomponenten und eine vierte für bestimmte Dienstleistungen. Jede dieser Rahmenvereinbarungen erzeugt Wiederverwendung innerhalb ihres eigenen Bereichs.
Die URV versucht zusätzlich, diejenigen Bestandteile gemeinsam zu verwenden, die funktional nicht für jeden dieser Bereiche neu entstehen müssen. Dazu gehören insbesondere:
Dadurch entsteht ein zusätzlicher Skaleneffekt. Nicht nur viele Beschaffungen teilen sich einen Rahmen. Unterschiedliche Beschaffungsbereiche teilen sich zusätzlich einen Teil ihrer Beschaffungsinfrastruktur.
Die fachlichen Unterschiede zwischen den einzelnen Leistungen bleiben vollständig erhalten. Ein Softwareprojekt ist weiterhin etwas anderes als eine Hardwarelieferung oder eine Beratungsleistung. Diese Unterschiede werden im konkreten Leistungsabruf berücksichtigt. Unterschiedliche fachliche Leistungen benötigen aber nicht zwangsläufig vollständig unterschiedliche kaufmännische Beschaffungsinfrastrukturen.
Die wirtschaftliche Breite der URV beruht auf der Trennung zwischen einem statischen Leistungsrahmen und dem dynamischen konkreten Marktangebot. Der Leistungsrahmen legt abschließend fest, welche Kategorien und Arten von Leistungen über die URV beschafft werden können. Er bildet die sachliche Außengrenze.
Innerhalb dieser Grenze führt der Auftragnehmer ein Lieferantenportfolio und einen fortlaufend aktualisierten Leistungskatalog. Dadurch können sich während der Laufzeit insbesondere konkrete Lieferanten, konkrete Produkte, konkrete Dienstleistungen und verfügbare Marktangebote verändern. Nicht verändert werden kann dagegen die ursprünglich festgelegte sachliche Außengrenze.
Diese Trennung ist wirtschaftlich bedeutsam. Eine langfristige Rahmenvereinbarung muss nicht versuchen, den konkreten Marktbestand mehrerer zukünftiger Jahre vollständig vorwegzunehmen. Sie muss früh festlegen, welche Arten von Leistungen innerhalb ihrer Laufzeit beschafft werden können. Welche konkrete Leistung einen später tatsächlich entstehenden Bedarf am besten deckt, kann näher am realen Bedarfszeitpunkt entschieden werden.
Dadurch kann die einmal geschaffene Beschaffungsinfrastruktur länger nutzbar bleiben, obwohl sich konkrete Marktangebote verändern.
Der URV-Auftragnehmer stellt nicht lediglich einen formalen Vertragsrahmen bereit. Zu seinen eigenen Leistungen gehören insbesondere:
Der Auftraggeber behält gleichzeitig die wesentlichen Entscheidungen. Er bestimmt seinen Bedarf, definiert fachliche und technische Anforderungen, entscheidet über die konkrete Leistung und den einzusetzenden Lieferanten, prüft die Wirtschaftlichkeit, erteilt seine internen Freigaben und kontrolliert die fachliche Leistung. Direkte fachliche und operative Kommunikation zwischen Auftraggeber und Lieferant bleibt möglich.
Die Steuerungsfähigkeit des Auftraggebers bleibt damit erhalten. Bedarf, Auswahl, Wirtschaftlichkeit und fachliche Kontrolle verbleiben bei ihm. Die URV bündelt vor allem diejenigen Tätigkeiten, die über viele Vorgänge hinweg wiederkehrend und kaufmännisch standardisierbar sind. Gerade diese Trennung ermöglicht Skalierung über heterogene Leistungsbereiche hinweg.
Der Auftragnehmer muss nicht zum technischen Generalunternehmer für sämtliche beschafften Leistungen werden. Er stellt eine gemeinsame kaufmännische Infrastruktur bereit, während die konkrete fachliche Leistung weiterhin von dem hierfür ausgewählten Lieferanten erbracht werden kann.
Die Wiederverwendungslogik beginnt bereits vor der ersten Vergabe. Das URV-Modell ist weitgehend öffentlich und kostenfrei dokumentiert. Wesentliche Bestandteile der Vertrags-, Abruf-, Preis-, Dokumentations- und Datenarchitektur liegen bereits als Ausgangspunkt vor.
Ein Auftraggeber beginnt damit nicht mit einem leeren Blatt. Er muss das Modell verstehen, seinen eigenen Leistungsbereich bestimmen, erforderliche Anpassungen vornehmen, die Konstruktion prüfen und anschließend ein eigenes Vergabeverfahren durchführen. Auch die konzeptionelle Entwicklungsarbeit der Beschaffungsarchitektur wird damit in erheblichem Umfang wiederverwendbar.
Der unmittelbarste wirtschaftliche Effekt der URV besteht darin, wiederholbare Arbeit nicht für jeden Bedarf neu zu erzeugen. Bei einem geeigneten Leistungsabruf müssen insbesondere die allgemeine Vertragsarchitektur, die Grundstruktur der Lieferantenbeauftragung, die Preislogik, wesentliche Dokumentationsmechanismen und die kaufmännische Abwicklung nicht neu entwickelt werden.
Auch die Lieferantenerschließung kann teilweise aus dem einzelnen Beschaffungsvorgang herausgelöst werden. Der Auftragnehmer führt ein Lieferantenportfolio und kann innerhalb des Leistungsrahmens neue Lieferanten erschließen. Die Entlastung beschränkt sich deshalb nicht auf das eigentliche Vergabeverfahren, sondern kann unter anderem bei der Vorbereitung der Beschaffung, bei der Lieferantenidentifikation, bei Vertragsfragen, beim Leistungsabruf, bei Preisnachweisen, bei Änderungen sowie bei Abrechnung und Reporting entstehen.
Wie groß dieser Effekt tatsächlich ist, hängt von der jeweiligen Ausgangssituation ab. Eine bereits stark zentralisierte und automatisierte Organisation hat andere Prozesskosten als eine Organisation mit vielen dezentralen Einzelvorgängen. Der wirtschaftliche Mechanismus ist dennoch eindeutig:
Je häufiger wiederholbare Beschaffungsarbeit anfällt, desto größer ist der potenzielle Wert ihrer Wiederverwendung.
Beschaffungsdauer und interner Arbeitsaufwand sind zwei unterschiedliche Größen. Ein Vorgang kann nur wenige Stunden tatsächliche Bearbeitung erfordern und trotzdem über Wochen auf Abstimmungen, Unterlagen, Angebote, Freigaben oder Verfahrensschritte warten. Die URV kann beide Größen reduzieren.
Ihr Zeitgewinn entsteht nicht dadurch, dass notwendige Entscheidungen entfallen, sondern durch Vorverlagerung. Wenn der konkrete Bedarf entsteht, besteht die allgemeine Beschaffungsarchitektur bereits. Der Vorgang kann sich deshalb stärker auf diejenigen Punkte konzentrieren, die tatsächlich neu entschieden werden müssen:
Das erhöht zugleich die Reaktionsfähigkeit bei sich schnell verändernden Bedarfen. Eine benötigte Leistung erzeugt ihren wirtschaftlichen Nutzen regelmäßig erst nach ihrer Bereitstellung. Beschaffungszeit kann deshalb einen realen wirtschaftlichen Wert besitzen.
Wo eine schnellere Beschaffung nachweisbar Übergangskosten, Projektverzögerungen oder konkrete Produktivitätsverluste verhindert, können diese Effekte monetär berücksichtigt werden. Wo eine belastbare Monetarisierung nicht möglich ist, sollte die verkürzte Beschaffungsdauer als eigenständige Kennzahl ausgewiesen werden.
Wo Beschaffungskapazität knapp ist, besitzt eingesparte Arbeitszeit einen unmittelbaren organisatorischen Wert. Eine Reduzierung des Arbeitsaufwands führt dabei nicht zwangsläufig zu unmittelbar abbaubaren Stellen. Der wirtschaftliche Effekt kann vielmehr darin bestehen, dass vorhandenes Personal:
Dieser Kapazitätseffekt ist wirtschaftlich real, auch wenn er nicht unmittelbar als Haushaltsersparnis erscheint. Die Arbeitsteilung der URV konzentriert wiederkehrende kaufmännische und administrative Tätigkeiten beim Auftragnehmer und die konkreten öffentlichen und fachlichen Entscheidungen beim Auftraggeber. Damit wird knappe interne Fach- und Beschaffungskapazität stärker für diejenigen Aufgaben eingesetzt, bei denen eine eigene Entscheidung tatsächlich erforderlich ist.
Standardisierung besitzt einen wirtschaftlichen Wert, der über eingesparte Arbeitszeit hinausgeht. Wenn Beschaffungsvorgänge immer wieder unterschiedlich strukturiert werden, steigt die Abhängigkeit von individuellem Erfahrungswissen.
Ein standardisierter URV-Prozess schafft dagegen wiederkehrende Beziehungen zwischen Bedarf, Angebotsanfrage, Angebot, Wirtschaftlichkeitsentscheidung, Leistungsabruf, Änderung und Abrechnung. Informationen müssen dadurch weniger häufig neu erfasst oder aus unterschiedlichen Unterlagen rekonstruiert werden. Auch der aktuelle Vertragsstand lässt sich leichter nachvollziehen.
Das reduziert insbesondere:
Strukturierte Daten ermöglichen zusätzlich:
Die URV schafft damit nicht nur einen einfacheren einzelnen Abruf. Sie kann zugleich die Beherrschbarkeit eines größeren Beschaffungsportfolios verbessern.
Eine langfristige Beschaffung steht regelmäßig vor einem Prognoseproblem. Je konkreter zukünftige Produkte, Mengen, Lieferanten und Leistungsmerkmale bereits Jahre im Voraus festgelegt werden müssen, desto größer ist das Risiko, dass sich Bedarf oder Markt anders entwickeln.
Die URV trennt deshalb zwischen Entscheidungen, die früh feststehen müssen, und Entscheidungen, die später besser getroffen werden können. Früh werden insbesondere festgelegt:
Später können insbesondere festgelegt werden:
Diese spätere Entscheidbarkeit besitzt wirtschaftlichen Wert. Der Auftraggeber muss zukünftige konkrete Bedarfe nicht genauer vorhersehen als notwendig. Er kann Entscheidungen auf Grundlage der Informationen treffen, die zum tatsächlichen Bedarfszeitpunkt vorliegen.
Die fehlende allgemeine Mindestabnahme begrenzt zusätzlich das Risiko von Überbeschaffung und Fehlprognosen. Besonders große garantierte Mengen können in einzelnen Fällen bessere Konditionen ermöglichen. Die URV entscheidet sich für ihren Hauptanwendungsbereich jedoch bewusst für Flexibilität statt für eine umfassende langfristige Mengenbindung.
Die URV trennt den tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung und den Handelsaufschlag des Auftragnehmers. Der Handelsaufschlag vergütet die eigenen Leistungen und allgemeinen Aufwendungen des URV-Auftragnehmers. Der Einkaufspreis wird nachgewiesen. Dem konkreten Leistungsabruf zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und sonstige wirtschaftliche Vorteile mindern ihn.
Damit wird die wirtschaftliche Struktur des Gesamtpreises transparent. Ein prozentualer Handelsaufschlag bedeutet zugleich, dass der absolute Vergütungsbetrag mit dem Einkaufspreis steigt. Dieser bekannte Anreiz wird durch die übrige Architektur begrenzt:
Dafür müssen nicht bei jedem Abruf mehrere Lieferantenangebote vorliegen. Auch Marktpreise, Preislisten, frühere Beschaffungen und andere geeignete Vergleichs- oder Plausibilitätsmaßstäbe können eine wirtschaftliche Bewertung ermöglichen.
Für den Gesamtvergleich ist entscheidend:
Der sichtbare Handelsaufschlag der URV ist nicht mit einer fiktiven Alternative von null Euro Beschaffungskosten zu vergleichen.
Verglichen werden müssen die Gesamtkosten der URV mit den Gesamtkosten des tatsächlich verfügbaren alternativen Beschaffungswegs.
Die URV muss nicht bei den größten und strategisch wichtigsten Beschaffungsvorhaben beginnen. Gerade dort investiert das bestehende Beschaffungssystem bereits erhebliche Aufmerksamkeit und Spezialwissen. Bei einem sehr großen und homogenen Bedarf kann der zusätzliche Aufwand eines eigenen Vergabeverfahrens eher gerechtfertigt sein, wenn dadurch tatsächlich relevante wirtschaftliche Vorteile zu erwarten sind.
Der wirtschaftlich attraktivere Einstiegspunkt liegt bei denjenigen Bedarfen, bei denen die bestehende Beschaffungslandschaft besonders viel Aufwand im Verhältnis zum einzelnen Vorgang erzeugt. Das sind insbesondere zahlreiche kleine und mittlere, heterogene und wechselnde Beschaffungen. Hier gilt:
Dass dieser Bereich auch in entwickelten öffentlichen Beschaffungsstrukturen ein reales Problem darstellt, zeigt beispielsweise die kommunale IT-Beschaffung. ProVitako hat für ITK-Randbedarfe einen eigenen Beschaffungsbaustein geschaffen, über den ein sehr breites Artikelspektrum bereitgestellt wird. Gerade kleinere und schwer zu bündelnde Bedarfe werden dort als eigener Beschaffungsfall behandelt.
Die URV setzt am selben Grundproblem an, geht bei der Infrastruktur aber weiter. Sie soll für einen breiten, vorab abgegrenzten Leistungsraum einen dauerhaften Beschaffungsweg bereitstellen und dadurch vermeiden, dass eine große Zahl gewöhnlicher Bedarfe immer wieder neue Beschaffungsstrukturen auslöst.
Die praktische Wirkung einer Rahmenvereinbarung wird besonders deutlich, wenn sie organisatorisch zum normalen Beschaffungsweg wird. Öffentliche Organisationen behandeln bestehende Rahmenvereinbarungen bereits heute teilweise als vorrangig oder verbindlich zu nutzenden Beschaffungsweg. Damit verändert ein vorhandenes Instrument die Ausgangsfrage.
Ohne geeignete Rahmenvereinbarung lautet sie:
Wie kann dieser Bedarf beschafft werden?
Mit einer geeigneten Rahmenvereinbarung lautet sie:
Kann dieser Bedarf aus dem vorhandenen Instrument abgerufen werden?
Das ist organisatorisch ein erheblicher Unterschied. Eine breite URV vergrößert den Bereich, für den diese zweite Frage gestellt werden kann. Für ihre Einführung ist deshalb nicht nur die Vertragsgestaltung relevant. Ebenso wichtig ist ihre Einbindung in die internen Prozesse.
Für geeignete, vom Leistungsrahmen erfasste Bedarfe kann die URV als regulärer Beschaffungsweg vorgesehen werden. Sie muss nicht rechtlich exklusiv sein, um organisatorisch der naheliegende Weg zu werden. Dadurch entsteht ein praktischer Nutzungseffekt: Wenn ein passender, schneller und bekannter Beschaffungsweg bereits vorhanden ist, muss für einen gewöhnlichen Bedarf erst ein ausreichender Grund bestehen, einen aufwendigeren separaten Weg zu eröffnen.
Die URV enthält bewusst weder eine allgemeine Mindestabnahme noch eine Verpflichtung, den gesamten Bedarf über sie zu decken. Der Auftraggeber kann andere Beschaffungsinstrumente parallel nutzen und Leistungen separat beschaffen. Diese Möglichkeit erhält die wirtschaftliche Handlungsfreiheit.
Eine separate Beschaffung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn ein außergewöhnlicher Vorgang einen zusätzlichen wirtschaftlichen Vorteil erwarten lässt, der den zusätzlichen Prozessaufwand rechtfertigt. Denkbar sind beispielsweise besonders große homogene Volumina, bei denen ein separates Wettbewerbsverfahren tatsächlich erheblich bessere Konditionen erwarten lässt, oder Beschaffungen, die eine eigenständige Vertrags- oder Vergabearchitektur benötigen.
Entscheidend ist die wirtschaftliche Schwelle. Die maßgebliche Frage lautet nicht:
Kann man diesen Vorgang theoretisch separat ausschreiben?
Sondern:
Ist der erwartete zusätzliche Nutzen einer separaten Beschaffung groß genug, um den zusätzlichen Zeit-, Personal- und Verfahrensaufwand zu rechtfertigen?
Die Wirtschaftlichkeit der URV setzt damit keinen flächendeckenden Einsatz voraus. Ihr Hauptanwendungsfall kann zunächst dort liegen, wo eine bestehende Beschaffungsinfrastruktur deutlich wirtschaftlicher ist als die erneute Herstellung eines eigenen Beschaffungswegs.
Der falsche Vergleich lautet:
URV gegen Rahmenvereinbarung.
Die URV ist selbst eine Rahmenvereinbarung. Ebenso unvollständig wäre:
URV gegen Einzelvergabe.
Ein öffentlicher Auftraggeber nutzt regelmäßig eine Mischung unterschiedlicher Instrumente. Der relevante wirtschaftliche Vergleich lautet deshalb:
Welche Beschaffungslandschaft wäre erforderlich, um denselben breiten Bedarfsraum ohne URV abzudecken?
Auf der Vergleichsseite können beispielsweise stehen:
Diese Instrumente können jeweils wirtschaftlich sinnvoll sein. Die URV muss nicht nachweisen, dass jedes einzelne davon schlecht funktioniert. Sie muss zeigen, welchen zusätzlichen Aufwand eine Landschaft aus mehreren getrennten Beschaffungsinstrumenten gegenüber einer weitergehend gemeinsam genutzten Infrastruktur erzeugt.
Auch der Preisvergleich muss diesem Maßstab folgen. Der Handelsaufschlag der URV ist nicht mit einer vermeintlich kostenlosen Direktbeschaffung zu vergleichen, sondern mit den Gesamtkosten der tatsächlich verfügbaren Alternative.
Die deutsche IT-Beschaffungspraxis zeigt eine solche Fragmentierung unmittelbar. Hochschulen führen beispielsweise getrennte Rahmenvereinbarungen für unterschiedliche Hardwaregruppen und nutzen zusätzlich herstellerbezogene Vereinbarungen für Software. Die Universität Trier führt unter anderem getrennte Beschaffungsstrukturen für PC-Systeme, Monitore, Notebooks, Drucker, Server und Netzwerkkomponenten. Hinzu kommen weitere Software- und Spezialbedarfe.
Auch andere öffentliche Organisationen vergeben regelmäßig hersteller- oder technologiebezogene Rahmenvereinbarungen. Auf kommunaler und länderübergreifender Ebene versuchen zentrale Beschaffungsorganisationen wie ProVitako oder Dataport, die daraus entstehende Vielfalt für ihre Nutzer zu bündeln und über gemeinsame Portale beziehungsweise Einkaufsstrukturen leichter nutzbar zu machen.
Diese Beispiele zeigen zwei Dinge gleichzeitig. Erstens funktionieren spezialisierte Rahmenvereinbarungen als Rationalisierungsinstrument. Zweitens führt die Breite des tatsächlichen Beschaffungsbedarfs trotzdem zu einer Vielzahl paralleler Vertrags- und Beschaffungsstrukturen. Die URV setzt genau an diesem zweiten Punkt an.
Auch das Wiederverkäufermodell ist insbesondere in der IT keine ungewöhnliche zusätzliche Handelsstufe. Öffentliche Auftraggeber beschaffen Software, Lizenzen, Hardware und begleitende Leistungen bereits heute regelmäßig über Wiederverkäufer, Handelspartner oder IT-Dienstleister. Aktuelle öffentliche Microsoft-Beschaffungen werden beispielsweise ausdrücklich als Handelspartner-Rahmenvereinbarungen ausgestaltet.
Dabei beschränkt sich die Rolle des Vertragspartners nicht zwingend auf die reine Weiterleitung einer Produktbestellung. Je nach Beschaffung können auch Lizenzverwaltung, Beratung, Support oder weitere kaufmännische und technische Dienstleistungen einbezogen sein. Auch bei Hardware und IT-Infrastruktur treten IT-Dienstleister regelmäßig als zentrale Vertragspartner öffentlicher Stellen auf.
Damit ist für die wirtschaftliche Bewertung ein wichtiger Punkt geklärt. Die URV stellt einer normalen unmittelbaren Herstellerbeschaffung nicht zwangsläufig erstmals einen kostenpflichtigen Intermediär gegenüber. In vielen relevanten Märkten existiert die Intermediärfunktion bereits. Die URV kann diese bekannte Funktion über einen größeren Beschaffungsraum einheitlich organisieren.
Auch ausgesprochen breite Einauftragnehmer-Rahmenvereinbarungen sind bereits Bestandteil deutscher Beschaffungspraxis. Die Landeshauptstadt München beschafft im Rahmen von m@school über eine breit angelegte Rahmenvereinbarung herstellerunabhängige Hardware, Software und zahlreiche damit verbundene Leistungen. München Cloud II zeigt ebenfalls eine erhebliche Breite. Die aktuelle Rahmenvereinbarung umfasst IT-Infrastruktur sowie damit verbundene Hard-, Software-, Cloud- und Beratungsleistungen in einem sehr großen Beschaffungsvolumen.
Solche Beispiele sind für die URV besonders wertvoll. Sie zeigen, dass bereits bestehende Rahmenvereinbarungen:
Diese Modelle entsprechen nicht vollständig der URV. Sie bleiben jeweils an einen konkreten technischen oder organisatorischen Beschaffungsraum gebunden. Gerade deshalb eignen sie sich als Referenzpunkt: Sie zeigen, wie weit die heute bereits akzeptierte Entwicklung zu breiten Rahmenvereinbarungen reicht, bevor die URV den Wiederverwendungsgedanken noch einen Schritt weiterführt.
Die URV muss deshalb nicht begründen, warum eine breite Rahmenvereinbarung als solche denkbar sein soll. Die relevante Frage ist enger:
Wie weit kann die bereits bekannte Logik einer breiten Rahmenvereinbarung wirtschaftlich sinnvoll weitergeführt werden?
Die bestehenden Praxisbeispiele zeigen viele Einzelbestandteile der URV bereits heute. Der zusätzliche Entwicklungsschritt liegt vor allem darin, diese Mechanismen konsequenter über einen breiten, vorab festgelegten Leistungsraum gemeinsam zu nutzen.
Die URV verbindet dafür:
Damit verschiebt sich die Grenze der Wiederverwendung. Nicht jeder Hersteller, jedes Produkt und jeder fachliche Teilbereich benötigt automatisch eine vollständig eigene Beschaffungsarchitektur.
Der Business Case einer URV beginnt bereits bei ihren Einführungskosten. Eine vergleichbar breite Beschaffungsarchitektur vollständig neu zu entwickeln kann erheblichen konzeptionellen Aufwand erzeugen. Zu klären wären beispielsweise:
Beim veröffentlichten URV-Modell liegt diese Grundarchitektur weitgehend bereits vor. Ein Auftraggeber muss deshalb nicht sämtliche Grundsatzentscheidungen erneut von einem leeren Blatt entwickeln.
Erforderlich bleiben insbesondere:
Damit besteht wirtschaftlich ein erheblicher Unterschied zwischen einer vollständigen Eigenentwicklung und der Adaption eines bereits ausgearbeiteten Modells. Die öffentliche und kostenfreie Verfügbarkeit senkt zugleich die Eintrittshürde für die Prüfung. Eine Organisation kann sich früh ein konkretes Bild davon machen, wie die URV funktioniert, welche Anpassungen erforderlich wären und ob das Modell für ihren Bedarf geeignet ist. Das kann sowohl direkte Entwicklungskosten als auch Kalenderzeit bis zur Vergabereife reduzieren.
Der überzeugendste Business Case sollte auf den tatsächlichen Beschaffungsdaten des jeweiligen Auftraggebers beruhen. Allgemeine Einsparquoten anderer Organisationen können Hinweise liefern, ersetzen aber keine organisationsspezifische Betrachtung.
Ein besonders praktikabler Ansatz ist eine retrospektive Schattenrechnung. Dazu werden reale Beschaffungsvorgänge eines repräsentativen vergangenen Zeitraums untersucht, beispielsweise der vergangenen zwölf bis 24 Monate. Für jeden Vorgang kann erfasst werden:
Die zentrale Frage lautet dann:
Wie wären unsere eigenen tatsächlichen Beschaffungen verlaufen, wenn die URV bereits bestanden hätte?
Besonders wichtig ist die getrennte Betrachtung von Transaktionszahl und Beschaffungsvolumen. Ein Long-Tail kann nur einen begrenzten Anteil des gesamten Beschaffungsvolumens ausmachen und gleichzeitig einen sehr großen Anteil der Beschaffungsvorgänge verursachen. Eine reine Umsatzbetrachtung würde seinen administrativen Nutzen deshalb unterschätzen.
Der wirtschaftliche Vergleich sollte als Gesamtkostenbetrachtung aufgebaut werden.
Für den bestehenden Beschaffungsweg gehören dazu insbesondere:
Gesamtkosten Status quo =
Lieferantenpreise
Für die URV:
Gesamtkosten URV =
Lieferantenpreise
Die Lieferanten- beziehungsweise Einkaufspreise dürfen dabei nur dann als identisch behandelt werden, wenn dies im konkreten Vergleich plausibel ist. Ein spezialisiertes Wettbewerbsverfahren kann im Einzelfall bessere Einkaufskonditionen erzielen. Umgekehrt können auch über die URV wettbewerbsfähige oder besonders günstige Lieferantenkonditionen verfügbar sein. Erwartete Preisvor- oder Preisnachteile der jeweiligen Beschaffungswege müssen deshalb als eigener Bestandteil des Vergleichs beziehungsweise der Sensitivitätsanalyse berücksichtigt werden.
Der wirtschaftliche Nettonutzen ergibt sich aus der Differenz der Gesamtkosten. Interne Arbeitszeit sollte dabei nicht mit null bewertet werden. Für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen können organisationsspezifische Personalvollkosten oder geeignete öffentliche Durchschnittssätze verwendet werden.
Dabei sind zwei Wirkungen zu unterscheiden:
Haushaltswirksame Einsparungen
Dazu gehören beispielsweise tatsächlich vermiedene externe Beratungskosten oder andere nicht mehr erforderliche Ausgaben.
Kapazitätsgewinne
Dazu gehört Arbeitszeit bestehender Beschäftigter, die anschließend für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
Beides besitzt wirtschaftlichen Wert, darf aber nicht miteinander verwechselt werden.
Der Business Case sollte außerdem unterschiedliche Nutzungsszenarien abbilden:
Geringe Nutzung
Die URV wird zunächst überwiegend für eindeutig geeignete Long-Tail-Bedarfe verwendet.
Mittlere Nutzung
Die URV wird zum regulären Beschaffungsweg für einen großen Anteil der vom Leistungsrahmen erfassten laufenden Bedarfe.
Hohe Nutzung
Zusätzlich werden größere Beschaffungen über die URV abgewickelt, sofern kein wirtschaftlich überzeugender Grund für einen anderen Weg besteht.
Für jedes Szenario sollten Transaktionszahl und Beschaffungsvolumen getrennt ausgewiesen werden. Besonders verständlich sind Break-even-Fragen wie:
Wie viele Vorgänge müssen jährlich über die URV abgewickelt werden, damit ihre festen Kosten gedeckt sind?
Oder:
Wie viele interne Arbeitsstunden müssen durchschnittlich je Vorgang eingespart werden, damit ein bestimmter Handelsaufschlag wirtschaftlich neutral wird?
Bei stark unterschiedlichen Abrufwerten sollte der Break-even zusätzlich nach Wertklassen oder Leistungsarten betrachtet werden. Ein einziger Durchschnittswert kann sonst verdecken, dass der Handelsaufschlag mit dem Abrufvolumen steigt, während ein erheblicher Teil der Prozessersparnis von der Zahl und Komplexität der Vorgänge abhängt.
Solche Break-even- und Sensitivitätsfragen sind für Entscheidungen häufig aussagekräftiger als eine scheinbar hochpräzise Gesamtschätzung.
Nach Einführung sollte die URV nicht allein nach ihrem Abrufvolumen beurteilt werden. Ein einfaches Kennzahlensystem kann mehrere Perspektiven abbilden.
Nutzung
Prozess
Wirtschaftlichkeit
Abrechnung und Prozessqualität
Die URV erzeugt einen erheblichen Teil der dafür benötigten Informationen bereits im normalen Betrieb. Zusätzlich sollten nur wenige organisationsinterne Größen erhoben werden, insbesondere der Zeitpunkt des Bedarfseingangs, der Zeitpunkt der Beauftragung, der grobe interne Arbeitsaufwand und der hypothetische Beschaffungsweg ohne URV.
Gerade der letzte Punkt ist wichtig. Ohne einen Vergleichsfall lässt sich später feststellen, dass ein Abruf stattgefunden hat. Es lässt sich aber nicht beurteilen, welchen anderen Prozess dieser Abruf tatsächlich ersetzt hat.
Nicht jeder wirtschaftliche Nutzen muss in Euro übersetzt werden. Eine belastbare Betrachtung kann drei Gruppen unterscheiden.
Monetarisierbare Effekte
Beispiele sind interne Arbeitskosten, externe Beratungskosten, Handelsaufschläge, Systemkosten und konkret vermeidbare Übergangs- oder Verzögerungskosten.
Quantifizierbare, aber nicht sinnvoll monetarisierte Effekte
Beispiele sind Beschaffungsdauer, Zahl separater Beschaffungsvorgänge, Zahl parallel zu verwaltender Vertragsstrukturen und Zahl von Rechnungskorrekturen.
Qualitative Effekte
Beispiele sind geringere Personenabhängigkeit, einfachere Einarbeitung, bessere organisatorische Übersicht und höhere Transparenz des Vertragsstands.
Eine erzwungene Monetarisierung erhöht die Qualität eines Business Case nicht. Wenn beispielsweise belastbar gezeigt werden kann, dass sich die Beschaffungsdauer deutlich reduziert, ist dies auch ohne spekulativen Eurobetrag eine entscheidungsrelevante wirtschaftliche Information.
Die Ausgangswerte sollten möglichst vor Einführung festgelegt werden. Parallel eingeführte Veränderungen wie neue IT-Systeme, zusätzliche Stellen oder veränderte Freigabeprozesse müssen dokumentiert werden, damit deren Wirkung nicht vollständig der URV zugerechnet wird.
Eine wissenschaftliche experimentelle Evaluation ist dafür regelmäßig nicht erforderlich. Für eine praktische Erfolgskontrolle genügt insbesondere, nachvollziehbar zu beantworten:
Der Business Case entwickelt sich damit nach Einführung vom Prognosemodell zum Controllingmodell. Prognosen zu Abrufzahlen, Handelsaufschlägen, Arbeitszeit und Prozessdauer können schrittweise durch tatsächliche Betriebsdaten ersetzt werden.
Für unterschiedliche Entscheidungsebenen lassen sich dieselben Daten unterschiedlich verdichten. Einkauf und Vergabestelle benötigen vor allem Prozessaufwand, Vorgangszahlen und Bearbeitungsdauer. Fachbereiche benötigen insbesondere Informationen zur Zeit bis zur Beauftragung und zum eigenen Mitwirkungsaufwand. Finanzverantwortliche benötigen Gesamtkosten, Handelsaufschläge, monetäre Effekte und Break-even. Die Leitungsebene benötigt vor allem Reichweite, Kapazitätsgewinn, Beschleunigung, organisatorische Vereinfachung und die tatsächliche Nutzung des Instruments.
Die wirtschaftliche Logik der URV beruht auf einem etablierten Prinzip: Wiederkehrende Beschaffungsarbeit sollte nicht häufiger neu erzeugt werden als erforderlich.
Klassische Rahmenvereinbarungen setzen dieses Prinzip bereits erfolgreich innerhalb abgegrenzter Leistungsbereiche um. Die URV erweitert seine Reichweite. Neben mehreren Abrufen können unterschiedliche Leistungsbereiche dieselbe kaufmännische Vertrags-, Lieferanten-, Preis-, Prozess-, Daten- und Abrechnungsinfrastruktur nutzen. Auch das öffentlich dokumentierte Grundmodell selbst kann bei der Einführung wiederverwendet werden.
Besonders stark ist dieser Ansatz bei einer hohen Zahl kleinerer und mittlerer, heterogener und wechselnder Bedarfe. Dort stehen den einzelnen Beschaffungswerten häufig erhebliche wiederkehrende Transaktionskosten gegenüber. Die URV kann aus diesen wiederkehrenden Beschaffungsprojekten einen bereits vorhandenen Abrufweg machen, ohne Bedarf, Wirtschaftlichkeitsentscheidung oder fachliche Kontrolle aus der Verantwortung des Auftraggebers herauszulösen.
Die bestehende Beschaffungspraxis zeigt zugleich, dass die wesentlichen Bausteine der URV bereits bekannt sind: breite Rahmenvereinbarungen, Wiederverkäufer und IT-Dienstleister, direkte Abrufe, Kataloge, flexible Marktangebote und zentrale Beschaffungsstrukturen. Die URV führt diese Entwicklung weiter, indem sie die gemeinsame Infrastruktur für einen möglichst großen, von Anfang an festgelegten Leistungsraum nutzbar macht.
Ihr wirtschaftlicher Erfolg muss dabei nicht angenommen werden. Er lässt sich anhand der tatsächlichen Beschaffungshistorie eines Auftraggebers vorab plausibilisieren und nach Einführung mit realen Abruf-, Zeit-, Preis- und Prozessdaten überprüfen. Entscheidend ist der Vergleich der gesamten Beschaffungskosten, nicht der isolierte Vergleich des sichtbaren Handelsaufschlags mit einer vermeintlich kostenlosen Alternative.
Die wirtschaftliche Stärke der URV liegt damit gerade nicht darin, öffentliche Beschaffung neu zu erfinden. Sie liegt darin, bekannte und etablierte Beschaffungsmechanismen konsequent zu Ende zu denken und wiederholbare Beschaffungsarbeit nur noch dort neu entstehen zu lassen, wo sie tatsächlich erforderlich ist.
Die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) verbindet zwei unterschiedliche Marktebenen. Auf der ersten Ebene wird ein Auftragnehmer ausgewählt, der während der Vertragslaufzeit die zentrale kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur bereitstellt. Auf der zweiten Ebene stehen die konkreten Lieferanten und Lieferantenleistungen, die über diese Infrastruktur beschafft werden können. Der Wettbewerb um die Auftragnehmerrolle wird mit dem Zuschlag abgeschlossen. Der Markt der konkreten Lieferantenleistungen kann sich dagegen innerhalb des statischen Leistungsrahmens während der gesamten Vertragslaufzeit weiterentwickeln.
Für die Auftragnehmerrolle besteht ein realer, aber gegenüber dem allgemeinen Lieferantenmarkt deutlich engerer Markt. Geeignet sind insbesondere Unternehmen, die Lieferantensuche, Einkauf und Wiederverkauf im eigenen Namen, Portfolio- und Katalogmanagement, Angebots- und Bestellprozesse, Preisnachweise, Abrechnung, Reporting und Vertragsmanagement miteinander verbinden können. Im IT-Referenzmarkt finden sich diese Fähigkeiten insbesondere bei Systemhäusern, Wiederverkäufern, Integratoren sowie spezialisierten Beschaffungsdienstleistern und Single-Creditor-Anbietern. Sie sind nicht ausschließlich bei sehr großen Konzernen vorhanden.
Die Auftragnehmerrolle kann wegen des möglichen Abrufvolumens und des Handelsaufschlags wirtschaftlich attraktiv sein, bleibt wegen fehlender Mindestabnahme, Fixkosten, Finanzierung, Transaktionskosten und eigener operativer Verantwortung jedoch anspruchsvoll. Die wirtschaftliche Attraktivität hängt deshalb nicht allein vom Höchstwert der Rahmenvereinbarung ab, sondern wesentlich vom erwarteten tatsächlichen Abrufvolumen, von Zahl und Komplexität der Leistungsabrufe sowie von der vorhandenen Infrastruktur des Unternehmens. Für eine URV erscheint ein begrenzter, aber mehrpoliger Wettbewerb realistischer als die Erwartung eines großen Bieterfelds. Die konkrete Markterkundung muss absichern, ob für den vorgesehenen Leistungsrahmen mehrere ernsthaft geeignete Unternehmen vorhanden sind.
Der Markt für die Lieferantenrolle ist wesentlich breiter. Hersteller, Softwareanbieter, Beratungen, Spezialdienstleister, kleine und mittlere Unternehmen und andere Anbieter müssen nicht selbst die gesamte öffentliche Beschaffungsinfrastruktur übernehmen. Sie können weiterhin unmittelbar gegenüber dem Auftraggeber und seinen Bedarfsträgern Vertrieb betreiben, ihre Leistungen positionieren und fachliche Kundenbeziehungen entwickeln, während die rechtsgeschäftliche Beschaffung über den URV-Auftragnehmer erfolgt. Gerade für spezialisierte Unternehmen, KMU und Startups kann dies den Zugang zum öffentlichen Markt erleichtern, weil sie sich stärker auf Produkt, Vertrieb und Leistungserbringung konzentrieren können.
Auftragnehmer- und Lieferantenrolle schließen sich wirtschaftlich nicht vollständig aus. Insbesondere hybride Marktteilnehmer können Interesse an beiden Rollen haben. Ein Unternehmen, das den Hauptauftrag nicht gewinnt, kann deshalb je nach eigenem Leistungsangebot später weiterhin als Lieferant in Betracht kommen. Dies beseitigt den wirtschaftlichen Wert des Hauptauftrags nicht und erlaubt insbesondere keine Aussage, wonach Nachprüfungsverfahren generell unwahrscheinlicher würden. Ebenso ist zwischen wirtschaftlichem Nachprüfungsanreiz und rechtlicher Angriffsfläche zu unterscheiden. Besondere Aufmerksamkeit verdient unabhängig davon die Gesamtvergabe, weil auch spezialisierte Unternehmen, die nicht an der gesamten Auftragnehmerrolle interessiert sind, eine unterbliebene Losbildung angreifen können.
Für die langfristige Marktstruktur ist entscheidend, dass der Kreis der konkreten Lieferanten nicht auf den Zuschlagszeitpunkt eingefroren werden muss. Neue Lieferanten können während der Vertragslaufzeit nach den Regeln des Lieferantenportfolios hinzukommen, wenn ihre Leistungen innerhalb des bestehenden Leistungsrahmens liegen. Dadurch können neue Unternehmen, neue Produkte, neue Technologien und veränderte Marktangebote in die laufende Beschaffungsstruktur gelangen.
Der Auftragnehmer besitzt einen eigenen wirtschaftlichen Anreiz, ein relevantes Lieferantenportfolio aufzubauen und zu pflegen. Je mehr Bedarfe er innerhalb der URV zuverlässig bedienen kann, desto größer ist die Chance auf tatsächliche Leistungsabrufe und damit auf Handelsaufschläge. Dieser Anreiz wird durch die Nicht-Exklusivität verstärkt, weil der Auftraggeber nicht verpflichtet ist, einen Bedarf über die URV zu beschaffen. Ein unzureichendes Portfolio oder eine schlechte Abwicklung kann deshalb dazu führen, dass Abrufvolumen über andere Beschaffungswege realisiert wird.
Dieser Marktmechanismus verhindert jedoch keine Fehlanreize. Lieferantenaufnahme und Katalogpflege verursachen Aufwand. Herstellerprogramme, Bonusstaffeln, Exklusivbindungen oder verbundene Unternehmen können zusätzliche wirtschaftliche Interessen des Auftragnehmers erzeugen. Die Marktöffnung hängt deshalb wesentlich davon ab, dass geeignete neue Lieferanten praktisch nach sachlichen Maßstäben berücksichtigt werden können, Lieferantenauswahl und fachliche Zusammenarbeit beim Auftraggeber verbleiben und wirtschaftliche Interessenkonflikte transparent und kontrollierbar bleiben.
Auch auf Auftraggeber- und Bedarfsträgerseite bestehen gute Voraussetzungen für Akzeptanz. Die URV stellt einen bereits beschafften Weg zu konkreten Marktleistungen bereit, ohne dem Fachbereich die Lieferantenauswahl oder die unmittelbare fachliche Zusammenarbeit zu nehmen. Hohe Akzeptanz entsteht jedoch nur, wenn Leistungsabruf, Lieferantenportfolio und Leistungskatalog im Alltag schneller und einfacher funktionieren als die regelmäßig verfügbare Beschaffungsalternative.
Die zentrale marktbezogene These lautet:
Die URV konzentriert den Wettbewerb nicht vollständig auf einen einzigen Zuschlagszeitpunkt. Sie vergibt langfristig die kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur an einen Auftragnehmer, während der Markt der konkreten Lieferantenleistungen innerhalb des Leistungsrahmens offen, veränderlich und bestreitbar bleiben kann. Ihre Marktakzeptanz hängt deshalb weniger davon ab, möglichst viele Unternehmen für die Auftragnehmerrolle zu gewinnen, als davon, einen ausreichenden Wettbewerb um diese Infrastruktur mit einem breiten, fair zugänglichen und praktisch nutzbaren Lieferantenmarkt zu verbinden.
Die URV erzeugt wirtschaftlich zwei unterschiedliche Rollen. Der Auftragnehmer stellt die zentrale Beschaffungsinfrastruktur bereit und ist alleiniger vertraglicher und kaufmännischer Vertragspartner des Auftraggebers. Er erschließt Lieferanten, führt Lieferantenportfolio und Leistungskatalog, bereitet Leistungsabrufe vor, kauft die ausgewählten Lieferantenleistungen im eigenen Namen ein und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Hinzu kommen Preisnachweise, Abrechnung, Dokumentation, Reporting und weitere kaufmännische Aufgaben.
Die Lieferanten erbringen demgegenüber die konkreten Leistungen, die der Auftraggeber tatsächlich benötigt. Sie können Produkte, Software, Beratung, technische Dienstleistungen oder andere vom Leistungsrahmen umfasste Leistungen bereitstellen. Sie werden nicht Vertragspartner des Auftraggebers aus der URV oder dem Leistungsabruf und besitzen keinen unmittelbaren Zahlungsanspruch gegen ihn.
Aus dieser Rollentrennung entstehen zwei unterschiedliche Wettbewerbsebenen. Auf der ersten Ebene konkurrieren Unternehmen um die einmal zu vergebende Auftragnehmerrolle. Dieser Wettbewerb wird mit dem Zuschlag abgeschlossen. Nur der Gewinner erhält während der Vertragslaufzeit die zentrale Vertragsposition und den Handelsaufschlag auf die tatsächlich über die URV beschafften Lieferantenleistungen. Auf der zweiten Ebene steht der wesentlich breitere Markt der konkreten Lieferantenleistungen. Dieser Markt muss mit dem Zuschlag nicht abgeschlossen sein. Neue Lieferanten und neue konkrete Leistungen können während der Vertragslaufzeit nach Maßgabe der URV berücksichtigt werden, soweit sie vollständig innerhalb des bereits festgelegten Leistungsrahmens liegen.
Der wirtschaftliche Markt der URV besteht deshalb nicht nur aus den Unternehmen, die den Hauptauftrag selbst übernehmen können oder wollen. Ein Hersteller kann ein erhebliches wirtschaftliches Interesse an Lieferantenumsätzen besitzen, ohne die gesamte Beschaffungsinfrastruktur betreiben zu wollen. Gleiches gilt für eine spezialisierte Beratung, ein Softwareunternehmen oder einen kleineren technischen Dienstleister. Umgekehrt kann ein spezialisierter Wiederverkäufer oder Beschaffungsdienstleister ein besonderes Interesse an der Auftragnehmerrolle besitzen, obwohl er nur wenige eigene fachliche Lieferantenleistungen erbringt. Hybride Unternehmen können beide Rollen attraktiv finden.
Damit verteilt die URV unterschiedliche Funktionen auf unterschiedliche Marktteilnehmer. Sie verlangt nicht, dass jedes Unternehmen, das später Leistungen an den öffentlichen Auftraggeber verkaufen möchte, zugleich die gesamte kaufmännische Infrastruktur für den Leistungsrahmen übernehmen kann. Diese Unterscheidung ist für die Beurteilung des Wettbewerbs wesentlich. Ein kleiner Bieterkreis für die Auftragnehmerrolle bedeutet nicht automatisch einen kleinen Lieferantenmarkt. Umgekehrt garantiert ein großer Lieferantenmarkt noch keinen ausreichenden Wettbewerb um den Hauptauftrag. Beide Ebenen müssen deshalb getrennt beurteilt werden.
Die Marktlogik der URV ist nicht auf einen bestimmten fachlichen Leistungsbereich beschränkt. Entscheidend ist, ob innerhalb eines ausreichend bestimmbaren Leistungsrahmens unterschiedliche konkrete Marktleistungen über eine gemeinsame kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur bereitgestellt werden können.
Informationstechnik eignet sich besonders gut als Referenzfall, weil dort mehrere für die URV relevante Marktmerkmale gleichzeitig sichtbar sind:
Die IT-Praxis stellt deshalb einen ergiebigen Beobachtungsraum für die Frage dar, ob Unternehmen bereit sind, eine zentrale Wiederverkäuferrolle zu übernehmen, ob Hersteller und Dienstleister über solche Strukturen verkaufen und wie öffentliche Auftraggeber zentrale Rahmenverträge und Kataloge nutzen. Die Übertragbarkeit hängt jedoch nicht von der Bezeichnung eines Marktes als IT-Markt ab. Auch in anderen Leistungsbereichen können Wiederverkäufer, zentrale Beschaffungsdienstleister, Händler, Plattformen oder andere Intermediäre zwischen einem breiten Lieferantenmarkt und einem zentralen Kunden stehen.
Für die URV ist deshalb nicht entscheidend, ob ein Leistungsbereich historisch bereits genau dieselbe Vertragsstruktur verwendet. Maßgeblich ist vielmehr, ob ein hinreichend breiter Markt potentieller Lieferanten vorhanden ist, ob ein Auftragnehmer diese Lieferanten wirtschaftlich und organisatorisch erschließen kann, ob die konkreten Lieferantenleistungen in einer einheitlichen kaufmännischen Struktur bestellt, abgerechnet und dokumentiert werden können, ob der Auftraggeber die erforderlichen fachlichen Entscheidungen weiterhin selbst treffen kann und ob neue Marktangebote während der Vertragslaufzeit innerhalb des festgelegten Leistungsrahmens integrierbar bleiben. IT zeigt diese Voraussetzungen besonders anschaulich. Das wirtschaftliche Modell bleibt jedoch leistungskategorieneutral.
Die URV schafft mit der Wiederverkäufer- und Lieferantenstruktur keine grundsätzlich neue Marktrolle. Hersteller verkaufen bereits heute in vielen Märkten nicht ausschließlich unmittelbar an Endkunden, sondern arbeiten mit Wiederverkäufern, Handelspartnern, Distributoren, Systemhäusern, Integratoren, Marktplätzen und anderen Vertriebspartnern. Im IT-Markt ist diese Struktur besonders ausgeprägt.
Große Systemhäuser verbinden eigene Dienstleistungen mit umfangreichen Portfolios zahlreicher Hersteller. Internationale Software- und Beschaffungsplattformen stellen Kunden Angebote tausender Hersteller über eine gemeinsame kommerzielle Infrastruktur bereit. Auch kleinere Systemhäuser und spezialisierte Beschaffungsunternehmen bündeln Produkte und Leistungen vieler Lieferanten, organisieren Bestell- und Abrechnungsprozesse und treten gegenüber Kunden als zentraler kaufmännischer Ansprechpartner auf. Daneben bestehen Single-Creditor- und Beschaffungsmodelle, bei denen ein Kunde Waren und Dienstleistungen unterschiedlicher Lieferanten über eine einzige Kreditorenbeziehung beschaffen kann. Der Intermediär kauft die Leistung selbst ein, bündelt Bestellungen und Rechnungen und reduziert dadurch die Zahl der unmittelbaren Lieferantenbeziehungen des Kunden.
Auch öffentliche Auftraggeber nutzen bereits Reseller-, Broker- und Handelspartnerverträge. Besonders sichtbar ist dies bei Software, Cloud-Leistungen und IT-Infrastruktur, wo ein zentraler Vertragspartner Zugang zu Leistungen anderer Hersteller oder Provider bereitstellt. Diese Modelle entsprechen nicht vollständig der URV. Teilweise ist der Kreis der Hersteller stärker begrenzt, teilweise besitzt der Intermediär zusätzliche technische Aufgaben, teilweise ist der Vertragsgegenstand wesentlich enger. Andere Plattformmodelle verwenden wiederum mehrere unmittelbare Vertragspartner oder offene Zulassungsmodelle.
Für die marktbezogene Einordnung ist dennoch wesentlich, dass die URV dem Markt keine wirtschaftlich völlig unbekannte Rollenverteilung abverlangt. Unternehmen sind bereits daran gewöhnt, Leistungen über Wiederverkäufer zu beziehen oder über Vertriebspartner zu verkaufen. Öffentliche Auftraggeber nutzen bereits zentrale Handelspartner und Kataloge. Lieferanten akzeptieren bereits heute, dass ein anderer Marktteilnehmer gegenüber dem Endkunden die kaufmännische Vertragsposition innehat. Die Besonderheit der URV liegt deshalb vor allem in der Breite und der systematischen Trennung zwischen dem langfristig feststehenden Auftragnehmer und dem während der Laufzeit entwicklungsfähigen Lieferantenmarkt.
Die Auftragnehmerrolle stellt höhere Anforderungen als die bloße Vermittlung eines Lieferantenkontakts. Ein geeigneter Auftragnehmer muss mehrere Fähigkeiten zusammenführen. Er benötigt zunächst Zugang zu einem ausreichend breiten Lieferantenmarkt. Je nach Leistungsrahmen kann dies durch bestehende Herstellerbeziehungen, etablierte Einkaufsnetzwerke, eigene Lieferantensuche oder eine Kombination dieser Instrumente erfolgen. Zugleich muss er Lieferantenleistungen im eigenen Namen beschaffen und im eigenen Namen weiterverkaufen können. Damit unterscheidet sich seine Rolle von einer bloßen Vermittlungs- oder Beratungsleistung.
Hinzu kommen operative Fähigkeiten insbesondere in folgenden Bereichen:
Im IT-Referenzmarkt finden sich diese Fähigkeiten insbesondere bei großen und mittelgroßen Systemhäusern, Wiederverkäufern, Integratoren und spezialisierten Beschaffungsdienstleistern. Unternehmen wie Bechtle, CANCOM, Computacenter, SVA, ACP, SoftwareOne, Insight oder SHI zeigen unterschiedliche Ausprägungen eines Geschäftsmodells, das große Lieferantenportfolios, Wiederverkauf und kundenbezogene Beschaffungs- beziehungsweise Integrationsprozesse verbindet.
Die erforderlichen Fähigkeiten sind jedoch nicht ausschließlich bei Unternehmen mit mehreren tausend Beschäftigten vorhanden. Auch mittelgroße Systemhäuser können erhebliche Multi-Vendor-Portfolios, E-Procurement, Logistik, Finanzierung und Public-Sector-Erfahrung kombinieren. Ebenso zeigen spezialisierte Single-Creditor- und Beschaffungsdienstleister, dass der wirtschaftliche Kern der Auftragnehmerrolle auch außerhalb des klassischen Großsystemhauses als eigenständige Dienstleistung existiert.
Damit erscheint der potentielle Markt nicht auf wenige sehr große Konzerne beschränkt, bleibt aber deutlich enger als der Markt der späteren Lieferanten. Die entscheidende Markteintrittsbarriere ist nicht eine einzelne Eigenschaft, sondern die Kombination aus Lieferantenbreite, kaufmännischer Infrastruktur, eigener Wiederverkaufsfähigkeit, finanzieller Leistungsfähigkeit, öffentlichen Vertragsprozessen und der Bereitschaft, die zentrale Verantwortung für das Modell zu übernehmen. Welche Unternehmen diese Kombination für einen konkreten Leistungsrahmen tatsächlich erfüllen und zu welchen Konditionen sie den Auftrag übernehmen würden, muss Gegenstand der jeweiligen Markterkundung sein.
Die wirtschaftliche Attraktivität der Auftragnehmerrolle entsteht zunächst aus dem Handelsaufschlag. Für jeden Leistungsabruf erhält der Auftragnehmer den tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung zuzüglich des im Vergabeverfahren angebotenen prozentualen Handelsaufschlags. Je größer das tatsächlich über die URV abgewickelte Beschaffungsvolumen ist, desto größer ist deshalb grundsätzlich die absolute Vergütung des Auftragnehmers.
Der Auftragnehmer erhält dafür nicht lediglich eine Vermittlungsprovision. Der Handelsaufschlag vergütet seine gesamte eigene Infrastrukturleistung. Dazu gehören insbesondere Lieferantensuche, Portfolio- und Katalogmanagement, Abrufvorbereitung, Lieferantenbeauftragung, kaufmännische Koordination, Preisnachweise, Abrechnung, Reporting und weitere allgemeine Aufwendungen. Wirtschaftlich kann die Rolle daher besonders interessant sein, wenn ein Unternehmen wesentliche Teile dieser Infrastruktur bereits besitzt. Ein etablierter Wiederverkäufer muss dann nicht für jeden Leistungsabruf eine vollständig neue Organisation aufbauen, sondern kann bestehende Einkaufsbeziehungen, Systeme, Personal, Abrechnungsprozesse und Lieferantenverträge für zusätzliches öffentliches Beschaffungsvolumen nutzen. Damit kann die URV Skaleneffekte erzeugen.
Die Attraktivität hängt allerdings nicht allein vom Gesamtvolumen ab. Ein Auftragnehmer mit einem Handelsaufschlag von beispielsweise wenigen Prozent erzielt bei einem großen Leistungsabruf einen deutlich höheren absoluten Vergütungsbetrag als bei zahlreichen sehr kleinen Abrufen. Viele kleine Vorgänge können gleichzeitig erheblichen operativen Aufwand erzeugen. Die wirtschaftliche Betrachtung muss deshalb mindestens zwischen dem Abrufvolumen und der Zahl beziehungsweise Komplexität der Transaktionen unterscheiden.
Ein hohes Volumen mit wenigen standardisierbaren Vorgängen kann bei einem niedrigen Handelsaufschlag wirtschaftlich attraktiv sein. Ein identisches Gesamtvolumen aus sehr vielen kleinen, manuellen oder individuell zu betreuenden Vorgängen kann dagegen ein wesentlich anderes Kostenprofil besitzen. Der wirtschaftlich tragfähige Handelsaufschlag hängt deshalb vom konkreten Leistungsrahmen, vom erwarteten Nutzungsmuster und von der vorhandenen Infrastruktur der potentiellen Auftragnehmer ab. Eine abstrakte allgemeine Aussage, welcher Handelsaufschlag für eine URV angemessen ist, wäre nicht belastbar.
Der wirtschaftlichen Chance stehen relevante Risiken gegenüber. Die URV enthält keine allgemeine Mindestabnahme. Der Auftragnehmer kann deshalb nicht sicher davon ausgehen, dass ein bestimmter Anteil des geschätzten Volumens oder des Höchstwerts tatsächlich abgerufen wird. Das ist für seine Kalkulation erheblich, weil bereits zum Vertragsbeginn Kosten für die Einrichtung von Prozessen und Systemen, den Aufbau oder die Anpassung des Leistungskatalogs, das Vertrags- und Lieferantenmanagement, interne Verantwortlichkeiten, Schnittstellen zum Auftraggeber sowie Reporting und Dokumentation entstehen können.
Ein Teil dieser Kosten fällt unabhängig davon an, ob später wenige oder viele Leistungsabrufe erfolgen. Daneben entstehen variable Kosten je Transaktion. Die Wirtschaftlichkeit lässt sich deshalb vereinfacht als Verhältnis zwischen den tatsächlich erzielten Handelsaufschlägen und den festen sowie variablen Kosten der Auftragnehmerrolle verstehen.
Hinzu kommt je nach Zahlungsstruktur ein Finanzierungsrisiko. Der Auftragnehmer kauft die Lieferantenleistung im eigenen Namen ein und verkauft sie an den Auftraggeber weiter. Je nach Zahlungszielen kann er Lieferanten bezahlen müssen, bevor die entsprechende Zahlung des Auftraggebers eingegangen ist. Unternehmen mit etabliertem Handelsgeschäft sind an solche Working-Capital-Anforderungen grundsätzlich gewöhnt. Bei sehr großen Abrufvolumina kann der Finanzierungsbedarf trotzdem erheblich werden.
Weitere Risiken entstehen aus der Verantwortung für die eigene kaufmännische Leistung. Der Auftragnehmer muss den ausgewählten Lieferanten korrekt beauftragen, Einkaufspreise und wirtschaftliche Vorteile ordnungsgemäß nachweisen, Katalog und Portfolio pflegen, abrechnungsrelevante Daten korrekt verarbeiten, vertragliche und regulatorische Anforderungen beachten und eigene Fehler in Beschaffungs- und Abwicklungsprozessen verantworten.
Er wird dagegen nicht automatisch zum technischen Generalunternehmer für jede Lieferantenleistung. Fachliche Projektleitung, technische Abnahme, laufende Überwachung und technische Fehleranalyse verbleiben grundsätzlich außerhalb seiner eigenen Rolle, soweit sie nicht im konkreten Leistungsabruf gesondert vereinbart werden. Diese Begrenzung ist auch wirtschaftlich bedeutsam. Eine umfassende technische Erfolgsverantwortung für sämtliche Lieferantenleistungen würde das wirtschaftliche Risikoprofil der Auftragnehmerrolle grundlegend verändern und wäre über einen einheitlichen prozentualen Handelsaufschlag nur schwer kalkulierbar. Die Attraktivität der Rolle beruht deshalb darauf, dass eine breite kaufmännische Infrastruktur skalierbar ist, während die fachliche Verantwortung der konkreten Lieferantenleistung dort verbleibt, wo die entsprechende Fachkompetenz liegt.
Die untersuchte öffentliche Beschaffungspraxis spricht nicht dafür, bei anspruchsvollen Ein-Auftragnehmer-Verträgen einen sehr großen Bieterkreis zu erwarten. Bei unterschiedlichen aktuellen Handelspartner-, Broker-, Reseller- und Integratorvergaben wurden niedrige einstellige Angebotszahlen beobachtet. Je nach Verfahren lagen ein, zwei, drei, vier oder fünf Angebote vor. Darunter befinden sich auch wirtschaftlich sehr bedeutende Rahmenvereinbarungen mit hohen zweistelligen oder dreistelligen Millionenvolumina.
Der Markt reagiert auf ein großes Volumen deshalb nicht automatisch mit einer großen Zahl von Angeboten. Das ist ökonomisch nachvollziehbar, weil eine solche Vergabe voraussetzt, dass ein Unternehmen die geforderten Leistungen organisatorisch abbilden kann, die Vertrags- und Prozessverantwortung übernehmen will, die erforderliche Finanzierung bereitstellen kann, einen wettbewerbsfähigen Handelsaufschlag kalkulieren kann und bereit ist, erhebliche Angebotskosten ohne Zuschlagsgarantie zu tragen.
Der geeignete Vergleichsmaßstab für eine URV ist deshalb nicht die Anzahl potentieller Lieferanten innerhalb des Leistungsrahmens. Der relevante Markt besteht aus den Unternehmen, die die zentrale Infrastrukturrolle übernehmen können und wollen. Für eine anspruchsvolle URV erscheint ein wettbewerblicher niedriger einstelliger Bieterkreis grundsätzlich plausibel. Drei oder vier ernsthaft geeignete Angebote wären bei einer solchen Ein-Auftragnehmer-Struktur nicht automatisch Ausdruck eines unzureichenden Marktes.
Umgekehrt darf aus dieser allgemeinen Marktbeobachtung nicht geschlossen werden, dass für jeden konkreten Leistungsrahmen mehrere geeignete Bieter vorhanden sein werden. Eine URV mit sehr ungewöhnlicher Leistungsbreite, besonders hohen Finanzierungspflichten, außergewöhnlichen Vertragsrisiken oder unnötig engen Eignungsanforderungen kann den potentiellen Bieterkreis erheblich reduzieren. Die konkrete Markterkundung bleibt deshalb unverzichtbar.
Der tatsächlich erreichbare Wettbewerb hängt nicht nur vom Markt ab, sondern auch davon, wie der Auftraggeber die Auftragnehmerrolle beschreibt. Ein unnötig enges Anforderungsprofil kann einen vorhandenen Markt künstlich verkleinern. Besonders kritisch wären Anforderungen, die nicht aus der tatsächlichen Funktion der URV folgen, sondern ein bestimmtes Unternehmenstypbild voraussetzen.
Dazu könnten beispielsweise gehören:
Die Eignungsprüfung sollte stattdessen an den tatsächlichen Aufgaben des Auftragnehmers anknüpfen. Relevant sind insbesondere die Fähigkeit zur Lieferantenerschließung, zum Einkauf und Wiederverkauf, zum Betrieb der erforderlichen kaufmännischen Prozesse, zur Katalog- und Datenverwaltung, zur Finanzierung sowie zum Vertrags- und Abrechnungsmanagement.
Für die Eignung sollte nicht verlangt werden, dass ein Unternehmen bereits am Tag der Angebotsabgabe jeden potentiell relevanten Lieferanten unter Vertrag hat, sofern es seine Fähigkeit zur Lieferantenerschließung belastbar nachweisen kann. Ebenso sollte die Eignung nicht davon abhängig gemacht werden, dass der Auftragnehmer sämtliche fachlichen Lieferantenleistungen selbst beherrscht, wenn diese gerade durch eigenständige Lieferanten erbracht werden sollen.
Die Eignungsanforderungen besitzen damit eine doppelte Funktion. Sie müssen einerseits sicherstellen, dass nur Unternehmen mit einer tatsächlich belastbaren Infrastruktur die zentrale Auftragnehmerrolle übernehmen. Andererseits dürfen sie die Marktstruktur nicht dadurch verengen, dass Fähigkeiten verlangt werden, die für diese Rolle nicht erforderlich sind.
Die Lieferantenrolle unterscheidet sich wirtschaftlich grundlegend von der Auftragnehmerrolle. Ein Lieferant muss nicht die gesamte URV-Infrastruktur betreiben, sondern nur diejenigen Leistungen zuverlässig anbieten und erbringen können, mit denen er tatsächlich am Markt auftreten will. Ein Hersteller kann seine Produkte anbieten, ein Softwareunternehmen Lizenzen oder Software-as-a-Service-Leistungen bereitstellen, eine Beratung Beratungsleistungen verkaufen und ein spezialisierter technischer Dienstleister seinen eigenen Leistungsbereich abdecken. Der Lieferant muss deshalb nicht zugleich Katalog, Gesamtportfolio, Abrechnung und kaufmännische Abwicklung sämtlicher anderer Anbieter organisieren.
Aus Lieferantensicht entsteht damit ein zusätzlicher Vertriebskanal zum öffentlichen Markt. Der Lieferant erhält keine Umsatzgarantie. Die Aufnahme in das Lieferantenportfolio begründet weder einen Anspruch auf einen Katalogeintrag noch auf einen Leistungsabruf. Das wirtschaftliche Interesse kann trotzdem erheblich sein, weil eine einmal geschaffene Zugangsmöglichkeit für unterschiedliche zukünftige Bedarfe nutzbar werden kann, ohne dass der Lieferant für jeden einzelnen Bedarf selbst eine vollständige öffentliche Vertrags- und Vergabestruktur herstellen muss.
Die Attraktivität steigt insbesondere dann, wenn die URV tatsächlich regelmäßig genutzt wird, der Auftraggeber für den Lieferanten wirtschaftlich interessant ist, die Aufnahme und operative Bereitstellung geeigneter Lieferantenleistungen einfach und zügig erfolgen kann, Angebote und Bestellungen schnell verarbeitet werden, keine unnötigen Exklusivbindungen bestehen, die kaufmännische Abwicklung zuverlässig funktioniert und direkte fachliche Kommunikation mit dem Auftraggeber möglich bleibt.
Damit hängt die Attraktivität der Lieferantenrolle stark von der tatsächlichen Betriebsqualität der URV ab. Ein formal vorhandener, aber kaum genutzter oder schwer zugänglicher Lieferantenkanal besitzt wenig wirtschaftlichen Wert.
Ein wesentlicher Vorteil der Lieferantenrolle liegt darin, dass die URV Vertrieb und rechtsgeschäftliche Beschaffung voneinander trennt. Der Lieferant muss nicht darauf warten, dass der Auftragnehmer ihn gegenüber dem Auftraggeber verkauft, sondern kann weiterhin selbst aktiv Vertrieb betreiben. Er kann Bedarfsträger ansprechen, Produkte und Lösungen vorstellen, Demos durchführen, fachliche Gespräche führen, technische Anforderungen klären, Roadmaps erläutern, Kundenbeziehungen entwickeln und konkrete Bedarfe identifizieren.
Die unmittelbare fachliche und operative Beziehung zum Auftraggeber bleibt damit grundsätzlich erhalten. Die kaufmännische Vertragskette verläuft trotzdem über den Auftragnehmer. Der Lieferant gibt sein Angebot beziehungsweise seine Konditionen gegenüber dem Auftragnehmer ab. Der Auftragnehmer kauft die Leistung im eigenen Namen ein. Der Auftraggeber schließt den Leistungsabruf ausschließlich mit dem Auftragnehmer, und die Rechnung des Lieferanten geht an den Auftragnehmer.
Die URV ersetzt deshalb nicht den Vertrieb des Lieferanten. Sie stellt vielmehr einen wiederverwendbaren Beschaffungsweg bereit, über den ein fachlich bereits entwickelter Bedarf rechtsgeschäftlich umgesetzt werden kann. Aus Lieferantensicht verändert sich damit die zentrale Frage. Ohne einen geeigneten Rahmenvertrag kann ein erfolgreiches Vertriebsgespräch mit einem öffentlichen Bedarfsträger zunächst die Frage auslösen, wie dieser öffentliche Kunde die Leistung überhaupt beschaffen kann. Mit einer funktionierenden URV kann die Frage häufiger lauten, ob die Leistung innerhalb des bestehenden Leistungsrahmens über den URV-Auftragnehmer bereitgestellt werden kann.
Für den Lieferanten kann dies die öffentliche Beschaffung näher an normale B2B-Vertriebsprozesse heranführen. Die vergaberechtlichen Anforderungen des Auftraggebers verschwinden dadurch nicht. Sie werden aber stärker von der individuellen Vertriebsarbeit des einzelnen Lieferanten getrennt.
Die Attraktivität der Lieferantenrolle kann je nach Unternehmenstyp unterschiedlich ausgeprägt sein. Hersteller und Softwareanbieter sind besonders naheliegende Kandidaten, weil viele von ihnen ohnehin mit Wiederverkäufern, Distributoren und Handelspartnern arbeiten. Für sie ist es wirtschaftlich nicht ungewöhnlich, dass der Vertrag mit dem Endkunden über einen Vertriebspartner zustande kommt oder dass der Vertriebspartner eine zentrale Rolle in Bestellung und Abrechnung übernimmt. Die URV kann ihnen einen zusätzlichen Zugang zu einem öffentlichen Auftraggeber eröffnen, ohne dass sie selbst eine umfassende Public-Sector-Beschaffungsorganisation für jeden einzelnen Bedarf bereitstellen müssen.
Ähnliches gilt für spezialisierte Produktanbieter. Ein Unternehmen kann fachlich sehr leistungsfähig sein und trotzdem wenig Interesse daran haben, eigenständig breite öffentliche Rahmenvereinbarungen zu gewinnen oder eine aufwendige Vergabeorganisation vorzuhalten.
Bei Beratungen und individualisierten Dienstleistungen ist die Situation differenzierter. Eine Beratung lebt häufig stärker von persönlichen und fachlichen Kundenbeziehungen. Ein zusätzlicher Intermediär könnte deshalb zunächst als störend erscheinen. Die URV muss diese Beziehung jedoch nicht ersetzen. Wenn Bedarfsklärung, fachliche Abstimmung, Workshops und operative Zusammenarbeit weiterhin unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant stattfinden können, verliert die zwischengeschaltete kaufmännische Vertragsbeziehung einen wesentlichen Teil ihres möglichen Nachteils.
Die entscheidende Grenze liegt dort, wo ein Lieferant wirtschaftlich besonderen Wert auf eine unmittelbare eigene Vertragsbeziehung zum öffentlichen Auftraggeber legt. Das kann beispielsweise bei langfristigen strategischen Outsourcingbeziehungen, besonderen Haftungsstrukturen oder stark individualisierten Gesamtverantwortungen relevant sein. Die Lieferantenrolle ist deshalb nicht für jedes Geschäftsmodell gleich attraktiv. Für einen großen Teil produkt-, software- und dienstleistungsorientierter Unternehmen ist die Trennung zwischen fachlicher Kundenbeziehung und kaufmännischer Abwicklung jedoch grundsätzlich mit bestehenden Marktpraktiken vereinbar.
Für Startups und kleinere spezialisierte Unternehmen kann die Lieferantenrolle einen besonders relevanten Marktzugang schaffen. Solche Unternehmen verfügen häufig über ein spezialisiertes Produkt, technisches Know-how, innovative Dienstleistungen, kurze Entscheidungswege und aktive Gründer- oder Fachvertriebe. Sie verfügen dagegen nicht zwingend über große Vergabeabteilungen, langjährige öffentliche Referenzen, umfangreiche Vertragsmanagementstrukturen, eigene Rahmenvertragsorganisationen oder komplexe öffentliche Abrechnungsprozesse.
Der Zugang zur öffentlichen Beschaffung kann deshalb zusätzliche organisatorische Anforderungen erzeugen, die mit der Qualität der eigentlichen Leistung wenig zu tun haben. Die URV kann diese Anforderungen teilweise voneinander trennen. Ein Startup muss weiterhin einen öffentlichen Bedarfsträger überzeugen und die für seine Leistung geltenden fachlichen, regulatorischen, sicherheitsbezogenen und wirtschaftlichen Anforderungen erfüllen. Es kann aber die kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur eines etablierten Auftragnehmers nutzen.
Damit könnte ein Teil des öffentlichen Markts aus Sicht solcher Anbieter stärker nach dem Muster funktionieren, ein Produkt zu entwickeln, Kundenbedarf zu gewinnen und die Leistung anzubieten und zu erbringen, statt zusätzlich für jeden Bedarf eine eigenständige öffentliche Beschaffungs- und Vertragsstruktur bewältigen zu müssen.
Dieser Effekt darf nicht überzeichnet werden. Nicht jedes Startup will öffentliche Auftraggeber beliefern. Nicht jeder Leistungsbereich eignet sich für die URV. Onboarding, Nachweise, Vertragsbedingungen und öffentliche Besonderheiten bleiben bestehen. Die strukturelle Richtung ist dennoch relevant. Je stärker die URV tatsächlich als häufig genutzter Beschaffungskanal etabliert ist, desto größer wird ihr möglicher Wert für Unternehmen, deren hauptsächliche Stärke nicht in der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren liegt.
Die Lieferantenrolle besitzt auch Nachteile. Im Vergleich zu einer unmittelbaren Beauftragung besitzt der Lieferant keine eigene kaufmännische Vertragsbeziehung zum Auftraggeber. Sein Schuldner ist der Auftragnehmer. Damit hängt ein Teil seiner wirtschaftlichen Abwicklung von der Leistungsfähigkeit und Zahlungszuverlässigkeit des Auftragnehmers ab. Der Lieferant muss außerdem dessen Onboarding-, Angebots- und Bestellprozesse berücksichtigen.
Je nach Unternehmen können weitere Anforderungen an Lieferantendaten, Kataloginformationen, Preis- und Konditionsnachweise, vertragliche Abstimmungen, Lizenz- oder Endnutzerbedingungen und Compliance hinzukommen. Die Aufnahme erzeugt zudem keinen Umsatzanspruch. Ein Lieferant kann Zeit in Onboarding und Katalogdaten investieren, ohne später tatsächlich einen Leistungsabruf zu erhalten.
Auch die Marktsichtbarkeit ist nicht automatisch garantiert. Ein formal im Lieferantenportfolio vorhandenes Unternehmen profitiert wenig, wenn seine Leistungen im Leistungskatalog nicht auffindbar sind oder der Auftragnehmer bevorzugt andere Anbieter vorschlägt. Für einzelne Lieferanten kann außerdem die unmittelbare öffentliche Vertragsbeziehung strategisch wertvoll sein. Wer bereits selbst regelmäßig große öffentliche Rahmenverträge gewinnt, benötigt die URV möglicherweise weniger als ein Unternehmen, das bisher nur geringe Public-Sector-Infrastruktur besitzt.
Die Lieferantenrolle sollte deshalb nicht als universell bessere Form des öffentlichen Vertriebs verstanden werden. Sie ist ein zusätzlicher Marktkanal, dessen wirtschaftlicher Wert davon abhängt, welche Alternative dem jeweiligen Lieferanten tatsächlich zur Verfügung steht.
Der Zuschlag auf die Auftragnehmerrolle besitzt erheblichen wirtschaftlichen Wert. Nur der Gewinner wird zentraler Vertragspartner des Auftraggebers und erhält den Handelsaufschlag auf die Lieferantenleistungen, die tatsächlich über die URV beschafft werden. Mit dem Zuschlag erhält er außerdem eine langfristige strategische Position im Beschaffungsprozess des Auftraggebers.
Ein unterlegener Bieter verliert insbesondere die Infrastrukturvergütung, die zentrale kaufmännische Kundenbeziehung, die operative Rolle bei Lieferantenerschließung und Abrufabwicklung sowie die Chance auf Handelsaufschläge aus Leistungen fremder Lieferanten. Das Unterliegen ist deshalb wirtschaftlich relevant.
Wie schwer dieser Verlust wiegt, hängt vom Geschäftsmodell des Unternehmens ab. Für einen reinen Beschaffungsdienstleister oder Wiederverkäufer kann der Hauptauftrag die wesentliche wirtschaftliche Chance darstellen. Für ein hybrides Unternehmen können daneben eigene Lieferantenleistungen wirtschaftlich relevant bleiben.
Das Unterliegen im Wettbewerb um die Auftragnehmerrolle schließt eine spätere Lieferantentätigkeit nicht zwingend aus. Ein Unternehmen kann beispielsweise den Hauptauftrag verlieren und später eigene Software, Beratungsleistungen, Hardware oder andere konkrete Lieferantenleistungen bereitstellen.
Diese Möglichkeit ist jedoch keine Kompensation für den verlorenen Hauptauftrag. Ein unterlegener Bieter darf insbesondere keine privilegierte Lieferantenposition allein deshalb erhalten, weil er am Hauptverfahren teilgenommen hat. Die Hauptvergabe muss eigenständig funktionieren.
Die spätere Aufnahme eines unterlegenen Bieters als Lieferant bleibt vielmehr nach den allgemeinen sachlichen Maßstäben des Lieferantenportfolios möglich. Sie begründet weder einen Anspruch auf Aufnahme noch auf einen Katalogeintrag oder einen Leistungsabruf. Damit kann der Hauptauftrag exklusiv an einen Auftragnehmer vergeben werden, ohne dass sämtliche späteren Lieferantenumsätze automatisch ausschließlich dem Gewinner oder seiner Unternehmensgruppe zufallen.
Nicht jeder Marktteilnehmer lässt sich eindeutig einer einzigen Rolle zuordnen. Große Systemhäuser und Integratoren verbinden häufig mehrere Geschäftsmodelle. Sie können Produkte fremder Hersteller wiederverkaufen, eigene Cloud- oder Managed-Services anbieten, Beratung erbringen, Integrationsleistungen übernehmen und Beschaffungs- oder Katalogplattformen betreiben. Für solche Unternehmen kann sowohl die Auftragnehmerrolle als auch die Lieferantenrolle attraktiv sein.
Andere Marktteilnehmer besitzen eine klarere Präferenz. Ein Single-Creditor-Anbieter kann primär an der zentralen Beschaffungs- und Abrechnungsfunktion interessiert sein. Ein Hersteller kann fast ausschließlich an Lieferantenumsätzen interessiert sein. Ein Startup mit einem spezialisierten Produkt wird regelmäßig kein Interesse daran haben, für einen sehr breiten Leistungsrahmen die gesamte Auftragnehmerinfrastruktur zu übernehmen.
Damit kann die URV eine funktionale Spezialisierung ermöglichen. Ein kleinerer Kreis professioneller Infrastrukturunternehmen übernimmt die komplexe kaufmännische Auftragnehmerrolle, während sich ein wesentlich größerer Kreis auf die eigentlichen Marktleistungen konzentriert. Hybride Unternehmen können beide Ebenen verbinden.
Ob sich bei einer stärkeren Verbreitung solcher Modelle langfristig eine weitergehende Spezialisierung zwischen Beschaffungsinfrastruktur und Leistungsanbietern entwickelt, lässt sich derzeit nicht belastbar prognostizieren. Die URV würde eine solche Entwicklung jedoch ermöglichen, ohne sie vorzuschreiben.
Der Wettbewerb um den Hauptauftrag bleibt ein ernsthafter Zuschlagswettbewerb. Ein Unternehmen, das realistische Chancen auf die Auftragnehmerrolle besitzt, kann durch das Unterliegen erhebliche wirtschaftliche Möglichkeiten verlieren. Damit besteht grundsätzlich auch ein wirtschaftlicher Anreiz, wahrgenommene Vergaberechtsverstöße zu rügen und gegebenenfalls ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten. Die URV beseitigt diesen Anreiz nicht.
Bei hybriden Marktteilnehmern kann jedoch ein Teil der späteren Lieferantenumsätze unabhängig vom Gewinn der Auftragnehmerrolle erreichbar bleiben. Dadurch kann der wirtschaftliche Alles-oder-nichts-Effekt geringer sein als bei einer Struktur, bei der der Gewinner zugleich sämtliche nachfolgenden Leistungsumsätze exklusiv erhält.
Dieser Effekt erlaubt keine empirische Aussage über die tatsächliche Häufigkeit von Nachprüfungsverfahren. Es existiert keine geeignete Statistik, mit der sich belastbar feststellen ließe, ob URV-artige Strukturen häufiger oder seltener nachgeprüft würden als andere große Ein-Auftragnehmer-Vergaben. Die sachgerechte Aussage ist deshalb enger:
Die besondere Marktstruktur der URV lässt keinen eindeutigen wirtschaftlichen Mechanismus erkennen, der den Nachprüfungsanreiz gegenüber anderen wirtschaftlich bedeutenden Ein-Auftragnehmer-Vergaben generell erhöht.
Wirtschaftlicher Nachprüfungsanreiz und rechtliche Angriffsfläche sind voneinander zu unterscheiden. Eine Vergabekonstruktion kann rechtlich mehrere anspruchsvolle Fragen aufwerfen, ohne dass jeder potentielle Marktteilnehmer einen starken wirtschaftlichen Anreiz besitzt, diese Fragen gerichtlich klären zu lassen. Umgekehrt kann ein rechtlich relativ einfaches Verfahren bei sehr hohem Auftragswert einen erheblichen wirtschaftlichen Rechtsschutzanreiz auslösen.
Für die URV kommen insbesondere Fragen zu Leistungsrahmen und Bestimmtheit, Gesamtvergabe und Losbildung, Eignungsanforderungen, Zuschlags- und Preislogik, Lieferantenauswahl sowie Veränderungsmöglichkeiten während der Vertragslaufzeit in Betracht. Diese Fragen sind im vergaberechtlichen Prüfprogramm eigenständig zu untersuchen.
Für die Marktanalyse ist besonders die Gesamtvergabe relevant. Ein spezialisiertes Unternehmen kann ein Nachprüfungsinteresse besitzen, obwohl es die zentrale Auftragnehmerrolle gerade nicht übernehmen möchte. Es kann geltend machen, dass sein Leistungsbereich als eigenständiges Fachlos hätte vergeben werden müssen und dass die Gesamtvergabe ihm deshalb einen unmittelbaren Zugang zum öffentlichen Auftrag verwehrt.
Die spätere Möglichkeit, als Lieferant des URV-Auftragnehmers berücksichtigt zu werden, beseitigt diesen möglichen vergaberechtlichen Konflikt nicht. Die entwicklungsfähige Lieferantenebene ist deshalb ein wirtschaftliches Argument für Marktbestreitbarkeit. Sie ersetzt nicht die eigenständige rechtliche Begründung der Gesamtvergabe.
Die Möglichkeit, während der Vertragslaufzeit neue Lieferanten aufzunehmen, ist ein zentraler Bestandteil der Marktdynamik der URV. Eine langfristige Rahmenvereinbarung steht regelmäßig vor dem Problem, dass sich der konkrete Markt während ihrer Laufzeit verändert. Neue Unternehmen entstehen, bestehende Unternehmen entwickeln neue Leistungen, Produkte werden eingestellt oder ersetzt, Technologien verändern sich und Lieferanten treten in einen Markt ein oder verlassen ihn. Eine Beschaffungsstruktur, die ausschließlich die am Tag des Zuschlags vorhandenen konkreten Anbieter und Leistungen verwenden könnte, würde einen Teil dieser Marktentwicklung nicht abbilden.
Die URV trennt deshalb zwischen zwei Ebenen. Der Leistungsrahmen bleibt statisch und legt von Anfang an die sachliche Außengrenze fest. Das Lieferantenportfolio und der Leistungskatalog können sich dagegen innerhalb dieser Grenze verändern. Neue Lieferanten können während der Vertragslaufzeit nach Maßgabe der vorgesehenen Portfolio- und Prüfprozesse hinzukommen, soweit ihre Leistungen vollständig innerhalb des bestehenden Leistungsrahmens liegen und den vorgesehenen Leistungskategorien zugeordnet werden können.
Dieser Mechanismus ist wirtschaftlich besonders wichtig für Unternehmen, die beim ursprünglichen Vergabeverfahren noch nicht existierten, noch kein passendes Produkt hatten, noch keinen öffentlichen Vertrieb aufgebaut hatten oder schlicht kein Interesse an der Auftragnehmerrolle besaßen. Ihr späterer Marktzugang hängt damit nicht zwingend davon ab, dass sie bereits beim Zuschlag Teil einer geschlossenen Lieferantenstruktur waren. Die URV kann dadurch eine langfristige Beschaffungsinfrastruktur bereitstellen, ohne den konkreten Angebotsmarkt vollständig für mehrere Jahre einzufrieren.
Laufender Lieferantenzugang bedeutet nicht automatisch, dass bei jedem Leistungsabruf ein formeller Wettbewerb zwischen mehreren Lieferanten stattfinden muss. Der Auftraggeber kann einen konkreten Lieferanten auswählen, mehrere Alternativen prüfen oder den Auftragnehmer um Vorschläge bitten. Er ist aber nicht verpflichtet, bei jedem einzelnen Leistungsabruf mehrere Lieferantenangebote einzuholen.
Die Wettbewerbswirkung entsteht deshalb auf einer anderen Ebene. Ein bestehender Lieferant kann nicht allein deshalb dauerhaft auf eine Marktposition vertrauen, weil er am Beginn der Vertragslaufzeit im Portfolio vorhanden war. Weitere Anbieter können während der Laufzeit berücksichtigt und für zukünftige Bedarfe ausgewählt werden. Der Lieferantenmarkt bleibt damit grundsätzlich bestreitbar.
Diese Bestreitbarkeit ist insbesondere dann wirtschaftlich wirksam, wenn geeignete neue Lieferanten praktisch nach sachlichen Maßstäben berücksichtigt werden können, ihre aufgenommenen Leistungen im Leistungskatalog sichtbar werden, Bedarfsträger sie identifizieren können, Lieferanten selbst Vertrieb beim Auftraggeber betreiben können und der Auftraggeber die konkrete Lieferantenauswahl behält.
Die URV kombiniert dadurch eine geschlossene Auftragnehmerebene mit einer entwicklungsfähigen nachgelagerten Marktebene. Diese Kombination ist ein wesentlicher Unterschied zu einer klassischen Ein-Auftragnehmer-Struktur, bei der der Gewinner sämtliche konkreten Leistungen selbst erbringt und Wettbewerber für die Laufzeit weitgehend vom Leistungsmarkt des Auftraggebers ausgeschlossen sind.
Die Offenheit bleibt allerdings an den Leistungsrahmen gebunden. Neue Lieferanten können keine Leistungen in die URV einbringen, die außerhalb der ursprünglich festgelegten sachlichen Grenze liegen. Die dynamische Lieferantenstruktur erweitert deshalb nicht nachträglich den Vertragsgegenstand, sondern aktualisiert den konkreten Markt innerhalb des bereits vergebenen Leistungsraums.
Der Auftragnehmer hat grundsätzlich ein eigenes wirtschaftliches Interesse an einem leistungsfähigen Lieferantenportfolio. Sein Handelsaufschlag entsteht nur bei tatsächlichen Leistungsabrufen. Je mehr Bedarfe er innerhalb des Leistungsrahmens bedienen kann, desto größer ist grundsätzlich die Chance auf zusätzliches Abrufvolumen. Ein breites Portfolio kann deshalb den wirtschaftlichen Wert der Auftragnehmerrolle erhöhen.
Diese Logik entspricht auch bestehenden Multi-Vendor-Geschäftsmodellen. Wiederverkäufer und Beschaffungsplattformen vermarkten gerade die Breite ihrer verfügbaren Hersteller und Produkte als Kundennutzen. Portfolio-Breite bedeutet dabei nicht, möglichst viele Lieferanten ohne wirtschaftliche Relevanz zu sammeln. Ein gutes Portfolio muss vor allem diejenigen Anbieter und Leistungen verfügbar machen, die reale oder plausible Bedarfe des Auftraggebers abdecken.
Die URV verstärkt diesen Anreiz durch ihre Nicht-Exklusivität. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, jeden erfassten Bedarf über die URV zu beschaffen, sondern kann andere Rahmenvereinbarungen oder andere vergaberechtlich zulässige Beschaffungswege verwenden. Damit besitzt der Auftragnehmer keinen geschützten Anspruch auf das gesamte Beschaffungsvolumen des Leistungsrahmens.
Ist sein Portfolio unzureichend, kann ein Bedarf außerhalb der URV beschafft werden. Ist seine Bearbeitung zu langsam, kann ein alternativer Beschaffungsweg attraktiver werden. Ist die Lieferantenauswahl zu eingeschränkt, kann der Auftraggeber einen anderen Weg bevorzugen. Daraus entsteht ein wirtschaftlicher Qualitätsdruck. Der Auftragnehmer muss die URV praktisch attraktiv halten, wenn er Abrufvolumen gewinnen und erhalten will. Die Nicht-Exklusivität ist damit nicht nur eine Flexibilitätsregel zugunsten des Auftraggebers, sondern wirkt zugleich als Marktanreiz für den Auftragnehmer.
Der wirtschaftliche Eigenanreiz zur Portfolioentwicklung beseitigt nicht sämtliche Fehlanreize. Der Auftragnehmer besitzt eine Gatekeeper-Funktion, weil er das Lieferantenportfolio und den Leistungskatalog führt, mit Lieferanten kommuniziert, Angebote einholt und Lieferanten oder Leistungen vorschlagen kann. Dadurch beeinflusst er praktisch, wie leicht ein Unternehmen innerhalb der URV sichtbar und beschaffbar wird.
Gleichzeitig kann der Auftragnehmer wirtschaftliche Beziehungen zu einzelnen Lieferanten besitzen. Typische Marktbeziehungen können Herstellerpartnerprogramme, Rabattstaffeln, Bonusmodelle, Absatzvorgaben, Vertriebsziele, Exklusivbindungen oder strategische Partnerschaften umfassen. Besonders deutlich wird der Interessenkonflikt, wenn ein mit dem Auftragnehmer verbundenes Unternehmen selbst Lieferantenleistungen anbietet. Dann kann die Unternehmensgruppe sowohl am Handelsaufschlag als auch am wirtschaftlichen Erfolg der konkreten Lieferantenleistung interessiert sein.
Diese Interessen sind nicht automatisch unzulässig, erzeugen aber einen möglichen Anreiz zur Bevorzugung. Auch ein formal entwicklungsfähiger Lieferantenmarkt kann faktisch verengt werden, wenn das Onboarding neuer Lieferanten unnötig lange dauert, überzogene Lieferantenanforderungen gestellt werden, bestimmte Anbieter im Katalog schlechter auffindbar sind, Lieferantenanfragen nicht gleichwertig verarbeitet werden, bevorzugte Partner systematisch zuerst vorgeschlagen werden oder ein verbundenes Unternehmen ohne sachlichen Grund hervorgehoben wird. Die Marktöffnung muss deshalb nicht nur rechtlich möglich, sondern operativ tatsächlich wirksam sein.
Die URV enthält bereits mehrere Mechanismen, die einer faktischen Abschottung entgegenwirken. Der Auftragnehmer muss das Lieferantenportfolio während der Vertragslaufzeit unter Berücksichtigung des Leistungsrahmens und der mitgeteilten Bedarfe entwickeln und pflegen. Neue Lieferanten dürfen während der Vertragslaufzeit aufgenommen werden. Hat der Auftragnehmer eine neue Lieferantenleistung in sein Lieferantenportfolio aufgenommen und kann er sie innerhalb des Leistungsrahmens bereitstellen, ist sie innerhalb angemessener Frist in den Leistungskatalog zu überführen. Der Leistungskatalog wird fortlaufend aktualisiert und besitzt nachvollziehbare Status- und Versionsinformationen.
Besonders wichtig ist die Auswahlhoheit des Auftraggebers. Der Auftragnehmer entscheidet nicht abschließend darüber, welcher Lieferant einen konkreten Leistungsabruf erhält. Der Auftraggeber wählt den einzusetzenden Lieferanten. Damit bleibt die Gatekeeper-Funktion des Auftragnehmers begrenzt.
Hinzu kommen Transparenzregeln. Wirtschaftlich erhebliche Beziehungen zu einem Lieferanten müssen offengelegt werden, wenn sie für die konkrete Auswahlentscheidung, den Einkaufspreis oder die Vergütung erheblich sein können. Für verbundene Unternehmen gelten zusätzliche Anforderungen. Sie dürfen nicht ohne sachlichen Grund bevorzugt werden, und der Auftraggeber entscheidet unabhängig von der Konzernzugehörigkeit über die Lieferantenauswahl. Provisionen, Bonusstaffeln, Absatzvorgaben, Exklusivbindungen und andere erhebliche wirtschaftliche Anreize sind offenzulegen, wenn sie die Empfehlung oder Preisbildung beeinflussen können.
Auch die Preislogik begrenzt Fehlanreize. Dem Leistungsabruf zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und sonstige wirtschaftliche Vorteile sind an den Auftraggeber weiterzugeben. Damit kann der Auftragnehmer solche Vorteile nicht ohne Weiteres als zusätzliche verdeckte Vergütung behalten.
Diese Regeln schaffen keine vollständige Interessenneutralität. Ein wirtschaftlicher Intermediär bleibt ein Marktteilnehmer mit eigenen Interessen. Die URV versucht deshalb nicht, Eigeninteressen zu beseitigen, sondern sie so zu strukturieren, dass der Auftragnehmer grundsätzlich vom Erfolg der gesamten Beschaffungsinfrastruktur profitiert, während sachfremde Bevorzugungen sichtbar und kontrollierbar werden.
Für Bedarfsträger und Beschaffungsstellen besitzt ein bereits vorhandener Abrufweg einen strukturellen Vorteil gegenüber der erneuten Einrichtung eines Beschaffungsverfahrens. Öffentliche Rahmenvereinbarungen werden gerade deshalb eingesetzt, weil wiederkehrende Bedarfe innerhalb eines bereits vergebenen Rahmens beschafft werden können. Elektronische Kataloge und zentrale Beschaffungsplattformen führen diesen Gedanken operativ weiter.
Der praktische Unterschied liegt in der Ausgangsfrage. Ohne vorhandenes Instrument muss zunächst geklärt werden, wie ein Bedarf vergaberechtlich und vertraglich beschafft werden kann. Mit einer geeigneten Rahmenvereinbarung kann die erste Frage dagegen lauten, ob der Bedarf aus dem vorhandenen Instrument abgerufen werden kann. Die zweite Frage ist regelmäßig einfacher, weil die grundlegende Vertragsarchitektur, der Vertragspartner und der allgemeine Beschaffungsmechanismus bereits feststehen. Die konkrete Bearbeitung kann sich dadurch stärker auf den tatsächlichen Bedarf konzentrieren.
Die URV erweitert den Bereich, in dem diese Logik genutzt werden kann. Je mehr gewöhnliche Bedarfe innerhalb des Leistungsrahmens liegen, desto häufiger kann die Organisation auf eine vorhandene Beschaffungsinfrastruktur zurückgreifen. Die Attraktivität entsteht jedoch nur, wenn der Leistungsabruf in der Praxis tatsächlich weniger Aufwand verursacht als die relevante Alternative. Ein formal vorhandener Rahmenvertrag besitzt keinen hohen Nutzwert, wenn seine Anwendung genauso aufwendig ist wie eine neue Beschaffung.
Erfahrungen mit zentralen öffentlichen Beschaffungsplattformen zeigen, dass Zeitersparnis und einfache Nutzung zentrale Akzeptanzfaktoren sind. Bedarfsträger verfolgen in erster Linie ein fachliches Ziel. Sie möchten eine benötigte Software einsetzen, Hardware erhalten, ein Projekt starten oder eine Dienstleistung nutzen. Der Beschaffungsprozess ist dafür notwendig, aber nicht der eigentliche Zweck ihres Vorhabens.
Eine vorhandene URV wird deshalb besonders attraktiv, wenn sie den Zeitraum vom konkretisierten Bedarf bis zur Beauftragung sichtbar verkürzt. Dabei bedeutet einfache Nutzung nicht, dass jede Leistung mit einem Klick bestellt werden können muss. Komplexere Leistungen benötigen weiterhin Bedarfsbeschreibung, fachliche Anforderungen, Lieferantenabstimmung, Preisprüfung, interne Freigabe und Wirtschaftlichkeitsentscheidung. Einfachheit bedeutet vielmehr, dass bereits geklärte Grundsatzfragen nicht erneut bearbeitet werden müssen. Der Leistungsabruf darf nur diejenigen Entscheidungen enthalten, die für den konkreten Bedarf tatsächlich noch offen sind.
Ein weiterer wichtiger Akzeptanzfaktor ist die Lieferantenauswahl. Fachbereiche haben häufig bereits vor Beginn des Beschaffungsprozesses Marktwissen. Sie kennen einen Hersteller, haben ein Produkt getestet, stehen mit einer Beratung in Kontakt oder haben eine bestimmte technische Lösung identifiziert. Ein zentraler Beschaffungsweg kann auf Widerstand stoßen, wenn er diese fachliche Vorarbeit vollständig ersetzt und den Bedarfsträger auf einen anderen Anbieter zwingt.
Die URV vermeidet diesen Konflikt grundsätzlich, weil der Auftraggeber die Entscheidung über den konkret einzusetzenden Lieferanten behält. Damit kann der Fachbereich die URV als Beschaffungsweg nutzen, ohne die fachliche Lieferantenwahl an den Wiederverkäufer abzugeben.
Der Leistungskatalog ist nicht nur ein Daten- und Vertragsmanagementinstrument, sondern zugleich eine zentrale Benutzerschnittstelle der URV. Bedarfsträger müssen erkennen können, welche Lieferanten verfügbar sind, welche konkreten Leistungen angeboten werden, welcher Leistungskategorie sie zugeordnet sind, welche Merkmale relevant sind und ob eine Leistung aktuell verfügbar ist.
Die Qualität des Katalogs beeinflusst deshalb unmittelbar die praktische Nutzung. Ein umfangreiches Lieferantenportfolio besitzt wenig Wert, wenn dessen Inhalte nicht auffindbar sind. Schlechte Suche, unklare Produktbeschreibungen oder veraltete Daten können die Akzeptanz eines zentralen Beschaffungswegs erheblich reduzieren. Umgekehrt erhöht ein aktueller, gut strukturierter und durchsuchbarer Katalog die Wahrscheinlichkeit, dass Bedarfsträger den vorhandenen Beschaffungsweg überhaupt in Betracht ziehen.
Die URV verlangt deshalb unter anderem eine webbasierte Bereitstellung, eindeutige Katalogeinträge, die Zuordnung zu Leistungskategorien, wesentliche Leistungsmerkmale, Such- und Filtermöglichkeiten, regelmäßige und anlassbezogene Aktualisierung sowie nachvollziehbare Versionierung. Der Katalog muss dabei nicht jedes zukünftige Marktangebot bereits bei Vertragsbeginn enthalten. Seine besondere Funktion besteht gerade darin, den aktuellen Markt innerhalb des statischen Leistungsrahmens fortlaufend abzubilden. Damit wird die Katalogpflege zu einem wesentlichen Bestandteil der Marktakzeptanz.
Eine URV kann trotz grundsätzlich attraktiver Struktur auf interne Widerstände stoßen. Ein erster Widerstand entsteht, wenn Bedarfsträger die URV als zusätzliche Prozessschicht wahrnehmen. Wenn ein Fachbereich bereits mit einem geeigneten Lieferanten spricht und anschließend noch mehrere neue Abstimmungs- oder Freigaberunden mit dem Auftragnehmer durchlaufen muss, kann die URV subjektiv als Verlangsamung erscheinen.
Ein zweiter Widerstand kann aus dem Handelsaufschlag entstehen. Der sichtbare Preis besteht aus Einkaufspreis und Handelsaufschlag. Ohne Kenntnis des wirtschaftlichen Gesamtmodells kann der Eindruck entstehen, dass ein Wiederverkäufer lediglich einen zusätzlichen Preisbestandteil zwischen Auftraggeber und Lieferant einfügt. Die organisatorische Kommunikation muss deshalb deutlich machen, welche Beschaffungs-, Vertrags-, Lieferanten-, Abrechnungs- und Prozessleistungen durch den Handelsaufschlag finanziert werden.
Ein drittes Risiko besteht in einem unzureichenden Sortiment. Wenn Fachbereiche wiederholt feststellen, dass ihre gewünschten Lieferanten oder Leistungen nicht verfügbar sind, werden sie die URV zunehmend umgehen. Ein weiteres Risiko entsteht durch zusätzliche technische Systeme. Eine weitere Plattform mit eigenem Login, eigenem Rollenmodell und parallelen Freigabeprozessen kann selbst dann Akzeptanzprobleme erzeugen, wenn die zugrunde liegende Vertragsarchitektur sinnvoll ist.
Schließlich hängt die Akzeptanz wesentlich von der Qualität des Auftragnehmers ab. Langsame Bearbeitung, schlecht erreichbare Ansprechpartner, fehlerhafte Angebote, unklare Preisnachweise oder wiederkehrende Rechnungsprobleme können den organisatorischen Nutzen der gesamten URV beschädigen. Die Akzeptanzfrage ist deshalb keine einmalige Einführungsfrage, sondern muss im laufenden Betrieb durch tatsächliche Prozessqualität beantwortet werden.
Eine URV wird nicht allein dadurch erfolgreich, dass sie formal existiert. Sie muss regelmäßig genutzt werden. Organisatorisch kann sich dabei die Ausgangsfrage für vom Leistungsrahmen erfasste Bedarfe verändern. Statt unmittelbar zu prüfen, welches neue Vergabeverfahren erforderlich ist, kann zunächst geprüft werden, ob der Bedarf von der URV erfasst und sinnvoll darüber beschaffbar ist.
Damit kann die URV zum regulären ersten Prüfweg werden, ohne rechtlich exklusiv zu sein. Andere Beschaffungswege bleiben verfügbar. Gerade diese Offenheit kann die Akzeptanz unterstützen, weil die Organisation nicht gezwungen ist, einen offensichtlich ungeeigneten Sonderfall über die URV abzuwickeln. Gleichzeitig entsteht dadurch ein Leistungsdruck, weil die URV im Alltag besser funktionieren muss als die regelmäßig verfügbare Alternative.
Wird sie schnell, zuverlässig und mit einem relevanten Lieferantenportfolio betrieben, kann sich ihre Nutzung selbst verstärken. Mehr tatsächliche Abrufe machen die URV wirtschaftlich interessanter für Lieferanten. Ein größeres und besseres Lieferantenangebot erhöht ihre Attraktivität für Bedarfsträger. Eine höhere Nutzung verbessert wiederum den wirtschaftlichen Anreiz des Auftragnehmers zur Portfolioentwicklung. Nutzung, Lieferanteninteresse und Portfolioqualität können sich damit gegenseitig verstärken.
Der umgekehrte Effekt ist ebenfalls möglich. Geringe Nutzung reduziert die Attraktivität für Lieferanten, ein schwaches Portfolio reduziert die Nutzbarkeit und die geringe Nutzbarkeit führt zu weiteren alternativen Beschaffungen. Damit besitzt insbesondere die Einführung eine wichtige marktbezogene Funktion. Ein ausreichend attraktives Ausgangsportfolio, schnelle erste Leistungsabrufe und sichtbare organisatorische Vorteile können entscheidend dafür sein, welche Entwicklung sich stabilisiert.
Die Marktanalyse spricht für ein anspruchsvolles, aber funktionales Anforderungsprofil. Der Auftragnehmer muss die zentrale kaufmännische Infrastruktur tatsächlich tragen können. Die Anforderungen sollten deshalb insbesondere auf Lieferantenerschließung, Wiederverkaufsfähigkeit, Prozess- und Katalogmanagement, Finanzierung, Abrechnung und öffentliche Vertragsabwicklung gerichtet sein. Nicht erforderlich sind Anforderungen, die lediglich einen bestimmten Unternehmensumfang oder ein bestimmtes bestehendes Geschäftsmodell reproduzieren.
Die Markterkundung sollte deshalb insbesondere prüfen, welche Unternehmen die gesamte Rolle realistisch übernehmen können, welche Anforderungen für diese Funktion tatsächlich notwendig sind, welche Anforderungen den Markt unnötig verengen würden, welches Transaktionsprofil die Unternehmen erwarten und welche Vertragsrisiken sie wirtschaftlich einpreisen würden.
Die laufende Lieferantenöffnung besitzt nur dann wirtschaftlichen Wert, wenn sie praktisch funktioniert. Der Onboardingprozess sollte deshalb verständlich, verhältnismäßig, zügig, nachvollziehbar und nach einheitlichen sachlichen Maßstäben ausgestaltet sein.
Der Auftragnehmer muss ausreichende Möglichkeiten besitzen, Lieferanten rechtlich und tatsächlich zu prüfen. Diese Prüfung darf aber nicht zu einer faktischen Markteintrittsschranke werden, die mit der konkreten Lieferantenleistung nichts zu tun hat. Besonders wichtig ist, dass ein vom Auftraggeber identifizierter geeigneter Lieferant nach sachlichen Maßstäben geprüft und bei entsprechender Aufnahme in das Lieferantenportfolio innerhalb angemessener Zeit operativ verfügbar gemacht werden kann.
Die Auswahlhoheit des Auftraggebers ist sowohl wettbewerblich als auch organisatorisch ein zentrales Element der URV. Sie begrenzt die Gatekeeper-Position des Wiederverkäufers bei den konkreten Leistungsabrufen, weil die Entscheidung über den einzusetzenden Lieferanten beim Auftraggeber verbleibt. Gleichzeitig erhöht sie die Akzeptanz bei Bedarfsträgern.
Die direkte fachliche und operative Kommunikation zwischen Auftraggeber und Lieferant sollte deshalb erhalten bleiben. Der Auftragnehmer übernimmt die kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur, sollte aber nicht ohne sachlichen Grund zu einer zusätzlichen fachlichen Hierarchieebene werden.
Wirtschaftliche Interessen des Auftragnehmers an einzelnen Lieferanten sind in Wiederverkäufermodellen nicht ungewöhnlich. Entscheidend ist, dass sie die Lieferantenauswahl nicht intransparent bestimmen. Besonders wichtig bleiben deshalb die Offenlegung erheblich relevanter wirtschaftlicher Beziehungen, die Offenlegung erheblicher Bonus-, Provisions- und Absatzanreize, die unabhängige Lieferantenauswahl des Auftraggebers, zusätzliche Preisprüfungen bei verbundenen Lieferanten, das Verbot sachgrundloser Bevorzugung, die Weitergabe zurechenbarer wirtschaftlicher Vorteile sowie eine nachvollziehbare Preis- und Abrechnungsdokumentation.
Die Zielsetzung besteht nicht darin, den Auftragnehmer wirtschaftlich interessenlos zu machen. Sie besteht vielmehr darin, seine Interessen mit einem breiten und erfolgreichen URV-Markt möglichst weitgehend in Einklang zu bringen und verbleibende Interessenkonflikte kontrollierbar zu machen.
Die praktische Marktakzeptanz entscheidet sich im Betrieb. Der Leistungsabruf muss so ausgestaltet und durchgeführt werden, dass die bereits durch die Rahmenvereinbarung geklärten Grundsatzfragen nicht bei jedem Bedarf erneut bearbeitet werden. Gleichzeitig müssen Lieferantenportfolio und Leistungskatalog mit den tatsächlichen Bedarfen und der Entwicklung des Marktes Schritt halten.
Der Auftraggeber sollte deshalb beobachten, ob die Marktinfrastruktur praktisch funktioniert. Hinweise können insbesondere Bearbeitungszeiten, tatsächliche Nutzung, Entwicklung des Lieferantenportfolios und wiederkehrende Gründe für Beschaffungen außerhalb der URV geben. Die URV sollte dabei nicht nach einer theoretisch maximalen Lieferantenzahl beurteilt werden. Entscheidend ist, ob sie einen aktuellen, wirtschaftlich relevanten und praktisch zugänglichen Markt bereitstellt.
Die Marktstruktur der URV erscheint grundsätzlich funktionsfähig und an bestehende Marktmechanismen anschlussfähig. Für die zentrale Auftragnehmerrolle besteht ein realer, aber naturgemäß begrenzter Markt. Die erforderliche Kombination aus Lieferantenzugang, Einkauf und Wiederverkauf, Portfolio- und Katalogmanagement, öffentlicher Vertragsabwicklung, Finanzierung und Reporting reduziert den Kreis geeigneter Unternehmen deutlich gegenüber dem allgemeinen Lieferantenmarkt. Die untersuchte öffentliche Beschaffungspraxis zeigt jedoch, dass entsprechende Fähigkeiten bei unterschiedlichen Systemhäusern, Wiederverkäufern, Integratoren und spezialisierten Beschaffungsdienstleistern vorhanden sind.
Der Hauptauftrag kann für diese Unternehmen wirtschaftlich attraktiv sein. Gleichzeitig verhindern fehlende Mindestabnahme, Fixkosten, Finanzierung und operative Verantwortung, dass die Rolle als risikoloses Margengeschäft verstanden werden kann. Der tatsächlich tragfähige Wettbewerb muss deshalb für den konkreten Leistungsrahmen durch Markterkundung abgesichert werden.
Auf Lieferantenebene besitzt die URV ein wesentlich breiteres Marktpotential. Unternehmen müssen nicht selbst die zentrale öffentliche Beschaffungsinfrastruktur bereitstellen, um konkrete Leistungen anbieten zu können. Vertrieb und fachliche Kundenbeziehung können unmittelbar gegenüber Auftraggeber und Bedarfsträger bestehen bleiben, während Einkauf, Vertrag und Abrechnung über den Auftragnehmer laufen. Diese Trennung kann insbesondere für Hersteller, Softwareanbieter, spezialisierte Dienstleister, kleinere Unternehmen und Startups attraktiv sein. Sie müssen weiterhin durch ihre Leistung überzeugen, müssen aber nicht für jeden Bedarf selbst die gesamte kaufmännische Public-Sector-Infrastruktur herstellen.
Der Zuschlag auf die Auftragnehmerrolle bleibt wirtschaftlich bedeutsam. Die Möglichkeit späterer Lieferantenumsätze beseitigt weder den Wettbewerb um den Hauptauftrag noch mögliche Nachprüfungsanreize. Sie kann jedoch für bestimmte Marktteilnehmer verhindern, dass mit dem Verlust der Auftragnehmerrolle sämtliche späteren Lieferantenumsätze ausgeschlossen sind. Ein strukturell überdurchschnittlicher wirtschaftlicher Nachprüfungsanreiz allein aufgrund des URV-Marktmodells ist nicht erkennbar. Davon getrennt bleiben die rechtlichen Fragen der konkreten Vergabegestaltung, insbesondere Leistungsrahmen, Gesamtvergabe, Losbildung und Eignungsanforderungen.
Besonders stark ist die URV aus Marktsicht dort, wo sie Stabilität und Veränderlichkeit miteinander verbindet. Der Auftragnehmer und die grundlegende Vertragsstruktur bleiben über die Laufzeit stabil, während sich der Markt der konkreten Lieferantenleistungen innerhalb des Leistungsrahmens weiterentwickeln kann. Neue Lieferanten können nach den vorgesehenen Portfolio- und Prüfmechanismen hinzukommen, neue konkrete Marktangebote können nach entsprechender Aufnahme in den Leistungskatalog überführt werden und der Auftraggeber behält die Lieferantenauswahl. Damit muss ein langfristiger Beschaffungsweg den konkreten Markt nicht vollständig zum Zeitpunkt seiner Vergabe einfrieren.
Diese Offenheit entsteht allerdings nicht allein durch eine Vertragsklausel, sondern muss operativ funktionieren. Ein Auftragnehmer, der neue Lieferanten nur langsam prüft oder aufnimmt, bevorzugte Partner systematisch besser behandelt oder ein unzureichendes Portfolio pflegt, kann aus einer formal entwicklungsfähigen Struktur faktisch einen schwer zugänglichen Markt machen. Die vorhandenen URV-Regeln zu Portfolioentwicklung, Katalogpflege, Lieferantenauswahl, Interessentransparenz, verbundenen Unternehmen und Vorteilsweitergabe wirken diesem Risiko bereits entgegen.
Auf Auftraggeberseite hängt die tatsächliche Marktakzeptanz vor allem von der praktischen Nutzung ab. Ein vorhandener Leistungsabruf besitzt einen erheblichen Vorteil gegenüber einer neu aufzubauenden Beschaffung, wenn er schneller, einfacher und zuverlässig ist. Die URV muss deshalb vorhandenen Beschaffungsaufwand ersetzen und darf nicht lediglich eine weitere Prozessschicht hinzufügen. Besonders wichtig sind ein aktueller und durchsuchbarer Leistungskatalog, schnelle Angebots- und Abrufprozesse, die Erhaltung der Lieferantenauswahl und die unmittelbare fachliche Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträger und Lieferant. Unter diesen Voraussetzungen kann die URV organisatorisch zum regulären Beschaffungsweg für einen großen Teil der vom Leistungsrahmen erfassten Bedarfe werden, ohne rechtlich exklusiv zu sein.
Die langfristige Stärke des Modells liegt damit in der Verbindung zweier unterschiedlicher Wettbewerbslogiken. Ein begrenzter Wettbewerb bestimmt, wer die zentrale Beschaffungsinfrastruktur betreibt. Ein wesentlich breiterer und während der Vertragslaufzeit veränderlicher Markt bestimmt, welche konkreten Lieferanten und Leistungen diese Infrastruktur tatsächlich nutzen.
Gerade diese Trennung kann die Interessen von Auftraggeber, Auftragnehmer und Lieferanten miteinander verbinden. Der Auftraggeber erhält einen dauerhaften Beschaffungsweg und behält gleichzeitig Zugang zum sich entwickelnden Markt. Der Auftragnehmer kann durch ein breites und erfolgreich genutztes Portfolio zusätzliche Abrufumsätze erzielen. Lieferanten erhalten einen wiederverwendbaren Zugang zum öffentlichen Markt, ohne selbst die gesamte Infrastruktur der URV übernehmen zu müssen.
Die Marktgängigkeit der URV hängt deshalb nicht davon ab, den konkreten Lieferantenmarkt bereits im Zeitpunkt des Zuschlags abschließend festzulegen. Ihre Stärke liegt darin, eine wettbewerblich vergebene Beschaffungsinfrastruktur so auszugestalten, dass innerhalb ihrer festen sachlichen Grenzen auch nach dem Zuschlag ein breiter, zugänglicher und entwicklungsfähiger Lieferantenmarkt bestehen kann.
Die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) soll als einheitliche Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer vergeben werden. Diese Entscheidung steht unter dem gesetzlichen Ausgangspunkt des § 97a Abs. 1 GWB, nach dem Leistungen grundsätzlich in Teil- und Fachlosen zu vergeben sind. Mittelständische Interessen sind nach § 97 Abs. 4 GWB vornehmlich zu berücksichtigen. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen nach § 97a Abs. 2 GWB jedoch zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Die URV nimmt diesen Losgrundsatz ernst. Ihre Gesamtvergabe wird insbesondere nicht damit begründet, dass sämtliche später über sie beschaffbaren Produkte und Dienstleistungen einem einheitlichen Fachmarkt angehörten oder fachlich untrennbar wären. Innerhalb eines breiten URV-Leistungsrahmens können vielmehr Leistungen aus unterschiedlichen und jeweils eigenständigen Fachmärkten liegen. Ein Softwareanbieter, ein Hardwarelieferant, eine Beratung und ein spezialisierter technischer Dienstleister bleiben fachlich unterschiedliche Marktteilnehmer mit unterschiedlichen Leistungen.
Für die Beurteilung der Gesamtvergabe ist deshalb zwischen zwei Leistungsebenen zu unterscheiden. Auf der ersten Ebene stehen die konkreten Lieferantenleistungen, die einen späteren Bedarf des Auftraggebers decken. Auf der zweiten Ebene steht die eigene Leistung des URV-Auftragnehmers. Dieser stellt eine leistungsbereichsübergreifende Beschaffungs- und Integrationsinfrastruktur bereit. Er erschließt Lieferanten, entwickelt und pflegt ein Lieferantenportfolio, führt einen dynamischen Leistungskatalog, ordnet Leistungen dem statischen Leistungsrahmen zu, bereitet konkrete Angebote und Leistungsabrufe vor, beschafft die ausgewählte Lieferantenleistung im eigenen Namen, verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter, legt den tatsächlichen Einkaufspreis offen, berücksichtigt zurechenbare wirtschaftliche Vorteile, übernimmt die kaufmännische Vertragskoordination, rechnet die Leistungen ab und stellt Dokumentation und Reporting bereit. Diese Infrastruktur wird nicht für eine einzelne Lieferantenleistung aufgebaut. Ihr Zweck besteht gerade darin, für zahlreiche unterschiedliche und sich während der Vertragslaufzeit verändernde Bedarfe wiederverwendet zu werden.
Damit liegt der entscheidende Integrationsgegenstand der URV nicht in der Behauptung, die späteren Lieferantenleistungen müssten fachlich von einem einzigen Unternehmen erbracht werden. Der URV-Auftragnehmer muss gerade kein technischer Generalunternehmer für alle erfassten Leistungen sein. Die fachliche Leistung kann durch den jeweils geeigneten spezialisierten Lieferanten erbracht werden. In einer Hand gebündelt wird vielmehr die übergreifende kaufmännische, vertragliche, datenbezogene und organisatorische Infrastruktur, über die diese fachlich unterschiedlichen Leistungen beschaffbar gemacht werden. Die durchgängige Verbindung von Lieferantenerschließung, Portfolio, Katalog, Preisbildung, Angebot, Einkauf, Wiederverkauf, Leistungsabruf, Abrechnung und Historisierung bildet dabei nicht lediglich eine Ansammlung administrativer Nebenaufgaben. Diese Funktionen bauen aufeinander auf und erzeugen einen einheitlichen Beschaffungsprozess, dessen einzelne Zustände miteinander konsistent bleiben müssen.
Eine Fachlosbildung nach den späteren Lieferantenmärkten würde daher nicht nur fachlich unterschiedliche Leistungen unterschiedlichen Auftragnehmern zuordnen. Sie würde zugleich die Integrationsinfrastruktur entlang dieser Fachgrenzen aufteilen. Bei mehreren URV-Fachlosen könnten gemeinsame Standards, Vertragsmuster und Datenmodelle verwendet werden. Die operative Infrastruktur würde dadurch aber nicht zu einer einzigen Infrastruktur. Je Auftragnehmer blieben insbesondere eigene Lieferantenbeziehungen, Portfolioentscheidungen, konkrete Katalogbestände, Einkaufs- und Wiederverkaufsbeziehungen, Angebote, Abrufe, Preisnachweise, Abrechnungen, Vertragsmanagementprozesse und Vertragslebenszyklen bestehen. Bei fachübergreifenden Bedarfen müssten diese Strukturen entweder getrennt genutzt oder oberhalb der einzelnen Auftragnehmer erneut zusammengeführt werden. Standardisierung kann parallele Strukturen kompatibel machen. Sie beseitigt ihre Vervielfachung nicht.
Darin liegt zugleich der wesentliche wirtschaftliche Grund für die Gesamtvergabe. Die URV erweitert den bekannten Wiederverwendungseffekt einer Rahmenvereinbarung. Eine klassische Rahmenvereinbarung verteilt ihren einmaligen Einrichtungsaufwand auf mehrere spätere Abrufe innerhalb eines bestimmten Leistungsbereichs. Die URV nutzt zusätzlich diejenigen Bestandteile gemeinsam, die nicht für jeden fachlichen Leistungsbereich neu entstehen müssen. Unterschiedliche Bedarfe verwenden dieselbe Vertrags-, Lieferanten-, Preis-, Prozess-, Daten-, Dokumentations- und Abrechnungsinfrastruktur. Wirtschaftlich handelt es sich um einen Economies-of-Scope-Effekt auf Ebene der Beschaffungsinfrastruktur. Eine Aufteilung nach Fachmärkten würde gerade diejenigen Fix- und Lebenszykluskosten wieder an fachliche Grenzen zurückverlagern, deren leistungsbereichsübergreifende Wiederverwendung das Rationalisierungsprinzip der URV bildet. Dieser Effekt ist besonders relevant bei zahlreichen kleineren und mittleren, heterogenen und wechselnden Beschaffungsvorgängen, bei denen nicht nur das Beschaffungsvolumen, sondern die Zahl der Transaktionen und die dafür jeweils benötigte Beschaffungsinfrastruktur wirtschaftlich ins Gewicht fallen.
Diese Begründung geht über diejenigen allgemeinen Vorteile einer Gesamtvergabe hinaus, die nach der Rechtsprechung nicht genügen. Weniger Ansprechpartner, weniger Rechnungen, geringerer gewöhnlicher Abstimmungsaufwand, einfachere Gewährleistungszuordnung oder der Wunsch nach administrativer Bequemlichkeit tragen die Gesamtvergabe nicht. Das BayObLG hat mit Beschluss vom 10.09.2025, Verg 6/25 e, erneut hervorgehoben, dass der mit einer Fachlosvergabe allgemein verbundene Ausschreibungs-, Prüfungs- und Koordinierungsaufwand sowie gewöhnliche Gewährleistungsfragen grundsätzlich hinzunehmen sind. Ebenso kann eine vorhandene technische Plattform oder Software nicht allein deshalb die Losbildung bestimmen, weil sie derzeit auf eine bestimmte Vertragsstruktur zugeschnitten ist. Dies hat das OLG Düsseldorf bereits mit Beschluss vom 25.06.2014, VII-Verg 38/13, für eine technisch änderbare Computersoftware mit bloßer Hilfsfunktion bei der rechnerischen Abwicklung deutlich gemacht. Die URV stützt ihre Gesamtvergabebegründung deshalb nicht auf solche gewöhnlichen Folgen der Losbildung. Entscheidend sind die strukturelle Vervielfachung einer dauerhaft betriebenen Integrationsinfrastruktur, der Verlust leistungsbereichsübergreifender Wiederverwendung und die gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Reintegration mehrerer selbstständiger Beschaffungsstrukturen.
Die für eine Losbildung sprechenden Interessen bleiben erheblich. Spezialisierte Unternehmen können ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran haben, einen fachlich abgegrenzten öffentlichen Auftrag unmittelbar zu erhalten. Die Möglichkeit, später als Lieferant des URV-Auftragnehmers tätig zu werden, ist damit nicht gleichwertig und ersetzt die gesetzlich erforderliche Rechtfertigung der Gesamtvergabe nicht. Gleichzeitig unterscheidet sich die URV aber von einer klassischen Gesamtvergabe, bei der der Gewinner sämtliche fachlichen Leistungen selbst erbringt und der entsprechende Markt für die gesamte Vertragslaufzeit beim Hauptauftragnehmer geschlossen wird. Die URV konzentriert die zentrale Beschaffungsinfrastruktur bei einem Auftragnehmer, während der wesentlich breitere Markt der konkreten Lieferantenleistungen innerhalb des von Anfang an festgelegten Leistungsrahmens offen und entwicklungsfähig bleiben kann. Neue Lieferanten und neue konkrete Marktangebote können während der Vertragslaufzeit hinzukommen. Die Lieferantenauswahl bleibt beim Auftraggeber. Diese zweistufige Marktstruktur beseitigt den Eingriff in den unmittelbaren Fachloszugang nicht, begrenzt aber seine tatsächlichen wettbewerblichen Folgen.
Die Gesamtbetrachtung führt deshalb zu einem klaren Ergebnis. Die URV beschafft nicht lediglich viele unterschiedliche Leistungen bei einem einzigen Unternehmen. Sie beschafft eine eigenständige, fortlaufende und leistungsbereichsübergreifende Integrationsleistung. Eine Fachlosbildung entlang der späteren Lieferantenmärkte würde diese Integrationsleistung fragmentieren oder vervielfachen, ihre Funktionsweise verändern sowie technische und wirtschaftliche Nachteile auslösen. Weniger bündelnde Modelle sind grundsätzlich denkbar, erreichen aber die leistungsbereichsübergreifende Wiederverwendung nur durch parallele Integrationsstrukturen, zusätzliche Reintegration oder einen Verzicht auf wesentliche Funktionen der URV. Die damit verbundenen Nachteile gehen über den gewöhnlichen Mehraufwand jeder Losvergabe hinaus.
Die tragende Begründung der Gesamtvergabe lautet deshalb nicht, dass unterschiedliche Fachleistungen untrennbar wären. Sie lautet, dass die URV eine eigenständige gemeinsame Beschaffungs- und Integrationsinfrastruktur beschafft und dass eine Aufteilung nach den darunterliegenden Fachmärkten gerade diese Infrastruktur fragmentieren, vervielfachen oder ihre erneute Zusammenführung erforderlich machen würde. Die daraus folgenden technischen und wirtschaftlichen Nachteile überwiegen in der Gesamtbetrachtung die für eine Losbildung sprechenden Belange.
Die URV verbindet zwei unterschiedliche Arten von Leistungen, die für die Losprüfung voneinander getrennt betrachtet werden müssen. Die konkreten Lieferantenleistungen decken den jeweiligen fachlichen Bedarf des Auftraggebers. Sie können innerhalb des abschließend festgelegten Leistungsrahmens aus unterschiedlichen Produkt-, Technologie- und Dienstleistungsmärkten stammen. Die fachlichen Unterschiede zwischen diesen Leistungen bleiben vollständig erhalten. Ein fachlich eigenständiger Markt wird nicht dadurch zu einem einheitlichen Markt, dass seine Leistungen über dieselbe Rahmenvereinbarung beschafft werden. Gerade bei einem breiten Leistungsrahmen ist deshalb damit zu rechnen, dass sich innerhalb der erfassten Lieferantenleistungen grundsätzlich fachlosfähige Bereiche identifizieren lassen.
Daneben erbringt der URV-Auftragnehmer jedoch eine eigene Leistung, die nicht mit den einzelnen Lieferantenleistungen gleichgesetzt werden kann. Nach dem Vertragsmodell ist er alleiniger vertraglicher und kaufmännischer Vertragspartner des Auftraggebers. Er kauft die ausgewählte Lieferantenleistung im eigenen Namen beim Lieferanten ein und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Der Lieferant wird nicht Partei des Leistungsabrufs zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Der Auftragnehmer stellt damit nicht nur einen Zugang zu einem Produkt oder einer fachlichen Dienstleistung bereit. Er betreibt die Vertrags-, Einkaufs-, Daten-, Preis-, Abrechnungs- und Lieferanteninfrastruktur, über die unterschiedliche konkrete Leistungen beschafft werden können.
Diese Trennung ist für die Bewertung der Gesamtvergabe entscheidend. Würde nur auf die späteren Lieferantenleistungen geschaut, erschiene eine Aufteilung nach Hardware, Software, Beratung oder sonstigen fachlichen Marktsegmenten naheliegend, soweit entsprechende eigenständige Märkte bestehen. Eine solche Betrachtung wäre aber unvollständig, weil sie einen wesentlichen Teil des ausgeschriebenen Hauptauftrags ausblenden würde. Ebenso unzutreffend wäre die Gegenposition, ausschließlich die Integrationsleistung zu betrachten und die eigenständigen Lieferantenmärkte für vergaberechtlich bedeutungslos zu erklären. Die URV umfasst bewusst beides. Die richtige Frage lautet deshalb nicht, ob die fachlichen Leistungen eigenständig existieren können. Sie lautet, welche Folgen es für die zusätzlich beschaffte Integrationsleistung hat, wenn die Gesamtstruktur nach diesen Fachmärkten aufgeteilt wird.
Die Rechtsprechung schließt eine solche Betrachtung nicht aus. Besonders anschaulich ist der Beschluss des OLG Düsseldorf vom 25.05.2022, VII-Verg 33/21. Das Gericht ging davon aus, dass Beschaffungsdienstleistungen und Rechtsdienstleistungen grundsätzlich eigenständigen Fachlosen zugeordnet werden können. Trotzdem konnte ihre gemeinsame Vergabe gerechtfertigt sein, weil bestimmte Rechtsdienstleistungen in die eigentliche Beschaffungsdienstleistung eingebettet waren und die Übergänge zwischen Rechtsanwendung, Beschaffungsabwicklung und juristischer Prüfung fließend waren. Das Bestehen eines eigenen Fachmarkts beantwortet danach noch nicht die zweite Frage, ob wirtschaftliche oder technische Gründe die Zusammenfassung mehrerer solcher Bereiche rechtfertigen.
Die URV verfolgt denselben strukturellen Gedanken auf einer anderen Leistungsebene. Sie bestreitet nicht, dass ihre Lieferantenleistungen aus unterschiedlichen Fachmärkten stammen können. Sie beschafft zusätzlich eine gemeinsame Infrastruktur, die gerade über diese Fachgrenzen hinweg eingesetzt werden soll. Der Beschaffungsgegenstand wird damit weder künstlich auf die Lieferantenleistungen reduziert noch durch die Bezeichnung als "Integration" gegen die Losprüfung immunisiert. Vielmehr werden beide Ebenen in die Prüfung einbezogen.
Die eigene Leistung des URV-Auftragnehmers beginnt vor dem einzelnen Leistungsabruf. Er muss für den vereinbarten Leistungsrahmen ein Lieferantenportfolio entwickeln und während der Vertragslaufzeit pflegen. Dazu gehört, potentielle Lieferanten zu erschließen, deren tatsächliche und rechtliche Leistungsfähigkeit für die vorgesehene Lieferantenrolle in angemessener Weise zu prüfen und ihre Leistungen den bestehenden Kategorien des Leistungsrahmens zuzuordnen. Das Portfolio ist nicht statisch. Neue Lieferanten können während der Vertragslaufzeit aufgenommen werden, bestehende Lieferanten können ausscheiden und konkrete Produkte oder Dienstleistungen können sich verändern, solange die sachliche Außengrenze des ursprünglich vergebenen Leistungsrahmens nicht erweitert wird.
Auf dieser Grundlage führt der Auftragnehmer einen dynamischen Leistungskatalog. Dieser ist nicht lediglich eine Suchoberfläche. Er bildet den jeweils verfügbaren Markt innerhalb des statischen Leistungsrahmens operativ ab und verbindet konkrete Lieferantenleistungen mit denjenigen Kategorien, für die sie beschafft werden dürfen. Katalogeintrag, Kategoriezuordnung, Leistungsmerkmale, Lieferant, Aktualität und Versionierung müssen so zusammengeführt werden, dass der spätere Beschaffungsvorgang nachvollziehbar bleibt. Der Katalog ist deshalb Bestandteil einer Daten- und Nachweiskette, die den statischen Leistungsrahmen mit dem späteren konkreten Leistungsabruf verbindet.
Entsteht ein Bedarf, verbleiben die wesentlichen fachlichen und wirtschaftlichen Entscheidungen beim Auftraggeber. Er bestimmt den Bedarf und die Anforderungen, kann eine konkrete Lieferantenleistung oder einen konkreten Lieferanten benennen, Alternativen anfragen oder den Auftragnehmer um geeignete Vorschläge bitten. Der Auftragnehmer prüft die Beschaffbarkeit, stimmt sich erforderlichenfalls mit Lieferanten ab und unterbreitet dem Auftraggeber ein eigenes verbindliches Angebot. Erst die unveränderte Annahme dieses Angebots führt zum Leistungsabruf. Danach beauftragt der Auftragnehmer den ausgewählten Lieferanten im eigenen Namen. Diese Struktur verbindet den fachlich bestimmten Bedarf mit einer einheitlichen rechtsgeschäftlichen Beschaffungskette.
Dasselbe gilt für die Preisbildung. Der Preis der Lieferantenleistung wird nicht durch einen beliebigen Katalogpreis des Auftragnehmers ersetzt. Ausgangspunkt ist der tatsächliche Einkaufspreis, den der Auftragnehmer für die konkrete Lieferantenleistung schuldet. Dem Leistungsabruf zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und sonstige wirtschaftliche Vorteile sind nach den URV-Regeln zu berücksichtigen. Auf diesen Einkaufspreis wird der im Hauptvergabeverfahren angebotene Handelsaufschlag angewendet. Preisnachweis, Vorteilsweitergabe, Angebot, Leistungsabruf und spätere Abrechnung gehören dadurch zu einer einheitlichen kaufmännischen Kette.
Zu den eigenen Leistungen des Auftragnehmers gehören deshalb insbesondere:
Diese Tätigkeiten sind nicht bloß zufällig unter einem Vertrag zusammengefasst. Sie bilden gemeinsam die Infrastruktur, die einen breiten und veränderlichen Lieferantenmarkt in einen dauerhaft nutzbaren öffentlichen Beschaffungsweg übersetzt. Ihre Wiederverwendung über viele Beschaffungsvorgänge und unterschiedliche Leistungsbereiche hinweg ist der zentrale Leistungswert des Auftragnehmermodells.
Die Integrationsleistung lässt sich besonders gut anhand mehrerer miteinander verbundener Prozessketten beschreiben. Die erste Kette betrifft die Marktintegration. Ein potentieller Lieferant wird erschlossen, geprüft, dem Lieferantenportfolio hinzugefügt und seine konkrete Leistung einer zulässigen Kategorie des Leistungsrahmens zugeordnet. Erst dadurch wird aus einem Marktangebot eine Leistung, die über die URV operativ beschaffbar gemacht werden kann. Diese Integration muss während der gesamten Laufzeit funktionieren, weil sich der konkrete Marktbestand verändern darf und soll.
Die zweite Kette betrifft die rechtsgeschäftliche Integration. Aus dem konkreten Bedarf entstehen Lieferantenkontakt, Beschaffbarkeitsprüfung und ein eigenes Angebot des Auftragnehmers. Der Auftraggeber nimmt eine bestimmte Angebotsfassung unverändert an. Der Auftragnehmer beauftragt anschließend den darin bezeichneten Lieferanten im eigenen Namen und bleibt gegenüber dem Auftraggeber alleiniger Vertragspartner. Angebot, Leistungsabruf und Lieferantenbeauftragung sind deshalb keine voneinander unabhängigen Dokumente, sondern aufeinander aufbauende Zustände desselben Beschaffungsvorgangs.
Die dritte Kette betrifft Preis und Abrechnung, die vierte die zugrunde liegenden Daten. Der Lieferantenpreis muss dem konkreten Leistungsabruf zugeordnet, um zurechenbare wirtschaftliche Vorteile bereinigt, mit dem festgelegten Handelsaufschlag verbunden und später mit der tatsächlichen Abrechnung abgeglichen werden. Gleichzeitig müssen Leistungsrahmen, Kategorie, Lieferant, Katalogversion, Angebot, Abruf, gegebenenfalls Änderung, Preisnachweis und Abrechnung dauerhaft in einem widerspruchsfreien Zusammenhang stehen. Eine Änderung des aktuellen Katalogs darf beispielsweise einen bereits abgeschlossenen Leistungsabruf nicht rückwirkend verändern. Der zum maßgeblichen Zeitpunkt bestehende Datenstand muss deshalb nachvollziehbar bleiben.
Diese Ketten verdeutlichen, warum die URV nicht lediglich aus einer Vertragsurkunde und einer Produktliste besteht. Die Integration muss im laufenden Betrieb wiederholt funktionieren. Jeder konkrete Beschaffungsvorgang bewegt sich durch dieselbe grundlegende Infrastruktur, während Lieferant, fachlicher Inhalt, Preis, Menge und weitere Einzelbedingungen wechseln können. Gerade dieses Verhältnis aus stabiler Infrastruktur und veränderlichem konkretem Marktangebot bildet den Gegenstand der Integrationsleistung. Der Auftraggeber gibt damit seine eigene fachliche Verantwortung nicht ab. Bedarf, technische und fachliche Anforderungen, Lieferantenauswahl, Wirtschaftlichkeitsprüfung, interne Freigaben und fachliche Leistungskontrolle verbleiben bei ihm. Direkte fachliche Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträger und Lieferant kann bestehen bleiben. Die Integration durch den Auftragnehmer betrifft vor allem diejenigen wiederkehrenden kaufmännischen und datenbezogenen Funktionen, die nicht für jeden Leistungsbereich vollständig neu entwickelt werden müssen. Dadurch unterscheidet sich die URV sowohl von einer bloßen Einkaufsplattform als auch von einem technischen Generalunternehmer, der die fachlichen Leistungen selbst zu einem einheitlichen technischen Werk zusammenführt.
Für Vergabeverfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen werden, ist der Losgrundsatz in § 97a GWB geregelt. § 97a Abs. 1 GWB bestimmt, dass Leistungen in der Menge aufgeteilt als Teillose und getrennt nach Art oder Fachgebiet als Fachlose zu vergeben sind. § 97 Abs. 4 GWB ergänzt, dass mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen sind. Für Rahmenvereinbarungen gilt dieser Maßstab ebenfalls. § 103 Abs. 5 GWB stellt ausdrücklich klar, dass für die Vergabe von Rahmenvereinbarungen, soweit nichts anderes bestimmt ist, dieselben Vorschriften gelten wie für die Vergabe entsprechender öffentlicher Aufträge. Nach § 187 Abs. 2 GWB werden lediglich Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, nach dem zuvor geltenden Recht zu Ende geführt.
Art. 46 der Richtlinie 2014/24/EU enthält auf Unionsebene die Grundregeln für die Unterteilung von Aufträgen in Lose. Nach Art. 46 Abs. 4 können die Mitgliedstaaten die Vergabe in getrennten Losen unter den in ihrem nationalen Recht festgelegten Bedingungen verbindlich vorschreiben. Deutschland hat von dieser unionsrechtlich ausdrücklich eröffneten Möglichkeit mit dem gesetzlichen Losgrundsatz Gebrauch gemacht. Erwägungsgrund 78 der Richtlinie stellt dabei insbesondere auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen ab und empfiehlt zur Erleichterung ihrer Beteiligung und zur Stärkung des Wettbewerbs die Unterteilung großer Aufträge in Lose. Erwägungsgrund 79 erkennt zugleich an, dass eine zwingende Zuschlagserteilung Los für Los problematisch sein kann, wenn dadurch wesentlich ungünstigere Lösungen gegenüber einer gemeinsamen Vergabe mehrerer oder aller Lose akzeptiert werden müssten. Das Unionsrecht verbindet damit die Förderung des unmittelbaren Marktzugangs durch Lose mit der Möglichkeit, wirtschaftliche Nachteile einer zu weitgehenden Aufteilung zu berücksichtigen.
Das Bestehen eines eigenständigen Fachmarkts ist bei dieser Prüfung ein wichtiges Indiz für ein grundsätzlich mögliches Fachlos. Gerade deshalb soll bei der URV nicht versucht werden, erkennbare Fachmärkte sprachlich aufzulösen. Wenn innerhalb des Leistungsrahmens beispielsweise eigenständige Märkte für bestimmte Software, Hardware, Beratungsleistungen oder andere fachliche Leistungen bestehen, ist dies Ausgangspunkt der Prüfung. Die Frage der Gesamtvergabe beginnt anschließend mit der Prüfung, ob wirtschaftliche oder technische Gründe gerade die Zusammenfassung dieser grundsätzlich fachlosfähigen Bereiche innerhalb der URV erfordern.
Der Mittelstandsschutz ist dabei ein eigenständiger und gewichtiger Belang. Ein spezialisiertes Unternehmen, das einen fachlich abgegrenzten Auftrag selbstständig ausführen könnte, verliert durch die Gesamtvergabe die Möglichkeit, allein aufgrund dieser Fachkompetenz unmittelbarer Vertragspartner des öffentlichen Auftraggebers für ein entsprechendes Fachlos zu werden. Die spätere Möglichkeit einer Lieferantentätigkeit in der URV ändert daran nichts. Diese Konsequenz muss in der Abwägung anerkannt werden. Eine Gesamtvergabebegründung, die das unmittelbare Fachlosinteresse spezialisierter Unternehmen nicht berücksichtigt, würde den gesetzlichen Ausgangspunkt verfehlen.
§ 97a Abs. 2 GWB erlaubt die gemeinsame Vergabe mehrerer Teil- oder Fachlose, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Die für die URV maßgebliche Formulierung entspricht dem zuvor in § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB enthaltenen Maßstab. Die hierzu entwickelte Rechtsprechung bleibt deshalb für die Auslegung des heutigen § 97a Abs. 2 GWB wesentlich. Die gesonderte zeitliche Ausnahme des § 97a Abs. 3 GWB für bestimmte Infrastrukturvorhaben betrifft die URV nicht und wird für ihre Gesamtvergabe nicht in Anspruch genommen.
Das Tatbestandsmerkmal "erfordern" bedeutet nach der Rechtsprechung nicht, dass eine Gesamtvergabe nur dann zulässig wäre, wenn eine Losbildung objektiv unmöglich ist. Das OLG Frankfurt hat im Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, ausdrücklich herausgearbeitet, dass ein objektiv zwingender Grund nicht notwendig ist. Anerkennenswerte Vorteile allein genügen aber ebenfalls nicht. Der Auftraggeber muss sich mit dem Vorrang der Fachlosvergabe und den dagegen sprechenden Gründen auseinandersetzen und eine umfassende Abwägung treffen. Im Ergebnis müssen die für die Zusammenfassung sprechenden wirtschaftlichen und technischen Gründe überwiegen.
Das OLG Karlsruhe hat diesen Ansatz mit Beschluss vom 29.04.2022, 15 Verg 2/22, für eine IT-nahe Rahmenvereinbarung bestätigt. Gegenstand war eine Rahmenvereinbarung über kommunale Fachsoftware für mehrere Verwaltungsbereiche einschließlich ergänzender Dienstleistungen. Das Gericht akzeptierte die Gesamtvergabe insbesondere vor dem Hintergrund der technischen und wirtschaftlichen Nachteile eines Parallel- beziehungsweise Mischbetriebs verschiedener Lösungen. Der Fall ist für die URV nicht deshalb übertragbar, weil Software und eine kaufmännische Beschaffungsinfrastruktur technisch identisch wären. Übertragbar ist vielmehr der allgemeine Gedanke, dass mehrere fachliche Bereiche eine gemeinsame Infrastruktur nutzen können und dass die Folgen ihrer Aufteilung auf diese gemeinsame Infrastruktur in die Abwägung einzubeziehen sind.
Auch die Entscheidung des OLG Düsseldorf vom 25.05.2022, VII-Verg 33/21, ist für die Einordnung wichtig. Das Gericht beschreibt wirtschaftliche und technische Gründe als solche, die die Integration verschiedener Leistungsschritte in einer Hand zur Erreichung des vom Auftraggeber angestrebten Qualitätsniveaus erforderlich machen können. Dabei akzeptierte es eine gemeinsame Vergabe von Beschaffungs- und bestimmten Rechtsdienstleistungen trotz grundsätzlich unterscheidbarer Fachbereiche. Der Fall zeigt, dass Integrationsgründe nicht ausschließlich bei physisch untrennbaren Bauwerken oder technischen Anlagen vorkommen. Auch miteinander verzahnte Dienstleistungsprozesse können einen relevanten Integrationszusammenhang bilden.
Funktionale Erwägungen bilden dabei keinen dritten gesetzlichen Ausnahmetatbestand neben wirtschaftlichen und technischen Gründen. Wenn von einer funktionalen Integration der URV gesprochen wird, muss deshalb jeweils nachvollziehbar sein, ob daraus technische Anforderungen an die durchgängige Beschaffungs- und Datenstruktur oder wirtschaftliche Auswirkungen der Aufteilung folgen. Die Gesamtvergabe wird nicht durch das abstrakte Etikett "Integration" gerechtfertigt. Tragend sind die konkreten technischen und wirtschaftlichen Folgen der einheitlichen beziehungsweise aufgeteilten Leistungserbringung.
Der Auftraggeber besitzt bei der Gewichtung der tatsächlichen Vor- und Nachteile einen Beurteilungsspielraum. Das bedeutet nicht, dass die Entscheidung der rechtlichen Kontrolle entzogen wäre. Nach OLG Frankfurt, Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, prüfen die Nachprüfungsinstanzen insbesondere, ob die Entscheidung auf einer vollständigen und zutreffenden Sachverhaltsermittlung beruht und frei von Fehlbeurteilung und Willkür ist. Dieselbe Linie wird in der jüngeren Rechtsprechung fortgeführt. Das BayObLG hat im Beschluss vom 10.09.2025, Verg 6/25 e, auf diesen Maßstab Bezug genommen. Das OLG Düsseldorf hat mit Beschluss vom 14.01.2026, VII-Verg 16/25, eine Gesamtvergabe bestätigt, nachdem der Auftraggeber konkrete technische Verzahnungen und hieraus folgende Qualitäts- und Ausführungsrisiken nachvollziehbar gewichtet hatte.
Die Beschaffungsautonomie des Auftraggebers ist innerhalb dieser Prüfung von Bedeutung, kann den Losgrundsatz aber nicht verdrängen. Besonders deutlich wird dies im Beschluss des OLG Rostock vom 10.01.2025, 17 Verg 4/24, zur gemeinsamen Vergabe von Planungs- und Bauleistungen für serielle Feuerwehrgebäude. Der Auftraggeber konnte die gewünschte Einbindung des ausführenden Unternehmens in die Planung nicht allein dadurch der Losprüfung entziehen, dass er diese Form der Leistungserbringung zum Beschaffungskonzept erklärte. Das Gericht unterschied zwischen dem legitimen "Was" der Beschaffung und dem vergaberechtlich überprüfbaren "Wie" ihrer organisatorischen Umsetzung. Für die URV folgt daraus, dass nicht argumentiert werden darf, die Gesamtvergabe sei notwendig, weil die URV definitionsgemäß einen Auftragnehmer habe. Das wäre zirkulär.
Ausgangspunkt muss vielmehr das sachliche Beschaffungsziel sein. Der Auftraggeber will einen statisch abgegrenzten, aber hinsichtlich der konkreten Marktangebote veränderlichen Beschaffungsraum dauerhaft über eine wiederverwendbare Vertrags-, Lieferanten-, Preis-, Daten-, Abruf- und Abrechnungsinfrastruktur beschaffbar halten. Erst anschließend ist zu prüfen, wie sich eine Losbildung auf dieses Leistungsziel auswirkt. Die Gesamtvergabe ist gerechtfertigt, wenn die tatsächlichen technischen und wirtschaftlichen Folgen der Aufteilung so gewichtig sind, dass sie die für die Losbildung sprechenden Belange überwiegen.
Gleichzeitig muss eine realistische Losalternative zugrunde gelegt werden. Der Auftraggeber darf nicht unterstellen, verschiedene Fachlosauftragnehmer würden schlecht leisten, elementare Abstimmungen verweigern oder beherrschbare Schnittstellen nicht ordnungsgemäß bedienen. Die Vergabekammer Südbayern hat dies im Beschluss vom 21.03.2022, 3194.Z3-3_01-21-51, zur Generalplanervergabe besonders klar hervorgehoben. Ein Auftraggeber darf eine Gesamtvergabe nicht damit rechtfertigen, dass bei getrennter Beauftragung zwangsläufig ein unkoordiniertes Nebeneinander entstehe. Verglichen werden muss vielmehr eine kompetent gestaltete und ordentlich betriebene Losstruktur unter realistischen organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Bedingungen. Dieser Maßstab führt weder zu einer künstlichen Idealisierung der Losvergabe noch zu einer künstlichen Verschlechterung ihrer Funktionsfähigkeit. Auch bei gut gestalteten Schnittstellen bleiben unabhängige Unternehmen, getrennte Vertragsbeziehungen, unterschiedliche operative Systeme, wirtschaftliche Eigeninteressen, unterschiedliche Vertragslaufzeiten und eigenständige Verantwortungsbereiche bestehen. Solche normalen Eigenschaften einer Mehr-Auftragnehmer-Struktur dürfen berücksichtigt werden. Nicht berücksichtigt werden darf dagegen die unbelegte Annahme, mehrere Auftragnehmer würden ihre vertraglichen Pflichten nicht erfüllen.
Die technischen Gründe für die URV liegen nicht in einer behaupteten physischen Unteilbarkeit der späteren Lieferantenleistungen. Viele dieser Leistungen können technisch und fachlich ohne Weiteres von unterschiedlichen Unternehmen erbracht werden. Die Integration betrifft vielmehr die Infrastruktur, durch die diese unterschiedlichen Leistungen innerhalb eines einheitlichen Beschaffungsmodells verarbeitet werden. Ihre Qualität besteht in der Durchgängigkeit der Markt-, Vertrags-, Preis- und Datenketten. Ein Bedarf muss von der Einordnung in den statischen Leistungsrahmen über die konkrete Lieferantenleistung und das Angebot bis zum Leistungsabruf und zur Abrechnung konsistent verarbeitet werden können.
Die technische Relevanz dieses Integrationsziels liegt nicht allein darin, dass unterschiedliche operative Zustände aufeinander aufbauen. Sie entsteht insbesondere daraus, dass diese Zustände in einer gemeinsamen Daten- und Prozessinfrastruktur eindeutig referenziert, versioniert, historisiert und über den gesamten Beschaffungsvorgang konsistent gehalten werden müssen. Ein Lieferant kann nur mit Leistungen genutzt werden, die innerhalb des statischen Leistungsrahmens liegen. Eine konkrete Leistung muss einer zulässigen Kategorie zugeordnet sein. Die maßgebliche Angebotsfassung muss mit dem späteren Leistungsabruf übereinstimmen. Der Auftragnehmer darf erst nach Zustandekommen des Leistungsabrufs den darin bezeichneten Lieferanten beauftragen. Einkaufspreis und zurechenbare wirtschaftliche Vorteile müssen dem konkreten Abruf zugeordnet werden. Katalogänderungen dürfen den bereits abgeschlossenen Vertragsstand nicht rückwirkend verändern. Abrechnung und Reporting müssen wiederum auf dem wirksamen Vertragsstand aufsetzen. Damit entsteht eine zusammenhängende Transaktions- und Datenkette.
Eine solche Integration bedeutet nicht, dass mehrere Unternehmen technisch außerstande wären, einzelne Teile dieser Kette zu betreiben. Entscheidend ist vielmehr, welche Leistung bei einer solchen Aufteilung noch gemeinsam erbracht wird. Werden unterschiedliche Fachbereiche unterschiedlichen URV-Auftragnehmern zugeordnet, betreibt jeder Auftragnehmer seine eigene vollständige Kette für seinen Bereich. Die gemeinsame Infrastruktur wird dadurch nicht lediglich mit zusätzlichen Schnittstellen versehen, sondern in mehrere eigenständige Infrastrukturen aufgeteilt. Ein fachübergreifender Bedarf kann nicht mehr innerhalb derselben Vertrags- und Datenkette verarbeitet werden, sondern muss zwischen mehreren Ketten getrennt oder oberhalb dieser Ketten erneut zusammengeführt werden.
Der Beschluss des OLG Düsseldorf vom 25.05.2022, VII-Verg 33/21, bietet hierfür einen geeigneten allgemeinen Maßstab. Die Frage ist nicht, ob jeder einzelne Schritt theoretisch isoliert erbracht werden kann, sondern ob die Integration der Schritte für die angestrebte Qualität der Gesamtleistung einen eigenständigen Wert besitzt. Auch die Vergabekammer Südbayern hat bei der Generalplanervergabe vom 21.03.2022 anerkannt, dass fachübergreifende Lösungsvorschläge ein legitimer Integrationsaspekt sein können, wenn der Auftraggeber gerade ein über die einzelnen Fachbeiträge hinausgehendes Ergebnis erhalten und bewerten will. Beide Entscheidungen betreffen andere Leistungsgegenstände, zeigen aber, dass eine gemeinsame Leistungsqualität trotz grundsätzlich eigenständiger Fachbereiche vergaberechtlich berücksichtigt werden darf.
Bei der URV besteht diese gemeinsame Leistungsqualität darin, einen breiten Beschaffungsraum nicht nur mit kompatiblen Regeln zu versehen, sondern operativ als einheitlichen Beschaffungsweg zu betreiben. Die fachlichen Lieferantenleistungen bleiben eigenständig. Ihre Beschaffung soll jedoch durch dieselbe Integrationsinfrastruktur laufen. Diese Unterscheidung verhindert zugleich, dass die technische Argumentation überdehnt wird. Nicht jede Gemeinsamkeit zwischen verschiedenen Beschaffungen ist ein technischer Integrationsgrund. Die technische Relevanz entsteht dort, wo die einheitliche Verarbeitung durchgängiger Zustände und Beziehungen Bestandteil der tatsächlich beschafften Leistung ist.
Eine Fachlosbildung verändert die URV stärker, als es eine bloße Aufteilung einer Liste von Leistungen erkennen lässt. Werden beispielsweise mehrere breite Fachbereiche jeweils einem eigenen URV-Auftragnehmer übertragen, kann jeder dieser Auftragnehmer innerhalb seines Loses weiterhin ein Lieferantenportfolio, einen Katalog und eine Wiederverkaufsstruktur betreiben. Damit bleibt ein erheblicher Teil der URV-Funktion innerhalb jedes Fachloses erhalten. Verloren geht jedoch gerade die leistungsbereichsübergreifende Nutzung derselben Infrastruktur.
Der Auftraggeber muss dann zunächst entscheiden, welchem Rahmenvertrag ein konkreter Bedarf zuzuordnen ist. Bei Bedarfen, die mehrere Fachbereiche betreffen, entstehen mehrere Beschaffungsvorgänge oder es muss bestimmt werden, welcher Auftragnehmer eine übergreifende Rolle übernehmen darf. Unterschiedliche Auftragnehmer können unterschiedliche Lieferantenbeziehungen, Verfügbarkeiten und operative Katalogstände haben. Ein Lieferant, der Leistungen in mehreren Bereichen anbietet, kann in mehreren Portfolios unterschiedlich behandelt werden. Änderungen von Lieferantenangeboten oder Marktbedingungen werden in mehreren Strukturen verarbeitet. Die jeweiligen Vertragsstände und Abrechnungsbeziehungen bleiben unabhängig.
Diese Folgen können durch gute Standards reduziert werden. Ein gemeinsames Datenmodell, identische Dokumentvorlagen, einheitliche Kategoriekennungen und standardisierte Schnittstellen sind bei einer Losstruktur möglich und sinnvoll. Die Gesamtvergabebegründung darf deshalb nicht behaupten, nur ein einzelner Auftragnehmer könne überhaupt konsistente Daten oder standardisierte Prozesse bereitstellen. Der entscheidende Unterschied liegt an anderer Stelle: Gemeinsame Standards führen dazu, dass mehrere operative Infrastrukturen nach denselben Regeln funktionieren. Sie führen nicht dazu, dass nur eine operative Infrastruktur vorhanden ist.
Soll die leistungsbereichsübergreifende Einheitlichkeit trotz mehrerer Fachlosauftragnehmer vollständig erhalten bleiben, entsteht eine Reintegrationsaufgabe. Jemand muss dann oberhalb der einzelnen Auftragnehmer die übergreifenden Zuständigkeiten, Datenbeziehungen, Lieferantenübersichten, gegebenenfalls Katalogaggregation und fachübergreifenden Beschaffungsvorgänge koordinieren. Diese Aufgabe kann beim Auftraggeber liegen oder einem zusätzlichen Integrator übertragen werden. Im ersten Fall wird ein Teil der gerade auszulagernden Integrationsleistung wieder beim Auftraggeber aufgebaut. Im zweiten Fall entsteht neben den Fachlosauftragnehmern eine zusätzliche Integrationsschicht. Diese Reintegrationsfrage ist nicht künstlich. Sie folgt daraus, dass die eigentliche Integrationsaufgabe durch Losbildung nicht verschwindet. Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur, ob einzelne Fachbereiche separat beschafft werden können. Das können sie grundsätzlich. Entscheidend ist, ob eine solche Aufteilung die beschaffte leistungsbereichsübergreifende Integrationsfunktion erhält oder ob dafür mehrere parallele beziehungsweise zusätzliche Strukturen erforderlich werden.
Schnittstellen sind für sich genommen kein ausreichender Grund für eine Gesamtvergabe. Gerade komplexe öffentliche Aufträge werden regelmäßig zwischen mehreren Unternehmen koordiniert. Das BayObLG hat im Beschluss vom 10.09.2025, Verg 6/25 e, eine Gesamtvergabebegründung unter anderem deshalb nicht akzeptiert, weil technische Schnittstellen zwischen dem Parkleitsystem und den Tiefbauarbeiten hinreichend beschrieben und durch eine getrennte Vergabe beherrscht werden konnten. Eine vorhandene Schnittstelle beweist deshalb weder technische Untrennbarkeit noch die Erforderlichkeit eines einzigen Auftragnehmers.
Bei der URV kommt es deshalb auf die Qualität der Schnittstelle an. Eine einmalige Übergabe klar beschriebener technischer Daten ist etwas anderes als die fortlaufende Synchronisierung mehrerer sich verändernder Beschaffungsinfrastrukturen. Lieferanten kommen hinzu oder scheiden aus, konkrete Marktleistungen verändern sich, Preise ändern sich, neue Katalogversionen entstehen, Angebote werden erstellt und Leistungsabrufe geschlossen. Bei mehreren Integratoren existieren diese Veränderungen parallel in mehreren operativen Systemen und Vertragsbeziehungen. Eine übergreifende Sicht entsteht nicht automatisch durch eine technische Schnittstellendefinition. Gerade die zeitliche Dimension ist wesentlich, weil die URV die Integration nicht einmalig bei Vertragsbeginn beschafft. Das Lieferantenportfolio und der Leistungskatalog werden über die gesamte Laufzeit entwickelt. Marktveränderungen müssen fortlaufend innerhalb des statischen Leistungsrahmens verarbeitet werden. Ein wesentlicher Vorteil der Architektur besteht darin, dass diese Veränderlichkeit nicht bei jedem neuen Produkt oder Lieferanten zu einer neuen Beschaffungsinfrastruktur führt. Bei einer Aufteilung nach Fachbereichen wird auch diese dauerhafte Integrationsaufgabe vervielfacht.
Die technischen Integrationsargumente sind deshalb besonders stark, soweit es um die Durchgängigkeit und Historisierung des gesamten Beschaffungsvorgangs geht. Sie sind schwächer, soweit lediglich ein gemeinsames Portal, ein einheitliches Erscheinungsbild oder eine bestimmte Software gewünscht wird. Diese Unterscheidung entspricht dem Beschluss des OLG Düsseldorf vom 25.06.2014, VII-Verg 38/13. Dort genügte eine vorhandene, technisch anpassbare Computersoftware mit Hilfsfunktion bei der rechnerischen Abwicklung nicht als technischer Grund gegen eine weitere Losbildung. Für die URV folgt daraus, dass Plattform und Katalog niemals allein die Gesamtvergabe tragen können. Tragend ist die darunterliegende Vertrags-, Markt-, Preis- und Datenintegration, für die Katalog und technische Systeme lediglich operative Werkzeuge sind.
Die jüngere Rechtsprechung zieht eine klare Grenze zwischen besonderen Integrationsgründen und den gewöhnlichen Folgen einer Losvergabe. Nach dem BayObLG, Beschluss vom 10.09.2025, Verg 6/25 e, genügen der allgemein erhöhte Ausschreibungs-, Prüfungs- und Koordinierungsaufwand sowie ein höherer Aufwand bei Gewährleistungsfragen nicht. Die Vergabekammer Südbayern hat im Beschluss vom 21.03.2022 ebenfalls ausgeführt, dass weniger Schnittstellen, einfachere Verantwortlichkeit bei Schlechtleistungen und geringerer Abstimmungsaufwand des Auftraggebers als typische Folgen jeder Gesamtvergabe für sich genommen keine ausreichenden Gründe darstellen.
Diese schwachen Argumente sind für die URV entbehrlich. Die Gesamtvergabe muss nicht damit begründet werden, dass der Auftraggeber lieber nur mit einem Ansprechpartner kommuniziert, nur einen Vertrag verwalten, weniger Rechnungen erhalten oder Gewährleistungsfragen einfacher zuordnen möchte. Auch ein begrenzter Personalbestand des Auftraggebers kann für sich genommen den gesetzlichen Losgrundsatz nicht verdrängen. Der Gesetzgeber hat einen gewissen zusätzlichen Koordinierungsaufwand durch die Losvergabe bewusst in Kauf genommen.
Die URV-Begründung setzt eine Ebene tiefer an. Es geht nicht um die Frage, ob vier Verträge unbequemer zu verwalten sind als ein Vertrag. Es geht darum, ob vier getrennte Auftragnehmer jeweils diejenige Beschaffungsinfrastruktur betreiben müssen, die bei einer Gesamtvergabe leistungsbereichsübergreifend nur einmal vorgehalten wird. Lieferantenerschließung, Portfolio, konkrete Katalogpflege, Einkauf und Wiederverkauf, Preisnachweis, Abrufabwicklung, Abrechnung und Vertragslebenszyklus sind Leistungen des Auftragnehmers selbst. Werden sie in mehreren Losen jeweils erneut benötigt, handelt es sich nicht lediglich um zusätzlichen Koordinierungsaufwand des Auftraggebers. Es handelt sich um eine strukturelle Vervielfachung von Teilen des eigentlichen Beschaffungsgegenstands.
Dass nicht jede einzelne Integrationsfunktion technisch zwingend in einer Hand liegen muss, spricht nicht gegen diese Betrachtung. OLG Frankfurt, Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, hat ausdrücklich anerkannt, dass technische und wirtschaftliche Vorteile in ihrer Gesamtheit die Entscheidung tragen können, auch wenn nicht jeder einzelne Vorteil für sich genommen ausreichen würde. Für die URV ist gerade diese Gesamtschau sachgerecht. Die technische Durchgängigkeit der Integrationsketten, die fortlaufende Marktintegration und die wirtschaftliche Wiederverwendung derselben Infrastruktur verstärken sich gegenseitig.
Der stärkste wirtschaftliche Grund für die Gesamtvergabe liegt in der Wiederverwendung gemeinsamer Beschaffungsinfrastruktur. Rahmenvereinbarungen beruhen bereits auf diesem Prinzip. Ein allgemeiner Vertrags- und Vergaberahmen wird einmal geschaffen und anschließend für mehrere Einzelaufträge genutzt. Auch das Unionsrecht erkennt den wirtschaftlichen Wert von Aggregation und wiederverwendbaren Beschaffungsinstrumenten ausdrücklich an. Erwägungsgrund 59 der Richtlinie 2014/24/EU beschreibt die unionsweite Entwicklung zur Zusammenführung öffentlicher Nachfrage mit dem Ziel, Größenvorteile zu erzielen, Preise und Transaktionskosten zu senken und das Beschaffungsmanagement zu verbessern und zu professionalisieren. Erwägungsgrund 60 ordnet Rahmenvereinbarungen als in Europa weithin genutzte und als effizient angesehene Beschaffungstechnik ein. Erwägungsgrund 72 hebt bei elektronisch unterstützten zentralisierten Beschaffungsverfahren und -instrumenten insbesondere die Wiederverwendung und automatisierte Verarbeitung von Daten sowie die Verringerung von Informations- und Transaktionskosten hervor.
Diese unionsrechtlichen Erwägungen rechtfertigen keine beliebige Bündelung und verdrängen § 97a GWB nicht. Erwägungsgrund 59 warnt selbst vor einer übermäßigen Konzentration von Kaufkraft und den daraus möglichen Nachteilen für Wettbewerb und Marktzugang. Für die URV sind die Erwägungen vielmehr deshalb relevant, weil sie den wirtschaftlichen Mechanismus bestätigen: Beschaffungsinfrastruktur besitzt eigene Kosten, und ihre gemeinsame Nutzung kann eigenständige Effizienzvorteile erzeugen.
Die URV erweitert diesen Mechanismus von der Wiederverwendung innerhalb eines Leistungsbereichs auf die Wiederverwendung über mehrere Leistungsbereiche hinweg. Eine spezialisierte Hardware-Rahmenvereinbarung kann ihre Vertrags- und Abrufstruktur für viele Hardwarebeschaffungen wiederverwenden. Eine spezialisierte Software-Rahmenvereinbarung kann dasselbe für Software tun. Bestehen beide Strukturen nebeneinander, werden jedoch bestimmte allgemeine Funktionen jeweils erneut aufgebaut und betrieben. Die URV fragt deshalb, welche Bestandteile nicht zwingend an die fachliche Grenze gebunden sind und übergreifend gemeinsam genutzt werden können.
Dazu gehören insbesondere die Beziehung zum zentralen Vertragspartner, die für Lieferantenerschließung und Portfoliosteuerung erforderlichen Prozesse und Systeme, Katalog- und Datenstruktur, Angebots- und Abrufprozess, kaufmännische Vertragskoordination, Preisnachweise, Abrechnung, Dokumentation und Reporting. Je größer der Teil dieser Funktionen ist, der tatsächlich leistungsbereichsübergreifend wiederverwendet werden kann, desto stärker ist der Economies-of-Scope-Effekt. Es geht dabei nicht primär darum, größere Mengen desselben Produkts zu bündeln. Es geht darum, dieselbe Infrastruktur für unterschiedliche Arten von Beschaffungsvorgängen zu verwenden.
Die wirtschaftliche Kernthese der Gesamtvergabe ist deshalb nicht "ein großer Vertrag ist billiger als mehrere kleine Verträge". Sie lautet, dass unterschiedliche fachliche Bedarfe dieselbe dauerhafte Beschaffungsinfrastruktur nutzen können und dass deren Aufteilung gerade die Kosten wieder vervielfacht, deren leistungsbereichsübergreifende Wiederverwendung beschafft werden soll.
Eine realistische Losalternative kann viele Standards der URV übernehmen. Sie kann dieselben Vertragsgrundsätze, Datenfelder, Preisregeln und Dokumenttypen verwenden. Trotzdem benötigt jeder selbstständige Auftragnehmer eine operative Infrastruktur, mit der er seine Verpflichtungen tatsächlich erfüllt. Der wirtschaftliche Vergleich darf deshalb nicht bei der Zahl der Vertragsurkunden stehen bleiben.
Für jeden eigenständigen Integrator entstehen grundsätzlich eigene Lieferantenbeziehungen und Portfolioentscheidungen. Lieferanten müssen erschlossen und betreut werden. Konkrete Leistungen müssen verfügbar gemacht und katalogisiert werden. Angebote müssen eingeholt beziehungsweise vorbereitet werden. Einkauf und Wiederverkauf laufen über die jeweilige Vertragskette. Preisnachweise und wirtschaftliche Vorteile müssen zugeordnet werden. Abrufe werden abgewickelt und abgerechnet. Störungen, Änderungen und Vertragsenden müssen innerhalb der jeweiligen Struktur verarbeitet werden. Nicht jede dieser Tätigkeiten entfällt bei einer Gesamtvergabe. Auch dort muss ein konkreter Lieferant erschlossen und seine konkrete Leistung verarbeitet werden. Der Unterschied liegt darin, dass die organisatorischen, vertraglichen, technischen und datenbezogenen Strukturen, innerhalb derer diese Tätigkeiten stattfinden, leistungsbereichsübergreifend nur einmal vorgehalten werden müssen. Diese Leistungen verursachen beim Auftragnehmer Fix- und variable Kosten, die wirtschaftlich über die angebotenen Konditionen refinanziert werden müssen.
Hinzu kommt der Lebenszyklus der öffentlichen Beschaffungsinstrumente. Mehrere Rahmenvereinbarungen müssen jeweils vorbereitet, vergeben, eingeführt, betrieben und später erneuert oder ersetzt werden. Dieser Aufwand trifft nicht nur den Auftraggeber. Auch Bieter müssen mehrere Verfahren kalkulieren und bedienen, Auftragnehmer müssen mehrere Vertragsstrukturen einrichten und Lieferanten müssen sich gegebenenfalls in mehreren Integratorstrukturen wiederfinden. Eine gemeinsame Grundarchitektur reduziert die Unterschiede zwischen diesen Strukturen, beseitigt aber nicht ihre Existenz.
Diese Kosten dürfen nicht mit gewöhnlichem Koordinierungsaufwand verwechselt werden. Dass der Auftraggeber bei drei Losen drei Vertragspartner betreut, ist zunächst eine typische Folge der Losbildung. Dass drei Auftragnehmer jeweils eine vollständige Lieferanten-, Einkaufs-, Wiederverkaufs-, Preis- und Abrechnungsinfrastruktur betreiben müssen, ist dagegen eine Folge des konkreten Zuschnitts der URV-Leistung. Die zweite Wirkung betrifft die Erbringung der ausgeschriebenen Integrationsleistung selbst.
Das OLG Frankfurt hat im Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, beispielhaft gezeigt, wie wirtschaftliche Integrationsvorteile vergaberechtlich Gewicht erhalten können. Im dortigen Straßeninfrastrukturmodell lagen konkrete Kostenschätzungen, historische Erfahrungen und Vergleichsberechnungen vor. Das Gericht hielt einen prognostizierten Gesamtvorteil von etwa elf Prozent für realistisch und berücksichtigte zusätzlich Synergien einer flexibleren Ressourcenplanung. Für die URV folgt daraus keine bestimmte erforderliche Einsparquote. Die Entscheidung zeigt vielmehr, dass strukturelle Synergien, Lebenszykluswirkungen und Kostenprognosen legitime wirtschaftliche Gründe bilden können und nicht auf den unmittelbaren Stückpreis einer Einzelleistung reduziert werden müssen.
Der wirtschaftliche Nutzen der Gesamtvergabe steigt dort, wo eine Organisation eine große Zahl kleinerer und mittlerer, heterogener und wechselnder Bedarfe beschaffbar halten muss. Ein solcher Beschaffungs-Long-Tail zeichnet sich dadurch aus, dass die einzelnen Vorgänge für sich betrachtet häufig keinen besonders hohen Auftragswert besitzen, in ihrer Summe aber erhebliche Prozess- und Infrastrukturkosten verursachen. Bei jedem neuen Bedarf müssen zumindest Bedarf, Markt, Preis, Vertragsgrundlage, Freigabe und Dokumentation geklärt werden. Fehlt ein passendes bestehendes Instrument, entsteht zusätzlicher Aufwand für die Wahl oder Herstellung des Beschaffungswegs.
Gerade in diesem Bereich ist die Zahl der Transaktionen wirtschaftlich mindestens ebenso relevant wie das Beschaffungsvolumen. Eine einzelne kleine Beschaffung rechtfertigt selten eine eigene dauerhafte Rahmenvereinbarung. Viele solcher Beschaffungen können zusammen trotzdem einen erheblichen Anteil der Arbeits- und Vertragsmanagementkapazität binden. Die URV soll diesen Bereich nicht durch einen noch größeren Einmalprozess ersetzen, sondern einen dauerhaften Abrufweg bereitstellen, innerhalb dessen nur diejenigen Entscheidungen neu getroffen werden, die beim konkreten Bedarf tatsächlich neu sind.
Eine Fachlosbildung reduziert diesen Vorteil nicht vollständig. Auch mehrere fachbezogene URV-Rahmenvereinbarungen würden gegenüber wiederholten Einzelvergaben erhebliche Effizienzvorteile erzeugen. Entscheidend ist der zusätzliche Schritt. Je stärker die Beschaffungslandschaft in mehrere fachliche Rahmen aufgeteilt wird, desto mehr endet die Wiederverwendung an den Grenzen dieser Rahmen. Die Frage nach dem richtigen Instrument, dem zuständigen Vertrag, dem verfügbaren Portfolio und dem konkreten Abrufweg entsteht an jeder Fachgrenze neu. Die einheitlich vergebene URV verschiebt diese Grenze nach außen auf den einmal abschließend festgelegten Leistungsrahmen.
Der Long-Tail ist dabei keine Behauptung, jede denkbare Beschaffung müsse über die URV laufen. Die URV ist bewusst nicht exklusiv. Besonders große, homogene oder strategisch eigenständige Bedarfe können außerhalb der URV separat beschafft werden, wenn dies wirtschaftlich sinnvoller ist. Diese Möglichkeit stärkt die Logik der Gesamtvergabe, weil sie die URV nicht künstlich zum Universalweg für jeden Einzelfall macht. Ein breiter gemeinsamer Rahmen wird dort genutzt, wo die Wiederverwendung wirtschaftlichen Wert besitzt. Für Bedarfe, bei denen ein eigener Wettbewerb oder eine andere Vertragsstruktur bessere Ergebnisse erwarten lässt, bleibt ein anderer Beschaffungsweg möglich.
Eine belastbare wirtschaftliche Bewertung darf die URV nicht allein anhand des sichtbaren Handelsaufschlags beurteilen. Ebenso wenig darf zugunsten der Gesamtvergabe unterstellt werden, die Lieferantenpreise seien bei allen Beschaffungsarchitekturen identisch. Ein spezialisiertes Fachlos kann in einem konkreten Markt einen intensiveren unmittelbaren Wettbewerb ermöglichen und dadurch günstigere Preise erzielen. Umgekehrt kann ein ungünstig geschnittenes Fachlos nur wenige wirtschaftlich attraktive Anbieter ansprechen und dadurch keinen Preisvorteil erzeugen. Weder "Lose sind günstiger" noch "Bündelung ist günstiger" ist als allgemeine Regel tragfähig.
Verglichen werden müssen deshalb die Gesamtkosten der jeweiligen Beschaffungsarchitektur. Dazu gehören nicht nur die Preise der konkreten Lieferantenleistungen, sondern auch die Kosten für Einrichtung, Vergabe und Betrieb der notwendigen Beschaffungsinstrumente, die laufende Integrations- und Vertragsmanagementinfrastruktur, die Transaktionskosten der konkreten Beschaffungen, gegebenenfalls zusätzliche Reintegrationsleistungen sowie die Kosten späterer Anschlussvergaben und Übergänge. Preisvorteile eines spezialisierten Wettbewerbs sind auf der Gegenseite vollständig zu berücksichtigen. Ebenso sind die für die URV anfallenden Handelsaufschläge echte Kosten und dürfen nicht durch angenommene Prozessvorteile verdeckt werden.
Die richtige Vergleichsfrage lautet damit nicht, ob die Gesamtvergabe jeden einzelnen Lieferantenpreis minimiert. Sie lautet, welche Architektur den gesamten vom Leistungsrahmen erfassten Beschaffungsraum unter Berücksichtigung von Leistungspreisen, Infrastrukturkosten und Transaktionskosten wirtschaftlicher bereitstellt. Gerade bei einer hohen Zahl heterogener Vorgänge kann ein kleiner Preisvorteil einzelner Fachbeschaffungen durch erhebliche zusätzliche Infrastrukturkosten aufgezehrt werden. Bei sehr großen homogenen Beschaffungen kann sich das Verhältnis umkehren. Die Nicht-Exklusivität der URV erlaubt, diesen Unterschied praktisch zu berücksichtigen.
Auch hier ist die Gesamtvergabebegründung nicht davon abhängig, dass bereits für jeden zukünftigen Abruf ein exakter Eurobetrag berechnet werden kann. Bestimmte Wirkungen folgen bereits strukturell aus der Vertragsarchitektur. Mehrere unabhängige Integratoren benötigen mehrere operative Infrastrukturen. Mehrere Rahmenvereinbarungen besitzen mehrere Vertragslebenszyklen. Ein zusätzlicher Integrator über Fachlosen erzeugt eine zusätzliche Leistungsebene. Die konkrete Höhe dieser Effekte kann organisations- und leistungsbereichsspezifisch variieren. Dass die Kostenarten entstehen, hängt dagegen nicht erst von einer späteren Markterkundung ab.
Die Gesamtvergabe muss sich mit ernsthaften weniger bündelnden Alternativen auseinandersetzen. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede rechtlich konstruierbare Kombination aus Losen, Plattformen, Integratoren und Rahmenvereinbarungen als gleichwertige Alternative behandelt werden muss. Maßgeblich sind Modelle, die den tatsächlichen Beschaffungszweck in realistischer Weise erfüllen können. Eine Alternative ist nicht bereits deshalb funktional gleichwertig, weil sie sich theoretisch vertraglich beschreiben lässt.
Für die Bewertung sind mehrere Fragen zusammenzuführen. Die Alternative muss rechtlich umsetzbar, am Markt grundsätzlich bedienbar, organisatorisch beherrschbar und funktional in der Lage sein, den vom Auftraggeber benötigten Beschaffungsraum abzudecken. Außerdem müssen ihre dauerhaften Kosten und Governance-Anforderungen berücksichtigt werden. Der Vergleich darf weder von perfekter Kooperation unabhängiger Auftragnehmer ausgehen noch ihnen pauschal schlechte Leistung unterstellen. Zugrunde zu legen ist eine ordentlich ausgestaltete, kompetent betriebene Losstruktur unter normalen Markt-, Organisations- und Vertragsbedingungen.
Die Vergabekammer Südbayern hat im Beschluss vom 21.03.2022 zu Recht verlangt, bei der Generalplanervergabe auch weniger weitgehende Zusammenfassungen einzelner Fachplanungen ernsthaft zu betrachten. Für die URV ist derselbe Gedanke sinnvoll. Wenn ein wesentlich weniger bündelndes Modell nahezu sämtliche Integrations- und Wiederverwendungsvorteile erhalten könnte, ohne relevante zusätzliche Nachteile zu erzeugen, würde dies das Gewicht der Gesamtvergabebegründung reduzieren. Umgekehrt muss eine Alternative nicht nur einzelne Vorteile erhalten, sondern mit derjenigen leistungsbereichsübergreifenden Infrastruktur verglichen werden, die tatsächlich beschafft werden soll.
Die stärkste Alternative zur Gesamtvergabe besteht nicht in einer Vielzahl kleinteiliger Fachlose. Realistischer ist die Bildung weniger breiter URV-Fachlose, die jeweils dieselbe grundlegende Architektur verwenden. Jeder Auftragnehmer könnte innerhalb seines Bereichs Lieferanten erschließen, ein Portfolio und einen Katalog führen, Leistungen einkaufen und weiterverkaufen, die festgelegte Preislogik anwenden und Leistungsabrufe abwickeln. Gemeinsame Datenstandards und Dokumente könnten die Nutzung für den Auftraggeber vereinheitlichen.
Dieses Modell würde einen Teil des unmittelbaren Fachloszugangs erweitern und könnte den Wettbewerb um einzelne Integratorenrollen verbreitern. Es behielte zugleich viele Vorteile der URV innerhalb jedes Fachloses. Gerade deshalb ist es die ernsthafteste Gegenalternative. Der verbleibende Unterschied liegt in der leistungsbereichsübergreifenden Wiederverwendung. Jedes Fachlos benötigt einen eigenen Auftragnehmer mit eigenem Lieferantenportfolio, eigener konkreter Katalogpflege, eigenen Einkaufs- und Wiederverkaufsbeziehungen, eigenen Preisnachweisen, eigener Abrufabwicklung, eigener Abrechnung und eigenem Vertragslebenszyklus. Die gemeinsame Grundarchitektur wird mehrfach betrieben.
Für fachübergreifende Bedarfe verliert die Organisation außerdem den einheitlichen Beschaffungsweg. Sie muss entweder mehrere Abrufe durchführen oder bestimmen, welchem Los eine übergreifende Leistung zuzuordnen ist. Je näher die Losgrenze an regelmäßig zusammen auftretenden Bedarfen liegt, desto stärker wird dieser Effekt. Werden die Lose dagegen so breit geschnitten, dass nahezu sämtliche funktional zusammengehörigen Bedarfe jeweils innerhalb eines Loses verbleiben, nähert sich jedes Los selbst wieder einer breiten URV an. Der Wettbewerbsvorteil einer solchen Aufteilung muss dann gegen die Kosten mehrerer nahezu identischer Integrationsinfrastrukturen abgewogen werden.
§ 30 VgV ermöglicht, Angebote für mehrere oder alle Lose zuzulassen, die Zahl der an einen einzelnen Bieter vergebbaren Lose zu begrenzen und unter den Voraussetzungen des § 30 Abs. 3 VgV vorab bezeichnete Lose oder Losgruppen zu kombinieren. Damit kann im konkreten Zuschlagsergebnis derselbe Auftragnehmer mehrere oder auch alle Lose erhalten. Diese Möglichkeit löst das strukturelle Problem jedoch nicht vollständig. Bei einer echten Losvergabe muss die Beschaffungsarchitektur grundsätzlich auch den Fall tragen, dass verschiedene Unternehmen unterschiedliche Lose gewinnen. Dass im konkreten Zuschlagsergebnis ein Unternehmen alle Lose erhält und dadurch eine stärker vereinheitlichte Durchführung möglich wird, ist etwas anderes als eine von Anfang an einheitlich ausgeschriebene Integrationsleistung.
Für die URV überwiegt deshalb gegenüber wenigen breiten Fachlosen der Vorteil einer einheitlichen Integrationsstruktur. Die Fachlosalternative bleibt rechtlich und praktisch möglich, sie erhält aber den zentralen Economies-of-Scope-Effekt nur teilweise. Gerade diejenigen Infrastrukturteile, die über die Losgrenzen hinweg gemeinsam verwendet werden sollen, werden wieder vervielfacht.
Eine weitere denkbare Alternative ist die Vergabe mehrerer Mengenlose derselben breiten Integratorenleistung. Damit bliebe die fachliche Breite jedes Auftragnehmers erhalten, während mehrere Integratoren parallel tätig wären. Dieses Modell kann Wettbewerb und Resilienz erhöhen. Gleichzeitig ist sein wirtschaftlicher Preis besonders deutlich: Jeder Auftragnehmer muss grundsätzlich dieselbe breite Integrationsinfrastruktur vorhalten. Anders als bei Fachlosen entsteht die Vervielfachung hier nicht einmal aufgrund unterschiedlicher Fachmärkte, sondern allein aufgrund der parallelen Bereitstellung derselben Funktion. Für eine URV, deren wirtschaftliche Grundidee gerade in der gemeinsamen Nutzung dieser Infrastruktur liegt, ist das kein gleichwertiger Ersatz.
Eine Mehr-Auftragnehmer-Rahmenvereinbarung ist ebenfalls möglich. § 21 Abs. 4 VgV sieht für Rahmenvereinbarungen mit mehreren Unternehmen je nach Ausgestaltung eine objektive Zuordnung von Einzelaufträgen oder einen erneuten Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern vor. Ein solches Modell kann den Wettbewerb während der Laufzeit intensivieren und Abhängigkeiten von einem einzelnen Integrator reduzieren. Dafür müssen mehrere Unternehmen ihre Integrationsinfrastruktur parallel vorhalten. Zudem entsteht bei den Einzelaufträgen eine zusätzliche Zuordnungs- oder Wettbewerbsstufe. Damit löst das Modell ein anderes Beschaffungsproblem als die URV, deren Ziel gerade ein bereits verfügbarer einheitlicher Beschaffungsweg mit einem zentralen kaufmännischen Vertragspartner ist.
Ein dynamisches Beschaffungssystem nach §§ 22 und 23 VgV ist besonders geeignet, einen fortlaufend offenen Bietermarkt mit neuen Teilnehmern zu verbinden. Nach § 22 Abs. 4 VgV steht es während seiner gesamten Laufzeit allen Unternehmen offen, die die festgelegten Eignungskriterien erfüllen. Bei der Vergabe eines konkreten Einzelauftrags fordert der Auftraggeber nach § 23 Abs. 6 VgV grundsätzlich alle zugelassenen Unternehmen der betreffenden Kategorie zur Angebotsabgabe auf. Gerade deshalb ersetzt das dynamische Beschaffungssystem die URV-Funktion nicht. Der einzelne konkrete Auftrag muss weiterhin im System wettbewerblich vergeben werden. Das Instrument optimiert Marktöffnung und wiederkehrenden Wettbewerb, nicht die Verlagerung wiederholter Beschaffungsarbeit in eine bereits bestehende Wiederverkäufer- und Integrationsinfrastruktur.
Auch eine zentrale Plattform oder ein Marketplace ist keine vollständige Alternative. Eine gemeinsame Oberfläche kann Kataloge, Suchfunktionen, Daten und Bestellwege vereinheitlichen. Unterhalb dieser Oberfläche müssen aber weiterhin öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen bestehen, über die die konkreten Leistungen rechtmäßig beschafft werden. Eine Plattform zentralisiert deshalb die Benutzerschnittstelle, nicht automatisch die Vertrags-, Einkaufs- und Wiederverkaufsarchitektur.
Schließlich wäre ein übergeordneter Integrator oberhalb mehrerer Fachlosauftragnehmer denkbar. Bleiben die Fachlosauftragnehmer direkte Vertragspartner des Auftraggebers, kommt zu den mehreren Fachverträgen eine zusätzliche Integrationsschicht hinzu. Übernimmt der übergeordnete Integrator dagegen Einkauf, Vertragsbeziehung und Wiederverkauf selbst und bindet die Fachunternehmen als nachgelagerte Lieferanten ein, nähert sich das Modell funktional wieder der URV. Diese Alternative zeigt besonders deutlich, dass die Integrationsaufgabe durch Losbildung nicht verschwindet. Sie wird entweder auf mehrere Stellen verteilt oder auf einer zusätzlichen Ebene wieder zusammengeführt.
Die Gesamtvergabe besitzt einen realen wettbewerblichen Nachteil: Der Markt der Unternehmen, die eine breite Integratorenrolle übernehmen können, ist enger als die Summe sämtlicher Märkte der späteren Lieferantenleistungen. Ein Spezialist, der seine konkrete Leistung hervorragend erbringen kann, aber keine Lieferantenerschließung, Wiederverkaufsfähigkeit, Portfolio- und Katalogmanagement, öffentliche Vertragsabwicklung, Preisnachweise, Finanzierung und Abrechnung für einen breiten Leistungsraum bereitstellen möchte, kann nicht allein aufgrund seiner Fachkompetenz um den Hauptauftrag konkurrieren. Diese Verengung des unmittelbaren Bieterkreises muss in die Abwägung eingestellt werden.
Daraus folgt jedoch nicht, dass jede Losbildung automatisch zu stärkerem wirksamem Wettbewerb führt. Die Wettbewerbswirkung hängt vom tatsächlichen Zuschnitt ab. Ein Fachlos kann einen großen spezialisierten Markt eröffnen. Ein anderes kann so eng, klein, risikoreich oder wirtschaftlich unattraktiv sein, dass nur wenige Unternehmen ernsthaft bieten. Breite Integratoren können wiederum auf mehrere Fachlose bieten. Eine Mengenaufteilung kann denselben Markt lediglich auf mehrere parallele Aufträge verteilen. Die Zahl der Lose ist deshalb kein eigenständiges Maß für Wettbewerbsintensität.
Auch die Richtlinie 2014/24/EU behandelt diese Wirkungen differenziert. Erwägungsgrund 78 unterstützt die Losbildung zur Verbesserung des KMU-Zugangs und zur Stärkung des Wettbewerbs. Erwägungsgrund 79 erkennt zugleich an, dass eine zwingende losweise Zuschlagserteilung problematisch sein kann, wenn dadurch wesentlich ungünstigere Lösungen als bei einer gemeinsamen Vergabe mehrerer oder aller Lose akzeptiert werden müssten. Erwägungsgrund 59 erkennt wirtschaftliche Vorteile der Nachfragebündelung an, warnt aber gleichzeitig vor übermäßiger Konzentration und möglichen Nachteilen für Wettbewerb und Marktzugang. Die URV liegt genau in diesem Spannungsfeld.
Der unmittelbare Wettbewerb um die Integrationsinfrastruktur bleibt deshalb ein zentraler Teil der Gesamtvergabearchitektur. Die Ausschreibung darf den Integratorenmarkt nicht durch Anforderungen künstlich weiter verengen, die mit der tatsächlichen Auftragnehmerrolle nichts zu tun haben. Insbesondere wäre es widersprüchlich, vom Hauptauftragnehmer eigene fachliche Kompetenz in sämtlichen späteren Lieferantenbereichen zu verlangen, obwohl die URV gerade vorsieht, diese Leistungen durch spezialisierte Lieferanten erbringen zu lassen. Die Eignungsanforderungen müssen auf die Integratorenrolle bezogen bleiben.
Die wettbewerbliche Besonderheit der URV liegt in ihrer zweistufigen Marktstruktur. Auf der ersten Ebene wird die zentrale Beschaffungsinfrastruktur in einem öffentlichen Vergabeverfahren an einen Auftragnehmer vergeben. Dieser Wettbewerb endet mit dem Zuschlag. Nur der Gewinner erhält die Vertragsposition gegenüber dem Auftraggeber und den angebotenen Handelsaufschlag auf die tatsächlich über die URV abgewickelten Lieferantenleistungen.
Auf der zweiten Ebene steht der wesentlich breitere Markt der konkreten Lieferantenleistungen. Dieser Markt wird durch den Zuschlag auf den Hauptauftrag nicht vollständig eingefroren. Der Auftragnehmer muss während der Vertragslaufzeit ein Lieferantenportfolio führen und kann neue Lieferanten aufnehmen, soweit deren Leistungen innerhalb des statischen Leistungsrahmens liegen. Neue Unternehmen, neue Produkte, neue Technologien und veränderte Dienstleistungen können dadurch grundsätzlich in die bestehende Beschaffungsinfrastruktur integriert werden, ohne den sachlichen Gegenstand der Rahmenvereinbarung zu erweitern.
Diese Lieferantenebene ist nicht mit einem erneuten förmlichen Vergabewettbewerb gleichzusetzen. Die URV verlangt nicht, dass bei jedem Leistungsabruf mehrere Lieferanten gegeneinander antreten. Der Auftraggeber kann einen bestimmten Lieferanten oder eine bestimmte Leistung auswählen, Alternativen anfragen oder Vorschläge des Auftragnehmers einholen. Die Marktbestreitbarkeit liegt vielmehr darin, dass der wirtschaftliche Zugang zu späteren Lieferantenumsätzen nicht ausschließlich denjenigen Unternehmen vorbehalten sein muss, die bereits beim Hauptvergabeverfahren selbst Bieter oder Mitglieder einer festen Lieferantenstruktur waren.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einer klassischen Gesamtvergabe, bei der ein Generalunternehmer sämtliche fachlichen Leistungen selbst erbringt oder der wirtschaftliche Zugang zu diesen Leistungen mit dem Zuschlag weitgehend innerhalb seiner festen Leistungskette geschlossen wird. Die URV konzentriert die Integrationsinfrastruktur, ohne daraus zwingend eine Konzentration der gesamten fachlichen Leistungserbringung beim Gewinner abzuleiten. Ein spezialisierter Softwareanbieter, Hersteller, Beratungsdienstleister oder anderes Fachunternehmen kann an späteren Lieferantenumsätzen teilnehmen, obwohl es die Integratorenrolle nicht übernehmen kann oder will.
Diese Marktöffnung wird durch die Nicht-Exklusivität ergänzt. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, jeden vom Leistungsrahmen erfassten Bedarf tatsächlich über die URV zu beschaffen. Besteht für einen konkreten Bedarf ein wirtschaftlich oder fachlich besserer anderer Beschaffungsweg, kann dieser genutzt werden. Damit erhält der Auftragnehmer keine ausschließliche Kontrolle über den gesamten vom Leistungsrahmen beschriebenen Bedarf. Ein unzureichendes Portfolio, schlechte Prozessqualität oder wirtschaftlich unattraktive Ergebnisse können dazu führen, dass Beschaffungsvolumen außerhalb der URV realisiert wird.
Die zweistufige Marktstruktur darf nicht als Ersatz für den gesetzlichen Losgrundsatz verwendet werden. Ein spezialisiertes Unternehmen, das ein Fachlos selbstständig übernehmen könnte, besitzt eine andere Rechts- und Marktposition als ein Lieferant des URV-Auftragnehmers. Der Fachlosauftragnehmer hätte einen unmittelbaren öffentlichen Auftrag und eine direkte Vertragsbeziehung zum Auftraggeber. Der URV-Lieferant kontrahiert dagegen mit dem Hauptauftragnehmer und besitzt aus der URV grundsätzlich keinen eigenen Zahlungsanspruch gegen den öffentlichen Auftraggeber. Der Verlust einer möglichen Fachlosposition wird durch die spätere Lieferantenmöglichkeit deshalb nicht aufgehoben.
Dieser Unterschied ist ausdrücklich in die Abwägung einzustellen. Gerade dadurch gewinnt die Gesamtvergabebegründung an Klarheit. Die Entscheidung lautet nicht, dass die URV den Mittelstandsschutz vollständig in die Lieferantenebene verlagern dürfe. Sie lautet vielmehr, dass die technischen und wirtschaftlichen Gründe für die einheitliche Integrationsleistung das unmittelbare Fachlosinteresse überwiegen und dass die offene Lieferantenstruktur anschließend dazu beiträgt, die tatsächlichen Marktfolgen dieser Bündelung zu begrenzen.
§ 97a Abs. 5 GWB bestätigt auf allgemeiner Ebene, dass der Gesetzgeber bei einer bereits anderweitig gerechtfertigten Gesamtvergabe eine mittelstandsorientierte Beteiligung auf nachgelagerter Ebene kennt. Die Vorschrift erlaubt Auftraggebern bei Gesamtvergaben nach § 97a Abs. 2 bis 4 GWB, den Auftragnehmer zur besonderen Berücksichtigung von KMU-Interessen bei der Erteilung von Unteraufträgen zu verpflichten. Diese Vorschrift ist keine eigenständige Rechtsgrundlage für die Gesamtvergabe und darf nicht in eine solche umgedeutet werden. Zudem ist nicht jede Lieferantenbeziehung der URV zwingend als Unterauftrag im vergaberechtlichen Sinn einzuordnen. Die gesetzgeberische Wertung ist dennoch relevant: Eine gerechtfertigte Gesamtvergabe und eine aktive Beteiligung kleinerer spezialisierter Unternehmen auf einer nachgelagerten Leistungsebene sind keine unvereinbaren Strukturprinzipien.
Für spezialisierte Unternehmen kann die Lieferantenrolle wirtschaftlich niedrigere Eintrittshürden besitzen als die Auftragnehmerrolle. Sie müssen nicht die gesamte öffentliche Beschaffungsinfrastruktur, Finanzierung, Lieferantenbreite, Abrechnung und Vertragsorganisation für den Leistungsrahmen bereitstellen. Sie können sich stärker auf Produkt, Vertrieb und fachliche Leistungserbringung konzentrieren. Gerade Startups und kleinere Spezialanbieter können dadurch öffentliche Bedarfe bedienen, ohne selbst eine breite Wiederverkäufer- und Integratorenorganisation aufbauen zu müssen. Dieser Vorteil darf den Verlust des unmittelbaren Fachloszugangs nicht verdecken, gehört aber zur tatsächlichen Gesamtwirkung des Modells.
Die Konzentration der zentralen Beschaffungsinfrastruktur bei einem Unternehmen erzeugt Risiken. Der Auftragnehmer entscheidet über operative Lieferantenaufnahme, führt das Portfolio und den Katalog, verfügt über Einkaufsbeziehungen und kann aufgrund von Herstellerprogrammen, Bonusmodellen, Provisionsstrukturen oder gesellschaftlichen Verbindungen eigene wirtschaftliche Interessen an bestimmten Lieferanten besitzen. Ohne geeignete Regeln könnte aus der zentralen Integratorenrolle eine Gatekeeper-Position entstehen, die den nachgelagerten Markt faktisch stärker abschottet, als es die formale Offenheit des Lieferantenportfolios erkennen lässt.
Die URV begegnet diesem Risiko durch eine Trennung von Infrastruktur und Auswahlentscheidung. Der Auftraggeber behält die Entscheidung darüber, welche konkrete Leistung und welcher Lieferant eingesetzt werden sollen. Ein vom Auftraggeber identifizierter neuer Lieferant kann nach den sachlichen Regeln des Portfoliomanagements geprüft und bei Eignung aufgenommen werden. Direkte fachliche und operative Kommunikation zwischen Auftraggeber und Lieferant bleibt möglich. Der Hauptauftragnehmer soll damit keine zusätzliche fachliche Hierarchie zwischen Bedarfsträger und Leistungserbringer bilden.
Hinzu kommen Transparenz- und Preismechanismen. Erhebliche wirtschaftliche Beziehungen zu Lieferanten, relevante Bonus-, Provisions- oder Absatzanreize und die Nutzung verbundener Unternehmen können für die wirtschaftliche Bewertung bedeutsam sein und müssen nach den vorgesehenen Regeln kontrollierbar bleiben. Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und andere wirtschaftliche Vorteile vermindern den Einkaufspreis. Bei verbundenen Lieferanten bestehen erhöhte Anforderungen an die Preisprüfung. Der Handelsaufschlag ist bereits im Hauptvergabeverfahren wettbewerblich festgelegt.
Die Nicht-Exklusivität bildet einen zusätzlichen marktlichen Kontrollmechanismus. Die URV besitzt keinen garantierten Mindestabruf und keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber jeden geeigneten Bedarf über sie deckt. Ein Integrator, der Lieferanten nur langsam aufnimmt, ein unzureichendes Portfolio führt, schlechte Angebote erstellt oder wirtschaftlich unattraktive Ergebnisse liefert, riskiert deshalb, dass Beschaffungen über andere Wege erfolgen. Die zentrale Vertragsposition bleibt wirtschaftlich wertvoll, wird aber nicht mit einem vollständigen Ausschluss alternativer Beschaffungswege verbunden.
Diese Mechanismen beseitigen das Konzentrationsrisiko nicht vollständig. Sie zeigen aber, dass die Gesamtvergabe auf diejenige Konzentration begrenzt werden kann, die für die gemeinsame Integrationsinfrastruktur gewollt ist. Die fachliche Lieferantenlandschaft muss nicht im selben Umfang konzentriert werden. Gerade diese Begrenzung unterscheidet die URV von einer Gesamtvergabe, bei der der Hauptauftragnehmer zugleich exklusiver Erbringer der gesamten fachlichen Leistungspalette wird.
Für die Gesamtvergabe spricht zunächst der eigenständige Gegenstand der Integrationsleistung. Die URV soll unterschiedliche, teilweise fachlich selbstständige Lieferantenmärkte über eine gemeinsame Beschaffungsinfrastruktur nutzbar machen. Lieferantenerschließung, Portfolio, Katalog, Preisbildung, Angebot, Einkauf und Wiederverkauf, Leistungsabruf, Abrechnung, Dokumentation und Reporting werden nicht als isolierte Nebenleistungen beschafft, sondern bilden eine fortlaufende Infrastruktur. Diese Integration wird während der gesamten Vertragslaufzeit benötigt, weil sich der konkrete Lieferanten- und Leistungsmarkt innerhalb des statischen Leistungsrahmens verändern kann.
Für die technische Bewertung besitzt die Einheitlichkeit dieser Infrastruktur einen eigenständigen Wert. Die Markt-, Vertrags-, Preis- und Datenketten bauen aufeinander auf und sollen leistungsbereichsübergreifend innerhalb derselben operativen Struktur funktionieren. Eine Fachlosbildung kann durch gemeinsame Standards beherrschbar gemacht werden, verändert aber die Architektur. Mehrere Auftragnehmer betreiben mehrere selbstständige Integrationsketten. Fachübergreifende Anforderungen werden getrennt oder müssen wieder integriert werden. Soll die vollständige übergreifende Funktion erhalten bleiben, entsteht eine zusätzliche Integrationsaufgabe.
Wirtschaftlich liegt das stärkste Gewicht in der Wiederverwendung. Die URV verteilt den Aufwand einer Beschaffungsinfrastruktur nicht nur auf mehrere Abrufe, sondern auf unterschiedliche fachliche Bedarfe. Gerade bei einer großen Zahl kleinerer und mittlerer heterogener Vorgänge entstehen Economies of Scope, weil wiederkehrende kaufmännische Funktionen nicht für jeden Leistungsbereich neu aufgebaut werden. Eine Losbildung verringert diesen Effekt, weil Portfolio-, Vertrags-, Einkaufs-, Katalog-, Preis- und Abrechnungsstrukturen an den Losgrenzen erneut entstehen.
Diese Wirkungen gehen über gewöhnliche Folgen einer Losvergabe hinaus. Weniger Ansprechpartner, weniger Rechnungen oder eine bequemere Gewährleistungszuordnung sind nicht die tragenden Gründe. Ebenso wenig wird behauptet, mehrere Auftragnehmer könnten technisch nicht miteinander kommunizieren. Die Gesamtvergabe wird vielmehr mit der Struktur der beschafften Integrationsleistung selbst und mit den Kosten ihrer Vervielfachung begründet.
Die Rechtsprechung steht einer solchen kumulativen Betrachtung nicht entgegen. OLG Frankfurt, Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, akzeptiert ausdrücklich eine Gesamtschau technischer und wirtschaftlicher Vorteile. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.05.2022, VII-Verg 33/21, erkennt an, dass die Integration unterschiedlicher Leistungsschritte zur Erreichung eines angestrebten Qualitätsniveaus eine gemeinsame Vergabe tragen kann. OLG Karlsruhe, Beschluss vom 29.04.2022, 15 Verg 2/22, zeigt für eine IT-nahe Rahmenvereinbarung, dass eine gemeinsame Infrastruktur und die Nachteile eines Parallelbetriebs über mehrere fachliche Bereiche hinweg erhebliches Gewicht erhalten können. Die positiven Entscheidungen verlangen dabei keine objektive technische Unmöglichkeit einer Aufteilung.
Gegen die Gesamtvergabe spricht vor allem der unmittelbare Wettbewerbs- und Mittelstandszugang. Bestehen eigenständige Fachmärkte, könnten spezialisierte Unternehmen bei einer entsprechenden Losbildung selbst Vertragspartner des Auftraggebers werden. Die breite Integratorenrolle verlangt zusätzliche Fähigkeiten und verengt damit den Kreis der Unternehmen, die unmittelbar um den Hauptauftrag konkurrieren können. Dieser Effekt ist real und durch die spätere Lieferantenrolle nicht aufgehoben.
Eine Fachlosbildung kann außerdem in einzelnen Märkten intensiveren spezialisierten Preiswettbewerb ermöglichen. Ein Auftraggeber könnte unterschiedliche Fachlose jeweils an den wirtschaftlichsten Spezialisten vergeben und wäre nicht für sämtliche Bereiche an denselben Integrator gebunden. Mehrere Auftragnehmer können zudem das wirtschaftliche und operative Abhängigkeitsrisiko gegenüber einem einzelnen Unternehmen reduzieren. Diese Vorteile sind in der Abwägung ernst zu nehmen.
Die stärkste weniger bündelnde Alternative besteht deshalb in wenigen breiten URV-Fachlosen mit gemeinsamer Grundarchitektur. Dieses Modell könnte den unmittelbaren Bieterkreis in einzelnen Bereichen erweitern und trotzdem innerhalb jedes Loses erhebliche Wiederverwendung ermöglichen. Es würde die URV-Funktion nicht vollständig zerstören. Gerade deshalb ist es gewichtiger als abstrakte Plattform-, Marketplace- oder Mehrstufenmodelle.
Seine verbleibenden Nachteile treffen jedoch unmittelbar den Zweck der URV. Die gemeinsame Integrationsinfrastruktur wird mehrfach betrieben. Fachübergreifende Wiederverwendung endet an den Losgrenzen. Mehrere Auftragnehmer besitzen jeweils eigene Portfolio-, Einkaufs-, Vertrags-, Preis- und Abrechnungsstrukturen. Fachübergreifende Bedarfe werden aufgeteilt oder benötigen Reintegration. Jeder Rahmen besitzt einen eigenen Lebenszyklus. Der zentrale Economies-of-Scope-Effekt wird deshalb gerade in dem Umfang reduziert, in dem die Losbildung die Beschaffungsinfrastruktur wieder an Fachgrenzen bindet.
Hinzu kommt, dass die wettbewerbliche Wirkung einer Losbildung nicht abstrakt mit der Zahl der Lose gleichgesetzt werden kann. Ein engerer Hauptauftragnehmermarkt ist ein Nachteil der Gesamtvergabe. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass jeder alternative Losmarkt intensiven Wettbewerb erzeugt oder bessere Preise hervorbringt. Die Gesamtbewertung muss deshalb Wettbewerb, fachliche Zugänglichkeit und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der jeweiligen Architektur gemeinsam betrachten.
Nach dieser Gesamtbetrachtung überwiegen die für die Gesamtvergabe sprechenden wirtschaftlichen und technischen Gründe. Entscheidend ist nicht ein einzelnes Argument, sondern ihre Verbindung. Die URV beschafft eine eigenständige Integrationsleistung. Diese Integration wird leistungsbereichsübergreifend und während der gesamten Vertragslaufzeit erbracht. Die gemeinsame Struktur ermöglicht die Wiederverwendung von Lieferanten-, Vertrags-, Einkaufs-, Preis-, Daten-, Abruf-, Dokumentations- und Abrechnungsfunktionen. Eine Fachlosbildung reduziert genau diese Wiederverwendung und führt entweder zu mehreren parallelen Integrationsstrukturen oder zu einer zusätzlichen Reintegrationsaufgabe.
Die Gesamtvergabe beseitigt die fachliche Selbstständigkeit der späteren Lieferantenmärkte nicht. Die fachlichen Anforderungen werden weiterhin für den konkreten Bedarf bestimmt und die eigentliche Leistung kann durch einen spezialisierten Lieferanten erbracht werden. Der Hauptauftragnehmer muss nicht selbst Spezialist für jede erfasste Lieferantenleistung sein. Damit konzentriert die Gesamtvergabe nicht sämtliche fachliche Wertschöpfung, sondern vor allem die Infrastruktur, die diese Wertschöpfung beschaffbar macht.
Die entgegenstehenden Mittelstands- und Wettbewerbsbelange bleiben erheblich, erreichen aber kein größeres Gewicht als der Verlust des eigentlichen Integrations- und Wiederverwendungsziels. Die offene und entwicklungsfähige Lieferantenebene, die Auswahlhoheit des Auftraggebers, die Nicht-Exklusivität und die vorgesehenen Mechanismen gegen Gatekeeping begrenzen zusätzlich die tatsächliche Marktabschottung. Sie ersetzen die Gesamtvergabebegründung nicht, sind aber für die Bewertung ihrer realen wettbewerblichen Auswirkungen relevant.
Die negative Rechtsprechung bestätigt die Grenzen dieser Argumentation, ohne ihrem Ergebnis entgegenzustehen. OLG Rostock, Beschluss vom 10.01.2025, 17 Verg 4/24, verbietet es, das gewünschte Ein-Auftragnehmer-Modell selbst zum Grund für seine Notwendigkeit zu machen. Dies geschieht bei der URV nicht. BayObLG, Beschluss vom 10.09.2025, Verg 6/25 e, verlangt mehr als gewöhnlichen Koordinierungsaufwand und beherrschbare Schnittstellen. Auch darauf stützt sich die URV nicht. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.06.2014, VII-Verg 38/13, lässt die Kompatibilität mit einer technisch anpassbaren, bloß unterstützenden Software nicht zum Loshindernis werden. Ebenso wenig werden der URV-Katalog oder eine bestimmte Plattform zum tragenden Gesamtvergabeargument erhoben. Die Gesamtvergabe beruht vielmehr auf der eigenständigen Integrationsleistung und den technischen und wirtschaftlichen Auswirkungen ihrer Fragmentierung.
Demgegenüber zeigen OLG Frankfurt, Beschluss vom 14.05.2018, 11 Verg 4/18, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.05.2022, VII-Verg 33/21, OLG Karlsruhe, Beschluss vom 29.04.2022, 15 Verg 2/22, die Vergabekammer Südbayern, Beschluss vom 21.03.2022, 3194.Z3-3_01-21-51, und zuletzt OLG Düsseldorf, Beschluss vom 14.01.2026, VII-Verg 16/25, dass eine Gesamtvergabe zulässig bleiben kann, wenn ein konkret beschriebener Integrationszusammenhang und seine wirtschaftlichen beziehungsweise technischen Auswirkungen nach Abwägung stärker wiegen als die Vorteile der Losbildung. Gerade in der Entscheidung des OLG Frankfurt wird deutlich, dass technische und wirtschaftliche Vorteile zusammenwirken können und nicht jeder einzelne Grund isoliert die Gesamtvergabe tragen muss.
Die URV befindet sich innerhalb dieser anerkannten Abwägungsstruktur. Ihr Integrationsgegenstand ist konkret beschreibbar. Seine einzelnen Funktionen sind Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistung. Die leistungsbereichsübergreifende Wiederverwendung ist kein nachträglich erfundener Vorteil, sondern wirtschaftlicher Grundgedanke der Beschaffungsarchitektur. Eine Losbildung bleibt theoretisch und praktisch möglich, verändert aber gerade diesen Leistungsgegenstand und seine wirtschaftlichen Eigenschaften. Wenige breite Fachlose stellen dabei die ernsthafteste Alternative dar, erhalten die Integrationsleistung jedoch nur um den Preis mehrerer paralleler Infrastrukturen und einer geringeren leistungsbereichsübergreifenden Wiederverwendung.
Die Gesamtvergabe der URV an einen Auftragnehmer ist deshalb nach der hier zugrunde gelegten Leistungs- und Integrationsarchitektur sachlich gerechtfertigt. Die wirtschaftlichen und technischen Gründe für eine einheitliche, leistungsbereichsübergreifende Integrationsinfrastruktur überwiegen die für eine Aufteilung in Teil- oder Fachlose sprechenden Belange. Die Gesamtvergabe wahrt dabei die fachliche Eigenständigkeit der konkreten Lieferantenleistungen und konzentriert nicht deren Erbringung, sondern diejenige Beschaffungsinfrastruktur, deren gemeinsame und wiederholte Nutzung den eigentlichen Integrations- und Rationalisierungszweck der URV bildet.
Die Auftragswertschätzung bestimmt den voraussichtlichen wirtschaftlichen Gesamtwert der Universellen Rahmenvereinbarung. Bei einer Rahmenvereinbarung ist dafür der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge maßgeblich, die während ihrer gesamten Laufzeit geplant sind. Die Schätzung erfolgt ohne Umsatzsteuer und berücksichtigt auch vorgesehene Optionen und Verlängerungszeiträume. Sie betrachtet damit nicht einzelne spätere Leistungsabrufe isoliert, sondern den wirtschaftlichen Gesamtumfang der geplanten URV.
Die URV stellt besondere Anforderungen an diese Prognose. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung stehen weder alle späteren Bedarfe noch alle Lieferanten, Leistungen, Mengen und Einkaufspreise fest. Eine belastbare Schätzung ist trotzdem möglich. Der Auftraggeber fasst wirtschaftlich vergleichbare Bedarfe zu Bedarfsblöcken zusammen und verbindet historische Beschaffungsdaten mit bekannten zukünftigen Bedarfen und begründeten Annahmen zur weiteren Entwicklung. Je nach Art des Bedarfs kann er unterschiedliche Prognosemethoden verwenden.
Im ersten Schritt bestimmt der Auftraggeber den Bedarf, der während der vorgesehenen Laufzeit grundsätzlich in den Leistungsrahmen der URV fällt. Davon grenzt er Bedarfe ab, die voraussichtlich über andere Beschaffungswege gedeckt werden. Auf den danach verbleibenden Bedarf wendet er den erwarteten URV-Nutzungsanteil an. Anschließend ermittelt er für jeden Bedarfsblock und jedes Jahr der Rahmenvereinbarung den daraus entstehenden Einkaufswert. Zum Einkaufswert kommt der für die Auftragswertschätzung angenommene Handelsaufschlag des späteren URV-Auftragnehmers hinzu.
Die Schätzung umfasst außerdem die nach den vergaberechtlichen Regeln einzubeziehenden Optionen und Verlängerungen. Soweit ihr wirtschaftlicher Wert bereits in der Bedarfsprognose enthalten ist, wird er nicht zusätzlich angesetzt. Vorgesehene Optionen und Verlängerungszeiträume werden ohne Abschlag für die Wahrscheinlichkeit ihrer späteren Ausübung berücksichtigt. Vom geschätzten Auftragswert ist der Höchstwert zu unterscheiden. Dieser begrenzt die spätere Nutzung der URV und kann oberhalb des geschätzten Auftragswerts liegen, wenn ein zusätzlicher Nutzungsspielraum sachlich begründet ist. Ein solcher Abstand ist weder vorgeschrieben noch automatisch erforderlich.
Diese Methodik dient öffentlichen Auftraggebern dazu, den Auftragswert einer geplanten URV nachvollziehbar und praktisch handhabbar zu schätzen. Sie verbindet die vergaberechtlichen Anforderungen an die Auftragswertschätzung mit einem Berechnungsmodell, das auf die Struktur der URV zugeschnitten ist. Der Auftraggeber kann die Methode in einer Tabellenkalkulation, einer Datenbank oder einem anderen geeigneten Werkzeug umsetzen. Ein bestimmtes technisches System ist nicht erforderlich.
Die Methodik geht davon aus, dass die URV als Oberschwellenvergabe durchgeführt wird. Sie dient deshalb nicht dazu, durch eine Grenzbetrachtung festzustellen, ob ein EU-Schwellenwert erreicht wird. Die Regeln zur Auftragswertschätzung bleiben trotzdem maßgeblich. Sie bestimmen insbesondere, welcher Bedarf einzubeziehen ist, welcher Zeitraum betrachtet wird und wie aus noch nicht vollständig feststehenden zukünftigen Bedarfen eine belastbare Schätzung entsteht.
Die Methode ist für eine URV mit einem Auftragnehmer als zentralem Vertrags- und Abrechnungspartner entwickelt. Dieser Auftragnehmer beschafft die ausgewählte Lieferantenleistung im eigenen Namen und verkauft sie an den öffentlichen Auftraggeber weiter. Der Preis eines Leistungsabrufs besteht deshalb aus dem Einkaufspreis des URV-Auftragnehmers und dem vertraglich vereinbarten Handelsaufschlag. Beide Bestandteile gehören zum wirtschaftlichen Wert der späteren Leistungsabrufe und damit zur Auftragswertschätzung.
Die Methodik ersetzt nicht die fachliche Bewertung der Daten und Annahmen. Sie gibt vor, welche Fragen der Auftraggeber beantworten, welche Werte er berücksichtigen und welche Zusammenhänge er dokumentieren sollte. Die konkrete Schätzung bleibt eine Entscheidung des jeweiligen Auftraggebers auf Grundlage seiner Daten, seiner Beschaffungsplanung und seiner zum maßgeblichen Zeitpunkt verfügbaren Erkenntnisse. Wo mehrere Prognosemethoden zu vertretbaren Ergebnissen führen können, verlangt die Methode keine künstliche Scheingenauigkeit.
Nach § 3 Abs. 1 VgV ist bei der Schätzung des Auftragswerts vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer auszugehen. Der Auftraggeber muss dabei auch vorgesehene Optionen und Vertragsverlängerungen berücksichtigen. Für Rahmenvereinbarungen konkretisiert § 3 Abs. 4 VgV diese Regel. Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge, die während der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung geplant sind. Art. 5 der Richtlinie 2014/24/EU enthält die entsprechende unionsrechtliche Grundlage.
Für die URV ist deshalb nicht nur der Handelsaufschlag des URV-Auftragnehmers zu schätzen. Der Auftraggeber zahlt dem URV-Auftragnehmer auch den Einkaufspreis der beschafften Lieferantenleistung. Der wirtschaftliche Gesamtwert eines Leistungsabrufs umfasst damit den Einkaufspreis und den darauf entfallenden Handelsaufschlag. Der Lieferantenanteil ist kein außerhalb des Auftragswerts liegender Durchlaufposten, weil der URV-Auftragnehmer die Leistung im eigenen Namen beschafft und an den Auftraggeber weiterverkauft.
Die gesamte Berechnung erfolgt netto. Umsatzsteuer wird weder bei historischen Ausgangswerten noch bei zukünftigen Prognosewerten oder bei der Festlegung des Höchstwerts angesetzt. Enthalten die verfügbaren Ausgangsdaten Bruttowerte, rechnet der Auftraggeber sie vor der weiteren Verwendung auf Nettowerte zurück. Diese einheitliche Basis muss während der gesamten Berechnung erhalten bleiben.
§ 21 Abs. 1 VgV verlangt außerdem, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen einer Rahmenvereinbarung so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben. Das Volumen muss nicht abschließend feststehen. Gerade bei einer Rahmenvereinbarung darf die Schätzung deshalb verbleibende Unsicherheit enthalten. Diese Unsicherheit entbindet den Auftraggeber aber nicht davon, die verfügbaren Erkenntnisse systematisch auszuwerten und eine möglichst belastbare Prognose zu erstellen.
Wird eine Auftragsbekanntmachung versandt, ist für die Schätzung der Tag ihrer Absendung maßgeblich. Wird das Vergabeverfahren ohne Auftragsbekanntmachung auf sonstige Weise eingeleitet, kommt es auf den Tag dieser Verfahrenseinleitung an. Die Schätzung muss die Informationen und Verhältnisse abbilden, die zu diesem Zeitpunkt bekannt oder mit vertretbarem Aufwand erkennbar sind. Das gilt für die Bedarfsplanung ebenso wie für Preise, bestehende Verträge, organisatorische Veränderungen und andere wesentliche Annahmen.
Eine früh im Beschaffungsprojekt erstellte Berechnung kann zunächst als Arbeitsstand dienen. Zwischen dieser ersten Berechnung und der Einleitung des Vergabeverfahrens können sich Bedarfe, Preise, Projekte oder organisatorische Rahmenbedingungen verändern. Solche Veränderungen machen die frühere Arbeit nicht wertlos. Der Auftraggeber muss aber prüfen, ob sie für den geschätzten Auftragswert wesentlich sind, und die betroffenen Annahmen gegebenenfalls aktualisieren.
Spätere tatsächliche Entwicklungen sind von dieser Betrachtung zu trennen. Eine methodisch nachvollziehbare Prognose wird nicht allein deshalb fehlerhaft, weil die tatsächliche Nutzung später höher oder niedriger ausfällt. Umgekehrt kann eine spätere Entwicklung eine unzureichende ursprüngliche Schätzung nicht nachträglich rechtfertigen. Entscheidend ist, ob die Prognose zum maßgeblichen Zeitpunkt auf einer sachgerechten Datengrundlage und vertretbaren Annahmen beruhte.
Die Auftragswertschätzung muss den für die geplante URV relevanten Beschaffungsbedarf vollständig erfassen. Der Auftraggeber darf Bedarfsteile nicht ohne sachlichen Grund aus der Schätzung herausnehmen oder eine Berechnungsmethode mit dem Ziel wählen, den Auftragswert künstlich zu verringern. § 3 Abs. 2 VgV verbietet eine Berechnung oder Aufteilung, die der Umgehung der vergaberechtlichen Vorschriften dient.
Vollständigkeit bedeutet bei der URV nicht, den gesamten theoretisch denkbaren Leistungsrahmen mit seinem größtmöglichen Wert anzusetzen. Der Leistungsrahmen bestimmt, welche Leistungen später grundsätzlich über die URV beschafft werden dürfen. Die Auftragswertschätzung beantwortet eine andere Frage: Welcher wirtschaftliche Gesamtwert ist für die geplante Nutzung der URV nach den vergaberechtlichen Schätzregeln anzusetzen? Der zulässige Leistungsumfang und der zu schätzende Beschaffungswert müssen deshalb getrennt betrachtet werden.
Die Prognose soll auf überprüfbaren Daten und begründeten Annahmen beruhen. Historische Beschaffungen, konkrete Planungen, laufende Verträge, Mengenentwicklungen, Marktpreise und organisatorische Veränderungen können dafür zusammengeführt werden. Die Methode muss zur verfügbaren Datenlage passen. Eine zusätzliche Rechenebene verbessert die Prognose nur dann, wenn die dafür verwendeten Annahmen belastbar genug sind.
Der Auftraggeber verfügt bei der Prognose über einen fachlichen Beurteilungsspielraum. Dieser Spielraum erlaubt unterschiedliche sachgerechte Prognosemethoden, aber keine beliebige Festsetzung. Die Unterlagen sollten deshalb erkennen lassen, wie der Auftraggeber von den verfügbaren Ausgangsdaten zum geschätzten Auftragswert gelangt ist und welche Annahmen das Ergebnis wesentlich beeinflussen. Das ist wichtiger als eine rechnerische Genauigkeit, die sich für mehrere Jahre im Voraus ohnehin nicht erreichen lässt.
Der geschätzte Auftragswert beschreibt den nach aktuellem Kenntnisstand voraussichtlichen wirtschaftlichen Gesamtwert der URV. Ausgangspunkt ist der Umfang, in dem der Auftraggeber die URV voraussichtlich nutzen wird. Die Schätzung umfasst außerdem die Werte vorgesehener Optionen und Verlängerungszeiträume, soweit sie nach den vergaberechtlichen Schätzregeln einzubeziehen sind. Sind diese Werte bereits Bestandteil der Bedarfsprognose, werden sie nicht ein zweites Mal hinzugerechnet.
Für die URV umfasst der geschätzte Auftragswert die einzubeziehenden Einkaufspreise der prognostizierten Leistungsabrufe zuzüglich des geschätzten Handelsaufschlags. Für die Berechnung werden die Einkaufspreise mehrerer Lieferantenleistungen zu Einkaufswerten zusammengefasst. Die Schätzung erstreckt sich über die gesamte mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich vorgesehener Verlängerungszeiträume. Soweit während der Laufzeit vergebene Leistungsabrufe wirtschaftlich über das Ende der Rahmenvereinbarung hinausreichen, muss auch dieser Wert in der Schätzung enthalten sein.
Der geschätzte Auftragswert soll weder den höchsten theoretisch denkbaren Umfang noch einen bewusst niedrig angesetzten Wert abbilden. Die erwartete Nutzung wird möglichst realistisch prognostiziert. Die gesetzlich einzubeziehenden Optionen und Verlängerungen bleiben Bestandteil der Schätzung, ohne dass bereits erfasste Werte doppelt angesetzt werden. Unsicherheiten in den übrigen Annahmen prüft der Auftraggeber mit Sensitivitäts- und Szenarioanalysen.
Der Höchstwert erfüllt eine andere Funktion. Er bezeichnet den maximalen wirtschaftlichen Umfang, bis zu dem die Rahmenvereinbarung genutzt werden kann. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat im Urteil vom 17. Juni 2021, C-23/20, Simonsen & Weel, für Rahmenvereinbarungen die Angabe der geschätzten Menge oder des geschätzten Werts und zusätzlich einer Höchstmenge oder eines Höchstwerts verlangt. Die verbundenen Rechtssachen C-274/21 und C-275/21, EPIC Financial Consulting, bestätigen, dass nach Erreichen dieser Grenze grundsätzlich keine neuen Aufträge mehr auf die Rahmenvereinbarung gestützt werden können.
Der Höchstwert ist deshalb keine zweite Auftragswertschätzung. Ausgangspunkt bleibt der geschätzte Auftragswert. Erst danach prüft der Auftraggeber, ob plausible Abweichungen von der zugrunde gelegten Nutzung einen zusätzlichen Nutzungsspielraum rechtfertigen. Dieser Spielraum muss aus den konkreten Eigenschaften und Unsicherheiten der Beschaffung hergeleitet werden.
Es gibt keinen allgemeinen Prozentsatz, um den der Höchstwert über dem geschätzten Auftragswert liegen muss oder liegen darf. Beide Werte können identisch sein. Ein höherer Höchstwert kann ebenfalls sachgerecht sein, wenn sich aus der Prognose nachvollziehbare Aufwärtsrisiken ergeben. Je größer der Abstand zwischen beiden Werten ist, desto wichtiger ist eine konkrete und nachvollziehbare Begründung.
Der Höchstwertverbrauch ist ein operativer Begriff der URV. Er beschreibt, welcher Teil des festgelegten Höchstwerts durch bereits geschlossene Leistungsabrufe gebunden wurde. Er ist weder mit dem geschätzten Auftragswert noch mit dem tatsächlich bereits abgerechneten Volumen gleichzusetzen. Der verbleibende Höchstwert ergibt sich aus der Differenz zwischen Höchstwert und Höchstwertverbrauch.
Nach dem vorgesehenen URV-Vertragsmodell wird bei Abschluss eines Leistungsabrufs dessen maximal möglicher Nettogesamtwert auf den Höchstwert angerechnet. Vorgesehene Optionen werden dabei mit ihrem maximal möglichen Wert berücksichtigt. Eine spätere wertsteigernde Änderung erhöht den Höchstwertverbrauch um den maximal möglichen zusätzlichen Wert der Änderung. Damit betrachtet die URV nicht nur bereits gestellte Rechnungen, sondern die durch abgeschlossene Leistungsabrufe eingegangene wirtschaftliche Bindung.
Nach der vorgesehenen URV-Systematik führen eine spätere Reduzierung, die Nichtausübung einer Option, eine Gutschrift oder die Aufhebung eines Leistungsabrufs nicht zu einer Wiederauffüllung des Höchstwerts. Diese Regel gehört zum gewählten Vertrags- und Kontrollmodell der URV und ist keine allgemeine gesetzliche Vorgabe für jede Rahmenvereinbarung. Sie schafft eine einfache und konservative Grenze für die operative Nutzung. Auch die Ausübung einer bereits vorgesehenen Verlängerung der Rahmenvereinbarung erhöht den Höchstwert nicht. Das für diesen Zeitraum vorgesehene Volumen muss von Anfang an berücksichtigt sein.
Der tatsächliche Abrechnungswert beantwortet dagegen nur, welcher Nettobetrag aufgrund ausgeführter Leistungen tatsächlich abgerechnet wurde. Er kann deutlich unter dem Höchstwertverbrauch liegen. Für die Steuerung der Rahmenvereinbarung sollten deshalb mindestens Höchstwert, Höchstwertverbrauch, verbleibender Höchstwert und tatsächlicher Abrechnungswert getrennt ausgewiesen werden.
Die Auftragswertschätzung ist keine Haushaltsplanung. Ein Haushaltsansatz kann die verfügbaren finanziellen Mittel begrenzen, beantwortet aber nicht automatisch die vergaberechtliche Frage nach dem voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Beschaffung. Umgekehrt bedeutet ein geschätzter Auftragswert nicht, dass Mittel in dieser Höhe bereits bereitgestellt sind oder tatsächlich ausgegeben werden.
Auch die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung verfolgt einen anderen Zweck. Sie prüft, ob die geplante Beschaffung und das gewählte Beschaffungsmodell wirtschaftlich sind. Dafür können Kosten verschiedener Beschaffungswege, interne Aufwände und weitere wirtschaftliche Folgen miteinander verglichen werden. Die Auftragswertschätzung bestimmt dagegen den wirtschaftlichen Wert der konkret geplanten URV nach den vergaberechtlichen Schätzregeln.
Die verschiedenen Berechnungen dürfen dieselben Ausgangsdaten verwenden. Ihre Funktionen und Ergebnisse sollten trotzdem klar getrennt bleiben. Ein verfügbares Budget, ein theoretisches Einsparpotenzial oder das Ergebnis einer Wirtschaftlichkeitsrechnung darf nicht ungeprüft als Auftragswert übernommen werden.
Ausgangspunkt ist der Bedarf, der während des betrachteten Zeitraums sachlich in den Leistungsrahmen der URV fällt. Der Auftraggeber ordnet historische und zukünftige Beschaffungen anhand ihrer tatsächlichen Leistung ein. Bisherige Lieferanten, Kostenstellen oder CPV-Codes können diese Zuordnung unterstützen, ersetzen aber nicht die inhaltliche Prüfung.
Der Leistungsrahmen bildet die qualitative Grenze der späteren URV. Er enthält die Leistungskategorien, innerhalb derer konkrete Leistungen in den operativen Leistungskatalog aufgenommen werden können. Für die Auftragswertschätzung bedeutet das, dass nur Bedarf berücksichtigt werden darf, der dieser Grenze inhaltlich zugeordnet werden kann.
Die Breite des Leistungsrahmens führt nicht dazu, dass der Auftraggeber für jede theoretisch zulässige Leistung einen zukünftigen Beschaffungswert ansetzen muss. Eine Kategorie kann im Leistungsrahmen enthalten sein, obwohl zum Zeitpunkt der Schätzung nur ein geringer oder noch kein konkret erwartbarer Bedarf besteht. Die Prognose bildet den nach den verfügbaren Erkenntnissen zu erwartenden Bedarf ab und nicht den wirtschaftlich größtmöglichen Umfang der jeweiligen Kategorie.
Gleichzeitig darf ein fehlender historischer Umsatz nicht automatisch zu einem zukünftigen Wert von null führen. Neue Aufgaben, auslaufende Verträge, geplante Projekte oder organisatorische Veränderungen können einen zukünftigen Bedarf begründen, obwohl in den historischen Daten noch keine entsprechende Beschaffung erscheint. Die Bedarfsabgrenzung muss deshalb Vergangenheit und erkennbare Zukunft gemeinsam betrachten.
Besteht ein Auftraggeber aus mehreren Organisationseinheiten, betrachtet er grundsätzlich den für die Beschaffung relevanten Gesamtbedarf. Eine Organisationseinheit kann gesondert betrachtet werden, wenn sie selbstständig für ihre Auftragsvergabe oder bestimmte Kategorien ihrer Auftragsvergabe zuständig ist. Eine bloße Zuordnung von Budgets, Bestellungen oder Kostenstellen reicht dafür nicht aus.
Sind mehrere öffentliche Auftraggeber zur Nutzung derselben URV vorgesehen, muss die Prognose die Bedarfe aller einbezogenen Auftraggeber prüfen. Die Berechnung sollte erkennen lassen, welche Stellen berücksichtigt wurden und auf welcher Datenbasis ihre Bedarfe ermittelt wurden. Besonders bei einer Kombination aus zentralen und dezentralen Datenbeständen muss der Auftraggeber prüfen, ob dieselben Beschaffungen mehrfach enthalten sind.
Der in der Auftragswertschätzung berücksichtigte Kreis der Auftraggeber muss mit dem für die spätere Nutzung der Rahmenvereinbarung vorgesehenen Nutzerkreis übereinstimmen. Nach § 21 Abs. 2 VgV dürfen Einzelaufträge auf Grundlage der Rahmenvereinbarung nur von öffentlichen Auftraggebern erteilt werden, die in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung genannt sind. Alle für die spätere Nutzung vorgesehenen Auftraggeber werden deshalb in der Bedarfsprognose berücksichtigt. Wird für einen vorgesehenen Auftraggeber kein Bedarf erwartet, kann dies mit einem Wert von null dokumentiert werden.
Nicht jede beteiligte Stelle muss ihren zukünftigen Bedarf auf Ebene einzelner Leistungen exakt voraussagen können. Bei weit gefassten oder projektabhängigen Rahmenvereinbarungen wäre eine solche Abfrage häufig nur scheinbar genauer. Dann können übergeordnete historische Daten, organisatorische Kapazitäten, konkrete Planungen oder andere geeignete Prognosegrößen die bessere Grundlage sein. Entscheidend ist die Belastbarkeit der Information und nicht die Zahl der abgefragten Einzelpositionen.
Nicht jeder Bedarf innerhalb des Leistungsrahmens wird voraussichtlich über die URV gedeckt. Bestehende Rahmenvereinbarungen, zentrale Beschaffungsinstrumente, bereits geschlossene Verträge oder konkret geplante Einzelvergaben können dazu führen, dass Teile des Gesamtbedarfs außerhalb der URV beschafft werden. Solche Beschaffungswege müssen in der Prognose berücksichtigt werden.
Eine Herausnahme sollte auf einer tatsächlichen Beschaffungsplanung beruhen. Es reicht nicht, einen Bedarf lediglich als möglicherweise separat zu vergeben zu kennzeichnen, wenn dafür keine konkrete Grundlage besteht. Gleiches gilt für besonders große oder strategisch wichtige Beschaffungen. Ihre Größe allein bedeutet nicht, dass sie bei der URV-Prognose unberücksichtigt bleiben dürfen.
Die Berechnung sollte deshalb eine nachvollziehbare Verbindung vom prognostizierten Gesamtbedarf innerhalb des Leistungsrahmens zum danach verbleibenden Bedarf herstellen. Der Auftraggeber ermittelt zunächst den Gesamtbedarfswert des jeweiligen Bedarfsblocks und Jahres. Davon zieht er den Wert der Bedarfe ab, die konkret anderweitig gedeckt oder separat beschafft werden sollen. Der verbleibende Bedarfswert bildet anschließend die Grundlage für die Ermittlung der erwarteten URV-Nutzung.
Der Wert der anderweitig gedeckten oder separat zu beschaffenden Bedarfe muss dabei auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis und demselben Preisstand wie der prognostizierte Gesamtbedarfswert ermittelt werden. Maßgeblich ist der vergleichbare wirtschaftliche Wert des betreffenden Bedarfs. Ein abweichender Gesamtpreis eines anderen Beschaffungswegs, der beispielsweise eine eigene Handels-, Vermittlungs- oder Verwaltungsvergütung enthält, darf nicht ungeprüft vom auf Lieferantenwertbasis ermittelten Gesamtbedarf abgezogen werden.
Diese Abgrenzung ist von einem echten Wegfall des Bedarfs zu unterscheiden. Ein wegfallender Bedarf wird zukünftig nicht mehr benötigt und deshalb bereits bei der allgemeinen Bedarfsprognose herausgerechnet. Ein anderweitig gedeckter Bedarf besteht dagegen weiterhin, soll aber über einen anderen Beschaffungsweg gedeckt werden. Das neutrale Berechnungsschema bildet diese beiden Sachverhalte deshalb mit getrennten Rechengrößen ab.
Die Abgrenzung erfolgt vor der Ermittlung des URV-Nutzungsanteils. Ein Bedarf, der bereits wegen einer bestehenden Rahmenvereinbarung oder einer konkret geplanten separaten Beschaffung aus dem verbleibenden Bedarf herausgenommen wurde, darf nicht aus demselben Grund später noch einmal über einen niedrigeren Nutzungsanteil reduziert werden. Ändert sich die Beschaffungsplanung vor Einleitung des Vergabeverfahrens wesentlich, muss der Auftraggeber die betroffenen Werte aktualisieren.
Die URV begründet weder eine Mindestabnahme noch eine ausschließliche Beschaffungspflicht. Der Auftraggeber kann auch während ihrer Laufzeit andere geeignete Beschaffungswege nutzen. Deshalb wäre es regelmäßig falsch, automatisch den gesamten nach Kapitel 5.3 verbleibenden Bedarf als über die URV abzuwickelnden Bedarf anzusetzen.
Für jeden wirtschaftlich sinnvollen Bedarfsblock prüft der Auftraggeber deshalb, welcher Anteil des nach den vorgelagerten Abgrenzungen verbleibenden Bedarfs voraussichtlich über die URV abgewickelt wird. Der Nutzungsanteil bildet nur die noch nicht anderweitig berücksichtigte erwartete Nutzung der URV ab. Bedarfe, die bereits wegen bestehender Beschaffungsinstrumente, laufender Verträge oder konkret geplanter separater Vergaben herausgerechnet wurden, dürfen den Nutzungsanteil nicht ein zweites Mal verringern.
Für die verbleibende Nutzung können beispielsweise praktische Beschaffungsabläufe, bisherige Nutzungsmuster vergleichbarer Instrumente, die Art des Bedarfs oder die Eignung der URV für unterschiedliche Beschaffungssituationen berücksichtigt werden. Ein pauschaler Abschlag allein mit der Begründung, die URV sei nicht exklusiv, reicht nicht aus.
Der erwartete Nutzungsanteil kann zwischen Bedarfsblöcken und Jahren unterschiedlich sein. Ein noch laufender Altvertrag kann beispielsweise bereits bei der vorgelagerten Bedarfsabgrenzung berücksichtigt werden und dazu führen, dass in einem frühen Jahr weniger Bedarf für die URV verbleibt. Der Nutzungsanteil beantwortet anschließend nur noch die Frage, welcher Teil dieses verbleibenden Bedarfs voraussichtlich tatsächlich über die URV abgewickelt wird.
Ein Nutzungsanteil von null ist ein fachliches Ergebnis und kein Platzhalter für eine fehlende Prüfung. Die Berechnungsunterlagen sollten deshalb zwischen "kein erwarteter URV-Bedarf" und "noch nicht bewertet" unterscheiden. Bei vorgesehenen Verlängerungszeiträumen beschreibt der Nutzungsanteil die erwartete URV-Nutzung innerhalb dieses Zeitraums. Er ist kein Wahrscheinlichkeitsfaktor für die Frage, ob die vorgesehene Verlängerungsoption später tatsächlich ausgeübt wird.
Historische Beschaffungsdaten bilden bei wiederkehrenden Leistungen häufig den besten Ausgangspunkt. § 3 Abs. 10 VgV erkennt tatsächliche Werte früherer aufeinanderfolgender Aufträge ausdrücklich als mögliche Grundlage für die Schätzung regelmäßig wiederkehrender Liefer- und Dienstleistungen an. Vergangene Werte dürfen jedoch nicht mechanisch in die Zukunft fortgeschrieben werden. Erwartete Änderungen bei Mengen und Kosten müssen in die Prognose einfließen.
Für die URV ist häufig ein Referenzzeitraum von zwei bis drei vollständigen Jahren sinnvoll, wenn dafür aussagekräftige Daten vorliegen. Diese Zeitspanne ist keine gesetzliche Vorgabe. Ein kürzerer Zeitraum kann geeigneter sein, wenn sich der Bedarf oder die Organisation grundlegend verändert hat. Ein längerer Zeitraum kann sinnvoll werden, wenn seltene, aber wiederkehrende Beschaffungen sonst in der Datenbasis nicht sichtbar wären.
Die historische Datenbasis soll den sachlich relevanten Gesamtbedarf möglichst unabhängig davon erfassen, über welchen Beschaffungsweg er in der Vergangenheit gedeckt wurde. Beschaffungen über bestehende Rahmenvereinbarungen, Einzelvergaben, zentrale Instrumente oder andere Wege gehören deshalb grundsätzlich in die historische Betrachtung, soweit sie dem zukünftigen Leistungsrahmen sachlich zuzuordnen sind. Fehlen einzelne Beschaffungswege in den verfügbaren Daten, ergänzt der Auftraggeber diese soweit möglich oder korrigiert den Ausgangswert auf einer nachvollziehbaren Grundlage. Die spätere Abgrenzung zukünftiger anderer Beschaffungswege erfolgt erst in einem eigenen Schritt.
Die historischen Daten sollten mindestens erkennen lassen, wann eine Beschaffung stattgefunden hat, welche Leistung beschafft wurde, welcher Nettowert angefallen ist und welcher Organisationseinheit sie zugeordnet war. Soweit verfügbar, helfen außerdem Mengen, Vertragslaufzeiten, Einheitspreise, Beschaffungswege und Angaben zu Optionen. Für die spätere Prognose ist zusätzlich wichtig, ob ein Vorgang regelmäßig, einmalig oder außergewöhnlich war und ob mit einem vergleichbaren Bedarf in Zukunft erneut zu rechnen ist.
Vor Beginn der Prognose prüft der Auftraggeber die Datenqualität. Fehlende Werte, uneinheitliche Leistungsbezeichnungen oder unterschiedliche Buchungslogiken sind bei größeren Datenbeständen nicht ungewöhnlich. Sie müssen nicht vollständig beseitigt werden, bevor eine Prognose möglich ist. Der Auftraggeber muss aber wissen, welche Schwächen seine Daten haben, wie er damit umgeht und an welchen Stellen deshalb zusätzliche Annahmen erforderlich werden.
Die Auftragswertschätzung muss nicht für jede einzelne zukünftige Leistung und nicht für jeden späteren Leistungsabruf durchgeführt werden. Eine solche Detailtiefe wäre bei der URV häufig nur scheinbar genau. Stattdessen fasst der Auftraggeber wirtschaftlich vergleichbare Bedarfe zu Bedarfsblöcken zusammen.
Ein Bedarfsblock umfasst Leistungen, deren zukünftige Mengen und Preise nach ähnlichen wirtschaftlichen Regeln prognostiziert werden können. Maßgeblich ist deshalb nicht allein die formale Leistungskategorie. Mehrere Leistungskategorien können in einem Bedarfsblock gemeinsam prognostiziert werden, wenn sie denselben wirtschaftlichen Treibern folgen. Umgekehrt kann es innerhalb einer Leistungskategorie sinnvoll sein, mehrere Bedarfsblöcke zu bilden, wenn sich Mengen-, Preis- oder Nutzungsentwicklung deutlich unterscheiden.
Der Bedarfsblock ist ausschließlich eine Recheneinheit der Auftragswertschätzung. Er verändert weder den Leistungsrahmen noch die dort vorgesehene Zuordnung konkreter Leistungen zu den Leistungskategorien. Die in der URV vorgesehene eindeutige Zuordnung einer konkreten Katalogleistung zu genau einer Leistungskategorie bleibt davon unberührt.
Jeder Bedarfsblock muss auf den Leistungsrahmen zurückgeführt werden können. Die Schätzlogik darf nicht dazu führen, dass wirtschaftlich ähnliche, aber außerhalb des Leistungsrahmens liegende Leistungen in die URV-Prognose einfließen. Die Zahl der Bedarfsblöcke sollte so groß wie nötig und so klein wie möglich sein. Ein Block ist zu grob, wenn er wesentliche wirtschaftliche Unterschiede verdeckt. Er ist zu fein, wenn zusätzliche Gruppen keinen erkennbaren Informationsgewinn bringen.
Historische Werte müssen vor ihrer Fortschreibung wirtschaftlich vergleichbar gemacht werden. Preisänderungen, Mengenverschiebungen, organisatorische Veränderungen oder ungewöhnliche Beschaffungswege können dazu führen, dass ein roher historischer Gesamtwert kein geeigneter Ausgangswert ist. Die Bereinigung soll solche Effekte sichtbar machen und auf eine gemeinsame Berechnungsbasis bringen. Sie dient nicht dazu, historische Daten nachträglich an ein gewünschtes Ergebnis anzupassen.
Einmalige Ausreißer werden nicht automatisch gelöscht. Ein außergewöhnlich großer Beschaffungsvorgang kann ein echter, selten auftretender Bedarf sein und deshalb für einen mehrjährigen Prognosezeitraum relevant bleiben. Umgekehrt kann ein hoher historischer Wert auf ein abgeschlossenes Sonderprojekt zurückgehen, für das während der URV-Laufzeit kein vergleichbarer Bedarf mehr erwartet wird. Entscheidend ist deshalb nicht die statistische Auffälligkeit, sondern die wirtschaftliche Bedeutung für die Zukunft.
Auch die zeitliche Bezugsbasis der Ausgangsdaten muss klar sein. Der historische Basiswert kann beispielsweise aus einem einzelnen Referenzjahr oder aus dem bereinigten Durchschnitt mehrerer Jahre entstehen. Für diesen Basiswert legt der Auftraggeber eine Bezugsperiode und einen Preisstand fest. Die spätere reale Bedarfsentwicklung bezieht sich auf die in diesem Wert enthaltene Bedarfsbasis. Die spätere Preisentwicklung bezieht sich auf den festgelegten Preisstand.
Besonders wichtig ist die Vergleichbarkeit mit dem späteren Einkaufspreis der URV. Hat der Auftraggeber eine Leistung bisher direkt beim eigentlichen Leistungserbringer beschafft, kann der historische Nettopreis häufig unmittelbar als Ausgangspunkt dienen. Wurde die Leistung bisher über einen Reseller, Distributor oder ein anderes Intermediärmodell bezogen, kann der historische Gesamtpreis bereits eine Handelsmarge oder andere Vergütungsbestandteile enthalten. Solche Bestandteile sollten nicht ungeprüft als zukünftiger Lieferanteneinkaufspreis fortgeschrieben und anschließend noch einmal mit dem URV-Handelsaufschlag belastet werden.
Der Auftraggeber bringt historische Beschaffungswerte deshalb soweit erforderlich auf eine wirtschaftliche Basis, die mit dem künftigen Einkaufspreis der URV vergleichbar ist. Das gilt unabhängig davon, über welchen Beschaffungsweg der betreffende Bedarf bisher gedeckt wurde. Auch Rabatte, Boni, Gutschriften und andere Preisvorteile müssen auf dieser gemeinsamen Basis behandelt werden. Sind solche Vorteile in historischen Istpreisen bereits enthalten, dürfen sie später nicht noch einmal als zusätzlicher Abschlag berücksichtigt werden. Ziel ist ein Ausgangswert, der den sachlich relevanten Gesamtbedarf des Bedarfsblocks auf einer einheitlichen, mit dem späteren URV-Einkaufspreis vergleichbaren Bewertungsbasis abbildet.
Eine historische Datenbasis bildet nur die Vergangenheit ab. Die Prognose muss deshalb zusätzlich bekannte Veränderungen berücksichtigen. Dazu gehören insbesondere neue Projekte, zusätzliche Aufgaben, auslaufende Verträge, geplante Organisationsänderungen, neue Standorte, veränderte Nutzerzahlen oder bereits absehbare Änderungen des Leistungsbedarfs.
Entfallende Bedarfe werden ebenfalls ausdrücklich berücksichtigt. Wird eine bisher regelmäßig beschaffte Leistung zukünftig überhaupt nicht mehr benötigt, darf ihr historischer Wert nicht einfach fortgeschrieben werden. Dieser echte Wegfall ist von einem weiterhin bestehenden Bedarf zu unterscheiden, der lediglich über einen anderen Beschaffungsweg gedeckt werden soll. Letzterer wird nicht als Wegfall behandelt, sondern erst bei der Abgrenzung nach Kapitel 5.3 berücksichtigt.
Neue Bedarfe ohne historische Vergleichswerte werden nicht mit null angesetzt. Ihre Schätzung kann auf konkreten Projektplanungen, Mengenannahmen, vergleichbaren Leistungen anderer Bereiche, Marktpreisen oder fachlichen Erfahrungswerten beruhen. Je schwächer die Datengrundlage ist und je größer der wirtschaftliche Einfluss auf das Gesamtergebnis wird, desto wichtiger sind eine klare Begründung und eine spätere Sensitivitätsprüfung.
Außergewöhnliche historische Bedarfe benötigen eine eigene fachliche Einordnung. Die zentrale Frage lautet nicht, ob ein Vorgang statistisch auffällig war, sondern ob während der zukünftigen Laufzeit ein wirtschaftlich vergleichbarer Bedarf erneut auftreten kann. Erst diese Bewertung entscheidet darüber, ob und in welcher Form der historische Vorgang in die Prognose eingeht.
Die Prognose umfasst die gesamte für die URV vorgesehene mögliche Laufzeit. Sind Verlängerungsoptionen Bestandteil der Ausschreibung, berücksichtigt der Auftraggeber auch die entsprechenden Verlängerungszeiträume. Er gewichtet diese Zeiträume bei der Auftragswertschätzung nicht mit einer angenommenen Wahrscheinlichkeit ihrer späteren Ausübung. Die Verlängerungsmöglichkeit wird bereits mit der ursprünglichen Vergabe geschaffen und muss deshalb in der Schätzung berücksichtigt werden.
Die Methodik setzt eine vergaberechtlich zulässige Laufzeit voraus. Für Rahmenvereinbarungen nach den allgemeinen Vorschriften der VgV gilt gemäß § 21 Abs. 6 VgV grundsätzlich eine Höchstlaufzeit von vier Jahren, sofern kein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vorliegt. Gesetzliche Sonderregelungen für bestimmte Beschaffungsgegenstände bleiben unberührt. So dürfen Rahmenvereinbarungen über soziale und andere besondere Dienstleistungen nach § 65 Abs. 2 VgV grundsätzlich bis zu acht Jahre laufen.
Die Bedarfe sollten grundsätzlich für jedes Jahr der möglichen Rahmenlaufzeit getrennt prognostiziert werden. Eine einfache Multiplikation eines Jahreswerts mit der Zahl der Jahre kann ausreichen, wenn Mengen, Preise, organisatorische Bedingungen und URV-Nutzung voraussichtlich weitgehend konstant bleiben. Bei einer mehrjährigen und breit angelegten URV wird das aber nicht für jeden Bedarfsblock gelten.
Verlängerungsjahre werden deshalb wie andere Jahre in der Berechnung ausgewiesen. Für sie können eigene Mengen-, Preis- und Nutzungsannahmen gelten. Der für ein Verlängerungsjahr verwendete Nutzungsanteil beschreibt, welcher Anteil des dort prognostizierten Bedarfs bei Nutzung dieses Verlängerungszeitraums über die URV abgewickelt werden soll. Er reduziert den ermittelten Wert nicht um eine geschätzte Wahrscheinlichkeit, dass der Auftraggeber die Verlängerungsoption später tatsächlich ausübt.
Die Prognose eines Verlängerungszeitraums bedeutet nicht, dass der Auftraggeber die Verlängerungsoption später ausüben muss. Sie bildet lediglich den wirtschaftlichen Umfang der mit der ursprünglichen Vergabe eröffneten Möglichkeit ab. Deshalb schafft die spätere Ausübung einer bereits vorgesehenen Verlängerung auch keinen neuen Höchstwert.
Die zukünftige Bedarfsentwicklung wird soweit möglich getrennt von der Preisentwicklung betrachtet. Ein höherer zukünftiger Beschaffungswert kann darauf beruhen, dass mehr Leistungen benötigt werden, dass dieselbe Menge teurer wird oder dass beide Effekte zusammenwirken. Trennt der Auftraggeber diese Ursachen, kann er die Prognose später besser prüfen und aktualisieren.
Der Mengen- oder Bedarfsfaktor bildet deshalb nur die reale, preisbereinigte Entwicklung des Bedarfs ab. Preissteigerungen oder Preissenkungen gehören in die Preisentwicklung und nicht zusätzlich in den Bedarfsfaktor. Das gilt auch dann, wenn der historische Ausgangswert ein Geldbetrag ist. Wird aus steigenden historischen Ausgaben auf eine Bedarfssteigerung geschlossen, muss zuvor geklärt werden, welcher Teil dieser Veränderung auf Preise und welcher Teil tatsächlich auf einen veränderten Bedarf zurückgeht.
Mengenänderungen können sich aus Wachstum, sinkenden Nutzerzahlen, neuen Aufgaben, organisatorischen Veränderungen, höherer Standardisierung oder veränderten Beschaffungsgewohnheiten ergeben. Nicht jeder Bedarfsblock benötigt dafür einen eigenen komplexen Mengenfaktor. Wenn keine belastbare Veränderung erkennbar ist, kann ein stabiler realer Bedarf die sachgerechteste Annahme sein.
Bei manchen Dienstleistungen lässt sich die reale Bedarfsentwicklung nicht sinnvoll von der Preisentwicklung trennen. In diesem Fall sollte der Auftraggeber keine künstliche Zerlegung in einen Mengenfaktor und einen Preisfaktor vornehmen. Er kann den zukünftigen Bedarfswert stattdessen mit einer anderen geeigneten Prognosemethode unmittelbar bestimmen. Die Methode soll die verfügbaren Informationen sachgerecht abbilden und keine Trennschärfe vortäuschen, die die Daten nicht hergeben.
Nicht alle Bedarfe der URV lassen sich mit derselben Methode sinnvoll schätzen. Die Methodik erlaubt deshalb unterschiedliche Prognoseansätze innerhalb einer Gesamtberechnung. Jeder Bedarfsblock folgt einer nachvollziehbaren Methode, und die Ergebnisse werden anschließend auf derselben wirtschaftlichen Basis zusammengeführt.
Bei regelmäßig wiederkehrenden Bedarfen kann der Auftraggeber einen bereinigten historischen Jahreswert fortschreiben. Bei verbrauchsabhängigen Leistungen bietet sich häufig eine Berechnung aus erwarteter Menge und erwartetem Einheitspreis an. Ein bereits geplantes Einzelprojekt kann unmittelbar mit seinem erwarteten Nettowert angesetzt werden. Für neue oder stark projektabhängige Bedarfe können Vergleichsfälle, erwartete Projektzahlen, Größenklassen oder andere sachgerechte Bezugsgrößen verwendet werden.
Auch Kombinationen sind möglich. Ein Bedarfsblock kann beispielsweise aus einem stabilen wiederkehrenden Grundbedarf und einem zusätzlichen konkret geplanten Projekt bestehen. In diesem Fall ermittelt der Auftraggeber beide Bestandteile getrennt und führt sie anschließend zusammen. Dadurch bleibt sichtbar, welcher Teil des Prognosewerts auf einer historischen Fortschreibung und welcher Teil auf einer konkreten Zukunftsplanung beruht.
Die gewählte Methode sollte sich aus der Datenlage ergeben. Ein komplexeres Modell ist nicht automatisch genauer. Wo belastbare historische Jahreswerte vorliegen und keine wesentlichen Veränderungen erkennbar sind, kann eine einfache Fortschreibung die bessere Prognose sein als ein detailliertes Modell mit vielen schwach belegten Einzelannahmen.
Ein auf der URV beruhender Leistungsabruf muss während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung vergeben werden. Seine eigene Laufzeit und die Leistungserbringung müssen dagegen nicht mit dem Ende der Rahmenvereinbarung zusammenfallen. Ein während der Laufzeit wirksam geschlossener Leistungsabruf kann deshalb Leistungen enthalten, die erst nach dem Ende der Rahmenvereinbarung erbracht oder abgerechnet werden. Eine über die Rahmenvereinbarung hinausreichende Laufzeit des Leistungsabrufs muss durch seinen Gegenstand und seine Durchführung sachlich gerechtfertigt sein.
Das kann auch für eine Option gelten, die bereits klar und eindeutig Bestandteil eines während der Laufzeit vergebenen Leistungsabrufs ist. Ihre spätere Ausübung begründet dann nicht erst nach Ende der Rahmenvereinbarung einen neuen Leistungsabruf, sondern erfolgt innerhalb des bereits vergebenen Vertrags. Voraussetzung bleibt, dass die Option in den ursprünglichen Vertragsbedingungen hinreichend bestimmt vorgesehen ist und ihr wirtschaftlicher Wert bei der Auftragswertschätzung und beim Höchstwert berücksichtigt wurde. Die vergaberechtlichen Grenzen für Vertragsänderungen bleiben unberührt.
Für die Auftragswertschätzung darf der wirtschaftliche Wert eines solchen Nachlaufs nicht verloren gehen. Der Auftraggeber kann den vollständigen Wert eines erwarteten Leistungsabrufs dem Zeitraum seines Abschlusses zuordnen. Er kann die wirtschaftlichen Werte auch über die tatsächlichen Leistungsjahre verteilen und einen nach Ende der Rahmenvereinbarung liegenden Anteil gesondert erfassen. Beide Vorgehensweisen sind möglich, solange sie zum vollständigen Gesamtwert der geplanten Leistungsabrufe führen.
Ist der vollständige Wert eines mehrjährigen Leistungsabrufs bereits in der Bedarfsprognose enthalten, braucht der nach dem Ende der Rahmenvereinbarung liegende Anteil keine zweite Prognoseposition. Wird dagegen nur der innerhalb der Rahmenlaufzeit liegende Bedarf erfasst, muss der wirtschaftliche Nachlauf ergänzt werden. Das neutrale Berechnungsschema in Kapitel 14 ordnet einen gesonderten Nachlaufwert dem Jahr zu, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird. Diese rechnerische Zuordnung bestimmt nicht den für die Bewertung des Nachlaufs maßgeblichen Preisstand. Der Nachlauf wird anhand der für die tatsächlichen Leistungszeiträume prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln bewertet. Andere technische Darstellungen bleiben möglich, wenn sie den vollständigen wirtschaftlichen Wert eindeutig und ohne Mehrfachansatz erfassen.
Soweit ein nach Ende der Rahmenvereinbarung liegender Wert zugleich auf einer vorgesehenen Option des Leistungsabrufs beruht, wird er im neutralen Berechnungsschema als Optionswert behandelt. Er wird nicht zusätzlich als Nachlaufwert angesetzt. Der gesonderte Nachlauf erfasst nur wirtschaftliche Werte, die nicht bereits über eine Option oder einen anderen Bestandteil der Bedarfsprognose berücksichtigt sind.
Die URV verwendet den tatsächlichen Einkaufspreis des Auftragnehmers als Grundlage des späteren Abrufpreises. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung stehen die Lieferanten und ihre zukünftigen Preise jedoch häufig noch nicht fest. Für die Auftragswertschätzung genügt deshalb eine belastbare Prognose der voraussichtlichen Einkaufspreise. Ein konkreter zukünftiger Lieferant muss dafür nicht bekannt sein.
Bei Leistungen mit üblichen Marktpreisen können historische Preise, aktuelle Vergleichsangebote, Preislisten, bestehende Verträge oder Erkenntnisse aus einer Markterkundung herangezogen werden. Bei Leistungen mit festen Einheitspreisen verbindet der Auftraggeber den erwarteten Preis mit der prognostizierten Menge. Bei Stunden-, Verbrauchs- oder anderen variablen Modellen prognostiziert er die jeweils maßgeblichen Mengen- und Preiskomponenten getrennt.
Die Preisannahme muss dem wirtschaftlichen Inhalt des späteren Einkaufspreises entsprechen. Sie soll den Betrag abbilden, den der URV-Auftragnehmer voraussichtlich für die jeweilige Lieferantenleistung aufwenden muss. Eine bereits in historischen Vergleichspreisen enthaltene Vergütung eines früheren Zwischenhändlers darf deshalb nicht ungeprüft Bestandteil dieser Prognose bleiben. Die eigene Vergütung des künftigen URV-Auftragnehmers wird erst über den Handelsaufschlag hinzugefügt.
Bei sehr heterogenen Bedarfsblöcken kann ein einziger Durchschnittspreis zu grob sein. Dann können Preisgruppen oder andere sinnvolle Unterteilungen die Prognose verbessern. Die zusätzliche Differenzierung ist aber nur sinnvoll, wenn die dafür erforderlichen Daten belastbar genug sind und das Ergebnis dadurch tatsächlich genauer wird.
Bei mehrjährigen Rahmenvereinbarungen können heutige Preise nicht ohne Prüfung für die gesamte Laufzeit fortgeschrieben werden. Für jeden Bedarfsblock ist deshalb zu prüfen, ob und in welchem Umfang Preisänderungen zu erwarten sind. Dabei sollte der Auftraggeber möglichst eine Preisentwicklung verwenden, die zum jeweiligen Markt oder zur jeweiligen Leistungsart passt.
Ein geeigneter Branchen- oder Leistungsindex kann eine bessere Grundlage sein als eine allgemeine Inflationsannahme. Gibt es keinen passenden Index, können Marktprognosen, bestehende Preisgleitklauseln, aktuelle Angebotsentwicklungen oder dokumentierte Erfahrungswerte herangezogen werden. Der Auftraggeber muss nicht für jeden Bedarfsblock eine eigene volkswirtschaftliche Prognose entwickeln.
Der Preisfaktor bildet ausschließlich die Veränderung des Preisniveaus ab. Reale Veränderungen der benötigten Menge oder des sonstigen Bedarfs gehören in die Bedarfsprognose. Diese Trennung erleichtert die spätere Prüfung, weil ein veränderter Gesamtwert auf seine wirtschaftlichen Ursachen zurückgeführt werden kann.
Bei stark schwankenden Märkten sollte die Prognose keine Genauigkeit vortäuschen, die tatsächlich nicht erreichbar ist. Der Auftraggeber verwendet einen bestmöglich begründeten Preiswert für die eigentliche Berechnung und untersucht wirtschaftlich relevante Abweichungen anschließend in der Sensitivitätsanalyse. Auf diese Weise bleibt die Unsicherheit sichtbar, ohne den Ausgangswert vorsorglich auf ein extremes Preisniveau anzuheben.
Der Einkaufspreis umfasst nach dem URV-Modell den Nettobetrag, den der URV-Auftragnehmer dem Lieferanten für die beschaffte Leistung tatsächlich schuldet. Wirtschaftlich zugehörige Nebenkosten des Lieferanten gehören deshalb in die Preisprognose, wenn sie voraussichtlich anfallen. Dazu können je nach Leistung beispielsweise Versand-, Reise-, Lizenz- oder andere leistungsbezogene Nebenkosten gehören.
Rabatte, Boni, Gutschriften und andere wirtschaftliche Vorteile werden entsprechend der URV-Systematik an den öffentlichen Auftraggeber weitergegeben. Soweit solche Vorteile bei der Prognose des effektiven Einkaufspreises belastbar erwartet werden können, können sie berücksichtigt werden. Rein hypothetische spätere Vorteile sollten den geschätzten Auftragswert dagegen nicht verringern.
Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn historische Preise bereits nach Abzug von Rabatten oder Gutschriften erfasst wurden. Dann ist der effektive historische Preis bereits die relevante Ausgangsgröße. Umgekehrt können historische Listenpreise korrigiert werden, wenn tatsächlich regelmäßig niedrigere effektive Preise gezahlt wurden und eine vergleichbare Preisstruktur auch künftig zu erwarten ist.
Eigene Verwaltungs-, System- oder Abwicklungskosten des URV-Auftragnehmers werden nicht zusätzlich zum Einkaufspreis angesetzt. Nach dem URV-Preismodell werden diese eigenen Leistungen durch den Handelsaufschlag vergütet. Die Trennung zwischen Einkaufspreis und Handelsaufschlag muss deshalb auch in der Auftragswertschätzung erhalten bleiben.
Der tatsächliche Handelsaufschlag steht erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens fest. Die Auftragswertschätzung wird jedoch vorher benötigt. Deshalb verwendet die Berechnung einen geschätzten Handelsaufschlag. Dieser Schätzaufschlag ist ausschließlich eine Prognosegröße und nicht mit dem später bezuschlagten Prozentsatz gleichzusetzen.
Der Schätzaufschlag sollte auf belastbaren Marktinformationen beruhen. Geeignet sind insbesondere Ergebnisse einer Markterkundung, Informationen zu vergleichbaren Geschäftsmodellen oder andere nachvollziehbare Erkenntnisse zu den Kosten und Margen eines URV-Auftragnehmers. Ein frei gewählter hoher Prozentsatz ist ebenso wenig sachgerecht wie die Annahme, der spätere Wettbewerb werde den Aufschlag automatisch auf einen vernachlässigbaren Wert reduzieren.
Für den geschätzten Auftragswert verwendet der Auftraggeber einen einzelnen bestmöglich begründeten Prozentsatz. Besteht über seine Höhe relevante Unsicherheit, untersucht er diese anschließend in der Sensitivitätsanalyse. Dadurch bleibt die eigentliche Schätzung auf einen konkreten Ausgangswert gestützt und die Unsicherheit wird getrennt sichtbar.
Der Handelsaufschlag wird auf den prognostizierten Einkaufswert angewendet. Dieser Einkaufswert fasst die für die Prognose relevanten Einkaufspreise der Lieferantenleistungen zusammen. Bei einem Schätzaufschlag h und einem Einkaufswert E ergibt sich der geschätzte URV-Wert grundsätzlich aus E × (1 + h).
Werden Lieferantenleistungen voraussichtlich in anderen Währungen eingekauft, führt der Auftraggeber sie vor der Aggregation in eine einheitliche Währung über. Für die URV wird der geschätzte Auftragswert zweckmäßig in Euro ausgewiesen. Die verwendeten Wechselkurse müssen auf einer nachvollziehbaren Grundlage beruhen. Der Auftraggeber dokumentiert deshalb den verwendeten Kurs, die Quelle und den maßgeblichen Stichtag oder Zeitraum.
Bei kleinen oder kurzfristigen Fremdwährungsanteilen kann ein aktueller Referenzkurs ausreichen. Bei hohen und längerfristigen Fremdwährungsrisiken kann eine eigene Annahme zur Wechselkursentwicklung sinnvoll sein. Wirtschaftlich wesentliche Abweichungen von dieser Annahme können anschließend in der Sensitivitätsanalyse untersucht werden.
Vor der Zusammenführung aller Bedarfsblöcke müssen sämtliche Werte auf derselben Währungs- und Nettobasis vorliegen. Ist eine erwartete Wechselkursentwicklung bereits Bestandteil des für einen Bedarfsblock verwendeten zukünftigen Preiswerts, braucht das Modell keinen zusätzlichen Wechselkursfaktor. Die Berechnung sollte erkennen lassen, wie der Euro-Wert zustande gekommen ist.
Die Auftragswertschätzung muss vorgesehene Optionen berücksichtigen. Bei der URV kann dies nicht nur die Laufzeit der Rahmenvereinbarung selbst betreffen. Auch spätere Leistungsabrufe können Optionen enthalten, wenn diese nach den Vertragsunterlagen zulässig und für die jeweilige Leistung vorgesehen sind.
Zunächst prognostiziert der Auftraggeber, welche Arten und welcher Umfang von Leistungsabrufen während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung zu erwarten sind. Enthalten diese prognostizierten Leistungsabrufe vorgesehene Optionen, wird deren vollständiger wirtschaftlicher Wert in die Auftragswertschätzung einbezogen. Der Optionswert wird nicht anschließend mit einer angenommenen Wahrscheinlichkeit seiner späteren Ausübung reduziert.
Bei einer aggregierten Bedarfsprognose kann der wirtschaftliche Bedarf einer solchen Option bereits im prognostizierten Gesamtbedarf enthalten sein. Dann ist keine weitere Hinzurechnung erforderlich. Eine gesonderte Optionsposition wird nur verwendet, wenn der Wert der Option in der bisherigen Bedarfsprognose noch nicht erfasst wurde. Das neutrale Berechnungsschema bildet genau diesen Fall über die Variable O ab.
Für den Optionswert sind die Preise oder Preisermittlungsregeln des Zeitraums maßgeblich, in dem die optionale Leistung voraussichtlich erbracht wird. Eine rein rechnerische Zuordnung des Optionswerts zu einem Jahr der Rahmenvereinbarung verändert diese Bewertungsgrundlage nicht. Erstreckt sich die optionale Leistung über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus, bleibt ihr Wert im neutralen Berechnungsschema Bestandteil des Optionswerts und wird nicht zusätzlich als Nachlaufwert erfasst.
Die Berücksichtigung einer Option in der Auftragswertschätzung ist von ihrer späteren Ausübung zu trennen. Die Schätzung betrachtet den vor der Ausschreibung anzusetzenden wirtschaftlichen Gesamtwert. Der Höchstwertverbrauch folgt später den Regeln der abgeschlossenen URV und dem maximalen Wert des jeweils geschlossenen Leistungsabrufs.
Bedarf, der bei der Auftragswertschätzung bereits erwartet wird, gehört grundsätzlich in die ursprüngliche Prognose. Er sollte nicht mit der Begründung ausgeblendet werden, dass ein späterer Leistungsabruf gegebenenfalls nachträglich erweitert werden könnte. Ist ein zusätzlicher Leistungsumfang bereits erkennbar und soll er im Rahmen des späteren Abrufs verfügbar sein, muss der Auftraggeber ihn in der Bedarfsprognose oder in einer dafür vorgesehenen Option berücksichtigen.
Davon zu unterscheiden sind Änderungen eines bereits geschlossenen Leistungsabrufs. Ihre vergaberechtliche Zulässigkeit richtet sich nach den einschlägigen Regeln für Vertragsänderungen, insbesondere § 132 GWB. Eine von Anfang an in den Vergabeunterlagen klar, genau und eindeutig vorgesehene Option kann nach § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB innerhalb der dort gezogenen Grenzen genutzt werden. Andere spätere Änderungsmöglichkeiten sind dagegen kein Ersatz für eine vollständige ursprüngliche Prognose und schaffen keine allgemeine Reserve für noch nicht berücksichtigten Bedarf.
Insbesondere darf die in § 132 GWB für bestimmte Änderungsfälle enthaltene Grenze von 50 Prozent nicht als pauschaler Zuschlag auf den geschätzten Auftragswert der URV verstanden werden. Die Grenze betrifft bestimmte spätere Änderungen aufgrund zusätzlicher Leistungen oder unvorhersehbarer Umstände. Sie besagt nicht, dass eine Rahmenvereinbarung bei ihrer Ausschreibung vorsorglich um 50 Prozent höher geschätzt werden darf oder muss.
Bestehen aufgrund der Art bestimmter Leistungsabrufe konkrete Anhaltspunkte für einen späteren zusätzlichen Bedarf, prüft der Auftraggeber zunächst, ob dieser Bedarf bereits prognostizierbar ist. Soweit das der Fall ist, gehört er in die reguläre Schätzung. Nur eine danach verbleibende Unsicherheit kann bei der Sensitivitätsanalyse und gegebenenfalls bei der späteren Festlegung des Höchstwerts eine Rolle spielen.
Eine mehrjährige URV kann Märkte erfassen, die sich während ihrer Laufzeit deutlich verändern. Neue Technologien, geänderte Lizenzmodelle, regulatorische Anforderungen, andere Arbeitsweisen oder organisatorische Umstellungen können den Bedarf oder die Preise beeinflussen. Der Auftraggeber berücksichtigt solche Entwicklungen, wenn sie zum Zeitpunkt der Schätzung hinreichend konkret erkennbar sind.
Die bloße Möglichkeit, dass sich ein Markt irgendwann verändern könnte, rechtfertigt keine zusätzliche Prognoseposition. Die Schätzung soll bekannte oder sachlich ableitbare Entwicklungen erfassen. Allgemeine Zukunftsunsicherheit gehört dagegen in die Bewertung der Prognosequalität und gegebenenfalls in die späteren Sensitivitäts- und Szenarioanalysen.
Strukturveränderungen können sowohl zu höheren als auch zu niedrigeren Werten führen. Eine neue technische Lösung kann zusätzlichen Beschaffungsbedarf schaffen, aber ebenso bisherige Leistungen ersetzen. Die Methode betrachtet deshalb nicht nur aufwärts gerichtete Risiken. Sie soll die aus heutiger Sicht plausibelste wirtschaftliche Entwicklung abbilden und besondere Strukturveränderungen dort einbeziehen, wo sie den zukünftigen Bedarf tatsächlich beeinflussen.
Unsicherheit ist bei einer URV normal. Die späteren Einzelbedarfe werden während der Laufzeit konkretisiert, und auch Preise, Nutzung und Projektentwicklung lassen sich über mehrere Jahre nicht vollständig vorhersagen. Die Methode versucht deshalb nicht, Unsicherheit künstlich zu beseitigen. Sie macht sichtbar, an welchen Stellen die Prognose besonders unsicher ist und welche wirtschaftlichen Auswirkungen daraus entstehen können.
Der Auftraggeber berücksichtigt eine konkrete Unsicherheit möglichst dort, wo sie entsteht. Eine unsichere reale Bedarfsentwicklung gehört in die Bedarfsannahme. Eine unsichere Preisentwicklung gehört in die Preisannahme. Eine unsichere Nutzung der URV gehört in den erwarteten Nutzungsanteil. Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum sich ein Wert verändert und welche Annahme später gegebenenfalls aktualisiert werden muss.
Ein allgemeiner Sicherheitszuschlag auf die gesamte Berechnung ist kein Standardbestandteil dieser Methodik. Verbleibt nach der Einzelbetrachtung eine wirtschaftlich relevante Restunsicherheit, untersucht der Auftraggeber sie zunächst in der Sensitivitäts- und Szenarioanalyse. Erst danach stellt sich die getrennte Frage, ob sie einen zusätzlichen Nutzungsspielraum beim Höchstwert rechtfertigt.
Bei Datenlücken kann eine vorsichtige Annahme sachgerecht sein. Auch sie braucht eine fachliche Begründung. Vorsichtig bedeutet nicht, automatisch den höchsten denkbaren Wert anzusetzen, sondern eine vertretbare Annahme zu wählen, die das erkennbare Risiko weder ausblendet noch ohne Grundlage überzeichnet.
Die einzelnen Prognosefaktoren müssen klar voneinander getrennt bleiben. Das gilt besonders für reale Bedarfsentwicklung, Preisentwicklung, neue Bedarfe, wegfallende Bedarfe, vorgelagerte Bedarfsabgrenzungen, URV-Nutzung, Optionen und strukturelle Veränderungen. Jeder wirtschaftliche Effekt soll nur einmal in die Berechnung eingehen.
Ein konkret geplantes zusätzliches Projekt darf beispielsweise nicht zugleich als neuer Bedarf und über einen allgemeinen Wachstumsfaktor berücksichtigt werden. Eine erwartete branchenspezifische Preissteigerung darf nicht zusätzlich im preisbereinigten Bedarfsfaktor enthalten sein. Ein bereits wegen einer anderen Beschaffung herausgerechneter Bedarf darf nicht noch einmal über den URV-Nutzungsanteil reduziert werden. Auch Options- oder Nachlaufwerte, die bereits im prognostizierten Bedarfswert enthalten sind, werden nicht gesondert hinzugerechnet. Ein Wert, der zugleich als vorgesehene Option und als zeitlicher Nachlauf eines Leistungsabrufs eingeordnet werden könnte, wird im neutralen Berechnungsschema ausschließlich als Optionswert berücksichtigt.
Dasselbe gilt für Unsicherheiten. Eine bereits bewusst vorsichtige Annahme sollte nicht ohne zusätzlichen Grund noch einmal durch einen pauschalen Risikoaufschlag erhöht werden. Auch ein späterer zusätzlicher Nutzungsspielraum des Höchstwerts soll nicht einfach alle bereits in der Prognose enthaltenen Vorsichtsannahmen wiederholen.
Die Dokumentation sollte deshalb bei jeder wesentlichen Anpassung erkennen lassen, welchen konkreten Sachverhalt sie abbildet. Diese einfache Regel verhindert einen großen Teil der typischen Fehler in mehrstufigen Prognosemodellen und erleichtert zugleich die spätere Aktualisierung der Berechnung.
Der Auftraggeber berechnet den erwarteten Einkaufswert grundsätzlich je Bedarfsblock und Jahr der Rahmenvereinbarung. Der Einkaufswert ist eine Rechengröße dieser Methodik. Er fasst die prognostizierten Einkaufspreise der Lieferantenleistungen zusammen, die dem jeweiligen Bedarfsblock und Jahr zugerechnet werden. Der vertraglich definierte Einkaufspreis einer konkreten Lieferantenleistung und der für die Prognose gebildete Einkaufswert bleiben damit begrifflich getrennt.
Zunächst ermittelt der Auftraggeber für den Bedarfsblock den prognostizierten Gesamtbedarfswert innerhalb des Leistungsrahmens. Je nach Prognosemethode kann dieser Wert aus einem historischen Basiswert, erwarteten Mengen und Einheitspreisen, konkreten zukünftigen Projekten oder einer anderen begründeten Berechnung entstehen. Bei einer wertbasierten historischen Fortschreibung kann der Auftraggeber mit einem bereinigten historischen Jahresbasiswert arbeiten. Dieser Basiswert soll den gesamten sachlich relevanten Bedarf des Bedarfsblocks unabhängig von seinem bisherigen Beschaffungsweg erfassen. Für ihn dokumentiert der Auftraggeber die zugrunde liegende Bezugsperiode und den Preisstand.
Den Basiswert passt der Auftraggeber an die reale Entwicklung des Bedarfs und an die Preisentwicklung an. Der Mengen- oder Bedarfsfaktor enthält nur die preisbereinigte Veränderung gegenüber der Bedarfsbasis des historischen Ausgangswerts. Der Preisfaktor enthält nur die Veränderung gegenüber dessen festgelegtem Preisstand. Neue, tatsächlich entfallende oder sonstige strukturell veränderte Bedarfe werden in diesem Schritt ebenfalls berücksichtigt.
Vom so ermittelten Gesamtbedarfswert zieht der Auftraggeber anschließend den Wert der Bedarfe ab, die konkret anderweitig gedeckt oder separat beschafft werden sollen. Diese Bedarfe werden auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis und demselben Preisstand wie der Gesamtbedarfswert bewertet. Daraus entsteht der verbleibende Bedarfswert. Diese gesonderte Rechenstufe verhindert, dass ein weiterhin bestehender, aber anderweitig beschaffter Bedarf mit einem tatsächlich wegfallenden Bedarf vermischt wird oder unterschiedliche Preisstufen miteinander verrechnet werden.
Auf den verbleibenden Bedarfswert wendet der Auftraggeber den erwarteten URV-Nutzungsanteil an. Dieser Nutzungsanteil berücksichtigt keine Bedarfe ein zweites Mal, die bereits in der vorherigen Stufe als anderweitig gedeckt oder separat zu beschaffen abgezogen wurden. Anschließend ergänzt der Auftraggeber nur solche Options- oder Nachlaufwerte, die bereits konkreten prognostizierten URV-Leistungsabrufen zugeordnet sind und in der bisherigen Bedarfsprognose noch nicht enthalten waren. Ein Wert, der sowohl einer vorgesehenen Option als auch dem zeitlichen Nachlauf eines Leistungsabrufs zugeordnet werden könnte, wird dabei ausschließlich als Optionswert berücksichtigt. Alle Werte dieser Berechnungsstufe beziehen sich auf Lieferantenleistungen vor Handelsaufschlag.
Im neutralen Berechnungsschema werden sowohl ein gesonderter Optionswert als auch ein gesonderter Nachlaufwert dem Jahr zugeordnet, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird. Diese rechnerische Zuordnung bestimmt nicht den für ihre wirtschaftliche Bewertung maßgeblichen Preisstand. Der Auftraggeber bewertet die betroffenen Leistungen anhand der für ihren tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeitraum prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln.
Nach der Einzelberechnung führt der Auftraggeber die erwarteten Einkaufswerte aller Bedarfsblöcke zusammen. Die Aggregation erfolgt grundsätzlich je Jahr. Dadurch bleiben unterschiedliche Entwicklungen während der Laufzeit sichtbar und können später leichter geprüft und aktualisiert werden.
Die Summe eines Jahres bildet den erwarteten Einkaufswert aller diesem Jahr zugerechneten URV-Leistungsabrufe einschließlich der einzubeziehenden Options- und Nachlaufwerte. Im neutralen Berechnungsschema werden gesondert erfasste Options- und Nachlaufwerte dem Jahr zugeordnet, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird. Dadurch können sämtliche Rechenperioden innerhalb der Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich ihrer Verlängerungszeiträume geführt werden. Die Bewertung dieser Werte richtet sich trotzdem nach den prognostizierten Preisen oder Preisermittlungsregeln der tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeiträume.
Vor der Zusammenführung müssen sämtliche Werte auf derselben Nettobasis und in derselben Währung vorliegen. Bedarfsblöcke mit unterschiedlichen Prognosemethoden können gemeinsam ausgewertet werden, sobald ihre Ergebnisse wirtschaftlich vergleichbar sind. Zusätzlich sollte die Berechnung Zwischensummen enthalten, die eine Plausibilisierung ermöglichen. Sinnvoll sind insbesondere der prognostizierte Gesamtbedarfswert, der Wert der anderweitig gedeckten oder separat zu beschaffenden Bedarfe, der verbleibende Bedarfswert, der Wert nach Anwendung der URV-Nutzung und der daraus abgeleitete Einkaufswert.
Die Aggregation darf wesentliche Unterschiede zwischen den Bedarfsblöcken nicht verdecken. Ein großer Gesamtwert kann aus vielen stabilen Einzelpositionen oder aus wenigen sehr unsicheren Positionen entstehen. Deshalb bleiben die einzelnen Bedarfsblöcke auch nach Bildung der Jahressummen Bestandteil der Berechnung und der späteren Qualitätsprüfung.
Auf den erwarteten Einkaufswert kommt der geschätzte Handelsaufschlag. Verwendet der Auftraggeber für die Auftragswertschätzung den Schätzaufschlag h, ergibt sich der geschätzte URV-Wert aus dem Einkaufswert zuzüglich dieses prozentualen Aufschlags. Der Aufschlag wird erst angewendet, nachdem alle einzubeziehenden Lieferantenwerte bestimmt wurden.
Der Schätzaufschlag wird einheitlich auf die prognostizierten Einkaufswerte angewendet, soweit das spätere Vergabemodell einen einheitlichen prozentualen Handelsaufschlag vorsieht. Andere eigene Leistungen des URV-Auftragnehmers werden nicht noch einmal separat hinzugerechnet, wenn sie nach den Vertragsbedingungen bereits mit diesem Handelsaufschlag abgegolten sind.
Für die Nachvollziehbarkeit sollte die Berechnung Einkaufswert, geschätzten Handelsaufschlag und daraus entstehenden Gesamtwert getrennt ausweisen. So lässt sich erkennen, welcher Teil des geschätzten Auftragswerts auf die eigentlichen Lieferantenleistungen und welcher Teil auf die Vergütung des URV-Auftragnehmers entfällt. Diese Trennung erleichtert außerdem die spätere Sensitivitätsanalyse des Schätzaufschlags.
Der geschätzte Auftragswert ergibt sich aus der Summe aller prognostizierten URV-Werte über die gesamte mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung. Alle vorgesehenen Verlängerungszeiträume gehören zum Prognosezeitraum. Die für diese Jahre nach derselben Methodik ermittelten Werte gehen ohne Wahrscheinlichkeitsabschlag für die spätere Ausübung der Verlängerungsoption in die Gesamtsumme ein.
Ein nach Ende der Rahmenvereinbarung liegender wirtschaftlicher Teil eines während ihrer Laufzeit zu vergebenden Leistungsabrufs wird ebenfalls berücksichtigt, soweit er nicht bereits im vollständigen Abruf- oder Bedarfswert enthalten ist. Das neutrale Berechnungsschema ordnet einen zusätzlich erforderlichen Nachlaufwert dem Jahr der voraussichtlichen Vergabe des Leistungsabrufs zu. Dadurch bleibt der vollständige wirtschaftliche Wert in der Schätzung enthalten, ohne zusätzliche Rechenjahre außerhalb der Rahmenlaufzeit anlegen zu müssen. Für die Bewertung des Nachlaufs bleiben jedoch die für die tatsächlichen Leistungszeiträume prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln maßgeblich.
Auch ein gesonderter Optionswert wird im neutralen Berechnungsschema dem Jahr der voraussichtlichen Vergabe des zugrunde liegenden Leistungsabrufs zugeordnet. Diese rechnerische Zuordnung ändert nicht den wirtschaftlichen Wert der Option. Maßgeblich bleiben die für den tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeitraum prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln.
Vor der abschließenden Summe prüft der Auftraggeber, ob alle einzubeziehenden Options-, Verlängerungs- und Nachlaufwerte erfasst sind und an welcher Stelle sie in die Berechnung eingehen. Soweit ihr wirtschaftlicher Wert bereits Bestandteil der Bedarfsprognose ist, erfolgt keine zusätzliche Hinzurechnung. Überschneiden sich ein gesonderter Optionswert und ein gesonderter Nachlaufwert, wird der überschneidende Betrag ausschließlich als Optionswert angesetzt. Der Nachlaufwert enthält nur den darüber hinausgehenden, noch nicht anderweitig erfassten wirtschaftlichen Nachlauf.
Anschließend addiert der Auftraggeber die geschätzten URV-Werte aller Bedarfsblöcke und Jahre. Das Ergebnis ist der geschätzte Auftragswert der URV. Dieser Wert wird noch nicht automatisch zum Höchstwert. Zunächst folgt die fachliche und rechnerische Prüfung der Schätzung.
Nach der Berechnung prüft der Auftraggeber zunächst, ob alle relevanten Bedarfe erfasst wurden. Dafür sollte sich der gesamte Rechenweg nachvollziehen lassen: vom prognostizierten Gesamtbedarf innerhalb des Leistungsrahmens über tatsächlich entfallende Bedarfe und andere Anpassungen, anderweitig gedeckte oder separat zu beschaffende Bedarfe und die erwartete URV-Nutzung bis zum Einkaufswert und zum Handelsaufschlag.
Die Vollständigkeitsprüfung bezieht auch den Leistungsrahmen ein. Für jeden wirtschaftlich relevanten Bereich muss erkennbar sein, ob ein Bedarf prognostiziert wurde, bewusst kein Bedarf erwartet wird oder der Bereich aus einem dokumentierten Grund nicht in die URV-Schätzung eingeht. Ein leeres Feld darf deshalb nicht zugleich "null" und "nicht geprüft" bedeuten.
Anschließend prüft der Auftraggeber die Größenordnung des Ergebnisses. Der geschätzte Auftragswert sollte in einem plausiblen Verhältnis zu bisherigen Beschaffungsvolumina, geplanten Projekten, organisatorischer Größe und verfügbaren Marktinformationen stehen. Größere Abweichungen können richtig sein, sollten sich aber aus den dokumentierten Veränderungen erklären lassen.
Diese Gegenprüfung kann Fehler erkennen, die in der eigentlichen Formel unsichtbar bleiben. Eine mathematisch korrekte Berechnung ist nicht belastbar, wenn beispielsweise ein großer Organisationsbereich fehlt, ein historischer Datenbestand nur einen Teil der Beschaffungen enthält oder ein wesentlicher zukünftiger Bedarf nicht erfasst wurde.
Danach prüft der Auftraggeber, ob einzelne Effekte mehrfach in die Berechnung eingegangen sind. Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Schnittstellen zwischen historischen Daten, realer Bedarfsentwicklung, Preisentwicklung, neuen und wegfallenden Bedarfen, anderweitig gedeckten Bedarfen, URV-Nutzung, Optionen und Nachlaufwerten. Auch die Zusammenführung verschiedener Datenquellen kann zu Doppelzählungen führen.
Typische Fehler sind ein konkret separat zu beschaffender Bedarf, der zunächst aus dem Gesamtbedarf herausgenommen und anschließend über einen niedrigeren Nutzungsanteil ein zweites Mal berücksichtigt wird, oder eine Preissteigerung, die sowohl im Bedarfsfaktor als auch im Preisfaktor enthalten ist. Weitere Fehlerquellen sind neue Projekte, die zusätzlich in einem allgemeinen Wachstumsfaktor stecken, Options- und Nachlaufwerte, die bereits im Bedarfswert enthalten sind und später erneut hinzugerechnet werden, oder ein optionaler Leistungsanteil nach Ende der Rahmenvereinbarung, der sowohl in O als auch in L angesetzt wird.
Die Berechnung muss außerdem einheitliche Einheiten und Bewertungsgrundlagen verwenden. Alle Geldwerte werden netto und vor der Aggregation in einer gemeinsamen Währung geführt. Werte, die unmittelbar miteinander verrechnet werden, müssen auf derselben wirtschaftlichen Preisbasis liegen. Prozent- und Faktorwerte müssen technisch konsistent verarbeitet werden. Zeiträume und die Zuordnung zu Grund- und Verlängerungsjahren müssen ebenfalls eindeutig sein.
Fachliche Entscheidungen wie ein Nutzungsanteil, eine reale Bedarfsentwicklung oder eine Preisannahme werden bewusst eingegeben und begründet. Mathematisch daraus folgende Werte sollte das Berechnungswerkzeug automatisch ableiten. Manuelle Überschreibungen berechneter Ergebnisse erschweren die Kontrolle und sollten vermieden werden.
Die Sensitivitätsanalyse zeigt, wie stark sich der geschätzte Auftragswert verändert, wenn eine einzelne wesentliche Annahme anders ausfällt. Sie dient nicht dazu, möglichst viele alternative Ergebnisse zu erzeugen. Der Auftraggeber untersucht vor allem Annahmen, die zugleich unsicher und wirtschaftlich relevant sind.
Bei der URV betrifft dies häufig den erwarteten Nutzungsanteil, die Preisentwicklung, den Schätzaufschlag oder einzelne große neue Bedarfe. Auch die reale Bedarfsentwicklung oder die geplante Abgrenzung größerer Beschaffungen kann wesentlich sein. Kleine oder sehr gut belegte Annahmen benötigen dagegen keine eigene Sensitivitätsrechnung, wenn ihre Veränderung den Gesamtwert kaum beeinflussen würde.
Für jede untersuchte Annahme wird neben dem verwendeten Wert mindestens eine sachlich plausible Alternative betrachtet. Andere unabhängige Annahmen bleiben zunächst unverändert. Wirtschaftlich abhängige Eingaben müssen dagegen konsistent mit verändert werden. Steigt beispielsweise die Zahl oder der Umfang der prognostizierten URV-Leistungsabrufe, sind davon abhängige Options- und Nachlaufwerte ebenfalls neu zu bestimmen.
Die Einbeziehung einer vorgesehenen Option oder eines vorgesehenen Verlängerungszeitraums als solche wird nicht mit einer Ausübungswahrscheinlichkeit variiert. Mengen-, Preis- oder Nutzungsannahmen innerhalb der entsprechenden Werte können dagegen Gegenstand einer Sensitivitätsanalyse sein. So lässt sich eine wirtschaftliche Unsicherheit untersuchen, ohne die Regeln zur Einbeziehung von Optionen und Verlängerungen aufzuheben.
Es gibt keinen allgemeinen Prozentsatz, ab dem eine Prognose als zu sensitiv gilt. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus wirtschaftlicher Auswirkung und Qualität der zugrunde liegenden Annahme. Eine starke Abhängigkeit von einer schlecht belegten Annahme ist ein Anlass, diese Annahme noch einmal zu prüfen und ihre Bedeutung bei der späteren Höchstwertfestlegung zu berücksichtigen.
Die Szenarioanalyse verbindet mehrere zusammenhängende Annahmen. Sie zeigt, wie sich der Gesamtwert bei einer in sich stimmigen alternativen Entwicklung verändern würde. Das ist besonders sinnvoll, wenn einzelne Variablen wirtschaftlich voneinander abhängen und eine isolierte Veränderung deshalb kein realistisches Bild erzeugen würde.
Neben der maßgeblichen Schätzung können beispielsweise ein niedrigeres und ein höheres plausibles Nutzungsszenario gebildet werden. Ein höheres Szenario kann eine stärkere URV-Nutzung mit einer höheren Preisentwicklung verbinden, wenn beide Entwicklungen sachlich zusammenpassen. Ändert sich dadurch der Umfang prognostizierter Leistungsabrufe, werden auch die damit verbundenen abhängigen Werte entsprechend angepasst.
Das obere Szenario ist nicht automatisch der geschätzte Auftragswert. Der geschätzte Auftragswert bleibt das Ergebnis der eigentlichen Schätzung. Die Szenarien zeigen, welche Abweichungen sich unter anderen plausiblen Annahmen ergeben könnten. Vorgesehene Optionen und Verlängerungszeiträume bleiben dabei Bestandteil der Berechnung; variiert werden die wirtschaftlichen Annahmen innerhalb dieser Werte.
Diese Information fließt anschließend in die Festlegung des Höchstwerts ein. Auch dort wird das obere Szenario nicht automatisch zum Höchstwert. Der Auftraggeber prüft vielmehr, welcher zusätzliche Nutzungsspielraum aufgrund der tatsächlich relevanten Unsicherheiten erforderlich und sachlich begründbar ist.
Vor dem Abschluss prüft der Auftraggeber die Berechnung noch einmal als Ganzes. Dabei geht es nicht nur um Formeln. Besonders wichtig sind die fachlichen Entscheidungen zur Bedarfsabgrenzung, zu größeren Ausschlüssen, zur Bildung der Bedarfsblöcke, zu wichtigen Zukunftsannahmen, zur erwarteten URV-Nutzung und zum geschätzten Handelsaufschlag.
Bei einer breiten oder wirtschaftlich bedeutenden URV kann zusätzlich eine zweite fachkundige Person die Berechnung prüfen. Das ist besonders sinnvoll, wenn große Teile des Ergebnisses auf Experteneinschätzungen beruhen, einzelne Ausschlüsse einen hohen Wert haben oder wenige unsichere Annahmen das Gesamtergebnis stark beeinflussen. Die Methodik begründet damit keinen eigenen formellen Freigabeprozess, sondern beschreibt eine mögliche zusätzliche Qualitätskontrolle.
Die fachliche Prüfung sollte auch sicherstellen, dass Berechnung und textliche Dokumentation denselben Stand wiedergeben. Eine häufige Fehlerquelle sind Berechnungsdateien, deren Annahmen während der Vorbereitung geändert wurden, während der Vergabevermerk oder andere Begründungen noch ältere Werte beschreiben. Berechnung, Herleitung und abschließende Dokumentation müssen deshalb zusammenpassen.
Ergibt die Prüfung einen materiellen Fehler oder eine nicht mehr tragfähige Annahme, korrigiert der Auftraggeber die Berechnung. Ein höherer Höchstwert ist kein Ersatz für eine fehlerhafte Auftragswertschätzung. Redaktionelle Perfektion der Arbeitsunterlagen ist dagegen nicht erforderlich. Entscheidend ist, dass die Schätzung sachlich verständlich und später nachvollziehbar bleibt.
Der geprüfte geschätzte Auftragswert bildet den Ausgangspunkt für die Festlegung des Höchstwerts. Der Auftraggeber setzt den Höchstwert nicht unabhängig von der zuvor ermittelten Schätzung fest. Dadurch bleibt erkennbar, welcher wirtschaftliche Gesamtwert nach den Schätzregeln angesetzt wurde und welcher zusätzliche Umfang gegebenenfalls nur als Nutzungsspielraum verfügbar sein soll.
Im nächsten Schritt prüft der Auftraggeber deshalb, ob der geschätzte Auftragswert selbst als Höchstwert ausreicht oder ob ein zusätzlicher Nutzungsspielraum sachlich gerechtfertigt ist. Der Höchstwert bleibt dabei an den ausgeschriebenen Leistungsrahmen gebunden. Ein höherer Wert erweitert nicht die Arten von Leistungen, die später über die URV beschafft werden dürfen.
Zunächst prüft der Auftraggeber, ob der geschätzte Auftragswert selbst als Höchstwert ausreicht. Das kann insbesondere dann sachgerecht sein, wenn die Prognose stabil ist und nur geringe plausible Aufwärtsabweichungen enthält. Ein zusätzlicher Abstand ist kein notwendiges Merkmal einer URV und sollte nicht routinemäßig angesetzt werden.
Ist zusätzlicher Nutzungsspielraum sinnvoll, leitet der Auftraggeber ihn aus konkreten Unsicherheiten her. Ausgangspunkt sind insbesondere die Ergebnisse der Sensitivitäts- und Szenarioanalyse. Relevante Faktoren können ein noch unsicherer URV-Nutzungsanteil, volatile Preise, schwer prognostizierbare Projektbedarfe oder erkennbare organisatorische Veränderungen sein.
Der zusätzliche Nutzungsspielraum soll plausible Abweichungen ermöglichen. Er soll nicht den theoretisch größtmöglichen Bedarf des gesamten Leistungsrahmens absichern. Eine solche Betrachtung würde die Funktion des Leistungsrahmens, des geschätzten Auftragswerts und des Höchstwerts miteinander vermischen.
Bereits in der Auftragswertschätzung enthaltene Optionen, Verlängerungsperioden, Preisentwicklungen oder neue Bedarfe begründen für sich genommen keinen zusätzlichen Aufschlag auf den Höchstwert. Maßgeblich ist die danach verbleibende plausible Aufwärtsunsicherheit. Der Auftraggeber muss deshalb auch nicht jede in der Sensitivitätsanalyse betrachtete Abweichung vollständig in den Höchstwert übernehmen.
Der Höchstwert kann in seiner einfachsten Form als Summe aus dem geschätzten Auftragswert und einem gegebenenfalls begründeten zusätzlichen Nutzungsspielraum dargestellt werden. Der zusätzliche Nutzungsspielraum kann null sein. Wird ein positiver Wert angesetzt, sollte die Berechnung erkennen lassen, aus welchen Unsicherheiten oder Szenarien der Auftraggeber ihn hergeleitet hat.
Der Auftraggeber addiert dabei nicht automatisch sämtliche oberen Einzelwerte der Sensitivitätsanalyse. Eine solche Addition würde häufig ein wirtschaftlich unrealistisches Szenario erzeugen, in dem alle Unsicherheiten gleichzeitig und vollständig nach oben ausschlagen. Stattdessen betrachtet er die plausiblen Abweichungen zusammen und bestimmt daraus einen sachgerechten maximalen Nutzungsumfang.
Der endgültige Höchstwert muss eindeutig dokumentiert und in den maßgeblichen Vergabeunterlagen ausgewiesen werden. Seine Herleitung bleibt Bestandteil der Unterlagen zur Auftragswertschätzung. Dadurch lässt sich später unterscheiden, welcher Wert aus der eigentlichen Schätzung stammt und welcher zusätzliche Umfang bewusst als Nutzungsspielraum vorgesehen wurde.
§ 8 VgV verlangt eine fortlaufende und nachvollziehbare Dokumentation des Vergabeverfahrens. Der Vergabevermerk muss unter anderem Gegenstand und Wert der Rahmenvereinbarung enthalten. Die Auftragswertschätzung sollte deshalb so dokumentiert werden, dass sich ihr Ergebnis und die wesentlichen Entscheidungen auch später nachvollziehen lassen.
Die konkrete Berechnungsunterlage sollte mehr enthalten als nur das Endergebnis. Sie sollte erkennen lassen, welche Organisationseinheiten und Bedarfe berücksichtigt wurden, welche historischen Daten verwendet wurden und wie die Zuordnung zu den Bedarfsblöcken erfolgt ist. Ebenso sollten wesentliche Ausschlüsse, Zukunftsannahmen, Preisannahmen, Nutzungsanteile und der geschätzte Handelsaufschlag dokumentiert sein.
Nicht jede Quelldatei muss in die eigentliche Berechnung kopiert werden. Die Berechnung kann auf Datenexporte, Vertragsübersichten, Marktinformationen, Angaben der Fachbereiche oder andere Nachweise verweisen. Diese Quellen sollten so bezeichnet sein, dass die verwendete Grundlage später wiedergefunden und dem damaligen Berechnungsstand zugeordnet werden kann.
Im Vergabevermerk genügt regelmäßig eine zusammenfassende Darstellung der Methode, der wesentlichen Annahmen und des Ergebnisses. Die detaillierte Berechnung kann als gesonderte Unterlage geführt werden. Entscheidend ist, dass Vergabevermerk, Berechnung und zugrunde liegende Nachweise denselben maßgeblichen Sachstand wiedergeben.
Eine breit angelegte URV wird selten über eine vollständig homogene Datenbasis verfügen. Fehlende Mengenangaben, unklare Leistungszuordnungen oder neue Bedarfe ohne historische Vergleichswerte sind deshalb kein Grund, auf eine strukturierte Schätzung zu verzichten. Die jeweilige Datenlücke muss aber sichtbar bleiben und darf nicht unbemerkt durch einen scheinbar exakten Zahlenwert verdeckt werden.
Bei fehlenden Daten dokumentiert der Auftraggeber, welche Information fehlt, welche Ersatzquelle er verwendet und warum diese Quelle geeignet erscheint. Das kann beispielsweise ein vergleichbarer Bedarfsblock, eine aktuelle Marktinformation oder eine fachliche Einschätzung sein. Den daraus abgeleiteten Wert kennzeichnet er als Annahme und behandelt ihn nicht wie einen gemessenen Istwert.
Experteneinschätzungen sind bei Zukunftsprognosen oft notwendig. Sie sollten möglichst konkret sein. Eine Aussage wie "der Bedarf steigt" ist für die Berechnung wenig hilfreich. Eine begründete Annahme zur erwarteten Mengenentwicklung, zum Umfang eines geplanten Projekts oder zum Zeitpunkt eines Vertragsendes kann dagegen unmittelbar verarbeitet und später überprüft werden.
Wo eine Datenlücke wirtschaftlich wesentlich ist, sollte ihre Auswirkung in der Sensitivitätsanalyse untersucht werden. Dadurch bleibt die Unsicherheit sichtbar und kann bei der Bewertung des Ergebnisses berücksichtigt werden. Fehlende Daten führen auf diese Weise nicht automatisch zu einem hohen Sicherheitsaufschlag, sondern zu einer gezielten Prüfung der betroffenen Annahme.
Kurz vor Einleitung des Vergabeverfahrens prüft der Auftraggeber die Berechnung auf Aktualität. Dabei muss er nicht jede Eingabe vollständig neu erheben. Er konzentriert sich auf die Faktoren, die sich seit der letzten umfassenden Berechnung wesentlich verändert haben könnten.
Zu prüfen sind insbesondere neue oder entfallene Bedarfe, größere Projektentscheidungen, relevante Vertragsabschlüsse, deutlich veränderte Marktpreise, neue Erkenntnisse aus einer Markterkundung und Änderungen der vorgesehenen Laufzeit oder des Leistungsrahmens. Auch der geschätzte Handelsaufschlag sollte aktualisiert werden, wenn inzwischen bessere Marktinformationen vorliegen.
Führt eine neue Information nur zu einer unwesentlichen Veränderung, genügt ihre nachvollziehbare Einordnung. Verändert sie die Prognose dagegen materiell, berechnet der Auftraggeber die betroffenen Teile neu. Danach prüft er auch die Plausibilität, die Sensitivitäten und gegebenenfalls den bereits vorgesehenen Höchstwert erneut. Ein alter Höchstwert darf nicht ungeprüft bestehen bleiben, wenn sich seine Berechnungsgrundlage wesentlich verändert hat.
Die abgeschlossene Berechnung sollte einen klaren Stichtag tragen. Damit ist später erkennbar, auf welchem Informationsstand der für das Vergabeverfahren verwendete geschätzte Auftragswert beruhte. Dieser Stichtag erleichtert auch die Abgrenzung zu Erkenntnissen, die erst nach Einleitung des Vergabeverfahrens entstanden sind.
Eine aufwendige technische Versionierung ist nicht erforderlich. Die Unterlagen müssen aber eindeutig erkennen lassen, welche Fassung während der Vorbereitung bearbeitet wurde und welche Fassung schließlich für das Vergabeverfahren maßgeblich war. Eine einfache Versionsnummer oder ein Datumsstand reicht dafür aus.
Sinnvoll sind wenige klare Bearbeitungsstände, beispielsweise "Entwurf", "geprüft" und "abgeschlossen". Wesentliche Änderungen zwischen diesen Ständen sollten kurz nachvollziehbar bleiben. Dazu gehören etwa die Aufnahme eines neuen großen Bedarfsblocks, eine geänderte Preisannahme, ein deutlich veränderter Nutzungsanteil oder eine wesentliche Anpassung des Höchstwerts.
Die abgeschlossene Fassung enthält den geschätzten Auftragswert, den festgelegten Höchstwert und die für beide Größen wesentlichen Annahmen. Sie sollte nach Einleitung des Vergabeverfahrens nicht einfach durch spätere Arbeitsstände überschrieben werden. Werden später weitere Berechnungen benötigt, bleiben die für die ursprüngliche Vergabe maßgeblichen Unterlagen erhalten.
Wird diese allgemeine Methodik künftig weiterentwickelt, sollte außerdem festgehalten werden, welche Fassung der Methodik für die konkrete URV verwendet wurde. Die Nachvollziehbarkeit einer abgeschlossenen Vergabe darf nicht davon abhängen, welchen Inhalt eine später geänderte Webseite zu einem anderen Zeitpunkt hat. Eine gespeicherte oder anderweitig eindeutig referenzierte Fassung der verwendeten Methodik vermeidet dieses Problem.
Der Auftraggeber bewahrt die abgeschlossene Auftragswertschätzung zusammen mit den übrigen relevanten Vergabeunterlagen auf. Nach § 8 Abs. 4 VgV sind die dort genannten Dokumentations- und Vergabeunterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, aufzubewahren. Andere rechtliche oder organisatorische Aufbewahrungspflichten können darüber hinausgehen.
Zur Berechnungsgrundlage gehört nicht nur die Datei mit dem Endwert. Aufbewahrt werden sollten auch die wesentlichen Ausgangsdaten, Quellen, Marktinformationen und dokumentierten Fachannahmen, soweit sie für das Verständnis der Schätzung erforderlich sind. Bei größeren Änderungen während der Vorbereitung können auch frühere wesentliche Berechnungsstände relevant sein.
Ziel der Aufbewahrung ist eine nachvollziehbare ex ante Dokumentation. Eine spätere Person soll erkennen können, warum die Schätzung zum damaligen Zeitpunkt vertretbar war und auf welchen Informationen sie beruhte. Die tatsächlich später eingetretenen Abrufe können diese Dokumentation ergänzen, aber die ursprüngliche Prognose nicht nachträglich ersetzen.
Das folgende Schema kann in einer Tabellenkalkulation, einer Datenbank oder einem anderen Berechnungswerkzeug umgesetzt werden. Es gibt eine gemeinsame Grundstruktur vor, ohne für jeden Bedarfsblock dieselbe Prognosemethode zu erzwingen. Fachliche Annahmen werden als Eingabewerte geführt. Rechnerisch ableitbare Werte werden aus diesen Eingaben berechnet.
Für die Berechnung werden folgende Grundvariablen verwendet:
b bezeichnet den Bedarfsblock.t bezeichnet das jeweilige Jahr der Rahmenvereinbarung einschließlich vorgesehener Verlängerungsjahre.H(b) bezeichnet den bereinigten historischen Jahresbasiswert des gesamten sachlich relevanten Bedarfsblocks vor der Abgrenzung zukünftiger anderer Beschaffungswege. Für H werden die zugrunde liegende Bezugsperiode, der Preisstand und erforderlichenfalls die Ergänzung historisch nicht vollständig erfasster Beschaffungswege dokumentiert.Q(b,t) bezeichnet den kumulierten Faktor für die preisbereinigte Mengen- oder Bedarfsentwicklung gegenüber der Bedarfsbasis von H.P(b,t) bezeichnet den kumulierten Faktor für die Preisentwicklung gegenüber dem für H festgelegten Preisstand.N(b,t) bezeichnet neuen Bedarf, der noch nicht im Basiswert oder Mengenfaktor enthalten ist. Der Wert wird auf dem Preisstand des Prognosejahres und auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis wie H und G angegeben.W(b,t) bezeichnet einen Bedarf, der zukünftig tatsächlich entfällt und noch nicht im Mengenfaktor berücksichtigt ist. Der Wert wird auf dem Preisstand des Prognosejahres und auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis wie H und G angegeben.S(b,t) bezeichnet sonstige konkret begründete strukturelle Anpassungen. Der Wert kann positiv oder negativ sein und wird auf dem Preisstand des Prognosejahres sowie auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis wie H und G angegeben.G(b,t) bezeichnet den prognostizierten Gesamtbedarfswert innerhalb des Leistungsrahmens vor der Abgrenzung anderer Beschaffungswege.R(b,t) bezeichnet den Teil von G(b,t), der konkret anderweitig gedeckt oder separat beschafft werden soll. R wird auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis und demselben Preisstand wie G angesetzt.B(b,t) bezeichnet den nach Abzug von R(b,t) verbleibenden Bedarfswert vor Anwendung der URV-Nutzung.U(b,t) bezeichnet den erwarteten Anteil dieses verbleibenden Bedarfs, der im betreffenden Jahr über die URV beschafft wird. Bereits in R(b,t) berücksichtigte Beschaffungswege werden in U nicht erneut angesetzt.O(b,t) bezeichnet den zusätzlichen Netto-Einkaufswert vor Handelsaufschlag vorgesehener Optionen bereits prognostizierter URV-Leistungsabrufe, soweit dieser Wert noch nicht in den vorherigen Bedarfswerten enthalten ist. Erfasst eine Option Leistungen nach Ende der Rahmenvereinbarung, bleibt deren Wert Bestandteil von O. Im neutralen Berechnungsschema wird O dem Jahr zugeordnet, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird.L(b,t) bezeichnet den zusätzlichen Netto-Einkaufswert vor Handelsaufschlag des wirtschaftlichen Nachlaufs bereits prognostizierter URV-Leistungsabrufe, soweit dieser Wert weder in den vorherigen Bedarfswerten noch in O(b,t) enthalten ist. Im neutralen Berechnungsschema wird L dem Jahr zugeordnet, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird.E(b,t) bezeichnet den erwarteten Einkaufswert der über die URV prognostizierten Lieferantenleistungen vor Handelsaufschlag.h bezeichnet den für die Auftragswertschätzung verwendeten geschätzten Handelsaufschlag.A(b,t) bezeichnet den daraus berechneten Betrag des Handelsaufschlags.V(b,t) bezeichnet den geschätzten URV-Gesamtwert des Bedarfsblocks im jeweiligen Jahr.AW bezeichnet den geschätzten Auftragswert der URV.Z bezeichnet einen gegebenenfalls begründeten zusätzlichen Nutzungsspielraum bei der Festlegung des Höchstwerts.HW bezeichnet den festgelegten Höchstwert der URV.Für die Faktoren gilt eine einheitliche Konvention. Q = 1,00 bedeutet keine reale Veränderung des Bedarfs gegenüber der Bedarfsbasis von H. P = 1,00 bedeutet keine Preisänderung gegenüber dem für H festgelegten Preisstand. U = 0,60 bedeutet, dass 60 Prozent des nach den vorgelagerten Abgrenzungen verbleibenden Bedarfs voraussichtlich über die URV beschafft werden. h = 0,08 entspricht einem geschätzten Handelsaufschlag von 8 Prozent. Eine Tabellenkalkulation kann dieselben Werte als Prozentwerte darstellen, solange sie rechnerisch konsistent verarbeitet werden.
Q(b,t) und P(b,t) bilden jeweils die Entwicklung von ihrer Bezugsbasis bis zum Prognosejahr ab. Q enthält ausschließlich die preisbereinigte reale Bedarfsentwicklung. P enthält ausschließlich die Preisentwicklung. Bei einer jährlichen Preissteigerung von 3 Prozent beträgt P für das erste Folgejahr 1,03. Für das zweite Folgejahr beträgt der kumulierte Faktor 1,03 × 1,03 = 1,0609. Entsprechend wird eine mehrjährige reale Bedarfsentwicklung in Q bis zum jeweiligen Prognosejahr kumuliert.
Für eine wertbasierte historische Fortschreibung kann der prognostizierte Gesamtbedarfswert beispielsweise wie folgt berechnet werden:
G(b,t) = H(b) × Q(b,t) × P(b,t) + N(b,t) - W(b,t) + S(b,t)
Alle in G(b,t) miteinander verrechneten Geldwerte müssen nicht nur denselben Preisstand, sondern auch dieselbe wirtschaftliche Bewertungsbasis haben. H, N, W und S werden deshalb soweit erforderlich auf eine mit dem späteren URV-Einkaufspreis vergleichbare Basis gebracht. Werden N, W oder S zunächst auf einem anderen Preisstand ermittelt, müssen sie vor ihrer Addition oder Subtraktion außerdem auf den Preisstand des jeweiligen Prognosejahres angepasst werden.
W(b,t) und R(b,t) haben unterschiedliche Funktionen. W bildet Bedarf ab, der zukünftig tatsächlich nicht mehr besteht. R bildet Bedarf ab, der weiterhin besteht, aber aufgrund einer konkreten Beschaffungsplanung über einen anderen Weg gedeckt werden soll. Ein Sachverhalt darf deshalb nicht gleichzeitig in W und R berücksichtigt werden.
Kann der Auftraggeber reale Bedarfsentwicklung und Preisentwicklung anhand seiner Daten nicht sinnvoll trennen, sollte er nicht künstlich mit Q × P arbeiten. In diesem Fall bestimmt er G(b,t) unmittelbar mit einer anderen geeigneten Prognosemethode. Bei einer mengenbasierten Prognose kann dies beispielsweise erwartete Menge × erwarteter Einheitspreis sein. Bei einem konkreten zukünftigen Projekt kann G(b,t) unmittelbar dessen geschätzter Nettowert sein. Auch bei einer solchen alternativen Methode muss G auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis ermittelt werden, die für die weitere Berechnung verwendet wird.
Vom prognostizierten Gesamtbedarfswert wird anschließend der konkret anderweitig zu deckende Bedarf abgezogen:
B(b,t) = G(b,t) - R(b,t)
R(b,t) darf nur Bedarfe enthalten, deren anderweitige Deckung oder separate Beschaffung konkret in der Beschaffungsplanung angelegt ist. Eine bloß theoretisch mögliche andere Beschaffung gehört nicht in R. Der Wert von R muss außerdem wirtschaftlich mit G vergleichbar sein. Wurde G beispielsweise auf einer dem zukünftigen URV-Einkaufspreis entsprechenden Lieferantenwertbasis ermittelt, wird auch R auf dieser Basis angesetzt. Ein Gesamtpreis des alternativen Beschaffungswegs, der eine eigene Handels-, Vermittlungs- oder Verwaltungsvergütung enthält, wird nicht ungeprüft als R verwendet.
Der so entstehende Wert B(b,t) bildet den verbleibenden Bedarf, auf den anschließend der erwartete URV-Nutzungsanteil angewendet wird:
B(b,t) × U(b,t)
U(b,t) darf dieselben Bedarfe nicht erneut wegen bestehender oder konkret geplanter anderer Beschaffungswege reduzieren, die bereits in R(b,t) enthalten sind. Bei einem Verlängerungsjahr beschreibt U(b,t) den erwarteten URV-Anteil innerhalb dieses Jahres. U(b,t) ist kein Wahrscheinlichkeitsfaktor für die spätere Ausübung der Verlängerungsoption.
Der erwartete Einkaufswert ergibt sich anschließend grundsätzlich aus:
E(b,t) = B(b,t) × U(b,t) + O(b,t) + L(b,t)
O(b,t) und L(b,t) stehen hinter dem Nutzungsfaktor, weil sie ausschließlich zusätzliche Werte von Leistungsabrufen enthalten dürfen, die bereits als URV-Leistungsabrufe prognostiziert wurden. Beide Größen werden als Netto-Einkaufswerte vor Handelsaufschlag angesetzt und müssen damit auf derselben wirtschaftlichen Preisstufe wie der übrige Einkaufswert E liegen. Allgemeine Bedarfsbestandteile, bei denen zunächst noch zu bestimmen ist, welcher Anteil über die URV abgewickelt wird, gehören in G(b,t) beziehungsweise B(b,t) und unterliegen dort der weiteren Abgrenzung und dem Nutzungsfaktor.
O(b,t) enthält den vollständigen zusätzlichen Einkaufswert einer vorgesehenen Option der prognostizierten URV-Leistungsabrufe. Dieser Wert wird nicht mit einer angenommenen Ausübungswahrscheinlichkeit der Option multipliziert. Soweit die optionale Leistung erst in späteren Jahren oder nach Ende der Rahmenvereinbarung erbracht würde, wird O anhand der für diese tatsächlichen Leistungszeiträume prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln bestimmt. Seine Zuordnung zum Jahr der voraussichtlichen Vergabe des zugrunde liegenden Leistungsabrufs dient ausschließlich der rechnerischen Aggregation.
L(b,t) enthält entsprechend nur einen zusätzlichen Einkaufswert des wirtschaftlichen Nachlaufs, der bereits prognostizierten URV-Leistungsabrufen zugeordnet ist, aber weder in den übrigen Bedarfswerten noch in O(b,t) enthalten ist. Auch L wird anhand der für die tatsächlichen Leistungszeiträume prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln bewertet. Seine Zuordnung zum Jahr der voraussichtlichen Vergabe des Leistungsabrufs dient ausschließlich der rechnerischen Aggregation.
Für den Handelsaufschlag gilt:
A(b,t) = E(b,t) × h
Der geschätzte URV-Wert beträgt damit:
V(b,t) = E(b,t) + A(b,t)
oder gleichwertig:
V(b,t) = E(b,t) × (1 + h)
Der geschätzte Auftragswert ergibt sich aus:
AW = Summe aller V(b,t)
Nach Abschluss der Qualitätsprüfung legt der Auftraggeber den Höchstwert fest:
HW = AW + Z
Dabei kann Z = 0 sein. Der zusätzliche Nutzungsspielraum ist keine automatisch anzuwendende Reserve, sondern eine gesondert zu begründende Größe. Fremdwährungswerte werden vor ihrer Aggregation in Euro netto umgerechnet. Der Auftraggeber dokumentiert den verwendeten Wechselkurs und seine zeitliche Grundlage.
Für die praktische Umsetzung wird kein bestimmtes Tabellenformat vorgegeben. Stattdessen beschreibt das folgende Feldschema, welche Informationen je Bedarfsblock und Jahr geführt werden sollten. Der Auftraggeber kann daraus eine Tabellenkalkulation, Datenbankstruktur oder ein anderes Berechnungsmodell aufbauen.
Für die eigentliche Bedarfsprognose und Bedarfsabgrenzung werden je Bedarfsblock und Jahr mindestens folgende Angaben geführt:
H, soweit ein solcher verwendet wird.H.H einschließlich dokumentierter Herleitung, Bereinigungen und gegebenenfalls erforderlicher Ergänzungen für historisch nicht vollständig erfasste Beschaffungswege.Q.P.N.W.S.G.R auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis und demselben Preisstand wie G.B.Auf dieser Grundlage wird in einem zweiten Rechenschritt der über die URV zu berücksichtigende Einkaufswert bestimmt. Dafür werden je Bedarfsblock und Jahr folgende Angaben geführt:
B.U.O, soweit erforderlich.O zugrunde gelegter tatsächlicher Options- beziehungsweise Leistungszeitraum und die dafür verwendete Preisannahme oder Preisermittlungsregel.L, soweit erforderlich.L zugrunde gelegter tatsächlicher Leistungszeitraum und die dafür verwendete Preisannahme oder Preisermittlungsregel.E.Diese Trennung macht sichtbar, wie zunächst der gesamte zukünftige Bedarf innerhalb des Leistungsrahmens ermittelt wird, welcher Teil davon konkret über andere Beschaffungswege gedeckt werden soll und welcher Bedarf danach für die Ermittlung der URV-Nutzung verbleibt. Ein bereits in R herausgerechneter Bedarf darf den Nutzungsanteil nicht noch einmal vermindern. Ebenso darf ein tatsächlich wegfallender Bedarf nicht zusätzlich als anderweitig gedeckter Bedarf in R berücksichtigt werden.
Bei Bedarfsblöcken ohne historischen Basiswert wird keine künstliche Nullhistorie erzeugt. Der Auftraggeber dokumentiert stattdessen die verwendete alternative Prognosemethode und übernimmt den daraus ermittelten Gesamtbedarfswert unmittelbar in G. Ein Nutzungsanteil U = 0 wird nur verwendet, wenn der Bedarfsblock tatsächlich bewertet wurde und für das betreffende Jahr keine URV-Nutzung erwartet wird.
Für mehrjährige Bedarfsblöcke wird grundsätzlich jedes Jahr gesondert betrachtet. Dadurch können reale Bedarfs-, Preis- und Nutzungsänderungen sowie Verlängerungsjahre sichtbar abgebildet werden. Ein einziger Gesamtwert kann ausreichen, wenn eine jährliche Differenzierung keinen sachlichen Mehrwert bietet und die vollständige mögliche Laufzeit trotzdem erfasst bleibt.
Bei Fremdwährungsbedarfen werden die Werte vor ihrer Übernahme in die gemeinsame Berechnung in Euro netto umgerechnet. Wechselkurs, Quelle und Stichtag werden zusammen mit der jeweiligen Annahme dokumentiert. Für Options- und Nachlaufwerte sollte außerdem erkennbar sein, warum sie nicht bereits in den vorherigen Bedarfswerten enthalten sind und welchen prognostizierten URV-Leistungsabrufen sie zugeordnet werden. Ein gesonderter Optionswert und ein gesonderter Nachlaufwert werden im neutralen Schema jeweils dem Jahr der voraussichtlichen Vergabe des zugehörigen Leistungsabrufs zugeordnet. Diese Zuordnung verändert nicht den für ihre Bewertung maßgeblichen tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeitraum. Ein optionaler Wert wird auch dann ausschließlich in O geführt, wenn seine Leistung nach Ende der Rahmenvereinbarung liegt.
Nach Abschluss der Bedarfsprognose führt der Auftraggeber die einzelnen Bedarfsblöcke zu einer Gesamtberechnung zusammen. Auch hierfür ist keine bestimmte Tabellenform erforderlich. Entscheidend ist, dass die Berechnung die Entwicklung über die gesamte mögliche Laufzeit sichtbar macht und Einkaufswert, Handelsaufschlag und Gesamtwert getrennt ausweist.
Für jedes Jahr werden mindestens folgende Werte gebildet:
G, soweit diese Kontrollsumme für die Plausibilisierung genutzt wird.R.B.E.h.Der Handelsaufschlag eines Jahres ergibt sich aus:
Jahresaufschlag = Summe der Einkaufswerte des Jahres × h
Der geschätzte URV-Gesamtwert des Jahres ergibt sich aus:
Jahreswert = Summe der Einkaufswerte des Jahres × (1 + h)
Anschließend werden die Jahreswerte über die gesamte mögliche Laufzeit addiert:
AW = Summe aller Jahreswerte
Die für vorgesehene Verlängerungsjahre nach derselben Methodik ermittelten Werte gehen ohne Wahrscheinlichkeitsabschlag für die spätere Ausübung der Verlängerung in diese Summe ein. Ein Verlängerungsjahr wird damit nicht automatisch mit 100 Prozent des gesamten sachlichen Bedarfs angesetzt. Maßgeblich bleiben die für dieses Jahr ermittelte Bedarfsentwicklung, die anderweitig gedeckten Bedarfe und die erwartete URV-Nutzung.
Ein wirtschaftlicher Nachlauf oder ein Optionswert, der noch nicht auf Ebene der Bedarfsblöcke berücksichtigt wurde, muss vor Bildung der abschließenden Summe ergänzt werden. Im neutralen Schema werden gesonderte Options- und Nachlaufwerte dem Jahr zugerechnet, in dem der zugrunde liegende Leistungsabruf voraussichtlich vergeben wird. Ihre wirtschaftliche Bewertung richtet sich jedoch nach dem tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeitraum. Soweit Options- oder Nachlaufwerte bereits in den vorherigen Bedarfswerten enthalten sind, erfolgt keine weitere Hinzurechnung. Ein optionaler Leistungsanteil wird auch dann ausschließlich als Optionswert behandelt, wenn seine Leistung zeitlich nach Ende der Rahmenvereinbarung liegt.
Die Jahressummen werden schließlich mit den zugrunde liegenden Bedarfsentwicklungen verglichen. Größere Sprünge zwischen einzelnen Jahren sollten sich aus realen Bedarfs-, Preis-, Abgrenzungs-, Nutzungs- oder Strukturänderungen erklären lassen. Fehlt eine solche Erklärung, prüft der Auftraggeber die betroffenen Bedarfsblöcke erneut.
Vor Abschluss der Berechnung prüft der Auftraggeber zunächst die Vollständigkeit, fachliche Logik und technische Konsistenz. Die folgende Checkliste kann unmittelbar als Prüfschema übernommen werden:
H ergänzt oder der Ausgangswert nachvollziehbar korrigiert?H, N, W und S auf einer einheitlichen wirtschaftlichen Bewertungsbasis ermittelt?W klar von anderweitig gedeckten Bedarfen R getrennt?G innerhalb des Leistungsrahmens nachvollziehbar?R konkret begründet?G und R auf derselben wirtschaftlichen Bewertungsbasis und demselben Preisstand ermittelt?R keine zusätzlichen Vergütungsbestandteile eines alternativen Beschaffungswegs, die in G nicht enthalten sind?0 ≤ R ≤ G?B = G - R?R abgegrenzte Beschaffungswege nicht noch einmal über den URV-Nutzungsanteil berücksichtigt?Q ausschließlich die preisbereinigte reale Bedarfsentwicklung ab?P ausschließlich die Preisentwicklung ab?Q auf die Bedarfsbasis von H und bildet der Faktor die Entwicklung bis zum jeweiligen Prognosejahr ab?P auf den Preisstand von H und bildet der Faktor die Entwicklung bis zum jeweiligen Prognosejahr ab?O und L als Netto-Einkaufswerte vor Handelsaufschlag angesetzt?O und L im neutralen Schema jeweils dem Jahr der voraussichtlichen Vergabe des zugrunde liegenden Leistungsabrufs zugeordnet?O und L unabhängig von dieser rechnerischen Jahreszuordnung anhand der für die tatsächlichen Options- beziehungsweise Leistungszeiträume prognostizierten Preise oder Preisermittlungsregeln bewertet?L keine Werte, die bereits in O oder in anderen Bedarfswerten enthalten sind?O berücksichtigt?O und L nur zusätzliche Werte, die bereits prognostizierten URV-Leistungsabrufen zugeordnet sind?Zusätzlich gelten einige einfache mathematische Plausibilitätsregeln. Für die nicht vorzeichenfähigen Eingabegrößen gilt H ≥ 0, N ≥ 0, W ≥ 0, R ≥ 0, O ≥ 0 und L ≥ 0. S darf als strukturelle Anpassung positiv oder negativ sein. Für den preisbereinigten Bedarfsfaktor gilt Q ≥ 0, für den Preisfaktor P > 0, für den Nutzungsfaktor 0 ≤ U ≤ 1 und für den geschätzten Handelsaufschlag h ≥ 0. Für die anderweitig gedeckten Bedarfe gilt zusätzlich R ≤ G.
Die berechneten Größen G, B, E, V, AW und HW dürfen in einem sachgerechten Modell nicht negativ sein. Auch Z ist entweder null oder positiv, da es einen zusätzlichen Nutzungsspielraum beschreibt. Der Höchstwert HW kann nach dieser Methodik nicht kleiner als der geschätzte Auftragswert AW sein. Negative Werte für W, R, O oder L sollten nicht verwendet werden, um gegenläufige Effekte abzubilden. Dafür stehen die jeweils sachlich passenden Rechenschritte und mit S ausdrücklich eine vorzeichenfähige strukturelle Anpassung zur Verfügung.
Führt die Anwendung von W, R oder einer negativen Strukturanpassung S rechnerisch zu einem negativen Gesamt- oder verbleibenden Bedarfswert, wird dieser negative Wert nicht als wirtschaftliches Ergebnis übernommen. Er zeigt vielmehr, dass die Eingaben oder ihre Abgrenzung nicht zusammenpassen. Der Auftraggeber prüft in diesem Fall den betreffenden Bedarfsblock und korrigiert die Modellierung.
Für die Sensitivitätsanalyse wird keine separate Tabelle benötigt. Je untersuchter Annahme werden folgende Angaben dokumentiert:
AW.Verändert eine Sensitivitätsannahme weitere wirtschaftlich abhängige Eingaben, werden diese ebenfalls angepasst. Ändert sich beispielsweise die konkrete Planung einer separaten Beschaffung, kann sich R verändern. Steigt der erwartete Umfang der URV-Leistungsabrufe, können auch davon abhängige Options- oder Nachlaufwerte steigen. Eine Sensitivitätsanalyse soll eine Annahme gezielt verändern, aber keine wirtschaftlichen Zusammenhänge künstlich auftrennen.
Die Einbeziehung einer vorgesehenen Option oder eines vorgesehenen Verlängerungszeitraums als solche wird nicht über ihre Ausübungswahrscheinlichkeit variiert. Mengen-, Preis- und Nutzungsannahmen innerhalb der entsprechenden wirtschaftlichen Werte können dagegen verändert werden. So untersucht die Sensitivitätsanalyse die tatsächliche Prognoseunsicherheit, ohne die Regeln zur Einbeziehung von Optionen und Verlängerungen aufzuheben.
Für die Szenarioanalyse werden je Szenario mindestens folgende Angaben dokumentiert:
AW.Sinnvoll sind regelmäßig eine maßgebliche Schätzung und, soweit die Unsicherheit dies rechtfertigt, ein niedrigeres und ein höheres plausibles Szenario. Die Szenarien müssen nicht symmetrisch sein. Der geschätzte Auftragswert bleibt das Ergebnis der eigentlichen Schätzung. Die Szenarioanalyse zeigt, wie weit sich der wirtschaftliche Gesamtwert unter anderen plausiblen Entwicklungen verschieben könnte.
Zeigt die Prüfung einen materiellen Fehler oder eine nicht tragfähige Annahme, korrigiert der Auftraggeber zunächst die Auftragswertschätzung. Er erhöht nicht lediglich den Höchstwert. Der Höchstwert wird erst auf Grundlage eines fachlich tragfähigen geschätzten Auftragswerts und der danach verbleibenden Unsicherheit festgelegt.
Auch für die Höchstwertfestlegung ist keine feste Tabelle erforderlich. Sie folgt einem einfachen Entscheidungsweg. Zunächst übernimmt der Auftraggeber den geprüften geschätzten Auftragswert AW. Anschließend betrachtet er die für die Höchstwertfestlegung relevanten Aufwärtsunsicherheiten aus der Sensitivitäts- und Szenarioanalyse. Danach entscheidet er, ob und in welchem Umfang diese Unsicherheiten zusätzlichen Nutzungsspielraum erfordern.
Die Festlegung erfolgt in fünf Schritten:
AW wird als Ausgangspunkt übernommen.Z fest. Z kann null sein.AW + Z berechnet.Für die Dokumentation der Entscheidung werden mindestens folgende Prüfgrößen festgehalten:
AW.Z.Z.HW.Diese Prüfgrößen sind keine automatisch zu addierenden Bestandteile. Insbesondere werden einzelne Sensitivitäten und ein oberes Szenario nicht zusätzlich zum Nutzungsspielraum auf den geschätzten Auftragswert aufgeschlagen. Sie dienen der Entscheidung darüber, welcher zusätzliche Nutzungsspielraum insgesamt sachgerecht ist.
Ist kein zusätzlicher Nutzungsspielraum erforderlich, wird Z = 0 dokumentiert. Der Höchstwert entspricht dann dem geschätzten Auftragswert. Ist ein höherer Höchstwert vorgesehen, muss sich seine Größenordnung aus den konkreten Eigenschaften der geplanten URV erklären lassen. Eine pauschale Reserve, ein allgemeiner Sicherheitsprozentsatz oder die Addition aller theoretisch möglichen Aufwärtsabweichungen ist dafür weder erforderlich noch methodisch sachgerecht.
Mit Abschluss dieses Schritts stehen die beiden für die weitere Vergabe maßgeblichen wirtschaftlichen Größen fest. Der geschätzte Auftragswert bildet den nach den vergaberechtlichen Schätzregeln ermittelten wirtschaftlichen Gesamtwert der geplanten URV. Der Höchstwert bestimmt den maximalen wirtschaftlichen Umfang, bis zu dem die Rahmenvereinbarung später genutzt werden kann.
Die Markterkundung dient der Vorbereitung der geplanten Vergabe einer Universellen Rahmenvereinbarung (URV) für einen sehr breiten IT-Leistungsbereich. Sie soll vor Einleitung des Vergabeverfahrens belastbar klären, ob ein hinreichend tragfähiger und wettbewerblicher Markt von Marktteilnehmern besteht, die die vorgesehene Gesamtrolle des URV-Auftragnehmers übernehmen können und grundsätzlich zu einer späteren Beteiligung am Vergabeverfahren bereit wären. Dabei wird berücksichtigt, dass die erforderlichen Fähigkeiten durch ein einzelnes Unternehmen, eine Bietergemeinschaft oder eine zulässige arbeitsteilige Organisation unter Einsatz von Unterauftragnehmern erbracht werden können. Entscheidend bleibt in allen Fällen, dass auf Auftragnehmerseite eine einheitlich verantwortete und gegenüber dem Auftraggeber funktionsfähige Gesamtstruktur entsteht.
Der URV-Auftragnehmer soll nicht lediglich Lieferanten vermitteln oder eine technische Plattform bereitstellen, sondern als eigener Wiederverkäufer auftreten. Er beschafft die vom Auftraggeber ausgewählten Lieferantenleistungen grundsätzlich im eigenen Namen, verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter und bleibt für den Leistungsabruf dessen Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungspartner. Produktspezifische Nutzungsrechte oder Endnutzerpflichten können unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller bestehen, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist. Solche produktbezogenen Rechtsbeziehungen verändern jedoch nicht die grundlegende Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungskette der URV.
Die Markterkundung untersucht deshalb nicht isoliert einzelne Fähigkeiten, sondern die Funktionsfähigkeit dieser Gesamtrolle. Dazu gehören insbesondere die Erschließung und laufende Erweiterung eines breiten Lieferantenmarkts, die Verarbeitung unterschiedlicher Lieferanten- und Herstellerbedingungen, der Betrieb des Lieferantenportfolios und des operativen Leistungskatalogs, die Vorbereitung von Leistungsabrufen, die eigene Lieferantenbeauftragung, die Erstellung eigener annahmefähiger Angebote gegenüber dem Auftraggeber sowie die kaufmännische und vertragliche Koordination. Hinzu kommen eine nachvollziehbare und strukturierte Datenführung, die transparente Preisbildung, die Weitergabe zurechenbarer wirtschaftlicher Vorteile, die Abrechnung, die Dokumentation und das Reporting. Gleichzeitig soll festgestellt werden, ob die außergewöhnliche Breite des universellen IT-Leistungsrahmens grundsätzlich über dieses Modell erschlossen werden kann und in welchen Teilbereichen tatsächliche strukturelle Grenzen bestehen.
Die URV und ihre wesentlichen Grundmechanismen werden nicht zur allgemeinen Neugestaltung durch den Markt gestellt. Die Markterkundung ist als gezielter Belastungstest der vorgesehenen Beschaffungsarchitektur ausgestaltet und soll konkrete Umsetzungsgrenzen, Kostenwirkungen, Teilnahmehindernisse und sonstige erhebliche Marktbedingungen sichtbar machen. Eine bloße Präferenz für ein anderes Geschäfts- oder Vertragsmodell begründet keinen Anpassungsbedarf. Ergeben sich dagegen belastbare Hinweise darauf, dass ein vorgesehener Grundmechanismus den potenziellen Auftragnehmermarkt wesentlich verengt oder praktisch nicht umsetzbar ist, wird auch diese Grundentscheidung erneut geprüft.
Ein besonderer Untersuchungsgegenstand ist das wirtschaftliche Modell. Der spätere URV-Auftragnehmer soll den tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung zuzüglich eines im Vergabeverfahren angebotenen prozentualen Handelsaufschlags abrechnen, der sämtliche eigenen Leistungen und allgemeinen Aufwendungen des Auftragnehmers vergütet. Zusätzliche Bearbeitungs-, System-, Koordinations-, Dokumentations-, Abrechnungs- oder Verwaltungskosten sind nicht vorgesehen, und der angebotene Prozentsatz soll während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich möglicher Verlängerungszeiträume unverändert bleiben. Gleichzeitig werden zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und sonstige wirtschaftliche Vorteile bei der Ermittlung des Einkaufspreises berücksichtigt. Die Markterkundung muss deshalb die wirtschaftliche Tragfähigkeit dieser Regelungen einschließlich der vorgesehenen Preisänderungs-, Wechselkurs- und Nachlaufrisiken als zusammenhängendes Modell untersuchen.
Die Informationsgewinnung erfolgt grundsätzlich durch eine systematische Identifikation und Ansprache potenzieller Träger der URV-Gesamtverantwortung, eine für alle Teilnehmer gemeinsame Informationsgrundlage und einen strukturierten Fragebogen. Die schriftlichen Antworten bilden den Kern der Erhebung und können bei konkretem Erkenntnisbedarf schriftlich oder in strukturierten Vertiefungsgesprächen geklärt werden. Eine gesonderte allgemeine Markterkundung auf Ebene der späteren Lieferanten ist nicht vorgesehen. Aussagen über Lieferanten-, Hersteller- und Vertriebsmärkte werden grundsätzlich über die potenziellen URV-Auftragnehmer erhoben und nur bei konkretem zusätzlichem Erkenntnisbedarf anhand weiterer geeigneter Quellen validiert.
Die Durchführung wird so dokumentiert, dass nachvollziehbar bleibt, welche Marktteilnehmer einbezogen wurden, welchen Informationsstand sie erhalten haben, welche zusätzlichen Informationen bilateral ausgetauscht wurden und welche Erkenntnisse später in die Vergabevorbereitung eingeflossen sind. Mögliche Wettbewerbsvorteile vorbefasster Unternehmen sowie mit ihnen in Verbindung stehender Unternehmen werden vor Einleitung des späteren Vergabeverfahrens geprüft und erforderlichenfalls durch Informationsausgleich, angemessene Fristen oder andere geeignete Maßnahmen neutralisiert. Die Ergebnisse werden anschließend in der Auswertungsmatrix strukturiert, im Auswertungsbericht zu einem Marktbild verdichtet und im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk in konkrete Auftraggeberentscheidungen überführt. Auf diese Weise bleiben Marktinformation, fachliche Auswertung und die darauf gestützte Entscheidung des Auftraggebers voneinander getrennt.
Die Markterkundung soll die für die konkrete Vergabe erforderliche Marktkenntnis schaffen und die bisher entwickelten Planungsannahmen mit den tatsächlichen Fähigkeiten und Rahmenbedingungen des potenziellen Auftragnehmermarkts abgleichen. Sie ergänzt die konzeptionelle, rechtliche und wirtschaftliche Entwicklung der URV um die Perspektive derjenigen Marktteilnehmer, die die vorgesehene Auftragnehmerrolle später tatsächlich übernehmen müssten. Der Auftraggeber soll dadurch vor Einleitung des Vergabeverfahrens erkennen können, ob die entwickelte Beschaffungsarchitektur auf einen ausreichend breiten und leistungsfähigen Markt trifft und an welchen Stellen tatsächlicher Anpassungs- oder zusätzlicher Prüfbedarf besteht.
Im Mittelpunkt steht nicht die Frage, ob potenzielle Auftragnehmer das Modell allgemein begrüßen. Entscheidend ist, ob die vorgesehene Gesamtrolle praktisch und wirtschaftlich übernommen werden kann, welche Voraussetzungen dafür bestehen und welche Anforderungen eine Beteiligung am späteren Vergabeverfahren wesentlich beeinflussen könnten. Die Markterkundung soll deshalb zwischen einer bloßen Marktpräferenz und einem tatsächlichen strukturellen Problem unterscheiden. Eine Regelung kann für einzelne Unternehmen ungewohnt oder weniger attraktiv sein und trotzdem auf einem hinreichend breiten Markt umsetzbar bleiben, während umgekehrt eine scheinbar begrenzte Einzelanforderung eine relevante Anbietergruppe oder einen wesentlichen Teil des Leistungsrahmens faktisch ausschließen kann.
Die Markterkundung soll außerdem quantitative Planungsannahmen dort verbessern, wo sie für die weitere Vergabevorbereitung erheblich sind. Dazu gehören insbesondere die wirtschaftliche Tragfähigkeit des Handelsaufschlags, die Auswirkungen unterschiedlicher Abrufstrukturen, typische Lieferanten-Onboardingzeiten, realistische Bearbeitungszeiten und die Kostenwirkungen bestimmter Vertrags- oder Betriebsanforderungen. Solche Angaben werden soweit möglich auf gemeinsame Planungsannahmen oder Referenzszenarien bezogen, damit unterschiedliche Unternehmensantworten sinnvoll miteinander verglichen werden können. Die Ergebnisse unterstützen anschließend insbesondere die abschließende Gestaltung der Vertragsunterlagen, der Vergabebedingungen, der Eignungs- und Zuschlagsanforderungen, der Auftragswertschätzung und weiterer verfahrensbezogener Entscheidungsgrundlagen, ersetzen die hierfür erforderlichen Entscheidungen des Auftraggebers jedoch nicht.
Die URV ist als Rahmenvereinbarung mit einer einheitlich verantworteten Auftragnehmerseite konzipiert. Auftragnehmer kann nach Maßgabe der späteren Vergabeunterlagen ein einzelnes Unternehmen oder eine Bietergemeinschaft sein; für zulässige eigene Auftragnehmerleistungen können außerdem Unterauftragnehmer eingesetzt werden. Diese arbeitsteilige Organisation ändert nichts daran, dass gegenüber dem Auftraggeber eine klar verantwortete Gesamtstruktur bestehen muss. Die Markterkundung untersucht deshalb nicht, ob sämtliche Tätigkeiten zwingend innerhalb einer einzigen Rechtseinheit ausgeführt werden können, sondern ob die Gesamtrolle zuverlässig organisiert, gesteuert und verantwortet werden kann.
Der URV-Auftragnehmer tritt gegenüber dem Auftraggeber als eigener Wiederverkäufer auf. Er beschafft die vom Auftraggeber ausgewählte Lieferantenleistung grundsätzlich im eigenen Namen beim jeweiligen Lieferanten und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Der Leistungsabruf wird zwischen Auftraggeber und URV-Auftragnehmer geschlossen; der Lieferant besitzt aus diesem Leistungsabruf keinen unmittelbaren Zahlungsanspruch gegen den Auftraggeber. Eine unmittelbare fachliche oder technische Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Lieferant bleibt möglich und kann für die sachgerechte Leistungserbringung ausdrücklich erforderlich sein.
Ebenso können produktspezifische Nutzungsrechte und Endnutzerpflichten nach Maßgabe der jeweiligen Leistung unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller bestehen. Dies kann insbesondere bei Software, SaaS, Cloudleistungen oder sonstigen standardisierten Herstellerbedingungen erforderlich sein. Solche unmittelbaren produktbezogenen Rechtsbeziehungen verändern jedoch nicht die vorgesehene Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungskette über den URV-Auftragnehmer. Die Markterkundung soll gerade erkennen lassen, in welchen Marktsegmenten solche zusätzlichen Rechtsbeziehungen üblich oder unvermeidbar sind und ob sie mit der vorgesehenen URV-Struktur vereinbar bleiben.
Die Rahmenvereinbarung soll wiederkehrende IT-Bedarfe abdecken, die bei ihrem Abschluss ihrer zulässigen Art nach bestimmt, in ihrer späteren konkreten Ausprägung aber noch nicht vollständig bekannt sind. Der jeweilige Bedarf wird deshalb erst in einem Leistungsabruf innerhalb des festgelegten Leistungsrahmens konkretisiert. Der Auftraggeber bleibt insbesondere für die Bedarfsdefinition, die Auswahl des Lieferanten, die Freigabe des Leistungsabrufs und die fachliche Kontrolle der Lieferantenleistung verantwortlich. Der URV-Auftragnehmer stellt demgegenüber die wiederverwendbare kaufmännische und vertragliche Beschaffungsinfrastruktur bereit.
Die Rahmenvereinbarung begründet grundsätzlich weder eine Mindestabnahme noch eine Exklusivität. Erwartete Abrufvolumina und der geschätzte Auftragswert dienen der Planung und wirtschaftlichen Einordnung, begründen aber keinen Anspruch auf bestimmte Abrufe oder eine Ausschöpfung des vorgesehenen Höchstwerts. Der Auftraggeber kann Bedarfe weiterhin außerhalb der URV beschaffen und andere Rahmenvereinbarungen oder Beschaffungsinstrumente parallel verwenden. Diese Offenheit gehört zu den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, deren Auswirkungen auf Teilnahmebereitschaft und Kalkulation in der Markterkundung untersucht werden.
Der Leistungsrahmen soll einen sehr breiten IT-Gesamtbereich erfassen und bildet die statische sachliche Außengrenze der späteren Rahmenvereinbarung. Er legt abschließend fest, welche Arten von Lieferantenleistungen grundsätzlich über die URV beschafft werden können. Leistungen außerhalb dieser Grenze können während der Vertragslaufzeit nicht allein dadurch zulässig werden, dass ein neuer Lieferant oder ein neues Angebot in das Lieferantenportfolio oder den operativen Leistungskatalog aufgenommen wird. Der Leistungsrahmen begrenzt damit die spätere Dynamik des Lieferantenmarkts, ohne diesen Markt selbst statisch festzuschreiben.
Innerhalb dieser Grenze bleibt der tatsächlich verfügbare Marktbestand dynamisch. Neue Lieferanten und neue konkrete Lieferantenleistungen können während der Vertragslaufzeit aufgenommen werden, soweit sie vollständig innerhalb des Leistungsrahmens liegen und nach den dafür geltenden Zuordnungsregeln ordnungsgemäß abgebildet werden können. Lieferanten und Angebote können ebenso entfallen oder verändert werden, ohne dass sich dadurch der Leistungsrahmen selbst verändert. Die konkrete Daten- und Zuordnungslogik wird nicht in diesem Markterkundungskonzept festgelegt, sondern richtet sich nach den hierfür vorgesehenen Unterlagen zum Leistungsrahmen und operativen Leistungskatalog.
Der vollständige für die konkrete Markterkundung vorgesehene Entwurf des IT-Leistungsrahmens wird den Marktteilnehmern als eigenständige Unterlage bereitgestellt. Die Markterkundung soll nicht jede einzelne darin enthaltene Kategorie gesondert bestätigen lassen. Bei einem universellen IT-Leistungsrahmen würde eine solche Vollabfrage einen sehr hohen Teilnahmeaufwand verursachen, ohne zwangsläufig einen entsprechenden Erkenntniswert zu erzeugen. Untersucht wird deshalb, ob die außergewöhnliche Breite des Leistungsrahmens grundsätzlich über das vorgesehene Auftragnehmermodell erschlossen werden kann und welche tatsächlichen Ausnahmebereiche oder strukturellen Grenzen bestehen.
Von besonderem Interesse sind Leistungen, die zwar am Markt verfügbar sind, deren Beschaffung unter der vorgesehenen URV-Struktur aber besonderen Bedingungen unterliegt. Dies kann insbesondere bei Direktvertriebsmodellen, Herstellerautorisierungen, Partnerprogrammen, bestimmten Software- und Lizenzmodellen, Cloudangeboten, Marketplaces oder produktspezifischen Endnutzerbedingungen der Fall sein. Solche Besonderheiten werden nicht automatisch als mangelnde Abdeckung des gesamten Leistungsrahmens gewertet. Sie müssen aber erkannt und nachvollziehbar eingeordnet werden, wenn sie für die spätere Vertragsgestaltung oder die praktische Nutzbarkeit der URV erheblich sind.
Der URV-Auftragnehmer übernimmt eine eigenständige Integrationsfunktion zwischen dem Auftraggeber und einem breiten, veränderlichen IT-Lieferantenmarkt. Er soll nicht lediglich Bestellungen weiterleiten, einzelne Angebote vermitteln oder eine technische Plattform bereitstellen. Seine Aufgabe besteht vielmehr darin, für die vom Auftraggeber benötigten Lieferantenleistungen eine einheitliche Wiederverkäufer-, Vertrags-, Preis-, Daten-, Angebots-, Abruf- und Abrechnungsstruktur bereitzustellen und diese während der Vertragslaufzeit funktionsfähig zu halten.
Zu den eigenen Leistungen gehören insbesondere Lieferantensuche und Lieferantenerschließung, Führung und Weiterentwicklung des Lieferantenportfolios, Betrieb des operativen Leistungskatalogs, Vorbereitung und Dokumentation von Leistungsabrufen, Beauftragung der vom Auftraggeber ausgewählten Lieferanten, kaufmännische und vertragliche Koordination, Preisoffenlegung, Vorteilsweitergabe, Abrechnung und Reporting. Diese Leistungen können im zulässigen Umfang arbeitsteilig organisiert werden. Der URV-Auftragnehmer bleibt jedoch dafür verantwortlich, dass die Gesamtstruktur gegenüber dem Auftraggeber einheitlich funktioniert und keine organisatorischen Schnittstellen auf den Auftraggeber zurückverlagert werden, die nach dem URV-Modell gerade auf Auftragnehmerseite gebündelt werden sollen.
Der Auftraggeber kann einen bestimmten Lieferanten vorgeben oder den Auftragnehmer um geeignete Lieferantenvorschläge bitten. Er kann für einen einzelnen oder für mehrere in Betracht kommende Lieferanten jeweils ein gesondertes Angebot des URV-Auftragnehmers anfordern. Eine allgemeine Pflicht, für jeden Leistungsabruf mehrere Lieferantenangebote oder mehrere Angebote des URV-Auftragnehmers einzuholen, besteht nicht. Der Auftragnehmer beschafft die für das jeweilige Angebot benötigten Lieferanteninformationen und Lieferantenangebote und erstellt für jeden angeforderten Lieferanten ein eigenes, vollständig annahmefähiges Angebot gegenüber dem Auftraggeber.
Die Entscheidung über den tatsächlich eingesetzten Lieferanten kann deshalb je nach Abruf bereits vor der Angebotserstellung durch eine eindeutige Lieferantenvorgabe oder erst durch die spätere Auswahl zwischen mehreren lieferantenspezifischen Angeboten des URV-Auftragnehmers fallen. Soll der Inhalt eines Angebots vor Vertragsschluss geändert werden, wird zunächst eine entsprechend angepasste Angebotsfassung erstellt. Der Leistungsabruf kommt anschließend durch unveränderte Annahme des ausgewählten maßgeblichen Angebots zustande. Erst nach Abschluss des Leistungsabrufs beauftragt der URV-Auftragnehmer den ausgewählten Lieferanten im eigenen Namen. Die Markterkundung soll untersuchen, ob diese Angebots-, Auswahl-, Prüf-, Vertragsschluss- und anschließende Beauftragungslogik mit angemessenem Aufwand und in den benötigten Bearbeitungszeiten umgesetzt werden kann.
Ein besonderer Bestandteil dieser Funktion ist der Umgang mit unterschiedlichen Lieferanten- und Herstellerbedingungen. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, produktspezifische Vertrags-, Nutzungs-, Lizenz-, Wartungs-, Cloud- oder sonstige Lieferantenbedingungen zu erfassen, ihre Bedeutung für den konkreten Leistungsabruf zu erkennen und sie soweit erforderlich strukturiert in sein eigenes Angebot einzubeziehen. Dabei müssen Widersprüche oder Abweichungen von den URV-Grundbedingungen erkannt und für den Auftraggeber nachvollziehbar gemacht werden. Die Markterkundung untersucht deshalb auch, ob potenzielle Auftragnehmer diese vertragliche Integrationsleistung über einen sehr breiten IT-Markt praktisch und skalierbar erbringen können.
Der Auftragnehmer soll seine eigenen Leistungen auf die Einrichtung und den Betrieb des Wiederverkäufermodells beschränken. Eine von ihm selbst erbrachte fachliche IT-Leistung soll nicht zugleich als Lieferantenleistung über die URV verkauft werden. Leistungen eines rechtlich getrennten verbundenen Unternehmens können dagegen nach Maßgabe der vorgesehenen Transparenz- und Preisprüfungsregeln als Lieferantenleistungen eingebunden werden. Diese Trennung ist für die Marktbeurteilung relevant, weil sie insbesondere Geschäftsmodelle von Systemhäusern, Integratoren und Unternehmensgruppen unterschiedlich berühren kann.
Die Markterkundung soll ein belastbares Bild davon schaffen, ob mehrere voneinander unabhängige Marktteilnehmer als ernsthaft plausible Träger der URV-Gesamtverantwortung in Betracht kommen. Maßgeblich ist nicht die bloße Zahl identifizierter Unternehmen. Untersucht wird vielmehr, welche Marktteilnehmer die Gesamtrolle eigenständig plausibel übernehmen können, bei welchen Unternehmen hierfür eine Kooperation oder arbeitsteilige Organisation erforderlich wäre und ob bereits konkrete Anhaltspunkte für tatsächlich realistische gemeinschaftliche Angebotsmöglichkeiten bestehen. Rein theoretisch denkbare Zusammenschlüsse mehrerer Unternehmen werden nicht als zusätzliche Wettbewerber behandelt, solange für eine solche Konstellation keine tatsächliche Grundlage besteht.
Diese Betrachtung verhindert sowohl eine Überschätzung als auch eine künstliche Verengung des Auftragnehmermarkts. Mehrere Unternehmen, die die Gesamtrolle jeweils nicht selbst übernehmen können und lediglich abstrakt miteinander kombinierbar wären, werden nicht ohne Weiteres als mehrere unabhängige Wettbewerbsmöglichkeiten gezählt. Bestehen dagegen konkrete Kooperationsbeziehungen, ausdrücklich erklärte Bereitschaften zur gemeinsamen Rollenübernahme oder andere belastbare Anhaltspunkte für eine gemeinsame Angebotsfähigkeit, kann diese Konstellation als zusätzlicher Marktindikator berücksichtigt werden. Die tatsächliche spätere Bieterstruktur bleibt jedoch dem Vergabeverfahren vorbehalten und wird durch die Markterkundung nicht vorweggenommen.
Neben der grundsätzlichen Gesamtrollenfähigkeit wird die tatsächliche Teilnahmebereitschaft untersucht. Diese soll abgestuft erfasst und klar von der Frage getrennt werden, ob die Gesamtrolle fachlich und organisatorisch grundsätzlich übernommen werden könnte. Ein Marktteilnehmer kann beispielsweise zur Gesamtrolle fähig sein, aber aufgrund einzelner wirtschaftlicher oder vertraglicher Bedingungen voraussichtlich nicht teilnehmen, während eine allgemeine Teilnahmebereitschaft umgekehrt keine belastbare Aussage über die Gesamtrollenfähigkeit darstellt. Bedingungen, Hindernisse und wesentliche Unsicherheiten werden deshalb gesondert erhoben.
Eine geringe Beteiligung an der Markterkundung ist ein relevanter Befund über die erreichte Erkenntnisbasis und kann zugleich ein Hinweis auf begrenzte Marktattraktivität, hohen Teilnahmeaufwand oder andere Hemmnisse sein. Sie beweist für sich allein jedoch nicht, dass im späteren Vergabeverfahren kein ausreichender Wettbewerb entstehen wird. Davon zu unterscheiden sind ausdrückliche Angaben ernsthaft plausibler Marktteilnehmer, dass sie sich an einer späteren Vergabe voraussichtlich nicht beteiligen würden oder die Gesamtrolle unter den vorgesehenen Bedingungen nicht übernehmen könnten. Solche Angaben besitzen für die Beurteilung der späteren Wettbewerbsbreite einen unmittelbar höheren Erkenntniswert.
Die Markterkundung untersucht die Gesamtrollenfähigkeit funktional. Sie soll erkennen lassen, welche Bestandteile des vorgesehenen Modells von potenziellen Auftragnehmern bereits heute in vergleichbarer Form erbracht werden, welche Fähigkeiten mit vertretbaren Anpassungen aufgebaut werden könnten und wo tatsächliche strukturelle Grenzen bestehen. Dazu gehören insbesondere Wiederverkauf im eigenen Namen, breite Multi-Vendor-Beschaffung, Lieferanten-Onboarding, Portfolio- und Katalogmanagement, Abrufvorbereitung, eigene Angebotserstellung, Preis- und Vorteilsnachweise, Vertragskoordination, Abrechnung, Reporting und die parallele Bearbeitung einer größeren Zahl unterschiedlicher Vorgänge.
Zur Gesamtrollenfähigkeit gehört außerdem der sichere Umgang mit unterschiedlichen Vertragsregimen. Potenzielle Auftragnehmer müssen Lieferanten- und Herstellerbedingungen erfassen, den konkreten Lieferantenleistungen zuordnen und ihre Bedeutung für das eigene Angebot gegenüber dem Auftraggeber erkennen können. Zusätzlich können bei einzelnen Leistungsabrufen auf Auftraggeberseite besondere öffentliche Vertragsbedingungen, etwa einschlägige EVB-IT-Vertragsbedingungen, VOL/B oder andere für die konkrete Leistung vorgesehene Vertragsbedingungen, hinzutreten. Der Auftragnehmer muss deshalb in der Lage sein, diese unterschiedlichen Vertragsgrundlagen miteinander abzugleichen, Widersprüche und zusätzliche Pflichten zu erkennen und diejenigen Risiken zu beherrschen, die nicht vollständig in die eigene Lieferantenbeziehung weitergegeben werden können.
Soweit Lieferantenbedingungen von der vorgesehenen URV-Systematik abweichen oder besondere Endnutzerpflichten begründen, müssen diese Unterschiede transparent und kontrolliert verarbeitet werden können. Gleiches gilt für zusätzliche öffentliche Vertragsbedingungen, die das konkrete Verhältnis zwischen Auftraggeber und URV-Auftragnehmer ausgestalten. Eine bloße Weiterleitung fremder Vertragsunterlagen ohne Einordnung reicht für die vorgesehene Integrationsfunktion nicht aus. Die Markterkundung soll deshalb erkennen lassen, ob potenzielle Auftragnehmer solche mehrschichtigen Vertragskonstellationen grundsätzlich beherrschen können und welche Auswirkungen daraus auf Aufwand, Risiko und Wirtschaftlichkeit entstehen.
Bei Bietergemeinschaften oder einer zulässigen arbeitsteiligen Organisation unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern ist zusätzlich zu untersuchen, ob die Funktionen gemeinsam so gesteuert werden können, dass gegenüber dem Auftraggeber trotzdem eine einheitliche und praktikable Auftragnehmerstruktur entsteht. Die Nutzung arbeitsteiliger Modelle darf nicht dazu führen, dass die vorgesehene zentrale Verantwortung aufgelöst oder wesentliche Schnittstellen erneut auf den Auftraggeber verlagert werden. Zielgruppe der Markterkundung bleiben deshalb potenzielle Träger dieser Gesamtverantwortung und nicht beliebige Spezialunternehmen, die lediglich eine einzelne Teilfunktion als späterer Nachunternehmer beitragen könnten.
Die Untersuchung ist keine vorgezogene Eignungsprüfung. Förmliche Referenznachweise, Versicherungsbescheinigungen, Ausschlussgrunderklärungen oder sonstige Unterlagen, die erst im späteren Vergabeverfahren benötigt werden, sollen grundsätzlich nicht verlangt werden. Konkrete bestehende Erfahrungen und Prozesse können jedoch abgefragt werden, soweit sie erforderlich sind, um Angaben zur eigenen Fähigkeit oder zu behaupteten Marktgrenzen nachvollziehbar einzuordnen. Die Markterkundung soll damit eine belastbare Marktkenntnis schaffen, ohne die spätere Eignungsprüfung vorwegzunehmen.
Die URV sieht vor, dass der Gesamtpreis eines Leistungsabrufs aus dem tatsächlichen Einkaufspreis der Lieferantenleistung und dem im Vergabeverfahren angebotenen prozentualen Handelsaufschlag besteht. Der Handelsaufschlag soll sämtliche eigenen Leistungen und allgemeinen Aufwendungen des URV-Auftragnehmers vergüten. Zusätzliche Bearbeitungs-, System-, Koordinations-, Dokumentations-, Abrechnungs- oder Verwaltungskosten sind nicht vorgesehen. Der angebotene Prozentsatz soll während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich aller vorgesehenen Verlängerungszeiträume unverändert bleiben.
Gleichzeitig beruht das Modell auf einer transparenten Einkaufspreisbasis. Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und sonstige wirtschaftliche Vorteile werden bei der Ermittlung des tatsächlichen Einkaufspreises berücksichtigt und damit wirtschaftlich an den Auftraggeber weitergegeben. Der Auftragnehmer muss den Einkaufspreis oder die maßgebliche Preis- und Abrechnungsgrundlage in geeigneter Form nachweisen. Diese Transparenz- und Vorteilsregeln sind gemeinsam mit der Vergütungsstruktur zu betrachten, weil sie unmittelbar beeinflussen, welche wirtschaftlichen Erträge dem Auftragnehmer aus dem Modell verbleiben.
Ein besonderer Untersuchungsgegenstand sind Vorteile, die nicht unmittelbar bei einem einzelnen Einkauf entstehen. Hersteller- oder Lieferantenboni können beispielsweise nachträglich, volumenabhängig, auf Grundlage mehrerer Beschaffungsvorgänge oder eines Gesamtumsatzes entstehen. Soweit solche Vorteile mehreren Leistungsabrufen zurechenbar sind, müssen sie nach der vorgesehenen URV-Logik anhand einer objektiven und nachvollziehbaren Methode den betroffenen Leistungsabrufen zugeordnet werden können. Die Markterkundung soll deshalb untersuchen, ob und mit welchem Aufwand potenzielle Auftragnehmer solche nachträglichen oder aggregierten Vorteile identifizieren, sachgerecht zuordnen, dokumentieren und wirtschaftlich berücksichtigen können. Dabei sind insbesondere systemseitige Datenverfügbarkeit, Abrechnungszeitpunkte, konzern- oder kundenübergreifende Bonusmechanismen und tatsächliche Grenzen einer eindeutigen Zuordnung von Interesse.
Die wirtschaftliche Prüfung muss außerdem die vorgesehene Verteilung nachträglicher Einkaufspreisrisiken berücksichtigen. Sinkt der tatsächliche Einkaufspreis, wirkt sich die Reduzierung nach der vorgesehenen Preislogik zugunsten des Auftraggebers aus. Ein später höherer Einkaufspreis kann dagegen nicht ohne Weiteres weitergegeben werden, sondern nur innerhalb der hierfür vertraglich vorgesehenen variablen Preisregelungen oder aufgrund einer vor wirtschaftlicher Verursachung wirksam vereinbarten Änderung des Leistungsabrufs. Soweit Fremdwährungsgeschäfte betroffen sind, kommen die vorgesehenen Regeln zur Ermittlung und Behandlung maßgeblicher Wechselkurse hinzu. Die Markterkundung soll deshalb untersuchen, in welchen Leistungsbereichen Preis- und Wechselkursvolatilität relevant ist, welche Risikoprämien daraus entstehen könnten und ob die vorgesehene Risikoverteilung die Teilnahmebereitschaft oder die Höhe des Handelsaufschlags wesentlich beeinflusst.
Von Bedeutung sind daneben Gesamtvolumen, Zahl und Größenverteilung der Leistungsabrufe, Anteil kleiner oder administrativ aufwendiger Vorgänge, Umfang des Lieferanten-Onboardings, Katalog- und Datenpflege, Angebots- und Versionierungsaufwand, Verarbeitung unterschiedlicher Vertragsbedingungen, Nachweis- und Reportinganforderungen, Zahlungsbedingungen, mögliche Vorfinanzierung sowie die fehlende Mindestabnahme und Exklusivität. Auch die Verpflichtung, denselben Handelsaufschlag über die gesamte Vertragslaufzeit und über sehr unterschiedliche IT-Leistungsarten hinweg anzuwenden, ist ausdrücklich zu untersuchen. Die wirtschaftliche Betrachtung darf deshalb nicht auf einen durchschnittlichen Abruf beschränkt werden, sondern muss diejenigen Strukturen erfassen, die den tatsächlichen eigenen Aufwand und das verbleibende Risiko des Auftragnehmers bestimmen.
In diese Betrachtung ist auch der vorgesehene Anpassungsmechanismus für die eigenen Auftragnehmerleistungen einzubeziehen. Während einer mehrjährigen Vertragslaufzeit können innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs zumutbare Änderungen insbesondere von Ansprechpartnern, Kommunikationswegen, Datenformaten, Systemzugängen oder organisatorischen Abläufen erforderlich werden, ohne dass hierfür eine zusätzliche Vergütung neben dem Handelsaufschlag vorgesehen ist. Die Markterkundung soll deshalb untersuchen, ob ein solcher begrenzter Anpassungsbedarf marktseitig und wirtschaftlich tragfähig in den Handelsaufschlag einbezogen werden kann und welche Arten oder Intensitäten von Änderungen den Aufwand wesentlich beeinflussen würden. Dabei soll nicht vorab jede mögliche spätere Anpassung definiert werden; untersucht wird die Tragfähigkeit des vorgesehenen Zumutbarkeits- und Vergütungsmechanismus.
Zur wirtschaftlichen Tragfähigkeit gehört außerdem die Abwicklung bereits geschlossener Leistungsabrufe nach Ende der Rahmenvereinbarung. Lang laufende SaaS-, Cloud-, Wartungs-, Lizenz- oder Dienstleistungsabrufe können über die Rahmenlaufzeit hinaus fortbestehen, und bereits im Leistungsabruf vorgesehene Optionen können nach Maßgabe der dafür geltenden Bedingungen auch später noch wirksam werden. Der Auftragnehmer muss solche Abrufe einschließlich Abrechnung, Reporting, Vertragskoordination und erforderlicher Übergabe weiter betreuen, obwohl kein neues Abrufgeschäft mehr entstehen muss. Die Markterkundung soll deshalb untersuchen, ob dieser administrative und wirtschaftliche Nachlauf mit dem vorgesehenen Vergütungsmodell tragfähig abgebildet werden kann.
Indikative Handelsaufschläge werden nicht ohne gemeinsamen wirtschaftlichen Kontext abgefragt. Soweit quantitative Angaben erhoben werden, erhalten die Marktteilnehmer einheitliche Planungsannahmen oder Referenzszenarien. Diese sollen die für die Wirtschaftlichkeit erheblichen Preis-, Mengen-, Laufzeit- und Nachlaufannahmen soweit erforderlich sichtbar machen. Die Antworten dienen ausschließlich der Markt- und Wirtschaftlichkeitsbeurteilung und sind keine späteren Angebote; sie binden die Unternehmen weder an eine spätere Beteiligung noch an einen bestimmten Angebotspreis.
Die Funktionsfähigkeit der URV hängt wesentlich davon ab, dass der Auftragnehmer nicht auf sein beim Zuschlag vorhandenes Lieferantenportfolio beschränkt bleibt. Die Universalität des Leistungsrahmens bedeutet dabei nicht, dass der Auftragnehmer für jede Leistungskategorie zu jedem Zeitpunkt einen aktiven Lieferanten oder eine konkrete Lieferantenleistung vorhalten oder deren Verfügbarkeit garantieren muss. Entscheidend ist vielmehr, dass er einen breiten Lieferantenmarkt erschließen, sein Lieferantenportfolio bedarfsbezogen weiterentwickeln und bislang nicht angebundene Lieferanten oder Hersteller innerhalb der vorgesehenen Prozesse neu aufnehmen kann. Die Markterkundung soll deshalb insbesondere die tatsächliche Fähigkeit zur dynamischen und bedarfsbezogenen Lieferantenerschließung untersuchen.
Von Interesse sind der praktische Onboardingprozess, typische Bearbeitungszeiten, erforderliche Prüfungen, Vertrags- und Zahlungsbedingungen sowie mögliche Kapazitätsgrenzen. Ein wichtiger Prüfpunkt ist, ob ein Auftragnehmer grundsätzlich auch einen vom Auftraggeber gewünschten und ihm bislang unbekannten Lieferanten erschließen und in seine Wiederverkäufer- und Beschaffungsstruktur aufnehmen kann. Bestehende Lieferanten- oder Herstellerzahlen können als Hintergrundinformation dienen, ersetzen aber keine belastbare Aussage über diese Erweiterungsfähigkeit. Tatsächliche Nichtverfügbarkeit, wirtschaftlich unvertretbare Erschließung oder strukturelle Vertriebsgrenzen bleiben mögliche Ausnahmebefunde und sollen gerade sichtbar werden.
Die Markterkundung soll damit weder eine künstliche Pflicht zur permanent vollständigen Lieferantenabdeckung sämtlicher Kategorien unterstellen noch fehlende bestehende Lieferantenbeziehungen vorschnell als mangelnde Gesamtrollenfähigkeit bewerten. Entscheidend ist, ob der innerhalb des statischen Leistungsrahmens liegende Lieferantenmarkt bedarfsbezogen mit angemessenem Aufwand und in brauchbaren Zeiträumen erschlossen werden kann. Dabei kann sich zeigen, dass einzelne Marktsegmente regelmäßig problemlos neu erschlossen werden können, während andere Bereiche besondere Vorlaufzeiten, Autorisierungen oder Geschäftsbedingungen erfordern.
Daneben werden diejenigen Hersteller-, Lieferanten- und Vertriebskonstellationen untersucht, die eine Weiterveräußerung wesentlich erschweren oder verhindern können. Dazu können Herstellerautorisierungen, Partnerstufen, Mindestumsätze, Deal Registration, Direktvertrieb, geografische Beschränkungen, Kreditlimits, Cloud- und Marketplace-Strukturen, Lizenzmodelle oder erforderliche produktbezogene Direktvereinbarungen mit dem Endkunden gehören. Die Marktteilnehmer sollen dabei möglichst konkret erläutern, ob ein Mechanismus den vorgesehenen Wiederverkauf tatsächlich verhindert, lediglich zusätzlichen Aufwand verursacht oder über eine alternative zulässige Ausgestaltung innerhalb des URV-Modells abgebildet werden kann.
Ein weiterer Untersuchungsgegenstand sind wirtschaftliche Beziehungen und Anreizstrukturen zwischen potenziellen URV-Auftragnehmern und Lieferanten oder Herstellern. Herstellerpartnerprogramme, Bonusstaffeln, Absatzvorgaben, bevorzugte Bezugswege, besondere Konditionen oder sonstige wirtschaftliche Anreize können sowohl den Einkaufspreis als auch die Empfehlung bestimmter Lieferanten beeinflussen. Die Markterkundung soll deshalb klären, welche solcher Strukturen im Markt üblich sind, in welchem Umfang sie nachvollziehbar offengelegt werden können und ob die vorgesehenen Transparenz- und Vorteilsregeln praktisch umsetzbar sind. Dabei geht es nicht darum, marktübliche Herstellerbeziehungen oder wirtschaftliche Interessen des Auftragnehmers zu verhindern, sondern Lieferantenvorschläge, wirtschaftliche Anreize und die für die Preisbildung erheblichen Beziehungen so nachvollziehbar zu machen, dass der Auftraggeber sie sachgerecht einordnen kann.
Besondere Bedeutung haben dabei nachträgliche, volumenabhängige oder auf mehrere Beschaffungsvorgänge bezogene Vorteile. Die Markterkundung soll erkennen lassen, unter welchen tatsächlichen Geschäftsmodellen solche Vorteile entstehen, ob ihre Entstehung und Höhe gegenüber dem Auftraggeber nachvollziehbar gemacht werden kann und nach welchen objektiven Methoden eine sachgerechte Zuordnung zu den betroffenen Leistungsabrufen möglich ist. Ebenso sind Fallgestaltungen zu erfassen, in denen Bonusprogramme oder gesamtumsatzabhängige Konditionen eine eindeutige Einzelzuordnung erschweren. Dadurch kann vor der Vergabe beurteilt werden, ob die vorgesehene Vorteilslogik technisch und kaufmännisch praktikabel ist oder für bestimmte Marktmechanismen zusätzlicher Regelungsbedarf besteht.
Aussagen über eigene bestehende Lieferantenbeziehungen und tatsächlich durchgeführte Onboardingprozesse besitzen eine andere Aussagequalität als allgemeine Behauptungen über andere Unternehmen oder den gesamten Markt. Allgemeine Markt- oder Herstellerbehauptungen werden deshalb zunächst als Marktindiz behandelt. Werden solche Aussagen für eine wesentliche URV-Entscheidung erheblich, kann eine zusätzliche Validierung erforderlich sein. Dieses Vorgehen erlaubt es, die Lieferantenebene ausreichend zu verstehen, ohne hierfür eine eigenständige allgemeine Lieferanten-Markterkundung aufzubauen.
Die URV muss nicht nur rechtlich und wirtschaftlich, sondern auch im täglichen Betrieb funktionieren. Die Markterkundung untersucht deshalb, ob die vorgesehenen Abläufe und Datenanforderungen durch potenzielle Auftragnehmer praktisch umgesetzt und in der erforderlichen Breite skaliert werden können. Betrachtet werden insbesondere die Einrichtung der Rahmenvereinbarung, Lieferanten-Onboarding, Lieferantenportfolio, operativer Leistungskatalog, Einholung und Verarbeitung von Lieferanteninformationen, Erstellung eigener Angebote zum Leistungsabruf, Preis- und Vorteilsnachweise, Lieferantenbeauftragungen, Änderungen und Optionen, Rechnungsstellung, Reporting und Höchstwertkontrolle.
Besondere Bedeutung besitzt die vorgesehene Angebots- und Vertragsschlussmechanik. Der Auftragnehmer muss aus den maßgeblichen Lieferanteninformationen für jeden angeforderten Lieferanten ein eigenes vollständiges und annahmefähiges Angebot gegenüber dem Auftraggeber erstellen und dabei die für den Leistungsabruf erforderlichen Leistungs-, Preis-, Lieferanten- und Vertragsinformationen konsistent abbilden. Werden mehrere lieferantenspezifische Angebote angefordert, müssen diese getrennt und eindeutig vergleichbar geführt werden können. Änderungen vor Vertragsschluss müssen in einer neuen oder angepassten Angebotsfassung verarbeitet werden, bevor der Auftraggeber das ausgewählte Angebot unverändert annehmen kann.
Da der Lieferant erst nach Abschluss des Leistungsabrufs im eigenen Namen durch den URV-Auftragnehmer beauftragt wird, muss die vorgelagerte Lieferanten- und Angebotskommunikation zugleich eine ausreichend belastbare Grundlage für das eigene Angebot des Auftragnehmers schaffen. Die Markterkundung soll deshalb insbesondere untersuchen, wie Lieferantenpreise, Angebotsgültigkeiten, Verfügbarkeiten, Deal Registrations und vergleichbare marktseitige Voraussetzungen bis zur Annahme des URV-Angebots abgesichert werden können, ohne den Lieferanten bereits vorzeitig verbindlich zu beauftragen. Dies ist vor allem bei volatilen Preisen, knappen Verfügbarkeiten oder kurzfristig gültigen Herstellerangeboten für Bearbeitungszeiten und wirtschaftliche Risiken relevant.
Die operative Umsetzbarkeit umfasst außerdem die Verarbeitung unterschiedlicher Vertragsgrundlagen. Lieferanten- und Herstellerbedingungen müssen vollständig erfasst, dem jeweiligen Leistungsabruf eindeutig zugeordnet und soweit erforderlich in das eigene Angebot des Auftragnehmers überführt werden können. Hinzutretende öffentliche Vertragsbedingungen, beispielsweise einschlägige EVB-IT-Vertragsbedingungen, VOL/B oder andere besondere Vertragsbedingungen des konkreten Leistungsabrufs, müssen ebenfalls in die Vertragsprüfung einbezogen werden. Der Auftragnehmer muss Widersprüche, zusätzliche Pflichten und Risikodifferenzen zwischen URV-Grundbedingungen, zusätzlichen öffentlichen Vertragsbedingungen und Lieferantenbedingungen erkennen und kontrolliert verarbeiten können.
Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Pflichten aus dem Leistungsabruf nicht vollständig oder spiegelbildlich an den Lieferanten weitergegeben werden können. Die Markterkundung soll deshalb nicht nur nach allgemeiner Vertragsmanagementfähigkeit fragen, sondern nach der tatsächlichen Fähigkeit, mehrschichtige Vertragskonstellationen in größerer Zahl operativ zu beherrschen, zu dokumentieren und in die eigene Angebots- und Freigabelogik einzubinden. Die konkrete spätere Auswahl oder Ausgestaltung einzelner EVB-IT- oder sonstiger Vertragsbedingungen ist nicht Gegenstand dieses Konzepts.
Ein weiterer Schwerpunkt ist die Katalog- und Datenfähigkeit. Der operative Leistungskatalog soll eine große und dynamische Zahl konkreter Lieferantenangebote nachvollziehbar verwalten können und hierfür insbesondere eindeutige Kennungen, Versionierung, Lieferanten- und Kategoriebezug, Statusänderungen und eine nachvollziehbare Historie unterstützen. Die zugrunde liegenden Informationen müssen strukturiert und soweit erforderlich maschinenlesbar bereitgestellt oder exportiert werden können. Zugleich muss die Verbindung zwischen dem jeweils maßgeblichen Katalogstand, dem daraus erstellten Angebot, dem späteren Leistungsabruf und den für Abrechnung und Reporting erforderlichen Daten dauerhaft nachvollziehbar bleiben.
Zur operativen Datenfähigkeit gehört außerdem eine von der reinen Umsatzabrechnung getrennte Höchstwertkontrolle. Das System muss den bei Abschluss eines Leistungsabrufs gebundenen Höchstwertverbrauch, spätere wertsteigernde Änderungen, den tatsächlich abgerechneten Wert und den verbleibenden Höchstwert getrennt nachvollziehen können. Dabei darf die technische Logik nicht unterstellen, dass jede spätere Reduzierung eines Abrufs, eine nicht ausgeübte Option, eine Gutschrift oder eine sonstige Verringerung des tatsächlich abgerechneten Werts den bereits gebundenen Höchstwert automatisch wieder freigibt. Die Markterkundung soll deshalb prüfen, ob potenzielle Auftragnehmer eine solche Bindungs-, Abrechnungs- und Restwertlogik in ihren Systemen und Reports zuverlässig abbilden können und welcher Anpassungsaufwand daraus entsteht.
Das Markterkundungskonzept legt hierfür keine konkreten technischen Felder, Schnittstellen oder Dateiformate fest. Untersucht wird vielmehr, ob potenzielle Auftragnehmer eine solche Daten-, Nachverfolgbarkeits- und Höchstwertlogik funktional abbilden können, welche bestehenden Systeme hierfür eingesetzt werden könnten und welcher Einrichtungs- und Betriebsaufwand daraus entsteht. Die spätere konkrete technische Spezifikation bleibt den hierfür vorgesehenen Unterlagen zum operativen Leistungskatalog und den Vergabeunterlagen vorbehalten.
Zur operativen Umsetzbarkeit gehört schließlich die Fortführung bereits geschlossener Leistungsabrufe nach Ende der Rahmenvereinbarung und ein geordneter Übergang am Vertragsende. Fortbestehende Abrufe müssen weiterhin vertragsgemäß betreut, abgerechnet, dokumentiert und soweit erforderlich geändert oder durch bereits vorgesehene Optionen fortgeführt werden können. Gleichzeitig müssen die für den Vertragsübergang erforderlichen Daten, Unterlagen und Informationen geordnet bereitgestellt werden. Die Markterkundung soll klären, ob potenzielle Auftragnehmer diesen Nachlauf organisatorisch und systemseitig beherrschen und welche Aufwände daraus entstehen.
Von besonderem Interesse ist das Zusammenwirken der gesamten Prozesskette. Ein technisch leistungsfähiges Katalogsystem genügt beispielsweise nicht, wenn die Aufnahme neuer Lieferanten nur mit langen manuellen Vertragsprozessen möglich ist. Ebenso kann eine schnelle Lieferantenbeschaffung durch aufwendige interne Preis-, Angebots-, Vertragsprüfungs- oder Freigabeschritte entwertet werden. Die späteren Anforderungen sollen deshalb einerseits ausreichend schnell sein, damit die URV ihren Rationalisierungszweck erfüllt, andererseits aber keine Fristen oder Prozessvorgaben enthalten, die ohne entsprechenden Nutzen einen erheblichen Teil des potenziellen Auftragnehmermarkts ausschließen.
Die Markterkundung ist keine allgemeine Kommentierungsrunde zu sämtlichen vorgesehenen Vertragsbedingungen. Vertieft untersucht werden diejenigen Anforderungen, bei denen eine wesentliche Auswirkung auf Teilnahmebereitschaft, Wettbewerbsbreite, Kosten oder operative Umsetzbarkeit plausibel ist. Die konkrete Auswahl der Prüfgegenstände erfolgt vor Beginn der Markterkundung und richtet sich nach dem tatsächlichen verbleibenden Erkenntnisbedarf. Anforderungen ohne erkennbaren Markt- oder Entscheidungsbezug werden nicht allein deshalb zur Diskussion gestellt, weil sie Bestandteil der späteren Vertragsunterlagen sein werden.
Zu diesen Prüfgegenständen können insbesondere die fehlende Mindestabnahme und Exklusivität, der über die gesamte Vertragslaufzeit unveränderte Handelsaufschlag, der Ausschluss zusätzlicher Vergütung für eigene Auftragnehmerleistungen, Einkaufspreis- und Nachweispflichten, die Behandlung nachträglicher Einkaufspreisänderungen und Wechselkursrisiken, die Zuordnung nachträglicher oder aggregierter wirtschaftlicher Vorteile, Regeln für verbundene Unternehmen, Lieferanten-Onboarding, Abruf- und Reaktionszeiten, Katalog- und Reportinganforderungen, Zahlungsbedingungen, Haftung, Versicherungsanforderungen und Prüfungsrechte gehören. Ebenso kann untersucht werden, welche Auswirkungen die vorgesehene Möglichkeit zumutbarer Anpassungen von Kommunikationswegen, Datenformaten, Systemzugängen oder organisatorischen Abläufen innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs besitzt, wenn hierfür keine zusätzliche Vergütung neben dem Handelsaufschlag vorgesehen ist.
Ebenfalls zu untersuchen ist die Regel, dass der URV-Auftragnehmer eigene fachliche IT-Leistungen nicht als Lieferantenleistungen über die Rahmenvereinbarung bereitstellt, während ein rechtlich getrenntes verbundenes Unternehmen unter den hierfür vorgesehenen Transparenz- und Preisprüfungsregeln als Lieferant eingesetzt werden kann. Soweit diese Regelungen unterschiedliche Unternehmens- und Konzernstrukturen verschieden stark betreffen, soll diese Wirkung in den Antworten erkennbar werden. Gleiches gilt für Vertragskonstellationen, in denen zusätzliche öffentliche Vertragsbedingungen zu Pflichten oder Risiken führen können, die nicht vollständig auf einen Lieferanten übertragen werden können.
Auch wirtschaftliche Beziehungen zwischen Auftragnehmer und Lieferanten oder Herstellern gehören zu den relevanten Prüfgegenständen. Die Markterkundung soll insbesondere untersuchen, ob erhebliche Partnerprogramme, Bonusmodelle, Vertriebsbindungen oder sonstige wirtschaftliche Anreize in einer Weise transparent gemacht werden können, die dem Auftraggeber eine sachgerechte Einordnung von Lieferantenvorschlägen und Einkaufspreisen ermöglicht. Zugleich soll geprüft werden, ob solche Transparenz- und Zuordnungsanforderungen ihrerseits erhebliche Teilnahmehindernisse, systemseitige Probleme oder praktische Konflikte mit Herstellerverträgen erzeugen. Bei verbundenen Unternehmen ist zusätzlich relevant, ob die vorgesehenen besonderen Preis- und Transparenzprüfungen marktseitig praktikabel umgesetzt werden können.
Ein weiterer Prüfgegenstand ist die vorgesehene Verantwortungs- und Risikoverteilung für Lieferantenleistungen und Lieferantenausfall. Der Auftragnehmer trägt Verantwortung für seine eigenen Pflichten insbesondere im Zusammenhang mit Lieferantenvorschlägen, bereitgestellten Informationen, erforderlichen Prüfungen, Beauftragung, kaufmännischer Koordination, Preisoffenlegung und Abrechnung. Er soll dagegen nicht allein aufgrund seiner Wiederverkäuferstellung ohne entsprechende vertragliche Grundlage ein verschuldensunabhängiges Verfügbarkeits- oder Leistungserfolgsrisiko für den ausgewählten Lieferanten übernehmen. Zugleich bestehen bei Lieferantenausfall eigene Unterstützungs-, Koordinations- und Abwicklungspflichten, sodass die Markterkundung klären soll, ob diese Abgrenzung marktseitig verständlich und versicherbar ist und welche Auswirkungen sie auf Teilnahmebereitschaft, Kalkulation und operative Prozesse besitzt.
Bei der Untersuchung dieser Anforderungen wird nicht lediglich nach Zustimmung oder Ablehnung gefragt. Entscheidend ist, welche konkrete Wirkung eine Regelung auf den jeweiligen Marktteilnehmer und gegebenenfalls auf bestimmte Anbietergruppen besitzt, welche Ursache dieser Wirkung zugrunde liegt und ob sie tatsächlich Teilnahme, Kosten oder Umsetzbarkeit beeinflusst. Erst diese Informationen ermöglichen eine sachgerechte spätere Entscheidung darüber, ob eine Regelung beibehalten, präzisiert, angepasst oder weiter untersucht werden sollte. Die Markterkundung soll damit belastbare Konsequenzen sichtbar machen und keine Sammlung unverbindlicher Änderungswünsche erzeugen.
Die Markterkundung baut auf einer bereits entwickelten URV-Architektur auf. Der Markt soll deshalb nicht aufgefordert werden, die Beschaffungsstruktur von Grund auf neu zu entwerfen. Die Informationsunterlage macht erkennbar, welche Mechanismen als vorgesehene Ausgangspositionen zugrunde gelegt werden und bei welchen Parametern der Auftraggeber gezielt Marktinformationen für die konkrete Ausgestaltung benötigt.
Zu den vorgesehenen Ausgangspositionen gehören das Ein-Auftragnehmer-Modell mit einer einheitlich verantworteten Auftragnehmerseite, die Möglichkeit einer Organisation als einzelnes Unternehmen oder Bietergemeinschaft und der zulässige Einsatz von Unterauftragnehmern für eigene Auftragnehmerleistungen. Ebenfalls zugrunde gelegt werden die eigene Wiederverkäuferstellung des Auftragnehmers, die Beschaffungs-, Abrechnungs- und Zahlungskette über ihn, der statische Leistungsrahmen, das dynamische Lieferantenportfolio und der dynamische operative Leistungskatalog. Die Möglichkeit zur Aufnahme neuer Lieferanten, die fehlende Mindestabnahme und Exklusivität sowie die Entscheidungsbefugnis des Auftraggebers über den im konkreten Leistungsabruf eingesetzten Lieferanten gehören ebenfalls zur vorgesehenen Grundstruktur.
Zur Abruflogik gehört, dass der Auftraggeber einen bestimmten Lieferanten vorgeben oder Lieferantenvorschläge anfordern und anschließend für einen oder mehrere in Betracht kommende Lieferanten jeweils ein gesondertes Angebot des URV-Auftragnehmers verlangen kann. Eine allgemeine Pflicht zur Einholung mehrerer Lieferantenangebote oder mehrerer Angebote des URV-Auftragnehmers für jeden Leistungsabruf ist nicht vorgesehen. Für jeden angeforderten Lieferanten erstellt der Auftragnehmer ein eigenes annahmefähiges Angebot. Die Entscheidung über die tatsächlich abzurufende Lieferantenleistung kann durch vorherige Lieferantenvorgabe oder durch spätere Auswahl zwischen mehreren solchen Angeboten erfolgen. Der Leistungsabruf entsteht durch unveränderte Annahme der ausgewählten maßgeblichen Angebotsfassung.
Auch die wirtschaftliche Grundstruktur wird als Ausgangsposition zugrunde gelegt. Der im Vergabeverfahren angebotene prozentuale Handelsaufschlag vergütet sämtliche eigenen Leistungen und allgemeinen Aufwendungen des Auftragnehmers und bleibt während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich vorgesehener Verlängerungszeiträume unverändert. Eine zusätzliche Vergütung für Bearbeitungs-, System-, Koordinations-, Dokumentations-, Abrechnungs- oder Verwaltungstätigkeiten ist nicht vorgesehen. Der tatsächliche Einkaufspreis wird transparent nachgewiesen und um zurechenbare wirtschaftliche Vorteile vermindert. Nachträgliche Preis- und Wechselkursänderungen werden nur nach den hierfür vorgesehenen Regeln berücksichtigt und können deshalb wirtschaftliche Risiken beim Auftragnehmer belassen.
Zur vorgesehenen Grundstruktur gehört außerdem, dass der Auftragnehmer seine eigenen Leistungen auf Einrichtung und Betrieb des Wiederverkäufermodells beschränkt und eigene fachliche IT-Leistungen nicht zugleich als Lieferantenleistungen über die URV verkauft. Leistungen rechtlich getrennter verbundener Unternehmen können unter den hierfür vorgesehenen Transparenz- und Preisprüfungsanforderungen als Lieferantenleistungen bereitgestellt werden. Hersteller- und Lieferantenbedingungen können soweit erforderlich kontrolliert in Leistungsabrufe einbezogen werden. Die in den URV-Unterlagen als unveränderlich festgelegten Grundelemente dürfen durch solche Lieferanten- oder Herstellerbedingungen jedoch nicht geändert oder verdrängt werden. Zulässige produktspezifische Nutzungsrechte, Endnutzerpflichten oder sonstige unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller bleiben hiervon unberührt.
Zur Grundstruktur gehört schließlich, dass während der Laufzeit geschlossene Leistungsabrufe über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen können und nach den für sie geltenden Bedingungen vollständig abgewickelt werden. Die Rahmenvereinbarung endet deshalb nicht zwingend gleichzeitig mit allen operativen und administrativen Pflichten des Auftragnehmers. Ebenso wird die Höchstwertkontrolle nicht ausschließlich anhand tatsächlich abgerechneter Umsätze geführt, sondern muss die nach dem vorgesehenen Modell gebundenen Abrufwerte und den verbleibenden Höchstwert getrennt nachvollziehen. Diese Mechanismen sind bei der Beurteilung von Systemfähigkeit, Betriebsaufwand und Wirtschaftlichkeit mitzuberücksichtigen.
Diese Ausgangspositionen werden nicht gegen belastbare gegenteilige Markterkenntnisse abgeschirmt. Zeigt die Markterkundung, dass ein Grundmechanismus einen tragfähigen Wettbewerb faktisch verhindert, einen erheblichen Teil des universellen Leistungsrahmens strukturell unzugänglich macht oder wirtschaftlich beziehungsweise operativ nicht funktionsfähig ist, wird die betreffende Grundentscheidung erneut bewertet. Zu validierende Parameter können daneben insbesondere konkrete Bearbeitungsfristen, Einrichtungszeiten, Datenformate, Reportingfrequenzen, Nachweisformen, Zahlungsbedingungen, Versicherungsgrenzen, einzelne Haftungsregelungen und andere Anforderungen mit möglicher Markt- oder Kostenwirkung sein.
Jede wesentliche Frage der Markterkundung soll einen erkennbaren Zweck innerhalb der späteren Vergabevorbereitung besitzen. Vor Freigabe des Fragebogens wird deshalb geprüft, welche Unsicherheit mit einer Frage untersucht wird, welche Arten von Antworten für die Entscheidung erheblich sein können und welche spätere Gestaltungsentscheidung durch unterschiedliche Befunde tatsächlich beeinflusst werden könnte. Fragen ohne erkennbaren Entscheidungs- oder Validierungsbezug werden nicht allein deshalb aufgenommen, weil die betreffende Information möglicherweise interessant ist.
Fragen zur Breite und Tragfähigkeit des Auftragnehmermarkts dienen insbesondere der Beurteilung, ob die geplante Gesamtrolle in der vorgesehenen Form einen ausreichenden Wettbewerb erwarten lässt. Fragen zur wirtschaftlichen Tragfähigkeit können Auswirkungen auf die Bewertung des Vergütungsmodells, die Auftragswertschätzung und einzelne Vertragsparameter haben. Fragen zur Lieferantenerschließung zeigen, ob der innerhalb des universellen Leistungsrahmens liegende Lieferantenmarkt praktisch erschlossen werden kann und in welchen Ausnahmebereichen weitere Prüfung erforderlich ist. Fragen zu einzelnen Vertragsanforderungen sollen erkennen lassen, ob eine Regelung lediglich Aufwand verursacht oder tatsächlich Wettbewerb, Kosten oder Umsetzbarkeit wesentlich beeinflusst.
Erkenntnisse darüber, welche Unternehmen die Gesamtrolle eigenständig übernehmen können, welche arbeitsteiligen Organisationsformen tatsächlich in Betracht kommen und wie die vorgesehene Gesamtrolle für unterschiedliche Unternehmensgrößen zugänglich ist, können außerdem für die spätere Prüfung der Losbildung erheblich sein. Die Markterkundung kann insbesondere tatsächliche Anhaltspunkte dafür liefern, welche sachlich abgrenzbaren Teil- oder Fachlose aus Marktsicht grundsätzlich in Betracht kommen könnten und welche wirtschaftlichen oder technischen Wechselwirkungen gegen eine Trennung sprechen. Sie kann damit auch Tatsachengrundlagen für die Prüfung liefern, ob wirtschaftliche oder technische Gründe eine Zusammenfassung mehrerer Lose im Sinne des § 97a GWB erfordern. Die Markterkundung trifft diese rechtliche Entscheidung nicht vorweg; die abschließende Würdigung und Begründung bleiben dem hierfür vorgesehenen gesonderten Dokument und der späteren Vergabeentscheidung vorbehalten.
Die Zuordnung zwischen Erkenntnisbedarf und späterer Entscheidung erleichtert zugleich die spätere Auswertung. Ein materieller Marktbefund soll auf die zugrunde liegenden Fragen und Marktinformationen zurückgeführt und mit der dadurch berührten Gestaltungsentscheidung verbunden werden können. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, warum bestimmte Themen untersucht wurden und wie die gewonnenen Informationen tatsächlich in die Vergabevorbereitung eingeflossen sind.
Der schriftliche Fragebogen bildet die gemeinsame Erhebungsgrundlage. Er verbindet strukturierte Antwortmöglichkeiten mit offenen Erläuterungen dort, wo Ursachen, Voraussetzungen oder Ausnahmefälle verstanden werden müssen. Geschlossene Fragen sollen die Vergleichbarkeit erhöhen, dürfen aber keine Scheingenauigkeit erzeugen oder den Teilnehmer zu einer eindeutigen Aussage zwingen, wenn die Frage auf Grundlage seiner tatsächlichen Erfahrung nicht belastbar beantwortet werden kann.
Der Fragebogen ermöglicht deshalb auch die ausdrückliche Kennzeichnung fehlender Beurteilbarkeit oder bestehender Unsicherheit. Negative Antworten und tatsächliche Umsetzungsgrenzen werden gezielt zugelassen, weil die Erhebung nicht möglichst viel Zustimmung zum URV-Modell produzieren soll, sondern die Bedingungen verstehen muss, unter denen das Modell funktioniert oder an Grenzen stößt. Soweit eine strukturierte Antwort allein die Ursache nicht erkennen lässt, wird eine kurze sachliche Begründung oder Beschreibung des maßgeblichen Mechanismus verlangt.
Wo Antworten wesentlich von wirtschaftlichen oder mengenbezogenen Annahmen abhängen, werden gemeinsame Referenzszenarien verwendet. Dies gilt insbesondere für indikative Handelsaufschläge, Kapazitätsangaben und die wirtschaftlichen Auswirkungen einzelner Anforderungen. Unterschiedliche Szenarien sollen tatsächliche wirtschaftliche Unterschiede abbilden, etwa zwischen wenigen großen und zahlreichen kleineren Leistungsabrufen, und nicht lediglich verschiedene Zahlenvarianten desselben Sachverhalts erzeugen.
Der Fragebogen bildet zugleich die gemeinsame fachliche Grundlage für spätere Vertiefungen. In einem Vertiefungsgespräch wird nicht die gesamte Befragung wiederholt. Gegenstand sind ausschließlich diejenigen Antworten und Zusammenhänge, bei denen nach der schriftlichen Erhebung ein zusätzlicher sachlicher Klärungsbedarf besteht. Dadurch bleiben schriftliche Vergleichbarkeit und gezielte qualitative Vertiefung miteinander verbunden, ohne ein zweites paralleles Erhebungsinstrument zu schaffen.
Eine gesonderte allgemeine Markterkundung potenzieller späterer Lieferanten ist nicht Bestandteil des vorgesehenen Standardverfahrens. Die Lieferantenebene bleibt trotzdem ein wesentlicher Untersuchungsgegenstand, weil gerade die Fähigkeit zur dynamischen Erschließung dieses Markts zu den Kernleistungen des URV-Auftragnehmers gehört. Die Markterkundung nutzt deshalb zunächst die Kenntnisse, Beziehungen und tatsächlichen Erfahrungen der potenziellen Auftragnehmer.
Eine zusätzliche Validierung einzelner Aussagen erfolgt, wenn diese für eine wesentliche Gestaltungsentscheidung erheblich sind und die Antworten der potenziellen URV-Auftragnehmer keine ausreichend belastbare Grundlage liefern. Dies kann insbesondere bei widersprüchlichen Angaben mehrerer Marktteilnehmer, bei einer behaupteten strukturellen Vertriebsbeschränkung eines relevanten IT-Marktsegments oder bei einer einzelnen Aussage erforderlich sein, die bei Zutreffen erhebliche Auswirkungen auf Leistungsrahmen, Wirtschaftlichkeit, Wettbewerb oder Vertragsstruktur hätte. Auch besonders weitreichende Aussagen über Herstellerbedingungen, Partnerprogramme, Bonusmodelle oder technische Marktgrenzen können eine zusätzliche Prüfung erfordern, wenn sie sich nicht ausreichend aus eigener nachvollziehbarer Erfahrung des antwortenden Marktteilnehmers ableiten lassen.
Die Validierung bleibt auf die konkrete offene Frage beschränkt. Als ergänzende Informationsgrundlage können insbesondere öffentlich verfügbare Hersteller- und Partnerinformationen, frühere Vergaben, bestehende öffentliche Rahmenvereinbarungen, Markt- oder Verbandsinformationen und bei Bedarf gezielte sachliche Nachfragen bei geeigneten Marktakteuren genutzt werden. Ein solcher zusätzlicher Prüfbedarf kann bereits während der Erhebungsphase oder erst bei der späteren Auswertung erkennbar werden. Die ergänzende Informationsgewinnung wird in beiden Fällen dokumentiert und nicht zu einem zweiten allgemeinen Markterkundungsstrang ausgeweitet.
Werden im Rahmen einer solchen Validierung Hersteller, Verbände, Lieferanten oder andere externe Marktakteure unmittelbar angesprochen, gelten für diese Kommunikation die einschlägigen Verfahrensregeln entsprechend. Insbesondere werden Zweck, Inhalt und Ergebnis der Kontaktaufnahme sowie wesentliche vom Auftraggeber bereitgestellte Informationen dokumentiert. Vertrauliche Angaben werden nach den hierfür vorgesehenen Grundsätzen behandelt, und vor dem späteren Vergabeverfahren wird erforderlichenfalls geprüft, ob aus der unmittelbaren Einbeziehung des externen Akteurs oder eines mit ihm in Verbindung stehenden Unternehmens ein wettbewerblich relevanter Informationsvorsprung entstehen kann. Eine ausschließlich auf öffentlich verfügbaren Quellen beruhende Validierung löst diese zusätzlichen Kommunikations- und Vorbefassungsanforderungen nicht aus.
Die Markterkundung ist keine repräsentative statistische Untersuchung des gesamten potenziellen Auftragnehmer- oder Lieferantenmarkts. Ihre Aussagekraft hängt davon ab, wie systematisch der relevante Markt identifiziert wurde, wie unterschiedlich und unabhängig die einbezogenen Marktteilnehmer sind, wie konkret die Antworten ausfallen und auf welcher tatsächlichen Erfahrung oder sonstigen belastbaren Grundlage sie beruhen. Eine hohe Teilnehmerzahl besitzt deshalb nicht automatisch eine hohe Aussagekraft, wenn die Antworten wirtschaftlich oder organisatorisch stark voneinander abhängig sind oder nur einen engen Ausschnitt des relevanten Markts abbilden.
Die Zahl übereinstimmender Aussagen ist ebenfalls nur ein Teil der Bewertung. Eine von mehreren voneinander unabhängigen Marktteilnehmern auf Grundlage eigener praktischer Erfahrung bestätigte Aussage besitzt regelmäßig eine andere Aussagequalität als eine allgemeine Behauptung über den Gesamtmarkt. Umgekehrt kann ein einzelner konkret nachvollziehbarer Hinweis auf eine strukturelle Hersteller- oder Vertriebsbeschränkung für eine wesentliche URV-Entscheidung erheblicher sein als mehrere unspezifische Einschätzungen, nach denen keine Probleme erwartet werden.
Die Markterkundung kann außerdem mögliche spätere Bietergemeinschaften und Kooperationsmodelle nur begrenzt vorhersagen. Belastbare Hinweise auf konkrete Kooperationsmöglichkeiten können berücksichtigt werden; rein theoretisch denkbare Kombinationen werden dagegen nicht als bestehender Wettbewerb behandelt. Ebenso darf aus einer geringen Teilnahme an der Markterkundung nicht ohne Weiteres auf die spätere Zahl der Bieter geschlossen werden. Die Beteiligung an der vorbereitenden Erhebung und die Teilnahme an einem späteren Vergabeverfahren sind unterschiedliche Entscheidungen.
Aus den Antworten werden keine statistischen Aussagen über einen nicht untersuchten Gesamtmarkt abgeleitet. Fehlende Antworten werden weder geschätzt noch rechnerisch ergänzt. Verbleibende Unsicherheit, widersprüchliche Informationen und Fragen, zu denen keine belastbare Marktkenntnis erreicht werden konnte, werden ausdrücklich als solche dokumentiert und erforderlichenfalls einer zusätzlichen Prüfung zugeführt. Die Markterkundung soll dadurch nicht mehr Gewissheit behaupten, als die tatsächlich gewonnene Informationsgrundlage trägt.
Die Markterkundung erfolgt vor Einleitung des eigentlichen Vergabeverfahrens. § 28 VgV erlaubt dem öffentlichen Auftraggeber, in dieser Phase Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung von Unternehmen über geplante Beschaffungen und Anforderungen durchzuführen. Die Markterkundung kann damit konkrete Informationen über Leistungsfähigkeit, Marktstrukturen, wirtschaftliche Rahmenbedingungen und die praktische Umsetzbarkeit geplanter Anforderungen erheben. Unzulässig ist dagegen die Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens lediglich zum Zweck der Markterkundung oder der Kosten- und Preisermittlung.
Die URV-Markterkundung wird deshalb als vorbereitende Informationsgewinnung und nicht als vorweggenommenes Vergabeverfahren ausgestaltet. Die Abfrage indikativer Preis- oder Handelsaufschlagsinformationen bleibt möglich, soweit diese der sachgerechten Vorbereitung der späteren Vergabe dient und nicht als verbindliches Angebot behandelt wird. Ebenso können konkrete Vertrags- und Betriebsanforderungen auf ihre Markt-, Kosten- und Wettbewerbswirkungen untersucht werden, ohne dass daraus bereits die endgültige Ausgestaltung des späteren Vergabeverfahrens folgt.
Bei Vorbereitung und späterer Verwendung der Ergebnisse werden insbesondere die vergaberechtlichen Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz, der Gleichbehandlung, der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt. Die Interessen mittelständischer Unternehmen sind nach § 97 Abs. 4 GWB bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Der Grundsatz der Losvergabe und die Voraussetzungen für eine Zusammenfassung von Teil- oder Fachlosen richten sich nach § 97a GWB. Die Markterkundung kann hierzu tatsächliche Erkenntnisse darüber liefern, wie die vorgesehene Gesamtrolle für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Organisationsformen zugänglich ist und welche wirtschaftlichen oder technischen Abhängigkeiten zwischen möglichen Leistungsteilen bestehen. Sie ersetzt jedoch weder die eigenständige Losprüfung noch deren spätere rechtliche und wirtschaftliche Begründung.
Die Teilnahme an der Markterkundung ist keine Beteiligung an einem Vergabeverfahren. Der Auftraggeber fordert insbesondere kein verbindliches Angebot für die spätere URV an und trifft im Rahmen der Markterkundung keine Auswahl- oder Zuschlagsentscheidung. Quantitative Angaben zu Preisen, Handelsaufschlägen, Kapazitäten oder sonstigen wirtschaftlichen Parametern werden ausschließlich als unverbindliche Marktinformationen erhoben.
Aus der Beteiligung entsteht kein Anspruch darauf, dass die spätere Vergabe tatsächlich eingeleitet, in einer bestimmten Weise ausgestaltet oder einem bestimmten Unternehmen zugeschlagen wird. Ebenso verpflichtet die Markterkundung den Auftraggeber nicht, Vorschläge oder Präferenzen einzelner Teilnehmer zu übernehmen. Verbindlich sind ausschließlich die Unterlagen eines später tatsächlich eingeleiteten Vergabeverfahrens. Die Markterkundungsunterlagen beschreiben den zum Zeitpunkt der Erhebung bestehenden Planungsstand und können bis zur späteren Vergabe aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse verändert werden.
Die Teilnahme an der Markterkundung ist freiwillig. Ein Marktteilnehmer wird nicht allein deshalb von einer späteren Beteiligung ausgeschlossen oder anderweitig benachteiligt, weil er an der Markterkundung nicht teilnimmt, einzelne Fragen nicht beantwortet oder eine bestimmte Einschätzung nicht teilt. Umgekehrt vermittelt die Teilnahme keinen bevorzugten Zugang zur späteren Vergabe. Die Teilnahmebereitschaft an der Markterkundung darf deshalb nicht mit der späteren vergaberechtlichen Eignung oder Zuschlagschance gleichgesetzt werden.
Auch die Angaben der Marktteilnehmer sind grundsätzlich unverbindlich. Die Beteiligung verpflichtet einen Marktteilnehmer nicht dazu, später tatsächlich ein Angebot abzugeben oder seine im Rahmen der Markterkundung genannten wirtschaftlichen, organisatorischen oder zeitlichen Annahmen unverändert aufrechtzuerhalten. Dies gilt insbesondere für indikative Angaben zu möglichen Handelsaufschlägen, Kapazitäten und Bearbeitungszeiten. Soweit Unternehmensinformationen zur Plausibilisierung von Marktangaben benötigt werden, dienen sie der Vorbereitung des Marktbilds und nicht der vorweggenommenen Auswahl späterer Bieter.
Die Marktidentifikation und Ansprache erfolgen nach sachlichen Kriterien und sollen den potenziellen Auftragnehmermarkt ohne sachfremde Verengung erfassen. Eine gezielte Direktansprache ist zulässig und bildet für die URV grundsätzlich den bevorzugten Ausgangspunkt. Sie darf jedoch nicht als verdeckte Vorauswahl des späteren Bieterfelds verwendet werden. Bei der Marktidentifikation wird zugleich darauf geachtet, dass die Recherche nicht strukturell nur große etablierte Anbieter sichtbar macht und dadurch mögliche mittelständische oder alternative Auftragnehmermodelle unbeachtet bleiben.
Alle Teilnehmer erhalten grundsätzlich dieselbe gemeinsame Informationsbasis. Zusätzliche Vertiefungen einzelner Antworten bleiben möglich, wenn hierfür ein sachlicher Erkenntnisbedarf besteht. Ein identischer Kommunikationsumfang mit jedem Marktteilnehmer ist nicht erforderlich. Entscheidend ist, dass unterschiedliche Kommunikation kontrolliert erfolgt und kein ungerechtfertigter Informationsvorsprung für ein späteres Vergabeverfahren entsteht.
Die Teilnahmebelastung wird auf diejenigen Informationen beschränkt, die für die geplanten Entscheidungen tatsächlich benötigt werden. Umfangreiche förmliche Eignungsnachweise, vollständige Unternehmensdarstellungen oder andere Unterlagen, die erst im Vergabeverfahren erforderlich werden, sollen nicht vorsorglich bereits in der Markterkundung verlangt werden. Der Aufwand der Teilnehmer soll in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Erkenntniswert stehen. Dies gilt besonders bei der universellen Breite des Leistungsrahmens, bei der eine vollständige Einzelabfrage sämtlicher Leistungskategorien regelmäßig keinen angemessenen zusätzlichen Erkenntniswert erzeugen würde.
Marktteilnehmer vertreten bei ihren Antworten legitimerweise ihre eigenen wirtschaftlichen und organisatorischen Perspektiven. Ihre Rückmeldungen werden deshalb als Informationen über bestehende Fähigkeiten, tatsächliche Erfahrungen, Kostenwirkungen, Marktbedingungen und mögliche Umsetzungsgrenzen behandelt. Sie sind weder als neutrale Gutachten noch als Forderungen zu verstehen, denen der Auftraggeber entsprechen müsste. Die Markterkundung dient der Verbesserung der Entscheidungsgrundlage, nicht der Übertragung der Gestaltungsentscheidung auf den Markt.
Die spätere Entscheidung richtet sich nicht nach einer Mehrheitsabstimmung der teilnehmenden Unternehmen. Eine häufig genannte Präferenz kann ohne Änderung bleiben, wenn sie keine wesentliche Auswirkung auf Wettbewerb oder Umsetzbarkeit erkennen lässt und sachliche Gründe für die vorgesehene Gestaltung bestehen. Umgekehrt kann eine einzelne oder nur von wenigen Marktteilnehmern genannte Position eine zusätzliche Prüfung oder Anpassung erforderlich machen, wenn sie auf einer konkreten Erfahrung oder nachvollziehbaren strukturellen Ursache beruht und für die Funktionsfähigkeit der URV erheblich ist.
Diese Trennung wird auch dokumentarisch erhalten. Die Auswertungsmatrix und der Auswertungsbericht bestimmen, welche Erkenntnisse die Markterkundung erbracht hat und wie belastbar diese sind. Der Anpassungs- und Entscheidungsvermerk legt anschließend fest, welche Konsequenzen der Auftraggeber daraus für die weitere Vergabevorbereitung zieht. Dadurch bleibt nachvollziehbar, an welcher Stelle eine Marktinformation endet und eine eigenständige Auftraggeberentscheidung beginnt.
Zielgruppe sind Marktteilnehmer, deren Geschäftsmodell und Fähigkeiten eine Übernahme der einheitlich verantworteten URV-Auftragnehmerrolle ernsthaft plausibel erscheinen lassen. Der relevante Markt wird funktional bestimmt. Eine bestimmte Branchenbezeichnung oder die heutige Selbsteinordnung eines Unternehmens ist deshalb nicht entscheidend, wenn die erforderlichen Funktionen unter einem anderen Geschäftsmodell erbracht werden können. Maßgeblich ist die realistische Nähe zur späteren Gesamtrollenverantwortung.
In Betracht kommen insbesondere Unternehmen, die breite Wiederverkaufs-, Multi-Vendor-, Beschaffungs-, Lieferantenmanagement- oder Integrationsfähigkeiten verbinden und selbst als Träger der Gesamtverantwortung auftreten könnten. Ebenso können Unternehmen einbezogen werden, die bereits substanzielle Teile der vorgesehenen Gesamtrolle beherrschen und bei denen eine gemeinsame Übernahme der einheitlichen Gesamtverantwortung in einer Bietergemeinschaft realistisch erscheint, auch wenn vor der Markterkundung noch keine konkrete Bietergemeinschaft oder Partnerstruktur feststeht. Gerade bei mittelständischen oder funktional spezialisierten Marktteilnehmern kann die Markterkundung dadurch Erkenntnisse darüber gewinnen, welche ergänzenden Fähigkeiten für eine gemeinsame Gesamtrollenübernahme erforderlich wären und ob eine solche Organisationsform aus Marktsicht grundsätzlich realistisch ist.
Diese Offenheit bei der Marktansprache ist von der späteren Bewertung der tatsächlichen Wettbewerbsbreite zu unterscheiden. Die Einbeziehung eines Unternehmens aufgrund einer grundsätzlich realistischen Bietergemeinschaftsoption bedeutet nicht, dass eine noch nicht konkret bestehende Bietergemeinschaft bereits als eigenständige Wettbewerbsmöglichkeit gezählt wird. Für die spätere Wettbewerbsbewertung gelten weiterhin die strengeren Anforderungen an tatsächliche Anhaltspunkte für konkrete gemeinsame Angebotsmöglichkeiten.
Auch eine Organisation mit Unterauftragnehmern kann relevant sein, soweit der angesprochene Marktteilnehmer selbst als Träger der Gesamtverantwortung in Betracht kommt und die einheitliche Steuerung der URV-Funktionen plausibel gewährleisten kann. Nicht ausreichend ist dagegen die bloße Fähigkeit, irgendeine einzelne Teilfunktion wie Beratung, technische Plattformbereitstellung, Datenverarbeitung oder Lieferantenvermittlung anzubieten. Ein Spezialunternehmen wird nicht allein deshalb zum Zielunternehmen dieser Markterkundung, weil es später möglicherweise als Unterauftragnehmer oder Lieferant zu einem URV-Modell beitragen könnte. Damit bleibt die Markterkundung bewusst auf den potenziellen Auftragnehmermarkt ausgerichtet und wird nicht zu einer allgemeinen Befragung der gesamten Liefer- und Leistungskette ausgeweitet.
Die Marktidentifikation erfolgt systematisch über mehrere voneinander unabhängige Recherchewege. Sie darf nicht ausschließlich auf bereits bekannten Auftragnehmern, früheren Zuschlagsempfängern oder den sichtbarsten großen Marktteilnehmern beruhen. Neben etablierten Anbietern sollen auch mittelständische Unternehmen, alternative Geschäftsmodelle und mögliche neue Marktteilnehmer berücksichtigt werden, soweit eine funktionale Nähe zur vorgesehenen Gesamtrolle plausibel ist. Dadurch soll die Recherche die tatsächliche Marktstruktur erfassen und nicht lediglich bestehende Beschaffungsbeziehungen reproduzieren.
Die Marktidentifikation soll insbesondere erkennen lassen, ob die vorgesehene Gesamtrolle nur von wenigen sehr großen integrierten Unternehmen übernommen werden könnte oder ob auch mittelständische Marktteilnehmer allein, gemeinsam mit ergänzenden Partnern in einer Bietergemeinschaft oder mit zulässiger arbeitsteiliger Organisation realistische Zugangsmöglichkeiten besitzen. Für die Marktansprache ist dabei nicht erforderlich, dass eine mögliche Bietergemeinschaft bereits konkret gebildet ist. Die Markterkundung soll gerade auch Erkenntnisse darüber gewinnen können, welche Fähigkeiten Marktteilnehmer selbst abdecken, welche ergänzenden Funktionen sie für eine gemeinsame Gesamtrollenübernahme benötigen würden und ob solche Kooperationsmodelle grundsätzlich realistisch erscheinen. Rein hypothetische Zusammenschlüsse werden dadurch jedoch nicht zu bereits bestehenden Wettbewerbsmöglichkeiten.
Diese Untersuchung führt weder zu einer Quote noch zu einer bevorzugten Behandlung bestimmter Unternehmensgrößen. Sie liefert tatsächliche Erkenntnisse über die Wettbewerbsstruktur und über mögliche sachliche Abgrenzungen oder Abhängigkeiten von Leistungsteilen. Diese Erkenntnisse können später in die eigenständige Prüfung der Losbildung und einer möglichen Zusammenfassung von Losen einfließen; die Markterkundung selbst entscheidet diese Frage nicht.
Die konkrete Recherchemethodik, die geführte Longlist, die Einordnung potenzieller Kandidaten und die Entscheidung über ihre Ansprache werden im gesonderten Auswahl- und Anspracheplan geregelt. Dieses Konzept legt lediglich die übergeordneten Anforderungen fest. Danach soll die Marktidentifikation breit genug angelegt sein, um relevante Auftragnehmermodelle nicht systematisch zu übersehen, gleichzeitig aber nur solche Marktteilnehmer aktiv einbeziehen, bei denen ein sachlicher Bezug zur vorgesehenen Gesamtrollenverantwortung besteht.
Die Einordnung eines Unternehmens für die Marktansprache ist keine vorweggenommene Eignungsentscheidung. Sie beantwortet ausschließlich die Frage, von welchen Marktteilnehmern voraussichtlich relevante Informationen zur geplanten URV erwartet werden können. Die Gründe für die aktive Einbeziehung oder den Verzicht auf eine Ansprache werden in einem für die spätere Nachvollziehbarkeit angemessenen Umfang dokumentiert. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass denkbare Kooperations-, Bietergemeinschafts- oder Unterauftragnehmerstrukturen nicht mit tatsächlich eigenständig vorhandenen Wettbewerbsmöglichkeiten verwechselt werden.
Die gezielte Direktansprache der nach der Marktidentifikation ernsthaft plausiblen Marktteilnehmer bildet grundsätzlich den Kern der Marktansprache. Ist der relevante Markt überschaubar, sollen grundsätzlich alle identifizierten ernsthaft plausiblen Kandidaten angesprochen werden. Eine künstliche Stichprobe aus einem kleinen potenziellen Auftragnehmermarkt würde die Aussagekraft der Markterkundung ohne erkennbaren Vorteil vermindern. Die direkte Ansprache kann deshalb auch eine größere Zahl von Marktteilnehmern umfassen, wenn dies erforderlich ist, um die unterschiedlichen plausiblen Auftragnehmermodelle angemessen abzudecken.
Eine ergänzende offene Marktansprache kann eingesetzt werden, wenn Zweifel bestehen, ob die systematische Marktidentifikation den potenziellen Auftragnehmermarkt hinreichend erfasst hat. Dies kann insbesondere sinnvoll sein, wenn die identifizierten Unternehmen stark aus derselben Anbietergruppe stammen oder wenn plausible alternative Geschäftsmodelle, kleinere Marktteilnehmer oder neue Anbieter möglicherweise nicht ausreichend sichtbar geworden sind. Eine offene Ergänzung kann auch Hinweise auf bislang nicht erkannte Kooperationsmöglichkeiten liefern, die sich aus der Verbindung unterschiedlicher Fähigkeiten ergeben könnten.
Die offene Marktansprache ist kein verpflichtender Bestandteil jeder URV-Markterkundung. Ihr Einsatz richtet sich nach der tatsächlichen Marktstruktur und dem erwarteten zusätzlichen Erkenntniswert. Die Entscheidung für oder gegen eine solche Ergänzung wird im Auswahl- und Anspracheplan nachvollziehbar festgehalten. Eine offene Ansprache ersetzt dabei nicht die systematische eigene Marktidentifikation des Auftraggebers.
Für die Markterkundung wird keine abstrakte Mindestzahl von anzusprechenden oder teilnehmenden Marktteilnehmern festgelegt. Die erforderliche Breite hängt von der tatsächlichen Größe und Struktur des potenziellen Auftragnehmermarkts ab. Ein kleiner, vollständig angesprochener Kandidatenmarkt kann eine bessere Erkenntnisgrundlage liefern als eine große, aber einseitige Auswahl aus einem breiteren Markt. Entscheidend ist deshalb nicht die bloße Teilnehmerzahl, sondern ob die wesentlichen realistischen Auftragnehmermodelle und Marktpositionen erfasst wurden.
Bei dieser Beurteilung wird zunächst betrachtet, welche Unternehmen die Gesamtrolle eigenständig plausibel übernehmen könnten. Zusätzlich können konkrete gemeinsame Angebotsmöglichkeiten berücksichtigt werden, wenn hierfür tatsächliche Anhaltspunkte bestehen, etwa bestehende Kooperationen oder ausdrücklich erklärte Bereitschaften zur gemeinsamen Rollenübernahme. Rein hypothetisch konstruierbare Bietergemeinschaften werden dagegen nicht als eigenständige Wettbewerbsmöglichkeiten gezählt. Reine Unterauftragnehmer erhöhen die angenommene Zahl unabhängiger Auftragnehmer ebenfalls nicht, solange sie die Gesamtrollenverantwortung nicht selbst plausibel übernehmen könnten.
Die Marktabdeckung wird zusätzlich anhand der verwendeten unabhängigen Recherchewege, der vertretenen Geschäftsmodelle und der eingegangenen substantiellen Rückmeldungen beurteilt. Die Marktidentifikation kann als hinreichend angesehen werden, wenn zusätzliche geeignete Recherchewege keine wesentlich neuen potenziellen Auftragnehmertypen oder Marktmodelle mehr erkennen lassen. Die Beurteilung bleibt qualitativ und soll keine künstliche mathematische Sicherheit über einen Markt erzeugen, dessen tatsächliche spätere Bieterstruktur erst im Vergabeverfahren sichtbar wird.
Eine geringe Beteiligung an der Markterkundung begrenzt die belastbare Erkenntnisbasis und kann als Hinweis auf mögliche Beteiligungshemmnisse ausgewertet werden, ist aber nicht mit einer geringen späteren Bieterzahl gleichzusetzen. Davon zu unterscheiden sind ausdrückliche Aussagen plausibler Marktteilnehmer, dass sie eine spätere Beteiligung unter den vorgesehenen Bedingungen nicht erwarten. Auch bei einer insgesamt guten Marktabdeckung können bestimmte Untersuchungsfragen nur von wenigen Marktteilnehmern aus eigener Erfahrung beurteilt werden. Die allgemeine Marktabdeckung, die spätere Wettbewerbsprognose und die Belastbarkeit eines konkreten Einzelbefunds werden deshalb getrennt beurteilt.
Alle Teilnehmer erhalten grundsätzlich eine gemeinsame Informationsgrundlage. Sie muss ausreichend konkret sein, damit die Marktteilnehmer die vorgesehene URV-Struktur und die tatsächlich gestellten Fragen sachgerecht beurteilen können. Gleichzeitig soll die Markterkundung nicht dadurch zu einer vollständigen Vorprüfung späterer Vergabeunterlagen werden, dass sämtliche bereits vorhandenen Projekt- und Vertragsdokumente ohne konkreten Erkenntniszweck zur Kommentierung vorgelegt werden. Die Informationsgrundlage wird deshalb auf diejenigen Inhalte konzentriert, die für belastbare Marktantworten erforderlich sind.
Zur gemeinsamen Informationsgrundlage gehören regelmäßig die Einladung und Teilnahmehinweise, die Informationsunterlage zur URV, der für die Markterkundung maßgebliche Entwurf des universellen IT-Leistungsrahmens und der Fragebogen. Soweit bestimmte wirtschaftliche oder operative Fragen gemeinsame Referenzszenarien oder andere zusätzliche Grundlagen benötigen, werden diese ebenfalls einheitlich zur Verfügung gestellt. Die Informationsunterlage muss dabei diejenigen Vertrags-, Abruf-, Vergütungs-, Daten- und Betriebsmechanismen ausreichend konkret beschreiben, die für eine belastbare Beantwortung der Fragen erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere Mechanismen, deren wirtschaftliche oder operative Auswirkungen ausdrücklich Gegenstand der Markterkundung sind.
Alle maßgeblichen Unterlagen erhalten einen nachvollziehbaren Versionsstand. Für die Beantwortung ist jeweils die vom Auftraggeber ausdrücklich für die konkrete Markterkundung bereitgestellte Fassung maßgeblich. Die Marktteilnehmer sollen nicht selbst unterschiedliche ältere oder öffentlich verfügbare Projektstände miteinander abgleichen müssen. Änderungen der gemeinsamen Informationsgrundlage werden während des Verfahrens nach den hierfür vorgesehenen Regeln behandelt und dokumentiert.
Der vollständige für die Markterkundung vorgesehene Entwurf des universellen IT-Leistungsrahmens wird als eigenständige fachliche Grundlage bereitgestellt. Die Informationsunterlage wiederholt seine einzelnen Kategorien nicht, sondern erläutert seine Funktion innerhalb der URV und die Fragen, die anhand seiner Breite und Struktur beurteilt werden sollen. Dadurch bleibt der Leistungsrahmen die maßgebliche Quelle für die sachliche Reichweite der URV und wird nicht in mehreren Markterkundungsdokumenten parallel gepflegt.
Die Marktteilnehmer sollen insbesondere einschätzen, ob die darin erfassten IT-Leistungsbereiche grundsätzlich über ihre bestehenden und erschließbaren Lieferanten- und Beschaffungsstrukturen bedient werden können. Erwartet wird keine kategorieweise Vollbestätigung und keine Aussage, dass für jede Kategorie jederzeit ein aktiver Lieferant vorhanden sein wird. Stattdessen sollen diejenigen Leistungsbereiche benannt werden, bei denen eine bedarfsbezogene Erschließung nicht, nur unter erheblichen Voraussetzungen oder nicht unter Erhalt der vorgesehenen Wiederverkäufer-, Abrechnungs- und Zahlungskette möglich erscheint. Gleiches gilt für Bereiche, in denen besondere Lieferantenbedingungen, Herstellerbindungen oder technische Marktmechanismen regelmäßig eine abweichende Behandlung erfordern.
Weitere fachliche Unterlagen werden nur bereitgestellt, soweit sie für die Beantwortung einer tatsächlichen Untersuchungsfrage erforderlich sind. Dadurch bleibt die Informationsgrundlage ausreichend konkret, ohne den Teilnehmern Dokumente aufzuerlegen, die für ihren Beitrag zur Markterkundung keinen zusätzlichen Erkenntniswert besitzen. Die Informationsunterlage soll die fachlichen Grundlagen erklären, nicht den gesamten späteren Vergabedokumentensatz vorwegnehmen.
Wirtschaftliche Marktinformationen sind nur dann sinnvoll vergleichbar, wenn die Teilnehmer die wesentlichen Ausgangsannahmen kennen. Die Informationsgrundlage enthält deshalb diejenigen Planungsdaten, die für die Beurteilung von Wirtschaftlichkeit, Kapazität und Teilnahmebereitschaft erforderlich sind. Dazu können insbesondere die vorgesehene Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen, der aktuell geschätzte Auftragswert, der vorgesehene Höchstwert, erwartete Nutzungsmuster, angenommene Abrufzahlen und Größenordnungen sowie Zahlungsbedingungen gehören. Ebenso können Annahmen zum erwarteten Umfang von Lieferanten-Onboardings oder zur Verteilung unterschiedlicher IT-Leistungsarten erforderlich sein, wenn sie die wirtschaftliche Bewertung wesentlich beeinflussen.
Die wirtschaftlichen Annahmen sollen außerdem erkennen lassen, dass einzelne Leistungsabrufe über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen können. Soweit dies für die Bewertung erheblich ist, werden deshalb typische oder plausible Nachlaufzeiten, länger laufende Leistungsarten und der mögliche Fortbestand von Abrechnungs-, Reporting-, Options- oder sonstigen Verwaltungspflichten in den Referenzszenarien berücksichtigt. Die Szenarien sollen den Marktteilnehmern ermöglichen, den eigenen Aufwand nicht nur während der aktiven Abrufphase, sondern über den wirtschaftlich relevanten Lebenszyklus der bereits geschlossenen Leistungsabrufe zu beurteilen.
Soweit Preisvolatilität oder Fremdwährungsgeschäfte wirtschaftlich erheblich sein können, sollen die Referenzszenarien außerdem die hierfür maßgebliche Grundlogik ausreichend beschreiben. Dies betrifft insbesondere die asymmetrische Behandlung nachträglich sinkender und steigender Einkaufspreise sowie die vorgesehenen Regeln für die Berücksichtigung von Wechselkursänderungen. Die Markterkundung soll dadurch erkennen lassen, ob bestimmte Marktsegmente besondere Risikoprämien oder andere wirtschaftliche Auswirkungen erzeugen, ohne bereits sämtliche späteren Einzelfallregelungen in den Szenarien nachzubilden.
Unsichere Werte werden ausdrücklich als Planungsannahmen oder Szenarien gekennzeichnet. Sie begründen weder eine spätere Abnahmeverpflichtung noch einen Anspruch auf ein bestimmtes Beschaffungsvolumen. Gerade die fehlende Mindestabnahme und Exklusivität müssen bei der wirtschaftlichen Beurteilung berücksichtigt werden, weil das tatsächliche spätere Volumen hinter den Planungsannahmen zurückbleiben kann. Die Szenarien sollen deshalb Vergleichbarkeit schaffen, ohne eine Sicherheit über die spätere tatsächliche Nutzung vorzutäuschen.
Soweit unterschiedliche Nutzungsmuster wirtschaftlich wesentlich verschiedene Auswirkungen erwarten lassen, können mehrere gemeinsame Referenzszenarien verwendet werden. Diese sollen reale Unterschiede der Abrufstruktur abbilden und jeweils so beschrieben werden, dass quantitative Antworten eindeutig auf das zugrunde gelegte Szenario bezogen werden können. Die konkrete Zahl und Ausgestaltung der Szenarien wird im Rahmen der Vorbereitung festgelegt und nur insoweit erweitert, wie dadurch ein zusätzlicher Entscheidungswert entsteht.
Die URV soll als allgemeines Framework öffentlich dokumentiert werden. Auf diese Materialien kann im Rahmen der Markterkundung als zusätzliche Hintergrundinformation verwiesen werden, wenn dies das Verständnis des Modells erleichtert. Die öffentliche Dokumentation kann insbesondere weiterführende konzeptionelle oder methodische Zusammenhänge erläutern, die für die konkrete Befragung nicht vollständig wiederholt werden müssen. Sie ist damit ein ergänzendes Verständnisangebot, nicht die operative Informationsgrundlage des jeweiligen Markterkundungsverfahrens.
Für die konkrete Markterkundung bleiben ausschließlich die vom Auftraggeber hierfür ausdrücklich bereitgestellten und versionierten Unterlagen maßgeblich. Soweit das öffentlich verfügbare URV-Framework hiervon abweicht, zusätzliche Inhalte enthält oder während der laufenden Markterkundung geändert wird, verändert dies den für die Befragung maßgeblichen Informationsstand nicht. Marktteilnehmer müssen ihre Antworten deshalb nicht laufend an Entwicklungen des öffentlichen Frameworks anpassen. Auch ein späterer Stand des Frameworks verändert nicht rückwirkend die Grundlage, auf der eine bereits abgegebene Marktantwort erstellt wurde.
Diese Trennung ermöglicht es, das allgemeine URV-Framework unabhängig weiterzuentwickeln, ohne die gemeinsame Informationsgrundlage eines bereits laufenden Markterkundungsverfahrens nachträglich zu verändern. Sie verhindert zugleich, dass unterschiedliche Marktteilnehmer ihre Antworten auf unterschiedliche Fassungen oder ergänzende Informationen stützen. Für die Dokumentation bleibt dadurch eindeutig feststellbar, welcher konkrete Informationsstand für die jeweilige Markterkundung maßgeblich war.
Vor Beginn der Marktansprache bestimmt der Auftraggeber die für die Durchführung verantwortliche Stelle und legt den vorgesehenen Kommunikationsweg fest. Die Zuständigkeiten sollen so klar sein, dass Rückfragen, zusätzliche Informationen, Änderungen des Unterlagenstands und individuelle Vertiefungen kontrolliert verarbeitet werden können. Informelle parallele Kommunikationswege sollen vermieden werden, wenn sie die Nachvollziehbarkeit des Informationsstands beeinträchtigen könnten. Soweit mehrere interne Stellen an der Markterkundung mitwirken, wird eine koordinierende Verantwortung festgelegt.
Der Ablauf wird vorab in seinen wesentlichen Eckpunkten festgelegt. Dazu gehören insbesondere der maßgebliche Ausgangsstand der Unterlagen, der Ansprachezeitpunkt, die Antwortfrist, der Zeitraum für Rückfragen, vorgesehene Nachfassaktionen, ein möglicher Zeitraum für Vertiefungsgespräche und der geplante Abschluss der regulären Erhebungsphase. Die konkrete Terminplanung wird in den externen Teilnahmehinweisen und in der internen Dokumentation abgebildet. Dabei wird ausreichend Zeit vorgesehen, damit die angesprochenen Unternehmen gegebenenfalls mehrere interne Fachbereiche an der Beantwortung beteiligen können.
Die Verfahrensplanung bleibt ausreichend flexibel, um auf begründeten zusätzlichen Informationsbedarf reagieren zu können. Änderungen des Zeitplans werden dokumentiert und, soweit sie die Beteiligungsmöglichkeiten der Marktteilnehmer betreffen, gegenüber dem relevanten Teilnehmerkreis einheitlich kommuniziert. Eine flexible Verfahrenssteuerung darf jedoch nicht dazu führen, dass einzelne Unternehmen informell dauerhaft einen anderen Informations- oder Bearbeitungsstand erhalten als der übrige Teilnehmerkreis.
Vor dem Versand werden Informationsunterlage, Leistungsrahmen, Fragebogen, Referenzszenarien und sonstige wesentliche Unterlagen gemeinsam auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Konsistenz geprüft. Der Fragebogen wird zusätzlich daraufhin kontrolliert, ob jede wesentliche Frage einen tatsächlichen Erkenntniszweck besitzt, von den vorgesehenen Adressaten sinnvoll beantwortet werden kann und eine neutrale Antwort einschließlich negativer oder unsicherer Angaben ermöglicht. Ebenso wird geprüft, ob die im Fragebogen verwendeten Begriffe mit Informationsunterlage, Leistungsrahmen und den zugrunde liegenden URV-Unterlagen übereinstimmen.
Besondere Aufmerksamkeit gilt der Teilnahmebelastung. Umfangreiche offene Textfelder werden nur verwendet, wenn eine qualitative Begründung für die spätere Auswertung tatsächlich benötigt wird. Wo eine strukturierte Antwort mit einer bedingten Erläuterung ausreicht, wird diese Form bevorzugt. Fragen, die nur aufgrund bestimmter vorheriger Antworten relevant werden, sollen entsprechend gekennzeichnet oder logisch begrenzt werden. Bei dem sehr breiten IT-Leistungsrahmen wird insbesondere darauf verzichtet, sämtliche Kategorien ohne konkreten Erkenntniszweck einzeln abfragen zu lassen.
Die interne Prüfung berücksichtigt außerdem, welche fachlichen Rollen innerhalb eines Unternehmens die jeweilige Information sinnvoll beantworten können. Bei der URV können insbesondere kaufmännische, vertriebliche, technische, rechtliche, finanzielle und lieferantenbezogene Fragen unterschiedliche interne Ansprechpartner erfordern. Der Fragebogen soll deshalb so gestaltet sein, dass ein Unternehmen mehrere Fachpersonen einbeziehen und seine Rückmeldung anschließend konsolidieren kann. Gleichzeitig soll die Struktur ausreichend klar bleiben, damit die Verantwortung für die Gesamtantwort des Unternehmens erkennbar ist.
Vor der endgültigen Freigabe wird der Fragebogen in einem funktionalen Pretest oder Trockenlauf geprüft. Hierfür sollen nach Möglichkeit Personen eingesetzt werden, die an seiner Entwicklung nicht maßgeblich beteiligt waren und die Fragen aus Sicht eines späteren Bearbeiters nachvollziehen können, ohne dadurch zusätzliche wettbewerblich relevante Marktinformationen zu erhalten. Geprüft werden insbesondere Verständlichkeit der Fragen und Begriffe, tatsächliche Beantwortbarkeit mit typischerweise vorhandenen Unternehmensinformationen, Beschränkung einer Frage auf jeweils einen klaren Gegenstand, Funktion von Filter- und Folgefragen, Vollständigkeit der Antwortmöglichkeiten, Verweise zwischen den Unterlagen und ein realistischer Bearbeitungsaufwand. Ebenso wird geprüft, ob jede erhobene Information für eine spätere Auswertung oder Entscheidung tatsächlich nutzbar ist.
Ein solcher Pretest ist eine Qualitätskontrolle der Erhebungsunterlagen und keine zusätzliche vorgelagerte Markterkundung. Eine Vorabprüfung mit einem potenziellen URV-Auftragnehmer ist deshalb nicht erforderlich und wird nicht als Standardverfahren vorgesehen. Ergibt der Pretest relevante Verständlichkeits-, Logik- oder Belastungsprobleme, werden diese vor der Freigabe korrigiert und die betroffenen Unterlagen nochmals auf Konsistenz geprüft.
Nach Abschluss von Prüfung und Pretest werden die Markterkundungsunterlagen intern freigegeben und mit einem eindeutigen Ausgangsstand versehen. Erst danach beginnt die Marktansprache. Dadurch wird vermieden, dass einzelne Unternehmen bereits auf noch nicht abgestimmte Entwürfe reagieren und anschließend unterschiedliche Ausgangslagen entstehen. Die Freigabe bildet zugleich den Ausgangspunkt der späteren Versionskontrolle.
Die identifizierten Marktteilnehmer erhalten eine kurze Einladung und die für die Teilnahme erforderlichen Hinweise. Die Einladung erläutert den Zweck der Markterkundung, die gewünschte Form der Beteiligung, die maßgeblichen Fristen, den Kommunikationsweg und den Zugang zu den bereitgestellten Unterlagen. Die ausführliche Erklärung der URV wird nicht in der Einladung wiederholt, sondern bleibt Aufgabe der gesonderten Informationsunterlage. Dadurch bleibt die Einladung als tatsächliches Anschreiben kompakt und handhabbar.
Die Einladung stellt klar, dass es sich nicht um ein Vergabeverfahren handelt und dass die Beteiligung freiwillig ist. Soweit sinnvoll, wird außerdem ein realistischer Hinweis zum erwarteten Bearbeitungsaufwand gegeben. Marktteilnehmer sollen bereits bei der Erstansprache einschätzen können, welche internen Fachbereiche für eine substantielle Beantwortung voraussichtlich einbezogen werden müssen. Die Darstellung soll dabei sachlich bleiben und weder Teilnahmebereitschaft voraussetzen noch eine spätere Beauftragung in Aussicht stellen.
Versand und Bereitstellung werden so dokumentiert, dass nachvollziehbar bleibt, welcher Marktteilnehmer zu welchem Zeitpunkt welchen Unterlagenstand erhalten hat. Bei einer offenen ergänzenden Marktansprache wird entsprechend dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt und über welchen Weg die Unterlagen öffentlich zugänglich waren. Soweit eine Bereitstellung technisch gestaffelt erfolgt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer rechtzeitig Zugang zu derselben maßgeblichen Informationsgrundlage erhalten.
Die Marktteilnehmer beantworten den Fragebogen grundsätzlich schriftlich. Sie können dabei mehrere interne Fachpersonen einbeziehen und ihre Angaben durch einen benannten Ansprechpartner konsolidieren lassen. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass beispielsweise Fragen zur Lieferantenerschließung, Bonuslogik, Systemfähigkeit, Vertragsintegration, Haftung oder Finanzierung typischerweise nicht von derselben Person belastbar beantwortet werden können. Eine konsolidierte Unternehmensantwort erleichtert gleichzeitig die spätere Zuordnung und Auswertung.
Die Teilnehmer sollen ihre Angaben soweit möglich auf tatsächliche eigene Prozesse, Erfahrungen oder bestehende Marktbeziehungen stützen. Bei allgemeinen Aussagen über Hersteller, Lieferanten, Vertriebskanäle oder den Gesamtmarkt soll erkennbar werden, ob diese auf eigener konkreter Erfahrung, nachvollziehbaren externen Informationen oder lediglich einer allgemeinen Einschätzung beruhen. Dadurch kann die spätere Auswertung die Aussagegrundlage berücksichtigen, ohne Vermutungen über die Motive des antwortenden Marktteilnehmers anzustellen. Dies gilt insbesondere bei weitreichenden Aussagen über angeblich unmögliche Wiederverkaufsmodelle oder bestimmte Herstelleranforderungen.
Unvollständige Antworten werden nicht allein deshalb von der Auswertung ausgeschlossen. Entscheidend ist, welche Untersuchungsfragen auf Grundlage der tatsächlich eingegangenen Informationen sinnvoll beantwortet werden können. Fehlende oder nicht beurteilbare Angaben bleiben als solche erkennbar und werden nicht durch Annahmen ersetzt. Soweit eine Lücke für eine wesentliche Untersuchungsfrage relevant ist, kann sie Gegenstand einer gezielten Rückfrage oder späteren Validierung werden.
Marktteilnehmer können über den vorgesehenen Kommunikationsweg Rückfragen zu den Unterlagen und zum Verfahren stellen. Jede sachlich relevante Rückfrage wird darauf geprüft, ob ihre Beantwortung ausschließlich die konkrete Situation des fragenden Marktteilnehmers betrifft oder die gemeinsame Informationsgrundlage der Markterkundung erläutert oder verändert. Diese Einordnung entscheidet darüber, ob eine individuelle Antwort ausreicht oder ein allgemeiner Informationsausgleich erforderlich ist.
Rein administrative Fragen und unternehmensspezifische Erläuterungen können individuell beantwortet werden. Eine Klarstellung wird dagegen grundsätzlich allen betroffenen Teilnehmern zur Verfügung gestellt, wenn sie eine allgemeine Auslegung der URV, eine wirtschaftliche Planungsannahme, eine wesentliche Anforderung oder einen anderen Umstand betrifft, der die Antworten anderer Marktteilnehmer beeinflussen kann. Gleiches gilt, wenn eine zunächst individuelle Frage auf einen allgemeinen Fehler oder eine relevante Unklarheit in den Markterkundungsunterlagen hinweist.
Allgemein relevante Rückfragen und Antworten können zusammengefasst und anonymisiert bereitgestellt werden. Dabei werden weder die Identität des fragenden Marktteilnehmers noch vertrauliche Unternehmensinformationen unnötig offengelegt. Die Dokumentation hält fest, welche Rückfrage eingegangen ist, wie sie eingeordnet wurde, welche Antwort erteilt wurde und ob beziehungsweise wann ein allgemeiner Informationsausgleich erfolgt ist. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche zusätzlichen Informationen den Teilnehmern während der laufenden Erhebung zur Verfügung standen.
Marktteilnehmer, die auf die Erstansprache nicht reagieren, können standardisiert an die laufende Markterkundung und die Antwortfrist erinnert werden. Nachfassaktionen sollen die Beteiligungsbreite erhöhen, ohne einzelnen Unternehmen einen inhaltlichen Sonderzugang oder zusätzliche exklusive Informationen zur geplanten Beschaffung zu verschaffen. Die Ansprache bleibt deshalb sachlich und beschränkt sich grundsätzlich auf Erinnerung, organisatorische Klärung und die bereits für alle Teilnehmer verfügbaren Informationen.
Zusätzliche sachliche Informationen werden nicht allein im Rahmen eines individuellen Nachfasskontakts vermittelt. Ergibt sich aus einem solchen Kontakt eine allgemein relevante Erläuterung, wird sie nach denselben Regeln behandelt wie eine sonstige Klarstellung. Eine materielle Verlängerung der Antwortfrist wird dem relevanten Teilnehmerkreis einheitlich bekannt gegeben. Dadurch wird verhindert, dass einzelne Unternehmen durch informelle Fristabsprachen bessere Teilnahmebedingungen erhalten.
Eine intensive individuelle Überzeugungsarbeit ist nicht vorgesehen. Wenn ein ernsthaft plausibler Marktteilnehmer trotz angemessener Ansprache und gegebenenfalls Erinnerung nicht teilnehmen möchte, wird dies als Teil des tatsächlichen Marktbilds dokumentiert. Soweit der Grund für die Nichtteilnahme freiwillig mitgeteilt wird, kann auch diese Information für die spätere Bewertung der Teilnahmebereitschaft relevant sein.
Vertiefungsgespräche werden nur durchgeführt, wenn nach Sichtung der schriftlichen Rückmeldungen ein konkreter zusätzlicher Erkenntnisbedarf besteht. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn eine entscheidungsrelevante Antwort unklar bleibt, ein Marktteilnehmer ein mögliches strukturelles Hindernis benennt, eine Aussage erheblich von anderen belastbaren Marktinformationen abweicht oder eine quantitative Angabe ohne zusätzliche Erläuterung nicht sinnvoll eingeordnet werden kann. Auch komplexe Lieferanten-, Hersteller- oder Vertragsmechanismen können eine mündliche Vertiefung rechtfertigen, wenn eine schriftliche Erläuterung allein nicht ausreicht.
Die Gespräche orientieren sich an den konkreten Klärungspunkten. Sie dienen weder der allgemeinen Unternehmenspräsentation noch einer individuellen Verhandlung über die spätere Vertragsgestaltung. Unterschiedliche Marktteilnehmer können zu unterschiedlichen Themen vertieft befragt werden, wenn dies aufgrund ihrer jeweiligen Antworten sachlich begründet ist. Eine vollständige Wiederholung des Fragebogens oder ein allgemeines Vorstellungsgespräch ist nicht vorgesehen.
Die wesentlichen Klärungspunkte werden vor dem Gespräch festgelegt und die Ergebnisse anschließend in einem Ergebnisprotokoll festgehalten. Dokumentiert werden insbesondere zusätzliche oder korrigierte Unternehmensangaben, wesentliche Erläuterungen und Informationen, die der Auftraggeber seinerseits im Gespräch bereitgestellt hat. Dadurch bleibt später nachvollziehbar, ob ein individueller Informationsaustausch einen allgemeinen Informationsausgleich oder eine Vorbefassungsprüfung erforderlich macht. Das Gespräch ergänzt damit die schriftliche Erhebung, ohne deren gemeinsame Vergleichsgrundlage zu ersetzen.
Stellt sich während der Markterkundung heraus, dass eine wesentliche Information fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich war, prüft der Auftraggeber, ob die gemeinsame Informationsgrundlage geändert werden muss. Maßgeblich ist, ob die Änderung eine Unternehmensantwort oder die grundsätzliche Teilnahmeentscheidung eines Marktteilnehmers beeinflussen kann. Eine bloße sprachliche Verbesserung ohne Auswirkungen auf das Verständnis erfordert dagegen regelmäßig keine erneute Beteiligung.
Bei einer materiellen Änderung wird ein neuer nachvollziehbarer Versionsstand erstellt. Die betroffenen Marktteilnehmer werden über die Änderung informiert und erhalten erforderlichenfalls Gelegenheit, bereits abgegebene Antworten zu ergänzen oder zu korrigieren. Zugleich wird geprüft, ob die verbleibende Antwortfrist weiterhin angemessen ist. Umfang und Bedeutung der Änderung bestimmen dabei, welche zusätzlichen Beteiligungsmöglichkeiten erforderlich sind.
Rein redaktionelle Änderungen ohne Einfluss auf die Beantwortung erfordern keine erneute Beteiligungsrunde. Auch solche Änderungen sollen jedoch im Versionsverlauf nachvollziehbar bleiben, soweit andernfalls Unsicherheit über den maßgeblichen Dokumentstand entstehen könnte. Die Versionskontrolle soll damit nicht jede geringfügige redaktionelle Korrektur künstlich formalisieren, aber einen verlässlichen Nachweis über alle für die Antworten relevanten Änderungen ermöglichen.
Nach Ablauf der schriftlichen Befragung und Abschluss der vorgesehenen Vertiefungen wird die reguläre gemeinsame Erhebungsphase beendet. Dadurch entsteht ein klarer Übergang von der allgemeinen Marktkommunikation zur internen Auswertung. Vor diesem Übergang wird geprüft, ob noch wesentliche Rückfragen, zugesagte Nachlieferungen oder materielle Klarstellungen ausstehen und ob diese für die vorgesehene Auswertung noch benötigt werden. Offene Punkte werden entweder abgeschlossen oder ausdrücklich als verbleibende Unsicherheit in die Auswertung übernommen.
Der Abschluss der regulären Erhebungsphase schließt eine später erforderliche gezielte Validierung nach Abschnitt 5.4 nicht aus. Ein solcher Bedarf kann gerade erst bei der systematischen Auswertung widersprüchlicher, einzelner oder anderweitig unzureichender Marktinformationen sichtbar werden. Die anschließende Informationsgewinnung bleibt auf die konkrete offene Frage begrenzt, wird als ergänzende Validierung dokumentiert und darf nicht zu einer nachträglichen allgemeinen zweiten Befragungsrunde werden. Dadurch bleibt der Prozess offen für erforderliche Erkenntnisse, ohne den Abschluss der gemeinsamen Erhebungsphase aufzulösen.
Auch sonstige später bekannt werdende Informationen können berücksichtigt werden, wenn sie für die Vergabevorbereitung erheblich sind. Sie werden als nachträgliche Informationen gekennzeichnet und bei ihrer Bewertung wird berücksichtigt, dass die ursprünglichen Teilnehmer hierzu nicht notwendigerweise in gleicher Weise Stellung nehmen konnten. Die zeitliche Herkunft einer Information bleibt damit für die spätere Einordnung nachvollziehbar.
Marktteilnehmer werden aufgefordert, Angaben, die aus ihrer Sicht vertraulich zu behandeln sind, entsprechend zu kennzeichnen. Dies betrifft insbesondere konkrete Geschäfts-, Preis-, Vertrags-, Kunden-, Lieferanten- oder Systeminformationen, deren Offenlegung berechtigte wirtschaftliche Interessen beeinträchtigen könnte. Die Kennzeichnung soll möglichst auf die tatsächlich schutzbedürftigen Informationen begrenzt werden. Dadurch bleibt erkennbar, welche Teile einer Antwort möglicherweise für eine allgemeine Marktauswertung genutzt werden können.
Vertrauliche Unternehmensinformationen werden im Rahmen der anwendbaren rechtlichen Anforderungen geschützt und grundsätzlich nicht gegenüber anderen Marktteilnehmern offengelegt. Die Markterkundung muss dennoch in der Lage bleiben, aus individuellen Antworten allgemeine Marktkenntnisse abzuleiten. Deshalb wird zwischen der vertraulichen Rohinformation und einer gegebenenfalls daraus ableitbaren allgemeinen, aggregierten oder anonymisierten Erkenntnis unterschieden. Diese Trennung wird auch in der späteren Dokumentation und Auswertung berücksichtigt.
Eine pauschale Kennzeichnung der gesamten Unternehmensantwort als vertraulich soll nach Möglichkeit vermieden werden. Ist eine solche Kennzeichnung erfolgt, wird dadurch nicht automatisch entschieden, dass keine darin enthaltene Information in irgendeiner abstrahierten Form für die Vergabevorbereitung verwendet werden kann. Die konkrete Verwendbarkeit ist anhand der jeweiligen Information und der einschlägigen Schutzanforderungen zu beurteilen. Soweit Unsicherheit besteht, wird die Information vor einer weitergehenden Verwendung gesondert geprüft.
Die Markterkundung soll aus individuellen Unternehmensinformationen ein belastbares Gesamtbild des Markts entwickeln. Soweit dies sachlich möglich ist, werden Ergebnisse deshalb aggregiert, anonymisiert oder auf den zugrunde liegenden allgemeinen Marktmechanismus abstrahiert. Dadurch können wichtige Erkenntnisse für die Vergabevorbereitung genutzt werden, ohne vertrauliche Einzelkonditionen oder Unternehmensinformationen offenzulegen. Die Abstraktion soll jeweils nur so weit gehen, wie dies für den Schutz der Information erforderlich ist.
Eine solche Abstraktion darf den Inhalt des Befunds nicht verändern. Wenn beispielsweise mehrere Unternehmen unterschiedliche konkrete Bonusmodelle beschreiben, kann daraus gegebenenfalls die allgemeine Erkenntnis abgeleitet werden, dass bestimmte nachträgliche oder volumenabhängige Vorteile nicht in jedem Fall ohne weitere Zuordnung einem einzelnen Leistungsabruf zugeordnet werden können. Die konkreten Unternehmens- oder Herstellerkonditionen müssen dafür nicht veröffentlicht werden. Entscheidend bleibt, dass der allgemeine Befund die tatsächlich beschriebenen Marktmechanismen korrekt wiedergibt.
Umgekehrt darf Aggregation einen erheblichen Einzelbefund nicht unsichtbar machen. Beschreibt ein einzelner Marktteilnehmer einen nachvollziehbaren strukturellen Mechanismus, der einen relevanten Leistungsbereich betrifft, kann dieser als Einzel- oder Minderheitenbefund in die Auswertung eingehen, ohne dass dafür die Identität des Unternehmens oder andere vertrauliche Details offengelegt werden müssen. Die Schutzbedürftigkeit der Quelle und die fachliche Relevanz des Befunds werden deshalb getrennt behandelt.
Den Marktteilnehmern wird keine uneingeschränkte Zusage erteilt, dass sämtliche bereitgestellten Informationen unter allen Umständen geheim bleiben oder niemals im Rahmen der späteren Vergabevorbereitung verwendet werden. Gesetzliche Informations-, Offenlegungs-, Dokumentations-, Kontroll- und Prüfungspflichten bleiben unberührt. Die Teilnehmer sollen deshalb besonders schutzbedürftige Informationen erkennbar kennzeichnen und soweit möglich erläutern, worin das Schutzinteresse besteht.
Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn eine vertrauliche Information die spätere Ausgestaltung der Vergabe wesentlich beeinflussen soll. Eine Vergabeanforderung darf nicht auf einem nur einem Unternehmen bekannten Mechanismus beruhen, wenn andere spätere Bieter dadurch die Anforderungen oder ihre tatsächliche Bedeutung nicht hinreichend verstehen könnten. Vor einer solchen Verwendung wird deshalb geprüft, welche Informationen für den späteren Wettbewerb allgemein zugänglich gemacht werden müssen und in welcher Form dies unter Wahrung berechtigter Vertraulichkeitsinteressen möglich ist. Soweit ein solcher Ausgleich nicht möglich ist, muss geprüft werden, ob und wie die Information überhaupt zur Grundlage einer späteren Anforderung gemacht werden kann.
Die Markterkundung verbindet damit zwei unterschiedliche Anforderungen. Einerseits sollen Unternehmen ausreichend offen über tatsächliche Geschäfts-, Lieferanten- und Marktmechanismen berichten können. Andererseits darf diese Offenheit nicht dazu führen, dass spätere Vergabeentscheidungen auf für andere Bieter nicht nachvollziehbaren exklusiven Informationen beruhen. Die konkrete Verwendung vertraulicher Erkenntnisse wird deshalb immer getrennt von ihrer bloßen Erhebung betrachtet.
Im Rahmen der Markterkundung werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit dies für Marktidentifikation, Ansprache, Durchführung, Dokumentation und Auswertung erforderlich ist. Regelmäßig betrifft dies vor allem Namen, Funktionen und Kontaktdaten der beteiligten Ansprechpartner. Informationen über weitere Personen werden nur erhoben, wenn sie für den konkreten Untersuchungs- oder Dokumentationszweck benötigt werden. Die Markterkundung soll keine personenbezogenen Informationen sammeln, die für die sachliche Marktanalyse keinen erkennbaren Nutzen haben.
Der Auftraggeber stellt die nach den für ihn geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben erforderlichen Informationen bereit. Der Fragebogen soll keine personenbezogenen Angaben verlangen, die für die Markterkundung ohne sachlichen Nutzen sind. Die fachliche Auswertung erfolgt grundsätzlich auf Ebene des jeweiligen Marktteilnehmers und der von ihm mitgeteilten sachlichen Informationen. Namen einzelner Ansprechpartner werden in der Auswertung nur verwendet, soweit dies für die Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs tatsächlich erforderlich ist.
Die Teilnahme eines Marktteilnehmers an der Markterkundung schließt seine spätere Beteiligung am Vergabeverfahren grundsätzlich nicht aus. Die Einbeziehung kann jedoch zu einem Wissens- oder Vorbereitungsvorsprung führen, wenn einzelne Unternehmen über die gemeinsame Informationsgrundlage hinaus zusätzliche vergaberelevante Informationen erhalten oder an der Konkretisierung späterer Anforderungen besonders intensiv beteiligt werden. Entsprechende Wirkungen können auch dann relevant sein, wenn später nicht exakt dieselbe Rechtseinheit, sondern ein mit ihr in Verbindung stehendes Unternehmen an der Vergabe teilnimmt. Dies kann insbesondere bei Konzernstrukturen oder späteren Bietergemeinschaften eine Rolle spielen.
Diese Grundsätze gelten entsprechend für externe Marktakteure, die im Rahmen einer ergänzenden Validierung unmittelbar in die Vorbereitung einbezogen werden. Soweit etwa ein Hersteller, Lieferant, Verband oder sonstiger Marktakteur gezielt zu einem entscheidungsrelevanten Marktmechanismus befragt wird, ist auch dort zu berücksichtigen, welche zusätzlichen Informationen der Auftraggeber vermittelt und ob die Beteiligung später für den Wettbewerb relevant werden kann. Eine bloße Nutzung öffentlich verfügbarer Informationen stellt dagegen keine solche unmittelbare Beteiligung dar.
Die Markterkundungsdokumentation erfasst deshalb nicht nur die Informationen, die Marktteilnehmer oder unmittelbar einbezogene externe Validierungsquellen dem Auftraggeber bereitstellen. Ebenso wird festgehalten, welche wesentlichen zusätzlichen Informationen der Auftraggeber in individuellen Rückfragen, Vertiefungsgesprächen oder sonstigen direkten Validierungskontakten vermittelt hat. Diese zweiseitige Dokumentation ermöglicht später die Prüfung, ob ein beteiligtes Unternehmen oder ein mit ihm in Verbindung stehendes Unternehmen über einen vergaberelevanten Informationsvorsprung verfügt.
Nicht jede individuelle Kommunikation ist wettbewerblich erheblich. Rein administrative Informationen oder Erläuterungen ohne möglichen Einfluss auf die spätere Angebotserstellung bedürfen grundsätzlich keiner besonderen Neutralisierungsmaßnahme. Entscheidend ist die tatsächliche Bedeutung der ausgetauschten Information für die Vorbereitung eines späteren Angebots oder für das Verständnis der Vergabeanforderungen. Diese Bedeutung wird nicht pauschal unterstellt, sondern anhand des jeweiligen Informationsinhalts geprüft.
Vor Einleitung des späteren Vergabeverfahrens wird geprüft, ob die Beteiligung an der Markterkundung oder an einer unmittelbaren ergänzenden Validierung einen relevanten Wettbewerbsvorteil begründet haben könnte. Die Prüfung erfasst nicht nur den unmittelbar beteiligten Marktteilnehmer oder externen Marktakteur, sondern soweit erforderlich auch Unternehmen, die mit ihm in Verbindung stehen und später als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder in einer sonst für den Wettbewerb erheblichen Rolle auftreten. Dabei werden insbesondere zusätzliche Kenntnisse über den konkreten Beschaffungsbedarf, wirtschaftliche Planungsannahmen, interne Prioritäten, Hintergründe späterer Anforderungen und sonstige Informationen betrachtet, die nicht bereits allen potenziellen Bietern gleichermaßen zur Verfügung stehen.
Die Prüfung erfasst außerdem mögliche zeitliche Vorbereitungsvorteile und den Einfluss von Vorschlägen eines Marktteilnehmers auf die spätere Gestaltung. Wurde ein konkreter Unternehmensvorschlag übernommen, ist nicht allein seine Herkunft problematisch. Entscheidend ist, ob die daraus entstandene spätere Anforderung sachlich gerechtfertigt und für alle Bieter gleichermaßen verständlich und erfüllbar ist oder ob der vorbefasste Marktteilnehmer oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen aufgrund des zusätzlichen Wissens einen relevanten Vorteil behält. Die bloße Übernahme einer sachgerechten Marktidee begründet daher nicht automatisch eine Wettbewerbsverzerrung.
Auch die spätere Eignungs- und Zuschlagsstruktur wird in die Prüfung einbezogen. Eine formale Offenlegung zusätzlicher Informationen genügt nicht in jedem denkbaren Fall, wenn ein späteres Wertungskriterium gerade Kenntnisse oder Erfahrungen besonders honorieren würde, die aufgrund der vorherigen Beteiligung gewonnen wurden. Die Neutralisierung möglicher Vorbefassung muss deshalb die tatsächliche Wettbewerbssituation und nicht nur die formale Informationsweitergabe betrachten.
Soweit ein möglicher Wettbewerbsvorteil durch Informationsausgleich neutralisiert werden kann, werden die einschlägigen Informationen den anderen Teilnehmern des späteren Vergabeverfahrens in geeigneter Form zugänglich gemacht. Dies kann insbesondere zusätzliche Erläuterungen des Beschaffungsbedarfs, wesentliche Planungsannahmen, allgemein verwertbare Ergebnisse der Markterkundung oder Informationen über übernommene Gestaltungsansätze betreffen. Umfang und Form richten sich danach, welche zusätzliche Kenntnis für eine faire Angebotsvorbereitung tatsächlich relevant ist.
Dabei werden berechtigte Vertraulichkeitsinteressen berücksichtigt. Ein Informationsausgleich erfordert nicht die Veröffentlichung sämtlicher Unternehmensantworten oder Geschäftsgeheimnisse. Weiterzugeben sind diejenigen Informationen, die erforderlich sind, damit andere Bieter hinsichtlich der Vorbereitung und des Verständnisses der Vergabe keine relevante schlechtere Ausgangslage besitzen. Wo eine konkrete vertrauliche Rohinformation nicht offengelegt werden kann, ist zu prüfen, ob ihr wettbewerblich relevanter Gehalt in abstrahierter oder anderer geeigneter Form ausgeglichen werden kann.
Zusätzlich wird geprüft, ob die vorgesehenen Teilnahme- und Angebotsfristen ausreichend bemessen sind, um einen möglichen zeitlichen Vorbereitungsvorsprung auszugleichen. Informationsausgleich und angemessene Fristsetzung werden als zusammenhängende Neutralisierungsmaßnahmen betrachtet. Welche Maßnahme erforderlich ist, richtet sich nach Art und Umfang des tatsächlich festgestellten möglichen Vorteils.
Informationsweitergabe und angemessene Fristen sind wesentliche Instrumente des Vorbefassungsmanagements, reichen aber nicht in jedem Fall automatisch aus. Besteht danach weiterhin ein relevanter Wettbewerbsvorteil, werden weitere geeignete und verhältnismäßige Maßnahmen geprüft. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, wie intensiv ein Marktteilnehmer oder anderer unmittelbar beteiligter Marktakteur an der Vorbereitung beteiligt war, welchen Einfluss seine Beiträge auf die endgültige Gestaltung hatten und ob der verbleibende Vorteil die spätere Angebots- oder Wertungssituation tatsächlich beeinflussen kann. Die Prüfung muss sich an der konkreten Wettbewerbsverzerrung orientieren und darf nicht allein an der Tatsache einer vorherigen Beteiligung anknüpfen.
Ein Ausschluss eines vorbefassten oder mit ihm in Verbindung stehenden Unternehmens ist kein reguläres Instrument der Markterkundung. Er kommt nur in Betracht, wenn eine bestehende Wettbewerbsverzerrung nicht mit anderen, weniger einschneidenden Maßnahmen beseitigt werden kann und die hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Vor einem solchen Ausschluss erhält das betroffene Unternehmen Gelegenheit darzulegen, dass die vorherige Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerren kann. Die Markterkundung und ergänzende unmittelbare Validierungen werden deshalb von Beginn an so geführt und dokumentiert, dass ein späterer Ausschluss möglichst nicht aufgrund vermeidbarer Informationsasymmetrien erforderlich wird.
Die Markterkundung wird so dokumentiert, dass ihr Ablauf, ihre Informationsgrundlage und die wesentlichen Kommunikationsvorgänge auch nach Abschluss nachvollzogen werden können. Die Dokumentation soll den tatsächlichen Prozess fortlaufend abbilden und nicht erst nachträglich aus Erinnerung rekonstruiert werden. Sie bildet zugleich eine Grundlage für die spätere Vorbefassungsprüfung und für die Übernahme relevanter Erkenntnisse in die Vergabedokumentation. Umfang und Detailtiefe richten sich nach der tatsächlichen Bedeutung des jeweiligen Vorgangs.
Dokumentiert werden insbesondere Marktidentifikation und Ansprache, Teilnahme oder Nichtteilnahme, der jeweils bereitgestellte Unterlagenstand, Rückfragen und Klarstellungen, Nachfassaktionen, Vertiefungsgespräche, wesentliche zusätzliche Informationen, Änderungen des gemeinsamen Informationsstands, ergänzende Validierungen, unmittelbare Kontakte zu externen Validierungsquellen, Vertraulichkeitskennzeichnungen und mögliche Vorbefassungsaspekte. Die konkrete Register- und Dokumentationsstruktur wird im gesonderten Markterkundungsdokumentation-Muster festgelegt. Das Konzept definiert damit die erforderlichen Kontrollfunktionen, ohne die spätere Dokumentationsvorlage bereits vollständig vorwegzunehmen.
Die fachlichen Antworten der Marktteilnehmer werden nicht unnötig in der Verfahrensdokumentation wiederholt. Die ausgefüllten Fragebögen und ergänzenden Unternehmensinformationen bleiben als Primärquellen erhalten und werden für die fachliche Analyse in die Auswertungsmatrix überführt. Dasselbe gilt für wesentliche zusätzliche Informationen aus einer gezielten externen Validierung. Die Markterkundungsdokumentation beschreibt vor allem, was im Verfahren geschehen ist, welcher Informationsstand jeweils bestand und welche zusätzlichen Kommunikations- oder Validierungsschritte stattgefunden haben. Dadurch bleibt die Grenze zwischen Verfahrensdokumentation und fachlicher Auswertung erhalten.
Relevante individuelle Kommunikation wird chronologisch dokumentiert. Bei Rückfragen wird festgehalten, welcher Marktteilnehmer welche Frage gestellt hat, welche Antwort erteilt wurde und ob diese Antwort eine allgemein relevante Klarstellung ausgelöst hat. Ebenso wird dokumentiert, wann und gegenüber welchem Teilnehmerkreis ein erforderlicher Informationsausgleich vorgenommen wurde. Unmittelbare Kontakte zu externen Marktakteuren im Rahmen einer gezielten Validierung werden nach denselben Grundsätzen dokumentiert, soweit dabei nicht lediglich öffentlich verfügbare Informationen ausgewertet werden.
Vertiefungsgespräche werden als Ergebnisprotokolle dokumentiert. Das Protokoll soll erkennen lassen, welche Fragen vertieft wurden, welche wesentlichen Erläuterungen der Marktteilnehmer gegeben hat, ob frühere Angaben präzisiert oder verändert wurden und welche neuen offenen Punkte entstanden sind. Ebenso werden zusätzliche Informationen dokumentiert, die der Auftraggeber während des Gesprächs vermittelt hat. Vertrauliche Angaben oder Hinweise auf einen möglichen späteren Informationsausgleich werden entsprechend gekennzeichnet.
Ein wortgetreues Gesprächstranskript ist grundsätzlich nicht erforderlich. Die Dokumentation muss jedoch ausreichend konkret sein, um später erkennen zu können, welche Markterkenntnis aus dem Gespräch oder einem anderen unmittelbaren Validierungskontakt stammt, ob sie die weitere Gestaltung beeinflusst hat und ob daraus ein zusätzlicher Informationsvorsprung für den beteiligten Marktakteur oder ein mit ihm in Verbindung stehendes Unternehmen entstanden sein könnte. Die Dokumentation soll damit die sachlichen Ergebnisse sichern, ohne unnötig jede Kommunikation im Wortlaut zu reproduzieren.
Alle für die Markterkundung maßgeblichen Unterlagen werden mit einem nachvollziehbaren Versionsstand geführt. Die Dokumentation ermöglicht insbesondere die Feststellung, welche Fassung eines Dokuments zu welchem Zeitpunkt maßgeblich war und welche Marktteilnehmer diese Fassung erhalten haben. Dies gilt insbesondere für Informationsunterlage, Fragebogen, Leistungsrahmen, Referenzszenarien und allgemein bereitgestellte Klarstellungen. Die Versionskontrolle bildet damit die Grundlage für die Beurteilung, ob unterschiedliche Antworten tatsächlich auf derselben Informationsbasis entstanden sind.
Bei Änderungen wird zwischen redaktionellen und materiellen Anpassungen unterschieden. Materielle Änderungen werden mit ihrem Grund, dem Zeitpunkt ihrer Bereitstellung und den daraus folgenden Maßnahmen dokumentiert. Soweit die Änderung bereits abgegebene Antworten beeinflussen kann, wird festgehalten, ob den betroffenen Teilnehmern Gelegenheit zur Ergänzung oder Korrektur gegeben wurde. Dadurch bleibt nicht nur die Änderung selbst, sondern auch ihre verfahrensbezogene Behandlung nachvollziehbar.
Der dokumentierte projektspezifische Unterlagenstand bleibt unabhängig von späteren Änderungen des öffentlich verfügbaren URV-Frameworks maßgeblich. Dadurch kann auch nach Abschluss der Markterkundung eindeutig nachvollzogen werden, auf welche Beschreibung des Modells und welche Planungsannahmen sich eine konkrete Unternehmensantwort bezogen hat. Diese Trennung ist zugleich Voraussetzung dafür, das öffentliche Framework unabhängig weiterentwickeln zu können.
Die Dokumentation kennzeichnet diejenigen Informationen, bei denen besondere Vertraulichkeitsinteressen bestehen, sowie Kommunikationsvorgänge und zusätzliche Informationen, die für die spätere Vorbefassungsprüfung relevant sein können. Dies gilt auch für Informationen aus unmittelbaren externen Validierungskontakten. Die Kennzeichnung dient einer gezielten späteren Prüfung und soll nicht dazu führen, dass sämtliche individuelle Kommunikation vorsorglich als wettbewerblich problematisch behandelt wird. Entscheidend bleibt, ob eine Information tatsächlich vertraulich oder für die spätere Wettbewerbssituation erheblich ist.
Soweit eine vertrauliche Einzelinformation in aggregierter oder abstrahierter Form für die Vergabevorbereitung genutzt wird, soll die Verbindung zum ursprünglichen Befund intern nachvollziehbar bleiben. Ebenso wird dokumentiert, wenn eine zusätzliche Information gegenüber weiteren Teilnehmern der Markterkundung oder später gegenüber den Bietern des Vergabeverfahrens ausgeglichen wurde. Dadurch kann der Auftraggeber später belegen, wie er sowohl Vertraulichkeit als auch Gleichbehandlung praktisch behandelt hat.
Vor Einleitung des Vergabeverfahrens werden die offenen Vorbefassungspunkte abschließend überprüft. Dabei werden erforderlichenfalls auch Verbindungen zwischen an der Markterkundung oder an unmittelbaren Validierungen beteiligten Unternehmen und späteren Bietern oder Mitgliedern von Bietergemeinschaften berücksichtigt. Erforderliche Informationsausgleiche, Fristanpassungen oder sonstige Neutralisierungsmaßnahmen werden festgelegt und in die weitere Vergabevorbereitung übernommen. Die Vorbefassungsprüfung bildet damit einen eigenständigen Abschlusskontrollpunkt vor Beginn des Vergabeverfahrens.
Die Markterkundung bewertet keine Unternehmen und erstellt keine Rangfolge potenzieller späterer Bieter. Gegenstand der Auswertung sind die erhaltenen Marktinformationen und ihre Bedeutung für die geplante URV. Angaben über einzelne Unternehmen bleiben dort relevant, wo sie erforderlich sind, um die Breite des potenziellen Auftragnehmermarkts, Unterschiede zwischen Geschäftsmodellen, eigenständig vorhandene Gesamtrollenfähigkeiten, konkrete Kooperationshinweise oder die tatsächliche Grundlage einer bestimmten Aussage zu verstehen. Sie werden jedoch nicht in ein vorweggenommenes Wertungssystem für die spätere Vergabe überführt.
Vergleichbare qualitative Antworten werden anhand einheitlicher funktionaler Kategorien strukturiert, die insbesondere praktische Umsetzbarkeit, wirtschaftliche Auswirkungen, Bedingungen, Teilnahmehindernisse und fehlende Beurteilbarkeit erfassen können. Die genaue Codierung und ihre Anwendung werden in der Auswertungsmatrix festgelegt. Die Kategorien dienen der Vergleichbarkeit und Analyse der Antworten und stellen keine Punktbewertung oder Unternehmenswertung dar. Dadurch kann ein Marktbefund systematisch verdichtet werden, ohne Unternehmen miteinander zu ranken.
Bei der Beurteilung eines Marktbefunds werden insbesondere die Zahl der hierzu auswertbaren Antworten, die tatsächliche Unabhängigkeit und Unterschiedlichkeit der Informationsquellen sowie die konkrete Grundlage der Aussagen berücksichtigt. Eine auf eigener aktueller Praxis oder bestehenden Lieferantenbeziehungen beruhende Information besitzt regelmäßig eine andere Aussagequalität als eine allgemeine Vermutung über das Verhalten Dritter. Eine Minderheiten- oder Einzelposition wird nicht allein wegen ihrer geringen Häufigkeit verworfen, wenn sie einen konkreten und entscheidungsrelevanten strukturellen Mechanismus beschreibt. Ebenso wird eine scheinbar breite Zustimmung nicht überbewertet, wenn mehrere Antworten aus demselben Konzern, aus wirtschaftlich eng verbundenen Strukturen oder aus derselben tatsächlichen Marktstruktur stammen und deshalb keine voneinander unabhängige Bestätigung darstellen.
Unternehmensgröße, Marktbekanntheit, vermeintliche Marktführerschaft oder eine angenommene spätere Zuschlagschance sind keine eigenständigen Gewichtungsfaktoren. Die Aussage eines großen etablierten Marktteilnehmers erhält nicht allein deshalb ein höheres Gewicht als die eines kleineren Unternehmens. Maßgeblich sind die konkrete Evidenzbasis, die tatsächliche Erfahrung mit dem untersuchten Mechanismus, die Unabhängigkeit der Informationsquelle und die Bedeutung des beschriebenen Sachverhalts für die URV. Umgekehrt wird auch eine Aussage eines kleinen oder spezialisierten Marktteilnehmers nicht allein aufgrund der Unternehmensgröße höher oder niedriger gewichtet.
Quantitative Angaben werden nur gemeinsam ausgewertet, soweit ihnen hinreichend vergleichbare Annahmen zugrunde liegen. Bei kleinen Antwortmengen werden tatsächliche Fallzahlen, Einzelwerte und Bandbreiten dargestellt; soweit dies einen zusätzlichen Erkenntniswert besitzt, kann auch der Median verwendet werden. Ausreißer werden nicht allein aufgrund ihrer Abweichung entfernt, sondern auf ihre Ursachen und Vergleichbarkeit geprüft. Statistische Hochrechnungen auf einen nicht untersuchten Gesamtmarkt erfolgen nicht.
Die Auswertungsmatrix ist das strukturierte Arbeitsinstrument für die fachliche und quantitative Analyse der Rückmeldungen. Sie erhält den Zusammenhang zwischen der ursprünglichen Unternehmensantwort, gegebenenfalls erfolgten Klarstellungen, ihrer fachlichen Einordnung und dem daraus abgeleiteten thematischen Marktbefund. Dadurch bleibt nachvollziehbar, aus welchen Einzelinformationen ein später im Bericht dargestelltes Ergebnis entstanden ist. Die Matrix dient damit als Evidenzebene zwischen Primärantworten und zusammenfassendem Bericht.
Die Matrix ermöglicht insbesondere, Aussagen zu demselben URV-Mechanismus unternehmensübergreifend zu vergleichen, zugrunde liegende Annahmen sichtbar zu halten und relevante Widersprüche, Ausnahmefälle oder Minderheitenpositionen zu kennzeichnen. Ebenso wird erfasst, wenn eine Aussage zusätzliche Marktvalidierung oder eine rechtliche, wirtschaftliche, technische oder sonstige fachliche Prüfung erfordert. Soweit unterschiedliche Unternehmen wirtschaftlich eng miteinander verbunden sind oder konkrete Kooperationsbeziehungen bestehen, kann dies für die Bewertung der tatsächlichen Unabhängigkeit eines Befunds ebenfalls kenntlich gemacht werden.
Die konkrete Daten- und Auswertungsstruktur wird im gesonderten Dokument "Auswertungsmatrix zur Markterkundung potenzieller URV-Auftragnehmer" festgelegt. Die Matrix enthält keine Entscheidung darüber, ob eine vorgesehene URV-Regelung geändert oder beibehalten wird. Sie stellt die Evidenz für die nachfolgenden Auswertungs- und Entscheidungsstufen bereit und soll die spätere Nachvollziehbarkeit von der ursprünglichen Antwort bis zum abschließenden Auftraggeberentscheid erhalten.
Der Auswertungsbericht verdichtet die Ergebnisse der Auswertungsmatrix zu einem nachvollziehbaren Gesamtbild des potenziellen URV-Auftragnehmermarkts. Er beschreibt insbesondere Marktbreite und Teilnahmebereitschaft, eigenständig plausible Träger der Gesamtrolle, belastbare Hinweise auf erforderliche oder konkrete Kooperationsmodelle, wirtschaftliche Tragfähigkeit, Lieferantenerschließung, Wiederverkaufsgrenzen, operative Umsetzbarkeit und die Auswirkungen wesentlicher Vertrags- und Betriebsanforderungen. Dabei werden Unterschiede zwischen Unternehmens- und Organisationsmodellen dort dargestellt, wo sie für die spätere Vergabegestaltung tatsächlich relevant sind.
Der Bericht unterscheidet sprachlich zwischen tatsächlichen Verfahrensdaten, zusammengefassten Unternehmensangaben, analytischen Marktbefunden und verbleibender Unsicherheit. Er soll keinen künstlichen Marktkonsens erzeugen und insbesondere keine rein hypothetischen Zusammenschlüsse als bereits vorhandene Wettbewerbsmöglichkeiten darstellen. Eine geringe Beteiligung an der Markterkundung wird als Einschränkung der Erkenntnisbasis und gegebenenfalls als Marktindiz beschrieben, aber nicht ohne weitere Anhaltspunkte mit einer geringen späteren Bieterzahl gleichgesetzt. Bei widersprüchlichen Antworten wird der Widerspruch dargestellt und soweit möglich anhand unterschiedlicher Geschäftsmodelle, Annahmen oder tatsächlicher Erfahrungen eingeordnet.
Besondere Bedeutung hat für die universelle IT-URV die Darstellung tatsächlicher Ausnahmebereiche des Leistungsrahmens. Der Bericht soll deshalb nicht lediglich feststellen, dass eine breite IT-Abdeckung grundsätzlich möglich erscheint. Er soll ausdrücklich diejenigen Marktsegmente, Hersteller- oder Vertriebsmodelle und sonstigen Konstellationen benennen, bei denen die vorgesehene Wiederverkäufer-, Vertrags-, Preis- oder Datenstruktur auf erkennbare Grenzen stößt oder zusätzliche Bedingungen erfordert. Gleiches gilt für wirtschaftliche Lieferantenanreize, die Zuordnung aggregierter Vorteile, Preis- und Wechselkursrisiken, unterschiedliche Vertragsregime, besondere Höchstwertanforderungen oder Nachlaufpflichten, die die praktische Funktionsweise des URV-Modells wesentlich beeinflussen können.
Der Auswertungsbericht beschreibt, was aus der Markterkundung bekannt ist, wie belastbar die Erkenntnisse sind und welche Fragen offenbleiben. Er entscheidet noch nicht darüber, welche URV-Regelungen deshalb geändert oder bewusst beibehalten werden. Soweit zusätzliche Validierungen erforderlich waren, werden deren Ergebnisse in das Gesamtbild einbezogen und als solche erkennbar gehalten.
Nach Abschluss der Auswertung trifft der Auftraggeber die erforderlichen Gestaltungsentscheidungen in einem gesonderten Anpassungs- und Entscheidungsvermerk. Dabei wird zunächst auf Ebene des Gesamtvorhabens entschieden, ob und in welcher Form die geplante Vergabe der URV auf Grundlage der gewonnenen Marktkenntnisse fortgeführt werden soll. Die Entscheidung kann insbesondere in einer Fortführung der vorgesehenen Struktur, einer Fortführung nach grundlegender oder punktueller Anpassung, einer zusätzlichen vorgelagerten Prüfung oder, wenn sich das vorgesehene Modell als strukturell nicht tragfähig erweist, in einem Verzicht auf die bisher vorgesehene Ausgestaltung bestehen. Eine solche Grundsatzentscheidung wird insbesondere erforderlich, wenn keine ausreichenden Anhaltspunkte für einen tragfähigen Wettbewerb erkennbar sind oder ein tragender wirtschaftlicher, rechtlicher oder operativer Mechanismus des Modells nicht funktionsfähig erscheint.
Auf dieser Grundlage wird jeder weitere materielle Marktbefund soweit erforderlich mit einer konkreten Entscheidung, ihrer Begründung und den davon betroffenen URV- oder Vergabeunterlagen verbunden. Eine Entscheidung kann insbesondere darin bestehen, die vorgesehene Gestaltung bewusst zu bestätigen, sie anzupassen oder zu präzisieren, einen marktseitigen Änderungsvorschlag nach Prüfung nicht zu übernehmen oder zunächst eine zusätzliche rechtliche, wirtschaftliche, technische oder marktseitige Prüfung durchzuführen. Zeigt ein Befund ein mögliches grundlegendes Problem des Auftragnehmermarkts oder eines tragenden URV-Mechanismus, kann eine erneute Grundsatzbewertung des Gesamtvorhabens erforderlich werden. Dies gilt unabhängig davon, ob das Problem von vielen Marktteilnehmern oder nur durch einen besonders belastbaren Einzelbefund sichtbar geworden ist.
Eine verbreitete Präferenz der Marktteilnehmer begründet keine automatische Anpassung. Ebenso wird eine relevante Einzelposition nicht allein wegen ihrer geringen Verbreitung verworfen. Maßgeblich sind die tatsächlichen Auswirkungen auf Wettbewerb, Wirtschaftlichkeit, Umsetzbarkeit und die Ziele der URV sowie die Belastbarkeit der zugrunde liegenden Informationen. Die Entscheidung bleibt damit eine eigenständige Auftraggeberentscheidung und keine Fortschreibung eines Marktmehrheitsvotums.
Auch bewusst beibehaltene Grundentscheidungen werden dokumentiert, wenn hierzu wesentliche gegenteilige Marktinformationen vorliegen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, dass eine Regelung nicht lediglich unverändert geblieben ist, sondern nach Kenntnis der relevanten Marktbefunde geprüft und bestätigt wurde. Dasselbe gilt für Entscheidungen, bei denen mehrere vertretbare Gestaltungsvarianten bestehen und der Auftraggeber aus sachlichen Gründen eine davon auswählt.
Die Markterkundung ist erst abgeschlossen, wenn die wesentlichen Marktbefunde ausgewertet, erforderliche zusätzliche Validierungen oder andere Prüfungen durchgeführt oder als offene Punkte dokumentiert und die daraus folgenden Auftraggeberentscheidungen getroffen wurden. Hierzu gehört auch die Entscheidung, ob und in welcher Form das Gesamtvorhaben auf Grundlage der gewonnenen Marktkenntnisse weiterverfolgt wird. Anschließend werden die beschlossenen Ergebnisse in diejenigen URV- und Vergabeunterlagen überführt, die von der jeweiligen Entscheidung tatsächlich betroffen sind. Der Abschluss ist damit nicht bereits mit dem Ende der Befragung oder dem Vorliegen des Auswertungsberichts erreicht. Erst die dokumentierte Weiterverarbeitung der Erkenntnisse schließt den Vorbereitungsschritt ab.
Dies kann insbesondere die Leistungs- und Vertragsbedingungen, Vertrags- und Angebotsunterlagen, den Leistungsrahmen, die Spezifikation des operativen Leistungskatalogs, die Vergabebedingungen, Eignungs- und Zuschlagsanforderungen, die Auftragswertschätzung, die Begründung der Gesamtvergabe ohne Lose und den späteren Vergabevermerk betreffen. Erkenntnisse darüber, welche Unternehmen die Gesamtrolle eigenständig übernehmen können, welche Kooperationsformen tatsächlich erforderlich erscheinen, welche sachlich abgrenzbaren Leistungsteile aus Marktsicht bestehen und welche wirtschaftlichen oder technischen Wechselwirkungen zwischen ihnen vorliegen, können insbesondere in die gesonderte Losprüfung nach § 97a GWB einfließen. Sie ersetzen die dort erforderliche eigenständige rechtliche und wirtschaftliche Würdigung jedoch nicht.
Bei einer Änderung wird nicht nur das unmittelbar betroffene Dokument geprüft. Zusätzlich wird untersucht, ob dieselbe Regel, Definition, Frist, Berechnungsannahme, Datenanforderung oder Prozesslogik an anderen Stellen des URV-Dokumentensatzes verwendet wird und dort eine Folgeänderung erforderlich ist. Dadurch soll verhindert werden, dass eine aufgrund der Markterkundung beschlossene Änderung nur punktuell umgesetzt wird und anschließend widersprüchliche Vertrags-, Vergabe- oder Betriebsunterlagen entstehen. Dies gilt insbesondere für Mechanismen, die zugleich Vertragsbedingungen, Leistungsabruf, Preisänderungslogik, Vorteilszuordnung, Katalogdaten, Höchstwertkontrolle und Reporting betreffen.
Vor Abschluss der Vergabevorbereitung wird deshalb geprüft, ob sämtliche materiellen Marktbefunde einer Entscheidung oder einem offenen Prüfauftrag zugeordnet wurden, beschlossene Änderungen vollständig umgesetzt sind und die betroffenen Dokumente weiterhin konsistent zusammenwirken. Ebenso wird geprüft, ob erforderliche Maßnahmen zum Umgang mit Vorbefassung und Informationsausgleich festgelegt und für das spätere Vergabeverfahren vorbereitet wurden. Offene Punkte, die bewusst erst im späteren Vergabeverfahren oder Betrieb geklärt werden sollen, werden ausdrücklich als solche gekennzeichnet und dürfen nicht versehentlich als erledigt gelten.
Mit dieser abschließenden Prüfung endet die Markterkundung als eigener Vorbereitungsschritt. Ihre Ergebnisse gehen als dokumentierte Markt- und Entscheidungsgrundlage in die endgültige Ausgestaltung und Durchführung des Vergabeverfahrens ein, soweit das Vorhaben nach Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse in dieser oder angepasster Form fortgeführt wird. Die Markterkundung erfüllt ihren Zweck damit nicht durch eine möglichst große Menge an Marktfeedback, sondern durch die nachvollziehbare Klärung derjenigen Unsicherheiten, die für die Entscheidung über eine tragfähige, wettbewerbliche und praktisch umsetzbare Vergabe der URV tatsächlich erheblich sind.
Der Auswahl- und Anspracheplan operationalisiert die im Markterkundungskonzept festgelegte Identifikation potenzieller Auftragnehmer für die Universelle Rahmenvereinbarung (URV). Gegenstand ist nicht der allgemeine IT-Lieferantenmarkt, sondern der deutlich engere Markt von Unternehmen, die für die einheitlich verantwortete URV-Gesamtrolle ernsthaft in Betracht kommen oder hierfür eine plausible Rolle in einer realistisch möglichen Bietergemeinschaft einnehmen könnten. Die Marktidentifikation muss deshalb von der vorgesehenen Vertrags- und Leistungsstruktur der URV ausgehen und darf sich weder auf bekannte IT-Systemhäuser noch auf bisherige Auftragnehmer öffentlicher IT-Beschaffungen beschränken.
Die Recherche wird über mehrere voneinander möglichst unabhängige Suchwege durchgeführt. Herangezogen werden insbesondere öffentliche IT-Vergaben und Zuschlagsbekanntmachungen, vergleichbare IT-Rahmenvereinbarungen und Beschaffungsmodelle, Hersteller-, Partner-, Wiederverkäufer- und Distributionsnetzwerke sowie Unternehmens-, Branchen-, Verbands- und Auftraggeberinformationen. Ergänzende Suchläufe dienen dazu, weniger sichtbare, mittelständische oder alternative Geschäftsmodelle zu erfassen und eine einseitige Marktverengung auf besonders große oder bekannte Anbieter zu vermeiden. Recherchewege, Suchparameter, Ergebnisse und erkennbare Grenzen werden so dokumentiert, dass die Entstehung des Kandidatenfelds nachvollziehbar bleibt.
Identifizierte Unternehmen werden in einer Kandidatenliste zusammengeführt und anhand öffentlich zugänglicher oder anderweitig belastbarer Tatsachen einer begrenzten Plausibilitätsprüfung unterzogen. Diese Prüfung ist keine vorgezogene Eignungsprüfung. Sie soll lediglich feststellen, welche Rolle ein Unternehmen im potenziellen Auftragnehmermarkt plausibel einnehmen könnte und ob seine direkte Ansprache für die Markterkundung sachgerecht ist. Der mögliche Einsatz von Unterauftragnehmern steht einer eigenen URV-Gesamtverantwortung nicht entgegen. Unternehmen mit erheblichen, für die Gesamtrolle relevanten Teilfähigkeiten können außerdem für die Untersuchung realistischer Bietergemeinschaftsmodelle relevant sein, ohne dass bereits eine bestehende Kooperation nachgewiesen sein muss. Solche potenziellen Zusammenschlüsse werden jedoch nicht als bereits vorhandene zusätzliche Wettbewerbsmöglichkeiten behandelt.
Nach der Plausibilitätsprüfung wird untersucht, ob die Marktidentifikation die relevanten Geschäftsmodelle, Unternehmensstrukturen und möglichen Träger der URV-Gesamtverantwortung hinreichend erfasst. Festgestellte Lücken lösen gezielte Folgerecherchen aus. Die Recherche wird beendet, wenn weitere sachgerechte Suchwege keinen wesentlichen zusätzlichen Erkenntnisgewinn erwarten lassen und verbleibende Grenzen dokumentiert und für den Zweck der Marktidentifikation hinnehmbar sind oder durch eine ergänzende offene Marktansprache adressiert werden. Soweit die gezielte Recherche relevante Unsicherheit über die Reichweite des identifizierten Markts hinterlässt, kann sie durch eine solche offene Marktansprache ergänzt werden.
Aus dem so ermittelten Kandidatenfeld wird der direkte Ansprachekreis festgelegt. Bei einem überschaubaren Markt sollen grundsätzlich alle ernsthaft plausiblen Kandidaten berücksichtigt werden. Nur bei einem so großen Kandidatenfeld, dass eine vollständige Direktansprache nicht mehr sachgerecht ist, erfolgt eine nachvollziehbare abdeckungsorientierte Begrenzung. Anschließend werden geeignete Ansprechpartner und belastbare Kontaktwege recherchiert und die konkrete Ansprache vorbereitet. Mit Beginn der tatsächlichen Ansprache wechselt die laufende Verfahrensdokumentation in die Markterkundungsdokumentation.
Dieser Plan setzt die im Markterkundungskonzept festgelegten Grundsätze für Marktidentifikation, Auswahl und Ansprache in konkrete Arbeitsschritte um. Er regelt deshalb nicht erneut die allgemeinen Verfahrensgrundsätze der Markterkundung, die Voraussetzungen für Gleichbehandlung, Vertraulichkeit, Informationsausgleich oder Vorbefassung. Maßgeblich bleiben insoweit die Regelungen des Markterkundungskonzepts. Der vorliegende Plan beginnt dort, wo diese Grundsätze praktisch angewendet werden müssen: bei der Frage, wie der relevante Auftragnehmermarkt gesucht, welche Unternehmen als potenziell relevant erfasst, wie diese Unternehmen eingeordnet und welche von ihnen unmittelbar angesprochen werden.
Die Marktidentifikation verfolgt dabei keinen Anspruch, jedes Unternehmen zu erfassen, das einzelne IT-Leistungen liefern oder technische Leistungen für einen späteren URV-Auftragnehmer erbringen könnte. Die URV ist auf einen sehr breiten IT-Leistungsrahmen angelegt. Gesucht werden daher Unternehmen und realistisch erscheinende Kooperationsstrukturen, bei denen zumindest plausibel erscheint, dass sie die für diesen breiten Leistungsrahmen erforderliche Beschaffungs-, Wiederverkaufs-, Lieferanten-, Vertrags-, Abrechnungs- und Prozessfunktion unter einer einheitlichen Verantwortung gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber übernehmen können. Die Marktidentifikation ist damit funktional und nicht anhand einer einzelnen Branchenbezeichnung oder eines bestimmten traditionellen Geschäftsmodells auszurichten.
Der Plan erzeugt mehrere miteinander verknüpfte Arbeitsergebnisse. Das Rechercheprotokoll dokumentiert, welche Suchwege tatsächlich durchgeführt wurden. Die Kandidatenliste enthält die daraus identifizierten Unternehmen und die für ihre weitere Beurteilung erforderlichen Basisinformationen. Die Plausibilitätsprüfung ordnet diese Kandidaten nach ihrer erkennbaren Rolle im potenziellen Auftragnehmermarkt ein. Die Prüfung der Rechercheabdeckung stellt fest, ob weitere Suchläufe erforderlich sind. Auf dieser Grundlage werden der direkte Ansprachekreis, die erforderlichen Ansprechpartner und Kontaktwege sowie die konkrete Anspracheplanung festgelegt. Diese Ergebnisse müssen miteinander verknüpft bleiben, damit sich später nachvollziehen lässt, aus welchem Suchweg ein Unternehmen hervorgegangen ist, warum es berücksichtigt oder nicht unmittelbar angesprochen wurde und auf welcher Tatsachengrundlage die jeweilige Einordnung beruhte.
Die Recherche richtet sich auf Unternehmen, deren öffentlich erkennbares Geschäftsmodell eine hinreichende Nähe zur vorgesehenen URV-Gesamtrolle aufweist. Ein einzelnes Merkmal muss diese Rolle noch nicht belegen. Für die Aufnahme in die Kandidatenliste genügt vielmehr, dass mehrere belastbare Hinweise zusammen ein ernsthaft prüfenswertes Bild ergeben oder ein einzelner besonders aussagekräftiger Hinweis eine nähere Betrachtung rechtfertigt. Die Schwelle ist bewusst niedriger als bei einer späteren Eignungsprüfung, weil die Markterkundung gerade Erkenntnisse über vorhandene Fähigkeiten, Geschäftsmodelle und Grenzen des Markts gewinnen soll.
Besonders aussagekräftige Suchindikatoren sind eine breite herstellerübergreifende IT-Beschaffung, der Wiederverkauf von Produkten oder Leistungen verschiedener Anbieter im eigenen Namen, die Betreuung größerer öffentlicher oder gewerblicher Kunden, die Verwaltung umfangreicher Hersteller- und Lieferantenbeziehungen sowie die Abwicklung heterogener Bestellungen über eine gemeinsame kaufmännische Struktur. Hinzukommen können eigene Katalog-, Bestell-, Abrechnungs- oder Beschaffungsplattformen, Erfahrung mit Rahmenvereinbarungen, Lieferantenmanagement, Bündelung von Rechnungen und Zahlungen oder die Beschaffung auch solcher IT-Leistungen, die nicht aus dem eigenen technischen Leistungsangebot stammen. Besonders relevant sind Geschäftsmodelle, bei denen der Marktteilnehmer bereits heute zwischen einem vielfältigen Lieferantenmarkt und einem zentral beschaffenden Kunden steht.
Nicht jeder breit tätige IT-Anbieter ist deshalb bereits ein plausibler URV-Auftragnehmer. Reine Hersteller, reine Softwareentwickler, Beratungsunternehmen, spezialisierte IT-Dienstleister oder Fachanbieter einzelner Produktgruppen können für den späteren Leistungskatalog der URV erheblich sein, ohne selbst die Gesamtrolle tragen zu können. Gleiches gilt für Vermittlungsplattformen oder Beratungsmodelle, bei denen der Betreiber nicht selbst Vertragspartner des Kunden für die beschafften Leistungen wird. Solche Unternehmen werden nur dann als Kandidaten für die unmittelbare Auftragnehmerrolle weiterverfolgt, wenn zusätzliche Tatsachen erkennen lassen, dass ihr Geschäftsmodell über die jeweilige Fach- oder Vermittlungsfunktion hinausgeht.
Die Suche darf gleichzeitig nicht auf Unternehmen beschränkt werden, die bereits sämtliche für die URV erforderlichen Funktionen sichtbar mit eigenen Mitteln erbringen. Die einheitliche Gesamtverantwortung kann auch unter Einbindung von Unterauftragnehmern organisiert werden. Entscheidend ist, ob das betrachtete Unternehmen selbst als verantwortlicher Vertragspartner gegenüber dem Auftraggeber auftreten und die arbeitsteilige Leistungserbringung in seine eigene Gesamtverantwortung integrieren könnte. Fehlen einem Unternehmen dagegen Funktionen, die nur gemeinsam mit einem weiteren Mitglied einer Bietergemeinschaft abgedeckt werden könnten, kann es für die Marktidentifikation weiterhin relevant sein, wenn seine vorhandenen Fähigkeiten eine solche Rolle konkret plausibel machen. Daraus wird jedoch noch keine tatsächlich vorhandene Bietergemeinschaft oder zusätzliche Wettbewerbsmöglichkeit abgeleitet.
Die Recherche beginnt nicht mit einer abschließenden Liste zulässiger Unternehmenstypen. Sie nutzt Geschäftsmodelltypen vielmehr als Suchgerüst, um unterschiedliche Zugänge zum potenziellen Auftragnehmermarkt abzudecken. Die Einordnung eines Unternehmens in einen Typ ersetzt daher weder die Plausibilitätsprüfung noch die spätere Feststellung seiner tatsächlichen Fähigkeiten. Unternehmen können mehreren Typen gleichzeitig entsprechen oder ein Geschäftsmodell aufweisen, das von den nachfolgenden Ausgangskategorien abweicht.
Vorrangig zu untersuchen sind breit aufgestellte IT-Wiederverkäufer und Systemhäuser mit herstellerübergreifendem Beschaffungs- und Liefergeschäft. Relevant sind außerdem IT-Integratoren, soweit sie neben eigener technischer Leistung in erheblichem Umfang Produkte und Leistungen Dritter beschaffen und gegenüber ihren Kunden in eigener vertraglicher Verantwortung bündeln. Distributoren und Großhändler sind einzubeziehen, wenn ihr Geschäftsmodell eine unmittelbare Endkundenbeziehung und die Übernahme der für die URV erforderlichen kaufmännischen und operativen Funktionen zumindest plausibel erscheinen lässt. Eine reine Belieferung anderer Wiederverkäufer reicht dagegen nicht aus.
Daneben sind Geschäftsmodelle zu untersuchen, die gerade auf die Bündelung eines breiten Lieferantenmarkts ausgerichtet sind. Hierzu können anbieterneutrale Beschaffungsdienstleister, zentral gesteuerte Beschaffungsmodelle, unternehmensübergreifende Lieferantenmanagementmodelle, Beschaffungsplattformen mit eigener Vertragspartnerstellung sowie Modelle zur zentralen Abwicklung vielfältiger Einzelbedarfe gehören. Auch Unternehmen, die im Markt unter englischsprachigen Bezeichnungen wie "Neutral Vendor", "Managed Procurement", "Tail Spend Management" oder vergleichbaren Begriffen auftreten, können relevant sein. Diese Begriffe werden vor allem als Suchbegriffe verwendet und begründen für sich genommen keine Einordnung.
Die Recherche soll bewusst auch Geschäftsmodelle erfassen, die nicht dem typischen Bild eines großen IT-Systemhauses entsprechen. Für die URV ist nicht die Unternehmensbezeichnung entscheidend, sondern die praktische Fähigkeit, einen sehr breiten IT-Lieferantenmarkt kaufmännisch und organisatorisch in einer einheitlichen Auftragnehmerrolle zugänglich zu machen. Deshalb sind auch mittelständische Unternehmen, neue Marktteilnehmer und weniger bekannte Anbieter einzubeziehen, wenn ihre tatsächliche Tätigkeit eine solche Rolle plausibel erscheinen lässt.
Der Suchraum richtet sich nach dem Markt, aus dem eine Leistungserbringung gegenüber dem vorgesehenen öffentlichen Auftraggeber tatsächlich möglich erscheint. Ein Sitz in Deutschland ist kein notwendiges Merkmal eines potenziellen URV-Auftragnehmers. Unternehmen mit Sitz in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums sowie gegebenenfalls weitere Marktteilnehmer sind einzubeziehen, wenn sie den deutschen Markt bereits bedienen oder konkrete tatsächliche Anhaltspunkte dafür bestehen, dass sie den deutschen öffentlichen beziehungsweise einen vergleichbaren Geschäftskundenmarkt innerhalb eines für die vorgesehene Beschaffung realistischen Vorbereitungszeitraums bedienen können. Solche Anhaltspunkte können insbesondere bestehende deutsche oder europäische Vertriebsstrukturen, Niederlassungen, bereits ausgeübte Geschäftstätigkeit in Deutschland, Teilnahme an deutschen oder vergleichbaren europäischen Vergabeverfahren, einschlägige Kundenbeziehungen oder belastbare Liefer- und Partnerstrukturen im relevanten Markt sein. Die Recherche soll damit weder durch rein nationale Unternehmensverzeichnisse oder bisherige deutsche Auftragnehmer faktisch verengt noch ohne sachlichen Mehrwert auf weltweit ansässige Unternehmen ausgedehnt werden, bei denen lediglich ein abstrakt denkbarer Markteintritt besteht. Maßgeblich ist eine konkrete Marktanknüpfung, aus der sich plausibel ergibt, dass das Unternehmen die vorgesehene Vertrags-, Beschaffungs- und Leistungsstruktur gegenüber einem deutschen öffentlichen Auftraggeber tatsächlich abbilden könnte.
Der marktbezogene Suchraum umfasst die gesamte Breite der universellen IT-URV. Er darf deshalb nicht auf einzelne besonders umsatzstarke Segmente wie Hardware, Standardsoftware oder klassische Systemhausleistungen verengt werden. Gerade die Fähigkeit, unterschiedliche Beschaffungsarten wie Hardware, Software und Lizenzen, Cloud-Leistungen, technische Dienstleistungen, Beratungsleistungen, Betriebsleistungen und weitere IT-bezogene Bedarfe über wechselnde Lieferantenstrukturen zu erschließen, ist für die Identifikation des relevanten Auftragnehmermarkts von besonderem Interesse. Die Recherche muss daher auch Geschäftsmodelle berücksichtigen, die ihre Breite nicht durch eigene technische Leistungen, sondern durch Beschaffungs- und Lieferantenstrukturen herstellen.
Die Marktidentifikation wird über mehrere Suchwege durchgeführt, die unterschiedliche Informationsquellen und unterschiedliche Marktsegmente erschließen. Kein einzelner Rechercheweg soll als vollständige Abbildung des potenziellen Auftragnehmermarkts behandelt werden. Insbesondere dürfen bisherige öffentliche Auftragnehmer, allgemein bekannte Großunternehmen oder einzelne Herstellerpartnerlisten nicht faktisch zur Marktdefinition werden. Erst die Zusammenführung verschiedener Suchwege ermöglicht eine belastbare Kandidatenbasis.
Vor Beginn der Recherche werden der Recherchezeitraum und ein vorläufiger Stichtag festgelegt. Der Stichtag dient der Abgrenzung des dokumentierten Ausgangsstands und hindert nicht daran, bis zum Abschluss der initialen Marktidentifikation neue Kandidaten oder neue relevante Quellen einzubeziehen. Bei länger dauernder Recherche sind zeitkritische Angaben, insbesondere Unternehmensstrukturen, Partnerstatus oder Kontaktinformationen, vor der Festlegung des direkten Ansprachekreises nochmals auf offensichtliche Veränderungen zu prüfen.
Für jeden Suchweg werden geeignete Suchbegriffe und Suchkombinationen verwendet. Neben deutschen Begriffen werden englische Marktbezeichnungen eingesetzt, wenn diese von den betreffenden Geschäftsmodellen tatsächlich verwendet werden. Je nach Suchquelle kommen beispielsweise Kombinationen aus Begriffen wie IT-Rahmenvereinbarung, IT-Wiederverkäufer, IT-Beschaffung, Mehrherstellervertrieb, Systemhaus, IT-Integrator, Lieferantenmanagement, Beschaffungsplattform, anbieterneutrale Beschaffung, zentraler IT-Beschaffungsdienstleister sowie den marktüblichen englischen Entsprechungen in Betracht. Suchbegriffe werden nicht einmalig festgeschrieben, sondern anhand der Rechercheergebnisse erweitert, wenn neue Geschäftsmodellbezeichnungen oder aussagekräftige Suchrichtungen erkennbar werden.
Bei strukturierten Vergabedatenbanken können zusätzlich geeignete CPV-Codes, Auftragsarten, Auftraggebertypen, Zeiträume, Vertragsvolumina und Begriffe aus Bekanntmachungen eingesetzt werden. Die Recherche soll dabei nicht ausschließlich auf Verfahren mit einem einzigen bestimmten CPV-Code oder einer einzelnen Leistungsbezeichnung beschränkt werden. Die URV verbindet unterschiedliche IT-Märkte über eine gemeinsame Beschaffungsfunktion, sodass gerade Kombinationen aus mehreren Suchrichtungen erforderlich sein können.
Öffentliche Vergaben sind ein besonders belastbarer Ausgangspunkt, weil sie tatsächliche Marktteilnahme und bereits übernommene Leistungen sichtbar machen können. Recherchiert werden nicht nur Verfahren, die der URV vollständig entsprechen. Relevant sind auch einzelne Rahmenvereinbarungen oder Aufträge, aus denen sich Hinweise auf breite Wiederverkaufs-, Beschaffungs-, Lieferantenmanagement-, Katalog-, Abrechnungs- oder Integrationsfähigkeiten ergeben.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Zuschlagsbekanntmachungen und veröffentlichte Auftragsinformationen. Sie zeigen, welche Unternehmen vergleichbare Leistungen tatsächlich erhalten haben und vermeiden damit eine Recherche, die sich nur auf Selbstdarstellungen der Unternehmen stützt. Die Recherche soll sowohl große zentrale IT-Beschaffungen als auch Rahmenvereinbarungen anderer öffentlicher Auftraggeber erfassen, bei denen mehrere Hersteller, Produktgruppen oder Lieferanten über einen zentralen Auftragnehmer zugänglich gemacht werden.
Neben den Auftragnehmern selbst sind die Strukturen der gefundenen Verfahren auszuwerten. Ein Verfahren kann beispielsweise Hinweise darauf geben, dass bestimmte Unternehmen regelmäßig als Wiederverkäufer auftreten, mit einem großen Lieferantenfeld arbeiten oder auch fremde technische Leistungen in eigene Verträge integrieren. Solche Hinweise werden in die weitere Unternehmensrecherche übernommen, ohne aus dem Erfolg in einem früheren Vergabeverfahren bereits auf eine ausreichende Eignung für die URV zu schließen.
Ergänzend zur allgemeinen Vergaberecherche wird gezielt nach Rahmenvereinbarungen und Beschaffungsmodellen gesucht, die funktionale Ähnlichkeiten mit der URV aufweisen. Entscheidend ist nicht, ob ein vorhandenes Modell die URV vollständig vorwegnimmt. Aussagekräftig können bereits einzelne Übereinstimmungen sein, etwa ein besonders breites IT-Leistungsspektrum, ein zentraler Wiederverkäufer, ein anbieterneutrales Beschaffungsmodell, die Bündelung verschiedener Lieferanten über einen Vertragspartner oder die Abwicklung heterogener Einzelbedarfe über eine gemeinsame Bestell- und Abrechnungsstruktur.
Die Recherche soll sowohl deutsche als auch geeignete europäische und sonstige öffentlich dokumentierte Beschaffungsmodelle berücksichtigen. Ausgewertet werden insbesondere die jeweils eingesetzten Auftragnehmer, erkennbare Geschäftsmodelle, die Breite des Lieferantenmarkts und die Art der kommerziellen Abwicklung. Erkenntnisse aus solchen Modellen dienen anschließend als Ausgangspunkt für die Recherche nach weiteren Unternehmen desselben oder eines vergleichbaren Geschäftsmodelltyps.
Vergleichsmodelle sind nicht als Beleg dafür zu behandeln, dass eine dort eingesetzte Struktur unverändert auf die URV übertragen werden kann. Ihre Funktion in diesem Dokument beschränkt sich auf die Marktidentifikation. Rechtliche, wirtschaftliche oder vertragliche Schlussfolgerungen aus Vergleichsmodellen gehören nur insoweit hierher, wie sie unmittelbar erklären, warum ein bestimmter Unternehmenstyp als potenzieller Auftragnehmer recherchiert wird.
Hersteller- und Partnernetzwerke können Unternehmen sichtbar machen, die in öffentlichen Vergabedaten nur teilweise erscheinen, aber über breite Wiederverkaufs- oder Lieferantenbeziehungen verfügen. Recherchiert werden deshalb öffentlich zugängliche Partnerverzeichnisse, Händler- und Wiederverkäufernetze, Distributionsstrukturen und vergleichbare Herstellerinformationen. Relevant sind insbesondere Unternehmen, die bei mehreren bedeutenden Herstellern oder über mehrere IT-Segmente hinweg als Partner, Wiederverkäufer oder Bezugsquelle auftreten.
Ein einzelner Herstellerstatus reicht regelmäßig nicht aus, um eine Nähe zur URV-Gesamtrolle anzunehmen. Aussagekräftiger sind Überschneidungen verschiedener Partnernetze, Hinweise auf herstellerübergreifende Beschaffung, ein breiter Kundenfokus und eigene Leistungen zur Bündelung, Bestellung oder Abrechnung. Die Recherche soll deshalb nicht lediglich möglichst viele Herstellerpartner sammeln, sondern solche Unternehmen herausarbeiten, deren Marktstellung auf einen breiteren Beschaffungszugang schließen lässt.
Distributoren sind gesondert daraufhin zu betrachten, ob ihr Geschäftsmodell eine unmittelbare Vertragsbeziehung zum öffentlichen Endkunden plausibel zulässt. Ein Unternehmen kann über ein außerordentlich breites Herstellerportfolio verfügen und trotzdem ausschließlich Wiederverkäufer beliefern. Ein solches Modell kann wichtige Hinweise auf den Lieferantenmarkt oder mögliche arbeitsteilige Strukturen liefern, begründet aber nicht automatisch eine unmittelbare Kandidatenstellung für die URV-Gesamtrolle.
Die über andere Suchwege identifizierten Unternehmensnamen werden durch eine gezielte Unternehmensrecherche vertieft. Maßgeblich sind insbesondere die eigene Beschreibung des Geschäftsmodells, das angebotene Leistungsspektrum, Angaben zu Hersteller- und Lieferantenbeziehungen, öffentliche Referenzen, Tätigkeiten im öffentlichen Sektor, erkennbare Beschaffungs- und Katalogleistungen sowie Hinweise auf eine eigene kaufmännische Verantwortung für Produkte und Leistungen Dritter. Unternehmensdarstellungen werden als Selbstauskunft verstanden und nach Möglichkeit durch weitere Quellen ergänzt.
Branchen- und Verbandsinformationen können zusätzliche Unternehmenstypen oder weniger sichtbare Marktteilnehmer erschließen. Sie sind insbesondere dann nützlich, wenn die vorherigen Suchwege stark auf bereits vergabeaktive oder sehr große Unternehmen konzentriert sind. Vergleichbar können Fachveranstaltungen, einschlägige Mitgliederverzeichnisse, Marktübersichten oder andere sachlich geeignete Branchenquellen genutzt werden, sofern sich daraus konkrete Hinweise auf Unternehmen mit relevantem Geschäftsmodell ergeben.
Auch Erkenntnisse anderer öffentlicher Auftraggeber können berücksichtigt werden. Hierzu zählen öffentlich dokumentierte Rahmenvereinbarungen, veröffentlichte Beschaffungsmodelle sowie, soweit verfügbar und sachgerecht, Hinweise auf Unternehmen, die vergleichbare Beschaffungs- oder Bündelungsfunktionen bereits übernehmen. Eine Übernahme fremder Kandidatenlisten ohne eigene Plausibilisierung findet nicht statt. Die jeweilige Quelle dient vielmehr als weiterer Ausgangspunkt für die eigene Marktidentifikation.
Nach den regulären Suchläufen wird gezielt geprüft, ob die angewendeten Quellen und Suchbegriffe bestimmte Marktteilnehmer systematisch bevorzugt haben. Ein solches Risiko besteht insbesondere, wenn ein großer Teil der Kandidaten aus wenigen bekannten öffentlichen Rahmenvereinbarungen stammt, Suchmaschinen überwiegend sehr große Anbieter liefern oder Herstellerverzeichnisse nur besonders hohe Partnerstufen sichtbar machen. Eine breite Kandidatenzahl allein belegt deshalb noch keine ausreichend vielfältige Marktidentifikation.
Die Gegenprüfung richtet sich insbesondere darauf, ob mittelständische Unternehmen, alternative Beschaffungsmodelle, weniger bekannte Wiederverkäufer oder neue Marktteilnehmer durch geeignete Suchwege tatsächlich eine realistische Chance hatten, sichtbar zu werden. Hierfür können gezielt kleinere vergleichbare Vergaben, regionale oder spezialisierte Unternehmensverzeichnisse, zusätzliche Hersteller- und Distributionsquellen, Verbandsinformationen oder alternative Suchbegriffe verwendet werden. Die Recherche muss dabei nicht künstlich Kandidaten jeder Unternehmensgröße erzeugen. Entscheidend ist, dass das Suchverfahren nicht bereits durch seine Methodik bestimmte plausible Geschäftsmodelle ausschließt.
Ergibt die Gegenprüfung, dass bestimmte Unternehmenstypen trotz zusätzlicher sachgerechter Suche nicht oder kaum auffindbar sind, wird dies als Rechercheergebnis festgehalten. Es ist nicht Aufgabe dieses Plans, eine gewünschte Marktstruktur rechnerisch herzustellen. Die Dokumentation muss vielmehr unterscheiden können, ob ein Geschäftsmodell nicht gefunden wurde, weil der Suchweg unzureichend war, oder ob die verfügbare Recherche gerade darauf hindeutet, dass dieses Geschäftsmodell im relevanten Markt nur begrenzt vorhanden ist.
Das Rechercheprotokoll dokumentiert die tatsächliche Durchführung der Marktidentifikation. Es wird fortlaufend geführt und ermöglicht die spätere Nachvollziehbarkeit, welche Suchwege eingesetzt wurden, wie sie ausgestaltet waren und welche Ergebnisse daraus entstanden. Das Protokoll ist nicht mit der Kandidatenliste gleichzusetzen. Ein Suchlauf wird auch dann dokumentiert, wenn er keine neuen Unternehmen hervorbringt oder lediglich bereits bekannte Kandidaten bestätigt.
Für jeden sachlich abgegrenzten Suchlauf werden mindestens folgende Angaben festgehalten:
Das Protokoll soll eine spätere Reproduktion der Recherchelogik ermöglichen, verlangt aber keine Speicherung jedes einzelnen Suchmaschinentreffers oder jeder geöffneten Internetseite. Dokumentiert werden die sachlich relevanten Suchläufe und Quellen, aus denen Kandidaten, neue Rechercheansätze oder belastbare Erkenntnisse über die Abdeckung des Markts hervorgegangen sind. Offensichtlich irrelevante Einzeltreffer brauchen nicht einzeln erfasst zu werden.
Neue Erkenntnisse können zusätzliche Suchrichtungen auslösen. Wird beispielsweise bei einem gefundenen Unternehmen ein bisher nicht berücksichtigtes Geschäftsmodell, Partnernetzwerk, Beschaffungskonzept oder eine neue marktübliche Bezeichnung sichtbar, wird geprüft, ob daraus ein eigenständiger weiterer Suchlauf entstehen sollte. Solche Folgerecherchen werden im Rechercheprotokoll mit ihrem Ausgangspunkt verknüpft, damit erkennbar bleibt, wie sich die Recherche schrittweise erweitert hat.
Ergebnislose Suchpfade werden nicht als bedeutungslos verworfen. Wenn ein sachgerechter und ausreichend durchgeführter Suchweg keine neuen Kandidaten oder Geschäftsmodelle hervorbringt, kann dies für die spätere Beurteilung des Sättigungspunkts relevant sein. Das Protokoll soll deshalb erkennen lassen, dass der betreffende Suchweg tatsächlich geprüft wurde und nicht lediglich vergessen oder vorzeitig abgebrochen wurde.
Grenzen der Recherche werden ausdrücklich dokumentiert, wenn sie für die Einordnung der Ergebnisse relevant sein können. Hierzu können nicht zugängliche Datenbestände, unvollständige Partnerverzeichnisse, fehlende Angaben über Konzernstrukturen, uneindeutige Geschäftsmodelle oder nur eingeschränkt vergleichbare ausländische Quellen gehören. Solche Grenzen führen nicht automatisch zu weiterer Recherche. Sie müssen aber sichtbar bleiben, damit die spätere Prüfung der Rechercheabdeckung nicht von einer Genauigkeit ausgeht, die die verfügbaren Quellen tatsächlich nicht tragen.
Jedes Unternehmen, für das ein hinreichend konkreter Bezug zum Suchprofil erkennbar wird, erhält bei erstmaliger Aufnahme eine eindeutige Kandidatenkennung. Diese Kennung bleibt während der weiteren Marktidentifikation und Markterkundung bestehen und wird auch dann nicht geändert, wenn sich Firmenname, Ansprechpartner oder vorläufige Einordnung ändern. Sie ermöglicht die eindeutige Verknüpfung zwischen Recherchequelle, Kandidatenprüfung, späterer Ansprache und den nachfolgenden Auswertungsinstrumenten.
Die Kandidatenliste dient als durchgängiger Arbeitsdatensatz für die in diesem Plan vorgenommenen Kandidatenentscheidungen und soll nur solche Informationen enthalten, die für Marktidentifikation, Plausibilitätsprüfung und Ansprache tatsächlich benötigt werden. Eine umfassende Unternehmensakte ist nicht erforderlich. Für jeden Kandidaten werden mindestens die vollständige Firmierung beziehungsweise der konkret betrachtete Rechtsträger, ein gegebenenfalls abweichender Markt- oder Markenauftritt, Sitz beziehungsweise relevante Marktpräsenz, Internetauftritt, Kandidatenkennung, Quelle des erstmaligen Kandidatenhinweises, weitere wesentliche Quellen, vorläufiger Geschäftsmodelltyp und Bearbeitungsstand geführt. Mit fortschreitender Bearbeitung werden außerdem die Plausibilitätseinordnung, eine kurze Tatsachenbegründung, gegebenenfalls noch bestehender Klärungsbedarf, die Entscheidung über eine direkte Ansprache sowie bei Nichtansprache der hierfür maßgebliche Grund ergänzt. Soweit bereits verfügbar, können zusätzlich Hinweise auf öffentliche Auftraggeber, Herstellerbeziehungen, vergleichbare Beschaffungsmodelle oder sonstige für die URV-Gesamtrolle relevante Tätigkeiten aufgenommen werden.
Ein Unternehmen wird nicht erst dann aufgenommen, wenn seine spätere Einordnung bereits feststeht. Gerade unklare, aber ernsthaft prüfenswerte Fälle sollen sichtbar bleiben und anschließend gezielt plausibilisiert werden können. Offensichtlich fachfremde Treffer oder Unternehmen, bei denen bereits aus der Ausgangsquelle zweifelsfrei nur eine für die Gesamtrolle irrelevante Spezialfunktion erkennbar ist, brauchen dagegen nicht in die Kandidatenliste übernommen zu werden. Die Schwelle ist so anzuwenden, dass ernsthaft denkbare Kandidaten nicht durch eine zu frühe Vorentscheidung verloren gehen.
Mehrfach identifizierte Unternehmen werden unter derselben Kandidatenkennung zusammengeführt. Die unterschiedlichen Fundstellen bleiben als Quellen erhalten, weil die unabhängige Identifikation über mehrere Recherchewege die Tatsachengrundlage der späteren Plausibilitätsprüfung stärken kann. Mehrfachfunde dürfen dagegen nicht als mehrere Marktteilnehmer gezählt werden.
Soweit mit vertretbarem Aufwand öffentlich erkennbar, werden Konzernzugehörigkeiten und relevante Unternehmensverbindungen erfasst. Mehrere rechtlich eigenständige Gesellschaften innerhalb derselben Unternehmensgruppe können jeweils eigene Kandidaten bleiben, wenn sie tatsächlich unterschiedliche Marktrollen oder eigenständige Möglichkeiten zur Übernahme der URV-Gesamtrolle aufweisen. Für die Beurteilung der strukturellen Vielfalt und Unabhängigkeit dürfen sie jedoch nicht ohne weitere Prüfung wie vollständig voneinander unabhängige Marktteilnehmer behandelt werden.
Bei Umfirmierungen, Markenauftritten oder mehreren Unternehmen derselben Gruppe ist zu vermeiden, dass dieselbe wirtschaftliche Einheit versehentlich mehrfach erfasst wird. Umgekehrt sollen eigenständige Gesellschaften nicht allein wegen einer gemeinsamen Konzernzugehörigkeit zusammengelegt werden, wenn gerade unterschiedliche operative Rollen bestehen. Erfasst wird daher die tatsächliche Unternehmensstruktur so weit, wie sie für Marktidentifikation und spätere Ansprache sachlich relevant ist.
Jeder Kandidat wird auf Grundlage der verfügbaren Informationen einem oder mehreren der in Abschnitt 3.2 verwendeten Geschäftsmodelltypen zugeordnet. Diese Zuordnung unterstützt die spätere Prüfung, welche Bereiche des potenziellen Auftragnehmermarkts bereits erfasst wurden. Sie ist ausdrücklich vorläufig und kann im Verlauf der Plausibilitätsprüfung angepasst werden.
Die Zuordnung soll sich an der tatsächlich erkennbaren Tätigkeit orientieren und nicht allein an Unternehmensbezeichnungen wie Systemhaus, Integrator oder Dienstleister. Ein Unternehmen kann beispielsweise gleichzeitig als breit aufgestellter Wiederverkäufer, Systemintegrator und Betreiber eigener Beschaffungs- oder Katalogprozesse auftreten. In solchen Fällen werden die für die URV relevanten Merkmale gemeinsam erfasst, anstatt das Unternehmen künstlich einem einzigen Typ zuzuweisen.
Nicht eindeutige Geschäftsmodelle werden entsprechend gekennzeichnet. Eine offene Einordnung ist besser als eine scheinbar präzise Zuordnung ohne ausreichende Tatsachengrundlage. Soweit die Unklarheit für die spätere Berücksichtigung relevant ist, wird sie in der Plausibilitätsprüfung gezielt weiter untersucht.
Die Plausibilitätsprüfung dient ausschließlich dazu, die Relevanz eines identifizierten Unternehmens für die weitere Markterkundung einzuschätzen. Sie ist keine Eignungsprüfung und soll weder spätere Mindestanforderungen vorwegnehmen noch die Fähigkeit eines Unternehmens zur vertragsgemäßen Ausführung abschließend feststellen. Insbesondere werden keine festen Mindestumsätze, Referenzzahlen, Beschäftigtenzahlen, Zertifizierungen oder vergleichbaren Schwellen allein für die Aufnahme in den Ansprachekreis verlangt. Gegenstand der Prüfung ist nur die plausible funktionale Fähigkeit, eine bestimmte Rolle im potenziellen Auftragnehmermarkt einzunehmen. Die Teilnahmebereitschaft wird davon getrennt betrachtet und weder aus früheren Vergabeteilnahmen, öffentlicher Marktpräsenz noch aus sonstigen vermuteten Interessen abgeleitet. Ob und unter welchen Bedingungen ein Unternehmen tatsächlich an einer späteren URV-Vergabe teilnehmen würde, wird erst durch die Markterkundung erhoben.
Die Einordnung muss trotzdem auf einer nachvollziehbaren Tatsachengrundlage beruhen. Je Kandidat werden deshalb die Quellen und konkreten Hinweise festgehalten, aus denen sich die angenommene Nähe zur URV-Gesamtrolle ergibt. Eigene Unternehmensangaben können hierfür verwendet werden, sollen aber soweit möglich durch öffentliche Vergaben, Kundenreferenzen, Herstellerbeziehungen, Konzerninformationen oder andere unabhängige Hinweise ergänzt werden. Je weiter eine Aussage von der unmittelbar beobachtbaren Geschäftstätigkeit entfernt ist, desto zurückhaltender ist sie zu bewerten.
Die Plausibilitätsprüfung wird nur so weit vertieft, wie dies für die Entscheidung über die weitere Berücksichtigung erforderlich ist. Ein eindeutig breit tätiger Wiederverkäufer mit umfangreicher öffentlicher IT-Erfahrung benötigt nicht dieselbe Rechercheintensität wie ein Unternehmen, dessen Internetauftritt zwar Beschaffungsleistungen nennt, dessen tatsächliche Vertragspartnerrolle aber unklar bleibt. Offene Punkte werden deshalb gezielt und nicht schematisch für jedes Unternehmen recherchiert.
Die Prüfung orientiert sich an denjenigen Funktionen der URV, die bereits anhand öffentlich zugänglicher Informationen zumindest teilweise erkennbar sein können. Entscheidend ist das Gesamtbild. Kein einzelnes Prüffeld muss vollständig nachgewiesen sein, bevor ein Unternehmen für die Markterkundung berücksichtigt werden kann. Insbesondere muss die vorgesehene URV-Vertrags- und Zahlungskette nicht bereits aus öffentlichen Quellen vollständig belegbar sein. Es genügt, wenn belastbare Hinweise eine entsprechende eigene kaufmännische Rolle plausibel erscheinen lassen und offene Einzelheiten anschließend in der Markterkundung geklärt werden können.
Zu betrachten sind insbesondere:
Die Prüfung muss die besondere Breite des universellen IT-Leistungsrahmens berücksichtigen. Es ist nicht erforderlich, dass ein Unternehmen bereits nachweisbar jeden einzelnen Leistungsbereich selbst beliefert oder mit jedem später möglicherweise benötigten Lieferanten bereits verbunden ist. Aussagekräftiger ist, ob sein Geschäftsmodell gerade darauf angelegt ist, unterschiedliche Hersteller und Lieferanten flexibel einzubinden, zusätzliche Bezugsquellen zu erschließen und diese in eine eigene Vertrags-, Zahlungs- und Abrechnungsstruktur zu integrieren. Umgekehrt genügt eine breite technische Eigenleistung nicht, wenn kein plausibler Mechanismus erkennbar ist, über den fremde Lieferantenleistungen unter eigener kaufmännischer Verantwortung zugänglich gemacht werden können.
Der Einsatz von Unterauftragnehmern wird nicht als Minderung der eigenen Kandidatenstellung behandelt. Ein Unternehmen kann selbst Träger der vollständigen URV-Gesamtverantwortung sein, obwohl bestimmte operative, technische oder unterstützende Funktionen durch andere Unternehmen erbracht werden. Für die Kandidateneinordnung ist maßgeblich, ob die einheitliche Verantwortung gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber beim betrachteten Unternehmen liegen kann.
Daneben können Unternehmen relevant sein, die wesentliche, für die URV-Gesamtrolle erforderliche Funktionen plausibel abdecken, die Gesamtrolle nach der derzeitigen Erkenntnislage aber nicht allein übernehmen könnten. Solche Unternehmen können unmittelbar angesprochen werden, wenn ihre Fähigkeiten eine konkret nachvollziehbare Rolle in einer möglichen Bietergemeinschaft erkennen lassen und die Markterkundung gerade klären soll, ob eine entsprechende Kooperation für sie praktisch in Betracht kommt. Eine bereits bestehende Kooperation ist hierfür nicht zwingend erforderlich. Die Behörde soll aber keine beliebigen Unternehmen allein deshalb in diesen Kreis aufnehmen, weil ihre Fähigkeiten theoretisch irgendwie miteinander kombiniert werden könnten.
Für die Beurteilung des tatsächlich vorhandenen potenziellen Wettbewerbs gilt ein strengerer Maßstab. Bestehende gemeinsame Auftritte in öffentlichen Vergaben, wiederkehrende strategische Kooperationen, öffentlich erkennbare gemeinsame Leistungsmodelle, konkrete eigene Angaben der Unternehmen oder vergleichbare belastbare Tatsachen können dafür sprechen, dass eine Bietergemeinschaft tatsächlich realistisch ist. Fehlen solche Anhaltspunkte, kann die Ansprache eines komplementären Unternehmens Erkenntnisse über mögliche Wettbewerbsbildung liefern. Die hypothetische Kombination wird bis zu einer belastbareren Grundlage jedoch nicht wie ein bereits vorhandener Gesamtrollenträger oder eine tatsächlich erkennbare Bietergemeinschaft behandelt.
Nach Abschluss der verfügbaren Plausibilitätsprüfung wird jeder Kandidat nach seiner erkennbaren Rolle eingeordnet. Die Einordnung dient der Auswahl und der späteren Prüfung der Rechercheabdeckung und stellt weder eine Bewertung der späteren Zuschlagschancen noch eine Aussage über die vergaberechtliche Eignung dar. Hierfür werden folgende Grundfälle unterschieden:
Die Kategorien werden nicht in Punkte oder Rangwerte übersetzt. Sie dienen weder der Rangbildung noch einer Auswahl nach vermeintlicher Qualität. Ein Unternehmen, das als eigener Träger der Gesamtverantwortung plausibel erscheint, wird deshalb nicht danach höher oder niedriger bewertet, ob es bestimmte Funktionen selbst oder mit Unterauftragnehmern erbringen würde. Ebenso wird ein lediglich plausibler Weg zu einer möglichen Bietergemeinschaft nicht mit einer bereits tatsächlich erkennbaren Kooperationsstruktur gleichgesetzt.
Kann ein Kandidat anhand der verfügbaren Informationen nicht hinreichend eingeordnet werden, wird zunächst geprüft, ob eine begrenzte zusätzliche Recherche voraussichtlich Klarheit schaffen kann. Dafür werden die konkreten offenen Fragen benannt. Die Nachrecherche soll sich auf diese Punkte beschränken und nicht zu einer umfassenden Untersuchung des Unternehmens ausweiten.
Bleibt die Sachlage trotz vertretbarer Recherche unklar, kann das Unternehmen gleichwohl in den direkten Ansprachekreis aufgenommen werden, wenn eine ernsthafte Relevanz nicht ausgeschlossen werden kann und die Markterkundung selbst gerade zur Klärung dieser Frage beitragen soll. Eine unvollständige öffentlich zugängliche Informationslage darf nicht ohne Weiteres zu einer faktischen Vorauswahl zugunsten besonders transparenter oder bekannter Unternehmen führen.
Für jeden Kandidaten wird abschließend festgehalten, ob er für die weitere Marktidentifikation und gegebenenfalls direkte Ansprache berücksichtigt wird. Bei einer Nichtberücksichtigung genügt ein kurzer, sachlicher Grund, etwa fehlender erkennbarer Bezug zur Gesamtrolle, reine Lieferantenfunktion, fehlende Endkundenrolle oder trotz Nachrecherche keine hinreichende Tatsachengrundlage. Die Entscheidung soll nachvollziehbar, aber nicht wie eine vergaberechtliche Ausschlussentscheidung formuliert werden.
Nach der individuellen Kandidatenprüfung wird das Ergebnis nicht lediglich nach der Zahl gefundener Unternehmen beurteilt. Zunächst ist festzustellen, wie viele voneinander hinreichend unabhängige Unternehmen als eigene Träger der URV-Gesamtverantwortung plausibel identifiziert wurden und auf welchen Geschäftsmodellen diese Einschätzung beruht. Unternehmen derselben Unternehmensgruppe oder wirtschaftlich eng verbundene Gesellschaften werden hierbei nicht ohne weitere Betrachtung als vollständig unabhängige Wettbewerbsmöglichkeiten behandelt.
Separat werden tatsächliche Hinweise auf realistisch erscheinende Bietergemeinschaften betrachtet. Solche Hinweise können die Einschätzung des potenziellen Auftragnehmermarkts erweitern, dürfen aber nicht rechnerisch mit eigenständig plausiblen Gesamtrollenträgern zu einer vermeintlichen Gesamtzahl vorhandener Wettbewerber addiert werden. Entscheidend bleibt transparent, welche Unternehmen selbst als Vertragspartner mit Gesamtverantwortung plausibel sind und wo die mögliche Gesamtrollenübernahme erst aus einer konkret erkennbaren Kooperation entstehen könnte.
Unternehmen, die wegen erheblicher komplementärer Fähigkeiten zur Klärung möglicher Bietergemeinschaften angesprochen werden, für die aber noch keine tatsächlichen Kooperationshinweise bestehen, werden in dieser Betrachtung gesondert ausgewiesen. Ihre Einbeziehung kann Erkenntnisse über zusätzliche Wettbewerbsbildung liefern, begründet aber noch keine vorhandene weitere Wettbewerbsmöglichkeit. Nur für Teilfunktionen relevante Unternehmen werden ebenfalls nicht als zusätzliche Gesamtrollenträger gezählt. Ihre Anzahl kann dennoch Hinweise darauf geben, ob fehlende Funktionen grundsätzlich über Unterauftragnehmer oder Kooperationen verfügbar sein könnten.
Neben der Zahl plausibler Gesamtrollenträger wird geprüft, ob das Kandidatenfeld unterschiedliche Marktstrukturen tatsächlich abbildet. Eine Liste zahlreicher Unternehmen kann trotzdem einseitig sein, wenn nahezu alle Kandidaten demselben Geschäftsmodell, derselben Unternehmensgruppe oder einer vergleichbaren Beschaffungs- und Wiederverkaufsstruktur angehören. Betrachtet werden deshalb insbesondere unterschiedliche Geschäftsmodelltypen, Unternehmensgrößen und Marktpositionen, Beschaffungs- und Wiederverkaufsstrukturen, wirtschaftliche Unabhängigkeit und, soweit für den vorgesehenen Auftrag relevant, die räumliche Marktabdeckung. Zusätzlich wird geprüft, ob alternative und mittelständische Marktteilnehmer durch die eingesetzten Suchmethoden eine realistische Möglichkeit hatten, erfasst zu werden. Eine bestimmte Quote einzelner Unternehmensgrößen oder Geschäftsmodelle wird nicht vorgegeben. Es geht um die Erkennung methodisch verursachter Lücken, nicht um eine künstliche Zusammensetzung des Kandidatenfelds.
Davon getrennt wird geprüft, ob die Marktidentifikation auf ausreichend unterschiedlichen und voneinander unabhängigen Recherchewegen und Quellen beruht. Wenn zahlreiche Kandidaten ausschließlich aus demselben Partnerverzeichnis oder derselben Gruppe früherer Vergaben stammen, ist dies eine andere Erkenntnislage als bei einem Kandidatenfeld, das über Vergabedaten, mehrere Herstellerökosysteme, vergleichbare Beschaffungsmodelle, Branchenquellen und unabhängige Unternehmensrecherche erschlossen wurde. Die Vielfalt der Recherchewege ist deshalb eine eigenständige Kontrolle der Marktidentifikation und keine Eigenschaft des einzelnen Kandidaten. Den einzelnen Recherchewegen wird dabei kein vorab festgelegtes Gewicht zugewiesen.
Zeigt die Abdeckungsprüfung eine konkrete Lücke, wird zunächst versucht, diese durch eine gezielte zusätzliche Recherche zu schließen. Eine Lücke kann beispielsweise darin bestehen, dass ein für die URV plausibel relevanter Geschäftsmodelltyp trotz vorhandener Marktindizien noch nicht ausreichend untersucht wurde, dass sämtliche Kandidaten aus wenigen Großunternehmen bestehen oder dass ein wesentlicher Suchweg noch nicht durchgeführt wurde. Zusätzliche Suchläufe werden aus der festgestellten Lücke abgeleitet. Fehlen etwa mittelständische herstellerübergreifende Wiederverkäufer, wird nicht die gesamte Recherche wiederholt, sondern gezielt nach dieser Marktgruppe gesucht. Fehlen Hinweise auf alternative Beschaffungsmodelle, werden entsprechende Vergaben, Unternehmensbezeichnungen und Branchenquellen untersucht. Damit bleibt die Nachrecherche zielgerichtet und verursacht keine unbegrenzte Wiederholung bereits ausgeschöpfter Suchwege.
Ergibt auch die ergänzende Recherche keine neuen relevanten Kandidaten oder Geschäftsmodelle, bleibt die festgestellte Lücke als Ergebnis bestehen. Die Behörde muss den Markt nicht so lange durchsuchen, bis eine bestimmte gewünschte Anzahl oder Vielfalt erreicht wird. Entscheidend ist, dass sachgerechte Recherchewege ausgeschöpft und verbleibende Grenzen sichtbar gemacht wurden.
Nach Abschluss der gegebenenfalls erforderlichen ergänzenden Suchläufe wird beurteilt, ob die Marktidentifikation für den Zweck der Markterkundung ausreichend breit ist. Hierfür werden die Zahl und Unabhängigkeit plausibler Gesamtrollenträger, die vertretenen Geschäftsmodelle und Marktstrukturen, die Ergebnisse unterschiedlicher Recherchewege, tatsächliche Kooperationshinweise und noch bestehende Recherchegrenzen gemeinsam betrachtet. Eine abstrakte Mindestzahl von Kandidaten wird nicht festgelegt.
Ein Sättigungspunkt ist erreicht, wenn weitere sachgerechte und voneinander hinreichend unabhängige Suchwege voraussichtlich keine materiell neuen Auftragnehmertypen, Geschäftsmodelle oder bislang nicht hinreichend erfassten relevanten Marktstrukturen mehr hervorbringen. Dies kann insbesondere dadurch gestützt werden, dass zusätzliche Suchläufe überwiegend bereits bekannte Geschäftsmodelle und Strukturen bestätigen, mehrere unterschiedliche Quellen zu einem vergleichbaren Marktbild führen oder gezielte Recherchen nach zuvor vermuteten Lücken keine neuen relevanten Marktstrukturen erschließen. Dass weitere einzelne Unternehmen innerhalb bereits hinreichend erschlossener Marktstrukturen gefunden werden könnten, verhindert den Eintritt des Sättigungspunkts nicht. Werden solche Unternehmen während der noch laufenden Marktidentifikation tatsächlich identifiziert, werden sie gleichwohl nach den allgemeinen Regeln in die Kandidatenliste aufgenommen und plausibilisiert.
Der Sättigungspunkt verlangt damit keine Gewissheit, dass kein weiteres potenziell relevantes Unternehmen existiert. Eine solche Vollständigkeit ist bei offenen Märkten praktisch nicht erreichbar und insbesondere bei einer größeren Zahl funktional vergleichbarer Anbieter nicht erforderlich. Maßgeblich ist eine nachvollziehbare Grundlage dafür, dass die durchgeführte Suche die für die Markterkundung relevanten Marktstrukturen mit angemessenem Aufwand erschlossen hat und weitere Recherche voraussichtlich keinen wesentlichen zusätzlichen Erkenntnisgewinn für die Zusammensetzung und Funktionsweise des potenziellen Auftragnehmermarkts erwarten lässt.
Nach der Prüfung des Sättigungspunkts wird entschieden, ob die gezielte Marktidentifikation für die vorgesehene direkte Ansprache ausreicht oder ob eine ergänzende offene Marktansprache sinnvoll ist. Eine offene Ansprache ist insbesondere dann in Betracht zu ziehen, wenn trotz sachgerechter Recherche relevante Unsicherheit darüber verbleibt, ob weniger sichtbare oder neuartige Auftragnehmermodelle erfasst wurden. Sie ist dagegen nicht allein deshalb erforderlich, weil eine theoretisch denkbare vollständige Markterfassung nicht erreicht werden kann.
Die Entscheidung wird mit den festgestellten Rechercheergebnissen begründet. Wird auf eine offene Ergänzung verzichtet, ist insbesondere festzuhalten, warum die vorhandenen Suchwege und das identifizierte Kandidatenfeld als hinreichende Grundlage angesehen werden. Wird eine offene Ergänzung vorgesehen, werden Anlass und Ziel der Ergänzung benannt, ohne damit die bisher identifizierten Unternehmen oder Geschäftsmodelle vorläufig abzuwerten.
Mit dieser Entscheidung ist die initiale Marktidentifikation abgeschlossen. Später neu bekannt werdende Unternehmen können weiterhin aufgenommen werden. Sie werden dann nach denselben Grundsätzen wie die ursprünglich identifizierten Kandidaten geprüft und dürfen nicht allein aufgrund einer eigenen Interessenbekundung oder eines späten Hinweises unmittelbar als plausibler Gesamtrollenträger behandelt werden.
Ist die Zahl ernsthaft plausibler Kandidaten überschaubar, sollen grundsätzlich alle Unternehmen direkt angesprochen werden, bei denen eine eigene URV-Gesamtverantwortung plausibel erscheint. Dadurch wird vermieden, dass die Behörde innerhalb eines ohnehin begrenzten potenziellen Auftragnehmermarkts ohne sachlichen Bedarf zusätzliche Vorauswahlen trifft. Auch Kandidaten mit noch begrenzter Tatsachengrundlage können einbezogen werden, wenn ihre mögliche Relevanz ernsthaft erscheint und gerade die Markterkundung zusätzliche Erkenntnisse über ihre tatsächliche Rollenfähigkeit liefern kann. Die Schwelle für eine direkte Ansprache bleibt damit bewusst unterhalb einer späteren Eignungsprüfung. Unternehmen, die nach der Plausibilitätsprüfung lediglich als Fachlieferanten, Hersteller oder sonstige Teilfunktionsanbieter einzuordnen sind, werden dagegen nicht allein wegen ihrer Bedeutung für einzelne IT-Bereiche unmittelbar als potenzielle URV-Auftragnehmer angesprochen. Unternehmen mit erheblichen komplementären Fähigkeiten können zusätzlich angesprochen werden, wenn eine konkret plausible Rolle in einer möglichen Bietergemeinschaft besteht und gerade geklärt werden soll, ob eine solche Kooperation für das Unternehmen tatsächlich in Betracht kommt. Eine bereits bestehende Kooperation ist hierfür nicht Voraussetzung. Ohne weitergehende tatsächliche Anhaltspunkte wird das Unternehmen beziehungsweise die theoretisch mögliche Kombination aber nicht als bereits vorhandene zusätzliche Wettbewerbsmöglichkeit behandelt.
Ergibt die Marktidentifikation eine so große Zahl ernsthaft plausibler Kandidaten, dass eine vollständige Direktansprache unverhältnismäßig oder für die Auswertung nicht mehr zweckmäßig wäre, kann der direkte Ansprachekreis begrenzt werden. Die Begrenzung erfolgt nicht durch eine Rangfolge der vermeintlich besten Unternehmen und grundsätzlich auch nicht durch eine reine Zufallsauswahl über das gesamte Kandidatenfeld. Sie soll vielmehr sicherstellen, dass die für die Fragestellungen der Markterkundung relevanten Unterschiede des Kandidatenfelds erhalten bleiben.
Die Begrenzung erfolgt zweistufig. Zunächst werden diejenigen Merkmale bestimmt, die für eine ausreichende strukturelle Abdeckung des identifizierten Kandidatenmarkts tatsächlich relevant sind. Hierzu können insbesondere unterschiedliche Geschäftsmodelle, Unternehmensgrößen und Marktpositionen, Beschaffungs- und Wiederverkaufsstrukturen, wirtschaftliche Unabhängigkeit sowie, soweit sachlich relevant, unterschiedliche räumliche Marktabdeckungen gehören. Seltene oder andernfalls unterrepräsentierte sachlich relevante Kandidatentypen werden so berücksichtigt, dass die Begrenzung nicht gerade die Vielfalt beseitigt, die mit der Markterkundung untersucht werden soll. Eine bestimmte Quote einzelner Gruppen wird dadurch nicht vorgegeben. Nach der strukturellen Zusammenstellung wird ergänzend geprüft, ob die berücksichtigten Kandidaten nicht lediglich aus einem auffällig engen Recherchekanal stammen. Die Herkunft aus einem bestimmten Suchweg bildet jedoch kein eigenständiges Auswahlmerkmal des Unternehmens.
Verbleiben innerhalb eines ausreichend vertretenen, im Wesentlichen vergleichbaren Kandidatenbereichs anschließend mehr Unternehmen, als für den direkten Ansprachekreis benötigt werden, wird vor der konkreten Auswahl eine neutrale und reproduzierbare Auswahlregel festgelegt und dokumentiert. Je nach Struktur des Kandidatenfelds kann dies beispielsweise eine sachlich neutrale Reihenfolge, eine gleichmäßige Auswahl aus abgegrenzten Gruppen oder auch eine dokumentierte Zufallsauswahl innerhalb einer solchen hinreichend homogenen Gruppe sein. Eine Zufallsauswahl kann damit als nachgelagerter Auswahlmechanismus innerhalb vergleichbarer Kandidatengruppen eingesetzt werden, nicht aber als Ersatz für die vorherige abdeckungsorientierte Strukturierung des Gesamtmarkts.
Die Begrenzung soll nur so weit gehen, wie dies für einen handhabbaren und zugleich aussagekräftigen Ansprachekreis erforderlich ist. Eine feste Höchstzahl wird nicht vorgegeben. Maßgeblich sind die tatsächliche Größe und Vielfalt des identifizierten Markts, der Umfang des Fragebogens, der erwartete Auswertungsaufwand und der zusätzliche Erkenntniswert weiterer unmittelbarer Teilnehmer. Die angewendete Begrenzungs- und Auswahlregel wird so dokumentiert, dass die Zusammensetzung des direkten Ansprachekreises später reproduzierbar und nicht als nachträgliche Auswahl nach Bekanntheit oder vermuteter Qualität erscheint.
Nach Anwendung der jeweils einschlägigen Auswahlregel wird der direkte Ansprachekreis abschließend festgelegt. Für jeden aufgenommenen Kandidaten wird die Kandidatenkennung verwendet, damit Auswahl, Kontaktrecherche und spätere Verfahrensdokumentation eindeutig miteinander verbunden bleiben. Werden ernsthaft relevante Kandidaten nicht unmittelbar angesprochen, wird der Grund kurz dokumentiert. Bei einem sehr großen Kandidatenmarkt kann dies insbesondere die abdeckungsorientierte Begrenzung und die innerhalb der betreffenden Kandidatengruppe angewendete neutrale Auswahlregel sein. Andere Gründe können eine inzwischen geklärte fehlende Gesamtrollennähe, eine aufgelöste oder nicht mehr tätige Gesellschaft oder sonstige konkrete Tatsachen sein, die erst nach der ursprünglichen Aufnahme bekannt geworden sind.
Die Dokumentation der Auswahlentscheidung soll nachvollziehbar machen, wie aus der Kandidatenliste der direkte Ansprachekreis entstanden ist. Sie soll dagegen keine Rangfolge oder Bewertung der ausgewählten Unternehmen erzeugen. Die Aufnahme in den Ansprachekreis bedeutet nur, dass das Unternehmen für die Zwecke der Markterkundung als sachgerecht anzusprechender potenzieller Marktteilnehmer angesehen wird.
Für jeden unmittelbar anzusprechenden Kandidaten wird nach Möglichkeit eine Unternehmensfunktion identifiziert, die die Marktanfrage fachlich einordnen und intern an die zuständigen Stellen weitergeben kann. Bei größeren IT-Unternehmen kann eine Ansprache an allgemeine Vertriebsadressen oder zentrale Kontaktformulare dazu führen, dass eine strategische Marktanfrage nicht die geeigneten Verantwortlichen erreicht. Die Kontaktrecherche ist deshalb Bestandteil der Qualität der Ansprache und nicht nur eine administrative Vorbereitung.
Geeignet können insbesondere Funktionen im öffentlichen Sektor, im strategischen Vertrieb, in der Betreuung öffentlicher Großkunden, im Angebots- oder Vergabemanagement, im Partnermanagement, in Beschaffungs- oder Wiederverkaufsmodellen sowie in vergleichbaren übergreifenden Verantwortungsbereichen sein. Die Recherche orientiert sich an der tatsächlichen Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens, sodass ein bestimmter Stellen- oder Abteilungsname nicht vorausgesetzt wird. Soweit sich aus früheren Vergabeverfahren, öffentlichen Referenzen oder anderen belastbaren Quellen ein für öffentliche Beschaffungen zuständiger Ansprechpartner ergibt, kann dieser als Ausgangspunkt der Kontaktrecherche dienen.
Der bevorzugte Kontaktweg ist eine belastbare geschäftliche E-Mail-Adresse des geeigneten Ansprechpartners oder der zuständigen Unternehmensfunktion. Vor Aufnahme in die Anspracheplanung wird soweit praktisch möglich geprüft, ob die Kontaktdaten aktuell sind. Unternehmenswebseiten und andere aktuelle Unternehmensquellen haben bei der Überprüfung Vorrang vor älteren Kontaktdaten aus vergangenen Verfahren.
Für den Fall, dass ein persönlicher Kontakt nicht ermittelt werden kann oder die Erstansprache nicht zugestellt wird, wird möglichst ein Ersatzweg vorgesehen. Dies kann eine funktionale Abteilungsadresse, eine allgemeine Unternehmensadresse, ein Kontaktformular oder ein anderer nachvollziehbarer geschäftlicher Kommunikationsweg sein. Ziel ist nicht die möglichst intensive Nachverfolgung einzelner Unternehmen, sondern die zuverlässige Herstellung einer realistischen Zugangsmöglichkeit zur Markterkundung.
Kann trotz vertretbarer Recherche kein belastbarer Kontakt hergestellt werden, wird dies dokumentiert. Das Unternehmen bleibt dadurch als identifizierter Kandidat sichtbar, auch wenn eine tatsächliche Teilnahme nicht erreicht werden kann. Eine fehlende Erreichbarkeit ist von einer ausdrücklichen Nichtteilnahme und von einer später ausbleibenden Reaktion auf eine erfolgreich zugestellte Ansprache zu unterscheiden.
Für jeden Kandidaten des direkten Ansprachekreises wird vor Beginn der Ansprache ein vollständiger Ansprachedatensatz festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass die tatsächliche Kontaktaufnahme nicht erst während des laufenden Verfahrens improvisiert werden muss und die vorgesehenen Unternehmen auf einer einheitlich vorbereiteten Grundlage erreicht werden. Je Kandidat werden mindestens festgelegt:
Eine zeitliche Staffelung soll nur eingesetzt werden, wenn hierfür ein sachlicher organisatorischer Grund besteht. Sie darf nicht dazu dienen, einzelnen Kandidaten früher Zugang zu inhaltlichen Informationen zu verschaffen oder Reaktionen einer ersten Gruppe zur Veränderung der Informationsgrundlage für spätere Kandidaten zu verwenden. Änderungen des gemeinsamen Informationsstands richten sich nach den hierfür bereits im Markterkundungskonzept festgelegten Regeln.
Der Anspracheplan enthält keine individuelle Anpassung der fachlichen Markterkundungsfragen an einzelne Kandidaten. Unternehmensspezifische Vertiefungen können sich erst aus späteren Antworten ergeben. Die direkte Erstansprache erfolgt deshalb auf der dafür vorgesehenen gemeinsamen Informationsgrundlage.
Wurde nach Abschnitt 8.5 eine ergänzende offene Marktansprache beschlossen, wird im Anspracheplan der konkrete Veröffentlichungsweg, der vorgesehene Veröffentlichungszeitraum und die organisatorische Bearbeitung eingehender Interessenbekundungen festgelegt. Der Veröffentlichungsweg soll geeignet sein, gerade solche potenziellen Auftragnehmer zu erreichen, die durch die gezielte Recherche möglicherweise nicht erfasst wurden. Eine bloße Wiederholung der bereits verwendeten geschlossenen Suchquellen genügt diesem Zweck regelmäßig nicht. Unternehmen, die sich auf die offene Ansprache hin melden oder dadurch erstmals sichtbar werden, werden zunächst in die Kandidatenliste aufgenommen und nach denselben Grundsätzen plausibilisiert wie die ursprünglich recherchierten Kandidaten. Eine Selbstmeldung ersetzt die Plausibilitätsprüfung nicht.
Dasselbe gilt für Unternehmen, die während der Vorbereitung oder laufenden Ansprache auf anderem Weg neu bekannt werden. Eine Wiederholung der vollständigen Marktidentifikation ist deshalb nicht erforderlich. Der neue Kandidat wird in den bestehenden Prozess zurückgeführt, erhält eine Kandidatenkennung, wird anhand der verfügbaren Tatsachen eingeordnet und bei hinreichender Relevanz in die Anspracheplanung aufgenommen. Soweit der Zeitpunkt eine gleichwertige Teilnahme noch ermöglicht, erhält er den maßgeblichen freigegebenen Unterlagenstand und eine angemessene Möglichkeit zur Rückmeldung.
Der Auswahl- und Anspracheplan bleibt bis zum Beginn der tatsächlichen Marktansprache das führende Dokument für Recherche, Kandidatenauswahl und Ansprachevorbereitung. Mit Versand der ersten direkten Ansprache oder, sofern diese zeitlich zuerst erfolgt, mit Veröffentlichung einer ergänzenden offenen Marktansprache beginnt die laufende Markterkundungsdokumentation für die tatsächlichen Verfahrensereignisse. Dort werden insbesondere Versand beziehungsweise Veröffentlichung, Zustellung, Rückmeldungen, Nichtteilnahmen, Erinnerungen, Rückfragen, weitere Kommunikation und etwaige Vertiefungsgespräche dokumentiert.
Die Kandidatenliste bleibt auch nach diesem Übergang das führende Arbeitsinstrument für Kandidatenkennung, Rechtsträger, Unternehmens- und Konzernzuordnung, Quellen der Marktidentifikation sowie die vor der jeweiligen Ansprache getroffene Plausibilitäts- und Auswahlentscheidung. Dieser Entscheidungsstand wird durch spätere inhaltliche Antworten des Unternehmens nicht rückwirkend überschrieben. Offensichtliche Korrekturen von Stammdaten und sonstige Tatsachen, die lediglich die Identität oder Zuordnung des Kandidaten richtigstellen, können weiterhin nachgeführt werden.
Werden während der laufenden Markterkundung neue Kandidaten identifiziert, werden sie in die Kandidatenliste aufgenommen und vor ihrer Ansprache nach denselben Regeln wie die ursprünglich identifizierten Kandidaten plausibilisiert. Das auslösende Verfahrensereignis und die zugehörige Kommunikation werden in der Markterkundungsdokumentation geführt. Tatsächliche Teilnehmerantworten und die daraus gewonnenen Erkenntnisse über Gesamtrollenfähigkeit, Teilnahmebereitschaft, Einschränkungen, Kooperationsmöglichkeiten oder sonstige Marktmerkmale werden dagegen nicht als nachträgliche Änderung der ursprünglichen Plausibilitätseinordnung in diesem Plan behandelt. Sie gehen in die dafür vorgesehene Auswertungsmatrix ein. Damit bleibt nachvollziehbar, auf welcher Informationsgrundlage ein Unternehmen ursprünglich als relevant eingeordnet und angesprochen wurde und welche weitergehenden Erkenntnisse erst aus der eigentlichen Markterkundung entstanden sind.
Vor Beginn der tatsächlichen Ansprache wird geprüft, ob die in diesem Plan vorgesehenen Arbeitsschritte durchgeführt und die erforderlichen Arbeitsergebnisse nachvollziehbar dokumentiert wurden. Die Abschlussprüfung wiederholt nicht die gesamte Marktidentifikation oder jede einzelne Kandidatenentscheidung. Sie kontrolliert, ob die Recherche methodisch vollständig durchgeführt, erkennbare Lücken bearbeitet und die daraus abgeleiteten Auswahl- und Kontaktentscheidungen nachvollziehbar festgehalten wurden.
Die Abschlussprüfung umfasst insbesondere, ob mehrere geeignete und voneinander hinreichend unabhängige Recherchewege eingesetzt wurden, Kandidatenquellen und Kandidatenkennungen nachvollziehbar sind, Konzern- und Mehrfachfunde behandelt wurden, die Plausibilitätsprüfung ohne vorgezogene Eignungsprüfung durchgeführt wurde und die Rechercheabdeckung einschließlich etwaiger Lücken und ergänzender Suchläufe geprüft wurde. Weiter wird kontrolliert, ob der direkte Ansprachekreis nach der hierfür vorgesehenen Logik festgelegt und bei einer Begrenzung einschließlich der verwendeten Auswahlregel nachvollziehbar begründet wurde sowie ob für die vorgesehenen Kandidaten belastbare Kontaktwege und ein einheitlicher freigegebener Unterlagenstand feststehen.
Offene Punkte verhindern den Abschluss nicht automatisch. Entscheidend ist, ob sie für die Marktidentifikation oder Ansprache noch so erheblich sind, dass ohne weitere Klärung ein relevanter Teil des potenziellen Auftragnehmermarkts übersehen oder die Ansprache sachlich verzerrt werden könnte. Kleinere Unsicherheiten, die gerade Gegenstand der anschließenden Markterkundung sein sollen, können dagegen dokumentiert und in die weitere Informationsgewinnung übernommen werden.
Nach erfolgreicher Abschlussprüfung wird der Auswahl- und Anspracheplan einschließlich Kandidatenstand, direktem Ansprachekreis und Kontaktplanung für die Durchführung freigegeben. Die Freigabe bestätigt nicht, dass alle angesprochenen Unternehmen die URV-Gesamtrolle tatsächlich übernehmen können oder später an einem Vergabeverfahren teilnehmen werden. Sie bestätigt lediglich, dass die Marktidentifikation und die daraus abgeleitete Ansprache nach der festgelegten Methodik ausreichend vorbereitet wurden.
Verbleibende Grenzen der Marktidentifikation werden bei der Freigabe ausdrücklich festgehalten. Hierzu können insbesondere nicht abschließend geklärte Geschäftsmodelle, eingeschränkte Informationsmöglichkeiten bei bestimmten Marktgruppen, fehlende belastbare Hinweise auf einzelne Kooperationsformen oder eine trotz ergänzender Recherche geringe Zahl plausibler Gesamtrollenträger gehören. Solche Befunde sind nicht durch zusätzliche Annahmen zu ersetzen. Sie bilden vielmehr einen Teil des Erkenntnisstands, an den die eigentliche Markterkundung anschließt.
Ebenfalls werden noch offene Fragen benannt, die durch die Teilnehmerantworten oder eine später gegebenenfalls erforderliche gezielte Marktvalidierung geklärt werden sollen. Die Freigabe beendet damit die vorbereitende Auswahl- und Anspracheplanung und schafft einen nachvollziehbaren Ausgangspunkt für die tatsächliche Markterkundung. Ob der identifizierte Markt die URV-Gesamtrolle tatsächlich in ausreichender Breite tragen kann, welche zusätzlichen Wettbewerbsmöglichkeiten durch Bietergemeinschaften realistisch entstehen können und welche Unternehmen hierzu belastbare eigene Aussagen treffen, wird erst anhand der folgenden Marktrückmeldungen beurteilt.
[Auftraggeber] bereitet die mögliche Vergabe einer Universellen Rahmenvereinbarung (URV) für einen sehr breiten IT-Leistungsbereich vor und führt dafür eine Markterkundung durch.
Mit der URV soll ein Auftragnehmer als Wiederverkäufer und zentraler Vertragspartner einen breiten IT-Lieferantenmarkt erschließen und während der Vertragslaufzeit neue Lieferanten aufnehmen. Die Funktionsweise der URV, die Rolle des Auftragnehmers und die wichtigsten Rahmenbedingungen werden in der beigefügten Informationsunterlage beschrieben.
Wir laden Sie ein, an der Markterkundung teilzunehmen und den beigefügten Fragebogen bis zum [Datum, Uhrzeit] zu beantworten.
Mit der Markterkundung bereitet der Auftraggeber eine mögliche spätere Vergabe vor. Wir möchten herausfinden, ob genügend Unternehmen die vorgesehene Rolle des URV-Auftragnehmers übernehmen können und unter welchen Bedingungen das Modell wirtschaftlich und praktisch funktioniert.
Die Markterkundung ist kein Vergabeverfahren und keine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
Für die Markterkundung werden folgende Unterlagen bereitgestellt:
Für diese Markterkundung gelten nur die bereitgestellten Unterlagen in der jeweils angegebenen Version. Bitte beantworten Sie den Fragebogen auf Grundlage dieser Unterlagen.
Das öffentlich verfügbare URV-Framework unter https://www.universelle-rahmenvereinbarung.de kann zusätzlich zur Orientierung genutzt werden. Für diese Markterkundung gelten jedoch ausschließlich die bereitgestellten Unterlagen. Spätere Änderungen des öffentlichen Frameworks ändern den Stand dieser Markterkundung nicht.
Bitte beantworten Sie den Fragebogen schriftlich.
Sie können dafür mehrere Fachbereiche oder Fachpersonen Ihres Unternehmens einbeziehen. Bitte reichen Sie anschließend eine gemeinsame Antwort Ihres Unternehmens ein.
Stützen Sie Ihre Angaben soweit möglich auf bestehende Prozesse, tatsächliche Erfahrungen und konkrete Marktbeziehungen. Wenn Sie eine Frage nicht sicher beantworten können, geben Sie dies bitte an.
Förmliche Eignungsnachweise werden nicht verlangt. Wir fragen jedoch teilweise nach Ihren Erfahrungen, Prozessen, Fähigkeiten und Marktbeziehungen, soweit diese für die Markterkundung wichtig sind.
Für die Bearbeitung benötigen Sie voraussichtlich etwa [Angabe].
Bitte senden Sie den ausgefüllten Fragebogen bis spätestens:
[Datum, Uhrzeit]
an:
[Funktionspostfach oder sonstiger Übermittlungsweg]
Betreff:
[Betreff beziehungsweise Kennzeichnung]
Bitte nennen Sie außerdem eine zuständige Kontaktperson für Ihre Antwort mit Name, Funktion und geschäftlichen Kontaktdaten.
Rückfragen zu den Unterlagen können bis zum [Datum] an folgende Adresse geschickt werden:
[Funktionspostfach oder sonstiger Kommunikationsweg]
Ansprechpartner des Auftraggebers:
[Stelle oder Organisationseinheit]
[Ansprechpartner oder Funktionsbezeichnung]
[Telefonnummer, soweit vorgesehen]
Wir prüfen bei jeder Rückfrage, ob die Antwort nur für Ihr Unternehmen oder auch für andere Teilnehmer relevant ist.
Antworten, die auch für andere Teilnehmer wichtig sind, erhalten grundsätzlich alle betroffenen Teilnehmer. Vertrauliche Unternehmensinformationen geben wir dabei nicht weiter.
Ändern sich dadurch wichtige Informationen, informieren wir die betroffenen Teilnehmer. Bereits abgegebene Antworten können dann bei Bedarf angepasst werden.
Nach Sichtung der schriftlichen Rückmeldungen können wir einzelne Angaben schriftlich oder in einem Gespräch näher klären.
Solche Rückfragen oder Gespräche führen wir nur, wenn einzelne Angaben noch geklärt werden müssen. Sie dienen nicht der Präsentation des Unternehmens oder der Verhandlung über einen späteren Auftrag.
Einen möglichen Gesprächstermin stimmen wir gesondert mit Ihnen ab.
Bitte markieren Sie vertrauliche Angaben möglichst genau und geben Sie kurz an, warum die Information vertraulich ist. Bitte markieren Sie möglichst nur die tatsächlich vertraulichen Angaben und nicht die gesamte Antwort.
Vertrauliche Unternehmensinformationen geben wir grundsätzlich nicht an andere Marktteilnehmer weiter.
Allgemeine Erkenntnisse können wir für die weitere Vorbereitung verwenden, ohne vertrauliche Einzelangaben offenzulegen. Dazu können Angaben zum Beispiel zusammengefasst oder anonymisiert werden.
Gesetzliche Pflichten zur Information, Offenlegung, Dokumentation, Kontrolle und Prüfung gelten weiterhin.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Markterkundung erforderlich ist. Das betrifft vor allem die Kontaktdaten der beteiligten Ansprechpartner.
Die Datenschutzinformationen des Auftraggebers finden Sie unter [Fundstelle oder Anlage].
Nach Abschluss der Markterkundung werten wir die Rückmeldungen aus. Die Ergebnisse können in die weitere Gestaltung der URV und eines möglichen späteren Vergabeverfahrens einfließen.
Ob und wie anschließend ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, entscheidet der Auftraggeber erst danach.
Wir danken Ihnen für Ihre Mitwirkung an der Markterkundung.
[Auftraggeber] bereitet die mögliche Vergabe einer Universellen Rahmenvereinbarung (URV) für einen sehr breiten IT-Leistungsbereich vor. Diese Unterlage erklärt das vorgesehene Modell und die wichtigsten Planungsannahmen. Sie soll Ihnen ermöglichen, den Fragebogen zur Markterkundung auf einer gemeinsamen Grundlage zu beantworten.
Der vollständige Entwurf des IT-Leistungsrahmens wird gesondert bereitgestellt. Die einzelnen Leistungskategorien werden deshalb in dieser Unterlage nicht wiederholt. Für die Markterkundung gelten ausschließlich die dafür bereitgestellten Unterlagen in der jeweils angegebenen Version. Das öffentlich verfügbare URV-Framework unter [Fundstelle] kann zusätzlich zur Orientierung genutzt werden.
Die URV soll einen zusätzlichen Beschaffungsweg für wiederkehrende IT-Bedarfe schaffen. Konkrete Bedarfe müssen dabei noch nicht bei Abschluss der Rahmenvereinbarung feststehen. Statt für jeden später entstehenden Bedarf einen neuen Beschaffungsweg aufzubauen, soll ein URV-Auftragnehmer den Zugang zu einem breiten und veränderlichen IT-Lieferantenmarkt ermöglichen.
Die Grundidee ist:
Die URV soll damit einen sehr breiten IT-Markt über eine zentrale Vertragsbeziehung zugänglich machen. Der tatsächlich verfügbare Lieferanten- und Leistungsbestand kann sich während der Vertragslaufzeit verändern. Der festgelegte Leistungsrahmen der URV bleibt dabei unverändert.
Der URV-Auftragnehmer ist nicht nur Vermittler, Einkaufsberater oder Betreiber einer Plattform. Er übernimmt eine eigene Wiederverkäuferrolle und ist gegenüber dem Auftraggeber der zentrale Vertragspartner für die jeweilige Beschaffung. Gleichzeitig beschafft er die benötigte Lieferantenleistung selbst am Markt.
Für einen Leistungsabruf bedeutet dies grundsätzlich:
Die eigentliche fachliche oder technische Leistung kann vollständig oder weitgehend durch den jeweiligen Lieferanten erbracht werden. Eine direkte fachliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Lieferant ist ebenfalls möglich. Die Beschaffungs- und Zahlungskette über den URV-Auftragnehmer ändert sich dadurch nicht.
Auch wenn mehrere Unternehmen zusammenarbeiten, muss gegenüber dem Auftraggeber eine klare Gesamtverantwortung bestehen.
Der URV-Auftragnehmer übernimmt nicht nur den Einkauf einer einzelnen Leistung. Er organisiert den laufenden Zugang zum Lieferantenmarkt und unterstützt die gesamte kaufmännische Abwicklung der Leistungsabrufe. Dazu gehören sowohl wiederkehrende Aufgaben der Rahmenvereinbarung als auch Tätigkeiten für einzelne Beschaffungen.
Zum vorgesehenen Leistungsumfang gehören insbesondere:
Diese Leistungen werden grundsätzlich über den Handelsaufschlag des URV-Auftragnehmers vergütet. Eigene fachliche oder technische IT-Leistungen des URV-Auftragnehmers sollen dagegen nicht als Lieferantenleistungen über die URV verkauft werden. Rechtlich selbstständige verbundene Unternehmen können als Lieferanten einbezogen werden, wenn die dafür vorgesehenen Transparenz- und Preisregeln eingehalten werden.
Die URV soll einen sehr breiten IT-Leistungsbereich abdecken. Der vollständige Entwurf des Leistungsrahmens wird als gesonderte Unterlage bereitgestellt und bildet die äußere Grenze dessen, was später über die URV beschafft werden kann. Der Leistungsrahmen bleibt während der Vertragslaufzeit unverändert.
Veränderlich ist dagegen der tatsächliche Lieferanten- und Leistungsbestand. Der URV-Auftragnehmer muss deshalb nicht bereits bei Vertragsbeginn jeden später benötigten Lieferanten angebunden haben. Neue Lieferanten und konkrete Leistungen können während der Laufzeit aufgenommen werden, solange die jeweilige Leistung bereits in den Leistungsrahmen fällt.
Eine Bestätigung jeder einzelnen Leistungskategorie wird nicht erwartet. Entscheidend sind die grundsätzliche Abdeckung, die Fähigkeit zur Neuerschließung und konkrete Bereiche, in denen echte strukturelle Grenzen bestehen.
Der Auftraggeber soll nicht auf ein bei Vertragsbeginn feststehendes Lieferantenportfolio beschränkt sein. Der URV-Auftragnehmer soll deshalb auch Lieferanten erschließen können, zu denen bisher noch keine Geschäftsbeziehung besteht. Das gilt insbesondere, wenn der Auftraggeber für einen konkreten Bedarf einen bestimmten Anbieter nutzen möchte.
Die Aufnahme eines neuen Lieferanten kann mehrere Schritte umfassen:
Je nach IT-Markt können dabei sehr unterschiedliche Bedingungen gelten. Dazu gehören zum Beispiel Herstellerautorisierungen, Partnerprogramme, Direktvertrieb, Distribution, Deal Registration, Mindestumsätze, Cloud-Marketplaces oder besondere Lizenzmodelle. Die Markterkundung soll zeigen, welche dieser Modelle gut über die URV abgewickelt werden können und wo relevante Einschränkungen bestehen.
Je nach Leistung können zusätzliche Bedingungen eines Lieferanten oder Herstellers erforderlich sein. Das betrifft insbesondere Software, Cloud-Leistungen, Lizenzen, Plattformen und andere Leistungen mit besonderen Nutzungs- oder Vertragsbedingungen.
Der URV-Auftragnehmer soll solche Bedingungen prüfen, Abweichungen von den Bedingungen der URV erkennen und klären, welche zusätzlichen Bedingungen für den konkreten Leistungsabruf erforderlich sind. Notwendige Lieferanten- oder Herstellerbedingungen müssen anschließend in die Abwicklung des Leistungsabrufs einbezogen werden.
Produktbezogene Nutzungsrechte oder Endnutzerbedingungen können unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller gelten, wenn dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist. Die vorgesehene Beschaffungs- und Zahlungskette über den URV-Auftragnehmer bleibt davon unberührt. Je nach Leistungsabruf können außerdem öffentliche Vertragsbedingungen wie EVB-IT, VOL/B oder andere vom Auftraggeber vorgegebene Bedingungen relevant sein.
Die Markterkundung soll deshalb zeigen, wie unterschiedliche Vertrags-, Vertriebs- und Lizenzmodelle praktisch innerhalb der URV verarbeitet werden können und wo besondere Lösungen erforderlich sind.
Ein Leistungsabruf beginnt mit einem konkreten Bedarf des Auftraggebers. Der gewünschte Lieferant kann bereits feststehen. Der Auftraggeber kann auch mehrere mögliche Lieferanten nennen oder den URV-Auftragnehmer um geeignete Vorschläge bitten. Der URV-Auftragnehmer klärt anschließend die Beschaffbarkeit und gibt gegenüber dem Auftraggeber ein eigenes Angebot ab.
Der Ablauf ist grundsätzlich:
Wenn mehrere Lieferanten berücksichtigt werden sollen, erstellt der URV-Auftragnehmer grundsätzlich für jeden Lieferanten ein eigenes Angebot. Der Auftraggeber kann diese Angebote anschließend vergleichen und sich für einen Lieferanten entscheiden. Eine allgemeine Pflicht, für jeden Leistungsabruf mehrere Lieferantenangebote einzuholen, ist nicht vorgesehen.
Muss ein bereits abgegebenes Angebot geändert werden, erstellt der URV-Auftragnehmer eine angepasste Fassung. Der Auftraggeber nimmt anschließend die Fassung an, auf deren Grundlage der Leistungsabruf erfolgen soll.
Der URV-Auftragnehmer soll über einen prozentualen Handelsaufschlag vergütet werden. Dieser wird im späteren Vergabeverfahren angeboten. Derselbe Handelsaufschlag gilt für alle Lieferantenleistungen und IT-Bereiche der URV. Der Handelsaufschlag bleibt während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich möglicher Verlängerungen unverändert.
Der Preis eines Leistungsabrufs besteht aus:
Mit dem Handelsaufschlag sollen grundsätzlich alle eigenen Leistungen und allgemeinen Kosten des URV-Auftragnehmers abgegolten sein. Zusätzliche Bearbeitungs-, System-, Koordinations-, Dokumentations-, Abrechnungs- oder Verwaltungsgebühren sind nicht vorgesehen. Auch notwendige angemessene Anpassungen der eigenen Abläufe und Systeme innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs sollen grundsätzlich mit dem Handelsaufschlag abgegolten sein.
Auch wirtschaftliche Vorteile aus der Beschaffung sollen berücksichtigt werden. Zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und vergleichbare Vorteile sollen nach den vorgesehenen Vertragsregeln an den Auftraggeber weitergegeben werden. Dies gilt sowohl für unmittelbar gewährte Vorteile als auch für spätere Vorteile, soweit sie einem Leistungsabruf sachgerecht zugerechnet werden können.
Der tatsächliche Einkaufspreis ist auch dann maßgeblich, wenn er niedriger ausfällt als zunächst erwartet. Ein niedrigerer Einkaufspreis kommt damit dem Auftraggeber zugute. Steigt der Einkaufspreis nach Abgabe eines verbindlichen Angebots, trägt der URV-Auftragnehmer dieses Risiko grundsätzlich selbst, soweit die Preisänderung nicht nach den vorgesehenen Vertragsregeln berücksichtigt werden kann.
Der URV-Auftragnehmer soll die Preisbildung nachvollziehbar belegen können. Die Markterkundung soll deshalb zeigen, ob dieses Modell wirtschaftlich tragfähig ist und welche Faktoren den erforderlichen Handelsaufschlag wesentlich beeinflussen.
Dabei sind insbesondere folgende Faktoren relevant:
Auch die Risikoverteilung bei Preisänderungen soll im Rahmen der Markterkundung praktisch und wirtschaftlich geprüft werden.
Für die URV ist keine Mindestabnahme vorgesehen. Der Auftraggeber verpflichtet sich deshalb nicht, während der Vertragslaufzeit einen bestimmten Umsatz oder eine bestimmte Zahl von Leistungsabrufen über die URV zu erreichen. Die tatsächliche Nutzung hängt von den später entstehenden Bedarfen ab.
Die URV soll außerdem nicht exklusiv sein. Der Auftraggeber kann Leistungen weiterhin außerhalb der URV beschaffen. Die URV ist damit ein zusätzlicher Beschaffungsweg und begründet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf bestimmte Aufträge oder Umsätze.
Diese Rahmenbedingungen sind bei der wirtschaftlichen Einschätzung des Modells zu berücksichtigen.
Der URV-Auftragnehmer soll einen aktuellen operativen Leistungskatalog führen. Dieser enthält die Leistungen, die aktuell über die URV verfügbar sind. Neue Lieferanten und Leistungen können während der Vertragslaufzeit aufgenommen werden, solange sie innerhalb des Leistungsrahmens liegen.
Die Katalogdaten sollen strukturiert, eindeutig und nachvollziehbar geführt werden. Dazu gehören insbesondere eindeutige Kennungen, der jeweilige Lieferantenbezug, die Zuordnung zum Leistungsrahmen, der aktuelle Status und eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
Die genaue technische Ausgestaltung des Datenaustauschs ist noch nicht abschließend festgelegt. Im Rahmen der Markterkundung soll deshalb unter anderem geprüft werden, welche Datenformate, Schnittstellen und Prozesse praktikabel sind.
Der URV-Auftragnehmer soll die Daten bereitstellen, die der Auftraggeber für die laufende Steuerung der Rahmenvereinbarung benötigt. Die Informationen sollen nachvollziehbar, strukturiert und mit vertretbarem Aufwand weiterverarbeitet werden können.
Das Reporting kann insbesondere folgende Informationen umfassen:
Die Kontrolle des Höchstwerts ist von der reinen Umsatzbetrachtung zu unterscheiden. Der Auftragnehmer soll nachvollziehbar erfassen können, welcher Wert durch Leistungsabrufe einschließlich vereinbarter Optionen gebunden wurde und wie sich spätere Änderungen darauf auswirken.
Wertminderungen, nicht ausgeübte Optionen, Gutschriften oder vergleichbare spätere Veränderungen führen nicht automatisch dazu, dass bereits gebundener Höchstwert wieder für neue Leistungsabrufe verfügbar wird. Die Daten müssen deshalb so geführt werden können, dass der für die Rahmenvereinbarung maßgebliche Höchstwert zuverlässig kontrolliert werden kann.
Die genaue Form, Häufigkeit und technische Bereitstellung des Reportings wird noch festgelegt. Die Markterkundung soll zeigen, welche Lösungen verfügbar sind und welcher Aufwand mit unterschiedlichen Anforderungen verbunden ist.
Ein während der Laufzeit geschlossener Leistungsabruf kann über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen, wenn seine vorgesehene Laufzeit dies erfordert. Auch nach dem Ende der Rahmenvereinbarung können deshalb noch Aufgaben aus bestehenden Leistungsabrufen anfallen.
Dazu können insbesondere gehören:
Dieser mögliche Nachlauf gehört zur vorgesehenen Auftragnehmerrolle. Er soll bei der wirtschaftlichen und organisatorischen Einschätzung berücksichtigt werden.
Für wirtschaftliche Angaben und Zahlen benötigen alle Teilnehmer dieselbe Ausgangsbasis. Die folgenden Angaben bilden deshalb den gemeinsamen Planungsstand für diese Markterkundung. Sie dienen der Vergleichbarkeit der Antworten und stellen keine späteren Abnahme- oder Umsatzgarantien dar.
Derzeit gelten folgende Annahmen:
Die Angaben bilden den aktuellen Planungsstand ab und können sich im weiteren Verlauf der Vergabevorbereitung noch ändern. Soweit der Fragebogen für eine bestimmte Frage ein gesondertes Referenzszenario vorgibt, ist dieses für die betreffende Antwort maßgeblich.
Mit der Markterkundung prüfen wir gezielt, ob die vorgesehene URV in der Praxis funktioniert und wo relevante Schwierigkeiten bestehen. Dabei geht es sowohl um die grundsätzliche Übernahme der Auftragnehmerrolle als auch um wirtschaftliche, vertragliche und operative Fragen.
Besonders wichtig sind folgende Fragen:
Bitte beschreiben Sie bei möglichen Schwierigkeiten möglichst konkret, welche Auswirkungen sie auf die Teilnahme, die Kosten oder die praktische Umsetzung hätten. Dadurch können wir besser unterscheiden, welche Punkte für die spätere Vergabe tatsächlich wichtig sind.
Einige Elemente bilden die vorgesehene Grundstruktur der URV. Sie sind Ausgangspunkt der Markterkundung. Andere Punkte sind noch Planungsannahmen und sollen mit Hilfe der Markterkundung genauer festgelegt werden.
Zur vorgesehenen Grundstruktur gehören insbesondere:
Zu den noch näher festzulegenden Punkten können insbesondere gehören:
Auch die vorgesehene Grundstruktur wird erneut geprüft, wenn die Markterkundung zeigt, dass ein Kernmechanismus den möglichen Auftragnehmermarkt wesentlich einschränkt oder praktisch nicht funktioniert.
Die Fragen des beigefügten Fragebogens zeigen, zu welchen Themen wir Ihre Einschätzung benötigen.
Dieser Fragebogen gehört zur Markterkundung für die geplante Universelle Rahmenvereinbarung (URV). Bitte beantworten Sie die Fragen auf Grundlage der bereitgestellten Informationsunterlage, des IT-Leistungsrahmens und der weiteren Unterlagen zur Markterkundung.
Uns interessieren vor allem Ihre tatsächlichen Möglichkeiten, Erfahrungen und Marktbeziehungen. Wenn eine Antwort nur unter bestimmten Voraussetzungen gilt oder Sie eine Frage nicht sicher beantworten können, geben Sie das bitte an.
Soweit bei einer Frage Antwortmöglichkeiten vorgegeben sind, verwenden Sie bitte grundsätzlich:
Bitte erläutern Sie Antworten, wenn dies für das Verständnis wichtig ist. Wenn Sie eine Frage ohne Einschränkungen mit „Ja“ beantworten, ist eine zusätzliche Erläuterung nur nötig, wenn ausdrücklich danach gefragt wird.
Bei Einschränkungen oder Problemen interessiert uns insbesondere, wodurch diese entstehen und welche Auswirkungen sie auf die praktische Umsetzung, die Kosten oder Ihre mögliche Teilnahme hätten.
Die Angaben sind unverbindlich. Wirtschaftliche Angaben und Zahlen dienen ausschließlich der Markterkundung und stellen kein Angebot für ein späteres Vergabeverfahren dar.
Bitte geben Sie folgende Angaben an:
Wie würden Sie die für die URV relevanten Teile Ihres Geschäftsmodells kurz beschreiben?
[Antwort]
Welche der folgenden Tätigkeiten gehören bereits heute zu Ihrem Geschäft?
Erbringen Sie bereits heute Leistungen, die mit wesentlichen Teilen der vorgesehenen URV-Auftragnehmerrolle vergleichbar sind?
Bitte beschreiben Sie kurz ein oder mehrere passende Beispiele. Es werden keine förmlichen Referenznachweise verlangt.
[Antwort]
Könnte Ihr Unternehmen die in der Informationsunterlage beschriebene Gesamtrolle des URV-Auftragnehmers übernehmen?
Bitte erläutern Sie Einschränkungen oder notwendige Voraussetzungen.
[Antwort]
Welche wesentlichen Aufgaben könnten Sie selbst übernehmen?
[Antwort]
Für welche wesentlichen Aufgaben würden Sie voraussichtlich andere Unternehmen einbinden?
[Antwort]
Wäre die gesamte URV-Rolle aus Ihrer Sicht auch bei einer solchen Zusammenarbeit mit klarer Gesamtverantwortung gegenüber dem Auftraggeber umsetzbar?
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Gibt es bereits konkrete Partner oder Kooperationen, die Sie für die URV nutzen könnten?
Falls ja oder teilweise, bitte kurz erläutern.
[Antwort]
Haben Sie bereits vergleichbare Leistungen gemeinsam mit anderen Unternehmen erbracht?
Falls ja oder teilweise, bitte kurz erläutern.
[Antwort]
Kommt eine Teilnahme Ihres Unternehmens an einem späteren Vergabeverfahren für die URV grundsätzlich infrage?
Welche Punkte wären für Ihre Entscheidung besonders wichtig?
[Antwort]
Könnten Sie Lieferantenleistungen im eigenen Namen einkaufen und anschließend im eigenen Namen an den Auftraggeber weiterverkaufen? Dabei wären Sie selbst zur Zahlung an den Lieferanten verpflichtet.
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Könnten Sie grundsätzlich auch Leistungen bei einem Lieferanten beschaffen, den der Auftraggeber nennt und zu dem Sie bisher keine Geschäftsbeziehung haben?
Welche typischen Einschränkungen können dabei auftreten?
[Antwort]
Könnte der Auftraggeber fachlich oder technisch direkt mit dem Lieferanten zusammenarbeiten, während Beschaffung, Abrechnung und Zahlung über Sie laufen?
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Könnte Ihr Unternehmen die Bereiche des bereitgestellten IT-Leistungsrahmens mit bestehenden und neu aufgenommenen Lieferanten grundsätzlich abdecken?
Bitte betrachten Sie dabei nicht jede einzelne Leistungskategorie. Uns interessieren vor allem größere Bereiche oder strukturelle Einschränkungen.
Welche größeren Bereiche des Leistungsrahmens könnten über Ihr Unternehmen voraussichtlich nicht oder nur eingeschränkt beschafft werden?
Bitte nennen Sie jeweils:
[Antwort]
Bei welchen Teilen des Leistungsrahmens verfügen Sie bereits über breite Lieferanten- oder Herstellerbeziehungen?
[Antwort]
Welche weiteren Teile könnten Sie durch die Aufnahme neuer Lieferanten abdecken?
[Antwort]
Worauf stützt sich diese Einschätzung?
[Antwort]
Können Sie während der Vertragslaufzeit neue Lieferanten aufnehmen?
Bitte beschreiben Sie den üblichen Ablauf in wenigen Schritten.
[Antwort]
Wie lange dauert die Aufnahme eines neuen Lieferanten bei Ihnen typischerweise?
Bitte unterscheiden Sie, soweit möglich:
Welche Faktoren beeinflussen die Dauer am stärksten?
[Antwort]
Welche der folgenden Punkte können die Aufnahme oder Beschaffung bei einem Lieferanten wesentlich erschweren oder verhindern?
Bitte kennzeichnen Sie nur Punkte, die in Ihrer Praxis relevant sind.
Bitte erläutern Sie die wichtigsten Punkte und deren praktische Auswirkungen.
[Antwort]
Können Sie im Tagesgeschäft mit unterschiedlichen Vertrags-, Lizenz- und Nutzungsbedingungen verschiedener Lieferanten und Hersteller arbeiten?
Bitte erläutern Sie wesentliche Grenzen.
[Antwort]
Könnten Sie prüfen, ob Lieferanten- oder Herstellerbedingungen von den URV-Bedingungen abweichen, und diese Abweichungen dem Auftraggeber klar darstellen?
Welche Schwierigkeiten erwarten Sie dabei?
[Antwort]
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einbindung öffentlicher Vertragsbedingungen wie EVB-IT, VOL/B oder vergleichbaren Vertragswerken?
[Antwort]
Gibt es Fälle, in denen solche Bedingungen die Beschaffung bestimmter Lieferantenleistungen erheblich erschweren oder verhindern?
Falls ja, bitte erläutern Sie typische Fälle.
[Antwort]
Ist das vorgesehene Modell aus Ihrer Sicht praktikabel, wenn einzelne Nutzungsrechte oder Endkundenbedingungen unmittelbar zwischen Auftraggeber und Lieferant oder Hersteller gelten?
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Könnten Sie auch bei Mängeln, Verzögerungen oder Ausfällen des Lieferanten zentraler Vertragspartner des Auftraggebers bleiben?
Welche praktischen, vertraglichen oder wirtschaftlichen Schwierigkeiten können dabei entstehen?
[Antwort]
Welche Verantwortung oder Risiken bei Leistungsstörungen des Lieferanten könnten Sie nicht oder nur mit erheblichen Mehrkosten übernehmen?
[Antwort]
Ist der in der Informationsunterlage beschriebene Ablauf eines Leistungsabrufs aus Ihrer Sicht praktisch umsetzbar?
Bitte nennen Sie konkrete Schwierigkeiten oder notwendige Voraussetzungen.
[Antwort]
Könnten Sie auf Grundlage der Lieferantenkonditionen ein eigenes verbindliches Angebot an den Auftraggeber abgeben, bevor Sie den Lieferanten selbst beauftragen?
Welche Punkte können dies erschweren?
Bitte berücksichtigen Sie insbesondere:
[Antwort]
Könnten Sie bei Bedarf für jeden Lieferanten ein eigenes Angebot erstellen?
Welche zusätzlichen Aufwände oder Einschränkungen entstehen dadurch?
[Antwort]
Welche Bearbeitungszeiten halten Sie typischerweise für realistisch?
Welche weiteren Faktoren beeinflussen die Bearbeitungszeit wesentlich?
[Antwort]
Ist ein einheitlicher prozentualer Handelsaufschlag für alle Lieferantenleistungen und IT-Bereiche der URV aus Ihrer Sicht grundsätzlich wirtschaftlich umsetzbar?
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Ist es aus Ihrer Sicht wirtschaftlich umsetzbar, dass der angebotene Handelsaufschlag während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich möglicher Verlängerungen unverändert bleibt?
Bitte erläutern Sie wesentliche Risiken oder Voraussetzungen.
[Antwort]
Könnten alle in der Informationsunterlage beschriebenen eigenen Leistungen und allgemeinen Kosten durch den Handelsaufschlag abgedeckt werden?
Bitte berücksichtigen Sie insbesondere:
Welche dieser Punkte beeinflussen die nötige Höhe des Handelsaufschlags besonders stark?
[Antwort]
Wäre das Modell für Ihr Unternehmen wirtschaftlich umsetzbar, wenn außer dem Handelsaufschlag keine weiteren Gebühren berechnet werden dürfen?
Das betrifft zum Beispiel Gebühren für Bearbeitung, Systeme, Koordination, Dokumentation oder Abrechnung.
Bitte erläutern Sie wesentliche Einschränkungen.
[Antwort]
Welche Höhe des Handelsaufschlags wäre auf Grundlage der Planungsannahmen für Ihr Unternehmen voraussichtlich wirtschaftlich tragfähig?
[Angabe in Prozent oder Bandbreite]
Diese Angabe ist kein Angebot und bindet Sie nicht für ein späteres Vergabeverfahren.
Welche Annahmen haben den größten Einfluss auf diese Größenordnung?
[Antwort]
Welche Veränderung dieser Annahmen würde den erforderlichen Handelsaufschlag besonders erhöhen oder senken?
[Antwort]
Falls die Planungsannahmen für eine belastbare Einschätzung nicht ausreichen: Welche weiteren Angaben benötigen Sie?
[Antwort]
Ist es praktisch umsetzbar, einen niedrigeren tatsächlichen Einkaufspreis an den Auftraggeber weiterzugeben?
Bitte erläutern Sie Einschränkungen.
[Antwort]
Könnte Ihr Unternehmen das Risiko tragen, wenn der Einkaufspreis nach Abgabe Ihres verbindlichen Angebots steigt und der Preis gegenüber dem Auftraggeber nicht mehr angepasst werden kann?
Unter welchen Bedingungen wird dieses Risiko wesentlich?
[Antwort]
Welche Bedeutung haben Wechselkursrisiken für das vorgesehene Modell?
[Antwort]
Unter welchen Bedingungen wären Wechselkursrisiken für Ihr Unternehmen wirtschaftlich beherrschbar?
[Antwort]
Können zurechenbare Rabatte, Boni, Gutschriften und vergleichbare wirtschaftliche Vorteile nachvollziehbar erfasst und an den Auftraggeber weitergegeben werden?
Bitte erläutern Sie insbesondere den Umgang mit Vorteilen, die erst später oder für mehrere Geschäfte gemeinsam entstehen.
[Antwort]
Gibt es Bonus-, Hersteller- oder Partnerprogramme, bei denen sich Vorteile nicht oder nur schwer einzelnen Leistungsabrufen zuordnen lassen?
Falls ja, bitte erläutern Sie typische Fälle.
[Antwort]
Könnten Sie dem Auftraggeber den tatsächlichen Einkaufspreis und zurechenbare wirtschaftliche Vorteile nachvollziehbar nachweisen?
Gibt es Lieferanten-, Hersteller- oder Partnerbedingungen, die einen solchen Nachweis einschränken?
Falls ja oder teilweise, bitte erläutern Sie die Einschränkungen und deren praktische Auswirkungen.
[Antwort]
Ist die URV ohne garantierten Mindestumsatz oder garantierte Mindestzahl von Leistungsabrufen für Ihr Unternehmen grundsätzlich wirtschaftlich tragfähig?
Welche Auswirkungen hat die fehlende Mindestabnahme auf Ihre Kalkulation oder eine mögliche Teilnahme?
[Antwort]
Ist die URV für Ihr Unternehmen wirtschaftlich umsetzbar, wenn der Auftraggeber vergleichbare Bedarfe auch außerhalb der URV beschaffen kann?
Welche Auswirkungen hätte die fehlende Exklusivität auf Ihre Kalkulation oder eine mögliche Teilnahme?
[Antwort]
Könnten Sie einen laufend aktualisierten Leistungskatalog mit den jeweils verfügbaren Lieferantenleistungen führen?
Welche Systeme oder Prozesse nutzen Sie dafür bereits heute?
[Antwort]
Könnten Sie insbesondere folgende Informationen strukturiert führen und bereitstellen?
Welche Einschränkungen oder besonderen Aufwände bestehen?
[Antwort]
Welche Formen des Datenaustauschs könnten Sie ohne größere Anpassungen unterstützen?
Welche technischen Vorgaben würden erheblichen zusätzlichen Aufwand verursachen?
[Antwort]
Könnten Sie die in der Informationsunterlage beschriebenen Daten für ein regelmäßiges Reporting bereitstellen?
Wie häufig könnten Sie diese Daten mit vertretbarem Aufwand bereitstellen?
[Antwort]
Könnten Ihre Systeme getrennt vom Umsatz erfassen, welcher Wert durch Leistungsabrufe und vereinbarte Optionen bereits gebunden ist?
Könnten Ihre Systeme auch Änderungen, nicht ausgeübte Optionen, Gutschriften und andere spätere Veränderungen nachvollziehbar erfassen?
Welche Anpassungen wären dafür erforderlich?
[Antwort]
Könnten Sie Leistungsabrufe auch nach dem Ende der Rahmenvereinbarung weiter verwalten, wenn diese noch laufen?
Dies kann insbesondere folgende Aufgaben betreffen:
Welche organisatorischen oder wirtschaftlichen Auswirkungen hätte ein solcher Nachlauf für Ihr Unternehmen?
[Antwort]
Eigene fachliche oder technische IT-Leistungen des URV-Auftragnehmers sollen nicht als Lieferantenleistungen über die URV verkauft werden. Könnte Ihr Unternehmen diese Regel einhalten?
Welche Auswirkungen hätte diese Regel auf Ihre mögliche Teilnahme?
[Antwort]
Rechtlich selbstständige verbundene Unternehmen können nach dem vorgesehenen Modell als Lieferanten einbezogen werden, wenn die vorgesehenen Transparenz- und Preisregeln eingehalten werden.
Ist dies für Ihre Unternehmensstruktur relevant?
Falls ja: Können Geschäfte mit verbundenen Unternehmen so dokumentiert werden, dass Einkaufspreis und wirtschaftliche Vorteile nachvollziehbar geprüft werden können?
Bitte erläutern Sie wesentliche Besonderheiten.
[Antwort]
Bitte bewerten Sie die folgenden Anforderungen danach, welche Wirkung sie voraussichtlich auf Ihr Unternehmen hätten. Bitte wählen Sie für jede Anforderung die stärkste zutreffende Auswirkung.
Verwenden Sie:
Bitte bewerten Sie:
Bitte erläutern Sie alle Punkte, die Ihre Teilnahme erheblich erschweren oder voraussichtlich ausschließen würden. Beschreiben Sie möglichst konkret die Ursache und die praktische oder wirtschaftliche Auswirkung.
[Antwort]
Bitte beurteilen Sie die Planungsannahmen aus der Informationsunterlage zu Volumen, Zahl und Größe der Leistungsabrufe sowie zur Zahl neuer Lieferanten.
Sind diese Annahmen mit Ihrem Geschäftsmodell und Ihren Kapazitäten grundsätzlich vereinbar?
Welche Annahmen wären für Sie besonders kritisch?
[Antwort]
Gibt es Größenordnungen, bei denen sich die wirtschaftliche oder operative Beurteilung wesentlich ändern würde?
[Antwort]
Gibt es wesentliche Grenzen bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Leistungsabrufe oder Lieferantenaufnahmen?
Falls ja, wodurch entstehen diese Grenzen und ab welcher Größenordnung werden sie relevant?
[Antwort]
Welche bis zu drei Voraussetzungen sind aus Ihrer Sicht besonders wichtig, damit Ihr Unternehmen die beschriebene URV-Gesamtrolle wirtschaftlich und zuverlässig übernehmen könnte?
Welche bis zu drei Punkte stellen aus Ihrer Sicht die größten praktischen oder wirtschaftlichen Risiken des vorgesehenen Modells dar?
Gibt es einen Punkt der vorgesehenen Grundstruktur, der aus Ihrer Sicht viele mögliche URV-Auftragnehmer ausschließen könnte?
Falls ja, welchen Punkt und warum?
[Antwort]
Worauf stützt sich Ihre Einschätzung?
[Antwort]
Gibt es einen wichtigen Aspekt zur praktischen oder wirtschaftlichen Umsetzbarkeit der URV, der im Fragebogen bisher nicht ausreichend berücksichtigt wurde?
[Antwort]
Gibt es eine konkrete Änderung, die die Umsetzbarkeit oder den Wettbewerb wesentlich verbessern würde, ohne die Grundidee der URV zu verändern?
[Antwort]
Bitte nennen Sie die Fragen oder Angaben, die Sie als vertraulich gekennzeichnet haben.
[Antwort]
Bitte geben Sie, soweit möglich, kurz an, warum diese Angaben vertraulich sind.
[Antwort]
An wen können wir uns bei Rückfragen zu Ihren Antworten wenden?
Falls die unter Abschnitt 2 genannte Kontaktperson zuständig ist, genügt der Hinweis „wie Abschnitt 2“.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung bei der Markterkundung.
Dieses Muster dokumentiert die Ansprache und Teilnahme eines einzelnen potenziellen URV-Auftragnehmers an der Markterkundung.
Für jedes angesprochene Unternehmen wird ein eigenes Dokument geführt. Die Kandidaten-ID verbindet dieses Dokument mit der Kandidatenliste aus dem Auswahl- und Anspracheplan.
Die vollständigen Stammdaten, die ursprüngliche Plausibilitätsprüfung und die Entscheidung über die Ansprache werden nicht erneut dokumentiert. Dafür bleibt die Kandidatenliste maßgeblich.
Änderungen an Unternehmensdaten, rechtlicher Einheit oder Konzernzugehörigkeit werden in der Kandidatenliste aktualisiert.
Aktueller Status:
[Teilnahme zugesagt / Teilnahme offen / Teilnahme abgelehnt / keine Antwort / Teilnahme zurückgezogen / Antwort eingegangen]
Eine fehlende Antwort oder Teilnahme wird nicht als Aussage über die Leistungsfähigkeit des Unternehmens gewertet.
Erinnerung versendet: [Ja / Nein]
Falls ja:
Fragebogen eingegangen: [Ja / Nein]
Falls ja:
Die inhaltliche Bewertung der Antwort erfolgt erst in der Auswertungsmatrix.
Wurde die ursprüngliche Antwort später ergänzt oder geändert: [Ja / Nein]
Falls ja, wird für jede neue Fassung ein eigener Eintrag angelegt.
Die ursprüngliche Antwort bleibt erhalten.
Die ursprüngliche Antwort bleibt erhalten.
Der weitere Informationsaustausch wird in der Kommunikations- und Klärungsdokumentation geführt.
Dieses Muster dokumentiert den laufenden Informationsaustausch während der Markterkundung.
Es wird einmal für die gesamte Markterkundung geführt. Für jede wesentliche Rückfrage, Klarstellung, Vertiefung, Zusatzinformation oder gezielte Marktprüfung wird ein eigener Eintrag angelegt.
Die Dokumentation hält fest, was Marktteilnehmer dem Auftraggeber mitgeteilt haben und welche Informationen der Auftraggeber einzelnen oder mehreren Marktteilnehmern gegeben hat.
Die fachliche Bewertung der Aussagen erfolgt nicht hier, sondern in der Auswertungsmatrix.
Für Querverweise werden Art und Nummer des Eintrags angegeben, zum Beispiel „Rückfrage 2“ oder „Zusatzinformation 1“.
Zu Beginn der Markterkundung gelten folgende Unterlagen als gemeinsame Informationsgrundlage:
Spätere Änderungen oder allgemeine Klarstellungen werden in Abschnitt 4 dokumentiert.
Ändert oder ergänzt der Auftraggeber während der Markterkundung die gemeinsame Informationsgrundlage, wird dies hier dokumentiert.
Falls ja:
Für jede wesentliche Rückfrage wird ein eigener Eintrag angelegt.
Antwort des Auftraggebers:
[Angabe]
Falls ja:
Allgemein relevante Klarstellung entstanden: [Ja / Nein]
Falls ja:
Wenn eine Unternehmensantwort zusätzliche Klärung benötigt, wird die Nachfrage hier dokumentiert.
Falls ja:
Allgemein relevante Klarstellung entstanden: [Ja / Nein]
Falls ja:
Ein Vertiefungsgespräch wird nur geführt, wenn ein konkreter zusätzlicher Klärungsbedarf besteht.
Wesentliche Aussagen des Unternehmens:
[Angabe]
Wesentliche Klarstellungen des Auftraggebers:
[Angabe]
Nachgereichte Unterlagen:
[Angabe]
Noch offene Punkte:
[Angabe]
Falls ja:
Allgemein relevante Klarstellung entstanden: [Ja / Nein]
Falls ja:
Vertiefungsgespräche dienen der Klärung. Sie sind keine Unternehmenspräsentationen und keine Verhandlungen über eine spätere Auftragsvergabe.
Informationen, die nur ein einzelner Teilnehmer zusätzlich zur gemeinsamen Informationsgrundlage erhält, werden hier zentral erfasst.
Dieser Abschnitt dient zugleich als Grundlage für die spätere Prüfung möglicher Informationsvorteile.
Falls ja:
Vertrauliche Angaben werden möglichst konkret gekennzeichnet. Die vertraulichen Inhalte selbst müssen hier nicht wiederholt werden, wenn auf die betreffende Stelle in der Originalunterlage verwiesen werden kann.
Falls ja:
Ist für eine spätere Vergabe ein Informationsausgleich erforderlich: [Ja / Nein / Noch zu prüfen]
Falls ja:
Gesetzliche Informations-, Offenlegungs-, Dokumentations-, Kontroll- und Prüfungspflichten bleiben unberührt.
Aussagen eines Teilnehmers über Lieferanten, Hersteller oder den Markt werden zunächst als Angaben dieses Teilnehmers behandelt.
Eine zusätzliche Prüfung erfolgt nur, wenn die Aussage für eine wichtige Entscheidung erheblich ist, nur auf einer einzelnen Quelle beruht, anderen Informationen widerspricht oder aus einem anderen Grund überprüft werden muss.
Falls ja:
Die Bedeutung für die URV wird erst in der Auswertungsmatrix beurteilt.
Hier werden nur besondere Vorgänge dokumentiert, die den Ablauf der Markterkundung insgesamt oder mehrere Teilnehmer betreffen.
Dazu können insbesondere gehören:
Teilnehmerbezogene Vorgänge wie Erinnerungen, verspätete Antworten, Rückzüge oder Wechsel von Ansprechpartnern werden in der jeweiligen Ansprache- und Teilnahmedokumentation geführt.
Falls ja:
Neu hinzukommende Unternehmen werden zunächst in die Kandidatenliste aufgenommen und dort auf Plausibilität geprüft.
Anschließend wird für das Unternehmen eine eigene Ansprache- und Teilnahmedokumentation angelegt. Es erhält den aktuellen Stand der Unterlagen, die weiterhin wichtigen allgemeinen Klarstellungen und eine angemessene Antwortfrist.
Der weitere Informationsaustausch wird danach in diesem Dokument geführt.
Spätere gezielte Klarstellungen oder Prüfungen werden weiterhin mit Datum und Anlass in diesem Dokument ergänzt.
Dieses Muster wird nach dem Ende der regulären Informationsgewinnung einmal für die gesamte Markterkundung erstellt.
Es dokumentiert, ob die Informationsgewinnung vollständig und nachvollziehbar abgeschlossen wurde, ob wesentliche Unterschiede im Informationsstand bestehen und welche Punkte noch gezielt geprüft werden müssen.
Die fachlichen Ergebnisse der Markterkundung werden nicht hier bewertet. Dafür dienen die Auswertungsmatrix und der Auswertungsbericht.
Auch die abschließende Prüfung möglicher Wettbewerbsvorteile erfolgt noch nicht in diesem Dokument. Hier werden nur Sachverhalte festgehalten, die später erneut geprüft werden müssen.
Besonderheiten:
[Angabe]
Die Bewertung, ob die Informationsbasis für die Markterkundung ausreicht, erfolgt im Auswertungsbericht.
Fehlende oder noch zu ergänzende Dokumentation:
[Angabe]
Es wird geprüft, ob die Teilnehmer die für ihre Antworten erforderlichen Informationen in einem vergleichbaren Stand erhalten haben.
Maßgeblicher letzter gemeinsamer Stand:
Gab es während der Markterkundung wesentliche Änderungen oder allgemeine Klarstellungen: [Ja / Nein]
Falls ja:
Bestehen am Ende noch wesentliche Unterschiede im Informationsstand einzelner Teilnehmer: [Ja / Nein / Noch zu prüfen]
Falls ja:
Gezielte spätere Klarstellungen und Marktprüfungen werden weiterhin in der Kommunikations- und Klärungsdokumentation geführt. Hier werden nur die noch offenen oder für den Abschluss wichtigen Vorgänge aufgeführt.
Weitere offene Punkte:
[Angabe]
Einzelne gezielte Nachprüfungen öffnen die reguläre Informationsgewinnung nicht erneut.
Offene Punkte, die nicht mehr geklärt werden können, werden bei der Auswertung als Unsicherheit kenntlich gemacht.
Wurden vertrauliche Unternehmensinformationen übermittelt: [Ja / Nein]
Falls ja:
Noch erforderliche Maßnahmen:
[Angabe]
Die Teilnahme an der Markterkundung schließt eine spätere Teilnahme an einem Vergabeverfahren nicht aus.
Nach der späteren Festlegung der Vergabegestaltung muss geprüft werden, ob einzelne Teilnehmer durch ihre Beteiligung an der Markterkundung einen relevanten Vorteil erhalten könnten. Diese Prüfung kann erst sinnvoll abgeschlossen werden, wenn feststeht, welche Erkenntnisse und Vorschläge tatsächlich in die Vergabe übernommen werden.
Alle Teilnehmer auf mögliche Anhaltspunkte geprüft: [Ja / Nein]
Teilnehmer mit konkretem Anhaltspunkt für eine spätere Prüfung:
[Kandidaten-IDs / Keine]
Nur für diese Teilnehmer wird nachfolgend ein eigener Eintrag angelegt.
Noch erforderliche Maßnahmen vor der späteren Prüfung:
[Angabe]
Die abschließende Prüfung eines möglichen Wettbewerbsvorteils erfolgt auf Grundlage der tatsächlich vorgesehenen Vergabeunterlagen. Dabei wird auch geprüft, ob Informationen allgemein bereitgestellt, zusätzliche Fristen eingeräumt oder andere Maßnahmen getroffen werden müssen.
Besondere Vorgänge werden vollständig in der Kommunikations- und Klärungsdokumentation geführt. Hier werden nur Vorgänge genannt, die für die weitere Vergabevorbereitung noch Bedeutung haben.
Die vorhandene Informationsbasis wird zur Auswertung übergeben.
Für die Auswertung werden insbesondere folgende Unterlagen herangezogen:
Die eingegangenen Antwortfassungen und dokumentierten Ergänzungen bleiben als Primärquellen erhalten. Für die Auswertung wird die jeweils als maßgeblich gekennzeichnete Antwortfassung verwendet.
Die fachliche Einordnung erfolgt in der Auswertungsmatrix. Der Auswertungsbericht fasst anschließend die wesentlichen Ergebnisse der Markterkundung zusammen. Entscheidungen über Änderungen oder die weitere Gestaltung der URV werden erst im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk getroffen.
Die Auswertungsmatrix dient der strukturierten und vergleichbaren Auswertung der Markterkundung.
Sie soll insbesondere zeigen:
Die Matrix wertet die Ergebnisse der Markterkundung aus. Sie bewertet nicht die Unternehmen als mögliche Bieter und erstellt keine Rangfolge der Teilnehmer.
Es werden keine Punkte vergeben, keine Gewichtungen vorgenommen, keine Scores gebildet und keine Ergebnisse rechnerisch zusammengeführt.
Entscheidungen über Änderungen oder die weitere Gestaltung der URV werden nicht in der Matrix getroffen. Sie erfolgen erst im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk.
Die fachlichen Erkenntnisse für die Auswertung stammen insbesondere aus:
Die Kommunikations- und Klärungsdokumentation sowie die Abschlussdokumentation der Markterkundung werden ergänzend herangezogen, um insbesondere Quellen, Informationsstände, offene Punkte und besondere Vorgänge nachvollziehen zu können.
Für wesentliche Aussagen wird die zugrunde liegende Quelle angegeben.
Vertrauliche Angaben werden nur in dem Umfang in die Matrix übernommen, der für die Auswertung erforderlich ist.
Die Abschnitte zu Vertraulichkeit und Kontaktdaten des Fragebogens werden nicht fachlich ausgewertet. Vertraulichkeitsangaben bestimmen den Umgang mit den jeweiligen Informationen. Kontaktdaten dienen der Zuordnung und Kommunikation.
Das gebildete Gesamtbild beschreibt die Erkenntnisse aus dieser Markterkundung. Es ist keine statistisch repräsentative Aussage über den gesamten Markt.
Die Matrix wiederholt nicht sämtliche Angaben aus den Fragebögen. Übernommen werden nur die für das jeweilige Thema und die weitere URV-Ausgestaltung relevanten Aussagen. Für Einzelheiten bleiben die maßgeblichen Antwortfassungen und dokumentierten Ergänzungen die Primärquellen.
Das Ergebnis einer zusätzlichen Prüfung ersetzt die ursprüngliche Teilnehmeraussage nicht. Teilnehmeraussage und Prüfungsergebnis bleiben getrennt nachvollziehbar.
Für jeden Themenbereich werden die für die Auswertung relevanten Aussagen zusammengeführt.
Gleichgerichtete Aussagen können zusammengefasst werden:
Aussagen mehrerer Teilnehmer werden nur zusammengefasst, wenn sie inhaltlich übereinstimmen und keine für die Auswertung wesentlichen unterschiedlichen Bedingungen oder Einschränkungen verloren gehen.
Soweit für das Verständnis erforderlich, werden direkt bei der jeweiligen Aussage ergänzt:
Es müssen nicht zu jedem Teilnehmer und jedem Thema Angaben übernommen werden. Erfasst werden nur verwertbare und für die Auswertung relevante Aussagen.
Liegen zu einem Thema keine verwertbaren Aussagen vor, genügt der Vermerk:
Keine verwertbaren Aussagen.
Die übrigen Felder müssen dann nicht ausgefüllt werden.
Anschließend wird das Thema zusammenfassend ausgewertet.
Das Gesamtbild wird frei formuliert. Es erfolgt keine Einstufung nach Punkten, festen Kategorien oder rechnerischen Mehrheiten.
Fragebogen: Abschnitt 2 sowie Angaben zum grundsätzlichen Interesse an der vorgesehenen URV aus Abschnitt 3
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 3
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 4
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 5
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 6
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 7
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 8
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 9
Insbesondere zu betrachten:
Genannte Aufschläge werden als Marktinformation erfasst. Es erfolgt keine Punktbewertung, Durchschnittsbildung oder andere rechnerische Verdichtung.
Für die übrige Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 10
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 11
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 12
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 13
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 14
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 15
Die von den Teilnehmern im Fragebogen vorgenommenen Bewertungen werden unverändert übernommen.
Sie werden nicht in Punkte umgerechnet, nicht gewichtet, nicht addiert und nicht zu einem Gesamtwert zusammengeführt.
Für jede bewertete Aussage oder Anforderung wird ein kurzer Eintrag angelegt.
Die Teilnehmerbewertungen dienen als zusätzliche qualitative Information. Die eigentliche Auswertung erfolgt im jeweils betroffenen Sachthema.
Fragebogen: Abschnitt 16
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 17
Insbesondere zu betrachten:
Für die Erfassung und Auswertung wird das Muster aus Abschnitt 4 verwendet.
Fragebogen: Abschnitt 18
Hier werden nur relevante Angaben erfasst, die keinem der vorherigen Themen sinnvoll zugeordnet werden können.
Die Auswertungsmatrix bildet die Arbeitsgrundlage für den Auswertungsbericht.
Für den Auswertungsbericht werden insbesondere die in den einzelnen Themen festgehaltenen Gesamtbilder und Kernaussagen herangezogen.
Der Auswertungsbericht verdichtet die Ergebnisse insbesondere zu folgenden Fragen:
Die einzelnen Aussagen bleiben über Kandidaten-ID und Quellenangabe nachvollziehbar.
Vertrauliche Unternehmensinformationen werden im Auswertungsbericht nur in einer Form verwendet, die ihren Schutz wahrt.
Der Auswertungsbericht fasst die Ergebnisse zusammen. Die Entscheidung über konkrete Änderungen der URV erfolgt anschließend im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk.
Dieser Bericht fasst die wesentlichen Ergebnisse der Markterkundung potenzieller URV-Auftragnehmer zusammen.
Grundlage ist die Auswertungsmatrix. Während die Matrix die relevanten Teilnehmeraussagen nach einzelnen Sachthemen auswertet, verdichtet dieser Bericht die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu einem Gesamtbild.
Der Bericht soll insbesondere zeigen:
Der Bericht wiederholt nicht systematisch sämtliche Sachthemen und Teilnehmeraussagen aus der Auswertungsmatrix. Einzelheiten bleiben dort über Kandidaten-ID und Quellenangabe nachvollziehbar.
Der Bericht bewertet keine Unternehmen als mögliche Bieter und erstellt keine Rangfolge der Teilnehmer.
Es werden keine Punkte vergeben, keine Gewichtungen vorgenommen und keine Ergebnisse rechnerisch zu einem Gesamtwert zusammengeführt.
Entscheidungen über Änderungen oder die weitere Gestaltung der URV werden noch nicht in diesem Bericht getroffen. Sie erfolgen im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk.
Beteiligung:
Ergänzende Informationsgewinnung:
Besondere Umstände, die für die Aussagebasis wichtig sind:
[Angabe / Keine]
Die fachliche Grundlage dieses Berichts ist die Auswertungsmatrix. Die dortige Auswertung beruht insbesondere auf den maßgeblichen Antwortfassungen, dokumentierten Ergänzungen und Klarstellungen, Vertiefungsgesprächen sowie zusätzlichen Prüfungen einzelner Marktaussagen. Bei Bedarf kann für Einzelheiten auf diese Primärquellen zurückgegriffen werden.
Die Aussagebasis kann sich je Thema unterscheiden. Die jeweilige Aussagebasis ist in der Auswertungsmatrix dokumentiert und wird bei der Einordnung der Ergebnisse berücksichtigt.
Die Auswirkungsbewertungen aus dem Fragebogen und sonstige relevante Erkenntnisse aus der Matrix fließen in die jeweils betroffenen Themen dieses Berichts ein.
Aussagen der Teilnehmer zu rechtlichen oder vergaberechtlichen Fragen werden als Marktpositionen ausgewertet. Sie ersetzen keine eigene rechtliche Prüfung des Auftraggebers.
Das in der Markterkundung geäußerte Interesse erlaubt keinen sicheren Rückschluss auf eine spätere Teilnahme an einem Vergabeverfahren.
Die Ergebnisse beschreiben die Erkenntnisse aus dieser Markterkundung. Sie sind keine statistisch repräsentative Aussage über den gesamten Markt.
Vertrauliche Unternehmensinformationen werden nur in einer Form verwendet, die ihren Schutz wahrt.
Auf Grundlage der Markterkundung ergibt sich zur grundsätzlichen praktischen Umsetzbarkeit des vorgesehenen URV-Modells folgendes Gesamtbild:
[Angabe]
Besonders relevant für dieses Gesamtbild sind:
Wesentliche Einschränkungen des Gesamtbilds:
[Angabe / Keine wesentlichen]
Die Markterkundung zeigt, welche wesentlichen Annahmen der bisherigen URV-Konzeption durch die erhobenen Informationen gestützt werden und bei welchen Annahmen abweichende oder einschränkende Erkenntnisse vorliegen.
Für jede wesentliche gestützte Annahme wird ein eigener Eintrag angelegt.
Falls wesentliche Annahmen nicht oder nur teilweise gestützt werden, wird für jede davon ein eigener Eintrag angelegt.
Unabhängig von der grundsätzlichen Umsetzbarkeit haben die Teilnehmer Voraussetzungen oder Einschränkungen genannt, die für die weitere URV-Gestaltung wichtig sind.
Für jede wesentliche Voraussetzung oder Einschränkung wird ein eigener Eintrag angelegt.
Aus der Markterkundung ergeben sich insbesondere folgende wirtschaftliche Erkenntnisse:
Genannte Preise, Aufschläge, Bearbeitungszeiten oder Kapazitäten werden als Marktinformationen betrachtet. Sie werden nicht gewichtet, gemittelt oder zu einem Gesamtwert verrechnet.
Verdichtetes Ergebnis zu den wirtschaftlichen Erkenntnissen:
[Angabe]
Maßgebliche Bereiche der Auswertungsmatrix:
[Abschnitte]
Über die wirtschaftlichen Fragen hinaus ergeben sich insbesondere folgende für die praktische Gestaltung relevante Erkenntnisse.
Verdichtetes Ergebnis zu den vertraglichen und operativen Erkenntnissen:
[Angabe]
Maßgebliche Bereiche der Auswertungsmatrix:
[Abschnitte]
Die Markterkundung wurde auch darauf ausgewertet, welche Ausgestaltungen die Teilnahme geeigneter Unternehmen wesentlich erschweren oder verhindern könnten.
Von Teilnehmern genannte Teilnahmehindernisse werden nicht automatisch als unzulässige Wettbewerbsbeschränkung eingeordnet.
Für jedes wesentliche mögliche Teilnahmehindernis wird ein eigener Eintrag angelegt.
Hinweise auf Ausgestaltungen, die den erreichbaren Teilnehmerkreis möglicherweise einschränken:
[Angabe / Keine]
Unterschiede zwischen Geschäftsmodellen, die für die spätere Gestaltung berücksichtigt werden sollten:
[Angabe / Keine wesentlichen]
Gesamtbild zum erreichbaren Teilnehmerkreis:
[Angabe]
Für jede für die weitere URV-Gestaltung relevante Frage, die durch die Markterkundung nicht abschließend geklärt werden konnte oder mit wesentlichen Unsicherheiten verbunden bleibt, wird ein eigener Eintrag angelegt.
Punkte, die nicht mehr geklärt werden können, werden bei den weiteren Entscheidungen ausdrücklich als Unsicherheit berücksichtigt.
Aus der Markterkundung können sich Punkte ergeben, bei denen eine Anpassung der bisherigen URV-Konzeption geprüft werden sollte.
Hier wird noch nicht entschieden, ob oder wie die jeweilige Anpassung vorgenommen wird.
Für jeden wesentlichen möglichen Anpassungsbedarf wird ein eigener Eintrag angelegt.
Nicht aufgeführte Bestandteile der URV werden dadurch nicht automatisch als unverändert beschlossen. Die konkrete Entscheidung über Beibehaltung, Konkretisierung oder Änderung erfolgt im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk.
Die Auswertungsmatrix bleibt die detaillierte Grundlage der Auswertung. Dieser Bericht bildet das verdichtete Gesamtbild.
Mit diesem Bericht ist die Auswertung auf Grundlage des derzeitigen Erkenntnisstands abgeschlossen. Ergebnisse noch offener gezielter Prüfungen werden nach ihrem Abschluss in der Auswertungsmatrix und, soweit für das Gesamtbild relevant, in diesem Bericht nachgeführt. Nicht mehr klärbare Punkte bleiben als Unsicherheit dokumentiert.
Im anschließenden Anpassungs- und Entscheidungsvermerk wird entschieden:
Die Gründe für diese Entscheidungen werden im Anpassungs- und Entscheidungsvermerk dokumentiert.
Dieser Vermerk dokumentiert die Entscheidungen, die aus den Ergebnissen der Markterkundung für die weitere Gestaltung der URV getroffen werden.
Grundlage sind insbesondere:
Der Auswertungsbericht bildet das verdichtete Gesamtbild der Markterkundung. Die Auswertungsmatrix dient bei Bedarf der Nachvollziehbarkeit einzelner Erkenntnisse und Teilnehmeraussagen.
Dieser Vermerk wertet die Markterkundung nicht erneut aus. Er dokumentiert, welche Konsequenzen der Auftraggeber daraus für die URV zieht.
Jeder im Auswertungsbericht festgehaltene wesentliche Anpassungsbedarf, jede nicht oder nur teilweise gestützte wesentliche Annahme und jeder entscheidungsrelevante offene Punkt wird in diesem Vermerk einer Entscheidung nach Abschnitt 3 bis 5 oder einem offenen Entscheidungspunkt nach Abschnitt 6 zugeordnet.
Teilnehmeraussagen führen nicht automatisch zu einer bestimmten Entscheidung. Die Entscheidungen beruhen auf den Ergebnissen der Markterkundung und der eigenen fachlichen, wirtschaftlichen, operativen und rechtlichen Bewertung des Auftraggebers.
Aussagen der Teilnehmer zu rechtlichen oder vergaberechtlichen Fragen ersetzen keine eigene rechtliche Prüfung.
Dieser Vermerk dokumentiert Entscheidungen aus der Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Er ersetzt nicht die weitere Vergabedokumentation und den späteren Vergabevermerk.
Entscheidung über die weitere Verfolgung der URV:
[Fortführung in der bisherigen Grundkonzeption / Fortführung mit Anpassungen / grundlegende Überarbeitung / nicht weiterverfolgen]
Begründung:
[Angabe]
Vorbehalte oder Bedingungen der Gesamtentscheidung:
[Angabe / Keine]
Noch offene entscheidungsrelevante Punkte:
[Verweis auf Abschnitt 6 / Keine]
Wird entschieden, die URV nicht weiterzuverfolgen, werden die folgenden Abschnitte nur insoweit ausgefüllt, wie dies zur Dokumentation der Entscheidung und ihrer Folgen erforderlich ist.
Hier werden nur solche bisherigen Festlegungen aufgenommen, deren ausdrückliche Beibehaltung aufgrund der Ergebnisse der Markterkundung wesentlich ist. Nicht jede unveränderte Einzelregelung muss dokumentiert werden.
Für jede wesentliche Festlegung wird ein eigener Eintrag mit einer eindeutigen fortlaufenden Entscheidungs-ID angelegt.
Materielle Konkretisierungen oder Änderungen werden nicht als Beibehaltung dokumentiert, sondern in Abschnitt 4.
Hier werden die Änderungen und Konkretisierungen dokumentiert, die aufgrund der Markterkundung für die weitere URV-Konzeption beschlossen werden.
Für jede wesentliche Entscheidung wird ein eigener Eintrag mit einer eindeutigen fortlaufenden Entscheidungs-ID angelegt.
Prüfungen, von deren Ergebnis die Entscheidung selbst noch abhängt, werden nicht hier, sondern als offener Entscheidungspunkt in Abschnitt 6 dokumentiert.
Nicht jeder im Auswertungsbericht festgehaltene mögliche Anpassungsbedarf und nicht jede Anregung aus der Markterkundung wird übernommen.
Wesentliche nicht übernommene Anpassungsmöglichkeiten werden hier mit ihrer Begründung dokumentiert.
Für jede wesentliche Entscheidung wird ein eigener Eintrag mit einer eindeutigen fortlaufenden Entscheidungs-ID angelegt.
Entscheidungen werden nur dann offengelassen, wenn die vorhandene Erkenntnisgrundlage für eine belastbare Festlegung noch nicht ausreicht und die erforderliche weitere Prüfung noch möglich ist.
Für jeden wesentlichen offenen Punkt wird ein eigener Eintrag angelegt.
Nach Abschluss der erforderlichen Prüfung wird der offene Entscheidungspunkt geschlossen. Die darauf beruhende Entscheidung wird mit einer E-ID in Abschnitt 3, 4 oder 5 dokumentiert. Dabei wird auf die ursprüngliche O-ID verwiesen.
Nicht mehr aufklärbare Unsicherheiten werden nicht dauerhaft als offene Entscheidungspunkte geführt. Über die betroffene Ausgestaltung wird unter Berücksichtigung der verbleibenden Unsicherheit entschieden. Die Unsicherheit und ihre Bedeutung werden in der Begründung der jeweiligen Entscheidung dokumentiert.
Die getroffenen Entscheidungen sind in der weiteren URV-Konzeption und den Vergabeunterlagen konsistent umzusetzen.
Für jeden wesentlichen Umsetzungsauftrag wird ein eigener Eintrag angelegt.
Je nach getroffener Entscheidung können insbesondere betroffen sein:
Nicht inhaltlich betroffene Bereiche bedürfen keiner eigenen Überarbeitung. Die Konsistenz der gesamten URV-Konzeption und der Vergabeunterlagen, einschließlich Begriffsverwendung und Querverweisen, ist nach Umsetzung der Entscheidungen zu prüfen.
Aus den Entscheidungen können sich Hinweise für die spätere Prüfung möglicher Informationsvorteile einzelner Teilnehmer der Markterkundung ergeben. Die Prüfung erfolgt auf Grundlage der endgültigen Vergabekonzeption und Vergabeunterlagen und wird, soweit aufgrund einer späteren Teilnahme vorbefasster Unternehmen erforderlich, im Vergabeverfahren fortgeführt. Erforderliche Maßnahmen zur Vermeidung von Wettbewerbsverzerrungen werden gesondert dokumentiert.
Für diese spätere Prüfung festzuhaltende Hinweise:
[Angabe / Keine]
Mit diesem Vermerk werden die aus dem derzeitigen Erkenntnisstand der Markterkundung folgenden Entscheidungen für die weitere URV-Konzeption dokumentiert.
Alle im Auswertungsbericht festgehaltenen wesentlichen Anpassungsbedarfe, nicht oder nur teilweise gestützten wesentlichen Annahmen und entscheidungsrelevanten offenen Punkte wurden einer Entscheidung oder einem offenen Entscheidungspunkt dieses Vermerks zugeordnet:
[Ja / Nein]
Falls nein, noch zuzuordnende Punkte:
[Angabe / Entfällt]
Der Vermerk ist erst vollständig abgeschlossen, wenn sämtliche genannten Punkte zugeordnet sind. Bis dahin bleibt er im Bearbeitungsstand.
Die weitere Vorbereitung des Vergabeverfahrens erfolgt auf Grundlage der dokumentierten Entscheidungen.
Noch offene Entscheidungspunkte und Prüfaufträge sind entsprechend Abschnitt 6 zu bearbeiten. Änderungen des hier dokumentierten Entscheidungsstands sind nachvollziehbar festzuhalten.
Nach Umsetzung der Entscheidungen ist die Konsistenz der URV-Konzeption und der betroffenen Vergabeunterlagen zu prüfen.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Diese Vergabebedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens zur Vergabe der Universellen Rahmenvereinbarung.
Der Auftraggeber vergibt eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer über die Einrichtung und den Betrieb des in den Vertragsunterlagen beschriebenen Wiederverkäufermodells.
Die inhaltlichen und vertraglichen Anforderungen an die Rahmenvereinbarung ergeben sich insbesondere aus dem Vertragsblatt, den Leistungs- und Vertragsbedingungen und dem Leistungsrahmen.
Diese Vergabebedingungen regeln insbesondere:
Sämtliche verbindlichen Leistungs- und Vertragsanforderungen der Vergabeunterlagen sind Muss-Anforderungen, soweit sie nicht ausdrücklich anders bezeichnet sind.
Eine über die Muss-Anforderungen hinausgehende Leistung führt zu keinem Wertungsvorteil.
Einziges Zuschlagskriterium ist der Handelsaufschlag.
Die Rahmenvereinbarung wird im offenen Verfahren vergeben.
Jedes interessierte Unternehmen kann innerhalb der Angebotsfrist ein Angebot abgeben.
Verhandlungen über Angebote oder Preise finden nicht statt.
Der Auftraggeber beabsichtigt, die Rahmenvereinbarung mit genau einem Auftragnehmer abzuschließen.
Die Leistung wird als Gesamtauftrag ohne Aufteilung in Teil- oder Fachlose vergeben.
Die Rahmenvereinbarung sieht keinen erneuten Wettbewerb zwischen mehreren Rahmenvertragspartnern vor.
Eine Mindestabnahme, ein Mindestabruf und eine Exklusivität zugunsten des Auftragnehmers bestehen nicht.
Die Vergabeunterlagen werden vollständig elektronisch über die Vergabeplattform bereitgestellt.
Zum ursprünglichen Dokumentensatz gehören mindestens:
Für jedes veröffentlichte Dokument werden Bezeichnung, Version und Stand eindeutig ausgewiesen.
Die Vergabeplattform beziehungsweise das dort bereitgestellte Dokumentenverzeichnis weist den jeweils aktuellen Dokumentensatz aus.
Für die Angebotserstellung ist die zum Ablauf der Angebotsfrist zuletzt veröffentlichte geltende Fassung der Vergabeunterlagen maßgeblich.
Wird ein Dokument geändert, veröffentlicht der Auftraggeber grundsätzlich eine vollständig konsolidierte neue Fassung des betroffenen Dokuments.
Eine ersetzte Fassung ist für die Angebotserstellung nicht mehr maßgeblich.
Die Vergabeakte erhält sämtliche ursprünglichen und geänderten Fassungen sowie den vollständigen Änderungsverlauf.
Die einzelnen Vergabeunterlagen erfüllen unterschiedliche Funktionen. Eine allgemeine Rangfolge zwischen Auftragsbekanntmachung, Vergabebedingungen und Vertragsunterlagen wird nicht festgelegt.
Die Vergabebedingungen sind die führende Quelle für die Durchführung des Vergabeverfahrens.
Das Vertragsblatt ist die führende Quelle für die dort festgelegten auftraggeberspezifischen Vertragsdaten.
Die Leistungs- und Vertragsbedingungen sind die führende Quelle für das Wiederverkäufermodell und die allgemeinen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien.
Der Leistungsrahmen ist die allein maßgebliche sachliche Außengrenze der zulässigen Lieferantenleistungen.
Das Angebotsblatt ist die führende Quelle für die bieterindividuellen Angaben und den angebotenen Handelsaufschlag.
Widersprüche zwischen veröffentlichten Vergabeunterlagen sind dem Auftraggeber unverzüglich über den vorgesehenen Kommunikationsweg mitzuteilen.
Die gesamte inhaltliche Kommunikation zum Vergabeverfahren erfolgt grundsätzlich über die dafür vorgesehene Funktion der Vergabeplattform.
Vergabeplattform: [einzutragen]
URL des Vergabeverfahrens: [einzutragen]
Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt ohne vorherige Registrierung abgerufen werden.
Eine freiwillige Registrierung wird empfohlen, damit Unternehmen automatisch über neue Bieterinformationen, Änderungen der Vergabeunterlagen und Friständerungen informiert werden.
Telefonische Gespräche, persönliche Gespräche, gewöhnliche E-Mails und sonstige Kommunikation außerhalb der Vergabeplattform begründen keine individuellen Änderungen, Zusagen, Ausnahmen oder Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen.
Technische Unterstützung bei der Nutzung der Vergabeplattform bleibt zulässig.
Eine außerhalb des vorgesehenen Kommunikationswegs bekannt gewordene Information, die für die Angebotserstellung erheblich sein kann, wird erforderlichenfalls in den vorgesehenen Kommunikationsweg überführt und allen Unternehmen zugänglich gemacht.
Bieter sollen Fragen zu den Vergabeunterlagen möglichst frühzeitig über die Vergabeplattform einreichen.
Gewünschter letzter Termin für Bieterfragen: [Datum und Uhrzeit einzutragen]
Später eingehende Fragen werden beantwortet, soweit dies unter Berücksichtigung der verbleibenden Angebotsfrist möglich und erforderlich ist.
Die Identität des fragenden Unternehmens wird gegenüber anderen Unternehmen nicht offengelegt.
Enthält eine Frage vertrauliche Informationen des fragenden Unternehmens, veröffentlicht der Auftraggeber nur den für alle Unternehmen erheblichen sachlichen Inhalt.
Antworten, die für die Angebotserstellung erheblich sein können, werden allen Unternehmen gleichzeitig über die Vergabeplattform bereitgestellt.
Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen werden grundsätzlich spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist bereitgestellt.
Eine Bieterantwort dient grundsätzlich der Erläuterung der bestehenden Vergabeunterlagen.
Ändert oder konkretisiert eine Antwort eine Leistungs-Mussanforderung, ein Eignungskriterium, eine Preisregel, eine Vertragsregel oder eine sonstige verbindliche Anforderung materiell, wird die betroffene Vergabeunterlage entsprechend geändert und in einer neuen Fassung veröffentlicht.
Bieterinformationen werden nicht allein aufgrund ihrer Veröffentlichung Bestandteil der späteren Rahmenvereinbarung.
Der Auftraggeber kann die Vergabeunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist ändern, berichtigen oder ergänzen.
Jede materielle Änderung wird nachvollziehbar veröffentlicht.
Die Änderungsinformation bezeichnet mindestens:
Bei wesentlichen Änderungen der Vergabeunterlagen wird die Angebotsfrist angemessen verlängert.
Eine angemessene Verlängerung erfolgt auch, wenn rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen nicht innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist vor Ablauf der Angebotsfrist bereitgestellt werden.
Ob eine Änderung wesentlich ist, richtet sich insbesondere danach, ob sie die Angebotserstellung, die Kalkulation, die Eignung, den Leistungsumfang, das Vertragsrisiko oder die Zuschlagswertung beeinflussen kann.
Werden Angaben geändert, die Bestandteil der Auftragsbekanntmachung sind oder dort angegeben werden müssen, wird erforderlichenfalls auch die Auftragsbekanntmachung berichtigt.
Angebote können von Einzelbietern oder Bietergemeinschaften abgegeben werden.
Eine bestimmte Rechtsform des Bieters wird für die Angebotsabgabe nicht verlangt.
Der Bieter muss die im Angebotsblatt verlangten Angaben vollständig und zutreffend machen.
Änderungen der Identität, Rechtsform oder Kontrollverhältnisse des Bieters während des Vergabeverfahrens sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, soweit sie die Eignung, Ausschlussgründe, die unabhängige Angebotserstellung oder die Identität des Bieters berühren können.
Bietergemeinschaften werden wie Einzelbieter behandelt.
Eine bestimmte Rechtsform der Bietergemeinschaft wird nicht verlangt.
Die Mitglieder der Bietergemeinschaft und das bevollmächtigte Mitglied werden im Angebotsblatt bezeichnet.
Jedes Mitglied erklärt im Angebotsblatt durch die für dieses Mitglied benannte natürliche Person die gesamtschuldnerische Haftung und die Bevollmächtigung des bevollmächtigten Mitglieds.
Das bevollmächtigte Mitglied vertritt die Bietergemeinschaft im Vergabeverfahren und im Zuschlagsfall bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung und der Leistungsabrufe nach Maßgabe des Angebotsblatts.
Die Eignung einer Bietergemeinschaft wird nach dem jeweiligen Eignungskriterium beurteilt.
Der geforderte Mindestumsatz kann durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinsam erfüllt werden.
Die geforderten Referenzerfahrungen können durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinsam nachgewiesen werden.
Soweit die Erfüllung einer Referenzanforderung auf die berufliche Erfahrung eines bestimmten Mitglieds der Bietergemeinschaft gestützt wird, muss dieses Mitglied an der Erbringung derjenigen Funktionen beteiligt sein, für welche diese Erfahrung benötigt wird.
Bei den Referenzangaben ist kenntlich zu machen, welches Mitglied die jeweilige Referenz erbracht hat.
Register-, Zulassungs- oder vergleichbare personenbezogene Anforderungen müssen von demjenigen Mitglied erfüllt werden, für dessen Tätigkeit sie erforderlich sind.
Der geforderte Versicherungsschutz muss für die gemeinschaftliche Auftragsausführung nach Maßgabe des Vertragsblatts bestehen oder spätestens zum Vertragsbeginn hergestellt werden.
Ausschlussgründe und gesetzliche Zuschlagsverbote werden für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert geprüft.
Eine Änderung der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft nach Ablauf der Angebotsfrist ist nicht frei zulässig.
Jede Änderung ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftraggeber prüft ihre Zulässigkeit insbesondere anhand der Identität des Bieters, der weiterhin bestehenden Eignung, der Gleichbehandlung und einer möglichen Veränderung der Wettbewerbssituation.
Die gesellschaftsrechtliche Verbindung mehrerer Unternehmen führt nicht allein dazu, dass diese Unternehmen keine getrennten Angebote abgeben dürfen.
Getrennte Angebote müssen eigenständig und unabhängig voneinander erstellt worden sein.
Der Auftraggeber kann bei konkreten Anhaltspunkten für eine fehlende eigenständige und unabhängige Angebotserstellung weitere Informationen und Erläuterungen verlangen.
Eine Mehrfachbeteiligung oder gesellschaftsrechtliche Verbindung führt nicht ohne Prüfung des konkreten Sachverhalts automatisch zum Ausschluss.
Das dynamische Lieferantenportfolio der späteren Rahmenvereinbarung muss bei Angebotsabgabe nicht vollständig bestehen und nicht vollständig benannt werden.
Ein Lieferant wird nicht allein aufgrund seiner Lieferantenstellung als Unterauftragnehmer behandelt.
Soweit ein Unternehmen im konkreten Fall selbstständig einen Teil der vom Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber geschuldeten Leistung erbringt, können die gesetzlichen Regelungen über Unterauftragnehmer zusätzlich anwendbar sein.
Eine allgemeine Benennung sämtlicher späteren Unterauftragnehmer für die eigenen Leistungen des Auftragnehmers wird mit dem Angebot nicht verlangt.
Beabsichtigt der aussichtsreiche Bieter, Teile der eigenen Leistungspflichten durch zu diesem Zeitpunkt bereits konkret vorgesehene Unterauftragnehmer ausführen zu lassen, fordert der Auftraggeber vor Zuschlag deren Benennung und die für die Ausschlussprüfung erforderlichen Angaben an.
Der Auftraggeber prüft bei diesen Unterauftragnehmern vor Zuschlag die einschlägigen Ausschlussgründe.
Liegt ein zwingender Ausschlussgrund vor, verlangt der Auftraggeber die Ersetzung des Unterauftragnehmers.
Bei einem fakultativen Ausschlussgrund kann der Auftraggeber seine Ersetzung verlangen.
Die vertraglichen Pflichten zur späteren Mitteilung und Behandlung von Unterauftragnehmern richten sich nach den Leistungs- und Vertragsbedingungen.
Ein Bieter kann sich für die wirtschaftliche und finanzielle sowie für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit auf Kapazitäten anderer Unternehmen stützen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Nimmt der Bieter eine Eignungsleihe in Anspruch, ist mit dem Angebot die "Erklärung zur Eignungsleihe einschließlich der Verpflichtung des anderen Unternehmens" einzureichen.
Für jedes Unternehmen der Eignungsleihe ist eindeutig anzugeben:
Beruft sich der Bieter auf Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder auf einschlägige berufliche Erfahrung eines anderen Unternehmens, einschließlich beruflicher Erfahrung, die zur Erfüllung der Referenzanforderungen herangezogen wird, muss dieses Unternehmen die Leistung erbringen, für welche diese Kapazitäten benötigt werden.
Das andere Unternehmen muss sich verbindlich verpflichten, dem Bieter die bezeichneten Kapazitäten während der Auftragsausführung tatsächlich zur Verfügung zu stellen.
Der Auftraggeber prüft das Unternehmen der Eignungsleihe hinsichtlich desjenigen Eignungskriteriums, für dessen Erfüllung seine Kapazitäten herangezogen werden.
Zusätzlich werden die einschlägigen Ausschlussgründe und gesetzlichen Zuschlagsverbote geprüft.
Verwendet der Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung, müssen die für die Prüfung des Unternehmens der Eignungsleihe erforderlichen Angaben ebenfalls in einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung enthalten sein.
Erfüllt das andere Unternehmen das für die Eignungsleihe maßgebliche Eignungskriterium nicht oder liegt bei ihm ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vor, verlangt der Auftraggeber seine Ersetzung.
Bei einem fakultativen Ausschlussgrund nach § 124 GWB kann der Auftraggeber seine Ersetzung verlangen.
Hierfür kann eine angemessene Frist gesetzt werden.
Eine freiwillige Auswechslung eines Unternehmens der Eignungsleihe nach Ablauf der Angebotsfrist ist nicht frei zulässig und muss dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt werden.
Alle nachfolgenden Eignungskriterien sind Mindestanforderungen.
Eine qualitative Bewertung oder Bepunktung der Eignung findet nicht statt.
Der Bieter muss, soweit nach dem Recht seines Niederlassungsstaates erforderlich, in dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister eingetragen oder auf andere geeignete Weise zur Ausübung der betreffenden beruflichen Tätigkeit berechtigt sein.
Der Bieter muss über einen durchschnittlichen jährlichen Gesamtumsatz von mindestens [Betrag einzutragen] Euro in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren verfügen.
Bei einem Unternehmen mit weniger als drei abgeschlossenen Geschäftsjahren wird der seit seiner Gründung verfügbare Zeitraum berücksichtigt.
Kann ein Unternehmen die vorgesehenen Angaben aus einem berechtigten Grund nicht für den vollständigen Zeitraum vorlegen, kann es seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch andere geeignete Unterlagen nachweisen.
Bei einer Bietergemeinschaft wird der Gesamtumsatz der Mitglieder gemeinsam berücksichtigt.
Der Bieter muss über den im Vertragsblatt festgelegten Versicherungsschutz verfügen oder sich verpflichten, diesen spätestens zum Vertragsbeginn vollständig herzustellen.
Der erforderliche Versicherungsschutz kann durch eine oder mehrere Versicherungen erfüllt werden, soweit die im Vertragsblatt festgelegten Mindestversicherungssummen und Jahreshöchstleistungen eingehalten werden.
Der Bieter muss drei geeignete Referenzen über Leistungen nachweisen, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden.
Bei noch laufenden Aufträgen kann der bis zum Ablauf der Angebotsfrist innerhalb des Referenzzeitraums bereits erbrachte Leistungsanteil berücksichtigt werden.
Eine Referenz muss nicht sämtliche nachfolgend verlangten Erfahrungen allein abdecken.
Die drei Referenzen müssen in ihrer Gesamtheit Erfahrungen mit sämtlichen folgenden Funktionen nachweisen:
Die Referenzen müssen keine Universelle Rahmenvereinbarung und kein mit der ausgeschriebenen URV identisches Vertragsmodell betreffen.
Die Referenzen müssen nicht für öffentliche Auftraggeber erbracht worden sein.
Eine bestimmte Mindestauftragssumme der einzelnen Referenz wird nicht verlangt.
Für jede Referenz sind mindestens anzugeben:
Die Beschreibung der Leistung ist so ausführlich zu erstellen, dass die Vergleichbarkeit und die abgedeckten Erfahrungen nachvollziehbar beurteilt werden können.
Bei einer Bietergemeinschaft ist zusätzlich anzugeben, welches Mitglied die jeweilige Referenz erbracht hat.
Mit dem Angebot genügt für die Eignung grundsätzlich die im Angebotsblatt enthaltene Eigenerklärung, dass die festgelegten Eignungskriterien erfüllt werden.
Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens der von ihr erfassten Ausschlussgründe akzeptiert der Auftraggeber eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung.
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ersetzt nicht das Angebotsblatt als solches, den Handelsaufschlag, die Angebotserklärung oder sonstige verfahrensspezifische Erklärungen, soweit diese von der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nicht erfasst werden.
Weitergehende Eignungsnachweise werden grundsätzlich erst von dem Bieter verlangt, dessen Angebot nach der vorläufigen Angebotsprüfung und Wertung für den Zuschlag in Betracht kommt.
Diese reguläre spätere Anforderung weitergehender Eignungsnachweise ist von einer Nachforderung fehlender, unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen nach Abschnitt 24 zu unterscheiden.
Vom aussichtsreichen Bieter fordert der Auftraggeber grundsätzlich folgende Angaben und Nachweise an:
Der Auftraggeber kann die Angaben anhand geeigneter Quellen verifizieren.
Referenzgeber können zur Überprüfung der angegebenen Referenzleistungen kontaktiert werden.
Unterlagen müssen nicht erneut vorgelegt werden, soweit der Auftraggeber sie im gesetzlich vorgesehenen Umfang kostenfrei über eine geeignete elektronische Datenbank oder ein Präqualifikationssystem abrufen kann oder die zuschlagerteilende Stelle bereits über die noch verwendbaren Unterlagen verfügt.
Ein einschlägiger Eintrag in einem amtlichen Verzeichnis oder eine entsprechende Zertifizierung wird im gesetzlich vorgesehenen Umfang berücksichtigt.
Der Auftraggeber prüft die zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB und die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.
Zusätzlich werden die für das konkrete Vergabeverfahren anwendbaren sonstigen gesetzlichen Ausschlussgründe und gesetzlichen Zuschlagsverbote berücksichtigt.
Hierzu gehören insbesondere, soweit jeweils anwendbar:
Die allgemeine Erklärung des Bieters erfolgt im Angebotsblatt.
Liegt kein entsprechender Sachverhalt vor, ist kein zusätzliches Ausschlussgründeformular einzureichen.
Liegt ein Ausschlussgrund oder ein möglicherweise einschlägiges gesetzliches Zuschlagsverbot vor oder wurden Selbstreinigungsmaßnahmen durchgeführt, ist zusätzlich das Dokument "Angaben zu Ausschlussgründen, gesetzlichen Zuschlagsverboten und Selbstreinigungsmaßnahmen" einzureichen.
Dies gilt bei einer Bietergemeinschaft für jedes betroffene Mitglied.
Dies gilt entsprechend für ein Unternehmen der Eignungsleihe.
Der Auftraggeber bewertet Selbstreinigungsmaßnahmen nach den gesetzlichen Anforderungen.
Bei fakultativen Ausschlussgründen erfolgt eine einzelfallbezogene und verhältnismäßige Entscheidung.
Vor Zuschlag führt der Auftraggeber die gesetzlich erforderliche Abfrage des Wettbewerbsregisters durch.
Bei einer Bietergemeinschaft wird die erforderliche Abfrage für die einzelnen Mitglieder vorgenommen.
Der Bieter muss keine Selbstauskunft aus dem Wettbewerbsregister vorlegen.
Der Auftraggeber kann erforderliche weitere Nachweise zu Ausschlussgründen und gesetzlichen Zuschlagsverboten verlangen.
Die nachfolgend bezeichneten Lieferanten bilden das verbindliche Mindestlieferantenportfolio.
Die Anforderung ist eine Leistungs-Mussanforderung und kein Eignungskriterium.
Für jeden verbindlich abzudeckenden Lieferanten sind die folgenden Angaben gesondert festzulegen:
Der Bieter muss nicht bereits bei Angebotsabgabe über eine bestehende Vertragsbeziehung zu jedem bezeichneten Lieferanten verfügen.
Mit seinem Angebot verpflichtet sich der Bieter jedoch, die Anforderungen des verbindlichen Mindestlieferantenportfolios zu erfüllen.
Im Zuschlagsfall müssen die bezeichneten Lieferanten mit den jeweils erfassten Lieferantenleistungen spätestens zum Vertragsbeginn tatsächlich über die Rahmenvereinbarung verfügbar sein.
Das Mindestlieferantenportfolio beschränkt nicht die Möglichkeit, weitere Lieferanten nach Maßgabe der Leistungs- und Vertragsbedingungen in das Lieferantenportfolio aufzunehmen.
Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit einzutragen]
Maßgeblich ist der vollständige Eingang des Angebots über die vorgesehene Angebotsfunktion der Vergabeplattform.
Bindefrist: [Anzahl einzutragen] Kalendertage ab Ablauf der Angebotsfrist.
Ende der Bindefrist: [Datum einzutragen]
Der Auftraggeber kann vor Ablauf der Bindefrist alle noch für einen Zuschlag in Betracht kommenden Bieter um eine Verlängerung ihrer Bindefrist ersuchen.
Eine Verlängerung erfolgt nur aufgrund einer entsprechenden Erklärung des jeweiligen Bieters.
Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über die für die Angebotsabgabe vorgesehene Funktion der Vergabeplattform einzureichen.
Eine Angebotsabgabe per E-Mail, Telefax, Post, gewöhnlicher Plattformnachricht, externem Downloadlink oder auf anderem Übermittlungsweg ist nicht zulässig.
Das Angebot ist in Textform abzugeben.
Eine elektronische Signatur, ein elektronisches Siegel oder eine eingescannte Unterschrift wird nicht verlangt.
Das Angebotsblatt bezeichnet die natürliche Person, die das Angebot abgibt.
Die Angebotsunterlagen müssen in einem üblichen, lesbaren und von der Vergabeplattform zugelassenen elektronischen Format eingereicht werden.
Eine bestimmte Dateibezeichnung ist keine Voraussetzung für die Wertbarkeit des Angebots, soweit eine eindeutige Zuordnung der Unterlage möglich ist.
Der Bieter trägt das Risiko der rechtzeitigen und vollständigen elektronischen Übermittlung, soweit die Ursache einer verspäteten oder fehlgeschlagenen Übermittlung nicht der Sphäre des Auftraggebers oder der von ihm vorgegebenen elektronischen Mittel zuzurechnen ist.
Der Bieter soll seine Angebotsübermittlung so rechtzeitig beginnen, dass technische Probleme innerhalb der Angebotsfrist behandelt werden können.
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzugeben.
Vom Bieter selbst erstellte Erläuterungen und Erklärungen sind grundsätzlich in deutscher Sprache einzureichen.
Amtliche oder von Dritten erstellte Nachweise können in ihrer Originalsprache vorgelegt werden.
Der Auftraggeber kann eine deutsche Erläuterung oder Übersetzung verlangen, soweit dies für die Prüfung erforderlich ist.
Der Bieter gibt mit dem nach Maßgabe dieser Vergabebedingungen ausgefüllten Angebotsblatt ein verbindliches Angebot auf Grundlage der Vergabeunterlagen ab.
Das Angebot muss insbesondere enthalten:
Weitergehende Eignungsnachweise müssen nicht bereits mit dem Angebot eingereicht werden, soweit sie nicht ausdrücklich mit dem Angebot angefordert werden.
Mit der Abgabe des Angebots erklärt der Bieter seine uneingeschränkte Bindung an die verbindlichen Leistungs-, Vertrags- und sonstigen Muss-Anforderungen der Vergabeunterlagen.
Vom Bieter vorgeschlagene Änderungen, Vorbehalte oder Bedingungen sind unzulässig, soweit die Vergabeunterlagen eine Abweichung nicht ausdrücklich zulassen.
Zusätzliche Unterlagen, Produktinformationen, Prospekte, allgemeine Geschäftsbedingungen oder sonstige Dokumente ändern das Angebot nicht allein aufgrund ihrer Beifügung.
Ob eine beigefügte Erklärung oder Unterlage tatsächlich eine unzulässige Änderung des Angebots enthält, wird anhand ihres objektiven Inhalts und der Vergabeunterlagen beurteilt.
Der Handelsaufschlag ist das einzige vom Bieter für die Zuschlagswertung angebotene Preiselement.
Der Handelsaufschlag wird im Angebotsblatt als einheitlicher Prozentsatz angegeben.
Der Handelsaufschlag ist mit genau zwei Nachkommastellen anzugeben.
Eine lediglich darstellerische Abweichung, die objektiv zweifelsfrei denselben Zahlenwert bezeichnet, insbesondere die Angabe mit nur einer Nachkommastelle oder die Verwendung eines Punktes als Dezimaltrennzeichen, führt nicht allein zum Ausschluss.
Eine Angabe mit mehr als zwei tatsächlichen Nachkommastellen wird vom Auftraggeber nicht gerundet.
Eine Preisangabe, deren Zahlenwert erst durch Rundung auf zwei Nachkommastellen der vorgegebenen Preisstruktur entsprechen würde, erfüllt die Vorgabe nicht.
Der Handelsaufschlag muss mindestens 0,00 Prozent betragen.
Ein negativer Handelsaufschlag ist nicht zulässig.
Der Handelsaufschlag gilt einheitlich für sämtliche Leistungsabrufe und während der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich der Verlängerungszeiträume.
Der Bieter darf keine unterschiedlichen Handelsaufschläge nach Lieferant, Leistungskategorie, Leistungsart, Abrufvolumen oder sonstigen Merkmalen anbieten.
Der Bieter darf für die eigenen Leistungen des Auftragnehmers keine zusätzliche Vergütung anbieten oder verlangen.
Insbesondere sind zusätzliche Bearbeitungs-, System-, Koordinations-, Dokumentations-, Abrechnungs- oder Verwaltungskosten nicht zulässig.
Ein bedingter Handelsaufschlag ist nicht zulässig.
Der Handelsaufschlag darf insbesondere nicht von Mindestumsätzen, bestimmten Lieferanten, Zahlungsfristen, Herstellerfreigaben oder anderen nicht vorgesehenen Voraussetzungen abhängig gemacht werden.
Ein Handelsaufschlag von 0,00 Prozent ist zulässig und führt nicht allein aufgrund seiner Höhe zum Ausschluss.
Ein fehlender Handelsaufschlag kann nach Ablauf der Angebotsfrist nicht nachgefordert werden.
Ein objektiv nicht bestimmbarer Handelsaufschlag kann nach Ablauf der Angebotsfrist nicht durch eine neue Auswahlentscheidung des Bieters festgelegt werden.
Eine Aufklärung einer Preisangabe bleibt nur zulässig, soweit dadurch ausschließlich ein bereits objektiv feststehender Angebotsinhalt festgestellt und kein neuer Handelsaufschlag bestimmt wird.
Jeder Bieter darf nur ein Hauptangebot abgeben.
Mehrere Hauptangebote desselben Bieters sind nicht zugelassen.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Eine alternative Vertrags-, Preis- oder Leistungsgestaltung neben der ausgeschriebenen URV ist nicht zulässig.
Ein Bieter kann sein Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten der Vergabeplattform zurücknehmen oder ersetzen.
Soll ein Angebot geändert oder berichtigt werden, ist grundsätzlich eine neue vollständige Angebotsfassung einzureichen.
Eine bloße Änderungsmitteilung zu einer früher eingereichten Angebotsfassung soll nicht verwendet werden.
Hat ein Bieter mehrere aufeinanderfolgende Fassungen innerhalb der Angebotsfrist wirksam eingereicht und frühere Fassungen entsprechend ersetzt, ist die zuletzt fristgerecht vollständig eingegangene wirksame Angebotsfassung maßgeblich.
Nach Ablauf der Angebotsfrist kann der Bieter sein Angebot nicht frei ändern.
Die gesetzlichen Möglichkeiten der Aufklärung, Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur bleiben unberührt.
Die Angebote werden nach den gesetzlichen Vorgaben und diesen Vergabebedingungen geprüft.
Im offenen Verfahren erfolgt grundsätzlich zunächst die Angebotsprüfung.
Die Prüfung umfasst insbesondere:
Nicht jede fehlende oder fehlerhafte Angabe führt automatisch zum Ausschluss.
Der Auftraggeber prüft zunächst, ob eine gesetzlich zulässige Aufklärung, Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur möglich ist.
Nach Abschluss der erforderlichen Angebotsprüfung wird anhand der wertbaren Angebote eine vorläufige Rangfolge nach dem Handelsaufschlag gebildet.
Anschließend wird gegebenenfalls eine Prüfung auf ungewöhnlich niedrige Angebote durchgeführt.
Die vertiefte Eignungs- und Ausschlussprüfung wird grundsätzlich zunächst bei dem Bieter durchgeführt, der nach dem bisherigen Prüfungsstand für den Zuschlag in Betracht kommt.
Hierzu werden die nach Abschnitt 13 regulär vorgesehenen weitergehenden Eignungsnachweise angefordert, soweit diese noch nicht vorliegen.
Scheidet dieser Bieter aus, wird der jeweils nächstplatzierte Bieter entsprechend geprüft.
Der Auftraggeber kann eine andere gesetzlich zulässige Prüfungsreihenfolge verwenden, wenn verfahrensbezogene Gründe dies zweckmäßig machen.
Dieser Abschnitt betrifft die Behandlung fehlender, unvollständiger, fehlerhafter oder aufklärungsbedürftiger Unterlagen und Angaben.
Die reguläre spätere Anforderung weitergehender Eignungsnachweise nach Abschnitt 13 stellt für sich genommen keine Nachforderung im Sinne dieses Abschnitts dar.
Der Auftraggeber kann im gesetzlich zulässigen Umfang fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen und Angaben nachfordern, vervollständigen, erläutern oder korrigieren lassen.
Es besteht kein Anspruch des Bieters darauf, dass jeder Mangel nachgefordert oder aufgeklärt wird.
Der Auftraggeber beabsichtigt jedoch, rechtlich heilbare Mängel grundsätzlich nicht allein aus formalen Gründen zum Ausschluss führen zu lassen.
Eine Nachforderung oder Aufklärung darf keinen materiell neuen Angebotsinhalt erzeugen.
Insbesondere dürfen nach Ablauf der Angebotsfrist nicht erstmals angeboten oder geändert werden:
Nicht wertungsrelevante Nachweise zu einer bereits angebotenen Muss-Anforderung können im gesetzlich zulässigen Umfang nachgefordert werden.
Werden nach Abschnitt 13 regulär angeforderte Eignungsnachweise unvollständig oder fehlerhaft vorgelegt, können sie im gesetzlich zulässigen Umfang nachgefordert, ergänzt, erläutert, vervollständigt oder korrigiert werden.
Die jeweils festgelegten Eignungskriterien bleiben unverändert.
Jede Aufforderung bezeichnet den betroffenen Sachverhalt, die verlangte Information oder Unterlage, die Frist und den vorgesehenen Übermittlungsweg.
Nachforderungs- und Aufklärungsfristen werden im Einzelfall angemessen bestimmt.
Bieter in vergleichbaren Situationen werden nach denselben Maßstäben behandelt.
Eine ungefragte Nachreichung oder Korrektur nach Ablauf der Angebotsfrist begründet keinen Anspruch darauf, dass die betreffende Änderung berücksichtigt wird.
Erscheint der angebotene Handelsaufschlag im Verhältnis zur zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, führt der Auftraggeber die gesetzlich erforderliche Aufklärung durch.
Ein Handelsaufschlag von 0,00 Prozent ist zulässig, kann aber Anlass einer Aufklärung sein.
Ein ungewöhnlich niedriger Handelsaufschlag führt nicht automatisch zum Ausschluss.
Der Auftraggeber kann insbesondere Erläuterungen und Nachweise dazu verlangen:
Eine bewusste geringe oder fehlende Gewinnmarge oder eine sonstige wirtschaftliche Quersubventionierung ist nicht allein unzulässig.
Nicht als tragfähige Finanzierung des Handelsaufschlags berücksichtigt werden können wirtschaftliche Vorteile, die nach den Leistungs- und Vertragsbedingungen an den Auftraggeber weiterzugeben sind.
Die Entscheidung über die Zuschlagsfähigkeit eines aufgeklärten Angebots erfolgt nach den gesetzlichen Anforderungen.
Einziges Zuschlagskriterium ist der Handelsaufschlag.
Gewichtung des Handelsaufschlags: 100 Prozent.
Eine qualitative Punktewertung findet nicht statt.
Alle übrigen Anforderungen werden als Eignungsanforderungen, Leistungs-Mussanforderungen, Ausführungsbedingungen oder gesetzliche Zulässigkeitsvoraussetzungen geprüft.
Nach Abschluss der Angebotsprüfung werden die wertbaren Angebote anhand des im Angebotsblatt angegebenen Handelsaufschlags numerisch aufsteigend in eine vorläufige Rangfolge gebracht.
Das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Handelsaufschlag erhält vorläufig Rang 1.
Das wertbare Angebot mit dem nächsthöheren Handelsaufschlag erhält vorläufig Rang 2.
Die weitere vorläufige Rangfolge wird entsprechend gebildet.
Ein Punktesystem oder eine Preisformel wird nicht verwendet.
Der angebotene Handelsaufschlag wird für die Wertung nicht zusätzlich gerundet.
Die abschließende Zuschlagsfähigkeit wird entsprechend der vorläufigen Rangfolge grundsätzlich zunächst für den erstplatzierten Bieter geprüft.
Hierzu werden insbesondere die Eignung, Ausschlussgründe, gesetzlichen Zuschlagsverbote und sonstigen noch erforderlichen Zuschlagsvoraussetzungen geprüft.
Scheidet der erstplatzierte Bieter aus, wird die abschließende Zuschlagsfähigkeit des jeweils nächstplatzierten Bieters geprüft.
Der Zuschlag wird auf das nach Abschluss sämtlicher erforderlicher Prüfungen bestplatzierte zuschlagsfähige Angebot erteilt.
Weisen zwei oder mehr wertbare Angebote exakt denselben niedrigsten Handelsaufschlag auf, wird zunächst für die betroffenen Angebote geprüft, ob sie nach Abschluss sämtlicher erforderlicher Prüfungen zuschlagsfähig sind.
Verbleiben anschließend zwei oder mehr zuschlagsfähige Angebote mit exakt demselben niedrigsten Handelsaufschlag, entscheidet zwischen diesen Angeboten das Los.
Ein Losentscheid erfolgt erst, nachdem sämtliche für die betroffenen Angebote erforderlichen Prüfungen einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote abgeschlossen sind.
Die Losziehung wird nachvollziehbar, manipulationsgeschützt und unter Beteiligung mindestens zweier Vertreter des Auftraggebers durchgeführt.
Der Ablauf und das Ergebnis der Losziehung werden dokumentiert.
Durch den Losentscheid wird ausschließlich die Rangfolge zwischen den vollständig gleichrangigen zuschlagsfähigen Angeboten bestimmt.
Vor der Zuschlagsentscheidung wird insbesondere geprüft, ob:
Der Auftraggeber kann vor Zuschlag aktualisierte Erklärungen oder Nachweise verlangen, soweit dies gesetzlich zulässig und für die Zuschlagsentscheidung erforderlich ist.
Vor Erteilung des Zuschlags informiert der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter nach den gesetzlichen Vorschriften.
Soweit eine gesetzliche Informations- und Wartepflicht besteht, wird der Zuschlag erst nach deren ordnungsgemäßer Erfüllung und Ablauf der gesetzlichen Wartefrist erteilt.
Der Zuschlag wird nicht erteilt, solange ein gesetzliches Zuschlagsverbot entgegensteht.
Neue Erkenntnisse, Rügen oder sonstige Umstände, die vor Zuschlag die Rechtmäßigkeit der Zuschlagsentscheidung berühren können, werden geprüft.
Die Rahmenvereinbarung kommt mit der Erteilung des Zuschlags auf das erfolgreiche Angebot zustande.
Eine gesonderte Unterzeichnung der Rahmenvereinbarung ist nicht erforderlich.
Der Handelsaufschlag des erfolgreichen Bieters wird aus dem bezuschlagten Angebotsblatt unverändert in die Rahmenvereinbarung übernommen.
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, den Zuschlag zu erteilen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Aufhebung des Vergabeverfahrens vorliegen oder das Verfahren aus einem sonstigen vergaberechtlich zulässigen Grund beendet wird.
Stellt der Auftraggeber einen behebbaren Verfahrensfehler fest, kann das Vergabeverfahren im rechtlich zulässigen Umfang in einen früheren Verfahrensstand zurückversetzt und von dort ordnungsgemäß fortgeführt werden.
Eine Rückversetzung erfolgt nur soweit, wie dies zur transparenten, gleichbehandelnden und wirksamen Fehlerbeseitigung erforderlich ist.
Betroffene Bieter werden über wesentliche Verfahrensentscheidungen nach den gesetzlichen Anforderungen informiert.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Dieses Dokument dient der Erstellung, technischen Übertragung und abschließenden Kontrolle der Auftragsbekanntmachung für die Vergabe der Universellen Rahmenvereinbarung.
Es besteht aus:
Die Auftragsbekanntmachung und die eForms-Inhaltsmatrix schaffen keine neuen materiellen Anforderungen.
Sie übernehmen die für die Veröffentlichung erforderlichen Angaben aus den jeweils führenden Vergabeunterlagen.
Die technische Zuordnung in diesem Dokument entspricht dem bei Erstellung maßgeblichen eForms-Stand. Vor jeder konkreten Veröffentlichung sind die zu diesem Zeitpunkt geltende eForms-DE-Version, die unterstützte SDK-DE-Version, das geltende Regelwerk, die verwendeten Codelisten und die aktuellen Validierungsregeln erneut zu prüfen.
Für die Erstellung der Bekanntmachung gelten folgende führende Quellen:
Werte und Anforderungen werden in diesem Dokument nicht eigenständig verändert, erweitert oder neu berechnet.
Auftraggeber: Stadt Musterhausen
Anschrift: Rathausplatz 1, 12345 Musterhausen
Land: Deutschland
Art des öffentlichen Auftraggebers: lokale Gebietskörperschaft
Haupttätigkeit: allgemeine öffentliche Verwaltung
Kontaktstelle für das Vergabeverfahren: [einzutragen]
Telefon: [einzutragen]
E-Mail-Adresse: [einzutragen]
Internetadresse des Auftraggebers: [einzutragen]
Internetadresse des Beschafferprofils: [einzutragen oder nicht zutreffend]
Nationaler oder rechtlicher Organisationsidentifikator: [einzutragen]
Technische eForms-Organisationskennung des Auftraggebers: ORG-0001
Beschaffungsdienstleister vorhanden: ja / nein
Falls ja, Beschaffungsdienstleister: [einzutragen]
Bezeichnung des Verfahrens: Universelle Rahmenvereinbarung für IT-Lieferantenleistungen (URV)
Interne Vergabenummer: [einzutragen]
Verfahrensart: offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren: nein
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU und die für das Verfahren geltenden Vorschriften des GWB und der VgV
Die Leistung wird als Gesamtauftrag ohne Aufteilung in Teil- oder Fachlose vergeben.
Die Rahmenvereinbarung wird mit genau einem Auftragnehmer geschlossen.
Ein erneuter Aufruf zum Wettbewerb innerhalb der Rahmenvereinbarung findet nicht statt.
Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Einrichtung und der Betrieb eines einheitlichen Wiederverkäufermodells für die im Leistungsrahmen beschriebenen IT-Lieferantenleistungen.
Der Auftragnehmer erschließt und verwaltet ein Lieferantenportfolio und führt einen fortlaufend aktualisierten operativen Leistungskatalog.
Der Auftraggeber kann innerhalb des unveränderten Leistungsrahmens konkrete Lieferanten und Lieferantenleistungen auswählen.
Der Auftragnehmer beschafft die ausgewählte Lieferantenleistung im eigenen Namen beim jeweiligen Lieferanten und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter.
Der jeweilige Leistungsabruf wird ausschließlich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossen.
Lieferanten werden durch den Leistungsabruf grundsätzlich nicht Vertragspartner des Auftraggebers und besitzen aus dem Leistungsabruf keinen unmittelbaren Zahlungsanspruch gegen ihn.
Die unmittelbare fachliche oder technische Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Lieferant bleibt möglich.
Der operative Lieferanten- und Leistungsbestand kann während der Vertragslaufzeit verändert und erweitert werden, soweit sämtliche neu aufgenommenen Lieferantenleistungen vollständig innerhalb des bei Beginn des Vergabeverfahrens festgelegten Leistungsrahmens liegen.
Der Leistungsrahmen bleibt während der Vertragslaufzeit unverändert und bildet die sachliche Außengrenze sämtlicher Leistungsabrufe.
Eine Mindestabnahme, ein Mindestabruf und eine Exklusivität zugunsten des Auftragnehmers bestehen nicht.
Hauptart des Auftrags: [Lieferungen oder Dienstleistungen nach dem wirtschaftlichen Schwerpunkt der konkreten Auftragswertschätzung festzulegen]
Zusätzliche Auftragsart: [einzutragen oder nicht zutreffend]
Die Festlegung erfolgt vor Veröffentlichung anhand des wirtschaftlichen Schwerpunkts der konkret ausgeschriebenen URV.
Die auf Verfahrens- und Lot-Ebene verwendeten Angaben müssen identisch beziehungsweise sachlich widerspruchsfrei sein.
Haupt-CPV-Code: [anhand des konkreten Leistungsrahmens und des wirtschaftlichen Schwerpunkts einzutragen]
Zusätzliche CPV-Codes: [wesentliche weitere Leistungsbereiche des Leistungsrahmens einzutragen]
Die CPV-Codes dienen der zutreffenden Klassifikation und Auffindbarkeit des Vergabeverfahrens.
Sie ersetzen nicht den Leistungsrahmen und begrenzen oder erweitern dessen sachlichen Inhalt nicht eigenständig.
Die Auswahl der CPV-Codes ist vor Veröffentlichung gegen den vollständigen konkreten Leistungsrahmen zu prüfen.
Haupt- und Zusatzcodes sind auf Verfahrens- und Lot-Ebene konsistent abzubilden.
Materiell erfolgt keine Aufteilung in Teil- oder Fachlose.
Für die technische eForms-Abbildung wird ein einziges technisches Lot verwendet.
Lot-Kennung: LOT-0000
Bezeichnung: Universelle Rahmenvereinbarung für IT-Lieferantenleistungen (URV)
Das technische Lot bildet den vollständigen Beschaffungsgegenstand ab und stellt keine vergaberechtliche Losaufteilung dar.
Weitere Lot-Kennungen werden nicht angelegt.
Land: Deutschland
NUTS-Region oder NUTS-Regionen: [nach dem konkreten Leistungsort beziehungsweise den konkreten Leistungsorten einzutragen]
Ort: [einzutragen, soweit sachlich bestimmbar]
Postleitzahl: [einzutragen, soweit einem sachlich bestimmten Hauptleistungsort zuordenbar]
Zusätzliche Angaben zum Leistungsort: Die Lieferantenleistungen können je nach Leistungsart vor Ort beim Auftraggeber, an anderen im jeweiligen Leistungsabruf bezeichneten Orten oder elektronisch beziehungsweise remote erbracht oder bereitgestellt werden.
Die konkrete Ortsangabe einschließlich einer gegebenenfalls anzugebenden Postleitzahl ist vor Veröffentlichung anhand des Leistungsrahmens und der erwarteten Leistungsstruktur zu prüfen.
Die Ortsangaben auf Verfahrens- und Lot-Ebene müssen miteinander konsistent sein.
Abrufberechtigt ist ausschließlich:
Stadt Musterhausen einschließlich ihrer rechtlich unselbstständigen Ämter und Einrichtungen.
Weitere abrufberechtigte Organisationen bestehen nicht.
Eine spätere Erweiterung des Kreises der abrufberechtigten Organisationen durch Leistungskatalog, Leistungsabruf oder sonstige Erklärung ist ausgeschlossen.
Art der Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Vorgesehene Höchstzahl der Rahmenvertragspartner: 1
Die Höchstzahl der Teilnehmer der Rahmenvereinbarung ist festgelegt.
Die Rahmenvereinbarung wird mit genau einem Auftragnehmer geschlossen.
Ein dynamisches Beschaffungssystem wird nicht eingerichtet.
Eine elektronische Auktion findet nicht statt.
Geschätzter Auftragswert: 4.000.000 Euro netto
Währung: EUR
Der geschätzte Auftragswert bezeichnet den nach den vergaberechtlichen Schätzregeln prognostizierten Gesamtwert der vorgesehenen Nutzung einschließlich der einzubeziehenden Optionen und Vertragsverlängerungen.
Er begründet keine Mindestabnahme und keinen Anspruch des Auftragnehmers auf entsprechende Leistungsabrufe.
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 6.000.000 Euro netto
Währung: EUR
Der Höchstwert ist vom geschätzten Auftragswert zu unterscheiden.
Er bezeichnet den maximalen Netto-Gesamtwert sämtlicher Leistungsabrufe nach der in den Vertragsunterlagen festgelegten Höchstwertmechanik.
Der Auftragnehmer besitzt keinen Anspruch auf Ausschöpfung des Höchstwerts.
Nach Erreichen des Höchstwerts dürfen keine neuen Leistungsabrufe und keine wertsteigernden Erweiterungen bestehender Leistungsabrufe mehr vereinbart werden.
Bereits wirksam geschlossene Leistungsabrufe bleiben nach Maßgabe der Vertragsunterlagen bestehen.
Vertragsbeginn: 1. Januar 2027
Ende der maximal möglichen Vertragsdauer: 31. Dezember 2030
Grundlaufzeit: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2028
Maximale Zahl der Verlängerungen: 2
Erste Verlängerungsoption: Verlängerung bis zum 31. Dezember 2029
Zweite Verlängerungsoption: Verlängerung bis zum 31. Dezember 2030
Ausübungsfrist: Die jeweilige Verlängerungsoption ist spätestens sechs Monate vor Ablauf der jeweils geltenden Vertragsdauer auszuüben.
Die maximale Dauer der Rahmenvereinbarung einschließlich sämtlicher Verlängerungsoptionen beträgt vier Jahre.
Eine Rechtfertigung einer längeren Rahmenlaufzeit ist nicht erforderlich und wird in eForms nicht angegeben, weil die vorgesehene Rahmenlaufzeit vier Jahre nicht überschreitet.
Leistungsabrufe müssen während der jeweils geltenden Laufzeit der Rahmenvereinbarung geschlossen werden.
Rechtzeitig geschlossene Leistungsabrufe und darin bereits vereinbarte Optionen können nach Maßgabe der Vergabeunterlagen über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen.
Die Laufzeit eines Leistungsabrufs verlängert die Laufzeit der Rahmenvereinbarung nicht.
Nach dem Ende der Rahmenvereinbarung können keine neuen Leistungsabrufe mehr auf ihrer Grundlage geschlossen werden.
Auf Ebene der Rahmenvereinbarung bestehen ausschließlich die in Abschnitt 14 bezeichneten beiden Verlängerungsoptionen.
Weitere Optionen der Rahmenvereinbarung: keine
Optionen einzelner späterer Leistungsabrufe werden abrufspezifisch festgelegt und bei ihrem maximalen Netto-Gesamtpreis sowie beim Höchstwertverbrauch berücksichtigt.
Sie werden nicht als eigenständige Optionen der Rahmenvereinbarung in der Auftragsbekanntmachung behandelt.
Die wiederholte Durchführung von Leistungsabrufen innerhalb der Rahmenvereinbarung stellt keine wiederkehrende Beschaffung im Sinne des eForms-Feldes zur späteren Wiederholung eines Vergabeverfahrens dar.
Wiederholung des Vergabeverfahrens nach Ende der Rahmenvereinbarung konkret vorgesehen: nein, soweit vor Veröffentlichung keine abweichende konkrete Beschaffungsplanung besteht.
Falls bereits ein späteres neues Vergabeverfahren konkret vorgesehen ist, sind diese Angabe und der voraussichtliche Zeitraum vor Veröffentlichung entsprechend anzupassen.
Die Vergabebedingungen enthalten ein verbindliches Mindestlieferantenportfolio.
Die dort bezeichneten Lieferanten müssen mit den jeweils festgelegten und vom Leistungsrahmen umfassten Lieferantenleistungen spätestens zum Vertragsbeginn tatsächlich über die Rahmenvereinbarung verfügbar sein.
Das Mindestlieferantenportfolio ist eine Leistungs-Mussanforderung und kein Eignungskriterium.
Die konkrete Liste ergibt sich ausschließlich aus Abschnitt 15 der Vergabebedingungen.
Eine erneute Lieferantenliste wird in der Auftragsbekanntmachung nicht geführt.
Der Bieter muss, soweit nach dem Recht seines Niederlassungsstaates erforderlich, in dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister eingetragen oder auf andere geeignete Weise zur Ausübung der betreffenden beruflichen Tätigkeit berechtigt sein.
Die vollständigen Anforderungen und die Nachweisführung ergeben sich aus den Vergabebedingungen.
Fundstelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 12.1 und Abschnitt 13.
Der Bieter muss über einen durchschnittlichen jährlichen Gesamtumsatz von mindestens [Betrag aus den finalen Vergabebedingungen einzutragen] Euro in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren verfügen.
Bei jüngeren Unternehmen wird nach Maßgabe der Vergabebedingungen der seit der Gründung verfügbare Zeitraum berücksichtigt.
Der erforderliche Versicherungsschutz richtet sich nach dem Vertragsblatt.
Er muss entweder bereits bestehen oder spätestens zum Vertragsbeginn vollständig hergestellt werden können.
Die vollständigen Anforderungen und die Nachweisführung ergeben sich aus den Vergabebedingungen.
Fundstelle: Vergabebedingungen, Abschnitte 12.2, 12.3 und 13 sowie Vertragsblatt.
Der Bieter muss drei geeignete Referenzen über Leistungen nachweisen, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden.
Bei noch laufenden Aufträgen kann der bis zum Ablauf der Angebotsfrist innerhalb des Referenzzeitraums bereits erbrachte Leistungsanteil berücksichtigt werden.
Die drei Referenzen müssen in ihrer Gesamtheit Erfahrungen mit folgenden Funktionen nachweisen:
Eine Referenz muss nicht sämtliche Anforderungen allein abdecken.
Die Referenzen müssen weder eine Universelle Rahmenvereinbarung noch ein identisches Vertragsmodell betreffen.
Eine Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber ist nicht erforderlich.
Eine Mindestauftragssumme der einzelnen Referenz wird nicht verlangt.
Für jede Referenz sind nach Maßgabe der Vergabebedingungen insbesondere Auftraggeber, Leistungszeitraum, Wert der Referenzleistung, Leistungsbeschreibung und ein Ansprechpartner zur Verifizierung anzugeben.
Fundstelle: Vergabebedingungen, Abschnitte 12.4 und 13.
Mit dem Angebot genügt grundsätzlich die im Angebotsblatt enthaltene Eigenerklärung zur Erfüllung der Eignungskriterien.
Eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung wird im gesetzlich vorgesehenen Umfang als vorläufiger Beleg akzeptiert.
Weitergehende Eignungsnachweise werden grundsätzlich erst von dem Bieter angefordert, dessen Angebot nach der vorläufigen Angebotsprüfung und Wertung für den Zuschlag in Betracht kommt.
Art und Zeitpunkt der Nachweise ergeben sich vollständig aus den Vergabebedingungen.
Fundstelle: Vergabebedingungen, insbesondere Abschnitte 12 und 13.
Eine Eignungsleihe ist nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften und der Vergabebedingungen zulässig.
Wird eine Eignungsleihe in Anspruch genommen, ist mit dem Angebot die "Erklärung zur Eignungsleihe einschließlich der Verpflichtung des anderen Unternehmens" einzureichen.
Die spätere Lieferantenstellung eines Unternehmens oder seine Aufnahme in das Lieferantenportfolio begründet für sich allein keine Eignungsleihe.
Geprüft werden die zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB, die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB und die nach den Vergabebedingungen einschlägigen sonstigen gesetzlichen Ausschlussgründe und Zuschlagsverbote.
Die allgemeine Erklärung erfolgt im Angebotsblatt.
Nur wenn ein einschlägiger Sachverhalt vorliegt oder Selbstreinigungsmaßnahmen geltend gemacht werden, ist zusätzlich das Dokument "Angaben zu Ausschlussgründen, gesetzlichen Zuschlagsverboten und Selbstreinigungsmaßnahmen" einzureichen.
Die vollständige Regelung ergibt sich aus den Vergabebedingungen, insbesondere Abschnitt 14.
Sämtliche verbindlichen Leistungs- und Vertragsanforderungen der Vergabeunterlagen sind Muss-Anforderungen, soweit sie nicht ausdrücklich anders bezeichnet sind.
Eine über die Muss-Anforderungen hinausgehende Leistung führt zu keinem Wertungsvorteil.
Das Angebot muss sämtliche Leistungs-Mussanforderungen vollständig und vorbehaltlos abdecken.
Einziges Zuschlagskriterium ist der Handelsaufschlag.
Art des Zuschlagskriteriums: Preis
Bezeichnung: Handelsaufschlag
Gewichtung: 100 Prozent
Der Handelsaufschlag wird im Angebotsblatt als einheitlicher Prozentsatz angegeben.
Er muss mindestens 0,00 Prozent betragen.
Der niedrigste wertbare Handelsaufschlag erhält den Zuschlag, sofern der betreffende Bieter sämtliche weiteren Zuschlagsvoraussetzungen erfüllt.
Eine qualitative Punktewertung oder ein Preis-Punkte-System wird nicht verwendet.
Bei exakt gleichem niedrigstem Handelsaufschlag mehrerer zuschlagsfähiger Angebote entscheidet das in den Vergabebedingungen geregelte Losverfahren.
Nebenangebote: nicht zugelassen
Mehrere Hauptangebote desselben Bieters: nicht zugelassen
Jeder Bieter darf genau ein Hauptangebot abgeben.
Ein elektronischer Katalog als Instrument der Angebotsabgabe wird nicht verlangt.
Der nach Zuschlag vom Auftragnehmer zu führende operative URV-Leistungskatalog ist hiervon zu unterscheiden.
Er ist kein elektronischer Katalog im Sinne der eForms-Angabe zur Angebotsabgabe.
Dynamisches Beschaffungssystem: nein
Elektronische Auktion: nein
Die Vergabeunterlagen stehen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch zur Verfügung.
Internetadresse der Vergabeunterlagen: [einzutragen]
Die Vergabeunterlagen sind nicht zugangsbeschränkt.
Eine vorherige Registrierung darf für den Zugang zu den Vergabeunterlagen nicht verlangt werden.
Eine freiwillige Registrierung wird empfohlen, damit Unternehmen automatisch über Bieterinformationen, Änderungen und Friständerungen informiert werden.
Die inhaltliche Kommunikation erfolgt über die Vergabeplattform.
Vergabeplattform: [einzutragen]
Internetadresse des Vergabeverfahrens: [einzutragen]
Ad-hoc-Kommunikationskanal: [von der Vergabeplattform erzeugte oder vorgegebene Kommunikations-URL einzutragen beziehungsweise systemseitig übernehmen]
Frist für die rechtzeitige Anforderung zusätzlicher Informationen / gewünschter letzter Termin für Bieterfragen: [Datum und Uhrzeit einzutragen]
Dieser Zeitpunkt dient der rechtzeitigen Bearbeitung von Bieterfragen und der rechtzeitigen Bereitstellung zusätzlicher Informationen vor Ablauf der Angebotsfrist.
Später eingehende Fragen sind dadurch nicht absolut ausgeschlossen.
Sie werden nach Maßgabe der Vergabebedingungen beantwortet, soweit dies unter Berücksichtigung der verbleibenden Angebotsfrist möglich und erforderlich ist.
Dies gilt insbesondere, wenn eine spätere Frage auf einen tatsächlichen Fehler, Widerspruch oder sonstigen erheblichen Änderungsbedarf der Vergabeunterlagen hinweist.
Angebote sind ausschließlich elektronisch über die vorgesehene Angebotsfunktion der Vergabeplattform einzureichen.
Internetadresse für die elektronische Angebotsabgabe: [einzutragen]
Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit einzutragen]
Sprache des Angebots: Deutsch
Das Angebot ist in Textform abzugeben.
Eine elektronische Signatur, ein elektronisches Siegel oder eine eingescannte Unterschrift wird nicht verlangt.
Bindefrist: [Anzahl aus den finalen Vergabebedingungen einzutragen] Kalendertage ab Ablauf der Angebotsfrist
Ende der Bindefrist: [Datum einzutragen]
Datum und Uhrzeit der Angebotsöffnung: [einzutragen]
Ort der Angebotsöffnung: nicht anzugeben, soweit nach der für das konkrete Verfahren geltenden eForms-DE-Struktur kein sachlicher Ort erforderlich ist
Beschreibung: Nur Vertreter des Auftraggebers nehmen an der elektronischen Angebotsöffnung teil.
Bieter oder sonstige externe Personen nehmen an der Angebotsöffnung nicht teil.
Zuständige Vergabekammer: [einzutragen]
Anschrift: [einzutragen]
Internetadresse: [einzutragen]
Informationen zu Nachprüfungsfristen: [vor Veröffentlichung anhand der geltenden Fassung des GWB einzutragen]
Die zuständige Vergabekammer wird in eForms als eigene Organisation angelegt und dem technischen Lot als Nachprüfungsstelle zugeordnet.
Für Auskünfte über das Nachprüfungsverfahren wird die hierfür zuständige Stelle beziehungsweise der hierfür zuständige Organisationstouchpoint gesondert technisch referenziert.
Die Rahmenvereinbarung selbst endet spätestens am 31. Dezember 2030.
Rechtzeitig während ihrer Laufzeit geschlossene Leistungsabrufe und darin bereits vereinbarte Optionen können nach Maßgabe der Vergabeunterlagen über diesen Zeitpunkt hinaus fortbestehen.
Der operative Lieferanten- und Leistungsbestand kann während der Vertragslaufzeit innerhalb des unveränderten Leistungsrahmens fortentwickelt werden.
Die Aufnahme neuer Lieferanten oder konkreter Lieferantenleistungen erweitert den ausgeschriebenen Leistungsrahmen nicht.
Der geschätzte Auftragswert von 4.000.000 Euro netto und der Höchstwert von 6.000.000 Euro netto sind voneinander zu unterscheiden.
Die nachfolgende Inhaltsmatrix verwendet Business Terms und die jeweils einschlägigen technischen eForms-Felder als fachliche Referenz.
Sie ist kein XML-Bauplan und bildet keine konkrete Benutzeroberfläche einer Vergabeplattform nach.
Ein Business Term kann abhängig vom Kontext durch unterschiedliche Felder auf Verfahrens-, Lot-, Organisations- oder Bekanntmachungsebene umgesetzt werden.
Einzelne Business Terms werden nach dem eForms-Datenmodell nicht als eigenständiges Eingabefeld serialisiert, sondern aus anderen Angaben oder aus der technischen Struktur abgeleitet.
Technische eForms-Organisationskennungen nach OPT-200 sind von nationalen oder rechtlichen Organisationsidentifikatoren nach BT-501 zu unterscheiden.
Für diese URV besteht materiell keine Losaufteilung.
Technisch wird das Verfahren jedoch zwingend mit einem einzigen technischen Lot abgebildet.
Kennung dieses technischen Lots: LOT-0000
Zentrale Angaben auf Verfahrens- und Lot-Ebene müssen inhaltlich konsistent sein.
Dies gilt insbesondere für:
38.1 BT-01 und BT-01(c): Rechtsgrundlage
BT-01-notice
Inhalt: 32014L0024
Bedeutung: Richtlinie 2014/24/EU
Quelle: gesetzliche Einordnung des Verfahrens
BT-01(c)-Procedure
Inhalt: VgV
Bedeutung: Vergabeverordnung
Quelle: nationale Rechtsgrundlage des konkreten Vergabeverfahrens
Kontrolle: Vor Veröffentlichung prüfen, dass keine sektorspezifische oder andere Rechtsgrundlage einschlägig ist und BT-01-notice sowie BT-01(c)-Procedure gemeinsam die zutreffende unionsrechtliche und nationale Rechtsgrundlage abbilden.
38.2 BT-02: Notice Type
Inhalt: cn-standard
Bedeutung: Contract notice, standard regime
Quelle: Art der Bekanntmachung
38.3 BT-03: Form Type
Inhalt: competition
Bedeutung: wettbewerbliches Vergabeverfahren
38.4 OPP-070: Notice Subtype
Inhalt: 16
Quelle: Auftragsbekanntmachung nach Richtlinie 2014/24/EU im Standardregime
38.5 BT-04: Procedure Identifier
Inhalt: [UUID v4 des Vergabeverfahrens einzutragen beziehungsweise systemseitig zu erzeugen]
Format: UUID v4
Quelle: Vergabeplattform beziehungsweise Bekanntmachungssystem
Kontrolle: Nicht mit der internen Vergabenummer nach BT-22 und nicht mit der Kennung der einzelnen Bekanntmachung nach BT-701 verwechseln.
Die Verfahrenskennung muss in späteren Bekanntmachungen desselben Vergabeverfahrens konsistent fortgeführt werden.
38.6 BT-05: Notice Dispatch Date and Time
BT-05(a)-notice, Datum: [systemseitig bei tatsächlicher Übermittlung]
BT-05(b)-notice, Uhrzeit: [systemseitig bei tatsächlicher Übermittlung]
Quelle: tatsächlicher Versandzeitpunkt der Bekanntmachung
Kontrolle: Datum und Uhrzeit gehören zusammen.
Der Versandzeitpunkt wird nicht künstlich zurückdatiert.
38.7 BT-701: Notice Identifier
Inhalt: [UUID v4 der konkreten Bekanntmachung beziehungsweise systemseitig erzeugter Identifier]
Format: UUID v4
Quelle: Bekanntmachungssystem
Die Kennung bezeichnet die konkrete Bekanntmachung und ist von BT-04 zu unterscheiden.
38.8 BT-702: Notice Official Language
Inhalt: DEU
Bedeutung: Deutsch
38.9 BT-757: Notice Version
Erste Fassung: 01
Bei einer weiteren Version derselben noch nicht auf TED veröffentlichten Bekanntmachung: entsprechend der geltenden eForms-Versionslogik fortzuführen
Quelle: Bekanntmachungssystem
Kontrolle: Die Bekanntmachungsversion ist gemeinsam mit der BT-701-Kennung eindeutig zu führen.
Bei einer nach TED-Veröffentlichung erforderlichen Änderungsbekanntmachung gelten zusätzlich die Regeln des Abschnitts 66.
38.10 BT-21-Procedure und BT-21-Lot: Title
Inhalt jeweils: Universelle Rahmenvereinbarung für IT-Lieferantenleistungen (URV)
Lot: LOT-0000
Quelle: Vergabeunterlagen
Kontrolle: Verfahrens- und Lottitel sind identisch.
38.11 BT-22-Procedure: Internal Identifier
Inhalt: [Vergabenummer]
Quelle: Vergabestelle
Kontrolle: Die interne Vergabenummer ist auf Verfahrens- und Lot-Ebene konsistent zu führen.
38.12 BT-105-Procedure: Procedure Type
Inhalt: open
Bedeutung: offenes Verfahren
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 2
38.13 BT-106-Procedure: Procedure Accelerated
Inhalt: false
Quelle: Vergabebedingungen und Verfahrensplanung
BT-1351 wird nicht befüllt, solange kein beschleunigtes Verfahren durchgeführt wird.
39.1 Käuferorganisation
Organisation: Stadt Musterhausen
Technische Organisationskennung: ORG-0001
Organisationsrolle: Auftraggeber
Technische Referenz als Käufer: OPT-300-Procedure-Buyer = ORG-0001
39.2 OPT-200-Organization-Company: Technical Organisation Identifier
Inhalt: ORG-0001
Bedeutung: technische Kennung der Stadt Musterhausen innerhalb der konkreten Bekanntmachung
Kontrolle: OPT-200 ist keine nationale Registernummer und kein rechtlicher Organisationsidentifikator.
39.3 BT-500-Organization-Company: Organisation Name
Inhalt: Stadt Musterhausen
39.4 BT-501-Organization-Company: Organisation Identifier
Inhalt: [zutreffenden nationalen oder rechtlichen Organisationsidentifikator der Stadt Musterhausen eintragen]
Bedeutung: rechtlicher, nationaler oder sonstiger fachlicher Identifikator der Organisation
Bei deutschen öffentlichen Stellen ist grundsätzlich die für den konkreten Auftraggeber einschlägige Leitweg-ID zu verwenden, soweit dies nach dem zum Veröffentlichungszeitpunkt geltenden eForms-DE-Standard für die betreffende Organisation vorgesehen ist.
Quelle: Identifikation des Auftraggebers nach der geltenden deutschen eForms-DE-Systematik
Kontrolle: Nicht mit ORG-0001 nach OPT-200 verwechseln.
Vor Veröffentlichung ist zu prüfen, welcher Identifikator nach dem aktuellen eForms-DE-Standard für die konkrete Organisation zu verwenden ist.
39.5 BT-502-Organization-Company: Organisation Contact Point
Inhalt: [Kontaktstelle einzutragen]
39.6 BT-503-Organization-Company: Organisation Contact Telephone Number
Inhalt: [Telefonnummer einzutragen]
39.7 BT-505-Organization-Company: Organisation Internet Address
Inhalt: [Internetadresse der Stadt Musterhausen einzutragen]
Quelle: Internetauftritt des Auftraggebers
39.8 BT-506-Organization-Company: Organisation Contact Email Address
Inhalt: [E-Mail-Adresse einzutragen]
Quelle: Kontaktangaben des Auftraggebers
39.9 BT-507-Organization-Company: Organisation Country Subdivision
Inhalt: [zutreffenden NUTS-3-Code für Musterhausen einzutragen]
Quelle: Sitz des Auftraggebers
Kontrolle: Den bei Veröffentlichung geltenden NUTS-Code verwenden.
39.10 BT-510(a)-Organization-Company: Organisation Street
Inhalt: Rathausplatz 1
39.11 BT-512-Organization-Company: Organisation Post Code
Inhalt: 12345
39.12 BT-513-Organization-Company: Organisation City
Inhalt: Musterhausen
39.13 BT-514-Organization-Company: Organisation Country Code
Inhalt: DEU
Bedeutung: Deutschland
39.14 BT-508-Procedure-Buyer: Buyer Profile URL
Inhalt: [Internetadresse des Beschafferprofils einzutragen oder nicht befüllen, soweit kein gesondertes Beschafferprofil besteht]
Quelle: Beschafferprofil des Auftraggebers
39.15 BT-11-Procedure-Buyer: Buyer Legal Type
Inhalt: la
Bedeutung: lokale Gebietskörperschaft
Quelle: Rechtsstellung der Stadt Musterhausen
39.16 BT-10-Procedure-Buyer: Activity Authority
Inhalt: gen-pub
Bedeutung: allgemeine öffentliche Verwaltung
Quelle: Tätigkeit des Auftraggebers
Kontrolle: Bei Verwendung des Musters durch einen anderen Auftraggeber sind Organisationsart und Haupttätigkeit anzupassen.
39.17 Beschaffungsdienstleister
Beschaffungsdienstleister vorhanden: [ja oder nein vor Veröffentlichung festlegen]
Falls nein:
Falls ja:
Die Rolle ted-esen ist nicht mit der Rolle eines Beschaffungsdienstleisters gleichzusetzen.
Soweit Vergabeplattform oder Übermittlungsinfrastruktur Organisationsrollen technisch selbst erzeugen oder ergänzen, werden diese Angaben nicht widersprüchlich manuell dupliziert.
39.18 Verfahrensbezogene Organisationsreferenzen
OPT-301-Lot-TenderReceipt
Lot: LOT-0000
Inhalt: Referenz auf die technische Kennung der Organisation oder des Organisationstouchpoints, die beziehungsweise der die Angebote oder Teilnahmeanträge entgegennimmt.
Bei unmittelbarer Durchführung durch die Stadt Musterhausen kann dies ORG-0001 sein.
Wird technisch ein gesonderter Organisationstouchpoint verwendet, ist dessen Kennung im Format TPO-XXXX zu referenzieren.
Falls ein Beschaffungsdienstleister diese Funktion tatsächlich übernimmt, wird dessen Organisation oder der hierfür zuständige Organisationstouchpoint referenziert.
OPT-301-Lot-TenderEval
Lot: LOT-0000
Inhalt: Referenz auf die technische Kennung der Organisation oder des Organisationstouchpoints, die beziehungsweise der die Angebote bearbeitet beziehungsweise bewertet.
Bei unmittelbarer Durchführung durch die Stadt Musterhausen kann dies ORG-0001 sein.
Wird technisch ein gesonderter Organisationstouchpoint verwendet, ist dessen Kennung im Format TPO-XXXX zu referenzieren.
Falls ein Beschaffungsdienstleister diese Funktion tatsächlich übernimmt, wird dessen Organisation oder der hierfür zuständige Organisationstouchpoint referenziert.
OPT-301-Lot-AddInfo
Lot: LOT-0000
Inhalt: Referenz auf die technische Kennung der Organisation oder des Organisationstouchpoints, die beziehungsweise der zusätzliche Informationen zum Vergabeverfahren bereitstellt.
Bei unmittelbarer Durchführung durch die Stadt Musterhausen kann dies ORG-0001 sein.
Wird technisch ein gesonderter Organisationstouchpoint verwendet, ist dessen Kennung im Format TPO-XXXX zu referenzieren.
Falls ein Beschaffungsdienstleister diese Funktion tatsächlich übernimmt, wird dessen Organisation oder der hierfür zuständige Organisationstouchpoint referenziert.
Quelle: tatsächliche organisatorische Aufgabenverteilung im Vergabeverfahren
Kontrolle: Die drei Funktionen werden nicht automatisch einem vorhandenen Beschaffungsdienstleister zugeordnet. Maßgeblich ist die tatsächliche Aufgabenverteilung.
Die Referenzen verwenden die jeweils zutreffende technische Organisations- oder Organisationstouchpoint-Kennung und nicht den nationalen oder rechtlichen Identifikator nach BT-501.
Die technische Struktur der Organisationen und Touchpoints ist vor Veröffentlichung gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende eForms-DE-Spezifikation zu prüfen.
40.1 BT-23-Procedure und BT-23-Lot: Main Nature
Inhalt jeweils: [Lieferungen oder Dienstleistungen nach wirtschaftlichem Schwerpunkt festlegen]
Lot: LOT-0000
Quelle: konkrete Auftragswertschätzung und Leistungsrahmen
Kontrolle: Vor Veröffentlichung zwingend entscheiden und auf beiden Ebenen konsistent eintragen.
40.2 BT-531-Procedure und BT-531-Lot: Additional Nature
Inhalt: [soweit sachlich erforderlich zusätzliche Auftragsart angeben]
Quelle: Leistungsrahmen
Verwendung: nur soweit für die gemischte Leistungsstruktur sachgerecht und nach der eingesetzten eForms-Version zulässig.
40.3 BT-24-Procedure: Description
Inhalt:
Einrichtung und Betrieb eines einheitlichen Wiederverkäufermodells für die im Leistungsrahmen beschriebenen IT-Lieferantenleistungen. Der Auftragnehmer erschließt und verwaltet ein Lieferantenportfolio und einen operativen Leistungskatalog, beschafft vom Auftraggeber ausgewählte Lieferantenleistungen im eigenen Namen und verkauft sie im eigenen Namen an den Auftraggeber weiter. Der Lieferanten- und Leistungsbestand kann während der Laufzeit innerhalb des unveränderten Leistungsrahmens fortentwickelt werden. Konkrete Leistungen werden durch Leistungsabrufe zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer beauftragt.
Quelle: Leistungs- und Vertragsbedingungen und Leistungsrahmen
40.4 BT-24-Lot: Description
Lot: LOT-0000
Inhalt: inhaltlich identisch beziehungsweise ohne materielle Abweichung zur Verfahrensbeschreibung nach Abschnitt 40.3
Kontrolle: Die Lotbeschreibung darf den auf Verfahrensebene beschriebenen Beschaffungsgegenstand weder erweitern noch einschränken.
41.1 BT-26(m)-Procedure und BT-26(m)-Lot: Classification Type
Inhalt: CPV
41.2 BT-262-Procedure und BT-262-Lot: Main Classification Code
Inhalt jeweils: [Haupt-CPV-Code einzutragen]
Lot: LOT-0000
Quelle: Leistungsrahmen und wirtschaftlicher Schwerpunkt
41.3 BT-26(a)-Procedure und BT-26(a)-Lot: Classification Type
Inhalt: CPV
Verwendung: für zusätzliche CPV-Klassifikationen
41.4 BT-263-Procedure und BT-263-Lot: Additional Classification Codes
Inhalt: [zusätzliche CPV-Codes einzutragen]
Wiederholung: für jeden sachlich wesentlichen zusätzlichen CPV-Code entsprechend der technischen Wiederholungsstruktur.
Quelle: Leistungsrahmen
Kontrolle: Verfahrens- und Lotebene müssen dieselben wesentlichen Märkte erkennen lassen.
Die CPV-Codes dürfen nicht als Ersatz für den Leistungsrahmen behandelt werden.
42.1 BT-137-Lot: Purpose Lot Identifier
Inhalt: LOT-0000
Quelle: technische eForms-Struktur
Bedeutung: einziges technisches Lot eines materiell nicht in Lose aufgeteilten Verfahrens
42.2 BT-21-Lot: Title
Inhalt: Universelle Rahmenvereinbarung für IT-Lieferantenleistungen (URV)
42.3 BT-24-Lot: Description
Inhalt: vollständiger Beschaffungsgegenstand der URV entsprechend Abschnitt 40.4
Kontrolle: Keine weiteren technischen Lots anlegen.
42.4 BT-22-Lot: Internal Identifier
Lot: LOT-0000
Inhalt: [Vergabenummer]
Quelle: Vergabestelle
Kontrolle: BT-22-Lot entspricht BT-22-Procedure. Das technische Lot erhält keine abweichende interne Vergabenummer, weil LOT-0000 den vollständigen materiellen Gesamtauftrag abbildet.
43.1 BT-27-Procedure: Estimated Value
Inhalt: 4.000.000
Währung: EUR
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 4
43.2 BT-27-Lot: Estimated Value
Lot: LOT-0000
Inhalt: 4.000.000
Währung: EUR
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 4
Kontrolle: Da materiell keine Lose bestehen und LOT-0000 den Gesamtauftrag abbildet, entspricht der Lotwert dem geschätzten Wert des Gesamtverfahrens.
Der geschätzte Wert darf nicht mit dem Höchstwert verwechselt werden.
44.1 BT-271-Procedure: Framework Maximum Value
Inhalt: 6.000.000
Währung: EUR
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 4
44.2 BT-271-Lot: Framework Maximum Value
Lot: LOT-0000
Inhalt: 6.000.000
Währung: EUR
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 4
Kontrolle: Der Lotwert entspricht dem Höchstwert des Gesamtverfahrens.
Der Höchstwert darf weder als geschätzter Wert noch als angebotener Preis bezeichnet werden.
Der prozentuale Handelsaufschlag gehört nicht in BT-27 oder BT-271.
45.1 BT-536-Lot: Duration Start Date
Lot: LOT-0000
Inhalt: 2027-01-01
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 5
45.2 BT-537-Lot: Duration End Date
Lot: LOT-0000
Inhalt: 2030-12-31
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 5
Kontrolle: Das Enddatum bildet die maximal mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich sämtlicher Verlängerungsoptionen ab.
45.3 BT-36-Lot: Duration Period
Inhalt: nicht parallel verwenden, wenn Start- und Enddatum über BT-536-Lot und BT-537-Lot vollständig und nach der eingesetzten eForms-Version zulässig abgebildet werden.
Kontrolle: Keine widersprüchlichen parallelen Laufzeitangaben erzeugen.
45.4 BT-58-Lot: Renewal Maximum
Inhalt: 2
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 5
45.5 BT-57-Lot: Renewal Description
Inhalt:
Grundlaufzeit bis 31. Dezember 2028. Der Auftraggeber kann die Rahmenvereinbarung einmal bis zum 31. Dezember 2029 und anschließend einmal bis zum 31. Dezember 2030 verlängern. Die jeweilige Verlängerungsoption ist spätestens sechs Monate vor Ablauf der jeweils geltenden Vertragsdauer auszuüben.
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 5
45.6 BT-109-Lot: Framework Duration Justification
Inhalt: nicht befüllen
Begründung: Die vorgesehene Rahmenlaufzeit überschreitet vier Jahre nicht.
Kontrolle: Die konkrete technische Umsetzung ist gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende SDK-DE-Business-Rule zu validieren. Eine materielle Begründung einer längeren Rahmenlaufzeit darf nicht eingetragen werden, weil keine längere Rahmenlaufzeit vorgesehen ist.
46.1 BT-300-Lot: Additional Information
Lot: LOT-0000
Inhalt:
Rechtzeitig während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung geschlossene Leistungsabrufe und darin bereits vereinbarte Optionen können nach Maßgabe der Vergabeunterlagen über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen. Die Laufzeit dieser Leistungsabrufe verlängert die Laufzeit der Rahmenvereinbarung nicht. Nach dem Ende der Rahmenvereinbarung können keine neuen Leistungsabrufe mehr auf ihrer Grundlage geschlossen werden.
Quelle: Leistungs- und Vertragsbedingungen
Kontrolle: BT-537-Lot bleibt unverändert 2030-12-31.
BT-781 wird für Notice Subtype 16 nicht verwendet.
47.1 BT-765-Lot: Framework Agreement
Lot: LOT-0000
Inhalt: fa-wo-rc
Bedeutung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 2
47.2 BT-778-Lot: Framework Maximum Participants
BT-778 wird nicht als eigenständiges Eingabefeld serialisiert.
Die Aussage, dass eine Höchstzahl der Teilnehmer der Rahmenvereinbarung festgelegt ist, ergibt sich aus der Angabe von BT-113-Lot.
Es ist deshalb kein gesonderter Wert für BT-778 einzutragen.
47.3 BT-113-Lot: Framework Maximum Participants Number
Inhalt: 1
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 2
Kontrolle: Die Zahl bezeichnet die Höchstzahl der Unternehmen, mit denen die Rahmenvereinbarung geschlossen werden soll.
47.4 BT-111-Lot: Framework Buyer Categories
Inhalt: nicht befüllen
Begründung: Stadt Musterhausen ist als Auftraggeber namentlich identifiziert. Ihre rechtlich unselbstständigen Ämter und Einrichtungen sind keine zusätzlichen rechtlich selbstständigen Käufer. Es bestehen keine weiteren, lediglich kategorial bezeichneten abrufberechtigten Auftraggeber.
Quelle: Vertragsblatt, Abschnitt 2
Kontrolle: BT-111 darf nicht dazu verwendet werden, den Kreis der abrufberechtigten Organisationen über die namentlich festgelegte Stadt Musterhausen hinaus zu erweitern.
47.5 BT-13711: Techniques Lot Identifier
BT-13711 wird nicht als eigenständiger vom Anwender einzugebender Wert serialisiert.
Die Zuordnung der Rahmenvereinbarungsstruktur zum einzigen technischen Lot LOT-0000 erfolgt über die technische eForms-Struktur und die dort enthaltenen Lot-Referenzen.
Kontrolle: Keine zusätzliche manuelle BT-13711-Eingabe erzeugen.
48.1 BT-766-Lot: Dynamic Purchasing System
Lot: LOT-0000
Inhalt: none
Bedeutung: kein dynamisches Beschaffungssystem
Quelle: Vergabebedingungen
48.2 BT-767-Lot: Electronic Auction
Lot: LOT-0000
Inhalt: false
Quelle: Vergabebedingungen
BT-122 und BT-123 werden nicht befüllt, weil keine elektronische Auktion stattfindet.
49.1 BT-5141-Procedure und BT-5141-Lot: Place Performance Country Code
Inhalt jeweils: DEU
Lot: LOT-0000
49.2 BT-5071-Procedure und BT-5071-Lot: Place Performance Country Subdivision
Inhalt jeweils: [zutreffenden NUTS-Code oder zutreffende NUTS-Codes eintragen]
Wiederholung: soweit mehrere sachlich relevante NUTS-Gebiete erforderlich sind.
49.3 BT-5131-Procedure und BT-5131-Lot: Place Performance City
Inhalt: [soweit ein konkreter Ort sachlich zutreffend ist]
49.4 BT-5121-Procedure und BT-5121-Lot: Place Performance Post Code
Inhalt jeweils: [Postleitzahl des sachlich bestimmten Hauptleistungsorts eintragen, soweit eine solche Ortsangabe für den konkreten Leistungsgegenstand zutreffend ist]
Quelle: konkreter Leistungsort
Kontrolle: Die Postleitzahl muss mit dem angegebenen Ort und den NUTS-Angaben konsistent sein.
Bei einer ausschließlich überregionalen oder nicht sinnvoll auf eine einzelne Postleitzahl eingrenzbaren Leistung ist die konkrete technische Feldpflicht vor Veröffentlichung gegen die aktuelle eForms-DE-Version zu prüfen.
49.5 BT-728-Procedure und BT-728-Lot: Place Performance Additional Information
Inhalt:
Leistungen können je nach Leistungsart an den im jeweiligen Leistungsabruf bezeichneten Orten oder elektronisch beziehungsweise remote erbracht oder bereitgestellt werden.
Quelle: Leistungsrahmen und Leistungs- und Vertragsbedingungen
Kontrolle: Verfahrens- und Lotebene müssen miteinander konsistent sein.
50.1 OPT-140-Lot: Procurement Documents Identifier
Lot: LOT-0000
Inhalt: [technische Kennung des Procurement-Documents-Blocks systemseitig erzeugen beziehungsweise eintragen]
Funktion: technische Kennung des für LOT-0000 verwendeten Vergabeunterlagenblocks
Kontrolle: Nicht mit BT-22, BT-04, BT-701 oder der fachlichen Versionsnummer eines einzelnen Vergabedokuments verwechseln.
50.2 BT-14-Lot: Documents Restricted
Lot: LOT-0000
Inhalt: non-restricted-document
Bedeutung: Die Vergabeunterlagen sind ohne Zugangsbeschränkung verfügbar.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 4
50.3 BT-15-Lot: Documents URL
Inhalt: [direkte Internetadresse der Vergabeunterlagen]
Quelle: Vergabeplattform
Kontrolle: unentgeltlicher, uneingeschränkter, vollständiger und direkter Zugang.
50.4 BT-708-Lot: Documents Official Language
Inhalt: DEU
Bedeutung: Deutsch
50.5 BT-615 und BT-707
Inhalt: nicht befüllen, solange die Vergabeunterlagen nicht zugangsbeschränkt sind.
51.1 BT-17-Lot: Submission Electronic
Lot: LOT-0000
Inhalt: required
Bedeutung: elektronische Angebotsabgabe ist zwingend
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 17
51.2 BT-18-Lot: Submission URL
Inhalt: [URL der elektronischen Angebotsabgabe]
Quelle: Vergabeplattform
51.3 BT-19-Lot: Submission Nonelectronic Justification
Inhalt: nicht befüllen
Begründung: Die elektronische Angebotsabgabe ist vorgeschrieben.
51.4 BT-97-Lot: Submission Language
Inhalt: DEU
Bedeutung: Deutsch
51.5 BT-131(d)-Lot und BT-131(t)-Lot: Deadline Receipt Tenders
BT-131(d)-Lot, Datum: [einzutragen]
BT-131(t)-Lot, Uhrzeit: [einzutragen]
Quelle: finaler Verfahrenszeitplan
Kontrolle: Datum und Uhrzeit bilden gemeinsam die Angebotsfrist und müssen mit Vergabebedingungen und Vergabeplattform identisch sein.
51.6 BT-132(d)-Lot und BT-132(t)-Lot: Public Opening Date
BT-132(d)-Lot, Datum: [einzutragen]
BT-132(t)-Lot, Uhrzeit: [einzutragen]
Quelle: finaler Verfahrenszeitplan
Kontrolle: Datum und Uhrzeit der Angebotsöffnung müssen zeitlich nach Ablauf der Angebotsfrist liegen und mit der tatsächlichen Verfahrensplanung übereinstimmen.
51.7 BT-133-Lot: Public Opening Place
Inhalt: grundsätzlich nicht befüllen, soweit für die elektronische Angebotsöffnung nach der für das konkrete Verfahren geltenden eForms-DE-Struktur kein sachlicher Ort erforderlich ist.
Kontrolle: Kein fiktiver physischer Ort wird allein zur Befüllung des Feldes erzeugt.
Falls die eingesetzte Vergabeplattform oder die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende technische Regel einen Ort verlangt, ist dieser sachgerecht und widerspruchsfrei anzugeben.
51.8 BT-134-Lot: Public Opening Description
Inhalt:
Nur Vertreter des Auftraggebers nehmen an der elektronischen Angebotsöffnung teil.
Quelle: Vergabebedingungen und Verfahrenskonzeption
Kontrolle: Keine Teilnahmeberechtigung von Bietern oder sonstigen externen Personen angeben.
51.9 BT-98-Lot: Tender Validity
OPA-98-Lot-Number: [Anzahl Kalendertage aus den finalen Vergabebedingungen]
BT-98-Lot-Unit: DAY
Bedeutung: Bindefrist in Kalendertagen ab Ablauf der Angebotsfrist
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 16
Kontrolle: Das in den Vergabebedingungen zusätzlich ausgewiesene konkrete Ende der Bindefrist ist anhand von Angebotsfrist und dieser Dauer gegenzurechnen.
Das konkrete Enddatum ist nicht selbst Bestandteil von BT-98.
51.10 BT-744-Lot: Submission Electronic Signature
Inhalt: false
Bedeutung: Eine elektronische Signatur wird nicht verlangt.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 17
52.1 BT-13-Lot: Additional Information Deadline
BT-13(d)-Lot, Datum: [Datum des in Abschnitt 31 festgelegten Zeitpunkts]
BT-13(t)-Lot, Uhrzeit: [Uhrzeit des in Abschnitt 31 festgelegten Zeitpunkts]
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 5, und Teil A Abschnitt 31 dieses Dokuments
Bedeutung: Zeitpunkt, bis zu dem zusätzliche Informationen beziehungsweise Bieterfragen rechtzeitig angefordert werden sollen, damit ihre Bearbeitung und Bereitstellung innerhalb der gesetzlichen Informationsfristen grundsätzlich möglich ist.
Die technische Angabe von BT-13 begründet keine absolute materielle Präklusion später eingehender Bieterfragen.
Später eingehende Fragen werden weiterhin nach Maßgabe der Vergabebedingungen behandelt.
Dies gilt insbesondere, wenn eine spätere Frage auf einen Fehler, Widerspruch oder sonstigen erheblichen Änderungsbedarf der Vergabeunterlagen hinweist.
52.2 BT-124-Lot: Ad-hoc Communication Channel
Lot: LOT-0000
Inhalt: [von der Vergabeplattform systemseitig erzeugte beziehungsweise vorgegebene URL des Ad-hoc-Kommunikationskanals]
Quelle: Vergabeplattform
Kontrolle: Soweit die Vergabeplattform BT-124 automatisch erzeugt oder vorbelegt, wird die Angabe nicht manuell widersprüchlich verändert.
Die URL muss dem für das konkrete Vergabeverfahren vorgesehenen Kommunikationskanal entsprechen.
Sie ist von der URL für die Angebotsabgabe nach BT-18 und von der URL der Vergabeunterlagen nach BT-15 zu unterscheiden, soweit die Plattform unterschiedliche URLs verwendet.
52.3 BT-632-Lot: Ad-hoc Communication Channel Name
Inhalt: [systemseitig erzeugte oder vorgesehene Bezeichnung des Kommunikationskanals übernehmen, soweit vorhanden und nach der aktuellen eForms-DE-Struktur zu verwenden]
Quelle: Vergabeplattform
Kontrolle: Keine künstliche zusätzliche Bezeichnung erzeugen, wenn BT-632 systemseitig nicht verwendet wird.
53.1 BT-63-Lot: Variants
Lot: LOT-0000
Inhalt: not-allowed
Bedeutung: Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 21
53.2 BT-769-Lot: Multiple Tenders
Lot: LOT-0000
Inhalt: not-allowed
Bedeutung: Mehrere Hauptangebote desselben Bieters sind nicht zugelassen.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 21
Kontrolle: Jeder Bieter darf nur ein Hauptangebot einreichen.
54.1 BT-764-Lot: Submission Electronic Catalogue
Lot: LOT-0000
Inhalt: not-allowed
Bedeutung: Ein elektronischer Katalog als Instrument der Angebotsabgabe wird nicht zugelassen beziehungsweise verlangt.
Quelle: Vergabebedingungen und Vertragsunterlagen
Kontrolle: Nicht mit dem operativen URV-Leistungskatalog verwechseln.
55.1 BT-53-Lot: Options
BT-53 wird nicht als eigenständiges Eingabefeld serialisiert.
Da auf Ebene der Rahmenvereinbarung neben den gesondert abgebildeten Verlängerungen keine sonstigen Optionen bestehen, wird BT-54-Lot nicht befüllt.
Aus dem Fehlen einer Optionsbeschreibung ergibt sich nach der eForms-Struktur die entsprechende negative Aussage.
Abrufspezifische Optionen späterer Leistungsabrufe sind keine eigenständigen Optionen der Rahmenvereinbarung.
55.2 BT-54-Lot: Options Description
Inhalt: nicht befüllen
Begründung: Auf Ebene der Rahmenvereinbarung bestehen keine sonstigen Optionen neben den über BT-57 und BT-58 abgebildeten Verlängerungen.
56.1 BT-94-Lot: Recurrence
Lot: LOT-0000
Inhalt: false
Quelle: aktuelle Beschaffungsplanung
Kontrolle: Die wiederholte Nutzung der Rahmenvereinbarung durch Leistungsabrufe ist keine Wiederholung eines Vergabeverfahrens.
56.2 BT-95-Lot: Recurrence Description
Inhalt: nicht befüllen, solange BT-94-Lot false ist.
Falls bereits vor Veröffentlichung ein späteres neues Vergabeverfahren konkret vorgesehen ist, sind BT-94 und BT-95 entsprechend anzupassen.
57.1 BT-821-Lot: Selection Criteria Source
Lot: LOT-0000
Das Feld wird entsprechend der Wiederholungsstruktur mit folgenden Quellen befüllt:
Bedeutung:
Die wesentlichen Eignungsmindestanforderungen werden unmittelbar in der Auftragsbekanntmachung angegeben.
Die vollständigen Kriterien, Nachweise und die Nachweisstrategie sind zusätzlich in den Vergabebedingungen geregelt.
Eine zusätzliche Quelle epo-acc-espd-request wird nur angegeben, wenn im konkreten Verfahren tatsächlich eine ESPD-Request-Struktur als eigene Quelle bereitgestellt wird.
Wird epo-procurement-document als Quelle angegeben, wird der nach dem deutschen eForms-DE-Tailoring erforderliche direkte Link zur Datei beziehungsweise möglichst unmittelbar zur Fundstelle des betreffenden Eignungskriteriums in den Inhalt des jeweiligen BT-750-Kriterienblocks aufgenommen.
57.2 BT-809-Lot und BT-750-Lot: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
BT-809-Lot: slc-suit-reg-trade
Bedeutung: Eintragung in ein Handels- oder vergleichbares Register beziehungsweise entsprechende berufliche Berechtigung.
Falls die konkrete Tätigkeit stattdessen zwingend eine Eintragung in ein besonderes Berufsregister erfordert, ist vor Veröffentlichung zu prüfen, ob slc-suit-reg-prof sachgerechter ist.
BT-750-Lot, Inhalt:
Soweit nach dem Recht des Niederlassungsstaates erforderlich, Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister oder anderweitige geeignete Berechtigung zur Ausübung der betreffenden beruflichen Tätigkeit. Vollständige Regelung und Nachweisführung: [direkte URL zu den Vergabebedingungen, Abschnitt 12.1 und Abschnitt 13, beziehungsweise technisch unmittelbar erreichbare Fundstelle eintragen].
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 12.1
Kontrolle: Der in BT-750 enthaltene Deeplink muss unmittelbar zu den veröffentlichten Vergabeunterlagen führen und die vollständige Regelung des Kriteriums ohne zusätzliche Suche zuverlässig auffindbar machen.
57.3 BT-809-Lot und BT-750-Lot: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
BT-809-Lot: slc-stand-to-avg
Bedeutung: durchschnittlicher Gesamtumsatz
BT-750-Lot, Inhalt:
Durchschnittlicher jährlicher Gesamtumsatz von mindestens [finalen Betrag einsetzen] Euro in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bei jüngeren Unternehmen wird der verfügbare Zeitraum berücksichtigt. Vollständige Regelung und Nachweisführung: [direkte URL zu den Vergabebedingungen, Abschnitt 12.2 und Abschnitt 13, beziehungsweise technisch unmittelbar erreichbare Fundstelle eintragen].
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 12.2
Kontrolle: Der in BT-750 enthaltene Deeplink muss unmittelbar zu den veröffentlichten Vergabeunterlagen führen und die vollständige Regelung des Kriteriums ohne zusätzliche Suche zuverlässig auffindbar machen.
57.4 BT-809-Lot und BT-750-Lot: Versicherungsschutz
BT-809-Lot:
Die Auswahl ist anhand des finalen Vertragsblatts vor Veröffentlichung verbindlich festzulegen.
BT-750-Lot, Inhalt:
Bestehender oder spätestens zum Vertragsbeginn herstellbarer Versicherungsschutz entsprechend den im Vertragsblatt festgelegten Mindestversicherungssummen und Jahreshöchstleistungen. Vollständige Regelung und Nachweisführung: [direkte URL zu den Vergabebedingungen, Abschnitt 12.3 und Abschnitt 13, beziehungsweise technisch unmittelbar erreichbare Fundstelle eintragen].
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 12.3 und Vertragsblatt
Kontrolle: Der in BT-750 enthaltene Deeplink muss unmittelbar zu den veröffentlichten Vergabeunterlagen führen und die vollständige Regelung des Kriteriums ohne zusätzliche Suche zuverlässig auffindbar machen.
57.5 BT-809-Lot und BT-750-Lot: Referenzen
BT-809-Lot:
Die Auswahl muss mit BT-23 konsistent sein.
BT-750-Lot, Inhalt:
Drei geeignete Referenzen über innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbrachte Leistungen. Bei laufenden Aufträgen kann der innerhalb des Referenzzeitraums bis zum Ablauf der Angebotsfrist bereits erbrachte Leistungsanteil berücksichtigt werden. Die Referenzen müssen in ihrer Gesamtheit Erfahrungen mit Beschaffung oder Wiederverkauf von Leistungen rechtlich selbstständiger Drittanbieter im eigenen Namen, wiederkehrenden Beschaffungsvorgängen, Zusammenarbeit mit mehreren Herstellern oder Lieferanten, kaufmännischen Vertrags-, Bestell- und Abrechnungsprozessen sowie strukturierter Produkt-, Leistungs-, Katalog- oder vergleichbarer Datenverwaltung nachweisen. Für jede Referenz sind insbesondere Auftraggeber, Leistungszeitraum, Wert, Leistungsbeschreibung und ein Ansprechpartner zur Verifizierung anzugeben. Vollständige Regelung und Nachweisführung: [direkte URL zu den Vergabebedingungen, Abschnitt 12.4 und Abschnitt 13, beziehungsweise technisch unmittelbar erreichbare Fundstelle eintragen].
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 12.4
Kontrolle: Der in BT-750 enthaltene Deeplink muss unmittelbar zu den veröffentlichten Vergabeunterlagen führen und die vollständige Regelung des Kriteriums ohne zusätzliche Suche zuverlässig auffindbar machen.
Wiederholung: Jedes sachlich eigenständige Eignungskriterium wird nach Maßgabe der technischen Wiederholungsstruktur als eigener Kriterienblock geführt.
Inhalt der Bekanntmachung:
Mit dem Angebot genügt grundsätzlich die im Angebotsblatt enthaltene Eigenerklärung. Eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung wird im gesetzlich vorgesehenen Umfang als vorläufiger Beleg akzeptiert. Weitergehende Nachweise werden grundsätzlich erst vom aussichtsreichen Bieter angefordert.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 13
Technische Zuordnung: über BT-821, die einzelnen Eignungskriterien und die nach der konkreten eForms-DE-Version vorhandenen nationalen Ergänzungen.
Kontrolle: Die Bekanntmachung enthält die wesentlichen Mindestanforderungen selbst und bezeichnet zusätzlich die genaue Fundstelle der vollständigen Kriterien und Nachweise in den Vergabebedingungen.
Soweit epo-procurement-document als Quelle verwendet wird, sind die erforderlichen direkten Links Bestandteil der jeweiligen BT-750-Inhalte und vor Veröffentlichung technisch zu prüfen.
59.1 BT-806-Procedure: Exclusion Grounds Source
Das Feld wird entsprechend der geltenden Wiederholungsstruktur mit folgenden Quellen befüllt:
Bedeutung:
Die Bekanntmachung enthält die technisch erforderliche strukturierte Angabe zu den Ausschlussgründen.
Die vollständige materielle Regelung der Ausschlussgründe, gesetzlichen Zuschlagsverbote, Nachweisführung und Selbstreinigungsmaßnahmen bleibt in den Vergabebedingungen und den dort bezeichneten Unterlagen geführt.
Eine zusätzliche Quelle epo-acc-espd-request wird nur angegeben, wenn eine entsprechende ESPD-Request-Struktur tatsächlich als Quelle verwendet wird.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 14
59.2 BT-67: Exclusion Grounds
BT-67(a)-Procedure
Inhalt: exg-natl
Bedeutung: nationale Ausschlussgründe
BT-67(b)-Procedure, Beschreibung:
Es gelten die zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB, die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB sowie die nach den Vergabebedingungen einschlägigen sonstigen gesetzlichen Ausschlussgründe und Zuschlagsverbote. Die vollständige Regelung, die Eigenerklärungen, die Nachweisführung und die Behandlung von Selbstreinigungsmaßnahmen ergeben sich aus den Vergabebedingungen, insbesondere Abschnitt 14, und den dort bezeichneten Vergabeunterlagen.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 14
Kontrolle: BT-67 wird nur in Verbindung mit epo-notice als Quelle in BT-806 verwendet.
Die strukturierte Bekanntmachungsangabe wird bewusst knapp gehalten und schafft keine von den Vergabebedingungen abweichende zweite materielle Ausschlussgrundsystematik.
Die konkrete technische Ausgestaltung von BT-67 und die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende Codeliste sind unmittelbar vor Veröffentlichung gegen die aktuelle SDK-DE-Version zu validieren.
60.1 BT-539-Lot: Award Criterion Type
Lot: LOT-0000
Inhalt: price
Bedeutung: Preis
60.2 BT-734-Lot: Award Criterion Name
Inhalt: Handelsaufschlag
60.3 BT-540-Lot: Award Criterion Description
Inhalt:
Gewertet wird ausschließlich der im Angebotsblatt angebotene einheitliche Handelsaufschlag. Der Handelsaufschlag muss mindestens 0,00 Prozent betragen. Das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Handelsaufschlag erhält den Zuschlag, sofern sämtliche weiteren Zuschlagsvoraussetzungen erfüllt sind. Eine qualitative Punktewertung findet nicht statt. Bei exakt gleichem niedrigstem Handelsaufschlag mehrerer zuschlagsfähiger Angebote entscheidet das in den Vergabebedingungen geregelte Losverfahren.
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitte 20, 26 und 27
60.4 BT-541-Lot-WeightNumber: Award Criterion Number
Inhalt: 100
Bedeutung: Gewichtung 100 Prozent
60.5 BT-5421-Lot: Award Criterion Number Weight
Inhalt: per-exa
Bedeutung: exakte prozentuale Gewichtung
Kontrolle: Der Handelsaufschlag selbst wird als Prozentsatz angeboten und gewertet.
Er darf nicht als monetärer Auftragswert in Euro-Feldern abgebildet werden.
61.1 OPT-060-Lot: Contract Terms Type
Lot: LOT-0000
Inhalt: performance
Bedeutung: Die nachfolgende Angabe BT-70 betrifft Ausführungsbedingungen.
61.2 BT-70-Lot: Terms Performance
Inhalt:
Die Ausführung richtet sich nach den Leistungs- und Vertragsbedingungen, dem Vertragsblatt, dem Leistungsrahmen und den weiteren Vertragsbestandteilen. Der Auftragnehmer betreibt das ausgeschriebene Wiederverkäufermodell als alleiniger vertraglicher und kaufmännischer Vertragspartner des Auftraggebers. Das in den Vergabebedingungen bezeichnete Mindestlieferantenportfolio muss spätestens zum Vertragsbeginn verfügbar sein.
Quelle: Vertragsunterlagen und Vergabebedingungen
61.3 BT-77-Lot: Terms Financial
Inhalt:
Die Vergütung konkreter Leistungsabrufe besteht nach Maßgabe der Vertragsunterlagen aus dem tatsächlichen Einkaufspreis und dem im bezuschlagten Angebotsblatt angebotenen einheitlichen Handelsaufschlag. Der Handelsaufschlag vergütet sämtliche eigenen Leistungen und allgemeinen Aufwendungen des Auftragnehmers.
Quelle: Leistungs- und Vertragsbedingungen
Kontrolle: Keine neue Preisregel durch die Bekanntmachung schaffen.
Für das dynamische URV-Lieferantenportfolio wird in der Auftragsbekanntmachung keine Unterauftragnehmerstruktur angelegt.
Ein Lieferant wird nicht allein aufgrund seiner Lieferantenstellung als Unterauftragnehmer behandelt.
Bieterindividuelle tatsächliche Unterauftragnehmer für eigene Leistungspflichten des späteren Auftragnehmers werden erst im Vergabeverfahren nach Maßgabe der Vergabebedingungen behandelt.
BT-651 wird im Notice Subtype 16 für diese URV-Bekanntmachung nicht verwendet.
Die Bekanntmachung trifft keine Aussage über konkrete bieterindividuelle Unterauftragnehmer, die zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung noch nicht bekannt sind.
Die folgenden Felder sind vor Veröffentlichung ausdrücklich zu bearbeiten.
Eine technische Pflicht zur Angabe bedeutet nicht, dass materiell ein positiver Sachverhalt vorliegt.
Soweit der Sachverhalt durch die URV bereits feststeht, wird er nachfolgend festgelegt.
63.1 BT-106-Procedure: Procedure Accelerated
Inhalt: false
63.2 BT-60-Lot: EU Funds
Inhalt: [eu-funds oder no-eu-funds vor Veröffentlichung festlegen]
Bedeutung:
Quelle: konkrete Finanzierung des Vergabeverfahrens beziehungsweise des Auftrags
Bei eu-funds sind die nach der aktuellen eForms- und eForms-DE-Struktur einschlägigen zusätzlichen Angaben zu EU-Finanzierungsprogramm, Finanzierungskennung oder weiteren Finanzierungsdetails zu prüfen und gegebenenfalls zu befüllen.
63.3 BT-71-Lot: Reserved Participation
Inhalt: none
Bedeutung: keine vorbehaltene Teilnahme
Quelle: Vergabebedingungen
63.4 BT-736-Lot: Reserved Execution
Inhalt: no
Bedeutung: keine vorbehaltene Ausführung
Quelle: Vergabebedingungen
63.5 BT-92-Lot: Electronic Ordering
Inhalt: [true oder false anhand des vorgesehenen Bestellprozesses festlegen]
Quelle: konkrete operative Ausgestaltung der URV und eingesetzte Systeme
63.6 BT-93-Lot: Electronic Payment
Inhalt: [vor Veröffentlichung entsprechend dem vorgesehenen Zahlungsprozess und der aktuellen technischen Vorgabe festlegen]
Quelle: Zahlungsprozess des Auftraggebers
63.7 BT-743-Lot: Electronic Invoicing
Inhalt: [vor Veröffentlichung anhand des vorgesehenen Rechnungsprozesses und der aktuellen Codeliste festlegen]
Quelle: Vertragsunterlagen und Rechnungsprozess des Auftraggebers
63.8 BT-115-Lot: GPA Coverage
Inhalt: true
Bedeutung: Der Auftrag fällt für die aktuelle Muster-URV unter das Beschaffungsübereinkommen der Welthandelsorganisation.
Quelle: Auftraggeberart, geschätzter Auftragswert und konkreter Beschaffungsgegenstand
Kontrolle: Für die Muster-URV mit der Stadt Musterhausen als lokaler Gebietskörperschaft, einem geschätzten Auftragswert von 4.000.000 Euro netto und dem vorgesehenen IT-Liefer- und Dienstleistungsgegenstand wird die GPA-Abdeckung positiv abgebildet.
Bei jeder konkreten Wiederverwendung des Musters sind Auftraggeberart, Schwellenwert, Beschaffungsgegenstand und die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende GPA-Abdeckung erneut zu prüfen.
63.9 BT-726-Lot: Suitable for SMEs
Inhalt: [true oder false vor Veröffentlichung festlegen]
Quelle: konkrete Bewertung der Zugänglichkeit des Gesamtauftrags für kleine und mittlere Unternehmen
Die Entscheidung darf die bereits dokumentierte Gesamtvergabe ohne Lose nicht nachträglich verändern.
Wird BT-726-Lot mit true befüllt, ist zusätzlich die nach dem zum Veröffentlichungszeitpunkt geltenden deutschen eForms-DE-Tailoring erforderliche KMU-Kennzeichnung in BT-300 aufzunehmen.
Nach dem bei Erstellung dieses Musters maßgeblichen Stand erfolgt dies über einen technisch vorgegebenen Marker.
Beispiel:
#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Abhängig von der tatsächlich angesprochenen Zielgruppe können nach dem jeweils geltenden deutschen Tailoring andere zulässige Werte beziehungsweise mehrere zulässige Kennzeichnungen erforderlich sein.
Hierzu können nach dem bei Erstellung dieses Musters maßgeblichen Stand insbesondere gehören:
Die konkrete Markersyntax, die zulässigen Zielgruppenwerte und eine etwaige Mehrfachkennzeichnung sind unmittelbar vor Veröffentlichung gegen das geltende eForms-DE-Regelwerk zu prüfen.
Bei BT-726-Lot = false wird keine positive KMU-Zielgruppenkennzeichnung allein aus technischen Gründen erzeugt.
63.10 BT-754-Lot und BT-755-Lot: Accessibility
BT-754-Lot: [inc, n-inc oder n-inc-just anhand des konkreten Beschaffungsgegenstands festlegen]
Bedeutung:
BT-755-Lot:
Quelle: konkreter Beschaffungsgegenstand und Vergabeunterlagen
Kontrolle: Die Auswahl nach BT-754 und eine gegebenenfalls erforderliche Begründung nach BT-755 sind unmittelbar vor Veröffentlichung gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt geltende Codeliste und Business-Rule-Struktur zu validieren.
63.11 BT-06-Lot, BT-774-Lot, BT-775-Lot, BT-776-Lot und BT-777-Lot: Strategische Beschaffung
Inhalt: [vor Veröffentlichung anhand der konkreten Beschaffung prüfen]
Zu prüfen sind insbesondere:
Eine positive Angabe wird nur vorgenommen, wenn das jeweilige Ziel tatsächlich Bestandteil der konkreten Vergabe ist.
63.12 BT-810-Lot und BT-811-Lot: Energieeffizienz
Inhalt: [Anwendbarkeit der einschlägigen Energieeffizienzvorgaben vor Veröffentlichung prüfen]
Bei Nichtanwendbarkeit werden keine davon abhängigen Detailangaben erfunden.
63.13 BT-578-Lot und BT-732-Lot: Security Clearance
BT-578-Lot: false
Bedeutung: keine Sicherheitsfreigabe vorgesehen
BT-732-Lot: nicht befüllen
Quelle: aktuelle URV-Verfahrenskonzeption
Kontrolle: Falls vor Veröffentlichung doch eine Sicherheitsfreigabe verlangt wird, sind BT-578 und die davon abhängigen Felder vollständig neu zu prüfen.
63.14 BT-801-Lot und BT-802-Lot: Non Disclosure Agreement
Inhalt: [vor Veröffentlichung anhand der konkreten Vertragsunterlagen prüfen]
BT-802 wird nur verwendet, wenn eine entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarung verlangt wird.
63.15 BT-751-Lot und BT-75-Lot: Angebotsbezogene Sicherheit
BT-751-Lot: false
Bedeutung: keine Angebots- oder Bietsicherheit wird verlangt.
BT-75-Lot: nicht befüllen
Quelle: Vergabebedingungen und Verfahrenskonzeption
63.16 BT-761-Lot und BT-76-Lot: Rechtsform von Bietergemeinschaften
BT-761-Lot: false
Bedeutung: Eine bestimmte Rechtsform der Bietergemeinschaft wird nicht verlangt.
BT-76-Lot: nicht befüllen
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 8
Kontrolle: BT-76 darf nicht befüllt werden, solange BT-761-Lot false ist.
63.17 BT-744-Lot: Electronic Signature
Inhalt: false
Quelle: Vergabebedingungen, Abschnitt 17
63.18 BT-771-Lot und BT-772-Lot: Nachreichung bieterbezogener Informationen
BT-771-Lot: late-some
Bedeutung: Bestimmte fehlende bieterbezogene Informationen und Unterlagen können nach Ablauf der Angebotsfrist im gesetzlich zulässigen Umfang nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert werden.
BT-772-Lot, Beschreibung:
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte bieterbezogene Angaben und Unterlagen können im gesetzlich zulässigen Umfang nachgefordert, ergänzt, erläutert, vervollständigt oder korrigiert werden. Der Handelsaufschlag und materiell neuer Angebotsinhalt können nach Ablauf der Angebotsfrist nicht nachgereicht oder geändert werden. Maßgeblich sind die Vergabebedingungen, insbesondere Abschnitt 24.
Quelle: Vergabebedingungen, insbesondere Abschnitte 13, 20 und 24
Kontrolle: BT-771 und BT-772 dürfen keine weitergehende Nachforderungsmöglichkeit schaffen als die Vergabebedingungen und das geltende Vergaberecht.
63.19 BT-717-Lot: Clean Vehicles Directive
Inhalt: false
Bedeutung: Die ausgeschriebenen IT-Lieferantenleistungen fallen nach der aktuellen Musterkonzeption nicht in den Anwendungsbereich der Vorgaben zur Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge.
Quelle: konkreter Leistungsgegenstand und Leistungsrahmen
Kontrolle: Bei einer späteren Verwendung des Musters für einen Leistungsrahmen, der Straßenfahrzeuge oder einschlägige Verkehrsdienstleistungen umfasst, ist die Anwendbarkeit vollständig neu zu prüfen.
Bei BT-717-Lot = false werden davon abhängige Angaben zur Clean Vehicles Directive nicht allein aus technischen Gründen befüllt.
63.20 BT-681-Lot: Foreign Subsidies Regulation
Inhalt: false
Bedeutung: Für die Muster-URV besteht aufgrund des geschätzten Auftragswerts von 4.000.000 Euro keine meldepflichtige Beschaffung nach den für öffentliche Vergabeverfahren einschlägigen Schwellenwerten der Verordnung über drittstaatliche Subventionen.
Quelle: geschätzter Auftragswert und geltende unionsrechtliche Schwellenwerte
Kontrolle: Die Anwendbarkeit ist bei jeder konkreten Wiederverwendung des Musters anhand des dann maßgeblichen geschätzten Auftragswerts, der konkreten Auftragsstruktur und der zum Veröffentlichungszeitpunkt geltenden Vorschriften erneut zu prüfen.
Ein aus dem Höchstwert der Rahmenvereinbarung abgeleiteter positiver FSR-Sachverhalt wird nicht unterstellt, solange die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
63.21 Weitere bedingte Felder
Zusätzlich sind sämtliche durch die eingesetzte SDK-DE-Version und das deutsche Tailoring ausgelösten Pflicht- und Bedingungsfelder vor Veröffentlichung anhand des konkreten Sachverhalts zu bearbeiten.
Dies betrifft insbesondere Felder, deren Pflicht erst durch eine andere positive Angabe ausgelöst wird.
64.1 Organisation der Nachprüfungsstelle
Organisation: [zuständige Vergabekammer]
Technische Organisationskennung: ORG-0002, soweit diese Kennung nicht bereits durch einen Beschaffungsdienstleister oder eine andere Organisation belegt ist
Nationaler oder rechtlicher Organisationsidentifikator: [den nach der aktuellen eForms-DE-Systematik für die konkrete Nachprüfungsstelle zutreffenden Identifikator eintragen]
Anschrift: [einzutragen]
Internetadresse: [einzutragen]
Die Vergabekammer wird als eigene Organisation im Organisationsblock der Bekanntmachung angelegt.
Ihre technische OPT-200-Kennung muss innerhalb der Bekanntmachung eindeutig sein.
Für BT-501 der Nachprüfungsstelle wird der nach dem zum Veröffentlichungszeitpunkt geltenden eForms-DE-Standard für diese Organisation vorgesehene nationale oder rechtliche Organisationsidentifikator verwendet.
Eine Leitweg-ID wird nur verwendet, soweit sie für die konkrete Nachprüfungsstelle nach der geltenden deutschen eForms-DE-Systematik als Organisationsidentifikator vorgesehen ist.
64.2 OPT-301-Lot-ReviewOrg
Lot: LOT-0000
Inhalt: Referenz auf die technische Kennung der zuständigen Nachprüfungsstelle beziehungsweise des hierfür vorgesehenen Organisationstouchpoints
Funktion: Zuordnung der Nachprüfungsstelle zum technischen Lot
Kontrolle: Nicht auf BT-501 der Vergabekammer referenzieren.
Die nach der aktuellen technischen Struktur zulässige ORG- oder TPO-Referenz ist zu verwenden.
BT-807 wird im Notice Subtype 16 hierfür nicht verwendet.
64.3 BT-99-Lot: Review Deadline Description
Inhalt: [gesetzlich zutreffende kurze Beschreibung der Nachprüfungsfristen einsetzen]
Quelle: geltende Fassung des GWB
Kontrolle: unmittelbar vor Veröffentlichung rechtlich aktualisieren.
64.4 OPT-301-Lot-ReviewInfo
Lot: LOT-0000
Inhalt: Referenz auf die technische Kennung der Organisation oder des Organisationstouchpoints, die beziehungsweise der Auskünfte über das Nachprüfungsverfahren erteilt.
Für die Muster-URV wird hierfür grundsätzlich die Stadt Musterhausen beziehungsweise die tatsächlich zuständige Kontaktstelle der Vergabestelle verwendet.
Bei Verwendung der Stadt Musterhausen ohne gesonderten Touchpoint kann ORG-0001 referenziert werden.
Wird ein gesonderter Organisationstouchpoint verwendet, ist dessen technische Kennung im Format TPO-XXXX zu referenzieren.
Quelle: organisatorische Zuständigkeit für Auskünfte zum Nachprüfungsverfahren
Kontrolle: ReviewInfo ist von ReviewOrg zu unterscheiden.
ReviewOrg bezeichnet die zuständige Nachprüfungsstelle.
ReviewInfo bezeichnet die Stelle, die Informationen über das Nachprüfungsverfahren bereitstellt.
Eine zusätzliche eigenständige Organisation wird nur angelegt, wenn diese Funktion tatsächlich durch einen anderen Rechtsträger wahrgenommen wird.
65.1 BT-300-Procedure: Additional Information
Verwendung: nur für verfahrensweite Zusatzinformationen, die keinem spezifischeren Business Term zugeordnet werden können.
65.2 BT-300-Lot: Additional Information
Lot: LOT-0000
Inhalt mindestens:
Die Rahmenvereinbarung selbst endet spätestens am 31. Dezember 2030. Rechtzeitig während ihrer Laufzeit geschlossene Leistungsabrufe und darin bereits vereinbarte Optionen können nach Maßgabe der Vergabeunterlagen über diesen Zeitpunkt hinaus fortbestehen. Die Laufzeit solcher Leistungsabrufe verlängert die Laufzeit der Rahmenvereinbarung nicht. Der operative Lieferanten- und Leistungsbestand kann während der Vertragslaufzeit innerhalb des unveränderten Leistungsrahmens fortentwickelt werden.
Quelle: Vertragsblatt und Leistungs- und Vertragsbedingungen
Wird BT-726-Lot mit true befüllt, ist BT-300 zusätzlich um die nach dem geltenden deutschen eForms-DE-Tailoring erforderliche technische KMU-Zielgruppenkennzeichnung zu ergänzen.
Nach dem bei Erstellung dieses Musters maßgeblichen Stand erfolgt dies über einen vorgegebenen Marker, beispielsweise:
#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Die konkrete Markersyntax, der zutreffende Zielgruppenwert und eine gegebenenfalls zulässige Mehrfachkennzeichnung sind unmittelbar vor Veröffentlichung gegen das geltende eForms-DE-Regelwerk zu prüfen.
Weitere Zusatzinformationen werden nur aufgenommen, soweit sie nicht bereits sachgerechter durch ein spezielles eForms-Feld abgebildet werden.
Änderungen an einer Bekanntmachung sind danach zu unterscheiden, ob die betreffende Bekanntmachung bereits auf TED veröffentlicht wurde.
Vor einer TED-Veröffentlichung kann eine bereits übermittelte Bekanntmachung nach Maßgabe der technischen eForms- und Übermittlungsregeln aktualisiert werden.
Nach einer TED-Veröffentlichung erfolgt eine Änderung grundsätzlich durch eine Änderungsbekanntmachung.
Unabhängig von der technischen Änderungsform ist zusätzlich zu prüfen, ob eine Änderung der Vergabeunterlagen, eine Verlängerung der Angebotsfrist oder wegen Art und Umfang der Änderung ein neues Vergabeverfahren erforderlich ist.
Besonders zu prüfen sind Änderungen von:
66.1 Aktualisierung vor TED-Veröffentlichung
Ist eine bereits übermittelte Fassung noch nicht auf TED veröffentlicht, ist vor einer Änderung zunächst zu prüfen, ob eine Aktualisierung derselben Bekanntmachung nach der aktuell geltenden eForms- und Übermittlungslogik zulässig ist.
Bei einer solchen Aktualisierung gilt:
Vor der Übermittlung der aktualisierten Fassung ist zu prüfen, ob die vorherige übermittelte Fassung nach den aktuellen Regeln gestoppt werden muss oder bereits den technischen Status rejected besitzt.
Eine Aktualisierung darf nicht dazu führen, dass gleichzeitig mehrere widersprüchliche Fassungen derselben noch nicht veröffentlichten Bekanntmachung zur Veröffentlichung anstehen.
Die konkrete Status- und Versionslogik ist unmittelbar vor der Aktualisierung gegen den zu diesem Zeitpunkt geltenden Datenservice und die eingesetzte SDK-DE-Version zu prüfen.
66.2 Änderungsbekanntmachung nach TED-Veröffentlichung
Ist die zu ändernde Auftragsbekanntmachung bereits auf TED veröffentlicht, wird eine Änderungsbekanntmachung nach der geltenden eForms-Change-Notice-Struktur erstellt.
Die Änderungsbekanntmachung erhält eine eigene neue BT-701-Kennung.
Die erste übermittelte Fassung dieser neuen Änderungsbekanntmachung erhält BT-757 = 01.
Sie referenziert die konkret zu ändernde veröffentlichte Bekanntmachungsversion über BT-758.
Die Änderungsbekanntmachung enthält die nach der geltenden eForms-Systematik erforderlichen Angaben zum Änderungsgrund, zu den betroffenen Abschnitten und zum neuen konsolidierten Bekanntmachungsstand.
Wird die noch nicht auf TED veröffentlichte Änderungsbekanntmachung selbst aktualisiert, bleibt ihre BT-701-Kennung unverändert und ihre BT-757-Version wird nach der geltenden Aktualisierungslogik erhöht.
66.3 BT-758: Change Notice Version Identifier
Inhalt: Referenz auf die zu ändernde veröffentlichte Bekanntmachungsversion
Format: UUID-vv
Dabei entspricht UUID der Kennung der referenzierten veröffentlichten Bekanntmachung und vv ihrer Versionsnummer.
Beispielhafte Struktur: [BT-701-UUID]-01
Kontrolle: Die Referenz muss die konkrete bereits veröffentlichte Bekanntmachungsversion eindeutig identifizieren.
BT-758 wird nicht für eine bloße Aktualisierung einer noch nicht auf TED veröffentlichten Fassung verwendet.
66.4 BT-13716: Change Previous Notice Section Identifier
Inhalt: technische Kennung des von der Änderung betroffenen Abschnitts innerhalb der Change-Notice-Struktur
Mögliche Bezugspunkte sind abhängig von der konkreten Änderung insbesondere:
Wiederholung: für jeden geänderten Abschnitt gesondert
BT-13716 wird nicht lediglich als freie Beschreibung eines Abschnitts der vorausgehenden Bekanntmachung verwendet, sondern als technische Referenz auf den konkret betroffenen strukturellen Abschnitt.
66.5 BT-140: Change Reason Code
Inhalt: [zutreffenden Änderungsgrundcode einsetzen]
66.6 BT-762: Change Reason Description
Inhalt: [soweit erforderlich kurze Begründung des Änderungsanlasses]
66.7 BT-141: Change Description
Inhalt: präzise Beschreibung dessen, was in dem bezeichneten Abschnitt geändert wurde
66.8 BT-718 und BT-719: Änderung der Vergabeunterlagen
BT-718: Change Procurement Documents
Inhalt: true, wenn Vergabeunterlagen geändert wurden
Inhalt: false beziehungsweise nicht einschlägig nach der konkreten technischen Logik, wenn ausschließlich andere Bekanntmachungsinformationen geändert wurden
BT-719: Change Procurement Documents Date
Inhalt: Datum der geänderten Vergabeunterlagen
Verwendung: bei einer Änderung der Vergabeunterlagen
66.9 Kennung und Version der Änderungsbekanntmachung
Die Change Notice erhält eine eigene neue BT-701-Kennung als UUID v4.
Die erste übermittelte Fassung der Change Notice erhält BT-757 = 01.
Wird diese Change Notice vor ihrer TED-Veröffentlichung aktualisiert, bleibt ihre BT-701-Kennung unverändert und BT-757 wird nach der geltenden Versionslogik erhöht.
BT-758 stellt die Referenz zur zu ändernden veröffentlichten Bekanntmachungsversion her.
Die neue BT-701-Kennung der Change Notice darf nicht mit der BT-701-Kennung der zu ändernden veröffentlichten Bekanntmachung identisch sein.
66.10 Konsolidierter Bekanntmachungsstand und verfahrensrechtliche Folgen
Die Änderungsbekanntmachung enthält den nach der aktuellen eForms-Systematik erforderlichen konsolidierten neuen Stand der betroffenen Bekanntmachungsinformationen.
Bei jeder Aktualisierung oder Änderungsbekanntmachung ist zusätzlich zu prüfen:
Stand bei Erstellung dieses Dokuments:
eForms-DE-Standard: eForms-DE 2.1
SDK-DE: 1.14
Gültiges Regelwerk: 1.14.4
eForms-DE-Offline-Validator: 1.4.8
Europäische Referenz für die Business-Term-Systematik: eForms SDK 1.14
Notice Subtype: 16
Die vorstehenden Angaben dokumentieren den technischen Stand bei Erstellung dieses Musters.
Sie werden nicht dauerhaft festgeschrieben.
Unmittelbar vor jeder realen Veröffentlichung sind die dann vom Datenservice Öffentlicher Einkauf unterstützten Versionen und technischen Artefakte erneut zu ermitteln.
Für die konkrete Veröffentlichung sind anschließend zu dokumentieren:
Die Bekanntmachung wird im für das konkrete Verfahren geltenden eForms-DE-Format erzeugt.
Bei einer EU-weiten Bekanntmachung erfolgt die Übermittlung über den Vermittlungsdienst des Datenservice Öffentlicher Einkauf.
Nach erfolgreicher Validierung wird die Bekanntmachung über den eSender-Hub an TED übermittelt.
Der eSender-Hub liefert die Bekanntmachung zusätzlich an den nationalen Bekanntmachungsservice.
Die Organisation des Datenservice Öffentlicher Einkauf wird nicht von der Vergabestelle als Organisation mit der Rolle ted-esen eingetragen.
Diese Rolle wird in der deutschen Übermittlungsinfrastruktur automatisch ergänzt.
BT-803 für die eSender-Übermittlungsdaten wird nicht manuell durch die Vergabestelle erzeugt, soweit diese Information durch die Übermittlungsinfrastruktur bereitgestellt wird.
Ein gegebenenfalls vorhandener Beschaffungsdienstleister mit der Rolle serv-prov ist von der technischen eSender-Rolle ted-esen zu unterscheiden.
Vor der produktiven Übermittlung ist die Bekanntmachung gegen die aktuell geltenden deutschen technischen Regeln zu validieren.
Zu prüfen sind mindestens:
Validierung erfolgreich: ja / nein
Validierungsreport geprüft: ja / nein
Verwendeter Validator: [einzutragen]
Verwendete Version: [einzutragen]
Offene Fehler: [einzutragen oder keine]
Offene Warnungen: [einzutragen oder keine]
Erforderliche Korrekturen umgesetzt: ja / nein / nicht zutreffend
Vor Freigabe der Bekanntmachung sind die Angaben mit ihren führenden Quellen abzugleichen.
70.1 Auftraggeber, Organisationsstruktur und Abrufberechtigung
Auftraggeber entspricht Vertragsblatt: ja / nein
OPT-200 des Auftraggebers eindeutig: ja / nein
OPT-200 des Auftraggebers von BT-501 getrennt: ja / nein
OPT-300-Procedure-Buyer referenziert die richtige OPT-200-Kennung: ja / nein
BT-501 enthält den nach der aktuellen eForms-DE-Systematik zutreffenden nationalen oder rechtlichen Organisationsidentifikator: ja / nein
Bei Verwendung einer Leitweg-ID deren Einschlägigkeit für den konkreten Auftraggeber geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
BT-505 Internetadresse des Auftraggebers korrekt: ja / nein
BT-506 E-Mail-Adresse eingetragen: ja / nein
BT-507 NUTS-3-Code geprüft: ja / nein
BT-510(a), BT-512, BT-513 und BT-514 korrekt: ja / nein
BT-508 Beschafferprofil korrekt befüllt oder begründet nicht befüllt: ja / nein
Beschaffungsdienstleister vorhanden geprüft: ja / nein
Falls Beschaffungsdienstleister vorhanden, eigene OPT-200-Kennung angelegt: ja / nein / nicht zutreffend
Falls Beschaffungsdienstleister vorhanden, OPT-300-Procedure-SProvider korrekt referenziert: ja / nein / nicht zutreffend
Falls Beschaffungsdienstleister vorhanden, OPT-030-Procedure-SProvider = serv-prov: ja / nein / nicht zutreffend
Keine Verwechslung von serv-prov und ted-esen: ja / nein
Organisation oder Organisationstouchpoint für Angebotsentgegennahme geprüft: ja / nein
OPT-301-Lot-TenderReceipt referenziert die richtige ORG- oder TPO-Kennung: ja / nein
Organisation oder Organisationstouchpoint für Angebotsbearbeitung beziehungsweise Angebotsbewertung geprüft: ja / nein
OPT-301-Lot-TenderEval referenziert die richtige ORG- oder TPO-Kennung: ja / nein
Organisation oder Organisationstouchpoint für zusätzliche Informationen geprüft: ja / nein
OPT-301-Lot-AddInfo referenziert die richtige ORG- oder TPO-Kennung: ja / nein
Die drei Organisationsreferenzen entsprechen der tatsächlichen Aufgabenverteilung: ja / nein
Abrufberechtigung entspricht Vertragsblatt: ja / nein
Keine zusätzlichen abrufberechtigten Rechtsträger aufgenommen: ja / nein
BT-111 mangels zusätzlicher Käuferkategorien nicht befüllt: ja / nein
70.2 Gegenstand und Leistungsrahmen
Bekanntmachungsbeschreibung entspricht den Leistungs- und Vertragsbedingungen: ja / nein
Bekanntmachung erweitert den Leistungsrahmen nicht: ja / nein
Bekanntmachung verengt den Leistungsrahmen nicht irreführend: ja / nein
Hauptart des Auftrags sachgerecht festgelegt: ja / nein
CPV-Codes bilden die wesentlichen Leistungsbereiche ab: ja / nein
Procedure- und Lotangaben sind konsistent: ja / nein
Procedure- und Lottitel sind identisch: ja / nein
BT-5131 für den Leistungsort sachgerecht befüllt oder begründet nicht befüllt: ja / nein
BT-5121 für die Postleitzahl des Leistungsorts sachgerecht befüllt oder nach aktueller eForms-DE-Logik begründet nicht befüllt: ja / nein
BT-5071, BT-5121, BT-5131 und BT-5141 sind untereinander konsistent: ja / nein
70.3 Verfahrensstruktur
BT-01-notice = 32014L0024: ja / nein
BT-01(c)-Procedure = VgV: ja / nein
Notice Type cn-standard: ja / nein
Form Type competition: ja / nein
Notice Subtype 16: ja / nein
BT-04 ist eine gültige UUID v4: ja / nein
BT-701 ist eine gültige UUID v4: ja / nein
BT-757 ist korrekt: ja / nein
BT-22-Procedure und BT-22-Lot enthalten dieselbe interne Vergabenummer: ja / nein
Offenes Verfahren: ja / nein
Beschleunigtes Verfahren: nein / abweichend begründet
Gesamtvergabe ohne Teil- oder Fachlose: ja / nein
Technisch genau ein eForms-Lot: ja / nein
Technische Lot-Kennung LOT-0000: ja / nein
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Wettbewerb: ja / nein
Höchstzahl der Rahmenvertragspartner über BT-113 = 1 abgebildet: ja / nein
Kein eigenständiger BT-778-Wert serialisiert: ja / nein
70.4 Werte
Geschätzter Auftragswert 4.000.000 Euro netto: ja / nein
Höchstwert 6.000.000 Euro netto: ja / nein
BT-27 und BT-271 nicht vertauscht: ja / nein
Procedure- und Lotwerte identisch: ja / nein
Handelsaufschlag nicht in monetäres Auftragswertfeld übernommen: ja / nein
Höchstwertfolge entspricht den Vertragsunterlagen: ja / nein
70.5 Vertragsdauer
Vertragsbeginn 1. Januar 2027: ja / nein
Ende der Grundlaufzeit 31. Dezember 2028: ja / nein
Maximal zwei Verlängerungen: ja / nein
Maximales Vertragsende 31. Dezember 2030: ja / nein
BT-536, BT-537, BT-57 und BT-58 konsistent: ja / nein
BT-109 nicht mit einer nicht erforderlichen Vierjahresüberschreitungsbegründung befüllt: ja / nein
Nachlaufende Leistungsabrufe nicht als Verlängerung der Rahmenvereinbarung dargestellt: ja / nein
Nachlaufregel über BT-300-Lot konsistent abgebildet: ja / nein
70.6 Eignung
BT-821 enthält epo-notice: ja / nein
BT-821 enthält epo-procurement-document: ja / nein
Eignungskriterien in der Bekanntmachung selbst nachvollziehbar: ja / nein
BT-809 für Registeranforderung sachgerecht gewählt: ja / nein
BT-809 für Gesamtumsatz = slc-stand-to-avg: ja / nein
BT-809 für Versicherungsschutz anhand des finalen Vertragsblatts sachgerecht gewählt: ja / nein
BT-809 für Referenzen stimmt mit der Hauptart des Auftrags überein: ja / nein
Fundstellen in den Vergabebedingungen korrekt: ja / nein
Deeplink zur Registeranforderung ist Bestandteil des zugehörigen BT-750-Inhalts und funktionsfähig: ja / nein
Deeplink zur Umsatzanforderung ist Bestandteil des zugehörigen BT-750-Inhalts und funktionsfähig: ja / nein
Deeplink zur Versicherungsanforderung ist Bestandteil des zugehörigen BT-750-Inhalts und funktionsfähig: ja / nein
Deeplink zur Referenzanforderung ist Bestandteil des zugehörigen BT-750-Inhalts und funktionsfähig: ja / nein
Deeplinks führen unmittelbar zu den veröffentlichten Vergabeunterlagen beziehungsweise zur eindeutig erreichbaren Fundstelle des jeweiligen Eignungskriteriums: ja / nein
Mindestumsatz entspricht finalen Vergabebedingungen: ja / nein
Versicherungsanforderungen entsprechen Vertragsblatt und Vergabebedingungen: ja / nein
Drei Referenzen und Dreijahreszeitraum korrekt: ja / nein
Referenzwert und Verifizierungskontakt berücksichtigt: ja / nein
Nachweisstrategie entspricht Vergabebedingungen: ja / nein
70.7 Ausschlussgründe
BT-806 enthält epo-notice: ja / nein
BT-806 enthält epo-procurement-document: ja / nein
BT-67(a)-Procedure ist mit dem nach der aktuellen Codeliste zutreffenden Ausschlussgrundcode befüllt: ja / nein
BT-67(b)-Procedure beschreibt die deutsche Ausschlussgrundsystematik knapp und widerspruchsfrei: ja / nein
BT-67 und BT-806 sind technisch miteinander konsistent: ja / nein
Verweis auf Vergabebedingungen korrekt: ja / nein
Keine von den Vergabebedingungen abweichende zweite Ausschlussgrundsystematik durch eForms geschaffen: ja / nein
Aktuelle BT-67-Codeliste unmittelbar vor Veröffentlichung validiert: ja / nein
70.8 Angebotsanforderungen, Kommunikation und Nachreichung
Elektronische Angebotsabgabe required: ja / nein
Angebots-URL korrekt: ja / nein
BT-124-Lot enthält den richtigen Ad-hoc-Kommunikationskanal: ja / nein
BT-124-Lot entspricht der von der Vergabeplattform vorgesehenen beziehungsweise erzeugten URL: ja / nein
BT-632-Lot systemseitig korrekt übernommen oder begründet nicht verwendet: ja / nein
Kommunikations-URL, Angebots-URL und Dokumenten-URL nicht verwechselt: ja / nein
Elektronische Signatur nicht verlangt: ja / nein
Nebenangebote not-allowed: ja / nein
Mehrere Hauptangebote not-allowed: ja / nein
Elektronischer Angebotskatalog not-allowed: ja / nein
BT-13 mit Datum und Uhrzeit befüllt: ja / nein
BT-13 erzeugt keine widersprüchliche absolute Präklusionsregel: ja / nein
BT-131(d)-Lot und BT-131(t)-Lot enthalten Datum und Uhrzeit der Angebotsfrist: ja / nein
BT-132(d)-Lot und BT-132(t)-Lot enthalten Datum und Uhrzeit der Angebotsöffnung: ja / nein
BT-133 sachgerecht nicht befüllt oder aufgrund aktueller technischer Vorgabe zutreffend befüllt: ja / nein
BT-134 enthält die zutreffende Beschreibung der Angebotsöffnung: ja / nein
BT-771-Lot = late-some: ja / nein
BT-772-Lot entspricht der Nachforderungslogik der Vergabebedingungen: ja / nein
BT-772 lässt keine Nachreichung oder Änderung des Handelsaufschlags zu: ja / nein
Angebotsfrist identisch mit Vergabeplattform und Vergabebedingungen: ja / nein
Bindefrist über OPA-98-Lot-Number und BT-98-Lot-Unit = DAY korrekt: ja / nein
Rechnerisches Ende der Bindefrist stimmt mit den Vergabebedingungen überein: ja / nein
70.9 Zuschlagskriterium
Einziges Zuschlagskriterium Handelsaufschlag: ja / nein
BT-539-Lot = price: ja / nein
BT-541-Lot-WeightNumber = 100: ja / nein
BT-5421-Lot = per-exa: ja / nein
Keine qualitative Punktewertung enthalten: ja / nein
Keine Preisformel enthalten: ja / nein
Gleichstandsregel widerspruchsfrei: ja / nein
70.10 Vertragsbedingungen
OPT-060-Lot = performance: ja / nein
BT-70-Lot technisch korrekt der Ausführungsbedingungsstruktur zugeordnet: ja / nein
BT-77-Lot entspricht den Vertragsunterlagen: ja / nein
Keine neue Preis- oder Leistungspflicht durch die Bekanntmachung geschaffen: ja / nein
70.11 Weitere Pflichtfelder und Vergabeunterlagen
OPT-140-Lot für den Vergabeunterlagenblock vorhanden: ja / nein
BT-14-Lot = non-restricted-document: ja / nein
BT-15-Lot enthält die richtige Dokumenten-URL: ja / nein
EU-Finanzierung geprüft: ja / nein
BT-60-Lot = eu-funds oder no-eu-funds: ja / nein
Bei eu-funds erforderliche Folgeangaben geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
GPA-Abdeckung anhand von Auftraggeberart, Auftragswert, Beschaffungsgegenstand und aktueller Rechtslage geprüft: ja / nein
BT-115-Lot = true für die aktuelle Muster-URV: ja / nein
Elektronische Bestellung geprüft: ja / nein
Elektronische Zahlung geprüft: ja / nein
Elektronische Rechnungsstellung geprüft: ja / nein
KMU-Eignung geprüft: ja / nein
Falls BT-726-Lot = true, erforderliche deutsche KMU-Zielgruppenkennzeichnung in BT-300 vorhanden: ja / nein / nicht zutreffend
Bei positiver KMU-Kennzeichnung verwendeter Zielgruppenwert nach aktuellem eForms-DE-Regelwerk zulässig: ja / nein / nicht zutreffend
Bei positiver KMU-Kennzeichnung aktuelle Markersyntax korrekt verwendet: ja / nein / nicht zutreffend
Bei positiver Mehrfachkennzeichnung aktuelle technische Mehrfachlogik geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
BT-754-Lot anhand des konkreten Beschaffungsgegenstands sachgerecht bestimmt: ja / nein
BT-755-Lot nur bei BT-754-Lot = n-inc-just befüllt: ja / nein / nicht zutreffend
Bei BT-754-Lot = n-inc-just enthält BT-755-Lot eine konkrete Begründung: ja / nein / nicht zutreffend
Strategische Beschaffungsangaben geprüft: ja / nein
Energieeffizienzvorgaben geprüft: ja / nein
BT-717-Lot zur Clean Vehicles Directive geprüft: ja / nein
BT-717-Lot = false für die aktuelle IT-URV: ja / nein
Keine von BT-717 abhängigen Angaben ohne positiven Sachverhalt erzeugt: ja / nein
BT-681-Lot zur Foreign Subsidies Regulation geprüft: ja / nein
BT-681-Lot = false für den aktuellen geschätzten Auftragswert: ja / nein
FSR-Anwendbarkeit anhand des aktuellen Auftragswerts und der aktuellen Rechtslage geprüft: ja / nein
BT-578-Lot = false: ja / nein
BT-732-Lot bei fehlender Sicherheitsfreigabe nicht befüllt: ja / nein
Vertraulichkeitsvereinbarung geprüft: ja / nein
BT-751-Lot = false: ja / nein
BT-761-Lot = false: ja / nein
BT-76-Lot nicht befüllt: ja / nein
Alle durch positive Angaben ausgelösten bedingten Folgefelder geprüft: ja / nein
Keine abgeleiteten Business Terms als unzulässige eigene Eingabefelder serialisiert: ja / nein
70.12 Nachprüfung
Zuständige Vergabekammer korrekt: ja / nein
Vergabekammer als eigene Organisation angelegt: ja / nein
Vergabekammer besitzt eindeutige OPT-200-Kennung: ja / nein
BT-501 der Vergabekammer nach aktueller eForms-DE-Systematik bestimmt: ja / nein
BT-501 der Vergabekammer nicht mit OPT-200 verwechselt: ja / nein
OPT-301-Lot-ReviewOrg referenziert die richtige ORG- oder TPO-Kennung: ja / nein
ReviewInfo-Stelle festgelegt: ja / nein
OPT-301-Lot-ReviewInfo referenziert die richtige ORG- oder TPO-Kennung: ja / nein
ReviewOrg und ReviewInfo funktional zutreffend unterschieden: ja / nein
Nachprüfungsfristen aktuell: ja / nein
Keine unzulässige BT-807-Zuordnung verwendet: ja / nein
70.13 Aktualisierung oder Änderungsbekanntmachung
Nur auszufüllen, wenn eine bereits übermittelte oder veröffentlichte Bekanntmachung geändert wird.
Status der zu ändernden Bekanntmachung geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
Bekanntmachung bereits auf TED veröffentlicht: ja / nein / nicht zutreffend
Bei noch nicht veröffentlichter Bekanntmachung zulässige Aktualisierung derselben Bekanntmachung geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Aktualisierung vor TED-Veröffentlichung BT-701 unverändert: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Aktualisierung vor TED-Veröffentlichung BT-757 nach geltender Versionslogik erhöht: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Aktualisierung vor TED-Veröffentlichung Status der vorausgehenden Fassung geprüft und erforderlichenfalls gestoppt: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Aktualisierung vor TED-Veröffentlichung keine Change-Notice-Felder allein aufgrund der Aktualisierung verwendet: ja / nein / nicht zutreffend
Bei bereits veröffentlichter Bekanntmachung Change Notice verwendet: ja / nein / nicht zutreffend
Neue Change Notice besitzt eigene BT-701-UUID: ja / nein / nicht zutreffend
Erste übermittelte Fassung der neuen Change Notice besitzt BT-757 = 01: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Aktualisierung einer noch nicht veröffentlichten Change Notice BT-701 unverändert und BT-757 erhöht: ja / nein / nicht zutreffend
BT-758 referenziert bei einer Change Notice die richtige veröffentlichte Bekanntmachungsversion im Format UUID-vv: ja / nein / nicht zutreffend
Geänderte strukturelle Abschnitte über BT-13716 vollständig bezeichnet: ja / nein / nicht zutreffend
Bei Organisations- oder Touchpointänderungen referenziert BT-13716 die zutreffende technische ORG- oder TPO-Kennung und nicht BT-501: ja / nein / nicht zutreffend
Änderungsgrund über BT-140 korrekt: ja / nein / nicht zutreffend
Änderungsbeschreibung über BT-141 korrekt: ja / nein / nicht zutreffend
Änderung der Vergabeunterlagen über BT-718 und BT-719 korrekt: ja / nein / nicht zutreffend
Erforderliche Fristverlängerung geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
Erfordernis einer konsolidierten Neuveröffentlichung geänderter Vergabeunterlagen geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
Erfordernis eines Verfahrensneustarts geprüft: ja / nein / nicht zutreffend
Abgleich der Auftragsbekanntmachung und eForms-Angaben mit den führenden Vergabeunterlagen durchgeführt: ja / nein
Technische Validierung ohne blockierende Fehler abgeschlossen: ja / nein
Materielle Konsistenzkontrolle abgeschlossen: ja / nein
Geprüft durch: [Name einzutragen]
Funktion: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Ergebnis: freigegeben / Korrektur erforderlich
Anmerkungen: [einzutragen oder keine]
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Dieses Prüfschema dient der Aufklärung und Prüfung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots nach § 60 VgV im Vergabeverfahren zur Universellen Rahmenvereinbarung.
Für jedes Angebot, für das aufgrund der verfahrensweiten Aufgreifprüfung eine Aufklärung nach § 60 VgV durchgeführt wird, wird ein eigenes Prüfschema geführt.
Die verfahrensweite Prüfung sämtlicher Angebote auf mögliche Aufgreifgründe erfolgt ausschließlich in der "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation". Dieses Prüfschema übernimmt nur den dort für das konkrete Angebot festgestellten Aufgreifgrund und dokumentiert anschließend die vollständige Einzelfallprüfung.
Das Prüfschema dokumentiert:
Das Prüfschema dient nicht dazu, einen Mindest-Handelsaufschlag, eine Mindestmarge, eine Kostendeckungsquote oder eine sonstige nicht in den Vergabeunterlagen vorgesehene Preisuntergrenze festzulegen.
Ein auffällig geringer Handelsaufschlag, ein Handelsaufschlag, aus dem eine die eigenen Kosten nicht vollständig deckende Vergütung resultiert, oder ein Handelsaufschlag von 0,00 Prozent führt nicht allein zur Ablehnung des Zuschlags auf das Angebot.
Die Aufgreifentscheidung beantwortet ausschließlich, ob eine Aufklärung durchgeführt wird. Über die Rechtsfolge wird erst nach Durchführung und Bewertung der Aufklärung entschieden.
Der Auftraggeber prüft nicht, ob das Geschäftsmodell des Bieters einer vom Auftraggeber bevorzugten Kalkulationsmethode entspricht. Maßgeblich ist, ob der Aufklärungsanlass nachvollziehbar erklärt wurde und auf einer ausreichend gesicherten Tatsachengrundlage erwartet werden kann, dass der Bieter seine übernommenen Verpflichtungen vollständig, vertragsgerecht und zuverlässig erfüllt.
Die Originalunterlagen der Aufklärung verbleiben in der Vergabeakte. Sie werden in diesem Prüfschema eindeutig referenziert und nicht nochmals vollständig wiedergegeben.
Vergabeverfahren: Universelle Rahmenvereinbarung für IT-Lieferantenleistungen (URV)
Vergabenummer: [einzutragen]
Bieter: [einzutragen]
Angebotskennung: [einzutragen]
Angebotsdatum: [einzutragen]
Angebotener Handelsaufschlag: [einzutragen] Prozent
Vorläufiger Preisrang zum Zeitpunkt der Eröffnung der Prüfung: [einzutragen]
Datum der Eröffnung der Prüfung nach § 60 VgV: [einzutragen]
Bearbeitet durch: [Name und Funktion]
Für die Prüfung gelten insbesondere folgende festgelegte Merkmale des URV-Vergütungsmodells:
"Maßgeblicher Leistungszeitraum" bezeichnet für dieses Prüfschema den Zeitraum, für den der Bieter die wirtschaftliche Tragfähigkeit seiner eigenen vertraglichen Verpflichtungen berücksichtigen muss. Er umfasst die mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich vorgesehener Verlängerungen sowie diejenigen eigenen Pflichten des Auftragnehmers aus rechtzeitig begründeten Leistungsabrufen und vereinbarten Optionen, die nach Maßgabe der Vertragsunterlagen über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus fortbestehen.
Für den vollständigen Leistungs- und Pflichtenumfang sind ausschließlich die jeweils geltenden Vergabe- und Vertragsunterlagen maßgeblich.
Die verfahrensweite Aufgreifprüfung ist dokumentiert in:
Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation, Stand / Version: [einzutragen]
Fundstelle / Abschnitt: [einzutragen]
Für das vorliegende Angebot wurde in der verfahrensweiten Aufgreifprüfung entschieden, eine Aufklärung nach § 60 VgV durchzuführen.
Aufgreifgrund:
[einzutragen]
Soweit einschlägig:
Nächsthöherer Handelsaufschlag: [einzutragen] Prozent
Festgestellter relativer Abstand: [einzutragen] Prozent
Herangezogener sonstiger Vergleichs- oder Plausibilitätswert: [einzutragen]
Festgestellte sonstige Auffälligkeit:
[einzutragen]
Die vorstehenden Werte und Feststellungen begründen ausschließlich die Aufklärung. Sie bilden keine Preisuntergrenze und keinen materiellen Ablehnungsmaßstab.
Das Aufklärungsersuchen benennt die im konkreten Fall aufklärungsbedürftigen Punkte so, dass der Bieter erkennen kann, welche Zweifel ausgeräumt werden sollen.
Eine lediglich pauschale Aufforderung zur Bestätigung der "Auskömmlichkeit" oder zur Offenlegung der vollständigen internen Unternehmenskalkulation ist zu vermeiden.
Bei vergleichbaren Aufgreifgründen werden vergleichbare Bieter nach denselben Grundmaßstäben aufgeklärt. Unterschiedliche oder zusätzliche Fragen sind zulässig, soweit unterschiedliche Angebotsangaben, Geschäftsmodelle, Erläuterungen oder sonstige konkrete Umstände hierfür einen sachlichen Anlass geben.
Der Bieter bestimmt grundsätzlich selbst Struktur und Methode seiner Kalkulation.
Er muss jedoch diejenigen Tatsachen, Annahmen und wirtschaftlichen Zusammenhänge nachvollziehbar erläutern, auf die er die Tragfähigkeit seines Handelsaufschlags stützt.
Soweit eine qualitative Erklärung für die Prüfung nicht ausreicht, sind die entscheidungserheblichen wirtschaftlichen Größen angemessen zu quantifizieren.
Die Aufklärung nach § 60 VgV ist von einer Nachforderung nach § 56 VgV zu unterscheiden. Sie dient der Erklärung und Prüfung des bereits abgegebenen Angebots. Sie darf Angebotsinhalte nicht nachträglich ändern oder neu schaffen. Zulässige Vorgänge nach § 56 VgV sind hiervon gesondert zu beurteilen.
Insbesondere darf die Aufklärung nicht dazu führen, dass nachträglich:
Folgende Kernfragen sind zu adressieren, soweit sie für den konkreten Aufgreifgrund entscheidungserheblich sind:
Konkrete Formulierung der an den Bieter gerichteten Kernfragen:
[einzutragen]
Die folgenden Module werden nur aktiviert, soweit der konkrete Aufgreifgrund oder die bisher bekannten Tatsachen hierfür Anlass geben.
Modul A: Eigene URV-Leistungen und Kostenstruktur
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul B: Abrufvolumen und Abrufstruktur
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul C: Bestehende Infrastruktur, Skaleneffekte und Automatisierung
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul D: Personal und sonstige betriebliche Ressourcen
Aufzuklären ist insbesondere:
Ein bestimmter Mindestpersonalschlüssel wird nicht vorgegeben.
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul E: Unterdeckung, Gewinnverzicht und alternative Finanzierung
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul F: Lieferantenkonditionen und wirtschaftliche Vorteile
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul G: Verbundene Unternehmen und Konzernstrukturen
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul H: Finanzierungskosten, Zahlungsziele und Working Capital
Aufzuklären ist insbesondere:
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Modul I: Sonstiger konkreter Prüfpunkt
Prüfgegenstand:
[einzutragen]
Konkrete Fragen:
[einzutragen]
Nachweise werden nur verlangt, soweit sie zur Prüfung eines konkret entscheidungserheblichen Sachverhalts erforderlich sind.
Verlangte Nachweise:
[einzutragen]
Je nach Sachverhalt können insbesondere geeignet sein:
Es ist kein weitergehender Eingriff in vertrauliche Unternehmensinformationen zu verlangen, als für eine belastbare Prüfung erforderlich ist.
Datum des Aufklärungsersuchens: [einzutragen]
Kennung in der Vergabeplattform: [einzutragen]
Gesetzte Frist: [einzutragen]
Begründung einer gegebenenfalls besonders kurzen oder langen Frist:
[einzutragen]
Die Frist muss Umfang und Komplexität der verlangten Erläuterungen und Nachweise angemessen berücksichtigen.
Die Aufklärung erfolgt über den vorgesehenen elektronischen Kommunikationsweg des Vergabeverfahrens.
Bieteraufklärung eingegangen:
Falls ja:
Datum des Eingangs: [einzutragen]
Kennung der Bieterantwort: [einzutragen]
Frist eingehalten:
Für die materielle Prüfung zugrunde gelegt:
Bei teilweiser oder fehlender Berücksichtigung:
Nicht berücksichtigter Inhalt:
[einzutragen]
Grund der Nichtberücksichtigung:
[einzutragen]
Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang Angaben aus der Bieteraufklärung der materiellen Prüfung zugrunde gelegt werden können, richtet sich nach den vergaberechtlichen Verfahrensregeln. Insbesondere dürfen Erklärungen nicht berücksichtigt werden, soweit sie zu einer unzulässigen nachträglichen Änderung oder Neuschaffung des Angebots führen würden.
Bei verspätetem Eingang zusätzlich:
Behandlung der Fristüberschreitung und Begründung:
[einzutragen]
Eine verspätete Antwort wird nur berücksichtigt, soweit dies unter Wahrung von Transparenz, Gleichbehandlung und den für das Verfahren festgelegten Fristen vergaberechtlich zulässig ist. Die Entscheidung über ihre Berücksichtigung oder Nichtberücksichtigung und die hierfür maßgeblichen Gründe sind zu dokumentieren.
Vorgelegte Unterlagen:
Falls keine Bieteraufklärung eingegangen ist:
Datum des Fristablaufs: [einzutragen]
Feststellung:
[einzutragen]
Das Ausbleiben einer Bieterantwort begründet keinen eigenständigen formalen Ausschlussgrund. Es wird bei der materiellen Prüfung berücksichtigt. Kann der Aufklärungsanlass mangels ausreichender Erläuterung nicht zufriedenstellend aufgeklärt werden, ist nach Maßgabe des § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV zu entscheiden.
Die Angebots-, Aufklärungs- und Wertungsunterlagen sind vertraulich zu behandeln.
Zusätzlich ist zu prüfen, ob besonders schutzbedürftige oder ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnete Informationen besondere Zugriffsbeschränkungen erfordern.
Besonders schutzbedürftige oder ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnete Informationen enthalten:
Besondere Zugriffsbeschränkungen erforderlich:
Umsetzung:
[einzutragen]
Die Originalunterlagen verbleiben in der Vergabeakte und werden in diesem Prüfschema nur soweit inhaltlich wiedergegeben, wie dies für die Dokumentation der Entscheidung erforderlich ist.
Dieser Abschnitt wird auf Grundlage der tatsächlich eingegangenen und nach den Verfahrensregeln zu berücksichtigenden Erläuterungen und Nachweise ausgefüllt.
Ist keine Bieteraufklärung eingegangen oder wird eine eingegangene Aufklärung ganz oder teilweise nicht berücksichtigt, werden nur diejenigen Feststellungen dokumentiert, die auf der verwertbaren Tatsachengrundlage belastbar getroffen werden können. Nicht aufklärbare entscheidungserhebliche Punkte werden in der Zwischen- und Abschlussbewertung festgehalten.
Wesentliche verwertbare Erklärung des Bieters:
[einzutragen]
Falls keine oder keine ausreichende verwertbare Erklärung vorliegt:
[einzutragen]
Sind sämtliche für die wirtschaftliche Tragfähigkeit wesentlichen eigenen URV-Pflichten im erklärten Modell berücksichtigt?
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Der Auftraggeber darf dem Bieter bei der Prüfung keine Kosten für Tätigkeiten zurechnen, die nach den Vergabe- und Vertragsunterlagen nicht zu den geschuldeten Leistungen des Auftragnehmers gehören.
Tatsächliche weitere Aufwendungen, die der Bieter seinem eigenen Geschäftsmodell zugrunde legt, können berücksichtigt werden, soweit sie für die Erklärung und Bewertung seines Modells relevant sind.
Ist nachvollziehbar, welche wirtschaftlich wesentlichen Kosten und Aufwendungen entstehen und wie sie getragen werden?
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Eine vollständige Deckung jedes einzelnen Kostenbestandteils durch den Handelsaufschlag ist keine Voraussetzung für eine positive Prüfung.
7.4.1 Feststellung zur Kostendeckung
Genau eine Feststellung auswählen:
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
7.4.2 Bedeutung für die Gesamtprüfung
Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
[einzutragen]
Eine fehlende vollständige Kostendeckung führt nicht allein zu einer negativen Entscheidung.
Mehrfachauswahl möglich, soweit die Aussagen miteinander vereinbar sind:
Alternativ:
Das Feld "nicht entscheidungserheblich" darf nicht zusammen mit einer inhaltlich entgegenstehenden Feststellung ausgewählt werden.
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Sachliche Bewertung, genau eine Feststellung auswählen:
Weiterer Aufklärungsbedarf:
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Es ist insbesondere zu unterscheiden zwischen:
Sachliche Bewertung, genau eine Feststellung auswählen:
Weiterer Aufklärungsbedarf:
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Soweit eine Unterdeckung besteht oder für die Gesamtprognose relevant ist:
Finanzierungsquelle:
[einzutragen]
Ist nachvollziehbar, dass die Finanzierung tatsächlich zur Verfügung steht?
Ist sie hinsichtlich ihrer Größenordnung und des maßgeblichen Leistungszeitraums ausreichend belastbar?
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Die Finanzierung kann insbesondere aus allgemeinen Unternehmensmitteln, anderen Geschäftsbereichen, Konzernmitteln oder strategischen Investitionsmitteln erfolgen.
Die URV muss nicht für sich allein profitabel sein.
Die Prüfung der konkret behaupteten Finanzierungsquelle dient ausschließlich der Bewertung des ungewöhnlich niedrigen Angebots. Sie begründet keine zusätzlichen Eignungskriterien oder Eignungsmindestanforderungen, insbesondere keine zusätzlichen Mindestanforderungen an Umsatz, Eigenkapital, Liquidität oder Bonität.
Stützt der Bieter die Tragfähigkeit seines Geschäftsmodells auf Rabatte, Boni, Provisionen, Rückvergütungen, Gutschriften oder sonstige wirtschaftliche Vorteile?
Falls ja:
Schritt 1: Bestehen und wirtschaftliche Bedeutung
Art des Vorteils:
[einzutragen]
Wirtschaftliche Bedeutung für das Geschäftsmodell:
[einzutragen]
Schritt 2: Sachlicher Bezug zur URV
Besteht ein sachlicher Bezug zu einem oder mehreren URV-Leistungsabrufen?
Begründung:
[einzutragen]
Schritt 3: Vertragliche Behandlung
Muss der Vorteil nach den Leistungs- und Vertragsbedingungen vollständig oder anteilig dem Einkaufspreis beziehungsweise dem Auftraggeber zugutekommen?
Begründung:
[einzutragen]
Schritt 4: Verbleibender wirtschaftlicher Vorteil
Welcher Anteil darf danach tatsächlich beim Auftragnehmer verbleiben?
[einzutragen]
Kann dieser verbleibende Anteil zur Erklärung des niedrigen Handelsaufschlags herangezogen werden?
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Sind verbundene Unternehmen für Kalkulation, Finanzierung oder Leistungserbringung wesentlich?
Falls ja:
Relevante Funktion:
[einzutragen]
Mehrfachauswahl möglich:
[einzutragen]
"Keine der vorgenannten Auffälligkeiten besteht" darf nicht zusammen mit einem anderen Auffälligkeitsfeld ausgewählt werden.
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Sind besondere Finanzierungskonditionen, Zahlungsziele oder Working-Capital-Vorteile für das Geschäftsmodell wesentlich?
Falls ja:
Sachliche Bewertung, genau eine Feststellung auswählen:
Weiterer Aufklärungsbedarf:
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Genau eine Bewertung auswählen:
Insbesondere wurde geprüft:
Tragende Feststellungen:
[einzutragen]
Dieser Abschnitt wird für Annahmen verwendet, deren Bedeutung für die Tragfähigkeit des Geschäfts- und Finanzierungsmodells einer gesonderten Prüfung bedarf.
Nicht jede Annahme muss mit Sicherheit eintreten.
Entscheidend ist insbesondere:
Annahme:
[einzutragen]
Bedeutung für das Gesamtmodell:
[einzutragen]
Tatsächliche Grundlage oder Nachweis:
[einzutragen]
Folge einer ungünstigeren Entwicklung:
[einzutragen]
Vorhandener Auffangmechanismus:
[einzutragen]
Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
[einzutragen]
Genau ein maßgebliches Zwischenergebnis auswählen:
Begründung:
[einzutragen]
Unsicherheit:
[einzutragen]
Warum sie die Leistungserfüllungsprognose nicht beeinträchtigt:
[einzutragen]
Dieser Abschnitt wird nur verwendet, wenn nach der bisherigen Aufklärung konkrete entscheidungserhebliche Fragen verbleiben oder erstmals entstanden sind.
Weitere Aufklärung ist erforderlich, weil:
[einzutragen]
Erforderliche ergänzende Nachweise:
[einzutragen]
Datum des weiteren Aufklärungsersuchens: [einzutragen]
Kennung in der Vergabeplattform: [einzutragen]
Gesetzte Frist: [einzutragen]
Weitere Bieteraufklärung eingegangen:
Falls ja:
Datum der Bieterantwort: [einzutragen]
Kennung der Bieterantwort: [einzutragen]
Frist eingehalten:
Vorgelegte ergänzende Unterlagen:
Für die Entscheidung, ob und in welchem Umfang die weitere Bieteraufklärung der materiellen Prüfung zugrunde gelegt wird, sowie für die Behandlung eines verspäteten Eingangs gelten die Maßstäbe des Abschnitts 6 entsprechend.
Falls nein:
Datum des Fristablaufs: [einzutragen]
Feststellung:
[einzutragen]
Das Ausbleiben einer Antwort begründet keinen eigenständigen formalen Ausschlussgrund. Es wird bei der Entscheidung berücksichtigt, ob die entscheidungserheblichen Zweifel zufriedenstellend aufgeklärt werden konnten.
Genau eine Feststellung auswählen:
Begründung:
[einzutragen]
Eine weitere Aufklärungsrunde ist:
Begründung:
[einzutragen]
Eine weitere Aufklärungsrunde ist insbesondere erforderlich, wenn erst aufgrund der bisherigen Bieterantwort ein neuer entscheidungserheblicher Zweifel entsteht, zu dem der Bieter noch nicht ausreichend Stellung nehmen konnte.
Eine weitere Aufklärung ist dagegen nicht allein deshalb erforderlich, weil der Bieter einen bereits konkret und verständlich benannten entscheidungserheblichen Punkt trotz angemessener Gelegenheit nicht nachvollziehbar aufgeklärt hat.
Die Aufklärung dient nicht dazu, dem Bieter beliebig viele Versuche zur nachträglichen Entwicklung eines neuen Geschäfts-, Preis- oder Vertragsmodells zu ermöglichen.
Weitere Aufklärungsrunden werden bei Bedarf nach derselben Struktur dokumentiert.
Bestehen Anhaltspunkte dafür, dass die auffällig geringe Höhe des Handelsaufschlags ganz oder teilweise darauf beruht, dass für die Vertragsausführung relevante Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden?
Betroffene Verpflichtung:
[einzutragen]
Tatsächliche Feststellungen:
[einzutragen]
Ist festgestellt, dass die ungewöhnliche Niedrigkeit gerade auf der Nichtbeachtung dieser Verpflichtung beruht?
Begründung:
[einzutragen]
Bei einem festgestellten ursächlichen Verstoß ist das Angebot nach § 60 Abs. 3 Satz 2 VgV abzulehnen.
Bestehen konkrete Anhaltspunkte dafür, dass die auffällig geringe Höhe des Handelsaufschlags auf einer staatlichen Beihilfe beruht?
Falls ja:
Art der möglichen Beihilfe:
[einzutragen]
Ist nach der Aufklärung festzustellen, dass das Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat?
Begründung:
[einzutragen]
Die Rechtmäßigkeit der Beihilfe ist für die Rechtsfolge des § 60 Abs. 4 VgV nur entscheidungserheblich, wenn festgestellt wird, dass das Angebot wegen der staatlichen Beihilfe ungewöhnlich niedrig ist.
Fragen und Nachweise zur Kausalität und zur Rechtmäßigkeit der Beihilfe können aus Verfahrenseffizienzgründen in derselben Aufklärungsrunde angefordert werden.
Datum des Aufklärungsersuchens zum Nachweis der Rechtmäßigkeit, soweit erforderlich: [einzutragen]
Angemessene Frist zum Nachweis der Rechtmäßigkeit: [einzutragen]
Nachweis des Bieters:
[einzutragen]
Rechtmäßigkeit ausreichend nachgewiesen:
Ist die rechtmäßige Gewährung innerhalb der gesetzten angemessenen Frist ausreichend nachgewiesen, ergibt sich aus § 60 Abs. 4 VgV kein Ablehnungsgrund. Die übrige Prüfung nach § 60 VgV bleibt unberührt.
Kann der Bieter in einem nach § 60 Abs. 4 VgV einschlägigen Fall die rechtmäßige Gewährung der staatlichen Beihilfe nicht innerhalb der gesetzten angemessenen Frist nachweisen, ist das Angebot abzulehnen.
Die Ablehnung ist der Europäischen Kommission mitzuteilen.
Hat die Aufklärung konkrete Anhaltspunkte für einen eigenständigen Ausschlussgrund, ein gesetzliches Zuschlagsverbot oder einen sonstigen eigenständig zu prüfenden Rechtsverstoß ergeben?
Falls ja, Mehrfachauswahl möglich:
[einzutragen]
Diese Sachverhalte werden nicht abschließend in diesem Prüfschema entschieden, soweit sie nicht unmittelbar § 60 Abs. 3 Satz 2 oder Abs. 4 VgV betreffen.
Gesonderte Prüfung erforderlich:
Referenz:
[einzutragen]
Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
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Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
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Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
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Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
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Genau eine Bewertung auswählen:
Begründung:
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Verbleibende Unsicherheiten:
[einzutragen]
Bedeutung für die Leistungserfüllungsprognose:
[einzutragen]
Kann nach Würdigung sämtlicher entscheidungserheblicher Erläuterungen und Nachweise auf ausreichend gesicherter Tatsachengrundlage erwartet werden, dass der Bieter die URV trotz des auffällig geringen Handelsaufschlags beziehungsweise auf Grundlage seines erklärten Finanzierungsmodells während des maßgeblichen Leistungszeitraums vollständig, vertragsgerecht und zuverlässig durchführen wird?
Tragende tatsächliche Feststellungen:
[einzutragen]
Tragende Bewertung:
[einzutragen]
Im regulären Entscheidungspfad genau ein Prüfergebnis auswählen:
Ergebnis der materiellen Aufklärung:
Genau eine Feststellung auswählen:
Auf ausreichend gesicherter Tatsachengrundlage kann erwartet werden, dass der Bieter die von ihm übernommenen URV-Pflichten vollständig, vertragsgerecht und zuverlässig erfüllt.
Aus der Prüfung nach § 60 VgV ergibt sich kein Grund, den Zuschlag auf dieses Angebot abzulehnen.
Die Aufklärung führt zu keiner Änderung des angebotenen Handelsaufschlags und zu keinem Bonus oder Malus bei seiner preislichen Wertung.
Die übrige Angebotsprüfung sowie die Eignungs-, Ausschlussgründe- und sonstigen Zuschlagsfähigkeitsprüfungen bleiben unberührt.
Eine abschließende Entscheidung ist noch nicht möglich.
Entscheidungserhebliche offene Fragen:
[einzutragen]
Die ungewöhnlich geringe Höhe des Handelsaufschlags konnte trotz ordnungsgemäßer und hinreichend konkreter Aufklärung nicht zufriedenstellend aufgeklärt werden.
Dies kann insbesondere auch darauf beruhen, dass der Bieter eine erforderliche Aufklärung nicht oder in entscheidungserheblichen Punkten nicht ausreichend beantwortet hat.
Es verbleiben entscheidungserhebliche Zweifel an der vollständigen, vertragsgerechten und zuverlässigen Durchführung der URV.
Regelfolge nach § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV ist die Ablehnung des Zuschlags auf dieses Angebot.
Der Zuschlag auf dieses Angebot wird abgelehnt.
Entscheidungserheblicher Grund:
[einzutragen]
Es wurde festgestellt, dass die ungewöhnliche Niedrigkeit auf der Nichtbeachtung von Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB beruht.
Das Angebot ist nach § 60 Abs. 3 Satz 2 VgV abzulehnen.
Entscheidungserheblicher Sachverhalt:
[einzutragen]
Es wurde festgestellt, dass das Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, und der Bieter deren rechtmäßige Gewährung innerhalb der gesetzten angemessenen Frist nicht nachweisen konnte.
Das Angebot ist nach § 60 Abs. 4 VgV abzulehnen.
Die Ablehnung ist der Europäischen Kommission mitzuteilen.
Entscheidungserheblicher Sachverhalt:
[einzutragen]
Dieser Abschnitt wird nur verwendet, wenn trotz nicht vollständig zufriedenstellender Aufklärung ausnahmsweise von der Soll-Rechtsfolge des § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV abgesehen werden soll.
Der Sonderfall setzt kumulativ voraus:
Der Sonderfall kann insbesondere nicht dazu verwendet werden, einen zwingenden Ablehnungsgrund nach § 60 Abs. 3 Satz 2 oder Abs. 4 VgV zu überwinden oder eine negative Leistungserfüllungsprognose zu ersetzen.
Wird dieser Sonderfall gewählt, wird in Abschnitt 13.1 kein reguläres Prüfergebnis A bis E als abschließende Entscheidung ausgewählt.
Zwingender Ablehnungsgrund nach § 60 Abs. 3 Satz 2 oder Abs. 4 VgV ausgeschlossen:
Leistungserfüllungsprognose nach Abschnitt 12.7:
Besondere atypische Umstände:
[einzutragen]
Verbliebene Unsicherheiten:
[einzutragen]
Begründung des ausnahmsweisen Abweichens:
[einzutragen]
Gesonderte vergaberechtliche Prüfung durchgeführt:
Referenz zur gesonderten Prüfung und Entscheidung:
[einzutragen]
Von der nach § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV vorgesehenen Regelablehnung wird aufgrund der gesondert dokumentierten atypischen Umstände ausnahmsweise abgesehen.
Aus der Prüfung nach § 60 VgV folgt damit keine Ablehnung des Zuschlags auf dieses Angebot.
Die übrigen Angebots-, Eignungs-, Ausschlussgründe- und sonstigen Zuschlagsfähigkeitsprüfungen bleiben unberührt.
Die Entscheidung beruht zusammengefasst auf folgenden Tatsachen und Erwägungen:
[einzutragen]
Bei Prüfergebnis A sind die tatsächlichen Erkenntnisse zu dokumentieren, die die positive Leistungserfüllungsprognose tragen. Eine vollständige betriebswirtschaftliche Bewertung des Unternehmens ist nicht erforderlich.
Bei Prüfergebnis C, D oder E sind die tragenden Gründe der Ablehnung zu dokumentieren.
Insbesondere ist bei einer Ablehnung nach Prüfergebnis C nachvollziehbar festzuhalten:
Beim atypischen Ausnahmefall nach Abschnitt 13.2 sind insbesondere zu dokumentieren:
Eine negative Entscheidung nach § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV darf nicht allein auf:
beruhen.
In die verfahrensweite Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation werden aus diesem Prüfschema nur die für die Verfahrenssteuerung erforderlichen Ergebnisse übernommen:
Die detaillierten Kalkulationsangaben, Bietererklärungen, Nachweise und materiellen Einzelbewertungen werden dort nicht nochmals wiederholt.
Wird der Aufklärungsanlass zufriedenstellend geklärt, genügt im Vergabevermerk grundsätzlich eine kurze Ergebnisfeststellung mit Verweis auf dieses Prüfschema.
Beispiel:
"Der angebotene Handelsaufschlag wurde wegen des Anscheins einer ungewöhnlichen Niedrigkeit nach § 60 VgV aufgeklärt. Der Aufklärungsanlass wurde zufriedenstellend geklärt. Aus der Prüfung nach § 60 VgV ergab sich kein Grund zur Ablehnung des Zuschlags auf dieses Angebot. Die vollständige Einzelprüfung ist im Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote zum Angebot [Kennung] dokumentiert."
Wird der Zuschlag auf ein Angebot aufgrund § 60 VgV abgelehnt, muss der Vergabevermerk den tragenden Grund der Entscheidung selbst erkennen lassen.
Die vollständige Einzelprüfung wird lediglich referenziert und nicht wiederholt.
Wird in einem gesondert vergaberechtlich geprüften atypischen Ausnahmefall trotz nicht vollständig zufriedenstellender Aufklärung von der Soll-Rechtsfolge des § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV abgesehen, müssen die verbliebenen Unsicherheiten, die positive Leistungserfüllungsprognose, das Fehlen zwingender Ablehnungsgründe, die hierfür maßgeblichen besonderen Umstände und die tragenden Gründe des Abweichens im Vergabevermerk erkennbar dokumentiert und die gesonderte Prüfung eindeutig referenziert werden.
Dokumente / Kennungen:
[einzutragen]
Dokument / Plattformkennung:
[einzutragen]
Datum:
[einzutragen]
Dokument / Plattformkennung, soweit vorhanden:
[einzutragen]
Datum, soweit vorhanden:
[einzutragen]
[einzutragen]
[einzutragen]
[einzutragen]
[einzutragen]
Die Vier-Augen-Kontrolle dieses Prüfschemas ist eine interne Qualitätssicherungsmaßnahme für die Einzelfallprüfung nach § 60 VgV.
Sie ersetzt nicht die verfahrensweite abschließende Entscheidung über den Zuschlag.
Die nach § 58 Abs. 5 VgV für die Zuschlagsentscheidung in der Regel vorgesehene Mitwirkung von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers bleibt unberührt.
Soweit dieselben Personen an beiden Vorgängen mitwirken, kann die Kontrolle dieses Prüfschemas zugleich der Vorbereitung der abschließenden Zuschlagsentscheidung dienen.
Bearbeitet durch:
[Name]
Funktion:
[einzutragen]
Datum der abschließenden Bearbeitung:
[einzutragen]
Unterschrift / elektronische Freigabe:
[einzutragen]
Geprüft durch:
[Name]
Funktion:
[einzutragen]
Prüfdatum:
[einzutragen]
Kontrolliert wurde insbesondere:
Kontrollergebnis:
Anmerkungen:
[einzutragen]
Eine zusätzliche fachliche oder vergaberechtliche Beteiligung erfolgt nur, soweit der konkrete Sachverhalt dies erfordert.
Sie ist insbesondere zu erwägen bei:
Beteiligung erfolgt:
Beteiligte Stelle / Person:
[einzutragen]
Gegenstand:
[einzutragen]
Referenz zur Stellungnahme:
[einzutragen]
Ergebnis:
[einzutragen]
Dokumentkennung: [einzutragen]
Aktuelle Version: [einzutragen]
Bearbeitungsstand:
Datum der aktuellen Version: [einzutragen]
Datum des Abschlusses der Prüfung nach § 60 VgV: [einzutragen]
Im regulären Entscheidungspfad genau ein Endergebnis auswählen:
Oder ausschließlich im gesondert vergaberechtlich geprüften atypischen Ausnahmefall:
Wird der atypische Ausnahmefall ausgewählt, wird kein reguläres Endergebnis dieses Abschnitts ausgewählt.
Voraussetzungen des atypischen Ausnahmefalls:
Verbliebene Unsicherheiten:
[einzutragen]
Besondere atypische Umstände:
[einzutragen]
Referenz zur gesonderten vergaberechtlichen Prüfung und Entscheidung:
[einzutragen]
Mehrfachauswahl möglich:
"Kein zusätzlicher Prüfpfad offen" darf nicht zusammen mit einem anderen Feld dieses Abschnitts ausgewählt werden.
Gegenstand:
[einzutragen]
Referenz:
[einzutragen]
Übernahme des Ergebnisses in die Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation am:
[einzutragen]
Verantwortlich:
[einzutragen]
Vorherige Fassungen und sämtliche Originalkommunikation verbleiben nachvollziehbar in der Vergabeakte.
Die Dokumentation wird fortlaufend während des Vergabeverfahrens geführt. Die tragenden Entscheidungsgründe müssen den Erkenntnisstand zum Zeitpunkt der Entscheidung wiedergeben und dürfen nicht erst nachträglich konstruiert werden.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Status: in Bearbeitung / abgeschlossen zur Zuschlagsvorbereitung / abgeschlossen ohne Zuschlagsempfehlung / wieder geöffnet
Dieses Dokument dient der fortlaufenden Prüfung, Wertung und Dokumentation sämtlicher im Vergabeverfahren zur Universellen Rahmenvereinbarung eingegangener Angebote sowie der Herleitung der internen Zuschlagsempfehlung oder der Feststellung, dass keine Zuschlagsempfehlung abgegeben werden kann.
Es wird einmal für das gesamte Vergabeverfahren geführt.
Für jedes als eigenständiges Angebot zu prüfende Angebot wird innerhalb dieses Dokuments ein eigener Angebotsabschnitt geführt.
Das Dokument bildet insbesondere ab:
Dieses Dokument ersetzt nicht die Originalunterlagen der Vergabeakte.
Aufklärungsersuchen, Nachforderungen, Bieterantworten, Nachweise, Registerauskünfte, technische Protokolle und sonstige Originalunterlagen werden nicht vollständig in dieses Dokument übernommen. Sie werden durch eindeutige Dokumenten- oder Aktenreferenzen bezeichnet.
Wird für ein Angebot eine Aufklärung nach § 60 VgV eröffnet, wird für dieses Angebot ein eigenes Dokument "Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote" geführt.
Die verfahrensweite Entscheidung, ob ein Aufgreifgrund für eine Prüfung nach § 60 VgV besteht, erfolgt ausschließlich in diesem Dokument.
Das bieterbezogene Prüfschema enthält die vollständige individuelle Aufklärung und materielle Bewertung des betroffenen Angebots.
Nach Abschluss einer §-60-Prüfung werden ausschließlich Prüfstatus, Ergebnis, gegebenenfalls erforderliche weitere Prüfpfade und Konsequenz in dieses Dokument zurückgeführt.
Die "Erklärung zur Eignungsleihe einschließlich der Verpflichtung des anderen Unternehmens" enthält die Erklärungen des Bieters und des anderen Unternehmens zur Eignungsleihe. Die vergaberechtliche Prüfung und Bewertung der Eignungsleihe erfolgt in diesem Dokument.
Das Dokument "Angaben zu Ausschlussgründen, gesetzlichen Zuschlagsverboten und Selbstreinigungsmaßnahmen" enthält die bieterseitigen Angaben und Nachweise zu einem tatsächlich oder möglicherweise einschlägigen Sachverhalt. Die vergaberechtliche Bewertung und Entscheidung des Auftraggebers erfolgt in diesem Dokument.
Der spätere Vergabevermerk fasst die wesentlichen Entscheidungen und Ergebnisse dieses Dokuments zusammen und verweist auf die Detailprüfung. Er wiederholt die vollständige Angebotsprüfung nicht.
Soweit kein spezieller Ergebnisstatus vorgesehen ist, werden folgende Statuswerte verwendet:
"Nicht erforderlich" bedeutet, dass die betreffende Prüfung für das Angebot oder den aktuellen Verfahrensstand nicht durchzuführen ist.
"Noch nicht geprüft" bedeutet, dass die Prüfung aufgrund der gestuften Verfahrenslogik gegenwärtig noch nicht durchgeführt wurde.
Ein noch nicht geprüfter Sachverhalt darf nicht als erfüllt behandelt werden.
Technische Übermittlungsvorgänge werden zunächst durch die jeweilige Plattform-, Eingangs- oder sonstige Übermittlungskennung identifiziert.
Die Angebotsnummer nach dem Muster "ANG-001", "ANG-002" und fortfolgend bezeichnet ein eigenständiges Angebot als vergaberechtlichen Prüfungsgegenstand.
Mehrere Übermittlungsvorgänge desselben Bieters werden nicht allein wegen der Identität des Bieters zu einem Angebot zusammengefasst.
Soweit eine spätere Übermittlung eine frühere Fassung wirksam ersetzt oder die frühere Fassung wirksam zurückgenommen wurde, verbleibt die frühere Übermittlung lediglich als historischer Übermittlungsvorgang in der Bestandsdokumentation.
Bleiben mehrere Übermittlungen desselben Bieters nach der Bestandsklärung als mehrere eigenständige Hauptangebote bestehen oder ist dies zunächst nicht auszuschließen, müssen die betreffenden Vorgänge bis zur abschließenden Entscheidung eindeutig unterscheidbar bleiben. Soweit sie als eigenständige Angebote zu prüfen sind, erhalten sie jeweils eine eigene Angebotsnummer.
Auch verspätet, auf einem nicht vorgesehenen Übermittlungsweg oder sonst möglicherweise nicht wertbar eingegangene Angebote werden mit einer eindeutigen Angebotsnummer dokumentiert, soweit über sie eine vergaberechtliche Entscheidung zu treffen ist.
Entscheidungsrelevante Unterlagen werden mindestens durch folgende Angaben referenziert:
Entscheidungsrelevante Nachforderungs-, Nachweis- und Aufklärungsvorgänge können nach dem Muster "ANG-001-V01", "ANG-001-V02" und fortfolgend bezeichnet werden.
Das bieterbezogene Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote soll nach dem Muster "§60-ANG-001" oder einer vergleichbar eindeutigen Kennung bezeichnet werden.
Abschlussprüfläufe für nacheinander vorläufig vorgesehene Zuschlagsempfänger werden nach dem Muster "AP-01", "AP-02" und fortfolgend bezeichnet.
Kontrolle:
Für die Prüfung und Wertung gelten insbesondere folgende Verfahrensgrundsätze:
Erfasst werden sämtliche für die Vergabestelle als Angebotsabgabe oder Angebotsversuch erkennbaren Vorgänge, soweit hierüber eine vergaberechtliche Entscheidung erforderlich ist.
Dieser Abschnitt wird nur verwendet, wenn für denselben Bieter oder dieselbe Bietergemeinschaft mehrere Übermittlungsvorgänge vorliegen.
Bestandsklärung [Bieter]
Übermittlungsvorgang 1
Übermittlungsvorgang 2
Weitere Übermittlungsvorgänge
Bestandsentscheidung
Falls mehrere eigenständige Hauptangebote desselben Bieters verbleiben
Die technische Bildung mehrerer Angebotsdatensätze beseitigt nicht die vergaberechtliche Prüfung des Verbots mehrerer Hauptangebote desselben Bieters.
Dieser Abschnitt wird für jedes als eigenständiger Prüfungsgegenstand festgestellte Angebot wiederholt.
Angebot ANG-[…]
Bei Besonderheiten:
Der folgende Abschnitt wird für jedes nach Abschnitt 3 als eigenständiger und weiter zu prüfender Prüfungsgegenstand festgestellte Angebot vollständig wiederholt.
4.[x].1 Eingang, Form, Sprache und technische Verwendbarkeit
Bei einem nicht zugelassenen Nebenangebot
Falls der Eingang nicht frist- oder formgerecht erscheint
Bei technischen oder sprachlichen Besonderheiten
4.[x].2 Angebotsbestandteile und Ausgangserklärungen
Bei Bietergemeinschaft
Bei einer fehlenden oder unklaren Angabe zu gewerblichen Schutzrechten
Ein fehlendes Angebotsblatt oder eine fehlende Unterlage wird nicht allein aufgrund der Dateibezeichnung bewertet.
Entscheidend ist, welcher erforderliche Angebotsinhalt oder Nachweis tatsächlich fehlt und ob dieser im gesetzlich zulässigen Umfang nachgefordert, ergänzt, erläutert, vervollständigt oder korrigiert werden kann.
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ersetzt nicht das Angebotsblatt, den angebotenen Handelsaufschlag, die verbindliche Angebotserklärung oder sonstige von ihr nicht erfasste URV-spezifische Erklärungen.
4.[x].3 Leistungs- und Vertragskonformität
Die tatsächliche Herstellung des Mindestlieferantenportfolios, des Leistungskatalogs, der erforderlichen Systeme, Zugänge und sonstigen erst zum Vertragsbeginn oder während der Vertragsdurchführung geschuldeten Zustände wird nicht als bereits bei Angebotsabgabe bestehender Zustand verlangt, soweit die Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmen.
Bei einer festgestellten Einschränkung oder Unklarheit:
4.[x].4 Zusätzliche Bedingungen, Vorbehalte, Widersprüche und Mehrfachbeteiligungen
Bei mindestens einem "ja":
Das bloße Beifügen oder Erwähnen eigener Geschäftsbedingungen führt nicht automatisch zum Ausschluss.
Entscheidend ist, ob der objektiv verbindliche Angebotsinhalt tatsächlich von den verbindlichen Vergabeunterlagen abweicht.
Mehrfachbeteiligungen und verbundene Unternehmen
Eine Mehrfachbeteiligung oder gesellschaftsrechtliche Verbindung führt nicht allein zum Ausschluss.
4.[x].5 Frühzeitig bekannte Ausschluss- oder Zuschlagshindernisse
Falls ja:
4.[x].6 Entscheidungsrelevante Nachforderungen und Aufklärungen
Keine Vorgänge erforderlich: ja / nein
Für jeden Vorgang wird der folgende Block wiederholt.
Vorgang ANG-[…]-V[…]
Gleichbehandlungskontrolle
Der ursprüngliche Angebotsstand wird durch einen späteren Vorgang nicht rückwirkend überschrieben.
Eine reguläre erstmalige Anforderung vertiefter Eignungsnachweise beim aussichtsreichen Bieter wird nicht als ursprünglicher Angebotsmangel oder als Nachforderung bezeichnet.
4.[x].7 Prüfung vor einem Angebotsausschluss
Dieser Abschnitt wird ausgefüllt, wenn ein potenziell ausschlussrelevanter Sachverhalt festgestellt wurde.
Bei einer endgültigen Ausschlussentscheidung:
4.[x].8 Ergebnis der angebotsbezogenen Prüfung
Der im maßgeblichen Angebotsblatt enthaltene Handelsaufschlag wird für jedes nach Abschnitt 4 noch zu berücksichtigende Angebot einmal in diesem Abschnitt erfasst.
Die Originalangabe wird unverändert dokumentiert.
Eine rein darstellerische Normalisierung eines eindeutig identischen Zahlenwerts ist zulässig.
Eine inhaltliche Rundung oder Änderung des angebotenen Handelsaufschlags ist unzulässig.
Insbesondere wird eine Angabe mit mehr als zwei tatsächlichen Nachkommastellen nicht auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Ein fehlender Handelsaufschlag wird nicht nachgefordert.
Ein nach objektiver Auslegung tatsächlich mehrdeutiger Handelsaufschlag darf nach Ablauf der Angebotsfrist nicht durch eine Auswahlentscheidung des Bieters neu bestimmt werden.
Dieser Abschnitt wird für jedes nach Abschnitt 4 noch zu prüfende Angebot wiederholt.
Wertungsdatensatz ANG-[…]
Bei "nein":
Die wertbaren Handelsaufschläge werden numerisch aufsteigend geordnet.
Es findet keine Punkteberechnung, keine Normalisierung, keine Qualitätswertung und keine zusätzliche Rundung statt.
Ausgeschiedene Angebote erhalten keinen neuen Preisrang.
Eine später eintretende fehlende Berücksichtigungsfähigkeit verändert den ursprünglich gebildeten Preisrang nicht. Der weitere Verfahrensstatus wird gesondert dokumentiert.
Dieser Abschnitt wird verwendet, wenn aufgrund des Verfahrensverlaufs absehbar ist, dass die aktuell geltende Bindefrist für die tatsächliche Zuschlagserteilung nicht ausreichen wird oder eine weitere Bindung der noch in Betracht kommenden Bieter hergestellt werden muss.
Der Abschnitt wird für jeden eigenständigen Verlängerungsvorgang erneut geführt.
Bindefristverlängerung [laufende Nummer]
Falls die bisherige Bindefrist bei Absendung bereits abgelaufen war
Für jedes betroffene Angebot wird der folgende Block wiederholt.
Bindefristverlängerung ANG-[…]
Gesamtergebnis des Verlängerungsvorgangs
Die Aufgreifprüfung wird für die wertbaren Angebote verfahrensweit in diesem Dokument durchgeführt.
Die Aufgreifmerkmale dienen ausschließlich der Entscheidung, ob für ein Angebot eine Aufklärung nach § 60 VgV durchgeführt wird.
Sie sind keine Preisuntergrenzen.
Sie begründen für sich allein weder eine unzulässige Kalkulation noch die Ablehnung eines Angebots.
Die vollständige individuelle Aufklärung und materielle Bewertung eines aufgegriffenen Angebots erfolgt ausschließlich im gesonderten "Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote".
Eine §-60-Aufklärung wird eröffnet, wenn mindestens einer der folgenden Fälle vorliegt:
Bei einem relativen Abstand von weniger als 10 Prozent wird allein aufgrund dieses Abstandes keine Aufklärung eröffnet.
Dies schließt eine Aufklärung aufgrund anderer konkreter Tatsachen nicht aus.
Bei nur einem wertbaren Angebot oder bei Fehlen eines strikt größeren Handelsaufschlags ist ein relativer Preisabstand nicht berechenbar. Die sonstigen Aufgreifmerkmale werden dennoch geprüft.
Bei mehreren Angeboten mit identischem Handelsaufschlag wird für die Abstandsermittlung der nächsthöhere, strikt größere Handelsaufschlag verwendet. Der Gleichstand selbst wird unabhängig davon nach Abschnitt 8 behandelt.
Der relative Abstand wird wie folgt berechnet:
Relativer Abstand = (nächsthöherer, strikt größerer Handelsaufschlag - zu prüfender Handelsaufschlag) / nächsthöherer, strikt größerer Handelsaufschlag × 100.
Der absolute Abstand wird zusätzlich in Prozentpunkten dokumentiert.
Zusätzliche Auffälligkeiten können insbesondere sein:
Das Vorliegen einer solchen Auffälligkeit ist noch keine negative materielle Bewertung.
Dieser Abschnitt wird für jedes nach Abschnitt 5 wertbare Angebot wiederholt.
Aufgreifprüfung ANG-[…]
Bei "ja":
Bei "nein":
Eine offene §-60-Prüfung verändert den Preisrang nicht.
Eine Zuschlagsempfehlung auf ein Angebot mit noch offener §-60-Prüfung ist nicht zulässig.
Ein nach dem §-60-Prüfschema noch offener zusätzlicher Prüfpfad ist vor der weiteren Auswahl des betreffenden Bieters abzuschließen.
Im regulären Verfahrensablauf wird die vertiefte Eignungs- und Ausschlussprüfung des betroffenen Bieters erst nach Abschluss der für ihn erforderlichen §-60-Prüfung fortgeführt.
Die vertiefte Prüfung wird grundsätzlich nur für den Bieter durchgeführt, dessen Angebot nach der vorläufigen Angebotsprüfung, Wertung und einer gegebenenfalls erforderlichen §-60-Prüfung aktuell für den Zuschlag in Betracht kommt.
Scheidet dieser Bieter aus, wird ein neuer Prüflauf für das nächstplatzierte noch zuschlagsrelevante Angebot eröffnet.
Frühere Prüfläufe werden nicht überschrieben.
Bei einem zuschlagsrelevanten exakten Gleichstand werden sämtliche gleichplatzierten Bieter, die an einem Losentscheid teilnehmen könnten, auf alle bis auf die abschließende Wettbewerbsregisterprüfung erforderlichen Zuschlagsvoraussetzungen geprüft.
Die Wettbewerbsregisterprüfung ist nicht Bestandteil der allgemeinen Prüfläufe nach diesem Abschnitt. Sie erfolgt nach Abschnitt 9 ausschließlich für den jeweils vorläufig vorgesehenen Zuschlagsempfänger.
Bereits zuvor bekannt gewordene zwingende oder sonstige unmittelbar entscheidungsrelevante Ausschluss- oder Zuschlagshindernisse können unabhängig von der aktuellen Rangstellung eines Bieters geprüft werden.
Der folgende Abschnitt wird für jeden vertieft geprüften Bieter wiederholt.
Prüflauf [laufende Nummer]
7.2.[x].1 Bestimmung des zu prüfenden Bieters
7.2.[x].2 Reguläre Anforderung vertiefter Eignungsnachweise
Die erstmalige Anforderung der nach den Vergabebedingungen erst beim aussichtsreichen Bieter vorzulegenden weitergehenden Eignungsnachweise ist keine Nachforderung eines ursprünglich unvollständigen Angebots.
7.2.[x].3 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Für die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung wird keine Eignungsleihe berücksichtigt.
Bei Einzelbieter:
Bei Bietergemeinschaft wird der folgende Block für jedes Mitglied wiederholt, soweit die Anforderung für dessen Tätigkeit einschlägig ist:
Ergebnis:
7.2.[x].4 Mindestumsatz
Geschäftsjahr 1:
Geschäftsjahr 2:
Geschäftsjahr 3:
Bei einem jüngeren Unternehmen:
Bei Bietergemeinschaft:
Zwischenergebnis:
7.2.[x].5 Versicherungsschutz
Bei Bietergemeinschaft:
Zwischenergebnis:
7.2.[x].6 Referenzen
Für die vertiefte Eignungsprüfung werden drei geeignete Referenzen nach Maßgabe der Vergabebedingungen geprüft.
Referenz R1
Bei Nutzung einer Referenz eines Unternehmens der Eignungsleihe:
Verifizierung:
Referenz R2
Bei Nutzung einer Referenz eines Unternehmens der Eignungsleihe:
Verifizierung:
Referenz R3
Bei Nutzung einer Referenz eines Unternehmens der Eignungsleihe:
Verifizierung:
Gemeinsame Abdeckung der erforderlichen Erfahrungsbereiche
Die drei Referenzen werden in ihrer Gesamtheit bewertet.
Bei Bietergemeinschaft:
Zwischenergebnis:
7.2.[x].7 Eignungsleihe
Eignungsleihe wird nur für wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit berücksichtigt.
Die Prüfung erfolgt bezogen auf die konkret in Anspruch genommene Kapazität oder das konkret in Anspruch genommene Mittel. Ein anderes Unternehmen muss nicht pauschal das gesamte betroffene Eignungskriterium allein erfüllen, wenn der Bieter nur einen abgrenzbaren Teil der hierfür erforderlichen Kapazität in Anspruch nimmt.
Falls nein:
Falls ja, wird der folgende Block für jedes andere Unternehmen und, soweit erforderlich, für mehrere getrennt in Anspruch genommene Kapazitäten dieses Unternehmens wiederholt.
Anderes Unternehmen [laufende Nummer]
EEE-Prüfung
Ausschluss- und Zuschlagsverbotsprüfung des anderen Unternehmens
Ersetzung
Gesamtergebnis der Eignungsleihe
7.2.[x].8 Gesamtergebnis der Eignung
Die endgültige Eignungsbewertung wird erst nach Prüfung einer gegebenenfalls zulässigerweise geltend gemachten Eignungsleihe festgestellt.
Maßgeblich ist die Gesamtheit der für das jeweilige Kriterium zulässigerweise zu berücksichtigenden eigenen und fremden Kapazitäten.
Bei einem durch mehrere eigene oder fremde Kapazitäten gemeinsam erfüllten Kriterium
Tragende Begründung bei "nein", "offen" oder bei einem auslegungsbedürftigen Grenzfall:
[einzutragen]
7.2.[x].9 Ausschlussgründe, gesetzliche Zuschlagsverbote und Selbstreinigung
Dieser Abschnitt ist die führende materielle Prüfungsstelle für diejenigen Ausschlussgründe und gesetzlichen Zuschlagsverbote, die bis zum Abschluss des allgemeinen Prüflaufs aufgrund der bieterseitigen Erklärungen, eingereichten Unterlagen, zulässigen Aufklärungen oder sonstigen rechtmäßig verfügbaren Erkenntnisse bekannt sind.
Erst durch eine spätere Wettbewerbsregisterauskunft neu bekannt gewordene oder neu konkretisierte Sachverhalte werden ergänzend im jeweiligen Abschlussprüflauf nach Abschnitt 9 bewertet. Der in diesem Abschnitt dokumentierte frühere Prüfstand wird dadurch nicht rückwirkend überschrieben.
Zu prüfen sind, soweit einschlägig:
Für jedes relevante Unternehmen wird der folgende Block wiederholt.
Unternehmen [laufende Nummer]
Wenn kein besonderer Sachverhalt offengelegt wurde und keine sonstigen konkreten Anhaltspunkte vorliegen:
Zusatz bei Einzelbieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft:
Zusatz bei Unternehmen der Eignungsleihe:
Wenn ein besonderer Sachverhalt oder sonstiger konkreter Anhaltspunkt vorliegt:
Bei einer endgültigen Ausschlussentscheidung, einer zuschlagsrelevanten Ermessensentscheidung, einer Selbstreinigungsentscheidung oder einer wesentlichen Verhältnismäßigkeits- oder Prognoseentscheidung:
Gesamtergebnis für den Bieter beziehungsweise die Bietergemeinschaft
7.2.[x].10 Sonstige gesetzliche Zuschlagshindernisse und Aktualitätsprüfung
7.2.[x].11 Entscheidungsrelevante Vorgänge während des Prüflaufs
Keine zusätzlichen Vorgänge erforderlich: ja / nein
Soweit erforderlich, wird für jeden Vorgang der Block nach Abschnitt 4.[x].6 entsprechend verwendet.
Insbesondere werden dort dokumentiert:
7.2.[x].12 Gesamtergebnis des Prüflaufs
Bei "nein":
Bei "ja":
Falls nein:
Falls ja:
Falls nur ein Angebot verbleibt:
Falls kein wirksam gebundenes gleichrangiges Angebot verbleibt:
Dieser Abschnitt wird nur ausgefüllt, wenn mindestens zwei gleichrangige und wirksam gebundene Angebote verbleiben, die sämtliche bis auf die Wettbewerbsregisterprüfung und gegebenenfalls hierdurch neu ausgelöste Folgeprüfungen erforderlichen Zuschlagsvoraussetzungen erfüllen.
Bei einer Wiederholung des Losentscheids wird ein neuer Loslauf dokumentiert.
Loslauf [laufende Nummer]
Das vollständige Losprotokoll bleibt als Originalunterlage in der Vergabeakte.
Scheidet das durch Los vorläufig ausgewählte Angebot aufgrund der abschließenden Wettbewerbsregisterprüfung oder einer dadurch ausgelösten rechtlichen Prüfung aus, wird das Verfahren mit den verbleibenden gleichrangigen Angeboten fortgeführt.
Frühere Losläufe werden nicht überschrieben.
Dieser Abschnitt wird für jeden nacheinander vorläufig vorgesehenen Zuschlagsempfänger als eigener Abschlussprüflauf geführt.
Ein Abschlussprüflauf wird eröffnet, sobald ein Bieter nach den Abschnitten 5 bis 8 vorläufig für den Zuschlag vorgesehen ist.
Vor Durchführung einer Wettbewerbsregisterabfrage wird kontrolliert, ob das betreffende Angebot weiterhin wirksam gebunden ist.
Ist das Angebot nicht mehr wirksam gebunden, endet der Abschlussprüflauf ohne Wettbewerbsregisterabfrage. Das Angebot wird nicht mehr für den Zuschlag vorgesehen.
Scheidet ein weiterhin gebundener Bieter aufgrund der Wettbewerbsregisterprüfung oder einer dadurch ausgelösten rechtlichen Folgeprüfung aus, wird der Abschlussprüflauf mit seinem tatsächlichen Ergebnis geschlossen.
Anschließend wird nach Maßgabe der bestehenden Rang- oder Gleichstandslogik der nächste vorläufig vorgesehene Zuschlagsempfänger bestimmt. Für diesen wird ein neuer Abschlussprüflauf eröffnet.
Ergibt eine nach Abschluss eines früheren Abschlussprüflaufs erneut erforderliche Wettbewerbsregisterabfrage für denselben Bieter einen neuen oder geänderten prüfungsbedürftigen Registerbefund, kann auch für denselben Bieter ein neuer Abschlussprüflauf eröffnet werden.
Frühere Abschlussprüfläufe werden nicht überschrieben.
Der folgende Abschnitt wird für jeden nacheinander oder erneut vorläufig vorgesehenen Zuschlagsempfänger wiederholt.
Abschlussprüflauf AP-[laufende Nummer]
9.2.[x].1 Bestimmung des vorläufig vorgesehenen Zuschlagsempfängers und Bindungskontrolle
Falls das Angebot weiterhin wirksam gebunden ist:
Falls das Angebot nicht mehr wirksam gebunden ist:
Die Abschnitte 9.2.[x].2 bis 9.2.[x].4 werden in diesem Fall nicht weiter durchgeführt.
9.2.[x].2 Wettbewerbsregisterprüfung
Dieser Abschnitt wird nur durchgeführt, wenn die Bindungskontrolle nach Abschnitt 9.2.[x].1 ergeben hat, dass das Angebot weiterhin wirksam gebunden ist.
Die Wettbewerbsregisterabfrage wird nur für den in diesem Abschlussprüflauf vorläufig vorgesehenen Zuschlagsempfänger durchgeführt.
Bei einer Bietergemeinschaft werden die erforderlichen Abfragen für die einzelnen Mitglieder durchgeführt.
Unternehmen, deren Kapazitäten lediglich im Wege der Eignungsleihe in Anspruch genommen werden, sind keine zusätzlichen Abfrageobjekte dieses Abschnitts.
Bei Einzelbieter:
Bei Bietergemeinschaft wird der folgende Block für jedes Mitglied wiederholt:
Gesamtergebnis der Registerabfrage
Die Originalauskunft aus dem Wettbewerbsregister wird nicht in dieses Dokument kopiert.
Der Bieter wird nicht aufgefordert, selbst eine Wettbewerbsregisterauskunft vorzulegen.
9.2.[x].3 Registerinduzierte materielle Folgeprüfung
Dieser Abschnitt wird verwendet, wenn eine Wettbewerbsregisterauskunft einen Sachverhalt enthält, der gegenüber dem bisherigen Prüfstand neu ist, einen bisherigen Sachverhalt konkretisiert oder aus sonstigen Gründen eine erneute materielle Bewertung erfordert.
Dieser Abschnitt ist die führende materielle Prüfungsstelle für solche erst durch die Wettbewerbsregisterauskunft neu bekannt gewordenen oder neu konkretisierten Sachverhalte.
Der in Abschnitt 7.2.[x].9 dokumentierte frühere Prüfstand wird nicht überschrieben.
Keine registerinduzierte materielle Folgeprüfung erforderlich: ja / nein
Falls mindestens eine Folgeprüfung erforderlich ist, wird der folgende Block für jedes betroffene Unternehmen und jeden eigenständig zu bewertenden Registerbefund wiederholt.
Registerbewertung [laufende Nummer]
Bei einer endgültigen negativen Entscheidung, einer wesentlichen Ermessens-, Selbstreinigungs-, Verhältnismäßigkeits- oder Prognoseentscheidung:
Weitere Registerbewertung erforderlich: ja / nein
Gesamtergebnis der registerinduzierten Folgeprüfungen
9.2.[x].4 Ergebnis des Abschlussprüflaufs
Falls "ja":
Falls "nein":
Dieser Abschnitt wird für jeden entscheidungsbedürftigen Angebotsdatensatz wiederholt, sobald die Zuschlagsauswahl endgültig feststeht oder feststeht, dass keine Zuschlagsempfehlung abgegeben werden kann.
Endstatus ANG-[…]
Bei fehlender weiterer wirksamer Bindung
Ein wirtschaftlich nachrangiger Bieter wird ohne entsprechende vertiefte Prüfung nicht als abschließend zuschlagsfähig bezeichnet.
Dieser Abschnitt wird nur verwendet, wenn ein Zuschlagsempfänger festgestellt werden kann.
Gesamtergebnis:
Falls nein:
Zuschlagsempfehlung möglich: ja / nein
Bei "ja":
Es wird empfohlen, nach Durchführung der noch erforderlichen gesetzlichen und organisationsinternen Abschlussverfahrensschritte den Zuschlag auf das Angebot ANG-[Angebotsnummer] des Bieters [Bieter] zu erteilen.
Das Angebot weist den für die Zuschlagswertung maßgeblichen Handelsaufschlag gemäß Abschnitt 5 auf und ist nach Abschluss der dokumentierten Prüfungen das wirtschaftlichste abschließend zuschlagsfähige und weiterhin wirksam gebundene Angebot.
Falls die Auswahl durch Losentscheidung erfolgte:
Die Auswahl zwischen den gleichrangigen und weiterhin wirksam gebundenen Angeboten erfolgte durch das in Abschnitt 8 dokumentierte Losverfahren. Die abschließende Wettbewerbsregisterprüfung des anschließend vorläufig ausgewählten Bieters wurde im erfolgreich abgeschlossenen Abschlussprüflauf nach Abschnitt 9 durchgeführt.
Diese Empfehlung stellt noch keine Zuschlagserteilung und keinen Vertragsschluss dar.
Die erforderliche Bieterinformation, eine gegebenenfalls einzuhaltende Wartefrist, die unmittelbar vor Zuschlag erforderlichen Aktualitätskontrollen und die tatsächliche Zuschlagserteilung erfolgen als nachgelagerte Verfahrensschritte.
Dieser Abschnitt wird verwendet, wenn nach Abschluss der Angebotsprüfung keine Zuschlagsempfehlung abgegeben werden kann.
Eine etwaige Aufhebung des Vergabeverfahrens wird nicht durch eine nachträgliche Änderung der Zuschlagskriterien oder der Wertungsmethode ersetzt.
Die eigentliche Aufhebungs- oder sonstige nachgelagerte Verfahrensentscheidung kann außerhalb dieses Prüfdokuments geführt und im Vergabevermerk abschließend dokumentiert werden.
Soweit eine Zuschlagsempfehlung vorliegt, wurden insbesondere kontrolliert:
Soweit keine Zuschlagsempfehlung abgegeben werden kann, wurden insbesondere kontrolliert:
Mitwirkung an der internen Abschlussentscheidung:
Die Mitwirkung an der internen Zuschlagsentscheidung stellt noch keine tatsächliche Zuschlagserteilung gegenüber dem Bieter dar.
Dieser Abschnitt wird nur verwendet, soweit nach den internen Zuständigkeits-, Haushalts- oder Freigaberegelungen des Auftraggebers eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist.
Die folgenden Vorgänge sind nicht Bestandteil der eigentlichen Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation:
Die hierfür erforderlichen Originalunterlagen werden in der Vergabeakte geführt.
Wesentliche nachgelagerte Verfahrensereignisse werden im späteren Vergabevermerk zusammenfassend dokumentiert.
Die in Abschnitt 10.1 festgehaltenen individuellen Nichtberücksichtigungsgründe dienen als Grundlage für die Vorbereitung der gesetzlich erforderlichen Bieterinformation.
Vor der tatsächlichen Zuschlagserteilung ist unabhängig vom Abschluss dieses Dokuments nochmals zu kontrollieren:
Wird vor der Zuschlagserteilung wegen Ablaufs der Zwei-Monats-Frist eine erneute Wettbewerbsregisterabfrage durchgeführt, wird das neue Ergebnis mit dem im letzten erfolgreichen Abschlussprüflauf dokumentierten Registerstand verglichen.
Keine Wiederöffnung dieses Dokuments ist allein aufgrund der erneuten Abfrage erforderlich, wenn:
In diesem Fall werden die neue Auskunft beziehungsweise die neuen Auskünfte als nachgelagerte Originalunterlagen referenziert.
Eine Wiederöffnung nach Abschnitt 13.2 ist erforderlich, wenn die erneute Abfrage insbesondere ergibt:
In diesem Fall kann ein neuer Abschlussprüflauf nach Abschnitt 9 auch für denselben Bieter eröffnet werden.
Ergibt eine sonstige Aktualitätskontrolle eine entscheidungserhebliche Abweichung, darf der Zuschlag ebenfalls nicht auf Grundlage einer überholten Zuschlagsempfehlung erteilt werden. Abschnitt 13.2 ist anzuwenden.
Das Dokument kann auf zwei Arten abgeschlossen werden.
Abschlussweg A: Abschluss zur Zuschlagsvorbereitung
Voraussetzungen:
Dokumentabschluss:
Abschlussweg B: Abschluss ohne Zuschlagsempfehlung
Voraussetzungen:
Dokumentabschluss:
Eine abgeschlossene Fassung wird nicht stillschweigend überschrieben.
Wird vor der tatsächlichen Zuschlagserteilung oder vor dem sonstigen endgültigen Verfahrensabschluss eine neue entscheidungserhebliche Tatsache bekannt oder ein Prüfungs- oder Dokumentationsfehler festgestellt, wird das Dokument kontrolliert wieder geöffnet.
Nach tatsächlicher Zuschlagserteilung wird eine abgeschlossene historische Angebotsprüfung nicht rückwirkend verändert.
Erforderliche spätere Berichtigungen oder Ergänzungen werden als datierte, nachvollziehbare Ergänzung zur Vergabeakte geführt.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Dieses Dokument ist zu verwenden, wenn ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft zur Erfüllung eines Eignungskriteriums auf die wirtschaftliche und finanzielle oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines rechtlich anderen Unternehmens zurückgreift.
Für jedes eignungsverleihende Unternehmen ist ein eigenes Dokument zu verwenden. Stellt dasselbe Unternehmen Kapazitäten für mehrere Eignungskriterien bereit, werden diese innerhalb dieses Dokuments als gesonderte Eignungsleihepositionen erfasst.
Die bloße Einbindung eines Lieferanten, Unterauftragnehmers oder verbundenen Unternehmens begründet keine Eignungsleihe. Dieses Dokument ist nur erforderlich, soweit dessen Kapazität tatsächlich zur Erfüllung eines Eignungskriteriums in Anspruch genommen wird.
Das Dokument ergänzt die allgemeine Eignungserklärung des Bieters. Es definiert keine Eignungskriterien neu. Maßgeblich sind ausschließlich die in den Vergabebedingungen festgelegten Eignungskriterien und Nachweisanforderungen.
Bezeichnung des Vergabeverfahrens: [einzutragen]
Vergabenummer: [einzutragen]
Bieter beziehungsweise Bietergemeinschaft: [einzutragen]
Bei einer Bietergemeinschaft, bevollmächtigtes Mitglied: [einzutragen]
Firma beziehungsweise Name: [einzutragen]
Rechtsform: [einzutragen]
Anschrift: [einzutragen]
Register: [einzutragen / nicht vorhanden]
Registernummer: [einzutragen / nicht vorhanden]
Ansprechperson: [einzutragen]
E-Mail-Adresse: [einzutragen]
Telefon: [einzutragen]
Das bezeichnete Unternehmen ist gegenüber dem Bieter beziehungsweise den Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein rechtlich selbstständiges Unternehmen. Ein gesellschaftsrechtliches oder konzernrechtliches Beteiligungsverhältnis schließt die Anwendung der Regelungen zur Eignungsleihe nicht aus.
Der Bieter erklärt, dass er zur Erfüllung der nachfolgend bezeichneten Eignungskriterien auf die jeweils bezeichneten Kapazitäten des in Abschnitt 3 genannten Unternehmens zurückgreift.
Die Eignungsleihe beschränkt sich auf die in diesem Dokument ausdrücklich bezeichneten Eignungskriterien und Kapazitäten. Aus diesem Dokument folgt keine Erklärung, dass das andere Unternehmen sämtliche Eignungsanforderungen des Bieters erfüllt oder seine gesamte Leistungsfähigkeit zur Verfügung stellt.
Für jedes Eignungskriterium beziehungsweise jede materiell selbstständige bereitgestellte Kapazität ist eine eigene Eignungsleiheposition anzulegen. Abschnitt 5.1 ist bei Bedarf entsprechend zu vervielfältigen.
Bezeichnung des Eignungskriteriums: [einzutragen]
Fundstelle in den Vergabebedingungen: [einzutragen]
Umfang der Inanspruchnahme:
Genau eine Auswahl ist zu treffen:
Konkret bereitgestellte Kapazität oder Mittel:
[einzutragen]
Soweit die Kapazität quantitativ bestimmt werden kann, konkreter Umfang:
[einzutragen / nicht einschlägig]
Bei teilweiser Eignungsleihe, konkret durch das andere Unternehmen abgedeckter Teil des Eignungskriteriums:
[einzutragen / nicht einschlägig]
Die bezeichnete Kapazität ist für den Zeitraum bereitzustellen, in dem sie nach den Vergabeunterlagen für die Auftragsausführung erforderlich ist.
Soweit der erforderliche Bereitstellungszeitraum für die konkrete Kapazität näher bestimmt werden muss:
[einzutragen / nicht erforderlich]
Die Eignungsleihe betrifft einschlägige berufliche Erfahrung, eine Referenz, einen Ausbildungs- oder Befähigungsnachweis oder eine sonstige Kapazität, bei der das andere Unternehmen den hierauf bezogenen Leistungsteil tatsächlich selbst erbringen muss:
Genau eine Auswahl ist zu treffen:
Nur bei "Ja":
Funktionaler Leistungsteil, den das andere Unternehmen bei der Auftragsausführung tatsächlich selbst erbringen wird:
[einzutragen]
Soweit für die eindeutige Abgrenzung erforderlich, konkrete Tätigkeiten oder Verantwortlichkeiten des anderen Unternehmens:
[einzutragen / nicht erforderlich]
Der bezeichnete Leistungsteil ist für den Zeitraum tatsächlich selbst zu erbringen, in dem seine Erbringung nach den Vergabeunterlagen und der Auftragsausführung erforderlich ist.
Soweit der erforderliche Zeitraum für den konkreten Leistungsteil näher bestimmt werden muss:
[einzutragen / nicht erforderlich]
Das in Abschnitt 3 bezeichnete Unternehmen bestätigt die Angaben zu den von ihm bereitgestellten Kapazitäten und verpflichtet sich gegenüber dem Bieter, diese Kapazitäten für das in Abschnitt 2 bezeichnete Vergabeverfahren und die sich daraus ergebende Auftragsausführung tatsächlich zur Verfügung zu stellen.
Das Unternehmen verpflichtet sich insbesondere:
Das Unternehmen bestätigt gegenüber dem Auftraggeber, dass die vorstehende Verpflichtung gegenüber dem Bieter besteht und die bezeichneten Kapazitäten nach Maßgabe dieses Dokuments tatsächlich zur Verfügung stehen werden.
Hierdurch wird kein unmittelbares Auftrags- oder Vergütungsverhältnis zwischen dem Auftraggeber und dem eignungsverleihenden Unternehmen begründet.
Dieser Abschnitt gilt für alle Eignungsleihepositionen, bei denen in Abschnitt 5 angegeben wurde, dass das andere Unternehmen den auf seine Kapazität bezogenen Leistungsteil tatsächlich selbst erbringen muss.
Das eignungsverleihende Unternehmen verpflichtet sich, die in den betreffenden Eignungsleihepositionen bezeichneten Leistungsteile während der Auftragsausführung tatsächlich selbst zu erbringen.
Eine lediglich unterstützende Bereitstellung von Wissen, Referenzunterlagen, Personal, Beratung oder sonstigen Ressourcen genügt nicht, soweit diese Unterstützung nicht selbst die in Abschnitt 5 bezeichnete tatsächliche Leistungserbringung darstellt.
Dieser Abschnitt gilt nur, soweit Kapazitäten zur wirtschaftlichen oder finanziellen Leistungsfähigkeit in Anspruch genommen werden und die Vergabebedingungen hierfür eine gemeinsame Haftung vorsehen.
Genau eine Auswahl ist zu treffen:
Betroffene Eignungsleihepositionen: [einzutragen / nicht einschlägig]
Der Bieter und das eignungsverleihende Unternehmen übernehmen gegenüber dem Auftraggeber die in den Vergabebedingungen vorgesehene gemeinsame Haftung entsprechend dem Umfang der in den bezeichneten Eignungsleihepositionen tatsächlich in Anspruch genommenen wirtschaftlichen oder finanziellen Leistungsfähigkeit.
Die gemeinsame Haftung wird durch dieses Dokument nicht über den nach den Vergabebedingungen und dem Umfang der betreffenden Eignungsleihe vorgesehenen Haftungsumfang hinaus erweitert.
Das eignungsverleihende Unternehmen erklärt:
Gesondertes Dokument erforderlich:
Genau eine Auswahl ist zu treffen:
Bezeichnung beziehungsweise Referenz des beigefügten Dokuments: [einzutragen / nicht einschlägig]
Die vorstehenden Erklärungen ersetzen keine weitergehenden Nachweise, die nach den Vergabebedingungen oder den gesetzlichen Vorschriften im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens angefordert werden.
Das eignungsverleihende Unternehmen verpflichtet sich, den Bieter bis zur Zuschlagserteilung unverzüglich über alle Veränderungen zu informieren, die für die erklärte Eignungsleihe wesentlich sein können.
Der Bieter verpflichtet sich, dem Auftraggeber solche Veränderungen unverzüglich über den nach den Vergabebedingungen vorgesehenen Kommunikationsweg mitzuteilen und erforderliche Unterlagen oder Nachweise einzureichen.
Hierzu gehören insbesondere Veränderungen, durch die:
Eine Ersetzung des eignungsverleihenden Unternehmens während des Vergabeverfahrens richtet sich ausschließlich nach den Vergabebedingungen und den gesetzlichen Voraussetzungen. Dieses Dokument begründet kein Recht auf einen freien Austausch des eignungsverleihenden Unternehmens.
Die in den Abschnitten 6 bis 8 übernommenen Verpflichtungen zur Bereitstellung der Kapazitäten, zur tatsächlichen Leistungserbringung und gegebenenfalls zur gemeinsamen Haftung bestehen nach Zuschlag für den Zeitraum fort, in dem sie nach den Vergabeunterlagen und der jeweiligen Eignungsleihe für die Auftragsausführung erforderlich sind.
Die operative Behandlung von Mitteilungen, Kontrollen, einem Wegfall der zugesagten Kapazität und einer gegebenenfalls zulässigen Ersetzung nach Zuschlag richtet sich nach den Vertragsunterlagen. Dieses Dokument ersetzt oder erweitert die dort getroffenen Verfahrens- und Änderungsregelungen nicht.
Der Bieter bestätigt, dass die in diesem Dokument bezeichneten Kapazitäten des anderen Unternehmens zur Erfüllung der angegebenen Eignungskriterien in Anspruch genommen werden und die Angaben zur konkreten Eignungsleihe vollständig und zutreffend sind.
Soweit Abschnitt 8 einschlägig ist, bestätigt der Bieter die dort bezeichnete gemeinsame Haftung nach Maßgabe der Vergabebedingungen.
Name der erklärenden Person: [einzutragen]
Funktion: [einzutragen]
Für Unternehmen beziehungsweise Bietergemeinschaft: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Das in Abschnitt 3 bezeichnete Unternehmen bestätigt, dass die von ihm in diesem Dokument abgegebenen Angaben vollständig und zutreffend sind.
Es übernimmt die in den Abschnitten 6 bis 10 ausdrücklich dem eignungsverleihenden Unternehmen zugewiesenen Verpflichtungen und bestätigt insbesondere die tatsächliche Bereitstellung der in Abschnitt 5 bezeichneten Kapazitäten im dort angegebenen Umfang und für den erforderlichen Zeitraum.
Soweit Abschnitt 7 einschlägig ist, verpflichtet sich das Unternehmen zur tatsächlichen Erbringung der dort bezeichneten Leistungsteile.
Soweit Abschnitt 8 einschlägig ist, bestätigt das Unternehmen die dort bezeichnete gemeinsame Haftung nach Maßgabe der Vergabebedingungen.
Name der erklärenden Person: [einzutragen]
Funktion: [einzutragen]
Für Unternehmen: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Die Erklärungen werden in Textform abgegeben. Eine gesonderte handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich, soweit die Vergabebedingungen für den konkreten Fall keine weitergehende Form verlangen.
Dieses Dokument ergänzt die allgemeine Erklärung zu Ausschlussgründen und gesetzlichen Zuschlagsverboten im Angebotsblatt beziehungsweise die entsprechende Erklärung eines sonstigen am Vergabeverfahren beteiligten Unternehmens.
Das Dokument ist nur zu verwenden, wenn für das betroffene Unternehmen mindestens einer der folgenden Fälle vorliegt:
Kann die allgemeine Negativerklärung uneingeschränkt und zutreffend abgegeben werden und besteht kein sonstiger nach den Vergabebedingungen offenzulegender Sachverhalt, ist dieses Dokument nicht einzureichen.
Das Unternehmen legt mit diesem Dokument die für die Prüfung erforderlichen Tatsachen, Verfahrensstände, Maßnahmen und Nachweise offen. Die rechtliche Einordnung des Sachverhalts, die Prüfung eines Ausschlussgrundes oder Zuschlagsverbots, die Bewertung einer Selbstreinigung oder sonstigen Maßnahme zur Wiederherstellung der Zuverlässigkeit sowie die Entscheidung über Ausschluss, Nichtausschluss oder sonstige Rechtsfolgen obliegen ausschließlich dem Auftraggeber.
Für jedes betroffene Unternehmen ist ein eigenes Dokument zu verwenden. Mehrere eigenständige Sachverhalte desselben Unternehmens werden innerhalb dieses Dokuments jeweils in einem eigenen Sachverhaltsblock dargestellt.
Vergabeverfahren: [einzutragen]
Vergabenummer: [einzutragen]
Unternehmen: [Firma einschließlich Rechtsform]
Register und Registernummer, soweit vorhanden: [einzutragen]
Rolle des Unternehmens im Vergabeverfahren:
Mehrfachauswahl ist zulässig.
Bei Mitglied einer Bietergemeinschaft, Bezeichnung des Angebots beziehungsweise der Bietergemeinschaft: [einzutragen]
Art dieser Erklärung:
Bei Ergänzung oder Aktualisierung:
Bezug auf vorherige Dokumentfassung: [Version und Datum]
Datum der Aufforderung des Auftraggebers, soweit einschlägig: [einzutragen]
Anzahl der in diesem Dokument dargestellten eigenständigen Sachverhalte: [einzutragen]
Für jeden eigenständigen Lebenssachverhalt ist der nachfolgende Sachverhaltsblock nach Abschnitt 4 einschließlich der jeweils einschlägigen Unterabschnitte gesondert auszufüllen und bei Bedarf zu vervielfältigen.
Ein tatsächlicher Vorgang ist grundsätzlich nur einmal zu beschreiben, auch wenn mehrere Ausschlussgründe oder sonstige Rechtsgrundlagen in Betracht kommen.
Die Kennzeichnung eines Sachverhaltstyps oder die Angabe einer möglichen Rechtsgrundlage stellt keine verbindliche rechtliche Einordnung dar. Soweit das Unternehmen die einschlägige Rechtsgrundlage nicht sicher bestimmen kann, genügt die vollständige tatsächliche Darstellung des möglicherweise vergaberelevanten Sachverhalts.
Allgemeine Compliance-Unterlagen, vollständige Ermittlungsakten oder sonstige umfangreiche Unterlagen ohne konkreten Bezug zu einem angegebenen Sachverhalt sollen nicht vorsorglich eingereicht werden.
Sachverhaltskennung: [einzutragen]
Kurze Bezeichnung des Sachverhalts: [einzutragen]
Der Sachverhalt betrifft nach Einschätzung des Unternehmens:
Mehrfachauswahl ist zulässig.
Rechtsgrundlage, soweit bekannt: [einzutragen]
Gemeinsame Referenzkennung, falls derselbe Vorgang auch ein anderes beteiligtes Unternehmen betrifft: [einzutragen]
Beschreibung des Sachverhalts:
[auszufüllen]
Die Darstellung soll die für die Prüfung wesentlichen tatsächlichen Umstände vollständig und nachvollziehbar wiedergeben. Rechtliche Wertungen sind nur erforderlich, soweit das Unternehmen sie ergänzend mitteilen möchte.
Beginn des relevanten Geschehens: [Datum]
Ende des relevanten Geschehens: [Datum]
Letztes wesentliches Ereignis: [Datum und kurze Beschreibung]
Gegenwärtiger Stand des Sachverhalts:
[auszufüllen]
Betroffener früherer öffentlicher Auftrag, Vertrag oder Vergabeverfahren, soweit einschlägig: [einzutragen]
Betroffener Auftraggeber, Vertragspartner oder sonstige Organisation, soweit einschlägig: [einzutragen]
Tatsachen, Vorwürfe oder Bewertungen, denen das Unternehmen widerspricht oder die nach seiner Kenntnis noch ungeklärt sind: [einzutragen]
Stellungnahme des Unternehmens hierzu, soweit für die Einordnung erforderlich:
[auszufüllen]
Dieser Abschnitt ist auszufüllen, soweit natürliche Personen für den Sachverhalt relevant sind.
Name der betroffenen Person: [einzutragen]
Funktion zum Zeitpunkt des relevanten Verhaltens: [einzutragen]
Zeitraum dieser Funktion: [einzutragen]
Betroffener Unternehmensbereich: [einzutragen]
Gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertretungsbefugnisse, soweit relevant: [einzutragen]
Leitungs-, Überwachungs- oder Kontrollbefugnisse, soweit relevant: [einzutragen]
Sonstige für die Stellung der Person relevante Befugnisse oder Verantwortlichkeiten: [einzutragen]
Heute noch für das Unternehmen tätig:
Heutige Funktion, falls weiterhin tätig: [einzutragen]
Datum und Art eines Ausscheidens oder Funktionswechsels, soweit relevant: [einzutragen]
Bei mehreren relevanten natürlichen Personen ist dieser Abschnitt für jede Person gesondert zu wiederholen.
Besteht oder bestand ein behördliches, gerichtliches, strafrechtliches, ordnungswidrigkeitenrechtliches, kartellrechtliches oder sonstiges förmliches Verfahren?
Falls ja:
Zuständige Stelle: [einzutragen]
Staat: [einzutragen]
Aktenzeichen: [einzutragen]
Art des Verfahrens: [einzutragen]
Verfahrensbeginn: [Datum]
Aktueller Verfahrensstand:
Entscheidungsdatum, soweit vorhanden: [Datum]
Datum der Rechtskraft, Bestandskraft oder Unanfechtbarkeit, soweit vorhanden: [Datum]
Art und Inhalt der Entscheidung oder Erledigung:
[auszufüllen]
Verhängte Strafe, Geldbuße oder sonstige Sanktion, soweit relevant: [einzutragen]
Bestehen oder bestanden zu demselben Sachverhalt mehrere eigenständige Verfahren, ist dieser Abschnitt für jedes Verfahren gesondert zu wiederholen.
Die folgenden Angaben sind nur auszufüllen, soweit sie für den jeweiligen Sachverhalt einschlägig sind. Mehrere Feldgruppen können für denselben Sachverhalt einschlägig sein.
Straftat, Ordnungswidrigkeit oder sonstige behördlich festgestellte Verfehlung
Betroffene Vorschrift beziehungsweise Art des Fehlverhaltens: [einzutragen]
Gegen wen richtet sich die Entscheidung:
Bei einer natürlichen Person, Zusammenhang mit deren Tätigkeit für das betroffene Unternehmen:
[auszufüllen]
Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträge
Art der Verpflichtung: [einzutragen]
Zuständige Behörde oder zuständiger Sozialversicherungsträger: [einzutragen]
Betroffener Zeitraum: [einzutragen]
Geschuldeter Betrag einschließlich Nebenforderungen, soweit bekannt: [einzutragen]
Aktueller Zahlungsstand: [einzutragen]
Art beziehungsweise Grundlage der Zahlungsverpflichtung, soweit einschlägig: [einzutragen]
Weitere Erläuterung: [einzutragen]
Insolvenz, Liquidation oder vergleichbarer Unternehmenszustand
Art des Verfahrens oder Zustands: [einzutragen]
Zuständiges Gericht oder zuständige Stelle: [einzutragen]
Aktenzeichen: [einzutragen]
Datum des Antrags beziehungsweise Beginns: [Datum]
Datum einer Verfahrenseröffnung oder sonstigen Entscheidung: [Datum]
Aktueller Stand: [einzutragen]
Geschäftsbetrieb wird fortgeführt:
Weitere für die Leistungsfähigkeit relevante Umstände: [einzutragen]
Umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtlicher Verstoß beziehungsweise schwere berufliche Verfehlung
Art des Sachverhalts:
Betroffener öffentlicher Auftrag beziehungsweise beruflicher Zusammenhang: [einzutragen]
Verletzte Verpflichtung oder Vorschrift, soweit bekannt: [einzutragen]
Konkrete Handlung oder Unterlassung:
[auszufüllen]
Wesentliche Auswirkungen oder Folgen des Sachverhalts:
[auszufüllen]
Vertragliche, behördliche, gerichtliche oder sonstige Feststellungen beziehungsweise Sanktionen, soweit vorhanden:
[auszufüllen]
Zusammenhang mit den in Abschnitt 4.3 bezeichneten natürlichen Personen, soweit relevant:
[auszufüllen]
Frühere erhebliche oder fortdauernde Schlechtleistung
Früherer Auftraggeber oder Konzessionsgeber: [einzutragen]
Bezeichnung und Gegenstand des früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags: [einzutragen]
Vertragszeitraum: [einzutragen]
Betroffene wesentliche vertragliche Anforderung: [einzutragen]
Art, Umfang, Beginn und Dauer der beanstandeten Leistungsmängel:
[auszufüllen]
Beanstandungen, Fristsetzungen oder sonstige Reaktionen des damaligen Auftraggebers: [einzutragen]
Reaktion des Unternehmens: [einzutragen]
Eingetretene Vertragsfolge:
Datum der Vertragsfolge: [Datum]
Höhe geltend gemachter Ansprüche, soweit relevant: [einzutragen]
Das Unternehmen bestreitet die Berechtigung der Beanstandung oder Vertragsfolge:
Falls ja, Begründung und aktueller Stand einer Auseinandersetzung:
[auszufüllen]
Wettbewerbsbeschränkung, Interessenkonflikt, Vorbefassung, Täuschung oder Einflussnahme
Art des Sachverhalts:
Betroffenes Vergabeverfahren oder sonstiger Zusammenhang: [einzutragen]
Beteiligte Unternehmen oder Personen: [einzutragen]
Art und Gegenstand der Kontakte, Abstimmung, Information oder Einflussnahme:
[auszufüllen]
Betroffener Markt, Auftrag, Preis, Kunde, Gebiet oder sonstiger Wettbewerbsparameter, soweit relevant: [einzutragen]
Erhaltene oder angestrebte vertrauliche Information, soweit relevant: [einzutragen]
Möglicher oder tatsächlich eingetretener Wettbewerbsvorteil, soweit relevant: [einzutragen]
Bereits ergriffene Maßnahmen zur Beseitigung eines Interessenkonflikts, eines Informationsvorsprungs oder einer sonstigen aus einer Vorbefassung resultierenden Wettbewerbsverzerrung: [einzutragen]
Sonstiger gesetzlicher Ausschlusstatbestand, gesetzliches Zuschlagsverbot oder unmittelbar anwendbare Sanktion
Rechtsgrundlage, soweit bekannt: [einzutragen]
Art des auslösenden Sachverhalts oder Status: [einzutragen]
Beginn der möglichen Rechtswirkung: [Datum]
Ende beziehungsweise Fortdauer: [einzutragen]
Bei einer entscheidungsbezogenen Regelung:
Entscheidende Stelle: [einzutragen]
Datum der Entscheidung: [Datum]
Rechtskraft, Bestandskraft oder Unanfechtbarkeit: [Datum oder nicht einschlägig]
Bei einer status-, eigentums- oder kontrollbezogenen Regelung:
Staatsangehörigkeit, Sitz oder Niederlassung, soweit relevant: [einzutragen]
Unmittelbare oder mittelbare Eigentumsverhältnisse, soweit relevant: [einzutragen]
Kontrollverhältnisse, soweit relevant: [einzutragen]
Handeln auf Rechnung oder Weisung einer anderen Person oder Organisation, soweit relevant: [einzutragen]
Rolle des betroffenen Unternehmens im Vergabeverfahren: [einzutragen]
Wert- oder Leistungsanteil des betroffenen Unternehmens, soweit die einschlägige Rechtsgrundlage hierauf abstellt: [einzutragen]
Gesetzliche Ausnahme, behördliche Genehmigung oder sonstige Abhilfemaßnahme wird geltend gemacht:
Das Unternehmen geht davon aus, dass ein gesetzlicher Ausschlusszeitraum für diesen Sachverhalt bereits vollständig abgelaufen ist:
Falls ja:
Nach Auffassung des Unternehmens maßgebliches Ausgangsdatum: [Datum]
Kurze Begründung:
[auszufüllen]
Die Bestimmung und Berechnung eines vergaberechtlichen Ausschlusszeitraums erfolgt ausschließlich durch den Auftraggeber.
Dieser Abschnitt ist nur auszufüllen, wenn das Unternehmen für diesen Sachverhalt Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB oder nach einer anderen Rechtsgrundlage geltend macht, die § 125 GWB ausdrücklich für anwendbar erklärt.
Selbstreinigung wird geltend gemacht:
Falls nein, sind die nachfolgenden Feldgruppen dieses Abschnitts nicht auszufüllen.
Schadensausgleich
Durch den zugrunde liegenden Sachverhalt ist nach Kenntnis des Unternehmens ein Schaden verursacht worden:
Falls nein, kurze Begründung: [einzutragen]
Falls ja oder Höhe beziehungsweise Bestehen des Schadens streitig:
Geschädigte Person oder Organisation: [einzutragen]
Art des Schadens: [einzutragen]
Festgestellte oder geltend gemachte Schadenshöhe: [einzutragen]
Vom Unternehmen anerkannter Betrag: [einzutragen]
Bereits gezahlter Betrag: [einzutragen]
Zahlungsdatum: [Datum]
Noch offener Betrag: [einzutragen]
Bei bestehender Verpflichtung zum Schadensausgleich:
Art und Datum der Verpflichtung: [einzutragen]
Nachweisnummer: [einzutragen]
Bei Streit über den Schaden:
Kurze Beschreibung des Streits und aktueller Stand:
[auszufüllen]
Aufklärung und Zusammenarbeit
Behörden oder sonstige Stellen, mit denen das Unternehmen zusammengearbeitet hat: [einzutragen]
Zeitraum der Zusammenarbeit: [einzutragen]
Art der Zusammenarbeit und der bereitgestellten Informationen:
[auszufüllen]
Wesentliche Beiträge des Unternehmens zur Aufklärung des Fehlverhaltens und seiner Folgen:
[auszufüllen]
Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber dieses Vergabeverfahrens sowie mit betroffenen früheren Auftraggebern oder sonstigen Geschädigten:
[auszufüllen]
Noch offene Aufklärungsfragen: [einzutragen]
Informationen konnten aus rechtlichen Gründen nicht oder nur eingeschränkt offengelegt werden:
Falls ja, Beschreibung und Grund: [einzutragen]
Technische, organisatorische und personelle Maßnahmen
Für jede wesentliche Maßnahme sind die folgenden Angaben gesondert zu machen.
Identifizierte Ursache des Fehlverhaltens: [einzutragen]
Hieraus abgeleitetes Wiederholungsrisiko: [einzutragen]
Art der Maßnahme:
Beschreibung der Maßnahme:
[auszufüllen]
Verantwortliche Stelle im Unternehmen: [einzutragen]
Beschlussdatum: [Datum]
Umsetzungsbeginn: [Datum]
Umsetzungsstatus:
Datum der vollständigen Umsetzung, soweit erfolgt: [Datum]
Betroffene Unternehmensbereiche: [einzutragen]
Art der vorgesehenen Wirksamkeitskontrolle: [einzutragen]
Bisherige Wirksamkeitskontrolle durchgeführt:
Falls ja:
Datum: [Datum]
Ergebnis: [einzutragen]
Noch offene Umsetzungsschritte: [einzutragen]
Voraussichtlicher Abschluss offener Schritte: [Datum]
Nachweisnummer: [einzutragen]
Diese Feldgruppe ist für jede wesentliche Maßnahme zu wiederholen.
Frühere Bewertung der Selbstreinigung
Die zu diesem Sachverhalt geltend gemachten Selbstreinigungsmaßnahmen wurden bereits durch eine andere Stelle bewertet:
Falls ja:
Bewertende Stelle: [einzutragen]
Art des Verfahrens: [einzutragen]
Datum der Entscheidung oder Bewertung: [Datum]
Ergebnis: [einzutragen]
Betraf die Bewertung denselben Sachverhalt und dieselben Maßnahmen:
Seit dieser Bewertung wurden weitere Maßnahmen ergriffen:
Falls ja, welche: [einzutragen]
Nachweisnummer: [einzutragen]
Dieser Abschnitt ist nur auszufüllen, wenn für diesen Sachverhalt außerhalb einer Selbstreinigung nach Abschnitt 4.7 sonstige gesetzlich vorgesehene Maßnahmen zur Wiederherstellung der Zuverlässigkeit, andere Abhilfemaßnahmen, gesetzliche Ausnahmen oder behördliche Genehmigungen geltend gemacht werden.
Art der geltend gemachten Maßnahme, Ausnahme oder Genehmigung: [einzutragen]
Rechtsgrundlage, soweit bekannt: [einzutragen]
Beschreibung der Voraussetzungen, auf die sich das Unternehmen beruft:
[auszufüllen]
Beschreibung der tatsächlich ergriffenen Maßnahmen beziehungsweise des geltend gemachten Ausnahme- oder Genehmigungstatbestands:
[auszufüllen]
Beginn der Maßnahme beziehungsweise Wirksamkeit der Ausnahme oder Genehmigung: [Datum]
Ausstellende oder entscheidende Stelle, soweit einschlägig: [einzutragen]
Datum einer Entscheidung oder Genehmigung, soweit einschlägig: [Datum]
Geltungsdauer, soweit einschlägig: [einzutragen]
Sachliche Reichweite: [einzutragen]
Bedingungen oder Auflagen: [einzutragen]
Aktueller Status: [einzutragen]
Noch offene Maßnahmen oder Voraussetzungen: [einzutragen]
Nachweisnummer: [einzutragen]
Bei mehreren eigenständigen Maßnahmen, Ausnahmen oder Genehmigungen ist dieser Abschnitt jeweils gesondert auszufüllen.
Dieser Abschnitt ist nur auszufüllen, wenn sich das Unternehmen für diesen Sachverhalt auf einen Antrag oder eine Entscheidung zur vorzeitigen Löschung aus dem Wettbewerbsregister beruft.
Ein Antrag auf vorzeitige Löschung wurde gestellt:
Falls ja:
Datum des Antrags: [Datum]
Grundlage des Antrags, soweit bekannt:
Entscheidung ergangen:
Falls ja:
Ergebnis der Entscheidung: [einzutragen]
Datum der Entscheidung: [Datum]
Vorzeitige Löschung erfolgt:
Falls ja:
Datum der Löschung: [Datum]
Nachweisnummer: [einzutragen]
Eine Wettbewerbsregisterauskunft ist vom Unternehmen nicht einzureichen. Soweit für die jeweilige Rolle und den konkreten Fall eine Wettbewerbsregisterabfrage gesetzlich vorgesehen ist, wird diese durch den Auftraggeber durchgeführt.
Aus diesem Abschnitt folgt keine Verpflichtung, eine bereits nach § 7 oder § 8 WRegG gelöschte Eintragung oder die ihr zugrunde liegende Straftat oder Ordnungswidrigkeit allein wegen dieser früheren Eintragung offenzulegen. Die Rechtswirkung des § 7 Abs. 2 WRegG bleibt unberührt.
Es sind nur solche Unterlagen unmittelbar beizufügen, die für den angegebenen Sachverhalt, eine geltend gemachte günstige Rechtsfolge, eine Selbstreinigung, eine sonstige Maßnahme zur Wiederherstellung der Zuverlässigkeit, eine Ausnahme oder eine Genehmigung wesentlich sind.
Umfangreiche Detailunterlagen sollen nur beigefügt werden, wenn sie für die unmittelbare Prüfung erforderlich sind. Weitere für die Prüfung erforderliche und nach den Vergabebedingungen oder den gesetzlichen Vorschriften verlangbare Unterlagen sind auf Anforderung des Auftraggebers vorzulegen.
Für jeden Nachweis sind folgende Angaben zu machen:
Nachweisnummer: [einzutragen]
Bezeichnung des Nachweises: [einzutragen]
Datum: [Datum]
Ausstellende Stelle oder Herkunft: [einzutragen]
Bezug zu Sachverhalt Nr.: [einzutragen]
Der Nachweis ist:
Enthält der Nachweis vertrauliche Geschäfts-, Betriebs-, personenbezogene oder sonstige besonders schutzbedürftige Informationen:
Falls ja, Kennzeichnung beziehungsweise Hinweis: [einzutragen]
Dieser Nachweisblock ist für jeden Nachweis zu wiederholen.
Das Unternehmen ist verpflichtet, bis zum Zuschlag unverzüglich mitzuteilen, wenn:
Für eine Aktualisierung ist dieses Dokument erneut zu verwenden. Die vorherige Dokumentfassung ist eindeutig zu bezeichnen.
Nach Zuschlag endet die Aktualisierungsfunktion dieses Dokuments. Vertragliche Mitteilungs- und sonstige Pflichten während der Vertragsdurchführung bleiben unberührt.
Das Unternehmen erklärt:
Erklärende Person: [Name]
Funktion: [einzutragen]
Die erklärende Person gibt diese Erklärung für folgendes Unternehmen ab: [Firma einschließlich Rechtsform]
Datum: [Datum]
Die Erklärung erfolgt in der nach den Vergabebedingungen zugelassenen Form. Eine gesonderte handschriftliche Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur ist nur erforderlich, wenn dies in den Vergabebedingungen ausdrücklich verlangt wird.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Vergabenummer: [einzutragen]
Status: [laufende Dokumentation / Zuschlagsentscheidung getroffen / abgeschlossen]
Dieser Vergabevermerk dokumentiert den wesentlichen Verlauf des Vergabeverfahrens zur Universellen Rahmenvereinbarung von der abgeschlossenen Vergabevorbereitung bis zum Zuschlag und zur anschließenden Ergebnisbekanntmachung oder bis zu einer anderweitigen Beendigung des Verfahrens.
Dieses Muster betrifft ausschließlich das Vergabeverfahren zum Abschluss der Rahmenvereinbarung. Für spätere Einzelaufträge auf Grundlage der Ein-Auftragnehmer-Rahmenvereinbarung wird kein eigener Vergabevermerk nach diesem Muster geführt. Die für Leistungsabrufe vorgesehene Abruf- und Wirtschaftlichkeitsdokumentation bleibt unberührt.
Der Vergabevermerk wird während des Vergabeverfahrens fortgeschrieben. Er fasst die für den Verfahrensverlauf und die Vergabeentscheidung wesentlichen Tatsachen, Entscheidungen und Ergebnisse zusammen und verweist für die vollständigen Einzelprüfungen auf die jeweils führenden Bestandteile der Vergabeakte.
Der Vergabevermerk schafft keine zusätzlichen Anforderungen an Bieter oder Angebote und verändert keine Festlegungen der Auftragsbekanntmachung, der Vergabebedingungen, der Vertragsunterlagen, des Leistungsrahmens oder sonstiger Vergabeunterlagen.
Bereits vollständig in anderen URV-Dokumenten dokumentierte Prüfungen werden nicht wiederholt. Insbesondere bleiben die Angebotsprüfung, die Eignungsprüfung, die Prüfung von Ausschlussgründen und bieterbezogenen gesetzlichen Zuschlagsverboten sowie die Zuschlagswertung in der "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation". Eine erforderliche vertiefte Prüfung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots verbleibt im jeweiligen "Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote".
Nicht einschlägige bedingte Abschnitte dieses Musters können entfallen. Bei wesentlichen Entscheidungen sind mindestens der maßgebliche Sachverhalt, das Ergebnis, erforderlichenfalls die tragenden Erwägungen und die eindeutige Fundstelle der vollständigen Detaildokumentation festzuhalten.
Auftraggeber: Stadt Musterhausen
Anschrift: Rathausplatz 1, 12345 Musterhausen
Vergabenummer oder Verfahrenskennung: [einzutragen]
Bezeichnung des Vergabeverfahrens: Universelle Rahmenvereinbarung
Kurzbezeichnung: URV
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Beschaffungsform: Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer
Losbildung: Gesamtvergabe ohne Teil- oder Fachlose
Zuschlagskriterium: Einheitlicher Handelsaufschlag
Gewichtung des Zuschlagskriteriums: 100 Prozent
Vertragsbeginn: 1. Januar 2027
Grundlaufzeit: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2028
Erste Verlängerungsoption: Verlängerung bis 31. Dezember 2029
Zweite Verlängerungsoption: Verlängerung bis 31. Dezember 2030
Maximal mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung: bis 31. Dezember 2030
Für diesen Vergabevermerk sind insbesondere folgende Unterlagen maßgeblich:
Methodik der Auftragswertschätzung: [Version, Stand]
Abgeschlossene konkrete Berechnungsunterlage zur Auftragswertschätzung: [Bezeichnung, Stichtag, Stand]
Begründung der Gesamtvergabe ohne Lose: [Version, Stand]
Markterkundungsunterlagen, soweit einschlägig: [Dokumentbezeichnung, Version, Stand]
Anpassungs- und Entscheidungsvermerk nach der URV-Markterkundung, soweit einschlägig: [Version, Stand]
Vergabebedingungen: [Version, Stand]
Auftragsbekanntmachung und eForms-Veröffentlichung: [Veröffentlichungskennung, Datum]
Auftragsbekanntmachung-Muster und eForms-Inhaltsmatrix: [Version, Stand]
Vertragsblatt: [Version, Stand]
Angebotsblatt, veröffentlichte Formularfassung: [Version, Stand]
Leistungs- und Vertragsbedingungen: [Version, Stand]
Leistungsrahmen: [Version, Stand]
Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation: [Version, Stand]
Prüfschema oder Prüfschemata für ungewöhnlich niedrige Angebote, soweit einschlägig: [Referenzen]
Erklärung oder Erklärungen zur Eignungsleihe einschließlich der Verpflichtung des anderen Unternehmens, soweit einschlägig: [Referenzen]
Angaben zu Ausschlussgründen, gesetzlichen Zuschlagsverboten und Selbstreinigungsmaßnahmen, soweit einschlägig: [Referenzen]
Weitere für einzelne Entscheidungen maßgebliche Unterlagen: [keine / Referenzen]
Das mit dem später bezuschlagten Angebot eingereichte Angebotsblatt wird nach Erteilung des Zuschlags gesondert durch Bieter, Angebotskennung und Datum als bezuschlagtes Angebotsblatt identifiziert.
Die vollständige Vergabeakte einschließlich der Originalangebote, Plattformkommunikation, Veröffentlichungsnachweise, Registerauskünfte und sonstigen Einzelunterlagen wird unter [Ablageort oder elektronische Verfahrensreferenz] geführt.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Universellen Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer übernimmt die im Vertragswerk festgelegte zentrale Beschaffungs-, Lieferanten-, Katalog-, Vertrags-, Preisnachweis-, Abrechnungs- und Dokumentationsfunktion. Die innerhalb der Rahmenvereinbarung zulässigen Lieferantenleistungen werden durch den Leistungsrahmen abschließend nach außen begrenzt. Konkrete Lieferanten und Leistungen können während der Vertragslaufzeit nur innerhalb dieses Leistungsrahmens in den operativen Leistungskatalog aufgenommen und im jeweiligen Leistungsabruf konkretisiert werden.
Maßgebliche Beschreibung des Beschaffungsgegenstands: [Referenz auf Auftragsbekanntmachung, Leistungs- und Vertragsbedingungen und Leistungsrahmen]
Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren durchgeführt.
Eine besondere gesetzliche Rechtfertigung für die Wahl des offenen Verfahrens ist nicht erforderlich.
Ergänzende verfahrensbezogene Erwägungen, soweit vorhanden: [keine / einzutragen]
Die URV wird als Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer vergeben.
Die Ein-Auftragnehmer-Struktur gewährleistet die durchgängige Verantwortung eines zentralen Vertragspartners für die übergreifende Beschaffungs-, Lieferanten-, Katalog-, Vertrags-, Preisnachweis-, Abrechnungs- und Dateninfrastruktur der URV. Die späteren Leistungsabrufe erfolgen innerhalb der Bedingungen der Rahmenvereinbarung ohne erneuten Wettbewerb zwischen mehreren Rahmenvertragspartnern.
Weitergehende Begründung oder ergänzende Entscheidung, soweit erforderlich: [keine / Referenz]
Entscheidung: Die URV wird als Gesamtauftrag ohne Teil- oder Fachlose vergeben.
Tragende Gründe: Die URV beschafft eine einheitliche und dauerhaft zu betreibende, leistungsbereichsübergreifende Beschaffungs-, Lieferanten-, Katalog-, Vertrags-, Preisnachweis-, Abrechnungs- und Dateninfrastruktur. Eine Aufteilung nach einzelnen fachlichen Leistungsmärkten würde diese Infrastruktur auf mehrere Auftragnehmer verteilen oder zusätzliche übergreifende Integrationsstrukturen erforderlich machen und damit die mit der URV verfolgte einheitliche Verantwortung und die angestrebten technischen und wirtschaftlichen Synergien wesentlich beeinträchtigen.
Vollständige Prüfung und Abwägung: "Begründung der Gesamtvergabe ohne Lose", [Version, Stand, Fundstelle]
Geschätzter Auftragswert der Rahmenvereinbarung: 4.000.000,00 Euro netto
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 6.000.000,00 Euro netto
Maßgeblicher Stichtag der konkreten Auftragswertschätzung: [Datum]
Die Berechnungsmethodik ergibt sich aus der "Methodik der Auftragswertschätzung". Die konkrete Berechnung und Festlegung der für dieses Vergabeverfahren maßgeblichen Werte ergibt sich aus der hierzu abgeschlossenen konkreten Berechnungsunterlage.
Methodik der Auftragswertschätzung: [Version, Stand]
Konkrete Berechnungsunterlage: [Bezeichnung, Stichtag, Stand, Fundstelle]
Die im Vergabevermerk genannten Werte wurden unverändert aus den für dieses Vergabeverfahren festgelegten Werten übernommen. Der geschätzte Auftragswert und der Höchstwert werden als unterschiedliche Größen geführt und nicht miteinander gleichgesetzt.
Markterkundung durchgeführt: [ja / nein]
Zeitraum: [einzutragen]
Zweck: Prüfung der Marktgängigkeit und praktischen Umsetzbarkeit der vorgesehenen URV-Struktur sowie der wesentlichen Anforderungen an potenzielle URV-Auftragnehmer.
Wesentliches Ergebnis: [kurze Zusammenfassung]
Wesentliche Auswirkungen auf die endgültige Ausschreibung: [keine / kurze Zusammenfassung]
Referenzen: [Abschlussdokumentation, Auswertungsbericht und gegebenenfalls Anpassungs- und Entscheidungsvermerk]
Relevante Vorbefassung eines späteren Bieters festgestellt: [nein / ja]
Bei "ja": Siehe Abschnitt 8.
Konkrete hersteller- oder lieferantenbezogene Mussanforderungen im Mindestlieferantenportfolio enthalten: [nein / ja]
Bei "ja":
Betroffene Vorgabe: [Hersteller, Lieferant oder Leistung]
Rechtfertigung durch den Auftragsgegenstand: [konkrete funktionale oder technische Begründung]
Funktional gleich geeignete offenere Beschreibung möglich: [nein / ja]
Bei "ja":
Folgerung für die Vergabeunterlagen: [einzutragen]
Bei einer Bezugnahme, die nur mangels hinreichend genauer und allgemein verständlicher anderweitiger Beschreibung verwendet wird:
Verwendung des Zusatzes "oder gleichwertig" erforderlich und umgesetzt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Referenz der vollständigen Begründung, soweit gesondert dokumentiert: [einzutragen]
Weitere Vorgaben werden entsprechend dokumentiert.
Feststellung: Die für die Veröffentlichung erforderlichen Vergabeunterlagen waren abgeschlossen und die für die Einleitung des Vergabeverfahrens erforderlichen fachlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Entscheidungen waren getroffen.
Vergabereife festgestellt am: [Datum]
Für die Einleitung erforderliche interne Freigaben vollständig: [ja / nein]
Maßgebliche interne Freigaben oder Beschlüsse: [keine besonderen / Bezeichnung, Datum, Referenz]
Noch offene rein administrative Punkte ohne Einfluss auf die Vergabereife: [keine / einzutragen]
Auftragsbekanntmachung abgesandt am: [Datum und Uhrzeit]
Auftragsbekanntmachung veröffentlicht am: [Datum]
TED- oder OJ-S-Veröffentlichungskennung: [einzutragen]
Notice Identifier: [einzutragen]
Notice Version: [einzutragen]
eForms Notice Subtype: 16
Veröffentlichungsbestätigung des Amts für Veröffentlichungen liegt vor: [ja / nein]
Referenz der Veröffentlichungsbestätigung: [einzutragen]
Die technische Befüllung und Validierung wurde gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt maßgebliche eForms-DE- und SDK-DE-Version geprüft: [ja / nein]
Referenz der technischen Prüfung: "Auftragsbekanntmachung-Muster und eForms-Inhaltsmatrix", [Version, Stand, Fundstelle]
Ursprünglich veröffentlichter Vergabeunterlagenstand: [Version oder Veröffentlichungspaket]
Datum der Bereitstellung: [Datum]
Dokumentenverzeichnis oder Plattformreferenz: [einzutragen]
Die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bereitgestellten Unterlagen waren vollständig über die in der Auftragsbekanntmachung bezeichnete elektronische Adresse verfügbar: [ja / nein]
Besonderheiten: [keine / einzutragen]
Bieterfragen oder sonstige Bieterkommunikation eingegangen: [nein / ja]
Vollständige Kommunikationshistorie: [Vergabeplattform oder sonstige eindeutige Referenz]
Die vollständigen einzelnen Fragen und Antworten werden in diesem Vergabevermerk nicht wiedergegeben. Nachfolgend werden nur Informationsvorgänge aufgenommen, die den Inhalt der Vergabeunterlagen, die Angebotsbearbeitung, die Fristen oder den weiteren Verfahrensablauf materiell beeinflusst haben.
Wesentliche Bieterinformationen: [keine / nachfolgende Vorgänge]
Datum: [einzutragen]
Anlass: [Bieterfrage / eigene Feststellung / sonstiger Anlass]
Gegenstand: [kurze Bezeichnung]
Einordnung: [Erläuterung / Änderung der Vergabeunterlagen / Änderung der Auftragsbekanntmachung / Friständerung / sonstige Verfahrenskorrektur]
Feststellung oder Entscheidung: [einzutragen]
Betroffene Unterlagen: [einzutragen]
Bisherige Version: [einzutragen]
Neue Version: [einzutragen]
Veröffentlicht oder bereitgestellt am: [Datum und Uhrzeit]
Auswirkung auf die Angebotserstellung: [keine wesentliche Auswirkung / wesentliche Auswirkung, kurze Begründung]
Auswirkung auf die Angebotsfrist: [keine / Verlängerung erforderlich]
Bisherige Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit]
Neue Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit]
Angemessenheit der neuen Frist bei wesentlicher Änderung: [kurze Feststellung]
Änderungsbekanntmachung über eForms erforderlich oder verwendet: [nein / ja]
Referenz der Änderungsbekanntmachung: [einzutragen]
Referenz der Bieterinformation oder Plattformkommunikation: [einzutragen]
Weitere wesentliche Vorgänge werden entsprechend dokumentiert.
Endgültige Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit]
Zum Ablauf der Angebotsfrist maßgebliche Fassung der Vergabebedingungen: [Version, Stand]
Zum Ablauf der Angebotsfrist maßgebliche Fassung der Vertragsunterlagen: [Version, Stand]
Zum Ablauf der Angebotsfrist maßgebliche Fassung des Leistungsrahmens: [Version, Stand]
Letzte einschlägige Auftrags- oder Änderungsbekanntmachung: [Referenz]
Offene Bieterfragen oder noch nicht umgesetzte materielle Klarstellungen: [keine / einzutragen]
Feststellung: Zum Ablauf der Angebotsfrist bestand für alle Unternehmen ein einheitlicher und eindeutig bestimmbarer Informations- und Vergabeunterlagenstand.
Ergebnis: [bestätigt / nicht bestätigt]
Bei "nicht bestätigt": [weitere Maßnahme und Referenz]
Ende der Angebotsfrist: [Datum und Uhrzeit]
Anzahl fristgerecht eingegangener Angebote: [Anzahl]
Fristgerecht eingegangene Angebote:
Bieter: [Name oder eindeutige Bieterkennung]
Angebotskennung: [einzutragen]
Eingang: [Datum und Uhrzeit]
Weitere Angebote werden entsprechend aufgeführt.
Verspätet eingegangene Angebote: [keine / Anzahl und Bieter]
Bei einem verspätet eingegangenen Angebot:
Bieter: [einzutragen]
Entscheidung über die weitere Berücksichtigung: [berücksichtigt / nicht berücksichtigt]
Tragender Grund, soweit für die Entscheidung erforderlich: [einzutragen]
Detailreferenz: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Vor Ablauf der Angebotsfrist wirksam zurückgenommene Angebote: [keine / Bieter und Angebotskennung]
Andere als elektronische Mittel für die Einreichung von Angeboten verwendet: [nein / ja; Regelfall: nein]
Bei "ja":
Betroffenes Angebot oder betroffene Einreichung: [einzutragen]
Grund für die Verwendung anderer als elektronischer Mittel: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Öffnung oder elektronische Bereitstellung der Angebote dokumentiert: [ja / nein]
Referenz der Öffnungs- oder Plattformdokumentation: [einzutragen]
Besonderheiten beim Angeboteingang: [keine / einzutragen]
Die vollständige formale und inhaltliche Prüfung der Angebote, die Nachforderungs- und Aufklärungsentscheidungen, die Bildung der Preisrangfolge, die erforderliche gestufte Eignungs- und Ausschlussprüfung, die Prüfung bieterbezogener gesetzlicher Zuschlagsverbote und die abschließende Zuschlagsfähigkeitsprüfung sind in der "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation" dokumentiert.
Referenz: [Version, Stand, Fundstelle]
Nachforderungen oder Aufklärungen mit wesentlicher Bedeutung für den Verfahrensausgang: [keine / nachfolgende Zusammenfassung]
Bieter: [einzutragen]
Gegenstand: [kurze Bezeichnung]
Ergebnis: [einzutragen]
Auswirkung auf den weiteren Verfahrensstatus: [keine / einzutragen]
Tragender Grund bei einer hierauf beruhenden Nichtberücksichtigung: [nicht einschlägig / einzutragen]
Referenz der vollständigen Prüfung und Originalkommunikation: [einzutragen]
Weitere wesentliche Vorgänge werden entsprechend dokumentiert.
Für jeden Bieter wird der nach dem tatsächlich durchgeführten Prüfungsumfang erreichte Endstatus aus der "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation" unverändert übernommen. Eine vertiefte Eignungs-, Ausschluss- und Zuschlagsfähigkeitsprüfung wird nicht als durchgeführt dargestellt, wenn sie aufgrund der gestuften Prüfungsreihenfolge nicht erforderlich war.
Bieter: [Name oder Bieterkennung]
Angebotskennung: [einzutragen]
Handelsaufschlag laut Angebot: [X,XX Prozent / nicht angegeben / nicht objektiv bestimmbar / nicht einschlägig]
Ergebnis der Angebotsprüfung: [wertbar und in die Preisrangfolge einbezogen / nicht wertbar]
Grund der Berücksichtigung in der Preisrangfolge, soweit wertbar: Das Angebot hat die für die Einbeziehung in die Preisrangfolge erforderliche Angebotsprüfung bestanden.
Vertiefte Eignungs-, Ausschluss- und Zuschlagsfähigkeitsprüfung durchgeführt: [ja / aufgrund der Rangstellung nicht erforderlich]
Ergebnis dieser vertieften Prüfung, soweit durchgeführt: [einzutragen]
Endstatus gemäß "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation": [unverändert übernehmen]
Entscheidender Grund der Nichtberücksichtigung, soweit einschlägig: [konkreter Grund]
Bei einem wirtschaftlich nachrangigen Angebot ist kenntlich zu machen, ob eine vertiefte Prüfung aufgrund der gestuften Prüfungsreihenfolge nicht erforderlich war.
Detailreferenz: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Gegebenenfalls weitere Detailreferenz: [einzutragen]
Für weitere Bieter wird dieser Abschnitt entsprechend wiederholt.
Die wertbaren Angebote werden ausschließlich nach dem angebotenen einheitlichen Handelsaufschlag geordnet. Der niedrigste Handelsaufschlag erhält den besten vorläufigen Rang.
Vorläufiger Rang 1:
Bieter: [einzutragen]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Vorläufiger Rang 2:
Bieter: [einzutragen]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Weitere Ränge werden entsprechend ergänzt.
Nur ein wertbares Angebot verblieben: [nein / ja]
Bei "ja":
Bieter: [einzutragen]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Besondere Prüfung eines fehlenden wirtschaftlichen Ergebnisses oder eines sonstigen Aufhebungsgrunds erforderlich: [nein / ja]
Bei "ja": Siehe Abschnitt 11.
Referenz der Preisrangbildung: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Nach Bildung der vorläufigen Preisrangfolge wurden die erforderlichen vertieften Eignungs-, Ausschluss- und sonstigen Zuschlagsfähigkeitsprüfungen entsprechend der Rangfolge durchgeführt.
Zunächst vertieft geprüfter Bieter: [einzutragen]
Vorläufiger Rang: [einzutragen]
Ergebnis: [für die weitere Zuschlagsprüfung geeignet / nicht für die weitere Zuschlagsprüfung geeignet]
Bei negativem Ergebnis:
Tragender Grund: [einzutragen]
Nächster vertieft geprüfter Bieter: [nicht erforderlich / Bieter]
Ergebnis: [nicht einschlägig / für die weitere Zuschlagsprüfung geeignet / nicht für die weitere Zuschlagsprüfung geeignet]
Weitere Prüfungen werden nur soweit erforderlich dokumentiert.
Nach Abschluss der bis zu diesem Verfahrensstand erforderlichen Prüfungen vorläufig vorgesehener Zuschlagsempfänger: [einzutragen]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Grund für die vorläufige Auswahl: Das Angebot weist unter den nach dem bisherigen Prüfungsstand für den Zuschlag verbleibenden Angeboten den niedrigsten Handelsaufschlag auf.
Bei Gleichstand: Siehe Abschnitt 8.8.
Die endgültige Zuschlagsfähigkeit wird erst nach den in Abschnitt 9 vorgesehenen Abschlussprüfungen einschließlich der erforderlichen Wettbewerbsregisterprüfung und einer gegebenenfalls erforderlichen Prüfung bekannter Unterauftragnehmer festgestellt.
Referenz der vollständigen Prüfungsreihenfolge: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Dieser Abschnitt enthält nur tatsächlich einschlägige Sonderprüfungen. Nicht einschlägige Unterabschnitte können entfallen.
Betroffener Bieter: [einzutragen]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Aufgreifgrund für die Prüfung nach § 60 VgV: [einzutragen]
Prüfung durchgeführt: [ja]
Ergebnis: [zufriedenstellend aufgeklärt / nicht zufriedenstellend aufgeklärt / atypischer Ausnahmefall]
Folge: [Angebot verbleibt in der Wertung / Zuschlag auf das Angebot wird abgelehnt / sonstige Entscheidung]
Bei zufriedenstellender Aufklärung:
Feststellung: Die geringe Höhe des Handelsaufschlags wurde nachvollziehbar aufgeklärt. Nach Abschluss der Prüfung besteht eine positive Prognose für die zuverlässige und vertragsgerechte Erfüllung der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistungen.
Bei Ablehnung:
Tragender Grund der Ablehnung: [konkreter entscheidender Grund]
Bei atypischem Ausnahmefall:
Verbliebene Unsicherheiten: [einzutragen]
Tragende Gründe für die dennoch positive Leistungserfüllungsprognose: [einzutragen]
Besondere Umstände, die ein Abweichen von der regelmäßigen Ablehnungsfolge tragen: [einzutragen]
Zwingende Ablehnungspflicht festgestellt: [nein]
Vollständige Prüfung: "Prüfschema für ungewöhnlich niedrige Angebote", [Bieter, Version, Stand, Fundstelle]
Weitere betroffene Angebote werden entsprechend dokumentiert.
Betroffener Bieter oder betroffenes Unternehmen: [einzutragen]
Festgestellter oder zu prüfender Ausschlussgrund: [einzutragen]
Entscheidungserheblicher Sachverhalt: [kurze Zusammenfassung]
Selbstreinigungsmaßnahmen geltend gemacht: [nein / ja]
Ergebnis der Selbstreinigungsprüfung: [nicht einschlägig / ausreichend / nicht ausreichend]
Tragende Bewertung der Selbstreinigungsmaßnahmen, soweit erforderlich: [einzutragen]
Ergebnis der Zuverlässigkeits- und Verhältnismäßigkeitsprüfung: [einzutragen]
Entscheidung: [kein Ausschluss / Ausschluss / sonstige Folge]
Tragende Gründe der Entscheidung: [einzutragen]
Bieterangaben: "Angaben zu Ausschlussgründen, gesetzlichen Zuschlagsverboten und Selbstreinigungsmaßnahmen", [Referenz]
Vollständige vergaberechtliche Bewertung: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Eignungsleihe verwendet: [nein / ja]
Bei einer ohne Besonderheiten abgeschlossenen Eignungsleihe:
Bieter: [einzutragen]
Unternehmen der Eignungsleihe: [einzutragen]
Betroffenes Eignungskriterium oder bereitgestellte Kapazität: [einzutragen]
Ergebnis: Die Voraussetzungen der Eignungsleihe und die tatsächliche Verfügbarkeit der erforderlichen Kapazität wurden im erforderlichen Umfang geprüft. Der weiteren Berücksichtigung des Bieters steht die Eignungsleihe nicht entgegen.
Referenz der Erklärung zur Eignungsleihe: [einzutragen]
Referenz der vollständigen Prüfung: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Eine weitergehende Dokumentation erfolgt nachfolgend nur bei einer besonderen entscheidungserheblichen Änderung oder Ersetzung im Zusammenhang mit der Eignungsleihe oder einem sonstigen vergaberechtlich relevanten Drittunternehmen außerhalb der Unterauftragnehmerprüfung nach § 36 Abs. 5 VgV.
Ersetzung eines Unternehmens der Eignungsleihe oder eines sonstigen vergaberechtlich entscheidungsrelevanten Drittunternehmens außerhalb der Unterauftragnehmerprüfung nach § 36 Abs. 5 VgV erforderlich oder verlangt: [nein / ja]
Bei "ja":
Ursprüngliches Unternehmen: [einzutragen]
Funktion des Unternehmens: [Eignungsleihe / sonstige vergaberechtlich relevante Funktion]
Grund der Ersetzung: [einzutragen]
Betroffenes Eignungskriterium oder sonstige relevante Voraussetzung: [einzutragen]
Ersatzunternehmen: [einzutragen]
Ergebnis der erforderlichen Prüfung des Ersatzunternehmens: [einzutragen]
Entscheidung: [Ersetzung akzeptiert / Ersetzung nicht akzeptiert]
Tragende Gründe: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Die Prüfung und eine gegebenenfalls erforderliche Ersetzung von Unterauftragnehmern nach § 36 Abs. 5 VgV werden nicht in diesem Abschnitt dokumentiert. Maßgeblich sind Abschnitt 9.2 und die dort referenzierte "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation".
Die bloße Stellung eines Unternehmens als Lieferant innerhalb des dynamischen URV-Lieferantenportfolios begründet für sich genommen keine Einordnung als Unterauftragnehmer oder Unternehmen der Eignungsleihe.
Betroffener Bieter: [einzutragen]
Ursprüngliche Bieterkonstellation: [einzutragen]
Eingetretene Veränderung: [einzutragen]
Zeitpunkt und Ursache: [einzutragen]
Identität des verbleibenden oder neuen Rechtsträgers: [einzutragen]
Fortbestand des ursprünglichen materiellen Angebots: [ja / nein]
Auswirkungen auf Eignung und Eignungsleihe: [keine / einzutragen]
Auswirkungen auf Ausschlussgründe oder bieterbezogene gesetzliche Zuschlagsverbote: [keine / einzutragen]
Möglicher Wettbewerbsvorteil oder Nachteil anderer Bieter geprüft: [ja / nein]
Ergebnis der Gleichbehandlungsprüfung: [einzutragen]
Entscheidung über die weitere Teilnahme: [zulässig / nicht zulässig]
Tragende Gründe: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Betroffene Unternehmen: [einzutragen]
Art der Verbindung oder Mehrfachbeteiligung: [einzutragen]
Konkrete Anhaltspunkte für eine mögliche nicht unabhängige Angebotserstellung: [einzutragen]
Durchgeführte Aufklärung: [kurze Zusammenfassung]
Ergebnis: [eigenständige und unabhängige Angebotserstellung bestätigt / nicht bestätigt]
Folge für das Vergabeverfahren: [einzutragen]
Tragende Gründe: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Interessenkonflikt festgestellt: [nein / ja]
Betroffene Person oder Funktion: [einzutragen]
Art des Interessenkonflikts: [einzutragen]
Getroffene Abhilfemaßnahme: [einzutragen]
Auswirkungen auf bereits vorgenommene Verfahrenshandlungen: [keine / einzutragen]
Ergebnis: [Interessenkonflikt wirksam beseitigt / weitere Maßnahme erforderlich]
Detailreferenz: [einzutragen]
Vorbefasstes Unternehmen: [einzutragen]
Art und Umfang der vorherigen Mitwirkung: [einzutragen]
Wettbewerblich relevante Informationsvorteile festgestellt: [nein / ja]
Getroffene Ausgleichsmaßnahmen: [einzutragen]
Weitergabe relevanter Informationen an andere Unternehmen: [nicht erforderlich / erfolgt am …]
Anpassung von Fristen erforderlich: [nein / ja]
Ergebnis der Prüfung: [weitere Teilnahme ohne Wettbewerbsverzerrung möglich / weitere Teilnahme nicht möglich]
Tragende Gründe: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Gleichstand beim niedrigsten maßgeblichen Handelsaufschlag festgestellt: [nein / ja]
Betroffene Bieter: [einzutragen]
Identischer Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Die vor dem Losentscheid nach den Vergabebedingungen und der Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation erforderlichen Prüfungen der betroffenen Angebote und Bieter wurden abgeschlossen: [ja / nein]
Eine Wettbewerbsregisterabfrage des durch den Losentscheid vorläufig bestimmten Zuschlagsempfängers erfolgt im Rahmen der abschließenden Zuschlagsfähigkeitsprüfung nach Abschnitt 9.
Losverfahren durchgeführt am: [Datum]
Ergebnis des Losverfahrens: [einzutragen]
Durch den Losentscheid vorläufig bestimmter Zuschlagsempfänger: [einzutragen]
Vollständige Dokumentation des Losverfahrens: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Gegebenenfalls weitere Referenz: [einzutragen]
Anlass: [einzutragen]
Entscheidungserheblicher Sachverhalt: [einzutragen]
Prüfmaßstab: [einzutragen]
Tragende Würdigung: [einzutragen]
Entscheidung: [einzutragen]
Auswirkung auf den weiteren Verfahrensablauf: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Vorgesehener Zuschlagsempfänger: [einzutragen]
Angebotskennung: [einzutragen]
Angebotener Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Maßgebliche Rangstellung: [einzutragen]
Angebot wertbar: [ja / nein]
Eignung nach der bis zu diesem Zeitpunkt erforderlichen Prüfung festgestellt: [ja / nein]
Zwingende Ausschlussgründe stehen dem Zuschlag entgegen: [nein / ja]
Fakultative Ausschlussgründe stehen dem Zuschlag nach abgeschlossener Prüfung entgegen: [nein / ja]
Bieterbezogene gesetzliche Zuschlagsverbote stehen einer Zuschlagsempfehlung entgegen: [nein / ja]
Erforderliche Eignungsleiheprüfung abgeschlossen: [ja / nicht einschlägig]
Erforderliche §-60-Prüfung abgeschlossen: [ja / nicht einschlägig]
Sonstige erforderliche Sonderprüfungen abgeschlossen: [ja / nicht einschlägig]
Erforderliche Nachforderungen und Aufklärungen abgeschlossen: [ja / nicht einschlägig]
Erforderliche Wettbewerbsregisterabfrage oder Wettbewerbsregisterabfragen für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger und gegebenenfalls dessen Mitglieder wurden durchgeführt oder eine nach den gesetzlichen Vorgaben noch verwertbare Auskunft wurde berücksichtigt: [ja / nein]
Maßgebliche Auskunft oder Auskünfte:
Unternehmen: [einzutragen]
Datum der Auskunft: [einzutragen]
Art: [neue Abfrage / bereits vorhandene noch verwertbare Auskunft]
Referenz: [einzutragen]
Weitere Auskünfte werden entsprechend dokumentiert.
Gesamtergebnis der Wettbewerbsregisterprüfung: [kein Zuschlagshindernis festgestellt / weiterer Prüfbedarf]
Seit Abschluss der vorgenannten Prüfungen sind neue entscheidungserhebliche Tatsachen bekannt geworden: [nein / ja]
Bei "ja":
Sachverhalt: [einzutragen]
Erneute Prüfung: [einzutragen]
Ergebnis: [einzutragen]
Bindefrist endet am: [Datum]
Geplanter Zuschlag liegt innerhalb der Bindefrist: [ja / nein]
Referenz der bieterbezogenen Abschlussprüfung bis zu diesem Prüfstand: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Die endgültige Zuschlagsfähigkeit wird erst nach Abschluss einer gegebenenfalls erforderlichen Prüfung bekannter Unterauftragnehmer und einer gegebenenfalls erforderlichen Ersetzung nach Abschnitt 9.2 festgestellt.
Beabsichtigte Weitergabe von Teilen der Rahmenvereinbarung an Dritte vor Zuschlagserteilung bekannt: [nein / ja]
Bei "nein":
Feststellung: Bis zur Zuschlagserteilung war keine beabsichtigte Weitergabe von Teilen der Rahmenvereinbarung an Dritte bekannt.
Bei "ja":
Bekannter beabsichtigter Unterauftragsanteil an der Rahmenvereinbarung: [nicht näher bekannt / einzutragen]
Referenz der zugrunde liegenden Bieterangabe: [einzutragen]
Konkrete vorgesehene Unterauftragnehmer vor Zuschlagserteilung bekannt: [nein / ja]
Bei "nein":
Feststellung: Vor Zuschlagserteilung war gegebenenfalls ein beabsichtigter Unterauftragsanteil bekannt, jedoch kein konkreter vorgesehener Unterauftragnehmer, auf den eine Prüfung nach § 36 Abs. 5 VgV bezogen werden konnte.
Bei "ja":
Für jeden vor Zuschlagserteilung bekannten vorgesehenen Unterauftragnehmer werden die folgenden Angaben dokumentiert:
Vorgesehener Unterauftragnehmer: [Name]
Vorgesehene Tätigkeit oder Zuordnung zum bekannten Unterauftragsanteil: [einzutragen]
Ergebnis der Prüfung nach § 36 Abs. 5 VgV: [kein Ausschlussgrund festgestellt / zwingender Ausschlussgrund festgestellt / fakultativer Ausschlussgrund festgestellt / sonstiges Ergebnis]
Bei einem zwingenden Ausschlussgrund:
Ersetzung des Unterauftragnehmers verlangt: ja
Frist zur Ersetzung: [Datum / keine gesonderte Frist gesetzt]
Bei einem fakultativen Ausschlussgrund:
Ersetzung des Unterauftragnehmers verlangt: [nein / ja]
Tragende Gründe der Entscheidung: [einzutragen]
Frist zur Ersetzung, soweit verlangt: [Datum / keine gesonderte Frist gesetzt / nicht einschlägig]
Bei verlangter Ersetzung:
Ersatzunterauftragnehmer benannt: [nein / ja]
Ersatzunterauftragnehmer: [einzutragen / nicht einschlägig]
Erforderliche Prüfung des Ersatzunterauftragnehmers abgeschlossen: [ja / nein / nicht einschlägig]
Ergebnis der Prüfung des Ersatzunterauftragnehmers: [kein Zuschlagshindernis / erneute Ersetzung erforderlich oder verlangt / sonstiges Ergebnis / nicht einschlägig]
Abschließendes Ergebnis: [Unterauftragnehmer kann berücksichtigt werden / Ersetzung erfolgreich abgeschlossen / erforderliche Ersetzung nicht ordnungsgemäß oder nicht fristgerecht erfolgt und Bieter deshalb nicht weiter berücksichtigt / sonstiges Ergebnis]
Detailreferenz: "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation", [Fundstelle]
Weitere vor Zuschlagserteilung bekannte vorgesehene Unterauftragnehmer werden entsprechend dokumentiert.
Die vollständige Prüfung der Ausschlussgründe eines Unterauftragnehmers, die Entscheidung über eine gegebenenfalls erforderliche oder verlangte Ersetzung und die Prüfung eines Ersatzunterauftragnehmers werden nicht in diesem Vergabevermerk wiederholt. Sie werden in der "Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation" beziehungsweise den dort referenzierten Originalvorgängen geführt. Der Vergabevermerk übernimmt ausschließlich das für die abschließende Zuschlagsentscheidung maßgebliche Ergebnis und die eindeutige Detailreferenz.
Nach Zuschlagserteilung und bis zum Abschluss dieses Vergabevermerks zusätzlich bekannt gewordene Unterauftragsanteile oder Unterauftragnehmer: [keine / einzutragen]
Bei zusätzlichen Angaben:
Unterauftragsanteil oder Unterauftragnehmer: [einzutragen]
Zeitpunkt der Kenntniserlangung: [Datum]
Referenz: [einzutragen]
Weitere nach Zuschlagserteilung bekannt gewordene Angaben werden entsprechend dokumentiert.
Feststellung: Eine erst nach Zuschlagserteilung bekannt gewordene Angabe wird zur vollständigen Dokumentation nach § 8 Abs. 2 Nr. 5 VgV aufgenommen. Sie wird nicht als vor Zuschlag durchgeführte Prüfung nach § 36 Abs. 5 VgV dargestellt.
Die Angaben betreffen nur tatsächlich als Unterauftragnehmer eingesetzte oder vorgesehene Unternehmen. Unternehmen des dynamischen URV-Lieferantenportfolios werden nicht allein aufgrund ihrer Lieferantenstellung als Unterauftragnehmer der Rahmenvereinbarung behandelt.
Nach Abschluss sämtlicher erforderlicher Prüfungen einschließlich der Prüfung bekannter Unterauftragnehmer und gegebenenfalls erforderlicher Ersetzungen nach § 36 Abs. 5 VgV ist abschließend festzustellen, ob der vorgesehene Zuschlagsempfänger zuschlagsfähig ist.
Abschließende Zuschlagsfähigkeit bestätigt: [ja / nein]
Bei "nein":
Grund: [einzutragen]
Weiteres Vorgehen: [Prüfung des nächsten rangmäßig in Betracht kommenden Bieters / sonstige Entscheidung]
Referenz: [einzutragen]
Bei "ja":
Für den Zuschlag vorgesehenes Angebot: [Bieter und Angebotskennung]
Für den Zuschlag vorgesehenes Angebotsblatt: [Bieter, Angebotskennung, Datum]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Grund der Auswahl: Das für den Zuschlag vorgesehene Angebot ist abschließend zuschlagsfähig und weist unter den für den Zuschlag verbleibenden Angeboten den niedrigsten Handelsaufschlag auf.
Bei Gleichstand: Der vorgesehene Zuschlagsempfänger wurde nach dem in den Vergabebedingungen angekündigten Losverfahren bestimmt. Siehe Abschnitt 8.8.
Zuschlagsempfehlung in der Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation: [Fundstelle]
Mitwirkung an der Zuschlagsentscheidung nach § 58 Abs. 5 VgV in der Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation dokumentiert: [ja / nein]
Bei Abweichung vom Regelfall: [Grund]
Referenz: [Fundstelle]
Interne Zuschlagsentscheidung getroffen am: [Datum]
Entscheidende oder freigebende Stelle: [Organisationseinheit oder Funktion]
Nach der beim Auftraggeber geltenden Zuständigkeitsordnung erforderliche interne Freigaben vollständig: [ja / nein]
Referenz der Freigabe oder Entscheidung: [einzutragen]
Informationspflicht nach § 134 GWB: [ja / nein]
Bei "nein":
Grund der fehlenden Informationspflicht: [keine nicht berücksichtigten Bieter oder Bewerber vorhanden / sonstiger Grund]
Abschnitt 10.2 ist in diesem Fall nicht einschlägig.
Bei "ja":
Informationen an die nicht berücksichtigten Bieter versandt am: [Datum und Uhrzeit]
Versandweg: [Vergabeplattform / sonstiger elektronischer Weg]
Vorgesehener Zuschlagsempfänger: [einzutragen]
Mitgeteilter frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses: [Datum]
Empfänger der Informationen: [Bieter oder Referenz der Empfängerliste]
Die Informationen enthielten jeweils den Namen des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, den konkreten Grund der Nichtberücksichtigung des eigenen Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses: [ja / nein]
Da der einheitliche Handelsaufschlag das alleinige Zuschlagskriterium bildet, enthielt jede nach § 134 GWB erforderliche Information den konkreten Handelsaufschlag des vorgesehenen Zuschlagsempfängers: [ja / nein]
Bei einem wegen des Handelsaufschlags wirtschaftlich nachrangigen Angebot enthielt die Information zusätzlich den Handelsaufschlag des eigenen Angebots und den daraus folgenden konkreten Wertungsgrund: [ja / nein / nicht einschlägig]
Bei einem aus anderen Gründen nicht berücksichtigten Angebot wurde zusätzlich der konkrete für die Nichtberücksichtigung maßgebliche Grund mitgeteilt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Technische Übermittlung erfolgreich: [ja / nein]
Besonderheiten bei der Übermittlung: [keine / einzutragen]
Referenzen der Originalmitteilungen: [einzutragen]
Wartefrist nach § 134 GWB einschlägig: [ja / nein]
Bei "nein": [Grund entsprechend Abschnitt 10.1]
Bei "ja":
Absendung der §-134-Information: [Datum]
Beginn der Wartefrist: [Datum]
Ablauf der maßgeblichen Wartefrist: [Datum]
Frühester Zuschlagstermin nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 GWB: [Datum]
Besondere Feiertags- oder sonstige Konstellation mit erheblicher faktischer Verkürzung des verfügbaren Rechtsschutzzeitraums: [nein / ja]
Bei "ja":
Bewertung und gegebenenfalls vorsorglich später bestimmter Zuschlagstermin: [einzutragen]
Rügen vor Zuschlag eingegangen: [nein / ja]
Neue sonstige entscheidungserhebliche Tatsachen bekannt geworden: [nein / ja]
Bei einer eingegangenen Rüge oder bei neuen sonstigen entscheidungserheblichen Tatsachen:
Datum: [einzutragen]
Bieter oder Quelle: [einzutragen]
Gegenstand: [einzutragen]
Prüfung: [kurze Zusammenfassung]
Entscheidung: [Abhilfe / keine Abhilfe / erneute Prüfung / sonstige Entscheidung]
Mitteilung an den Bieter am: [Datum]
Auswirkung auf die Zuschlagsentscheidung: [keine / Zuschlagsentscheidung geändert]
Bei Änderung der Zuschlagsentscheidung:
Frühere Zuschlagsentscheidung gegenstandslos oder geändert seit: [Datum]
Erneute Angebots- oder Zuschlagsprüfung durchgeführt: [ja]
Neue Zuschlagsentscheidung vom: [Datum]
Neue Information nach § 134 GWB erforderlich und versandt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Neue Wartefrist: [einzutragen / nicht einschlägig]
Detailreferenz: [einzutragen]
Weitergehendes Informationsverlangen oder Transparenzrüge zur Zuschlagsentscheidung eingegangen: [nein / ja]
Bei "ja":
Bieter: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Gegenstand des geltend gemachten Transparenzinteresses: [§-60-Prüfung / Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Zuschlagsempfängers / Ausschlussgründe / Wertung / sonstiger Gegenstand]
Berechtigtes Interesse an der verlangten weitergehenden Information nachvollziehbar dargelegt: [ja / nein]
Bewertung: [einzutragen]
Bestehender weitergehender Informationsanspruch festgestellt: [nein / ja]
Bei "ja":
Die erforderlichen Informationen wurden unter Wahrung schutzwürdiger vertraulicher Angaben in einem Umfang erteilt, der die maßgebliche Prüfung und ihr Ergebnis nachvollziehbar macht: [ja / nein]
Bei einer §-60-Prüfung:
Die Information ermöglicht die Nachvollziehung, dass und in welchem Umfang die maßgeblichen Bedenken geprüft wurden und aus welchen wesentlichen Gründen die Prüfung einer Zuschlagserteilung auf das vorgesehene Angebot nicht entgegenstand: [ja / nein]
Ein bloßer Hinweis, die Prüfung sei durchgeführt worden und habe keine Bedenken ergeben, wurde nicht als ausreichende Beantwortung eines bestehenden weitergehenden Transparenzanspruchs behandelt: [bestätigt / nicht bestätigt]
Referenz des Informationsverlangens oder der Transparenzrüge: [einzutragen]
Referenz der Antwort: [einzutragen]
Auswirkung auf die Zuschlagsentscheidung: [keine / erneute Prüfung erforderlich / Zuschlagsentscheidung geändert / sonstige Folge]
Bei Änderung der Zuschlagsentscheidung aufgrund des weitergehenden Informations- oder Transparenzvorgangs:
Frühere Zuschlagsentscheidung gegenstandslos oder geändert seit: [Datum]
Erneute Angebots- oder Zuschlagsprüfung durchgeführt: [ja]
Neue Zuschlagsentscheidung vom: [Datum]
Neue Information nach § 134 GWB erforderlich und versandt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Neue Wartefrist: [einzutragen / nicht einschlägig]
Detailreferenz: [einzutragen]
Förmliche Information über einen Nachprüfungsantrag nach § 169 Abs. 1 GWB eingegangen: [nein / ja]
Bei "ja":
Eingang der Information: [Datum und Uhrzeit]
Vergabekammer: [einzutragen]
Aktenzeichen: [einzutragen]
Zuschlagsverbot nach § 169 Abs. 1 GWB eingetreten: ja
Vorzeitige Zuschlagsgestattung nach § 169 Abs. 2 GWB beantragt: [nein / ja]
Bei "ja":
Antragsteller: [Auftraggeber / nach § 134 GWB als vorgesehener Zuschlagsempfänger benanntes Unternehmen]
Entscheidung der Vergabekammer: [Zuschlag gestattet / Zuschlag nicht gestattet]
Bekanntgabe der Entscheidung: [Datum und Uhrzeit]
Bei Gestattung:
Ablauf der Zweiwochenfrist nach § 169 Abs. 2 Satz 1 GWB: [Datum]
Wiederherstellung des Zuschlagsverbots beim Beschwerdegericht beantragt: [nein / ja]
Bei "ja":
Entscheidung des Beschwerdegerichts: [Zuschlagsverbot wiederhergestellt / Antrag abgelehnt / sonstiges Ergebnis]
Bekanntgabe der Entscheidung: [Datum und Uhrzeit]
Auswirkung auf die Zulässigkeit des Zuschlags: [einzutragen]
Bei Nichtgestattung:
Antrag des Auftraggebers beim Beschwerdegericht auf Gestattung des sofortigen Zuschlags gestellt: [nein / ja]
Bei "ja":
Entscheidung des Beschwerdegerichts: [Zuschlag gestattet / Zuschlag nicht gestattet / sonstiges Ergebnis]
Bekanntgabe der Entscheidung: [Datum und Uhrzeit]
Auswirkung auf die Zulässigkeit des Zuschlags: [einzutragen]
Vorzeitiger Zuschlag aufgrund einer Gestattung tatsächlich erteilt: [nein / ja]
Bei "ja":
Zuschlag erteilt am: [Datum und Uhrzeit]
Grundlage der Zuschlagserteilung: [Gestattung der Vergabekammer / Gestattung des Beschwerdegerichts]
Nachprüfungsverfahren durch die Zuschlagserteilung erledigt: ja
Fortsetzungsfeststellungsantrag nach § 168 Abs. 2 GWB gestellt: [nein / ja]
Bei "ja":
Entscheidung über den Fortsetzungsfeststellungsantrag: [einzutragen / noch offen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Feststellung: Die nachfolgenden Felder zum weiteren Verlauf des Nachprüfungsverfahrens sind nur auszufüllen, wenn zuvor kein wirksamer vorzeitiger Zuschlag erteilt wurde.
Detailreferenz zum Verfahren nach § 169 Abs. 2 GWB: [einzutragen]
Wenn zuvor kein wirksamer vorzeitiger Zuschlag erteilt wurde:
Nachprüfungsverfahren vor einer Sachentscheidung anderweitig nach § 168 Abs. 2 GWB erledigt: [nein / ja]
Bei "ja":
Erledigendes Ereignis: [Aufhebung des Vergabeverfahrens / Einstellung des Vergabeverfahrens / sonstige Erledigung]
Datum des erledigenden Ereignisses: [Datum]
Sachverhalt und Bezug zum Vergabeverfahren: [kurze Beschreibung]
Fortsetzungsfeststellungsantrag nach § 168 Abs. 2 GWB gestellt: [nein / ja]
Bei "ja":
Antragsteller: [einzutragen]
Entscheidung über den Fortsetzungsfeststellungsantrag: [noch offen / Rechtsverletzung festgestellt / keine Rechtsverletzung festgestellt / sonstiges Ergebnis]
Datum der Entscheidung: [Datum / noch offen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Feststellung: Für das Fortsetzungsfeststellungsverfahren gilt die Entscheidungsfrist des § 167 Abs. 1 GWB nicht.
Bei "nein" zur anderweitigen Erledigung nach § 168 Abs. 2 GWB:
Sachentscheidung der Vergabekammer innerhalb der maßgeblichen Frist nach § 167 Abs. 1 GWB ergangen: [ja / nein]
Bei "nein":
Maßgebliche Entscheidungsfrist einschließlich einer gegebenenfalls wirksamen Verlängerung abgelaufen am: [Datum]
Sofortige Beschwerde durch den Antragsteller wegen Ausbleibens einer fristgerechten Entscheidung innerhalb der Notfrist des § 172 Abs. 1 GWB eingelegt: [nein / ja]
Bei "ja":
Nachprüfungsantrag gilt aufgrund der fristgerecht durch den Antragsteller eingelegten sofortigen Beschwerde nach § 171 Abs. 2 GWB als abgelehnt: ja
Sachentscheidungszuständigkeit auf das Beschwerdegericht übergegangen: ja
Beschwerde eingelegt am: [Datum]
Aktenzeichen des Beschwerdeverfahrens: [einzutragen]
Weiterer Rechtsschutzverlauf und Auswirkung auf die Zuschlagszulässigkeit: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Bei "nein":
Ablehnungsfiktion nach § 171 Abs. 2 GWB eingetreten: nein
Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer bleibt anhängig: ja
Zuschlagsverbot nach § 169 Abs. 1 GWB besteht vorbehaltlich einer Gestattung nach § 169 Abs. 2 GWB fort: ja
Spätere Entscheidung der Vergabekammer bekannt gegeben am: [Datum und Uhrzeit / noch nicht ergangen]
Ergebnis der späteren Entscheidung: [noch offen / Nachprüfungsantrag abgelehnt und Auftraggeber obsiegt / dem Nachprüfungsantrag durch Untersagung des Zuschlags stattgegeben / dem Nachprüfungsantrag ganz oder teilweise durch andere Abhilfemaßnahmen stattgegeben / sonstiges Ergebnis]
Bei späterer Entscheidung gelten die nachfolgenden Ergebnis- und Rechtsschutzpfade entsprechend.
Detailreferenz: [einzutragen]
Bei "ja" zur Sachentscheidung der Vergabekammer innerhalb der maßgeblichen Frist:
Entscheidung der Vergabekammer über den Nachprüfungsantrag bekannt gegeben am: [Datum und Uhrzeit]
Ergebnis der Entscheidung: [Nachprüfungsantrag abgelehnt und Auftraggeber obsiegt / dem Nachprüfungsantrag durch Untersagung des Zuschlags stattgegeben / dem Nachprüfungsantrag ganz oder teilweise durch andere Abhilfemaßnahmen stattgegeben / sonstiges Ergebnis]
Bei Ablehnung des Nachprüfungsantrags und Obsiegen des Auftraggebers:
Zuschlagsverbot nach § 169 Abs. 1 GWB mit Bekanntgabe der Entscheidung beendet: ja
Zuschlag danach aus anderen Gründen weiterhin unzulässig: [nein / ja]
Bei "ja":
Grund: [einzutragen]
Sofortige Beschwerde gegen die Ablehnung des Nachprüfungsantrags eingelegt: [nein / ja]
Aktenzeichen des Beschwerdeverfahrens: [nicht einschlägig / einzutragen]
Auswirkung der sofortigen Beschwerde auf die Zulässigkeit des Zuschlags: keine aufschiebende Wirkung nach § 173 Abs. 1 GWB
Sonstige gerichtliche Entscheidung mit Auswirkung auf die Zuschlagszulässigkeit: [keine / einzutragen]
Bei Stattgabe des Nachprüfungsantrags durch Untersagung des Zuschlags:
Zuschlag hat nach § 173 Abs. 2 GWB zu unterbleiben: ja
Sofortige Beschwerde oder sonstiges einschlägiges Rechtsmittel eingelegt: [nein / ja]
Aktenzeichen des Beschwerdeverfahrens: [nicht einschlägig / einzutragen]
Aufhebung der Zuschlagsuntersagung durch das Beschwerdegericht nach § 176 oder § 178 GWB: [nein / ja]
Entscheidung und Datum: [einzutragen / nicht einschlägig]
Zuschlag anschließend zulässig: [nein / ja]
Frühester zulässiger Zuschlag: [Datum / noch nicht zulässig]
Bei vollständiger oder teilweiser Stattgabe durch andere Abhilfemaßnahmen:
Von der Vergabekammer angeordnete Abhilfemaßnahme: [einzutragen]
Auswirkung der Entscheidung auf den weiteren Verfahrensablauf: [einzutragen]
Fortgeltung des Zuschlagsverbots nach § 169 Abs. 1 GWB bis zum Ablauf der Beschwerdefrist: [ja / eine Gestattung nach § 169 Abs. 2 GWB liegt vor und ist gesondert zu berücksichtigen]
Ablauf der Beschwerdefrist nach § 172 Abs. 1 GWB: [Datum]
Bereits erteilte Gestattung nach § 169 Abs. 2 GWB: [nein / ja]
Bei "ja":
Auswirkung der Gestattung unter Berücksichtigung der Sachentscheidung der Vergabekammer und der angeordneten Abhilfemaßnahmen: [einzutragen]
Erforderliche Korrekturmaßnahmen abgeschlossen: [ja / nein]
Sofortige Beschwerde oder sonstiges einschlägiges Rechtsmittel eingelegt: [nein / ja]
Aktenzeichen des Beschwerdeverfahrens: [nicht einschlägig / einzutragen]
Zuschlag nach Maßgabe sämtlicher fortbestehender Zuschlagsverbote, der Sachentscheidung, der angeordneten Abhilfemaßnahmen und des weiteren Rechtsschutzverlaufs zulässig: [ja / nein / noch nicht]
Detailreferenz: [einzutragen]
Bei sonstigem Ergebnis:
Rechtsfolge für das Vergabeverfahren und die Zulässigkeit des Zuschlags: [einzutragen]
Detailreferenz: [einzutragen]
Detailreferenz zum Nachprüfungs- oder Beschwerdeverfahren insgesamt: [einzutragen]
Sonstiges gesetzliches Zuschlagsverbot: [keines / einzutragen]
Bei einem sonstigen gesetzlichen Zuschlagsverbot:
Beginn: [Datum und Uhrzeit]
Grundlage und Anlass: [einzutragen]
Beendigung: [Datum und Uhrzeit / noch nicht beendet]
Grund der Beendigung: [einzutragen / nicht einschlägig]
Zuschlag anschließend zulässig: [ja / nein / noch nicht]
Detailreferenz: [einzutragen]
Es ist nur der tatsächlich einschlägige Verfahrenspfad auszufüllen. Eine Zurückversetzung beendet das Verfahren nicht. Nach Abschluss der korrigierten Verfahrensschritte wird die Dokumentation an der sachlich einschlägigen Stelle fortgeführt.
Zuschlagsempfänger: [einzutragen]
Bezug zum erfolgreichen Angebot: [Angebotskennung und Datum]
Bezuschlagtes Angebotsblatt: [Bieter, Angebotskennung, Datum]
Handelsaufschlag: [X,XX] Prozent
Zuschlag erteilt am: [Datum und Uhrzeit]
Kommunikationsweg: [einzutragen]
Erfolgreiche Übermittlung nachgewiesen: [ja / nein]
Zuschlag entspricht unverändert dem erfolgreichen Angebot: [ja / nein]
Bei "nein": Kein Zuschlag im Sinne der vorgesehenen URV-Vertragsbildung. Sachverhalt und weitere Behandlung: [einzutragen]
Feststellung: Mit dem wirksamen Zuschlag auf das erfolgreiche Angebot ist die Rahmenvereinbarung nach den Leistungs- und Vertragsbedingungen zustande gekommen. Eine gesonderte Vertragsunterzeichnung oder Gegenzeichnung ist nicht erforderlich.
Datum des Vertragsschlusses: [Datum des wirksamen Zuschlags]
Vertragsbeginn nach Vertragsblatt: 1. Januar 2027
Dieser Abschnitt ist nur beim Verfahrensausgang nach Abschnitt 11.1 auszufüllen.
Die nach § 62 VgV erforderlichen Unterrichtungspflichten über die tatsächlich erfolgte Zuschlagserteilung wurden erfüllt: [ja / nein]
Nicht erfolgreiche Bieter über die tatsächlich erfolgte Zuschlagserteilung unterrichtet: [ja / nein / keine nicht erfolgreichen Bieter vorhanden]
Datum der Unterrichtung: [Datum und Uhrzeit / nicht einschlägig]
Kommunikationsweg: [Vergabeplattform / sonstiger elektronischer Weg / nicht einschlägig]
Referenz der Mitteilung oder Mitteilungen: [einzutragen / nicht einschlägig]
Erfolgreicher Bieter durch die Zuschlagsmitteilung über die Zuschlagserteilung unterrichtet: [ja / nein]
Referenz der Zuschlagsmitteilung: [einzutragen]
Sonstige Bewerber, für die eine Unterrichtung erforderlich war: [keine / einzutragen]
Datum und Art der Unterrichtung: [nicht einschlägig / einzutragen]
Referenz: [nicht einschlägig / einzutragen]
Die Unterrichtung nach § 62 VgV dokumentiert die tatsächlich erfolgte Zuschlagserteilung. Sie ist von der vor dem Zuschlag erfolgenden Information nach § 134 GWB zu unterscheiden.
Antrag eines Bewerbers oder Bieters auf weitergehende Unterrichtung nach § 62 Abs. 2 VgV eingegangen: [nein / ja]
Bei "ja":
Antragsteller: [einzutragen]
Eingang des Antrags: [Datum]
Gegenstand des Antrags: [einzutragen]
Antwort erteilt am: [Datum]
Innerhalb der gesetzlichen Frist beantwortet: [ja / nein]
Referenz der Antwort: [einzutragen]
Angaben im Rahmen der Unterrichtungen nach § 62 Abs. 1 oder Abs. 2 VgV aufgrund § 62 Abs. 3 in Verbindung mit § 39 Abs. 6 VgV eingeschränkt oder nicht mitgeteilt: [nein / ja]
Bei "ja":
Betroffene Angaben: [einzutragen]
Grund: [Schutz öffentlicher Interessen / Schutz berechtigter geschäftlicher Interessen / Schutz des lauteren Wettbewerbs / sonstiger gesetzlich zulässiger Grund]
Betroffener Unterrichtungsvorgang: [Unterrichtung nach § 62 Abs. 1 VgV / Auskunft nach § 62 Abs. 2 VgV]
Detailreferenz: [einzutragen]
Datum der Entscheidung: [einzutragen]
Umfang: [vollständige Aufhebung / sonstige vollständige Beendigung]
Beschaffungsbedarf besteht fort: [ja / nein / teilweise]
Entscheidungserheblicher Sachverhalt: [einzutragen]
Rechtliche Einordnung:
Konkrete Begründung der Einordnung: [einzutragen]
Zeitpunkt des Eintritts oder Bekanntwerdens des maßgeblichen Umstands: [einzutragen]
Zurechenbarkeit zum Auftraggeber geprüft: [ja / nein]
Ergebnis: [einzutragen]
Mildere Maßnahmen geprüft: [ja / nein]
In Betracht gezogene mildere Maßnahmen: [einzutragen]
Warum eine Zurückversetzung oder sonstige begrenztere Korrektur nicht ausreicht: [einzutragen]
Interessen der betroffenen Bieter berücksichtigt: [ja / nein]
Tragende Gründe der endgültigen Beendigungsentscheidung: [einzutragen]
Bei sonstigem sachlichen Grund außerhalb eines anerkannten §-63-Aufhebungsgrunds:
Mögliches Rechtmäßigkeits- oder Schadensersatzrisiko geprüft: [ja]
Ergebnis der Prüfung: [einzutragen]
Unterrichtung über die Aufhebungsentscheidung unverzüglich erfolgt: [ja / nein]
Empfänger: [sämtliche Bieter / gegebenenfalls weitere Bewerber / sonstige Empfänger]
Datum und Kommunikationsweg: [einzutragen]
Mitgeteilte Gründe der Aufhebungsentscheidung: [einzutragen]
Referenz der Unterrichtung: [einzutragen]
Zum Zeitpunkt der Aufhebungsentscheidung mitgeteilter Planungsstand zur weiteren Beschaffung: [keine erneute Vergabe vorgesehen / erneute Ausschreibung grundsätzlich vorgesehen / erneute Ausschreibung nach Überarbeitung vorgesehen / Entscheidung noch offen]
Entscheidung über eine erneute Einleitung des Vergabeverfahrens bereits getroffen: [nein / ja]
Bei "ja":
Entscheidung getroffen am: [Datum]
Entscheidung: [erneute Einleitung beschlossen / keine erneute Einleitung]
Gründe: [einzutragen]
Unterrichtung über die Entscheidung zur erneuten Einleitung nach § 62 Abs. 1 VgV erfolgt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Empfänger: [einzutragen / nicht einschlägig]
Datum und Kommunikationsweg: [einzutragen / nicht einschlägig]
Mitgeteilte Gründe: [einzutragen / nicht einschlägig]
Referenz: [einzutragen / nicht einschlägig]
Bei "nein":
Feststellung: Eine spätere Entscheidung über die erneute Einleitung wird bei ihrem Eintritt in diesem Vergabevermerk nachgetragen und den nach § 62 Abs. 1 VgV zu unterrichtenden Bewerbern und Bietern unverzüglich einschließlich der Gründe mitgeteilt.
Weiteres Beschaffungsvorgehen: [einzutragen]
Anlass oder festgestellter Vergabefehler: [einzutragen]
Festgestellt am: [Datum]
Bisheriger Verfahrensstand: [einzutragen]
Betroffene Verfahrensschritte: [einzutragen]
Rückversetzung bis zu folgendem Verfahrensstand: [einzutragen]
Mit der Rückversetzung gegenstandslos werdende Entscheidungen oder Ergebnisse: [einzutragen]
Fortbestehende Entscheidungen oder Ergebnisse: [einzutragen]
Begründung, weshalb der gewählte Rückversetzungspunkt zur vollständigen Fehlerbeseitigung erforderlich und ausreichend ist: [einzutragen]
Mildere Korrektur ausreichend: [nein / ja]
Bei "nein": [kurze Begründung]
Vollständige Aufhebung erforderlich: [nein / ja]
Bei "nein": [kurze Begründung]
Betroffene Bieter: [einzutragen]
Wiederherstellung eines einheitlichen Informations- und Wettbewerbsstands: [Maßnahmen]
Geänderte Vergabeunterlagen: [einzutragen]
Neue maßgebliche Dokumentfassungen: [einzutragen]
Neue Angebots- oder sonstige Fristen: [einzutragen]
Änderungs- oder Neubereitstellungsmaßnahmen in der Auftragsbekanntmachung: [keine / einzutragen]
Bieter über die Zurückversetzung informiert am: [Datum]
Referenz der Bieterinformation: [einzutragen]
Wiederaufnahme des Verfahrens am: [Datum]
Fortsetzung der Dokumentation ab Abschnitt: [einzutragen]
Ergebnisbekanntmachung erforderlich: ja
eForms Notice Subtype: 29
Datum des Vertragsschlusses: [Datum]
Ablauf der 30-Tage-Frist für die Übermittlung der Ergebnisbekanntmachung: [Datum]
Datum der Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen: [Datum und Uhrzeit]
Innerhalb der maßgeblichen 30-Tage-Frist übermittelt: [ja / nein]
Datum der Veröffentlichung: [Datum]
TED- oder OJ-S-Veröffentlichungskennung: [einzutragen]
Notice Identifier und Version: [einzutragen]
Veröffentlichungsbestätigung liegt vor: [ja / nein]
Konsistenz mit Zuschlagsentscheidung, erfolgreichem Angebot, Vertragsdaten, geschätztem Auftragswert und Höchstwert geprüft: [ja / nein]
Technische Befüllung und Validierung gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt maßgebliche eForms-DE- und SDK-DE-Version geprüft: [ja / nein]
Referenz der Ergebnisbekanntmachung: [einzutragen]
Feststellung: Die Ergebnisbekanntmachung betrifft den Abschluss der Rahmenvereinbarung. Spätere Leistungsabrufe innerhalb der Ein-Auftragnehmer-Rahmenvereinbarung werden nicht als eigenständige Vergabeergebnisse dieses Ausgangsverfahrens behandelt.
Ergebnisbekanntmachung ohne Gewinner als URV-Abschlussstandard: ja
Rechtliche Einordnung: Die Veröffentlichung wird zur eindeutigen transparenten und technischen Dokumentation der endgültigen Beendigung des veröffentlichten Vergabeverfahrens verwendet. Sie wird nicht als gesetzliche 30-Tage-Pflicht nach § 39 Abs. 1 VgV behandelt.
eForms Notice Subtype: 29
Status: [noch zu erstellen / übermittelt / veröffentlicht]
Grund der Nichtvergabe: [einzutragen]
Kennzeichnung, dass kein Gewinner ausgewählt wurde und das Vergabeverfahren beendet ist: [ja / nein]
Geplante erneute Ausschreibung in der Ergebnisbekanntmachung kenntlich gemacht, soweit einschlägig: [ja / nein / nicht einschlägig]
Datum der Übermittlung: [Datum und Uhrzeit]
Datum der Veröffentlichung: [Datum]
TED- oder OJ-S-Veröffentlichungskennung: [einzutragen]
Notice Identifier und Version: [einzutragen]
Veröffentlichungsbestätigung liegt vor: [ja / nein]
Technische Befüllung und Validierung gegen die zum Veröffentlichungszeitpunkt maßgebliche eForms-DE- und SDK-DE-Version geprüft: [ja / nein]
Referenz: [einzutragen]
Für den URV-Abschlussstandard wird die endgültige Beendigung des Vergabeverfahrens ohne Gewinner durch eine Ergebnisbekanntmachung mit dem entsprechenden Gewinnerauswahlstatus dokumentiert. Eine bloße Änderung oder Stornierung der ursprünglichen Auftragsbekanntmachung wird hierfür nicht als abschließende Ergebnisdokumentation behandelt.
Die Abschlusskontrolle dient ausschließlich der Prüfung, ob der Vergabevermerk und die referenzierten Unterlagen vollständig, widerspruchsfrei und abgeschlossen sind. Sie ersetzt keine der bereits durchgeführten Einzelprüfungen.
Alle für den tatsächlichen Verfahrensausgang erforderlichen Verfahrensschritte sind abgeschlossen: [ja / nein]
Keine entscheidungserhebliche Prüfung oder Entscheidung ist noch offen: [ja / nein]
Der tatsächliche Verfahrensausgang ist eindeutig dokumentiert: [ja / nein]
Bei "nein": [offene Punkte]
Name und Anschrift des Auftraggebers stimmen in den maßgeblichen Unterlagen überein: [ja / nein]
Vergabenummer oder Verfahrenskennung stimmt in den maßgeblichen Unterlagen überein: [ja / nein]
Beschaffungsgegenstand und Ein-Auftragnehmer-Rahmenstruktur stimmen überein: [ja / nein]
Geschätzter Auftragswert stimmt mit der konkreten Auftragswertschätzung und den Vergabeunterlagen überein: [ja / nein]
Höchstwert stimmt mit der konkreten Auftragswertschätzung und den Vergabeunterlagen überein: [ja / nein]
Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen stimmen überein: [ja / nein]
Der zum Ablauf der Angebotsfrist maßgebliche Vergabeunterlagenstand ist eindeutig bestimmt: [ja / nein]
Endgültige Angebotsfrist und Bindefrist sind konsistent dokumentiert: [ja / nein]
Zuschlagskriterium und Wertungsregel stimmen mit Auftragsbekanntmachung und Vergabebedingungen überein: [ja / nein]
Die Handelsaufschläge wurden unverändert aus den jeweiligen Angebotsblättern übernommen, soweit ein wirksam bestimmbarer Handelsaufschlag vorliegt: [ja / nein]
Die vorläufige Preisrangfolge und der tatsächliche weitere Prüfungsablauf stimmen mit der Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation überein: [ja / nein]
Die Endstatus der Bieter wurden unverändert aus der Angebotsprüfungs-, Wertungs- und Zuschlagsdokumentation übernommen: [ja / nein]
Der vorgesehene beziehungsweise tatsächliche Zuschlagsempfänger stimmt in sämtlichen Abschlussunterlagen überein: [ja / nein / nicht einschlägig]
Bekannte Unterauftragsangaben des Zuschlagsempfängers sind konsistent dokumentiert und die vor Zuschlag erforderlichen Prüfungen sowie gegebenenfalls erforderlichen Ersetzungen nach § 36 Abs. 5 VgV abgeschlossen: [ja / nein / nicht einschlägig]
Nach Zuschlagserteilung und bis zum Abschluss des Vergabevermerks zusätzlich bekannt gewordene Unterauftragsangaben sind nach Abschnitt 9.2 erfasst: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Angebotsprüfungen abgeschlossen: [ja / nein]
Die vertieften Eignungs-, Ausschluss- und Zuschlagsfähigkeitsprüfungen wurden nur in dem nach der gestuften Prüfungsreihenfolge erforderlichen Umfang durchgeführt und abgeschlossen: [ja / nein]
Erforderliche Prüfungen bieterbezogener gesetzlicher Zuschlagsverbote abgeschlossen: [ja / nein]
Erforderliche §-60-Prüfungen abgeschlossen: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Sonderprüfungen abgeschlossen: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Wettbewerbsregisterabfrage oder Wettbewerbsregisterabfragen und sonstige gesetzliche Abschlussprüfungen abgeschlossen beziehungsweise rechtmäßig durch noch verwertbare Auskünfte abgedeckt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Seit Abschluss der Prüfungen eingegangene neue Informationen abschließend bewertet: [ja / nein / nicht einschlägig]
Interne Zuschlagsentscheidung vollständig dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Mitwirkung an der Zuschlagsentscheidung nach § 58 Abs. 5 VgV dokumentiert oder eine Abweichung vom Regelfall begründet: [ja / nein / nicht einschlägig]
Informationspflicht nach § 134 GWB zutreffend bestimmt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Informationen nach § 134 GWB vollständig und mit den für die konkrete Nichtberücksichtigung erforderlichen entscheidungserheblichen Angaben versandt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Konkreter Handelsaufschlag des vorgesehenen Zuschlagsempfängers in den erforderlichen §-134-Informationen mitgeteilt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Weitergehende Informationsverlangen oder Transparenzrügen zur Zuschlagsentscheidung abschließend geprüft und beantwortet: [ja / nein / nicht einschlägig]
Maßgeblicher frühester Zuschlagstermin nach § 134 GWB eingehalten: [ja / nein / nicht einschlägig]
Rügen und sonstige neue Erkenntnisse abschließend bearbeitet: [ja / nein / nicht einschlägig]
Förmliche Informationen über Nachprüfungsanträge und daraus resultierende Zuschlagsverbote vollständig dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Entscheidungen über eine vorzeitige Zuschlagsgestattung nach § 169 Abs. 2 GWB und deren rechtliche Folgen vollständig dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Ein gegebenenfalls eingetretener Fall des § 171 Abs. 2 GWB und der anschließende Rechtsschutzverlauf sind vollständig dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Eine gegebenenfalls eingetretene Erledigung des Nachprüfungsverfahrens nach § 168 Abs. 2 GWB und ein etwaiger Fortsetzungsfeststellungsantrag sind vollständig dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Im Zeitpunkt des Zuschlags bestand kein gesetzliches Zuschlagsverbot: [ja / nein / nicht einschlägig]
Bindefrist bestand im Zeitpunkt des Zuschlags fort: [ja / nein / nicht einschlägig]
Zuschlag wurde ohne inhaltliche Änderung auf das erfolgreiche Angebot erteilt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Unterrichtung über die tatsächlich erfolgte Zuschlagserteilung nach § 62 VgV erfüllt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Anträge nach § 62 Abs. 2 VgV abschließend behandelt: [ja / nein / nicht einschlägig]
Etwaige Einschränkungen nach § 62 Abs. 3 in Verbindung mit § 39 Abs. 6 VgV dokumentiert: [ja / nein / nicht einschlägig]
Erforderliche Unterrichtung über die Aufhebung und gegebenenfalls über eine bereits getroffene Entscheidung zur erneuten Einleitung nach §§ 62 und 63 VgV abgeschlossen: [ja / nein / nicht einschlägig]
Die für den tatsächlichen Verfahrensausgang nach Abschnitt 12 vorgesehene Ergebnisbekanntmachung wurde übermittelt: [ja / nein]
Bei Zuschlag wurde die gesetzliche Übermittlungsfrist eingehalten: [ja / nein / nicht einschlägig]
Die nach Abschnitt 12 vorgesehene Ergebnisbekanntmachung wurde veröffentlicht: [ja / nein]
Veröffentlichungsbestätigung liegt vor: [ja / nein]
Alle im Vergabevermerk benötigten Detailreferenzen sind vorhanden und eindeutig auffindbar: [ja / nein]
Alle referenzierten Dokumentstände sind eindeutig bezeichnet: [ja / nein]
Keine ersetzte oder überholte Fassung wird als aktuell maßgeblich bezeichnet: [ja / nein]
Zusammenfassende Aussagen des Vergabevermerks stimmen mit den jeweils führenden Detailunterlagen überein: [ja / nein]
Die vollständige Vergabeakte einschließlich der elektronischen Kommunikation und Veröffentlichungsnachweise ist gesichert: [ja / nein]
Offene Punkte der Abschlusskontrolle: [keine / einzutragen]
Feststellung: Der Vergabevermerk kann erst als "abgeschlossen" gekennzeichnet werden, wenn die nach Abschnitt 12 für den tatsächlichen Verfahrensausgang vorgesehene Ergebnisbekanntmachung veröffentlicht, die Veröffentlichungsbestätigung in der Vergabeakte gesichert und die übrige Abschlusskontrolle ohne offene entscheidungserhebliche Punkte abgeschlossen ist.
Tatsächlicher Verfahrensausgang:
Abschlussdatum des Vergabevermerks: [Datum]
Status des Vergabevermerks: [laufend / abgeschlossen]
Der Status "abgeschlossen" darf erst vergeben werden, wenn die Abschlussvoraussetzungen nach Abschnitt 13.5 erfüllt sind.
Feststellung: Der Vergabevermerk bildet den wesentlichen Verlauf des Vergabeverfahrens und die für seinen Ausgang tragenden Entscheidungen nachvollziehbar ab. Die vollständigen Einzelprüfungen, Nachweise und Kommunikationsvorgänge befinden sich in den jeweils referenzierten Bestandteilen der Vergabeakte.
Bearbeitet durch: [Name oder Funktion]
Organisationseinheit: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Geprüft durch: [Name oder Funktion]
Organisationseinheit: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Prüfgegenstand: Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Konsistenz des Vergabevermerks mit den referenzierten Bestandteilen der Vergabeakte.
Prüfergebnis: [ohne Beanstandung / mit folgenden offenen Punkten]
Offene Punkte: [keine / einzutragen]
Freigegeben durch: [zuständige Funktion oder Organisationseinheit]
Datum: [einzutragen]
Freigabestatus: [freigegeben / noch nicht freigegeben]
Feststellung: Die Freigabe dieses Vergabevermerks bestätigt ausschließlich den Abschluss und die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation. Sie ersetzt keine nach der Zuständigkeitsordnung erforderliche Zuschlagsentscheidung oder sonstige materielle Vergabeentscheidung. Die interne Zuschlagsentscheidung wird ausschließlich nach Abschnitt 9.3 dokumentiert.
Bemerkungen: [keine / einzutragen]
Nach der Kennzeichnung als abgeschlossen werden nachträgliche materielle Änderungen nicht stillschweigend in die abgeschlossene Fassung eingearbeitet. Erforderliche spätere Korrekturen oder Ergänzungen werden als nachvollziehbare neue Version oder als ausdrücklich gekennzeichnete Ergänzung mit Datum, Anlass und Bezug zur vorherigen Fassung dokumentiert.
Die folgenden Angaben sind bei einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert einzutragen.
Bei einem Angebot als Bietergemeinschaft sind die folgenden Angaben für jedes Mitglied gesondert einzutragen.
Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt durch die für dieses Mitglied benannte Person, dass es im Fall des Zuschlags für sämtliche Verpflichtungen aus der Rahmenvereinbarung und den Leistungsabrufen gemeinsam mit den übrigen Mitgliedern als Gesamtschuldner haftet.
Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bevollmächtigt durch die für dieses Mitglied benannte Person das als bevollmächtigtes Mitglied bezeichnete Unternehmen, es im Vergabeverfahren und im Fall des Zuschlags bei der Durchführung der Rahmenvereinbarung und der Leistungsabrufe zu vertreten und Erklärungen für es abzugeben und entgegenzunehmen.
Der Bieter erklärt,
Bei einer Bietergemeinschaft bezieht sich die Erklärung nach Nummer 1 auf die Bietergemeinschaft nach Maßgabe der Vergabebedingungen. Die Erklärungen nach den Nummern 2 und 3 gelten für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
Der Bieter gibt auf Grundlage der Vergabeunterlagen und der Angaben dieses Angebotsblatts ein verbindliches Angebot ab und bestätigt, dass seine Angaben und die eingereichten Unterlagen vollständig und zutreffend sind.
Anwendungshinweis, nicht Bestandteil eines späteren Leistungsabrufs: Die Angebotsanfrage beschreibt den Bedarf des Auftraggebers und fordert den Auftragnehmer zur Abgabe eines Angebots auf. Sie begründet keine Abnahmeverpflichtung und berechtigt den Auftragnehmer nicht zur Beauftragung eines Lieferanten.
Die abrufberechtigte Organisation beabsichtigt, einen Leistungsabruf im eigenen Namen und auf eigene Rechnung zu schließen.
Der Auftragnehmer prüft, ob der beschriebene Bedarf vollständig innerhalb des Leistungsrahmens liegt.
Der Auftragnehmer weist den Auftraggeber vor Abgabe des Angebots auf erkennbare Zweifel an der vollständigen Zuordnung zum Leistungsrahmen hin.
Der Auftraggeber entscheidet, für welche Lieferanten der Auftragnehmer ein Angebot zum Leistungsabruf erstellt.
Der Auftragnehmer erstellt für jeden angebotenen Lieferanten ein gesondertes Angebot.
Die Angebotsanfrage begründet keine allgemeine Pflicht zur Einholung oder Vorlage mehrerer Lieferantenangebote.
Angefragte Leistungspositionen
Die folgenden Angaben können für jede Leistungsposition gesondert eingetragen werden.
Ist für eine angefragte Leistungsposition bereits ein bestimmter Katalogeintrag ausgewählt, werden dessen Katalogeintragskennung und maßgebliche Katalogversion angegeben.
Ist kein Katalogeintrag vorgegeben, ordnet der Auftragnehmer jede angebotene Leistungsposition in seinem Angebot genau einem aktiven Katalogeintrag zu.
Die Kategoriekennung wird im Angebot aus dem jeweils zugeordneten Katalogeintrag übernommen.
Ist für eine angebotene Lieferantenleistung noch kein geeigneter aktiver Katalogeintrag vorhanden, ist vor Abgabe des Angebots ein entsprechender Katalogeintrag nach den Vorgaben für den Leistungskatalog anzulegen und zu aktivieren.
Der Auftragnehmer beschreibt jede angebotene Option mit Inhalt, Umfang, Ausübungsberechtigung, Ausübungsfrist, zusätzlichem Maximalwert sowie gegebenenfalls Beginn und Ende des Optionszeitraums.
Automatische Verlängerungen sind ausgeschlossen.
Ein angegebenes Budget oder eine Preisobergrenze begründet keine Mindestabnahme, keine Mindestvergütung und keine Verpflichtung zur Ausschöpfung.
Der Auftragnehmer legt sämtliche für sein Angebot erforderlichen Lieferanten-, Hersteller- und Endnutzerbedingungen vollständig mit dem Angebot vor.
Der Auftragnehmer bezeichnet jede vorgeschlagene Abweichung von den Leistungs- und Vertragsbedingungen einzeln und eindeutig.
Eine Abweichung darf nur angeboten werden, soweit sie nach der Rahmenvereinbarung zulässig ist und deren Bedingungen nicht wesentlich verändert.
Der Auftragnehmer stellt die endgültige datenschutzrechtliche Rollenverteilung und die erforderlichen Vereinbarungen in seinem Angebot dar.
Die folgenden Angaben sind für jedes mit der Angebotsanfrage bereitgestellte Dokument gesondert einzutragen.
Ein mit der Angebotsanfrage bereitgestelltes Dokument wird allein durch seine Bereitstellung noch nicht Bestandteil eines späteren Leistungsabrufs.
Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer auf, auf Grundlage dieser Angebotsanfrage ein Angebot zum Leistungsabruf abzugeben.
Die Angebotsanfrage ist unverbindlich und stellt keinen Leistungsabruf dar.
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, ein Angebot anzunehmen oder einen Leistungsabruf zu schließen.
Der Auftragnehmer darf aufgrund dieser Angebotsanfrage keinen Lieferanten beauftragen.
Ändert der Auftraggeber seinen Bedarf vor Abgabe des Angebots wesentlich, stellt er eine neue Version der Angebotsanfrage bereit.
Anwendungshinweis, nicht Vertragsbestandteil: Das Angebot konkretisiert die Lieferantenleistung vollständig und muss ohne weitere inhaltliche Änderung angenommen werden können. Für jeden angebotenen Lieferanten wird ein gesondertes Angebot erstellt.
Der Auftragnehmer behält sich vor, dieses Angebot vor seiner Annahme durch eine ausdrücklich als Ersatzfassung bezeichnete neue Angebotsfassung zu ersetzen.
Eine Ersatzfassung wird mit ihrem Zugang beim Auftraggeber wirksam.
Ab diesem Zeitpunkt kann die in der Ersatzfassung bezeichnete frühere Angebotsfassung nicht mehr angenommen werden.
Eigenständige alternative Angebote für andere Lieferanten bleiben unberührt.
Auftraggeber
Auftragnehmer
Der Lieferant ist nicht Vertragspartei des späteren Leistungsabrufs.
Leistungspositionen
Die folgenden Angaben sind für jede Leistungsposition gesondert einzutragen.
Jede Leistungsposition verweist auf genau einen aktiven Katalogeintrag und übernimmt dessen Kategoriekennung und maßgebliche Katalogversion.
Die folgenden Angaben sind für jede Option gesondert einzutragen.
Ist eine mehrfache teilweise Ausübung zulässig, bleibt der nach einer teilweisen Ausübung verbleibende Optionsumfang bis zum Ablauf der Ausübungsfrist ausübbar.
Ist eine mehrfache teilweise Ausübung ausgeschlossen, verfällt der nach der einmaligen teilweisen Ausübung verbleibende Optionsumfang.
Eine Option ist nur Bestandteil dieses Angebots, wenn sie eindeutig festgelegt und in dessen maximalem Netto-Gesamtpreis vollständig berücksichtigt ist.
Preispositionen
Die folgenden Angaben sind für jede Preisposition gesondert einzutragen.
Fremdwährung
Preisobergrenzen
Der Handelsaufschlag entspricht dem im bezuschlagten Angebotsblatt festgelegten Prozentsatz und wird durch dieses Angebot nicht geändert.
Der maximale Netto-Gesamtpreis begrenzt die aus dem späteren Leistungsabruf insgesamt geschuldete Nettovergütung.
Der maximale Netto-Gesamtpreis begründet keine Mindestabnahme oder Mindestvergütung, soweit dieses Angebot nicht ausdrücklich eine Mindestabnahme, ein Mindestvolumen oder eine feste Vergütung vorsieht.
Einbezogene Vertragsbedingungen
Abweichungen von den Leistungs- und Vertragsbedingungen
Die folgenden Angaben sind für jede Abweichung gesondert einzutragen.
Eine Abweichung darf nur angeboten werden, soweit sie nach der Rahmenvereinbarung zulässig ist und deren Bedingungen nicht wesentlich verändert.
Der Leistungsrahmen, der Handelsaufschlag, die Definition des Einkaufspreises, die Vorteilsweitergabe, der Höchstwert, die Stellung des Auftragnehmers als alleiniger Vertragspartner und die Grundstruktur des Wiederverkäufermodells dürfen nicht verändert werden.
Auftragnehmer
Lieferant
Weitere Anforderungen
Die Angaben zur Rechnungsstellung verändern die vertragliche Rollenverteilung nicht.
Die folgenden Angaben sind für jedes diesem Angebot zugeordnete Dokument gesondert einzutragen.
Nur ein im Dokumentenverzeichnis als Vertragsbestandteil gekennzeichnetes Dokument wird Bestandteil des späteren Leistungsabrufs.
Ein als Preisnachweis, sonstiger Nachweis oder sonstige Dokumentation gekennzeichnetes Dokument begründet keine zusätzlichen Rechte oder Pflichten.
Ein Preisnachweis dient ausschließlich dem Nachweis des Einkaufspreises oder der Preis- und Abrechnungsgrundlage.
In einem Preisnachweis enthaltene Geschäftsbedingungen, Haftungsausschlüsse, Verlängerungsregelungen oder sonstige Vertragsbedingungen gelten nur, wenn sie gesondert als Vertragsbestandteil bezeichnet sind.
Ein bloßer Verweis auf eine Webseite, eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder ein nicht vollständig vorliegendes Dokument genügt nicht zur Einbeziehung.
Eine abweichende Regelung aus einem Vertragsbestandteil erhält nur nach Maßgabe des Abschnitts 8 Vorrang vor den Leistungs- und Vertragsbedingungen.
Bei einem verbundenen Lieferanten wird die Preisprüfung als Nachweis im Dokumentenverzeichnis bezeichnet.
Der Auftragnehmer bietet dem Auftraggeber die in diesem Angebot bezeichnete Lieferantenleistung zu den festgelegten Bedingungen verbindlich an.
Das Angebot kann ausschließlich innerhalb der angegebenen Annahmefrist und ohne Änderungen angenommen werden.
Die Annahmefrist reicht nicht über die Gültigkeit der zugrunde liegenden Preis- und Abrechnungsgrundlage hinaus.
Der Auftragnehmer darf den Lieferanten aufgrund dieses Angebots noch nicht beauftragen.
Anwendungshinweis, kein Vertragsbestandteil: Die Wirtschaftlichkeitsfeststellung ist eine interne Unterlage des Auftraggebers. Sie kann für ein Angebot zum Leistungsabruf oder für ein späteres Änderungsangebot zum Leistungsabruf verwendet werden und begründet keine Rechte oder Pflichten des Auftragnehmers oder des Lieferanten.
Bei einem Angebot zum Leistungsabruf
Bei einem Änderungsangebot zum Leistungsabruf
Die Wirtschaftlichkeitsfeststellung bezieht sich ausschließlich auf die eindeutig bezeichnete Angebots- oder Änderungsfassung.
Wird die geprüfte Fassung vor ihrer Annahme in einem für die Bewertung erheblichen Punkt geändert, wird die Wirtschaftlichkeitsfeststellung aktualisiert oder neu erstellt.
Die Bewertung beschränkt sich auf die für die konkrete Entscheidung erheblichen Gesichtspunkte.
Es besteht keine allgemeine Pflicht, mehrere Lieferantenangebote einzuholen.
Wurde nur ein Angebot oder Änderungsangebot eingeholt, wird die Wirtschaftlichkeit anhand geeigneter Vergleichs-, Erfahrungs- oder Plausibilitätsmaßstäbe bewertet.
Bei einem verbundenen Lieferanten
Die folgenden Gesichtspunkte werden nur bewertet, soweit sie für die Entscheidung tatsächlich erheblich sind.
Die Wirtschaftlichkeitsfeststellung ersetzt nicht die erforderliche vergaberechtliche Prüfung einer Änderung.
Bei einem Angebot zum Leistungsabruf
Bei einem Änderungsangebot zum Leistungsabruf
Bei einer Änderung entspricht der höchstwertrelevante zusätzliche Betrag ausschließlich der Erhöhung des maximalen Netto-Gesamtpreises.
Eine Minderung des maximalen Netto-Gesamtpreises stellt keinen bereits verbrauchten Höchstwert der Rahmenvereinbarung wieder her.
Der verbleibende Höchstwert wird ausschließlich intern dokumentiert und nicht in den Leistungsabruf oder die Änderung aufgenommen.
Ein Leistungsabruf oder eine Änderung darf nur auf Grundlage der geprüften Fassung erstellt werden, wenn diese ohne offene Voraussetzungen als wirtschaftlich bewertet wurde.
Erforderliche Anpassungen werden zunächst in eine neue Angebots- oder Änderungsfassung aufgenommen und anschließend erneut bewertet.
Die Wirtschaftlichkeitsfeststellung und ihre Anlagen werden in der internen Abrufakte geführt.
Anwendungshinweis, nicht Vertragsbestandteil: Der Leistungsabruf nimmt eine eindeutig bezeichnete endgültige Angebotsfassung unverändert an. Die Kontrollübersicht und die aufgeführten Abweichungen werden ausschließlich aus dem angenommenen Angebot übernommen und dürfen nicht unabhängig davon geändert werden.
Auftraggeber
Die abrufberechtigte Organisation schließt diesen Leistungsabruf im eigenen Namen und auf eigene Rechnung und gilt für diesen Leistungsabruf als Auftraggeber.
Auftragnehmer
Der Auftraggeber nimmt ausschließlich die in diesem Abschnitt eindeutig bezeichnete Angebotsfassung an.
Frühere, ersetzte oder andere Angebotsfassungen werden nicht angenommen.
Die folgenden Angaben werden unverändert aus dem angenommenen Angebot übernommen.
Leistungspositionen
Die folgenden Angaben werden für jede Leistungsposition unverändert aus dem angenommenen Angebot übernommen.
Jede angenommene Leistungsposition bleibt dem im angenommenen Angebot bezeichneten Katalogeintrag zugeordnet.
Die Kontrollübersicht wird ausschließlich aus dem angenommenen Angebot erzeugt und hat keinen eigenständigen Regelungsgehalt.
Vor Abgabe des Leistungsabrufs ist jede Abweichung zwischen der Kontrollübersicht und dem angenommenen Angebot zu berichtigen.
Das angenommene Angebot einschließlich der dort beschriebenen Lieferantenleistung, Leistungspositionen, Katalogeintragskennungen, Kategoriekennungen, maßgeblichen Katalogversionen, Preis- und Abrechnungsgrundlage, Optionen, Beendigungsregelungen und sonstigen Festlegungen wird Bestandteil dieses Leistungsabrufs.
Die im Dokumentenverzeichnis des angenommenen Angebots als Vertragsbestandteil gekennzeichneten Dokumente werden Bestandteil dieses Leistungsabrufs.
Die im Dokumentenverzeichnis als Preisnachweis, sonstiger Nachweis oder sonstige Dokumentation gekennzeichneten Dokumente begründen keine zusätzlichen Rechte oder Pflichten.
Neue Vertragsbestandteile werden durch diesen Leistungsabruf nicht erstmals einbezogen.
Enthält das angenommene Angebot Abweichungen von den Leistungs- und Vertragsbedingungen, werden diese vollständig und unverändert aus dem angenommenen Angebot in diesen Abschnitt übernommen.
Die nachfolgenden Angaben dürfen im Leistungsabruf nicht unabhängig vom angenommenen Angebot geändert werden und haben keinen eigenständigen Änderungsgehalt.
Die folgenden Angaben werden für jede Abweichung gesondert übernommen.
Der Auftraggeber nimmt nur ein Angebot an, dessen sämtliche Abweichungen in diesem Abschnitt einzeln aufgeführt sind.
Eine Abweichung darf nur angenommen werden, soweit sie nach der Rahmenvereinbarung zulässig ist und deren Bedingungen nicht wesentlich verändert.
Will der Auftraggeber eine vorgeschlagene Abweichung nicht annehmen, erstellt der Auftragnehmer vor dem Leistungsabruf eine angepasste Angebotsfassung.
Eine Auswahl einzelner Abweichungen innerhalb einer Angebotsfassung ist ausgeschlossen.
Der Leistungsrahmen, der Handelsaufschlag, die Definition des Einkaufspreises, die Vorteilsweitergabe, der Höchstwert, die Stellung des Auftragnehmers als alleiniger Vertragspartner und die Grundstruktur des Wiederverkäufermodells bleiben unverändert.
Der Auftraggeber nimmt das in Abschnitt 3 bezeichnete Angebot einschließlich der dort bezeichneten Vertragsbestandteile und der in Abschnitt 6 vollständig und unverändert übernommenen Abweichungen unverändert an.
Dieser Leistungsabruf enthält keine vom angenommenen Angebot abweichenden oder zusätzlichen fachlichen, preislichen oder vertraglichen Regelungen.
Die interne Bestell-, Vorgangs- oder Referenznummer des Auftraggebers dient ausschließlich der administrativen Zuordnung und verändert das angenommene Angebot nicht.
Änderungen, Erweiterungen oder Einschränkungen des Angebots erfordern vor dem Leistungsabruf eine neue oder angepasste Angebotsfassung des Auftragnehmers.
Der Auftraggeber nimmt das in Abschnitt 3 bezeichnete Angebot unverändert an.
Der Leistungsabruf kommt mit dem Zugang der Annahmeerklärung beim Auftragnehmer zustande.
Anwendungshinweis, nicht Vertragsbestandteil: Dieses Muster dokumentiert die Ausübung einer bereits im aktuellen Vertragsstand vereinbarten Option. Soll die Option außerhalb des vereinbarten Optionsrahmens geändert werden, ist das Muster "Änderung zum Leistungsabruf" zu verwenden.
Ausübungsberechtigte Vertragspartei
Empfangende Vertragspartei
Die Angaben zum Optionsrahmen werden vollständig und unverändert aus dem aktuellen Vertragsstand übernommen.
Sie dürfen durch die Optionsausübung nicht geändert, erweitert oder eingeschränkt werden.
Ist nur eine vollständige Optionsausübung zulässig, wird der gesamte vereinbarte Optionsumfang übernommen.
Ist eine teilweise Ausübung vereinbart, darf der eingetragene Umfang den vereinbarten Optionsrahmen nicht überschreiten und den vereinbarten Mindestumfang nicht unterschreiten.
Ist eine mehrfache teilweise Ausübung zulässig, bleibt der nach dieser Ausübung verbleibende Optionsumfang bis zum Ablauf der Ausübungsfrist ausübbar.
Ist eine mehrfache teilweise Ausübung ausgeschlossen, verfällt der verbleibende Optionsumfang mit dem Wirksamwerden dieser teilweisen Ausübung.
Die Optionsausübung darf nur erklärt werden, wenn sämtliche erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Optionsausübung erhöht den bereits vereinbarten maximalen Netto-Gesamtpreis des Leistungsabrufs nicht.
Der vollständige Wert der Option ist bereits in diesem maximalen Netto-Gesamtpreis enthalten.
Die ausübungsberechtigte Vertragspartei übt die in Abschnitt 3 bezeichnete Option in dem in Abschnitt 4 bestimmten Umfang zu den bereits vereinbarten Bedingungen aus.
Die Optionsausübung wird mit ihrem Zugang bei der empfangenden Vertragspartei wirksam, soweit im aktuellen Vertragsstand kein anderer Zeitpunkt bestimmt ist.
Eine Annahmeerklärung der empfangenden Vertragspartei ist nicht erforderlich.
Die Optionsausübung begründet keine neue Option und verändert den vereinbarten Optionsrahmen nicht.
Sie lässt den in Abschnitt 4 bestimmten zusätzlichen Leistungsumfang oder Leistungszeitraum zu den bereits vereinbarten Bedingungen wirksam werden.
Der aktuelle Vertragsstand wird um den wirksam ausgeübten Optionsumfang fortgeschrieben.
Anwendungshinweis, nicht Vertragsbestandteil: Dieses Muster dokumentiert eine nachträgliche Vereinbarung über die Änderung eines bestehenden Leistungsabrufs. Eine Ausübung innerhalb eines bereits vereinbarten Optionsrahmens und eine Abrechnung innerhalb bereits vereinbarter Preisregeln sind keine Änderung zum Leistungsabruf.
Auftraggeber
Auftragnehmer
Die Änderung bezieht sich ausschließlich auf den in diesem Abschnitt bezeichneten aktuellen Vertragsstand.
Die folgenden Angaben sind für jede zu ändernde Regelung gesondert einzutragen.
Nur die in diesem Abschnitt ausdrücklich bezeichneten Regelungen werden geändert.
Eine pauschale oder lediglich sinngemäße Änderung findet nicht statt.
Bei einer geänderten Katalogreferenz oder einer neuen Leistungsposition sind für jede betroffene Leistungsposition die folgenden Angaben gesondert einzutragen.
Für unverändert fortgeltende Leistungspositionen bleibt die bisherige Katalogreferenz maßgeblich.
Werden lediglich abrufspezifische Angaben einer bestehenden Leistungsposition geändert, bleibt deren bisherige Katalogreferenz bestehen, soweit die geänderte Leistung weiterhin vollständig von dem zugeordneten Katalogeintrag umfasst ist.
Eine geänderte oder neue Leistungsposition verweist auf genau einen aktiven Katalogeintrag und übernimmt dessen Kategoriekennung und maßgebliche Katalogversion.
Führt die Änderung zu einer sachlich anderen Lieferantenleistung, ist ein neuer Katalogeintrag zu verwenden.
Eine neue oder geänderte Option muss inhaltlich, zeitlich und preislich vollständig bestimmt und im neuen maximalen Netto-Gesamtpreis berücksichtigt sein.
Der Handelsaufschlag und seine Berechnung werden durch diese Änderung nicht verändert.
Eine Preisentwicklung, die bereits aufgrund einer vereinbarten variablen Preisregel eintritt, bedarf keiner Änderung zum Leistungsabruf.
Die folgenden Angaben sind für jedes neu einbezogene, ersetzte oder geänderte Dokument gesondert einzutragen.
Nur als Vertragsbestandteil bezeichnete Dokumente begründen zusätzliche oder geänderte Rechte und Pflichten.
Preisnachweise und sonstige Nachweise werden nicht allein durch ihre Beifügung Vertragsbestandteil.
Die folgenden Angaben sind für jede Abweichung gesondert einzutragen.
Eine Abweichung darf nur vereinbart werden, soweit sie nach der Rahmenvereinbarung und den gesetzlichen Anforderungen zulässig ist und deren Bedingungen nicht wesentlich verändert.
Der Leistungsrahmen, der Handelsaufschlag, die Definition des Einkaufspreises, die Vorteilsweitergabe, der Höchstwert, die Stellung des Auftragnehmers als alleiniger Vertragspartner und die Grundstruktur des Wiederverkäufermodells dürfen nicht verändert werden.
Alle nicht ausdrücklich durch diese Änderung geänderten Regelungen des Leistungsabrufs einschließlich seiner bisherigen Optionsausübungen und Änderungen bleiben unverändert bestehen.
Diese Änderung wirkt nicht rückwirkend, soweit nicht ausdrücklich ein zulässiger abweichender Wirksamkeitszeitpunkt vereinbart ist.
Der aktuelle Vertragsstand ergibt sich nach Wirksamwerden aus dem Leistungsabruf, dem angenommenen Angebot, den einbezogenen Vertragsbestandteilen, den wirksamen Optionsausübungen und sämtlichen wirksamen Änderungen.
Der Auftragnehmer bietet dem Auftraggeber die in dieser Änderungsfassung bezeichneten Änderungen verbindlich an.
Der Auftragnehmer behält sich vor, dieses Änderungsangebot vor seiner Annahme durch eine ausdrücklich als Ersatzfassung bezeichnete neue Änderungsfassung zu ersetzen.
Die Ersatzfassung wird mit ihrem Zugang beim Auftraggeber wirksam.
Ab diesem Zeitpunkt kann die in der Ersatzfassung bezeichnete frühere Änderungsfassung nicht mehr angenommen werden.
Das Änderungsangebot kann nur innerhalb der angegebenen Annahmefrist und ohne weitere Änderungen angenommen werden.
Die Annahmefrist reicht nicht über die Gültigkeit der dieser Änderung zugrunde liegenden Preisnachweise und Preisgrundlagen hinaus.
Der Auftragnehmer setzt eine geänderte Lieferantenbeauftragung erst nach dem Zustandekommen dieser Änderung um.
Der Auftraggeber nimmt das in Abschnitt 11 bezeichnete Änderungsangebot unverändert an.
Die Änderung kommt mit dem Zugang der Annahmeerklärung beim Auftragnehmer zustande.
Die geänderten Regelungen gelten ab dem in Abschnitt 1 oder bei der jeweiligen Änderungsposition bezeichneten Wirksamkeitszeitpunkt.
Anwendungshinweis, kein Vertragsbestandteil: Der Auftragnehmer erstellt den Abrechnungsnachweis und übermittelt ihn dem Auftraggeber mit der zugehörigen Rechnung oder stellt ihn im vereinbarten System bereit. Der Auftraggeber verwendet ihn als Grundlage seiner Rechnungsprüfung. Der Abrechnungsnachweis ersetzt weder Rechnungen noch Preisnachweise und verändert den Leistungsabruf nicht.
Der Abrechnungsnachweis darf nur auf Leistungs- und Preispositionen des aktuellen Vertragsstands Bezug nehmen.
Rechnung des Auftragnehmers
Lieferantenrechnungen oder sonstige Preisnachweise
Die folgenden Angaben sind für jedes zugrunde liegende Dokument gesondert einzutragen.
Die folgenden Angaben sind für jede abgerechnete Position gesondert einzutragen.
Die folgenden Angaben sind für jede betroffene Abrechnungsposition gesondert einzutragen.
Der tatsächliche Einkaufspreis wird nach Maßgabe der Leistungs- und Vertragsbedingungen ermittelt.
Nur der konkreten Lieferantenleistung zurechenbare Vorteile und Nebenkosten werden berücksichtigt.
Der Handelsaufschlag wird ausschließlich nach der in den Leistungs- und Vertragsbedingungen festgelegten Berechnungsmethode ermittelt.
Eine abweichende Berechnungsmethode oder eine künstliche Aufteilung von Abrechnungspositionen ist unzulässig.
Die folgenden Angaben sind für jede Gutschrift, Stornierung oder Rechnungskorrektur gesondert einzutragen.
Eine Gutschrift, Stornierung oder Rechnungskorrektur stellt für sich allein keine Änderung zum Leistungsabruf dar.
Der mit diesem Abrechnungsnachweis zu berücksichtigende Nettobetrag entspricht dem ermittelten Nettobetrag vor Korrekturen abzüglich der Minderungen und zuzüglich der Erhöhungen.
Der neue kumulierte tatsächliche Abrechnungsbetrag entspricht dem bisherigen kumulierten tatsächlichen Abrechnungsbetrag zuzüglich des mit diesem Abrechnungsnachweis zu berücksichtigenden Nettobetrags.
Die Differenz zwischen dem maximalen Netto-Gesamtpreis und dem neuen kumulierten tatsächlichen Abrechnungsbetrag erweitert weder den vereinbarten Leistungsumfang noch bestehende Mengen-, Laufzeit- oder Optionsgrenzen.
Gutschriften, Minderungen, Stornierungen oder nicht ausgeübte Optionen stellen keinen bereits verbrauchten Höchstwert der Rahmenvereinbarung wieder her.
Die Originalbelege bleiben maßgeblich und werden durch den Abrechnungsnachweis nicht ersetzt.
Der Auftragnehmer bestätigt mit der Bereitstellung, dass der Abrechnungsnachweis nach den vereinbarten Preis- und Abrechnungsregeln erstellt wurde und die zugrunde gelegten Angaben vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.
Die Freigabe des Abrechnungsnachweises bestätigt die rechnerische und dokumentarische Nachvollziehbarkeit der Abrechnung.
Sie begründet keine Änderung des Leistungsabrufs und ersetzt keine erforderliche Rechnungsprüfung.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Organisation: [einzutragen]
Diese Einführungsstrategie legt fest, wie die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) nach Abschluss des Vergabeverfahrens organisatorisch eingeführt und in den regulären Betrieb überführt wird. Sie dient als verbindliche Steuerungsgrundlage für Einführungsumfang, Einführungsphasen, Verantwortlichkeiten, produktiven Nutzungsstart, Nutzung und Erfolgskontrolle.
Die Einführungsstrategie regelt keine operativen Einzelprozesse, die bereits in anderen URV-Dokumenten festgelegt sind. Insbesondere wiederholt sie nicht die Regelungen zu Leistungsrahmen, Leistungskatalog, Leistungsabrufen, Preisbildung, Nachweisen, Abrechnung, Höchstwert oder Berichtswesen.
Die Einführungsstrategie wird vor Beginn der Einführung angelegt und mit den zu diesem Zeitpunkt erforderlichen Festlegungen ausgefüllt. Die vorgesehenen Freigabe- und Entscheidungsabschnitte werden zu den jeweiligen Entscheidungspunkten ergänzt. Darüber hinaus wird die Einführungsstrategie nur bei wesentlichen Änderungen des Einführungsansatzes aktualisiert.
Die Einführung verfolgt das Ziel, die URV als regulär nutzbaren Beschaffungsweg in die Organisation einzubinden und die im URV-Modell vorgesehenen Vereinfachungs- und Wiederverwendungseffekte tatsächlich nutzbar zu machen.
Für die Einführung gelten folgende Grundsätze:
Für die konkrete Einführung gelten folgende Ziele:
Konkrete Erwartungen, Zielwerte und Messgrößen werden in Abschnitt 11 festgelegt.
Für die organisatorische Einführung wird folgendes Grundmodell festgelegt.
Genau eine Option auswählen:
Der kontrollierte Hochlauf soll grundsätzlich verwendet werden, wenn keine organisationsspezifischen Gründe für ein anderes Grundmodell bestehen. Dabei steht die URV vertraglich innerhalb ihres vollständigen Leistungsrahmens zur Verfügung, während die tatsächliche Nutzung organisatorisch schrittweise ausgeweitet wird.
Begründung für ein abweichendes Grundmodell: [nur bei Bedarf kurz einzutragen]
Soweit ein kontrollierter Hochlauf gewählt wird, erfolgt die Ausgestaltung wie folgt.
Genau eine Option auswählen:
Soweit eine Priorisierung von Nutzergruppen oder Organisationseinheiten vorgesehen ist, werden diese nachfolgend eingetragen. Andernfalls wird die Option "Keine Priorisierung von Nutzergruppen oder Organisationseinheiten vorgesehen" ausgewählt.
Soweit Bedarfsprofile für die Einführungsphase priorisiert werden, werden diese nachfolgend eingetragen. Andernfalls wird die Option "Keine Priorisierung von Bedarfsprofilen vorgesehen" ausgewählt. Eine Priorisierung beschränkt nicht die vertragliche Nutzbarkeit anderer Leistungen innerhalb des Leistungsrahmens.
Bestehende Rahmenvereinbarungen, laufende Vergabeverfahren und andere zulässige Beschaffungswege werden durch die organisatorische Einführung der URV nicht automatisch beendet oder verdrängt.
Für neue Bedarfe innerhalb des Leistungsrahmens gilt während und nach der Einführung grundsätzlich folgende Einordnung:
Für die Übergangsphase werden bestehende Beschaffungsinstrumente und Verfahren wie folgt eingeordnet.
Die Einführung und die Überführung in den Regelbetrieb werden grundsätzlich in drei aufeinander aufbauende Phasen gegliedert.
In dieser Phase werden die organisatorischen und operativen Voraussetzungen für den produktiven Nutzungsstart hergestellt. Vertraglich bereits für den Vertragsbeginn festgelegte Pflichten bleiben davon unberührt und müssen zu den vertraglich vorgesehenen Zeitpunkten erfüllt sein.
Die Phase endet mit der Freigabe des produktiven Nutzungsstarts. Wird der produktive Nutzungsstart noch nicht freigegeben, wird die Mobilisierung fortgeführt oder erforderlichenfalls nachgesteuert.
In dieser Phase werden erste repräsentative reale Leistungsabrufe durchgeführt und enger begleitet. Dies gilt unabhängig davon, ob der produktive Nutzungsstart als kontrollierter Hochlauf oder als unmittelbare breite Einführung erfolgt.
Auftretende Probleme werden nach ihrer Ursache bewertet und soweit erforderlich behoben. Die Stabilisierung endet, sobald die URV ohne besondere Einführungsunterstützung zuverlässig als regulärer Beschaffungsweg genutzt werden kann.
Im Regelbetrieb erfolgt die Steuerung über die dauerhaft vorgesehenen Vertrags-, Betriebs- und Controllingprozesse. Besondere Einführungsmaßnahmen werden beendet oder in die reguläre Organisation überführt.
Vor dem produktiven Nutzungsstart wird festgelegt, welche praktische Erfahrungsbasis für die spätere Entscheidung über den Regelbetrieb erforderlich ist. Es wird keine allgemeingültige Mindestzahl von Leistungsabrufen vorgegeben. Maßgeblich ist, dass die für die konkrete Einführung wesentlichen Bedarfs- und Prozesssituationen ausreichend praktisch erprobt wurden.
Soweit keine Bedarfsprofile priorisiert wurden, wird die erforderliche Erfahrungsbasis anhand anderer repräsentativer Bedarfs- und Prozesssituationen festgelegt.
Die Einführung soll soweit möglich in bestehende Organisations- und Entscheidungsstrukturen eingebunden werden. Ein zusätzliches dauerhaftes URV-Gremium wird nur eingerichtet, wenn Größe oder Komplexität der konkreten Einführung dies erfordern.
Der Auftragnehmer erfüllt während der Einführung seine vertraglichen Einrichtungs- und Betriebsleistungen. Dazu gehören insbesondere die Herstellung und Aufrechterhaltung des geschuldeten Lieferantenportfolios, die Erstellung und Pflege des operativen Leistungskatalogs sowie die Durchführung der ihm zugewiesenen Daten-, Beschaffungs-, Nachweis-, Abrechnungs- und Reportingprozesse.
Darüber hinaus unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei ersten Leistungsabrufen und bei der Beseitigung betrieblicher Einführungsprobleme, soweit dies zu seinen vertraglichen Aufgaben gehört.
Entscheidungen über Bedarf, interne Freigabe, Wirtschaftlichkeit und die Auswahl der konkret benötigten Lieferantenleistung verbleiben beim Auftraggeber.
Der URV-Verantwortliche entscheidet innerhalb der bestehenden organisatorischen Befugnisse über die laufende Koordination und operative Nachsteuerung.
Eine Entscheidung der strategisch verantwortlichen Stelle ist mindestens erforderlich bei:
Vertraglich für den Vertragsbeginn oder einen anderen bestimmten Zeitpunkt festgelegte Einrichtungs- und Leistungspflichten müssen unabhängig vom geplanten produktiven Nutzungsstart fristgerecht erfüllt sein. Dies betrifft insbesondere das zum Vertragsbeginn geschuldete Mindestlieferantenportfolio und die zu diesem Zeitpunkt bereitzustellende nutzbare Ausgangsfassung des operativen Leistungskatalogs.
Die organisatorische Freigabe des produktiven Nutzungsstarts ist davon zu unterscheiden. Vor dem ersten realen Leistungsabruf muss die URV zusätzlich in allen Bereichen betriebsbereit sein, die für einen rechtmäßigen, vertraglich korrekten, wirtschaftlich kontrollierten und nachvollziehbar dokumentierten Leistungsabruf erforderlich sind.
Für die Einführungssteuerung werden zwei Arten von Voraussetzungen unterschieden:
Die konkrete Prüfung, die einzelnen Nachweise, die zuständigen Stellen und der Bearbeitungsstatus werden in der "Einführungs- und Betriebscheckliste" geführt.
Ein stabilisierungsfähiger Restpunkt darf dem produktiven Nutzungsstart nur dann nicht entgegenstehen, wenn seine Auswirkungen bekannt sind, eine verantwortliche Stelle feststeht und der ordnungsgemäße Leistungsabruf dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Vor dem produktiven Nutzungsstart wird grundsätzlich mindestens ein repräsentativer End-to-End-Probelauf durchgeführt. Der Probelauf soll zeigen, dass die wesentlichen Schnittstellen der URV zusammenhängend funktionieren.
Bei einem rein simulierten Probelauf erfolgt keine rechtsverbindliche Annahme des Angebots. Die Ermittlung des Höchstwertverbrauchs und des verbleibenden Höchstwerts, die Rechnungsprüfung und das nachgelagerte Reporting werden in diesem Fall nur simuliert. Der Probelauf selbst erzeugt keinen Leistungsabruf und keinen tatsächlichen Höchstwertverbrauch.
Die einzelnen Prüfschritte und Ergebnisse werden in der "Einführungs- und Betriebscheckliste" dokumentiert.
Begründung bei Verzicht: [kurz einzutragen]
Über den produktiven Nutzungsstart wird ausdrücklich entschieden. Maßgeblich sind die Ergebnisse der Einführungs- und Betriebscheckliste sowie des gegebenenfalls durchgeführten End-to-End-Probelaufs.
Der produktive Nutzungsstart darf nur freigegeben werden, wenn beide zwingenden Freigabevoraussetzungen erfüllt sind.
Offene zwingende Freigabevoraussetzungen oder Verweis auf deren Dokumentation: [einzutragen oder "Keine"]
Dieser Abschnitt wird nur ausgefüllt, wenn beide zwingenden Freigabevoraussetzungen erfüllt sind.
Genau eine Option auswählen:
Nichtkritische Restpunkte oder Verweis auf deren Dokumentation: [einzutragen oder "Keine"]
Genau eine Option auswählen:
Produktiver Nutzungsstart ab: [Datum oder "noch nicht freigegeben"]
Entscheidung durch: [einzutragen]
Datum der Entscheidung: [einzutragen]
Die URV soll als einfacher und verlässlicher Beschaffungsweg wahrgenommen und verwendet werden. Die Einführung darf deshalb nicht dazu führen, dass bereits erforderliche Beschaffungsschritte lediglich um zusätzliche URV-Schritte ergänzt werden.
Die konkrete Planung von Kommunikation, Qualifizierung und organisatorischen Veränderungsmaßnahmen erfolgt im "Organisations- und Veränderungsplan zur Einführung der URV".
Die Einführung wird mit wenigen entscheidungsrelevanten Kennzahlen und qualitativen Befunden gesteuert. Vorhandene Daten aus dem Vertrags- und Berichtswesen sowie aus bereits bestehenden Wirtschaftlichkeitsunterlagen werden wiederverwendet. Zusätzliche Datenerhebungen werden auf die Informationen beschränkt, die für eine konkrete Beurteilung der Einführung erforderlich sind.
Soweit belastbar verfügbar, werden vor dem produktiven Nutzungsstart Vergleichswerte aus einer geeigneten Auswahl bisheriger Beschaffungsvorgänge herangezogen. Bereits an anderer Stelle dokumentierte Werte müssen nicht erneut erfasst werden.
Für repräsentative Vorgänge während der Einführungsphase werden zusätzlich zu den ohnehin vorhandenen URV-Betriebsdaten grundsätzlich nur folgende internen Angaben erhoben:
Nutzung
Geschwindigkeit
Prozessaufwand
Operative Qualität
Versorgungsfähigkeit
Nutzererfahrung
Für die Erfolgskontrolle müssen nicht sämtliche Bedarfe der Organisation daraufhin klassifiziert werden, ob sie für die URV geeignet gewesen wären. Die Betrachtung kann auf die für die Einführungsphase maßgeblichen Bedarfe, repräsentative Fälle oder eine andere vorab festgelegte Stichprobe begrenzt werden.
Abrufzahl und Abrufvolumen werden als wichtige Betriebsdaten beobachtet, bilden für sich allein aber keinen Nachweis für den Erfolg oder Misserfolg der Einführung.
Probleme während der Einführung werden zunächst ihrer tatsächlichen Ursache zugeordnet. Eine operative Schwierigkeit führt nicht automatisch zu einer Änderung des URV-Frameworks oder der Vertragsunterlagen.
Für die Einordnung werden insbesondere folgende Ursachen unterschieden:
Normale operative Probleme werden im jeweils zuständigen Einführungs-, Betriebs- oder Vertragsmanagementprozess bearbeitet. Die Einführungsstrategie dient nicht als laufendes Problem- oder Maßnahmenregister.
Bei wiederkehrenden oder wesentlichen Problemen wird geprüft, ob eine operative Korrektur ausreicht oder eine strategische Entscheidung erforderlich ist.
Eine strategische Eskalation erfolgt insbesondere bei:
Bei wesentlichen Änderungen des Einführungsansatzes wird die Einführungsstrategie gemäß Abschnitt 1 aktualisiert.
Die besondere Einführungsphase endet, wenn die URV ohne besondere Projekt- oder Einführungshilfe als regulärer Beschaffungsweg betrieben werden kann.
Für den Übergang in den Regelbetrieb werden folgende Kriterien geprüft:
Organisationsspezifische zusätzliche Kriterien: [einzutragen oder "Keine"]
Bewertung des Einführungsstands.
Genau eine Option auswählen:
Der Übergang in den Regelbetrieb erfolgt nur, wenn die Kriterien für den Regelbetrieb erfüllt sind. Nichtkritische Restpunkte stehen dem Übergang nicht entgegen, wenn sie den zuverlässigen Regelbetrieb nicht beeinträchtigen und einer verantwortlichen Stelle zugeordnet sind.
Nichtkritische Restpunkte oder Verweis auf deren Dokumentation: [einzutragen oder "Keine"]
Erforderliche strategische Nachsteuerung: [einzutragen oder "Keine"]
Entscheidung zum Regelbetrieb ab: [Datum oder "noch nicht freigegeben"]
Entscheidung durch: [einzutragen]
Datum der Entscheidung: [einzutragen]
Nach dem Übergang in den Regelbetrieb werden die besonderen Einführungsmaßnahmen beendet. Dauerhaft erforderliche Aufgaben gehen in das reguläre Vertragsmanagement, die bestehende Beschaffungsorganisation und das vorgesehene Controlling über.
Die während der Einführung verwendeten Erfolgsgrößen werden nur insoweit dauerhaft fortgeführt, wie sie für die Steuerung der URV weiterhin erforderlich sind. Soweit ein Quartalsbericht geführt wird, übernimmt das Quartalsbericht-Muster die hierfür vorgesehenen Betriebs- und Steuerungsinformationen. Verbleibende operative Maßnahmen werden den jeweils zuständigen Regelprozessen zugeordnet.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Organisation: [einzutragen]
Planverantwortlich: [einzutragen]
Dieser Organisations- und Veränderungsplan legt die konkreten organisatorischen Maßnahmen fest, mit denen die Universelle Rahmenvereinbarung (URV) in bestehende Arbeits-, Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse eingebunden und dauerhaft nutzbar gemacht wird.
Der Plan operationalisiert insbesondere organisatorische Veränderungen, Prozessanpassungen, Beteiligung, Kommunikation, Qualifizierung, Nutzerunterstützung und die Übergabe dauerhaft erforderlicher Aufgaben in den Regelbetrieb.
Die "Einführungsstrategie" bleibt die verbindliche Grundlage für Einführungsmodell, Einführungsphasen, Rollen, Entscheidungsbefugnisse, Freigabeentscheidungen, Betriebsreife und Erfolgskontrolle.
Die "Einführungs- und Betriebscheckliste" dient der konkreten Prüfung und Dokumentation der für den produktiven Nutzungsstart und den Regelbetrieb erforderlichen Voraussetzungen und Nachweise.
Dieser Plan übernimmt diese Funktionen nicht erneut.
Er beantwortet stattdessen insbesondere:
Der Plan ist kein allgemeines Projekt-, Risiko-, Problem- oder Betriebsregister.
Ein Problem wird nur dann als Maßnahme in diesen Plan aufgenommen, wenn daraus tatsächlich eine organisatorische Veränderung, Prozessanpassung, Kommunikationsmaßnahme, Qualifizierungsmaßnahme oder andere Einführungsmaßnahme erforderlich wird.
Der Organisations- und Veränderungsplan wird während der organisatorischen Vorbereitung, des produktiven Nutzungsstarts und der Stabilisierungsphase fortgeschrieben.
Die planverantwortliche Stelle koordiniert die Fortschreibung des Dokuments und stellt sicher, dass Veränderungsbefunde, Maßnahmenstatus und Übergaben nachvollziehbar geführt werden.
Für seine Anwendung gelten folgende Grundsätze:
Jede Maßnahme erhält genau eine federführend verantwortliche Stelle.
Weitere Stellen können an einer Maßnahme mitwirken, ohne dadurch eine gemeinsame unklare Ergebnisverantwortung zu begründen.
Die Ausgangslage wird nur soweit dokumentiert, wie sie für konkrete organisatorische Veränderungen oder Maßnahmen relevant ist.
Betroffene Organisationseinheiten: [einzutragen]
Zum produktiven Nutzungsstart einbezogene Nutzergruppen: [einzutragen]
Weitere später einzubeziehende Nutzergruppen: [einzutragen oder "Keine"]
Besondere organisatorische Ausgangslage: [einzutragen oder "Keine"]
Bestehender Zugang für neue Beschaffungsbedarfe: [einzutragen]
Zuständige Stelle für die Wahl des Beschaffungswegs: [einzutragen]
Bestehende interne Fachfreigaben: [einzutragen oder Verweis]
Bestehende Budget- und Finanzfreigaben: [einzutragen oder Verweis]
Bestehender Bestellprozess: [einzutragen oder Verweis]
Bestehender Prozess für Leistungsbestätigung und Rechnungsprüfung: [einzutragen oder Verweis]
Bestehendes Vertragsmanagement: [einzutragen oder Verweis]
Weitere betroffene Beschaffungs- oder Verwaltungsprozesse: [einzutragen oder "Keine"]
Bedarfsmelde-, Ticket- oder Anforderungssystem: [einzutragen oder "Nicht vorhanden"]
E-Procurement- oder Bestellsystem: [einzutragen oder "Nicht vorhanden"]
Finanz- oder ERP-System: [einzutragen]
Dokumentenmanagement oder elektronische Akte: [einzutragen]
Vertragsmanagementsystem: [einzutragen oder "Nicht vorhanden"]
Weitere relevante Systeme: [einzutragen oder "Keine"]
Bestehende Kommunikations- und Informationsplattformen: [einzutragen]
Bestehende Qualifizierungs- und Einarbeitungsstrukturen: [einzutragen]
Bereits erkennbare besondere Beteiligungsanforderungen: [einzutragen oder "Keine"]
Verweis oder Hinweis: [einzutragen oder "Keine"]
Die konkrete Prüfung, Durchführung und Statusführung erforderlicher Beteiligungen erfolgt in Abschnitt 6.
Die Veränderungsanalyse bildet die Verbindung zwischen dem bestehenden Organisationszustand und dem Maßnahmenbestand.
Sie wiederholt nicht die bereits in der Einführungsstrategie festgelegten Rollen und Entscheidungsbefugnisse, sondern hält fest, was sich für die konkrete Organisation tatsächlich verändert.
Jeder materielle Veränderungsbefund wird entweder einer bestehenden Maßnahme zugeordnet oder löst eine zusätzliche organisationsspezifische Maßnahme aus.
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt: [einzutragen oder "Keine"]
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: K-03 oder [weitere Maßnahme eintragen]
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt:
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: O-01, O-02, Q-03, S-03
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt:
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: P-01, P-02, K-01, Q-01
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt:
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: O-02, P-01, P-02, K-02, Q-02
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt:
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: P-02, P-03, K-04, Q-04
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert:
Ändert sich:
Entfällt:
Entsteht neu:
Maßnahmenbezug: O-03, P-03, Q-05
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Bisheriger Zustand: [einzutragen]
Bleibt unverändert: [einzutragen]
Ändert sich: [einzutragen oder "Keine"]
Entfällt: [einzutragen oder "Keine"]
Entsteht neu: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenbezug: [einzutragen oder "Kein zusätzlicher Maßnahmenbedarf"]
Datenschutz, Informationssicherheit, IT, Recht, Revision, Organisation, Personal, Barrierefreiheit und andere Fachstellen werden nicht allein aufgrund der Nutzung der URV dauerhaft in jeden Leistungsabruf eingebunden.
Ihre Beteiligung richtet sich weiterhin nach ihrer tatsächlichen gesetzlichen, organisatorischen oder fachlichen Zuständigkeit.
Für die Einführung zusätzlich erforderliche temporäre Funktion: [einzutragen oder "Keine"]
Aufgabe während der Einführung: [einzutragen]
Beginn: [einzutragen]
Vorgesehenes Ende: [einzutragen]
Daueraufgabe nach der Einführung: [nein / ja, übernehmende Stelle eintragen]
Maßnahmenbezug: [einzutragen]
Temporäre Einführungsfunktionen werden nicht allein aus Gewohnheit in den Regelbetrieb übernommen.
Die URV wird an denjenigen Stellen in bestehende Prozesse integriert, an denen sie tatsächlich eine neue Arbeitsweise erfordert oder bisherige Beschaffungsarbeit ersetzt.
Für jede betroffene Prozessstelle wird der bestehende Zustand mit dem vorgesehenen Zielzustand verbunden.
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Geeignete neue Bedarfe werden über den bestehenden organisatorischen Einstieg frühzeitig auf eine Beschaffung über die URV geprüft.
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelbearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: P-01
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Weiterhin erforderliche Fach-, Budget- und Finanzfreigaben werden in den URV-Ablauf eingebunden, ohne allein aufgrund der URV-Nutzung zusätzliche allgemeine Freigabestufen zu erzeugen.
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelprüfung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: P-02
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Die vorgesehenen URV-Dokumente bilden den maßgeblichen Ablauf vom ausreichend konkretisierten Bedarf bis zum Leistungsabruf.
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelbearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: P-01, P-02, P-03
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Interne Bestellung oder Mittelbindung wird eindeutig mit dem zugrunde liegenden Leistungsabruf verbunden.
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelbearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: P-03
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Fachliche Leistungsbestätigung, Rechnung, Abrechnungsnachweis und Leistungsabruf lassen sich eindeutig aufeinander beziehen.
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelbearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: P-03
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: Ein URV-Vorgang bleibt vom Bedarf bis zur Abrechnung und Vertragssteuerung anhand eindeutiger Referenzen nachvollziehbar.
Mindestens miteinander zu verbinden:
Primäre Vorgangskennung oder Referenzlogik: [einzutragen]
Zentrale Dokumentationsstelle: [einzutragen]
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Erforderliche technische oder organisatorische Datenübernahme: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenbezug: P-03
Ausgangszustand beziehungsweise betroffener Prozess oder Arbeitsschritt: [einzutragen oder "Keine"]
Behandlung: [unverändert weiterführen / anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen / neu einrichten]
Zielzustand: [einzutragen]
Konkrete organisatorische Veränderung: [einzutragen]
Zu beendende Doppelbearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Betroffene Stelle: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: [einzutragen]
Ein bisheriger Arbeitsschritt, den die URV tatsächlich ersetzt, wird nach erfolgreicher Umstellung nicht zusätzlich fortgeführt.
Für jeden zu beendenden oder anzupassenden Altprozess wird festgehalten:
Bestehender Arbeitsschritt oder Prozess: [einzutragen]
Behandlung: [anpassen / durch URV ersetzen / auslaufen lassen]
Grund: [einzutragen]
Verantwortliche Stelle: [einzutragen]
Zeitpunkt der Umstellung oder Beendigung: [einzutragen]
Übergangslösung: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenbezug: P-04
Andere rechtlich zulässige Beschaffungswege werden dadurch nicht abgeschafft.
Die Beteiligung richtet sich nach tatsächlicher Veränderungswirkung, Entscheidungsbefugnis und gegebenenfalls bestehenden gesetzlichen oder organisationsinternen Beteiligungsrechten.
Es werden drei Beteiligungsformen unterschieden.
Aktiv an der organisatorischen Gestaltung werden diejenigen Stellen beteiligt, deren tatsächliche Arbeit oder Kontrollverantwortung den Zielprozess wesentlich bestimmt.
Regelmäßig in Betracht kommen:
Organisationsspezifisch aktiv beteiligte Stelle oder Zielgruppe: [einzutragen]
Vertreter: [einzutragen]
Gegenstand der Mitgestaltung: [einzutragen]
Zugehörige Maßnahme: [einzutragen]
Weitere Stellen werden nur aufgenommen, soweit ihre aktive Mitgestaltung für die konkrete organisatorische Einbindung erforderlich ist.
Querschnittsfunktionen werden rechtzeitig beteiligt, wenn ihre gesetzliche, organisatorische oder fachliche Zuständigkeit tatsächlich berührt wird.
Personalvertretung: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Datenschutz: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Informationssicherheit: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Haushalt: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
IT oder Systemverantwortung: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Organisation oder Personal: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Weitere Stelle: [einzutragen oder "Keine"]
Beteiligungsstatus der weiteren Stelle: [nicht betroffen / zu beteiligen / laufend / Beteiligung abgeschlossen]
Zugehörige Maßnahme: B-01 oder [einzutragen]
Die Beteiligung einer Querschnittsfunktion begründet keine dauerhafte Pflichtbeteiligung an sämtlichen späteren Leistungsabrufen.
Breitere Nutzergruppen werden nicht allein deshalb vollständig in die organisatorische Gestaltung einbezogen, weil sie die URV später nutzen.
Betroffene Zielgruppe: [einzutragen]
Zugehörige Maßnahme: [K-01 bis K-05, Q-01 bis Q-05 oder zusätzliche Maßnahme]
Kommunikation dient der tatsächlichen Handlungsfähigkeit und Nutzung der URV.
Vorhandene Kommunikationskanäle werden grundsätzlich bevorzugt.
Die erforderlichen Kommunikationsergebnisse, Zielgruppen und Zeitpunkte werden im Maßnahmenbestand geführt. Dieser Abschnitt konkretisiert ausschließlich die organisationsspezifische Umsetzung.
Kommunikationsformat: [einzutragen]
Kommunikationskanal: [einzutragen]
Absender: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Information: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: K-01
Kommunikationsformat: [einzutragen]
Kommunikationskanal: [einzutragen]
Absender: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Information: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: K-02
Kommunikationsformat: [einzutragen]
Kommunikationskanal: [einzutragen]
Absender: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Information: [einzutragen oder "Nicht gesondert erforderlich"]
Maßnahmenbezug: K-03
Kommunikationsformat: [einzutragen]
Kommunikationskanal: [einzutragen]
Absender: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Information: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: K-04
Zielgruppe: [einzutragen oder "Keine"]
Kommunikationsformat: [einzutragen]
Kommunikationskanal: [einzutragen]
Absender: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Information: [einzutragen oder "Nicht gesondert erforderlich"]
Maßnahmenbezug: K-05 oder [zusätzliche Maßnahme]
Zum produktiven Nutzungsstart müssen die tatsächlich betroffenen Nutzer insbesondere erkennen können:
Die konkrete Kommunikationsmaßnahme richtet sich nach Größe und Reichweite der Einführung.
Eine eigenständige dauerhafte URV-Kommunikationsstruktur wird nur eingerichtet, wenn sie aufgrund der tatsächlichen Nutzung erforderlich ist.
Qualifizierung richtet sich nach der tatsächlichen Aufgabe der jeweiligen Rolle.
Die Teilnahme an einer Schulung ist für sich allein kein Nachweis ausreichender Befähigung.
Die erforderlichen Befähigungsergebnisse, Zielgruppen und Zeitpunkte werden im Maßnahmenbestand geführt. Dieser Abschnitt konkretisiert ausschließlich Form und dauerhaft verfügbare Unterstützung.
Vorgesehene Befähigung:
Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfe: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: Q-01
Vorgesehene Befähigung:
Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfe: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: Q-02
Vorgesehene Befähigung: [einzutragen]
Übergabeunterlagen: [einzutragen]
Dauerhafte fachliche Referenzunterlagen: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: O-01, O-02, Q-03
Vorgesehene Befähigung:
Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfe: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: Q-04
Vorgesehene Befähigung:
Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfe: [einzutragen]
Maßnahmenbezug: O-03, Q-05
Zielgruppe: [einzutragen oder "Keine"]
Vorgesehene Befähigung: [einzutragen]
Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfe: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenbezug: [einzutragen]
Die Prüfung der Betriebsbereitschaft und die Durchführung des nach der Einführungsstrategie vorgesehenen End-to-End-Probelaufs erfolgen nicht in diesem Plan.
Dieser Plan übernimmt ausschließlich organisatorische, kommunikative oder qualifizierende Folgemaßnahmen, die sich aus dem Probelauf oder anderen Readiness-Prüfungen ergeben.
Maßnahmenbezug: Q-06
Nach dem produktiven Nutzungsstart wird eine vorübergehend erhöhte Unterstützung bereitgestellt, soweit dies für die sichere Stabilisierung erforderlich ist.
Die Unterstützung darf keine zusätzliche Freigabestufe für normale Leistungsabrufe erzeugen.
Zentraler Ansprechpartner während der Stabilisierung: [einzutragen]
Stellvertretung: [einzutragen]
Unterstützung der ersten Abrufe durch: [einzutragen]
Beratungsweg: [einzutragen]
Zusätzliche Sprechstunde vorgesehen: [ja / nein]
Zentrale Hilfeseite oder Ablage: [einzutragen]
Multiplikatoren vorgesehen: [ja / nein]
Bereiche oder Personen: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenbezug: S-01
Die Unterstützungsintensität wird reduziert, sobald normale Leistungsabrufe zuverlässig ohne besondere Einführungsbegleitung durchgeführt werden können.
Probleme aus der Stabilisierung werden zunächst nach der in der Einführungsstrategie vorgesehenen Ursachenlogik eingeordnet.
Dieser Plan führt kein separates Problemregister.
Eine Maßnahme wird nur aufgenommen oder angepasst, wenn tatsächlich ein organisatorischer Veränderungsbedarf besteht.
Bei einem solchen Befund wird mindestens festgehalten:
Veränderungsbefund oder Referenz zum Problem: [einzutragen]
Organisatorische Ursache: [einzutragen]
Konkrete erforderliche Maßnahme: [Maßnahmenkennung eintragen]
Wirksamkeitsprüfung vorgesehen anhand von: [einzutragen]
Steuerungsbezug: S-02
Wiederkehrende Rückfragen oder Unterstützungsbedarfe werden nicht automatisch durch zusätzliche dauerhafte Supportkapazität beantwortet.
Zunächst wird geprüft, ob Prozess, Zuständigkeit, Arbeitshilfe, Qualifizierung oder technische Unterstützung verbessert werden müssen.
Der Maßnahmenbestand bildet das zentrale Steuerungsinstrument dieses Plans.
Für jede Maßnahme werden folgende Angaben geführt:
Zulässige Statuswerte:
"Abgeschlossen" wird nur verwendet, wenn das festgelegte sachliche Abschlusskriterium erreicht ist.
Ist eine regelmäßig erforderliche Kernmaßnahme bereits ohne zusätzlichen Anpassungsbedarf erfüllt, wird sie als "abgeschlossen" geführt.
Wird ein nichtkritischer verbleibender Sachverhalt ordnungsgemäß in den Regelbetrieb übergeben, gilt die zugehörige Einführungsmaßnahme als abgeschlossen, sobald die Übergabe vollständig erfolgt ist. Der weiterzuführende Sachverhalt wird anschließend ausschließlich im dafür vorgesehenen Regelprozess geführt.
"Entfällt" wird nur verwendet, wenn der durch die Maßnahme geregelte Sachverhalt für die konkrete Einführung nicht auftritt oder die Maßnahme tatsächlich nicht erforderlich ist. Der Grund wird kurz dokumentiert.
Eine zwingend erforderliche organisatorische Funktion oder Voraussetzung darf nicht allein durch den Status "entfällt" aus dem Plan genommen werden.
Eine allgemeine Prioritätsbewertung mit "hoch", "mittel" oder "niedrig" wird nicht verwendet.
Maßgeblich ist der erforderliche Zeitpunkt.
Die Freigaberelevanz einer Voraussetzung wird in diesem Maßnahmenbestand nicht neu bewertet.
Maßgeblich bleiben die Einführungsstrategie und die "Einführungs- und Betriebscheckliste".
Der folgende Maßnahmenbestand bildet die regelmäßig erforderlichen organisatorischen Kernmaßnahmen ab.
Bei bereits bestehender vollständiger Erfüllung einer Kernmaßnahme wird der Status "abgeschlossen" verwendet.
Der Status "entfällt" ist nur bei Maßnahmen zulässig, deren Gegenstand für die konkrete Einführung tatsächlich nicht auftritt oder nicht erforderlich ist.
Zusätzliche organisationsspezifische Maßnahmen werden nur aufgenommen, wenn sie aus der Veränderungs- oder Prozessanalyse oder aus tatsächlichen Befunden während der Einführung erforderlich werden.
Veränderungsfeld: Organisation und Governance
Veränderungsbezug: Zentrale und dauerhaft übergabefähige URV-Steuerung
Maßnahme: URV-Verantwortlichen und Stellvertretung eindeutig bestimmen und die erforderlichen organisatorischen Befugnisse, Zugänge und Informationsgrundlagen herstellen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: URV-Verantwortlicher und beteiligte Organisationsstellen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: URV-Verantwortlicher und Stellvertretung können ihre vorgesehenen operativen Steuerungsaufgaben vollständig wahrnehmen und verfügen über die erforderlichen Informationen, Zugänge und Ansprechpartner.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: URV-Verantwortlicher
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Organisation und Governance
Veränderungsbezug: Übergang von der Beschaffung der URV in ihre dauerhafte Vertragssteuerung
Maßnahme: Alle für den späteren Betrieb erforderlichen Vertrags-, Vergabe-, Lieferanten-, Katalog-, Preis-, Kommunikations- und Entscheidungsinformationen geordnet an die dauerhafte URV-Vertragssteuerung übergeben
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Vergabe beziehungsweise Einkauf und URV-Verantwortlicher
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: spätestens vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Die dauerhafte URV-Vertragssteuerung kann den Vertrag ohne Abhängigkeit von nicht dokumentiertem Wissen aus dem Vergabeverfahren oder der Einführung übernehmen.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: URV-Verantwortlicher
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Organisation und Governance
Veränderungsbezug: Eindeutige und dauerhaft funktionsfähige Kontrolle des URV-Höchstwerts
Maßnahme: Verantwortliche Stelle und Stellvertretung für die Höchstwertkontrolle bestimmen, den Zugriff auf alle erforderlichen Abruf- und Änderungsinformationen sicherstellen und den Eskalationsweg festlegen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Höchstwertkontrolle, URV-Verantwortlicher und gegebenenfalls Finanzen beziehungsweise Controlling
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Die Höchstwertkontrolle kann jeden relevanten Verbrauch vollständig und fortlaufend anhand der erforderlichen Informationen nachvollziehen, den Restwert bestimmen und erforderliche Eskalationen ohne Abhängigkeit von informellen Einzelinformationen auslösen.
Wesentliche Abhängigkeit: P-03
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Prozessintegration
Veränderungsbezug: Frühe und einfache Lenkung geeigneter Bedarfe auf den URV-Beschaffungsweg
Maßnahme: Den bestehenden Bedarfseingang so anpassen, dass geeignete neue Bedarfe frühzeitig auf eine Beschaffung über die URV geprüft werden
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Bedarfsträger, Einkauf und gegebenenfalls Systemverantwortliche
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Ein Bedarfsträger kann einen neuen geeigneten Bedarf über den bestehenden organisatorischen Einstieg auf den URV-Beschaffungsweg führen, ohne ein zusätzliches allgemeines URV-Antragsverfahren zu durchlaufen.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Prozessintegration
Veränderungsbezug: Erhalt erforderlicher Kontrollen ohne zusätzliche URV-Doppelprüfung
Maßnahme: Bestehende Fach-, Budget- und Finanzfreigaben mit dem URV-Ablauf verbinden und unnötige Doppelprüfungen oder zusätzliche URV-Freigaben beseitigen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen und weitere freigabebeteiligte Stellen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Für einen normalen URV-Leistungsabruf ist eindeutig festgelegt, welche bestehenden Freigaben weitergelten, welche Informationen übernommen werden und welche zusätzlichen Prozessschritte nicht erforderlich sind.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Prozessintegration und Daten
Veränderungsbezug: Durchgängige Verarbeitung ohne unklare Referenzen oder vermeidbare Mehrfacherfassung
Maßnahme: Eine eindeutige Verbindung zwischen Bedarf, Angebotsanfrage, Angebot, Wirtschaftlichkeitsfeststellung, Leistungsabruf, interner Bestellung oder Finanzreferenz, Höchstwertfortschreibung, Änderungen, Rechnung, Abrechnungsnachweis, Reportingdaten und Dokumentation herstellen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: URV-Verantwortlicher, Finanzen, Rechnungsprüfung, Bedarfsträger und Systemverantwortliche
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart für die erforderliche End-to-End-Verarbeitung
Abschlusskriterium: Ein vollständiger Leistungsabruf einschließlich Wirtschaftlichkeitsfeststellung, Höchstwertfortschreibung, etwaiger Änderungen, Abrechnung und erforderlicher Reportingdaten kann anhand eindeutiger Referenzen ohne vermeidbare Mehrfacherfassung vollständig nachvollzogen werden.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Prozessintegration
Veränderungsbezug: Vermeidung eines zusätzlichen URV-Prozesses neben weiterhin vollständig fortgeführten Altprozessen
Maßnahme: Für alle durch die URV tatsächlich ersetzten Arbeitsschritte festlegen, wann und wie die bisherige parallele Arbeitsweise beendet wird
Zielgruppe oder betroffene Stelle: [einzutragen]
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: [vor produktivem Nutzungsstart / während Stabilisierung / Datum]
Abschlusskriterium: Kein durch die URV ersetzter Prozessschritt wird ohne sachlichen Grund zusätzlich zum URV-Prozess weitergeführt.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Beteiligung und Organisationsgestaltung
Veränderungsbezug: Ordnungsgemäße Einbindung tatsächlich betroffener Fach- und Beteiligungsstellen
Maßnahme: Alle aufgrund der konkret vorgesehenen organisatorischen und technischen Einführung erforderlichen formellen und fachlichen Beteiligungen rechtzeitig durchführen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: tatsächlich betroffene Beteiligungs- und Querschnittsfunktionen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: rechtzeitig vor der jeweils maßgeblichen Entscheidung oder Umsetzung der betroffenen Maßnahme
Abschlusskriterium: Alle für die Umsetzung erforderlichen formellen Beteiligungsverfahren sind abgeschlossen. Erforderliche fachliche Beteiligungen sind in dem für die jeweilige Maßnahme notwendigen Umfang durchgeführt.
Wesentliche Abhängigkeit: konkrete organisatorische oder technische Einführungsmaßnahme
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Kommunikation und Nutzung
Veränderungsbezug: Sichtbarkeit und sichere Nutzung des neuen Beschaffungswegs durch Bedarfsträger
Maßnahme: Die zum Nutzungsstart einbezogenen Bedarfsträger und Fachbereiche über Einstiegspunkt, Anwendungsbereich, fortbestehende fachliche Verantwortung und Unterstützungsweg informieren
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Bedarfsträger und Fachbereiche
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: spätestens zum produktiven Nutzungsstart der jeweiligen Zielgruppe
Abschlusskriterium: Die einbezogenen Bedarfsträger wissen, wann die URV grundsätzlich in Betracht kommt, wo der Prozess beginnt, welche fachliche Verantwortung bei ihnen verbleibt und wo Unterstützung erreichbar ist.
Wesentliche Abhängigkeit: P-01 und bestätigte organisatorische Prozesse
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Kommunikation und Nutzung
Veränderungsbezug: Sichere Einordnung der URV in die bestehende Beschaffungslandschaft
Maßnahme: Vergabe beziehungsweise Einkauf über Routing, Zuständigkeitsabgrenzung und den Umgang mit normalen URV-Bedarfen und beschaffungsbezogenen Sonderfällen informieren
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Vergabe beziehungsweise Einkauf
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: spätestens zum produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Die Zielgruppe kann die URV sicher gegenüber anderen Beschaffungswegen einordnen und kennt die organisatorische Abgrenzung zwischen normalen URV-Abläufen und beschaffungsbezogenen Sonderfällen.
Wesentliche Abhängigkeit: P-01, P-02 und bestätigte organisatorische Prozesse
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Kommunikation und Nutzung
Veränderungsbezug: Strategische Unterstützung und eindeutige Entscheidungswege
Maßnahme: Leitung und strategisch verantwortliche Stellen über Zweck, organisatorisches Zielbild, eigene Entscheidungsaufgaben und vorgesehene Eskalationswege informieren
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Leitung und strategisch verantwortliche Stellen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: rechtzeitig vor den jeweils erforderlichen Einführungsentscheidungen
Abschlusskriterium: Die betroffenen Stellen kennen das organisatorische Zielbild, ihre eigenen Entscheidungsaufgaben und den vorgesehenen Umgang mit wesentlichen oder strukturellen Eskalationen.
Wesentliche Abhängigkeit: bestätigtes organisatorisches Zielmodell
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Kommunikation und Nutzung
Veränderungsbezug: Sichere Einbindung der URV in bestehende Finanz- und Kontrollprozesse
Maßnahme: Finanzen, Rechnungsprüfung und weitere tatsächlich betroffene Kontrollfunktionen über ihre Schnittstellen zur URV sowie die erforderlichen Preis-, Nachweis- und Referenzinformationen informieren
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Finanzen, Rechnungsprüfung und weitere tatsächlich betroffene Kontrollfunktionen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor erstmaliger produktiver Bearbeitung eines URV-Vorgangs durch die jeweilige Funktion
Abschlusskriterium: Die betroffenen Funktionen kennen die für ihre Aufgabe erforderlichen URV-Informationen und können sie eindeutig in ihre bestehenden Kontrollprozesse einordnen.
Wesentliche Abhängigkeit: P-02, P-03 und bestätigte Finanz- und Kontrollprozesse
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Kommunikation und Nutzung
Veränderungsbezug: Organisationsspezifischer zusätzlicher Informationsbedarf
Maßnahme: Weitere tatsächlich betroffene Zielgruppen gezielt über die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen URV-Auswirkungen informieren
Zielgruppe oder betroffene Stelle: [einzutragen]
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: [einzutragen]
Abschlusskriterium: Die betroffene Zielgruppe verfügt über die für ihre Aufgabe erforderlichen Informationen zur URV.
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung
Veränderungsbezug: Praktische Handlungsfähigkeit der Bedarfsträger im normalen URV-Ablauf
Maßnahme: Den zum Nutzungsstart einbezogenen Bedarfsträgern die für Erkennung, Einstieg, Angebotsanfrage und fachliche Wahrnehmung ihrer URV-Aufgaben erforderlichen Arbeitshilfen, Einweisungen oder Unterstützungsangebote bereitstellen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Bedarfsträger und Fachbereiche
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor erstmaliger produktiver Nutzung durch die jeweilige Zielgruppe
Abschlusskriterium: Die einbezogenen Bedarfsträger können einen geeigneten Bedarf erkennen, den URV-Einstieg finden, die erforderlichen fachlichen Angaben vorbereiten und bei Grenzfällen den vorgesehenen Unterstützungsweg nutzen.
Wesentliche Abhängigkeit: bestätigte Prozesse und Rollen
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung
Veränderungsbezug: Sichere Routing- und Abgrenzungsentscheidungen innerhalb der Beschaffungsorganisation
Maßnahme: Vergabe beziehungsweise Einkauf so befähigen, dass die URV sicher in die Beschaffungslandschaft eingeordnet und normale URV-Bedarfe von beschaffungsbezogenen Sonderfällen unterschieden werden können
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Vergabe beziehungsweise Einkauf
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Die Zielgruppe kann geeignete URV-Bedarfe sicher erkennen, die Grenzen des Beschaffungswegs einordnen und erforderliche Sonderfälle der richtigen weiteren Bearbeitung zuführen.
Wesentliche Abhängigkeit: bestätigte Prozesse und Rollen
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung
Veränderungsbezug: Vollständige und dauerhaft übergabefähige operative URV-Steuerung
Maßnahme: Den URV-Verantwortlichen für die erforderliche Vertrags-, Katalog-, Auftragnehmer-, Preis-, Höchstwert-, Reporting-, Änderungs- und Eskalationslogik sowie die maßgeblichen internen Schnittstellen befähigen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: URV-Verantwortlicher und Stellvertretung
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: URV-Verantwortlicher und Stellvertretung können die dauerhafte operative URV-Steuerung vollständig und ohne Abhängigkeit von nicht dokumentiertem Einführungswissen wahrnehmen.
Wesentliche Abhängigkeit: O-01, O-02 und bestätigte Prozesse
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung
Veränderungsbezug: Sichere Anwendung der URV-spezifischen Preis-, Nachweis- und Referenzlogik
Maßnahme: Finanzen und Rechnungsprüfung die für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlichen URV-spezifischen Preis-, Nachweis- und Referenzregeln sowie geeignete Prüfhilfen vermitteln
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Finanzen und Rechnungsprüfung
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor erstmaliger produktiver Bearbeitung eines URV-Vorgangs
Abschlusskriterium: Die Zielgruppe kann Leistungsabruf, Bestellung, Rechnung und Abrechnungsnachweis sicher aufeinander beziehen und die für ihre jeweilige Prüfung erforderliche Preis- und Nachweislogik anwenden.
Wesentliche Abhängigkeit: P-02, P-03 und bestätigte Finanzprozesse
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung
Veränderungsbezug: Fehlerfreie und dauerhafte Anwendung der URV-Höchstwertlogik
Maßnahme: Die für die Höchstwertkontrolle verantwortliche Stelle und ihre Stellvertretung anhand geeigneter Prüfhilfen und Rechenbeispiele für die vollständige Höchstwertlogik befähigen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: Höchstwertkontrolle und Stellvertretung
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor dem produktiven Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Die verantwortliche Stelle kann den Höchstwertverbrauch je Leistungsabruf und Änderung korrekt bestimmen, kumuliert fortschreiben, den verbleibenden Höchstwert nachvollziehen und erforderliche Eskalationen auslösen.
Wesentliche Abhängigkeit: O-03, P-03
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Qualifizierung und Prozessintegration
Veränderungsbezug: Organisatorische Befunde aus der Readiness-Prüfung
Maßnahme: Organisatorische, kommunikative oder qualifizierende Befunde aus dem nach der Einführungsstrategie vorgesehenen End-to-End-Probelauf einer konkreten Korrekturmaßnahme zuordnen und deren fristgerechte Umsetzung entsprechend ihrer Freigaberelevanz sicherstellen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: abhängig vom jeweiligen Befund
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: entsprechend der in der Einführungsstrategie und der "Einführungs- und Betriebscheckliste" festgestellten Relevanz
Abschlusskriterium: Jeder materielle organisatorische Befund aus dem Probelauf ist entweder behoben oder einer zulässigen stabilisierungsfähigen Maßnahme mit eindeutiger Verantwortung zugeordnet.
Wesentliche Abhängigkeit: dokumentierter Befund aus dem End-to-End-Probelauf
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: Keine dauerhafte Aufgabe
Hinweis oder Verweis: Durchführung und Ergebnis des Probelaufs werden in der "Einführungs- und Betriebscheckliste" dokumentiert. Eine gegebenenfalls entstehende Regelbetriebsverantwortung wird in der konkreten Folgemaßnahme geführt.
Veränderungsfeld: Stabilisierung
Veränderungsbezug: Sichere reale Nutzung während der Stabilisierungsphase
Maßnahme: Für erste repräsentative reale Leistungsabrufe einen leicht erreichbaren Unterstützungsweg bereitstellen, ohne zusätzliche Freigabestufen einzuführen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: zum Nutzungsstart beteiligte Bedarfsträger und Prozessrollen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: ab produktivem Nutzungsstart
Abschlusskriterium: Normale Leistungsabrufe können zuverlässig durchgeführt werden und besondere Einführungsunterstützung ist für den Normalfall nicht mehr erforderlich.
Wesentliche Abhängigkeit: Freigabe des produktiven Nutzungsstarts
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Veränderungsfeld: Stabilisierung und Nachsteuerung
Veränderungsbezug: Materielle organisatorische Befunde aus realen Leistungsabrufen
Maßnahme: Materielle organisatorische Befunde aus der Stabilisierung ihrer tatsächlichen Ursache zuordnen, einer bestehenden oder zusätzlichen konkreten Maßnahme zuweisen und die erforderliche Wirksamkeitsprüfung sicherstellen
Zielgruppe oder betroffene Stelle: abhängig von den jeweiligen Befunden
Federführend verantwortlich: URV-Verantwortlicher innerhalb seiner bestehenden Befugnisse
Erforderlicher Zeitpunkt: während der Stabilisierungsphase bei Bedarf
Abschlusskriterium: Jeder materielle organisatorische Befund aus der Stabilisierung ist einer konkreten verantworteten Maßnahme zugeordnet und entweder behoben oder ordnungsgemäß in den Regelbetrieb übergeben.
Wesentliche Abhängigkeit: konkrete materielle organisatorische Befunde aus realen Leistungsabrufen
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: Keine dauerhafte Aufgabe
Hinweis oder Verweis: Einzelprobleme werden außerhalb dieses Plans dokumentiert. Konkrete Korrekturen werden als bestehende oder zusätzliche Maßnahmen dieses Plans geführt. Eine gegebenenfalls entstehende Regelbetriebsverantwortung wird in der konkreten Folgemaßnahme geführt.
Veränderungsfeld: Übergang in den Regelbetrieb
Veränderungsbezug: Beendigung der besonderen Einführungsorganisation und vollständige Übernahme durch Dauerrollen
Maßnahme: Sämtliche dauerhaft erforderlichen Tätigkeiten, Unterlagen, Unterstützungswege und offenen nichtkritischen Restpunkte eindeutig an die später verantwortlichen Regelstellen übergeben
Zielgruppe oder betroffene Stelle: URV-Verantwortlicher, Vertragsmanagement, Einkauf, Finanzen, Controlling und weitere dauerhafte Stellen
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: vor Abschluss der besonderen Einführungsphase
Abschlusskriterium: Jede dauerhaft erforderliche Aufgabe besitzt eine verantwortliche Regelbetriebsstelle, erforderliche Unterlagen und Zugänge sind übergeben und kein nichtkritischer Restpunkt verbleibt ohne verantwortliche Weiterbearbeitung.
Wesentliche Abhängigkeit: ausreichende Stabilisierung der URV
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: Keine dauerhafte Aufgabe
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Maßnahmenkennung: [einzutragen]
Veränderungsfeld: [einzutragen]
Veränderungsbezug: [Veränderungsbefund, Prozessstelle oder Referenz eintragen]
Maßnahme: [einzutragen]
Zielgruppe oder betroffene Stelle: [einzutragen]
Federführend verantwortlich: [einzutragen]
Erforderlicher Zeitpunkt: [einzutragen]
Abschlusskriterium: [einzutragen]
Wesentliche Abhängigkeit: [einzutragen oder "Keine"]
Status: [geplant / laufend / blockiert / abgeschlossen / entfällt]
Blockade oder erforderliche Entscheidung: [einzutragen oder "Keine"]
Regelbetriebsverantwortung: [einzutragen oder "Keine dauerhafte Aufgabe"]
Hinweis oder Verweis: [einzutragen oder "Keine"]
Weitere organisationsspezifische Maßnahmen werden nach demselben Muster ergänzt.
Die dauerhafte Regelbetriebsverantwortung wird im Maßnahmenbestand geführt.
Dieser Abschnitt dient ausschließlich dem Nachweis, dass erforderliche Übergaben tatsächlich erfolgt sind und verbleibende nichtkritische Sachverhalte kontrolliert in den Regelbetrieb überführt wurden.
Für jede erforderliche Übergabe wird festgehalten:
Übergabegegenstand oder Maßnahmenkennung: [einzutragen]
Verweis auf Regelbetriebsverantwortung im Maßnahmenbestand: [einzutragen]
Übergabe abgeschlossen: [ja / nein]
Verweis auf dauerhafte Ablage oder Regelprozess: [einzutragen]
Offene nichtkritische Sachverhalte oder Restpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Weiterbearbeitung bis: [einzutragen oder "Kein gesonderter Termin"]
Weitere Übergaben werden nach demselben Muster ergänzt.
Aufnahme der URV in die Einarbeitung neuer Bedarfsträger: [einzutragen]
Aufnahme der URV in die Einarbeitung neuer Beschäftigter in Einkauf beziehungsweise Vergabe: [einzutragen]
Übergabeverfahren bei Wechsel des URV-Verantwortlichen: [einzutragen]
Eine besondere Einführungsschulung oder Projektunterstützung wird nach der Übergabe nur fortgeführt, wenn dies aufgrund eines konkreten verbleibenden Bedarfs erforderlich ist.
Dieser Plan begründet keine eigenständige Freigabe des produktiven Nutzungsstarts oder des Regelbetriebs.
Die dafür maßgeblichen Entscheidungen erfolgen nach der "Einführungsstrategie" und der "Einführungs- und Betriebscheckliste".
Der Organisations- und Veränderungsplan kann abgeschlossen werden, wenn:
Planstatus: [in Bearbeitung / abgeschlossen]
Offene wesentliche Einführungsmaßnahmen: [einzutragen oder "Keine"]
In den Regelbetrieb übergebene nichtkritische Restpunkte: [Verweis auf Abschnitt 12 oder "Keine"]
Besondere Einführungsunterstützung beendet am: [Datum oder "noch nicht beendet"]
Plan abschließend geprüft durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Nach Abschluss wird dieser Plan nicht als laufendes Betriebsregister fortgeführt.
Dauerhaft erforderliche Aufgaben gehen in die jeweils zuständigen regulären Organisations-, Beschaffungs-, Vertragsmanagement-, Finanz- und Kontrollprozesse über.
Version: [einzutragen]
Stand: [Datum einzutragen]
Organisation: [einzutragen]
URV-Verantwortlicher: [einzutragen]
Diese Checkliste dient dazu, die Betriebsbereitschaft der Universellen Rahmenvereinbarung (URV) zu prüfen und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Sie wird insbesondere verwendet für:
Die Checkliste prüft, ob die erforderlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind und die vorgesehenen Abläufe funktionieren.
Sie dient nicht dazu, Maßnahmen zur Herstellung dieser Voraussetzungen zu planen oder zu steuern.
Die "Einführungsstrategie" legt weiterhin das Einführungsmodell, die Freigabekriterien, die Einführungsphasen und die Freigabeentscheidungen fest.
Der "Organisations- und Veränderungsplan zur Einführung der URV" enthält die organisatorischen Einführungsmaßnahmen und deren Umsetzung.
Andere URV-Dokumente bleiben die führende Dokumentation für insbesondere:
Diese Inhalte werden in der Checkliste nicht erneut geführt.
Die Checkliste hält nur fest, ob die erforderlichen Funktionen vorhanden sind, funktionieren und ausreichend nachgewiesen wurden.
Jede Prüfung wird in einer eigenen Fassung dieser Checkliste dokumentiert.
Eine abgeschlossene Prüfung wird später nicht mehr verändert.
Ändert sich ein Sachverhalt oder ist nach einer Korrektur eine neue Prüfung erforderlich, wird eine neue Fassung angelegt.
Eine Prüfung kann mit einem positiven, negativen oder noch nicht abschließenden Ergebnis beendet und archiviert werden.
Ein negatives Ergebnis wird später nicht überschrieben.
Nach einer Korrektur wird bei Bedarf eine neue Prüfung durchgeführt.
Es gibt folgende Prüfarten:
Für die einzelnen Prüfarten gelten folgende Abschnitte:
Die Abschnitte 1 bis 3 sowie 10 bis 13 gelten zusätzlich, soweit sie für die jeweilige Prüfung benötigt werden.
Bei einer Prüfung nach einer Änderung oder einem Problem werden nur die betroffenen Prüfpunkte und ihre wichtigen Abhängigkeiten erneut geprüft.
Andere Abschnitte werden in der jeweiligen Fassung nicht ausgefüllt.
Prüf-ID: [einzutragen]
Prüfart: [produktiver Nutzungsstart / Übergang in den Regelbetrieb / regelmäßige Betriebsprüfung / Prüfung bei einem konkreten Anlass]
Grund der Prüfung: [einzutragen]
Beginn der Prüfung: [Datum einzutragen]
Abschluss der Prüfung: [Datum einzutragen]
Geplanter produktiver Nutzungsstart oder geprüfter Betriebszeitpunkt: [Datum oder "Nicht anwendbar"]
Verwendeter Stand der Einführungsstrategie: [einzutragen]
Verwendeter Stand des Organisations- und Veränderungsplans: [einzutragen oder "Nicht anwendbar"]
Verwendeter Stand des Leistungsrahmens: [einzutragen]
Verwendeter Stand des operativen Leistungskatalogs: [einzutragen]
Weitere verwendete Dokument-, Daten- oder Systemstände: [einzutragen oder "Keine"]
Prüfung koordiniert durch: [einzutragen]
Prüfpunkte, die für die konkrete Prüfart nicht vorgesehen sind, werden nicht ausgefüllt.
Sie werden nicht als "Nicht anwendbar" bewertet.
Für jeden geprüften Punkt wird genau eines der folgenden Ergebnisse verwendet:
"Erfüllt" bedeutet, dass die Anforderung nachweisbar erfüllt ist.
"Nicht erfüllt" bedeutet, dass die Anforderung gilt, aber noch nicht vollständig erfüllt ist.
"Noch zu prüfen" bedeutet, dass noch kein abschließendes Ergebnis vorliegt.
"Nicht anwendbar" bedeutet, dass der Prüfpunkt auf die konkrete Situation tatsächlich nicht zutrifft.
"Nicht anwendbar" darf nicht verwendet werden, nur weil:
Eine Funktion, die für jeden URV-Betrieb zwingend erforderlich ist, kann nicht als "Nicht anwendbar" bewertet werden.
Jede Bewertung als "Nicht anwendbar" wird kurz begründet.
Ein Prüfpunkt darf nur als "Erfüllt" bewertet werden, wenn ein geeigneter Nachweis vorhanden ist oder die prüfende Stelle die Funktion selbst nachvollziehbar geprüft hat.
Der Nachweis muss zum jeweiligen Prüfpunkt passen.
Geeignete Nachweise können insbesondere sein:
Vorhandene Nachweise werden nicht in die Checkliste kopiert, wenn ein eindeutiger Verweis auf die führende Dokumentation ausreicht.
Für jeden Prüfpunkt wird direkt darunter eine Prüfzeile ausgefüllt.
| Prüfzeile: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis auf Befund oder Restpunkt: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn erforderlich] |
Wird ein Prüfpunkt als "Nicht erfüllt" bewertet, wird in der Checkliste nur kurz auf den Befund und die dafür führende Dokumentation verwiesen.
Die weitere Bearbeitung des Problems erfolgt nicht in dieser Checkliste.
Alle anwendbaren Prüfpunkte der Abschnitte 4 und 5 müssen für einen positiven produktiven Nutzungsstart erfüllt sein.
Ein positives Ergebnis ist nur möglich, wenn jeder anwendbare Prüfpunkt als "Erfüllt" bewertet wurde.
Nur Prüfpunkte, die ausdrücklich nur in bestimmten Fällen gelten, können begründet als "Nicht anwendbar" bewertet werden.
Bei einem positiven Ergebnis dürfen keine anwendbaren Prüfpunkte als "Nicht erfüllt" oder "Noch zu prüfen" verbleiben.
Eine Prüfung darf trotzdem mit einem negativen Ergebnis abgeschlossen werden.
In diesem Fall werden die offenen oder nicht erfüllten Punkte so dokumentiert, wie sie zum Zeitpunkt des Abschlusses bestanden.
Ein nichtkritischer Restpunkt darf nur bestehen, wenn trotzdem alle für den Start zwingenden Prüfpunkte erfüllt sind.
Ein nichtkritischer Restpunkt darf den produktiven Nutzungsstart nur dann nicht verhindern, wenn:
Die Checkliste verweist nur auf solche Restpunkte.
Die Bearbeitung erfolgt in der dafür vorgesehenen führenden Dokumentation.
V-01 Das zum vorgesehenen Start vertraglich geschuldete Mindestlieferantenportfolio ist vollständig vorhanden.
| Prüfzeile V-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
V-02 Die zum vorgesehenen Start geschuldete Ausgangsfassung des operativen Leistungskatalogs ist vollständig und nutzbar vorhanden.
| Prüfzeile V-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
V-03 Alle weiteren vertraglichen Pflichten des Auftragnehmers, die bis zum produktiven Nutzungsstart erfüllt sein müssen, sind erfüllt.
| Prüfzeile V-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine weiteren Pflichten bestehen] |
Weitere geprüfte Pflichten: [einzutragen oder "Keine"]
G-01 URV-Verantwortlicher und erforderliche Stellvertretung sind benannt und besitzen die nötigen Befugnisse.
| Prüfzeile G-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-02 Die dauerhafte Vertragssteuerung kann die URV ohne nicht dokumentiertes Wissen aus Vergabe oder Einführung selbstständig führen.
| Prüfzeile G-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-03 Die Vertragssteuerung hat Zugriff auf alle für ihre Aufgaben notwendigen Unterlagen und Informationen.
Dazu gehören insbesondere:
| Prüfzeile G-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-04 Entscheidungswege, Kommunikationswege und Eskalationswege sind klar festgelegt und können von den beteiligten Stellen genutzt werden.
| Prüfzeile G-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-05 Die URV ist in die bestehenden Abläufe für Bedarf, Beschaffung, Freigabe, Bestellung, Finanzen und Dokumentation eingebunden.
| Prüfzeile G-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-06 Für normale URV-Abrufe wurden keine unnötigen zusätzlichen Parallelprozesse oder Freigaben eingeführt.
| Prüfzeile G-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-07 Anhand realistischer Bedarfsfälle kann sicher entschieden werden, ob die URV, eine andere Rahmenvereinbarung oder ein anderer Beschaffungsweg zu nutzen ist.
| Prüfzeile G-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
G-08 Alle für die konkrete Einführung erforderlichen organisationsinternen Beteiligungen, Freigaben und Kontrollen sind abgeschlossen.
| Prüfzeile G-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine zusätzlichen Anforderungen bestehen] |
A-01 Ein geeigneter Bedarf kann über den normalen organisatorischen Bedarfseingang in den URV-Prozess gelangen.
Ein zusätzliches allgemeines URV-Antragsverfahren ist dafür nicht erforderlich.
| Prüfzeile A-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-02 Die benötigte Lieferantenleistung kann bestimmt, beim Auftragnehmer angefragt und auf Beschaffbarkeit geprüft werden.
| Prüfzeile A-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-03 Der Auftragnehmer kann ein vollständiges und eindeutig gekennzeichnetes Angebot erstellen.
Das Angebot enthält alle erforderlichen Leistungspositionen, Katalogreferenzen, Preise, Bedingungen und Nachweise.
| Prüfzeile A-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-04 Die Wirtschaftlichkeit wird für genau die Angebotsfassung geprüft, die anschließend angenommen werden soll.
| Prüfzeile A-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-05 Wird ein bereits wirtschaftlich geprüftes Angebot inhaltlich geändert, wird die geänderte Fassung vor dem Leistungsabruf erneut wirtschaftlich geprüft.
Diese Kontrolle wird mit einem geeigneten Änderungsfall getestet.
| Prüfzeile A-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-06 Nur die unveränderte Annahme der eindeutig bezeichneten endgültigen Angebotsfassung führt zu einem Leistungsabruf.
| Prüfzeile A-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
A-07 Lieferanten-, Hersteller-, Lizenz- oder andere zusätzliche Vertragsbedingungen können vollständig erfasst, eindeutig einer Fassung zugeordnet und kontrolliert verarbeitet werden.
| Prüfzeile A-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechende Vertragskonstellation vorliegt] |
A-08 Zulässige zusätzliche Vertragsbestandteile und Abweichungen werden einzeln benannt und vollständig aus der endgültig angenommenen Angebotsfassung in den Leistungsabruf übernommen.
| Prüfzeile A-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechenden Bestandteile oder Abweichungen vorliegen] |
A-09 Vertragsbestandteile oder Abweichungen werden nicht aus verschiedenen Angebotsfassungen zusammengestellt und nicht erstmals im Leistungsabruf eingeführt.
| Prüfzeile A-09: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechenden Bestandteile oder Abweichungen vorliegen] |
K-01 Die vertraglich erforderlichen Lieferanten sind tatsächlich über einen nutzbaren Beschaffungsweg des Auftragnehmers erreichbar.
| Prüfzeile K-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
K-02 Wenn konkrete oder absehbare Bedarfe für die erste Nutzungsphase bekannt sind, stehen dafür freigegebene, aktive, gültige und verwendbare Katalogeinträge zur Verfügung.
| Prüfzeile K-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine konkreten oder absehbaren Startbedarfe bekannt sind] |
K-03 Der Prozess zum Hinzufügen einer neuen Lieferantenleistung innerhalb des bestehenden Leistungsrahmens funktioniert anhand mindestens eines geeigneten Testfalls.
Dabei wird auch die kontrollierte Aufnahme in den Leistungskatalog geprüft.
| Prüfzeile K-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
K-02 und K-03 beschränken weder den Leistungsrahmen noch die spätere Nutzung anderer zulässiger Leistungskategorien.
Der gesamte Leistungsrahmen muss zum Start nicht vollständig durch Katalogeinträge abgedeckt sein.
K-04 Jeder für die Startphase relevante Katalogeintrag beschreibt eine klar abgegrenzte Lieferantenleistung und ist der richtigen Leistungskategorie zugeordnet.
| Prüfzeile K-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
K-05 Katalogeinträge, die für reale Leistungsabrufe genutzt werden sollen, sind freigegeben, aktiv und gültig.
Beschreibung, Abrechnungseinheit, Voraussetzungen, Bedingungen und erforderliche Preisangaben sind ausreichend bestimmt.
| Prüfzeile K-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
K-06 Katalogeinträge können nach dem vorgesehenen Verfahren:
| Prüfzeile K-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
K-07 Frühere Katalogstände sowie deaktivierte oder abgelaufene Katalogeinträge bleiben für ältere Leistungsabrufe nachvollziehbar.
| Prüfzeile K-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-01 Das vereinbarte Austauschformat des Leistungskatalogs kann mit dem vorgesehenen Verfahren vollständig verarbeitet werden.
| Prüfzeile D-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-02 Pflichtfelder, Datentypen, Wertelisten, Kategoriekennungen, Katalogeintragskennungen und Verknüpfungen können geprüft werden.
| Prüfzeile D-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-03 Ungültige, unvollständige oder widersprüchliche Katalogdaten werden erkannt und können nicht unbemerkt für neue Leistungsabrufe verwendet werden.
| Prüfzeile D-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-04 Katalogeintragskennung, Kategoriekennung und Katalogversion bleiben vom Katalog über das Angebot bis zum Leistungsabruf eindeutig nachvollziehbar.
| Prüfzeile D-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-05 Änderungen oder neue Versionen überschreiben keine Daten, die für ältere Vorgänge noch benötigt werden.
| Prüfzeile D-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
D-06 Die für Höchstwertkontrolle, Abrechnung, Vertragssteuerung und Reporting benötigten Daten können vollständig und eindeutig weiterverarbeitet werden.
| Prüfzeile D-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
P-01 Die Grundberechnung aus tatsächlichem Einkaufspreis, bezuschlagtem Handelsaufschlag und Gesamtpreis funktioniert anhand eines konkreten Testfalls korrekt.
| Prüfzeile P-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
P-02 Direkt zurechenbare Rabatte oder andere bereits bei der Preisbildung bekannte wirtschaftliche Vorteile werden in einem geeigneten Testfall korrekt berücksichtigt.
| Prüfzeile P-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
P-03 Eine später bekannt werdende Gutschrift, Rückvergütung, ein Bonus oder ein anderer zurechenbarer wirtschaftlicher Vorteil wird in einem geeigneten Testfall korrekt behandelt.
| Prüfzeile P-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
P-04 Preisformen, die sich nach Zeit, Nutzung, Menge oder anderen veränderlichen Größen richten, werden korrekt verarbeitet, soweit solche Preisformen vorgesehen sind.
| Prüfzeile P-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechende Preisform vorgesehen ist] |
P-05 Fremdwährungen und Wechselkurse werden korrekt behandelt, soweit sie für die vorgesehene Nutzung relevant sind.
| Prüfzeile P-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn Fremdwährungen nicht relevant sind] |
P-06 Alle für die Preisprüfung benötigten Nachweise können eindeutig dem jeweiligen Leistungsabruf und der betroffenen Leistungs- oder Preisposition zugeordnet werden.
Dazu können insbesondere gehören:
| Prüfzeile P-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
P-07 Der Abrechnungsnachweis stellt Preise und wirtschaftliche Vorteile vollständig und rechnerisch nachvollziehbar dar.
| Prüfzeile P-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
F-01 Der Leistungsabruf und die nach dem bestehenden Organisationsprozess vorgesehenen Bestell-, Leistungs-, Abrechnungs- und Rechnungsunterlagen können eindeutig aufeinander bezogen werden.
| Prüfzeile F-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
F-02 Mengen, Zeiträume, Einheiten und Preise aus Leistung und Abrechnung können mit dem Leistungsabruf abgeglichen werden.
| Prüfzeile F-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
F-03 Eine fehlerhafte, unvollständige oder nicht ausreichend belegte Abrechnung wird erkannt und kann zur Korrektur zurückgegeben und anschließend erneut geprüft werden.
| Prüfzeile F-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
F-04 Finanzen beziehungsweise Rechnungsprüfung verfügen über die benötigten Unterlagen, Zugänge, Berechtigungen und Prüfhilfen.
| Prüfzeile F-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-01 Für die Höchstwertkontrolle gibt es eine verantwortliche Stelle und eine funktionsfähige Stellvertretung.
| Prüfzeile H-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-02 Der bei Abschluss eines Leistungsabrufs zu bindende Höchstwertverbrauch kann einschließlich aller relevanten Optionen korrekt berechnet werden.
| Prüfzeile H-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-03 Erhöht eine Änderung den möglichen Wert eines Leistungsabrufs, wird der gebundene Höchstwertverbrauch entsprechend erhöht.
| Prüfzeile H-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-04 Tatsächlich abgerechnete Werte und gebundener Höchstwertverbrauch werden getrennt geführt.
| Prüfzeile H-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-05 Minderungen, nicht genutzte Optionen, Gutschriften oder andere Verringerungen des tatsächlichen Abrechnungswerts geben bereits gebundenen Höchstwertverbrauch nicht automatisch wieder frei.
| Prüfzeile H-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
H-06 Ein Leistungsabruf oder eine wertsteigernde Änderung, die den noch verfügbaren Höchstwert überschreiten würde, wird vor dem rechtsverbindlichen Abschluss erkannt und verhindert.
| Prüfzeile H-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
R-01 Die für den späteren Betrieb benötigten Grunddaten können ab dem ersten realen Leistungsabruf strukturiert und eindeutig erzeugt werden.
| Prüfzeile R-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
R-02 Die für Reporting und Steuerung benötigten Angaben können vollständig erzeugt werden.
Dazu gehören insbesondere:
| Prüfzeile R-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
R-03 Berichtswerte können aus den zugrunde liegenden Betriebsdaten nachvollzogen werden.
Wesentliche Angaben müssen nicht nachträglich aus unverbundenen Einzelunterlagen zusammengesucht werden.
| Prüfzeile R-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
R-04 Höchstwertverbrauch und tatsächlicher Abrechnungswert werden im Reporting eindeutig getrennt dargestellt.
| Prüfzeile R-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Die Nutzerbereitschaft wird nach Rollen geprüft.
Zentrale Fachrollen und ihre Stellvertretungen werden anhand ihrer tatsächlichen Aufgaben geprüft.
Bei größeren Nutzergruppen muss nicht jede einzelne Person geprüft werden.
Eine geeignete Auswahl genügt, wenn die benötigten Informationen, Arbeitshilfen und Unterstützungswege für die gesamte Nutzergruppe verfügbar sind.
Die Teilnahme an einer Schulung allein reicht nicht als Nachweis aus.
N-01 Die zum Start einbezogenen Bedarfsträger können einen geeigneten Bedarf in den URV-Prozess einbringen und ihre fachlichen Aufgaben beim Leistungsabruf wahrnehmen.
| Prüfzeile N-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-02 Vergabe beziehungsweise Einkauf können die URV gegenüber anderen Beschaffungswegen richtig einordnen, normale URV-Fälle bearbeiten und Sonderfälle erkennen.
| Prüfzeile N-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-03 URV-Verantwortlicher und Stellvertretung können ihre Aufgaben für Vertrag, Katalog, Auftragnehmer, Änderungen, Preise, Höchstwert, Reporting und Eskalation selbstständig wahrnehmen.
| Prüfzeile N-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-04 Finanzen beziehungsweise Rechnungsprüfung können den Leistungsabruf und die im bestehenden Organisationsprozess vorgesehenen Bestell-, Leistungs-, Abrechnungs- und Rechnungsunterlagen sicher aufeinander beziehen.
Sie können die für ihre Prüfung benötigte Preis- und Nachweislogik anwenden.
| Prüfzeile N-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-05 Höchstwertkontrolle und Stellvertretung können die vollständige Höchstwertlogik anhand eines realistischen Rechenfalls korrekt anwenden.
| Prüfzeile N-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-06 Die wichtigen Prozessrollen können mit ihren normalen Benutzerkonten auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen, Dokumente und Systeme zugreifen.
| Prüfzeile N-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
N-07 Dauerhaft verfügbare Arbeitshilfen, Ansprechpartner sowie Unterstützungs- und Eskalationswege sind eingerichtet und für die betroffenen Rollen leicht zu finden.
| Prüfzeile N-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Vor dem produktiven Nutzungsstart wird mindestens einmal der gesamte wichtige Prozess vom Bedarf bis zu Abrechnung und Reporting geprüft.
Genau eine Art des Nachweises wird ausgewählt:
Wird kein gesonderter Probelauf durchgeführt, muss die andere Prüfung dieselbe Prozesskette und dieselben für den Start wichtigen Funktionen abdecken.
Begründung für die zweite Variante: [einzutragen oder "Nicht anwendbar"]
Verweis auf vorhandene Nachweise: [einzutragen oder "Nicht anwendbar"]
Testfallkennung: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Verantwortliche Stelle: [einzutragen]
Beteiligte Rollen: [einzutragen]
Verwendeter Katalogstand: [einzutragen]
Verwendete Testdaten: [einzutragen]
Geprüfter Bedarfsfall: [einzutragen]
Weitere geprüfte Varianten: [einzutragen oder "Keine"]
E-01 Der Probelauf ist eindeutig als Test oder Simulation gekennzeichnet.
| Prüfzeile E-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-02 Es ist ausgeschlossen, dass das Testangebot unbeabsichtigt rechtsverbindlich angenommen wird.
| Prüfzeile E-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-03 Es ist ausgeschlossen, dass unbeabsichtigt eine echte Bestellung beim Lieferanten ausgelöst wird.
Ist ein Lieferant am Test beteiligt, ist der Test mit ihm ausdrücklich abgestimmt.
| Prüfzeile E-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-04 Testrechnungen, Testzahlungen, Testreporting und simulierte Höchstwertwerte gelangen nicht unbemerkt in echte Finanz-, Reporting- oder Höchstwertdaten.
| Prüfzeile E-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-05 Ein realistischer Bedarf wird über den vorgesehenen Bedarfseingang in den URV-Prozess geführt.
| Prüfzeile E-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-06 Der passende Katalogeintrag wird gefunden und auf Kategorie, Status, Gültigkeit und Version geprüft.
| Prüfzeile E-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-07 Der Auftragnehmer prüft die Beschaffbarkeit und erstellt ein vollständiges und eindeutig gekennzeichnetes Testangebot.
| Prüfzeile E-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-08 Relevante Lieferanten-, Hersteller-, Lizenz- oder zusätzliche öffentliche Vertragsbedingungen werden korrekt verarbeitet.
| Prüfzeile E-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn solche Bedingungen im Testfall nicht vorkommen] |
E-09 Einkaufspreis, wirtschaftliche Vorteile, Handelsaufschlag und Gesamtpreis werden korrekt berechnet und nachgewiesen.
| Prüfzeile E-09: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-10 Die Wirtschaftlichkeit wird für genau die Angebotsfassung geprüft, die anschließend im Test für den Leistungsabruf verwendet wird.
| Prüfzeile E-10: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-11 Die unveränderte Annahme der wirtschaftlich geprüften Angebotsfassung und der daraus entstehende Leistungsabruf werden vollständig simuliert, ohne einen echten Leistungsabruf auszulösen.
| Prüfzeile E-11: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-12 Enthält das Testangebot zusätzliche Vertragsbestandteile oder Abweichungen, werden diese vollständig und unverändert aus genau dieser Angebotsfassung in den simulierten Leistungsabruf übernommen.
| Prüfzeile E-12: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechenden Bestandteile oder Abweichungen vorkommen] |
E-13 Höchstwertverbrauch und verbleibender Höchstwert werden mit der vorgesehenen Berechnungslogik simuliert.
| Prüfzeile E-13: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-14 Leistungsnachweis, Abrechnungsnachweis und Rechnung werden mit geeigneten Testdaten erstellt und durch den vorgesehenen Prüfprozess geführt.
| Prüfzeile E-14: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-15 Die für Reporting und Vertragssteuerung benötigten Daten werden aus dem Testvorgang korrekt weiterverarbeitet.
| Prüfzeile E-15: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
E-16 Katalogeintragskennung, Kategoriekennung, Katalogversion, Leistungsposition, Preisposition, Angebotsfassung und andere wichtige Referenzen bleiben über den gesamten Test hinweg nachvollziehbar.
| Prüfzeile E-16: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Zusätzlich zum normalen Ablauf werden diejenigen Varianten geprüft, die einen anderen wichtigen Kontrollmechanismus auslösen.
Geprüfte Varianten: [einzutragen oder "Keine zusätzlichen Varianten erforderlich"]
Mögliche Varianten sind insbesondere:
Wichtige Schutzkontrollen werden zusätzlich mit geeigneten Fehlerfällen geprüft.
Geprüfte Fehlerfälle: [einzutragen]
Mögliche Fehlerfälle sind insbesondere:
E-17 Die für den produktiven Nutzungsstart wichtigen Schutzkontrollen wurden mit geeigneten Fehlerfällen geprüft.
Die Kontrollen erkennen, verhindern oder behandeln diese Fehler wie vorgesehen.
| Prüfzeile E-17: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Festgestellte wichtige Befunde: [einzutragen oder "Keine"]
Verweise auf die weitere Bearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Fehler, die einen produktiven Nutzungsstart verhindern, müssen vor der Freigabe behoben werden.
Nach einer Korrektur wird mindestens der betroffene Teil des Prozesses erneut geprüft.
Erforderliche Wiederholungsprüfungen: [einzutragen oder "Keine"]
Ergebnisse bereits durchgeführter Wiederholungsprüfungen: [einzutragen oder "Nicht anwendbar"]
Genau ein Ergebnis wird ausgewählt:
"Erfolgreich" darf nur gewählt werden, wenn alle für den Probelauf anwendbaren und für den Start notwendigen Prüfpunkte erfüllt sind.
Nichtkritische Restpunkte dürfen bestehen, wenn dadurch keine notwendige Startvoraussetzung beeinträchtigt wird.
Nichtkritische Restpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Hinweise zum Ergebnis: [einzutragen]
Ein positives Gesamtergebnis ist nur möglich, wenn alle anwendbaren Prüfpunkte der Abschnitte 4 und 5 abschließend geprüft und als "Erfüllt" oder zulässig als "Nicht anwendbar" bewertet wurden.
Die Prüfung kann auch mit einem negativen oder noch nicht abschließenden Ergebnis beendet werden.
Offene oder noch nicht abschließend geprüfte Punkte bleiben dann unverändert dokumentiert.
Nicht erfüllte, für den Start zwingende Prüfpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Noch nicht geprüfte, für den Start zwingende Prüfpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Nichtkritische Restpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Für jeden nichtkritischen Restpunkt werden mindestens folgende Angaben dokumentiert:
Restpunktkennung: [einzutragen]
Betroffener Prüfbereich: [einzutragen]
Auswirkung: [einzutragen]
Verantwortliche Stelle: [einzutragen]
Führender Prozess oder führende Maßnahme: [einzutragen]
Zieltermin oder Wiedervorlage: [einzutragen]
Nachweis, dass der produktive Betrieb nicht beeinträchtigt wird: [einzutragen]
Weitere Restpunkte werden nach demselben Muster ergänzt.
Genau ein Gesamtergebnis wird ausgewählt:
Prüfung abgeschlossen durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Die eigentliche Freigabeentscheidung trifft die in der "Einführungsstrategie" bestimmte Stelle.
Verweis auf die Freigabeentscheidung: [einzutragen]
Für diese Prüfung gilt die Erfahrungsbasis, die vor dem produktiven Nutzungsstart in der "Einführungsstrategie" festgelegt wurde.
Verweis auf die festgelegte Erfahrungsbasis: [einzutragen]
Zu erprobende Bedarfsarten: [einzutragen]
Vorgesehener Umfang realer Leistungsabrufe: [einzutragen]
Besonders zu erprobende Situationen: [einzutragen oder "Keine"]
Weitere Anforderungen: [einzutragen oder "Keine"]
Tatsächlich erreichte Erfahrungsbasis: [einzutragen]
Einbezogene reale Leistungsabrufe oder Vorgänge: [Referenzen einzutragen]
Entscheidend ist nicht eine feste Mindestzahl von Abrufen.
Entscheidend ist, ob ausreichend unterschiedliche und wiederholte reale Erfahrungen vorliegen, um den Regelbetrieb zuverlässig beurteilen zu können.
S-01 Die vorher festgelegte praktische Erfahrungsbasis wurde erreicht.
| Prüfzeile S-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-02 Die für die Einführungsphase wichtigen Bedarfe können im realen Betrieb zuverlässig über die URV abgewickelt werden.
| Prüfzeile S-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-03 Der vollständige Prozess funktioniert bei mehreren aussagekräftigen realen Vorgängen zuverlässig und nicht nur in einem einzelnen erfolgreichen Fall.
| Prüfzeile S-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-04 Es bestehen keine offenen Mängel, die einen zuverlässigen Betrieb gefährden.
| Prüfzeile S-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-05 Es bestehen keine wiederkehrenden wichtigen Prozessfehler, die einen zuverlässigen Regelbetrieb infrage stellen.
Sind solche Fehler früher aufgetreten, wurden ihre Ursachen wirksam behoben und die betroffene Funktion anschließend erfolgreich erneut geprüft.
| Prüfzeile S-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-06 Bearbeitungszeiten und sonstige Reibungen im Ablauf stehen einem zuverlässigen Regelbetrieb nicht entgegen.
Soweit geeignete Vergleichswerte oder Erwartungen vorhanden sind, zeigen sie keine dauerhafte wesentliche Verschlechterung.
| Prüfzeile S-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-07 Normale Probleme können von den vorgesehenen Stellen im normalen Betrieb ohne besondere Unterstützung aus der Einführungsphase gelöst werden.
| Prüfzeile S-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-08 Höchstwertkontrolle, Reporting, Preise, Abrechnung und die dafür benötigten Grunddaten funktionieren im realen Betrieb zuverlässig.
| Prüfzeile S-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-09 Die für die Einführung vorgesehenen Nutzergruppen können die URV ohne besondere Einführungsbegleitung nutzen.
| Prüfzeile S-09: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
S-10 Es bestehen keine Restpunkte oder nur solche nichtkritischen Restpunkte, die den zuverlässigen Betrieb nicht beeinträchtigen und einer verantwortlichen Stelle im Regelbetrieb zugeordnet sind.
| Prüfzeile S-10: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-01 Für alle dauerhaft notwendigen URV-Aufgaben ist eine verantwortliche Stelle im Regelbetrieb benannt.
| Prüfzeile U-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-02 Erforderliche Stellvertretungen sind eingerichtet und können ihre Aufgaben tatsächlich übernehmen.
| Prüfzeile U-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-03 Alle dauerhaft benötigten Vertrags-, Prozess-, Katalog-, Preis-, Finanz-, Höchstwert-, Reporting- und Referenzunterlagen liegen in den vorgesehenen dauerhaften Ablagen oder Systemen.
| Prüfzeile U-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-04 Die dauerhaft verantwortlichen Stellen besitzen die notwendigen Zugänge und Berechtigungen.
| Prüfzeile U-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-05 Ansprechpartner, Unterstützungswege und Eskalationswege sind vollständig in den Regelbetrieb übergeben.
| Prüfzeile U-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-06 Offene nichtkritische Restpunkte sind einer verantwortlichen Stelle und einem normalen Prozess oder einer konkreten Folgemaßnahme zugeordnet.
| Prüfzeile U-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine Restpunkte bestehen] |
U-07 Für normale URV-Vorgänge ist keine besondere Unterstützung aus der Einführungsphase mehr erforderlich.
| Prüfzeile U-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
U-08 Keine dauerhaft notwendige Aufgabe hängt von Wissen ab, das nur einzelne Personen aus dem Einführungsprojekt besitzen und das nicht dokumentiert wurde.
| Prüfzeile U-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Ein positives Ergebnis ist nur möglich, wenn alle anwendbaren Prüfpunkte S-01 bis S-10 und U-01 bis U-08 erfüllt oder zulässig als "Nicht anwendbar" bewertet wurden.
Es darf kein offener Mangel bestehen, der den zuverlässigen Regelbetrieb beeinträchtigt.
Für normale URV-Vorgänge darf keine besondere Einführungsorganisation mehr benötigt werden.
Auch diese Prüfung kann mit einem negativen oder noch nicht abschließenden Ergebnis beendet werden.
Offene Punkte bleiben dann unverändert dokumentiert.
Zusätzliche organisationsinterne Kriterien: [einzutragen oder "Keine"]
Offene betriebsgefährdende Mängel: [einzutragen oder "Keine"]
Wiederkehrende wichtige Prozessprobleme: [einzutragen oder "Keine"]
Nichtkritische Restpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Besondere Einführungsunterstützung noch erforderlich: [ja / nein]
Falls ja, wofür: [einzutragen]
Genau ein Gesamtergebnis wird ausgewählt:
Prüfung abgeschlossen durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Die eigentliche Entscheidung über den Übergang in den Regelbetrieb trifft die dafür in der "Einführungsstrategie" bestimmte Stelle.
Verweis auf die Entscheidung: [einzutragen]
Nach dem Übergang in den Regelbetrieb wird diese Checkliste nicht laufend fortgeschrieben.
Laufende Informationen bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen und Dokumenten.
Das gilt insbesondere für:
Die regelmäßige Betriebsprüfung prüft zu bestimmten Zeitpunkten, ob die dauerhaft wichtigen URV-Funktionen weiterhin zuverlässig arbeiten.
Prüfungsrhythmus: [einzutragen]
Verantwortlich für die Auslösung der Prüfung: [einzutragen]
Die Häufigkeit richtet sich nach:
Die vollständige Betriebsprüfung muss nicht automatisch jedes Quartal wiederholt werden.
B-01 Änderungen seit der vorherigen Prüfung wurden darauf geprüft, ob dadurch zusätzliche oder andere Prüfpunkte erforderlich werden.
Berücksichtigt werden insbesondere Änderungen bei:
| Prüfzeile B-01: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Zusätzliche oder nicht mehr benötigte Prüfpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
B-02 URV-Verantwortlicher, Stellvertretung und andere wichtige Dauerrollen sind weiterhin eindeutig besetzt und handlungsfähig.
| Prüfzeile B-02: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-03 Die Vertragssteuerung funktioniert weiterhin und verfügt über vollständige und aktuelle Informationen.
| Prüfzeile B-03: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-04 Der Auftragnehmer erfüllt weiterhin die vertraglichen Pflichten zum Lieferantenportfolio und zum Leistungskatalog.
Der Prozess zum Hinzufügen weiterer zulässiger Lieferantenleistungen funktioniert weiterhin.
| Prüfzeile B-04: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-05 Freigabe, Versionierung, Gültigkeit, Deaktivierung und Historisierung des Katalogs funktionieren weiterhin zuverlässig.
| Prüfzeile B-05: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-06 Eine geeignete Stichprobe realer Leistungsabrufe zeigt eine durchgängige und nachvollziehbare Verbindung von Katalog, Angebot und Leistungsabruf bis zur Abrechnung und zum Reporting.
| Prüfzeile B-06: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-07 Eine geeignete Stichprobe zeigt, dass Wirtschaftlichkeitsprüfung und Leistungsabruf jeweils auf derselben endgültigen Angebotsfassung beruhen.
| Prüfzeile B-07: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-08 Eine geeignete Stichprobe zeigt, dass Einkaufspreis, Handelsaufschlag, wirtschaftliche Vorteile und Nachweise korrekt behandelt werden.
| Prüfzeile B-08: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-09 Das Höchstwertregister stimmt mit den zugrunde liegenden Leistungsabrufen und wertsteigernden Änderungen überein.
| Prüfzeile B-09: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-10 Höchstwertverbrauch und tatsächlicher Abrechnungswert werden weiterhin getrennt und nachvollziehbar geführt.
| Prüfzeile B-10: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-11 Die für die laufende Steuerung verwendeten Reportingdaten sind vollständig, nachvollziehbar und stimmen mit den zugrunde liegenden Betriebsdaten überein.
| Prüfzeile B-11: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
B-12 Wichtige Änderungen an Vertrag, Prozessen, Systemen oder Katalog wurden kontrolliert umgesetzt.
Auswirkungen auf andere betroffene Abläufe wurden berücksichtigt.
| Prüfzeile B-12: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechenden Änderungen vorlagen] |
B-13 Wiederkehrende wichtige Fehler oder Störungen werden nicht nur im Einzelfall behoben.
Ihre Ursachen werden geprüft und wirksam behandelt.
| Prüfzeile B-13: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] | Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn keine entsprechenden Fehler oder Störungen vorlagen] |
B-14 Normale URV-Vorgänge können weiterhin ohne besondere Projektunterstützung oder dauerhafte Hilfe einzelner Personen bearbeitet werden.
| Prüfzeile B-14: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt | Nachweis: [einzutragen] | Geprüft durch: [einzutragen] | Datum: [einzutragen] | Verweis: [einzutragen oder "Keine"] |
Das Ergebnis "Die geprüften dauerhaften Betriebsfunktionen sind wirksam" darf nur gewählt werden, wenn alle für diese Prüfung vorgesehenen Prüfpunkte erfüllt oder zulässig als "Nicht anwendbar" bewertet wurden.
Ist mindestens ein anwendbarer Prüfpunkt nicht erfüllt, wird geprüft, wie schwer der Befund wiegt.
Es wird dann zwischen folgenden Fällen unterschieden:
Auch eine regelmäßige Betriebsprüfung kann mit einem negativen oder noch nicht abschließenden Ergebnis beendet werden.
Geprüfte Leistungsabrufe: [Referenzen einzutragen]
Geprüfte Berichts- oder Abrechnungszeiträume: [einzutragen]
Wichtige Betriebsbefunde: [einzutragen oder "Keine"]
Verweise auf die weitere Bearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Genau ein Gesamtergebnis wird ausgewählt:
Zusätzliche Prüfung wegen eines konkreten Befunds erforderlich: [ja / nein]
Falls ja, Prüfgegenstand: [einzutragen]
Nächste regelmäßige Betriebsprüfung: [Datum oder Zeitraum einzutragen]
Prüfung abgeschlossen durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Eine solche Prüfung wird durchgeführt, wenn eine wichtige Änderung oder ein wichtiger Befund die Aussage einer früheren Prüfung für einen bestimmten Bereich infrage stellt.
Mögliche Auslöser sind insbesondere:
Die bloße Annäherung an den Höchstwert löst keine zusätzliche Betriebsprüfung aus.
Sie wird im normalen Höchstwert- und Vertragsmanagement behandelt, solange die Höchstwertkontrolle selbst zuverlässig funktioniert.
Grund der Prüfung: [einzutragen]
Datum des auslösenden Ereignisses oder Befunds: [einzutragen]
Frühere Prüfung, auf die Bezug genommen wird: [einzutragen]
Betroffene Bereiche: [einzutragen]
Betroffene bestehende Prüfpunkte: [Kennungen einzutragen]
Zusätzlich benötigte Prüfpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Weitere davon abhängige Bereiche: [einzutragen oder "Keine"]
Es werden nur die betroffenen Kontrollen und ihre wichtigen Abhängigkeiten erneut geprüft.
Unveränderte und nicht betroffene Bereiche werden nicht ohne Grund vollständig wiederholt.
Bei einem Wechsel einer verantwortlichen Person oder Stellvertretung werden insbesondere erneut geprüft:
Ein Rollenwechsel führt nicht automatisch zu einer vollständigen Wiederholung aller früheren Prüfungen.
Für jeden erneut geprüften bestehenden Punkt werden Kennung, Anforderung und neues Ergebnis dokumentiert.
Prüfpunktkennung: [einzutragen]
Anforderung: [einzutragen oder aus dem ursprünglichen Prüfpunkt übernehmen]
Ergebnis: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar
Nachweis: [einzutragen]
Geprüft durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Verweis auf Befund oder Restpunkt: [einzutragen oder "Keine"]
Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn erforderlich]
Weitere erneut geprüfte Punkte werden nach demselben Muster ergänzt.
Reicht kein bestehender Prüfpunkt aus, kann für den konkreten Anlass ein zusätzlicher Prüfpunkt aufgenommen werden.
Prüfpunktkennung: [einzutragen]
Anforderung: [einzutragen]
Ergebnis: [ ] Noch zu prüfen [ ] Erfüllt [ ] Nicht erfüllt [ ] Nicht anwendbar
Nachweis: [einzutragen]
Geprüft durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Verweis auf Befund oder Restpunkt: [einzutragen oder "Keine"]
Begründung bei "Nicht anwendbar": [nur wenn erforderlich]
Weitere zusätzliche Prüfpunkte werden nach demselben Muster ergänzt.
Das Ergebnis "Der geprüfte Bereich funktioniert zuverlässig" darf nur gewählt werden, wenn alle für diese Prüfung vorgesehenen Prüfpunkte erfüllt oder zulässig als "Nicht anwendbar" bewertet wurden.
Ist mindestens ein anwendbarer Prüfpunkt nicht erfüllt, kann der geprüfte Bereich nicht als vollständig zuverlässig bestätigt werden.
Auch diese Prüfung kann mit einem negativen oder noch nicht abschließenden Ergebnis beendet werden.
Festgestellte wichtige Befunde: [einzutragen oder "Keine"]
Verweis auf die weitere Bearbeitung: [einzutragen oder "Keine"]
Erforderliche Wiederholungsprüfung: [einzutragen oder "Keine"]
Genau ein Gesamtergebnis wird ausgewählt:
Prüfung abgeschlossen durch: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Die Checkliste ist kein eigenes Problem-, Maßnahmen- oder Änderungsregister.
Ein Befund wird nur so weit in der Checkliste beschrieben, wie dies für das Prüfergebnis und einen eindeutigen Verweis auf die weitere Bearbeitung notwendig ist.
Für einen wichtigen Befund werden mindestens folgende Angaben festgehalten:
Befundkennung: [einzutragen]
Betroffener Prüfpunkt: [einzutragen]
Festgestelltes Problem: [einzutragen]
Auswirkung auf das Prüfergebnis: [einzutragen]
Führende Dokumentation oder Vorgang: [einzutragen]
Verantwortliche Stelle: [einzutragen]
Spätere Wiederholungsprüfung erforderlich: [ja / nein]
Was später erneut geprüft werden muss: [einzutragen oder "Nicht erforderlich"]
Weitere Befunde werden nach demselben Muster ergänzt.
Die Behebung eines Problems wird in der dafür führenden Dokumentation festgehalten.
Bei einem wichtigen Fehler gilt die Funktion erst dann wieder als zuverlässig, wenn die notwendige Wiederholungsprüfung erfolgreich war.
Das spätere Prüfergebnis wird nicht nachträglich in die ursprüngliche abgeschlossene Prüfung eingetragen.
Stattdessen wird eine neue Prüfung angelegt.
Diese verweist auf:
Die frühere Prüfung bleibt unverändert.
Nicht jeder Prüfpunkt erfordert die Prüfung aller vorhandenen Vorgänge.
Soweit eine Stichprobe ausreicht, muss sie zum Prüfzweck passen.
Sie soll insbesondere unterschiedliche wichtige Prozess- oder Kontrollsituationen abdecken.
Es dürfen nicht nur besonders einfache oder bereits als fehlerfrei bekannte Fälle ausgewählt werden.
Bei größeren Nutzergruppen kann die tatsächliche Nutzerfähigkeit ebenfalls mit einer geeigneten Auswahl geprüft werden.
Zentrale Fachrollen und notwendige Stellvertretungen werden dagegen anhand ihrer eigenen Aufgaben geprüft.
Umfang der Stichprobe: [einzutragen]
Grundlage der Auswahl: [einzutragen]
Einbezogene Vorgänge oder Personen: [Referenzen einzutragen]
Warum die Stichprobe geeignet ist: [einzutragen]
Festgestellte Auffälligkeiten: [einzutragen oder "Keine"]
Stichprobe muss erweitert werden: [ja / nein]
Falls ja, Grund und zusätzlicher Umfang: [einzutragen]
Eine Prüfung kann abgeschlossen und archiviert werden, auch wenn das Ergebnis nicht positiv ist.
Der Abschluss einer Prüfung bedeutet daher nicht automatisch:
Vor dem Abschluss wird geprüft:
Für ein positives Ergebnis zum produktiven Nutzungsstart gilt zusätzlich:
Für ein positives Ergebnis zum Übergang in den Regelbetrieb gilt zusätzlich:
Für ein positives Ergebnis einer regelmäßigen Betriebsprüfung gilt zusätzlich:
Für ein positives Ergebnis einer Prüfung bei einem konkreten Anlass gilt zusätzlich:
Prüf-ID: [einzutragen]
Prüfart: [einzutragen]
Abschlussdatum: [einzutragen]
Gesamtergebnis: [einzutragen]
Offene wichtige Befunde: [einzutragen oder "Keine"]
Offene nichtkritische Restpunkte: [einzutragen oder "Keine"]
Noch nicht abschließend geprüfte erforderliche Punkte: [einzutragen oder "Keine"]
Verweis auf eine erforderliche Freigabeentscheidung: [einzutragen oder "Nicht anwendbar"]
Verweis auf nächste Prüfung oder Wiedervorlage: [einzutragen oder "Keine"]
Dauerhafte Ablage: [einzutragen]
Abschließend geprüft durch: [einzutragen]
Funktion: [einzutragen]
Datum: [einzutragen]
Die Checkliste ergänzt die laufenden Vertrags-, Beschaffungs-, Finanz- und Kontrollprozesse.
Sie ersetzt diese nicht.
Der operative Leistungskatalog bleibt die führende Dokumentation für:
Die Leistungsabrufdokumente bleiben die führende Dokumentation für:
Die Wirtschaftlichkeitsfeststellung bleibt die führende Dokumentation für die wirtschaftliche Bewertung des konkreten Angebots.
Abrechnungsnachweis und Rechnungsprüfung bleiben die führende Dokumentation für die jeweilige Abrechnung.
Die Höchstwertkontrolle bleibt die führende Dokumentation für:
Das Reporting bleibt die führende Dokumentation für laufende Betriebs- und Steuerungsinformationen.
Das Vertragsmanagement bleibt die führende Dokumentation für:
Bestehende Problem-, Maßnahmen-, Risiko- und Änderungsprozesse bleiben die führende Dokumentation für die Bearbeitung konkreter Befunde.
Die Checkliste nutzt diese Informationen nur als Nachweise für einzelne Prüfungen.
Sie wird nicht als zusätzliches Betriebsregister, Maßnahmenregister oder laufendes Protokoll aller URV-Vorgänge geführt.
Musterversion: [einzutragen]
Musterstand: [Datum einzutragen]
Der Quartalsbericht gibt einen kompakten Überblick über die Nutzung und den aktuellen Stand der Universellen Rahmenvereinbarung (URV).
Der Auftragnehmer erstellt den Bericht innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ende jedes Kalenderquartals.
Der Bericht enthält nur Informationen, die für die laufende Steuerung der URV wichtig sind. Einzelheiten bleiben in den jeweils führenden Unterlagen.
Dazu gehören insbesondere:
Der Quartalsbericht ersetzt diese Unterlagen nicht.
Auch wenn im Quartal keine Abrufe oder wesentlichen Änderungen vorlagen, wird ein Bericht erstellt. In diesem Fall werden die aktuellen Bestandswerte angegeben und die übrigen Bereiche als Nullmeldung gekennzeichnet.
Soweit nach Ende der Rahmenvereinbarung weiterhin Quartalsberichte für noch laufende Leistungsabrufe erforderlich sind, wird dieses Muster weiterverwendet.
Beginnt die Rahmenvereinbarung während eines laufenden Quartals, beginnt der erste Berichtszeitraum mit dem Vertragsbeginn.
Alle Geldwerte werden in der Währung des vertraglich festgelegten Höchstwerts angegeben.
Soweit Beträge aus einer anderen Währung umgerechnet werden müssen, gelten die dafür bereits festgelegten Regeln der URV.
Ein Leistungsabruf kann im selben Quartal beispielsweise neu abgeschlossen, geändert und wieder beendet worden sein. Er kann deshalb bei mehreren Ereignisarten mitgezählt werden.
Wesentliche Entwicklung im Quartal: [kurz einzutragen oder "Keine wesentliche Entwicklung"]
Aktueller Handlungs- oder Klärungsbedarf: [kurz einzutragen oder "Keiner"]
Das Nettoabrufvolumen des Quartals besteht aus:
Netto bedeutet ohne Umsatzsteuer.
Spätere Verringerungen, Gutschriften, nicht ausgeübte bereits berücksichtigte Optionen oder aufgehobene Leistungsabrufe werden nicht vom bereits erfassten Nettoabrufvolumen abgezogen.
Dasselbe gilt für den Höchstwertverbrauch. Ein einmal gebundener Betrag wird durch spätere Verringerungen nicht wieder frei.
Kontrolle:
[Höchstwertverbrauch zu Beginn] + [neue Bindung] + [zusätzliche Bindung] = [Höchstwertverbrauch am Berichtsstichtag]
Ergebnis: stimmt / stimmt nicht
Der verbleibende Höchstwert ergibt sich aus:
[Höchstwert] - [Höchstwertverbrauch] = [verbleibender Höchstwert]
Absehbare Erreichung oder Überschreitung des Höchstwerts: ja / nein
Falls ja:
Der Quartalsbericht ersetzt nicht die erforderliche unverzügliche Information bei einer absehbaren Erreichung oder Überschreitung des Höchstwerts.
Aufgeführt werden alle Leistungsabrufe, die am Berichtsstichtag noch laufen oder im Quartal neu abgeschlossen, geändert oder beendet wurden.
Für jeden Leistungsabruf:
Weitere Leistungsabrufe werden nach demselben Schema ergänzt.
Keine aufzuführenden Leistungsabrufe: [ ]
Kontrolle:
[Abgerechneter Gesamtwert zu Beginn] + [abgerechneter Nettowert des Quartals] = [abgerechneter Gesamtwert am Berichtsstichtag]
Ergebnis: stimmt / stimmt nicht
Der abgerechnete Nettowert des Quartals enthält die im Quartal wirksam gewordenen Gutschriften und sonstigen Abrechnungskorrekturen.
Der abgerechnete Gesamtwert und der Höchstwertverbrauch sind unterschiedliche Werte und müssen nicht übereinstimmen.
Die Einzelheiten zu Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Korrekturen bleiben in den Abrechnungsunterlagen.
Nachträglich bekannt gewordene und zuverlässig bezifferbare wirtschaftliche Vorteile im Quartal: [Betrag oder "Keine"]
Nicht bezifferbare, aber wichtige wirtschaftliche Vorteile: [kurz einzutragen oder "Keine"]
Sind alle im Quartal bekannt gewordenen zurechenbaren wirtschaftlichen Vorteile berücksichtigt oder einer weiteren Bearbeitung zugeordnet: ja / nein
Falls nein:
Wirtschaftliche Vorteile werden nur als eigener Betrag angegeben, wenn sie zuverlässig beziffert werden können. Es werden keine künstlichen Vergleichspreise oder rechnerischen Rabatte gebildet.
Die vollständigen Preis- und Abrechnungsnachweise bleiben in den dafür vorgesehenen Unterlagen.
Eine Änderung wird nur einzeln erläutert, wenn sie die Beschaffung eines relevanten Bedarfs oder einen laufenden oder vorbereiteten Leistungsabruf merklich beeinflusst.
Für jede wesentliche Änderung:
Weitere wesentliche Änderungen werden nach demselben Schema ergänzt.
Keine wesentlichen Änderungen des Lieferantenportfolios: [ ]
Der Bestand wird nach Katalogeintragskennungen gezählt. Neue Versionen desselben Katalogeintrags erhöhen den Bestand nicht.
Eine Änderung wird nur einzeln erläutert, wenn sie die Beschaffung eines relevanten Bedarfs, einen laufenden oder vorbereiteten Leistungsabruf oder die Nutzung des Leistungskatalogs merklich beeinflusst.
Für jede wesentliche Änderung:
Weitere wesentliche Änderungen werden nach demselben Schema ergänzt.
Keine wesentlichen Änderungen des Leistungskatalogs: [ ]
Die vollständige Versions- und Statushistorie bleibt im operativen Leistungskatalog.
Der Quartalsbericht enthält nur wesentliche Störungen. Gewöhnliche operative Probleme werden nicht einzeln berichtet.
Der Quartalsbericht ersetzt nicht die unverzügliche Meldung einer wesentlichen Störung.
Aufgeführt werden alle im Quartal neu bekannt gewordenen wesentlichen Störungen.
Ältere wesentliche Störungen werden zusätzlich aufgenommen, wenn sie noch offen sind und sich ihr Stand im Quartal wesentlich geändert hat.
Für jede aufzuführende wesentliche Störung:
Weitere wesentliche Störungen werden nach demselben Schema ergänzt.
Keine aufzuführenden wesentlichen Störungen: [ ]
Wiederkehrende kleinere Probleme werden nur berichtet, wenn daraus eine erkennbare strukturelle Auffälligkeit entsteht.
Strukturelle Auffälligkeit: [kurz einzutragen oder "Keine"]
Zusammen mit dem Quartalsbericht wird ein strukturierter und maschinenlesbarer Begleitdatensatz bereitgestellt.
Soweit kein anderes Format vereinbart wurde, wird eine XLSX-Datei verwendet.
Der Begleitdatensatz enthält nur die Daten, die für den Quartalsbericht und seine Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.
Mindestens:
Mindestens:
Mindestens:
Mindestens:
Mindestens:
Soweit für die Berichtswerte erforderlich, mindestens:
Die strukturierten Daten müssen ausreichen, um die wesentlichen Anzahlen und Geldwerte des Quartalsberichts nachvollziehen zu können.
Es wird kein zweites Vertrags-, Problem-, Maßnahmen-, Risiko-, Lieferanten- oder Katalogregister aufgebaut.
Einzelheiten und Nachweise bleiben in den jeweils führenden Unterlagen.
Vor der Übermittlung prüft der Auftragnehmer mindestens:
Prüfergebnis:
Offene wesentliche Abweichung: [kurz einzutragen oder "Keine"]
Eine wesentliche Abweichung soll vor der Übermittlung geklärt werden.
Ist dies bis zum Ablauf der Berichtsfrist ausnahmsweise nicht möglich, wird die Abweichung im Bericht genannt. Nach der Klärung wird eine korrigierte vollständige Berichtsversion übermittelt.
Ein bereits übermittelter Bericht wird nicht überschrieben.
Bei einer Korrektur:
Wenn die Korrektur eines früheren Quartals Auswirkungen auf spätere Quartalsberichte hat, werden auch diese geprüft und bei Bedarf korrigiert.
Übermittelte Berichtsversionen und die zugehörigen Begleitdatensätze bleiben nachvollziehbar erhalten.
Die URV ist als weitgehend standardisiertes Beschaffungsframework angelegt, das von öffentlichen Auftraggebern für den eigenen Bedarf übernommen und angepasst werden kann. Die veröffentlichten URV-Dokumente bilden dafür die gemeinsame Ausgangsbasis. Bei der Einführung durch einen konkreten Auftraggeber müssen insbesondere der Leistungsbereich und der Leistungsrahmen festgelegt, der Auftragswert geschätzt, der Höchstwert bestimmt sowie die Eignungsanforderungen, weitere projektspezifische Parameter und die organisatorischen Abläufe festgelegt werden. Für diese Adaption und das anschließende Vergabeverfahren kann externe vergaberechtliche Begleitung sinnvoll sein.
Externe vergaberechtliche Begleitung ist keine Voraussetzung für die Nutzung der URV. Verfügt der Auftraggeber selbst über ausreichende vergaberechtliche Kompetenz und die notwendigen personellen Kapazitäten, kann er die URV ohne externe Rechtsberatung einführen und das Vergabeverfahren durchführen. Externe Unterstützung bietet sich insbesondere an, wenn zusätzliche Spezialkenntnisse, zusätzliche Kapazitäten oder eine unabhängige rechtliche Absicherung bei anspruchsvollen Fragen benötigt werden. Sie soll dazu beitragen, die URV für den konkreten Anwendungsfall rechtlich belastbar umzusetzen, ersetzt aber weder die fachliche Arbeit des Auftraggebers noch dessen Verantwortung für das Verfahren.
Ebenso wenig besteht die Aufgabe der externen Begleitung darin, die bereits entwickelte URV für jeden neuen Auftraggeber erneut zu entwerfen. Ihr Schwerpunkt liegt darauf, vorhandene Strukturen richtig anzuwenden, notwendige Anpassungen rechtlich abzusichern und konkrete Rechtsprobleme dort zu lösen, wo sie tatsächlich auftreten. Ohne eine klare Abgrenzung besteht die Gefahr, dass bereits geklärte Grundlagen erneut untersucht, vorhandene Vorlagen ohne materiellen Grund umgeschrieben oder gewöhnliche Verfahrensfragen vorsorglich zu umfangreichen Rechtsfragen gemacht werden. Umgekehrt darf eine begrenzte Aufgabenstellung nicht dazu führen, dass erhebliche Rechtsprobleme ausgeblendet werden. Gute externe Begleitung verbindet deshalb einen klar abgegrenzten Auftrag mit einer uneingeschränkten Pflicht, tatsächliche rechtliche Probleme offen und nachvollziehbar zu benennen.
Ein Auftraggeber, der externe vergaberechtliche Begleitung für eine URV-Einführung beauftragt, hat die grundlegende Entscheidung für den Einsatz der URV bereits getroffen. Das Mandatsziel lautet daher, dieses Framework für den konkreten Auftraggeber rechtlich tragfähig zu adaptieren, abzusichern und durch das Vergabeverfahren zu begleiten. Nicht Gegenstand des normalen Mandats ist die erneute allgemeine Prüfung, ob stattdessen eine andere Beschaffungsform gewählt werden sollte. Fest steht damit das Ziel und der Gegenstand des Mandats, nicht aber das Ergebnis einzelner Rechtsfragen.
Zur feststehenden Grundarchitektur gehören insbesondere die Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer, dessen Stellung als Wiederverkäufer und alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers für die über die URV abgerufenen Leistungen, der statische Leistungsrahmen mit dem innerhalb dieser Grenze dynamischen Leistungskatalog, die vorgesehene Leistungsabruflogik sowie die grundlegende Preis- und Vertragsmechanik. Diese Elemente werden als Ausgangspunkt der Adaption behandelt. Der externe Berater soll deshalb nicht prüfen, welche Beschaffungsarchitektur er selbst von Grund auf bevorzugen würde, sondern wie die gewählte URV im konkreten Anwendungsfall rechtlich belastbar umgesetzt werden kann.
Maßgeblich für das Mandat sind die aktuelle veröffentlichte URV und die darauf aufbauenden aktuellen Unterlagen des konkreten Auftraggebers. Frühere Entwürfe, verworfene Gestaltungsvarianten, interne Entwicklungsdiskussionen und sonstige überholte Zwischenstände gehören grundsätzlich nicht zur Informationsgrundlage der externen Begleitung. Sie werden nur dann herangezogen, wenn sie für eine konkrete aktuelle Rechtsfrage noch eine eigenständige Bedeutung besitzen. Dadurch bleibt die Beratung auf den tatsächlich geltenden Projektstand gerichtet und bereits abgeschlossene Entwicklungsentscheidungen werden nicht allein aufgrund ihrer früheren Entstehungsgeschichte erneut geöffnet.
Diese Mandatsbegrenzung beeinträchtigt die unabhängige Rechtsberatung nicht. Erkennt der Berater einen konkreten erheblichen Rechtskonflikt, muss er diesen auch dann benennen, wenn eine bereits getroffene URV-Grundentscheidung betroffen ist. Die Begrenzung verhindert lediglich, dass persönliche Gestaltungsvorlieben, eine andere Risikobereitschaft oder die Gewohnheit an andere Beschaffungsmodelle automatisch zu einer erneuten Grundsatzdiskussion führen. Ein Berater soll deshalb deutlich unterscheiden können, ob er eine rechtliche Grenze feststellt oder lediglich selbst eine andere Gestaltung bevorzugen würde.
Eine Grundentscheidung der URV sollte nur ausnahmsweise wieder geöffnet werden. Dafür muss ein konkret belegter und materiell erheblicher Rechtsbefund vorliegen, der die tatsächliche URV-Grundarchitektur betrifft und nicht durch eine punktuelle Anpassung oder zusätzliche Umsetzungsmaßnahme behoben werden kann. Die Neuartigkeit einer Konstruktion, fehlende unmittelbar einschlägige Rechtsprechung, eine vorsichtigere persönliche Empfehlung oder ein abstraktes Nachprüfungsrisiko reichen dafür nicht aus. Diese hohe Schwelle schützt keine fehlerhafte Konstruktion vor Kritik, sondern sorgt dafür, dass tatsächliche Rechtsprobleme von bloßen Präferenzen und allgemeinen Bedenken getrennt werden.
Die externe Begleitung setzt bei der konkreten Einführung der URV an. Sie unterstützt den Auftraggeber dabei, die veröffentlichten Vorlagen auf den tatsächlichen Leistungsbereich, den Beschaffungsmarkt und die organisatorischen Bedingungen anzuwenden. Dazu gehören insbesondere die rechtliche Prüfung projektspezifischer Anpassungen, der Eignungs- und Nachweisanforderungen, besonderer Leistungs- oder Vertragsanforderungen sowie die abschließende rechtliche Konsistenzprüfung der adaptierten Vergabeunterlagen. Die fachliche Bedarfsbestimmung und die Festlegung der tatsächlich benötigten Leistungen bleiben Aufgabe des Auftraggebers und seiner Fachbereiche.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der rechtlichen Qualitätssicherung vor Veröffentlichung des Vergabeverfahrens. Der Berater soll prüfen, ob die adaptierten Dokumente in sich und untereinander konsistent sind und ob die projektspezifischen Anforderungen transparent, bestimmt, verhältnismäßig und wettbewerblich tragfähig ausgestaltet wurden. Dabei geht es nicht darum, die veröffentlichten URV-Dokumente vollständig neu zu begutachten. Die Prüfung konzentriert sich auf die konkrete Adaption, die Schnittstellen zwischen den Dokumenten und die Punkte, an denen der jeweilige Auftraggeber eigene Entscheidungen getroffen oder Standardregelungen verändert hat.
Während des Vergabeverfahrens soll die externe Begleitung dort eingesetzt werden, wo tatsächlich eine rechtliche Beurteilung erforderlich ist. Dazu können rechtlich relevante Bieterfragen, wesentliche Änderungen der Vergabeunterlagen, schwierige Eignungs- oder Ausschlussfragen, ungewöhnlich niedrige Angebote, Rügen und besondere Fragen vor der Zuschlagsentscheidung gehören. Rein fachliche, organisatorische oder eindeutig durch die Vergabeunterlagen beantwortete Fragen sollen dagegen grundsätzlich beim Auftraggeber verbleiben. Die externe Begleitung ist damit keine ausgelagerte Vergabestelle, sondern eine gezielt eingesetzte rechtliche Unterstützung.
Bei einem konkreten Rechtsproblem soll der Berater nicht lediglich feststellen, dass die bestehende Gestaltung problematisch erscheint. Er soll bestimmen, worin das Problem genau besteht, welcher Rechtsmaßstab betroffen ist und welche rechtlich tragfähigen Handlungsmöglichkeiten bestehen. Soweit eine Anpassung erforderlich ist, soll zunächst die kleinste ausreichende Änderung innerhalb der bestehenden URV-Architektur gesucht werden. Eine grundlegende Änderung kommt erst in Betracht, wenn sich das Problem nicht durch eine punktuelle Anpassung, zusätzliche Absicherung oder andere Umsetzungsmaßnahme lösen lässt.
Die externe vergaberechtliche Begleitung bereitet Entscheidungen vor, sie übernimmt diese aber nicht. Der Auftraggeber bleibt für das Vergabeverfahren, seine wesentlichen Verfahrensentscheidungen und die fachlichen sowie wirtschaftlichen Festlegungen verantwortlich. Dies betrifft insbesondere die Festlegung des Bedarfs, des Leistungsbereichs, der erforderlichen fachlichen Anforderungen und der Eignungskriterien, die Schätzung des Auftragswerts, die Festlegung des Höchstwerts sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen. Der Berater kann hierzu rechtliche Grenzen und Risiken aufzeigen, soll aber keine fachlichen oder strategischen Entscheidungen an die Stelle des Auftraggebers setzen.
Das gilt ebenso während der Durchführung des Vergabeverfahrens. Entscheidungen über Änderungen der Vergabeunterlagen, Nachforderungen, Eignung, Ausschluss, den Umgang mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten, Rügen und den Zuschlag müssen vom Auftraggeber selbst nachvollzogen und getragen werden. Externe Anwälte können diese Entscheidungen rechtlich vorbereiten, Sachverhalte aufarbeiten, Handlungsoptionen entwickeln und Formulierungen entwerfen. Der Auftraggeber muss die maßgeblichen Bewertungen jedoch selbst verstehen und sich die darauf beruhende Entscheidung zu eigen machen.
Zu dieser Verantwortung gehört auch der Umgang mit vertretbaren rechtlichen Risiken. Der Berater soll den Auftraggeber in die Lage versetzen, zwischen rechtlich möglichen Handlungsalternativen sachgerecht zu entscheiden. Er soll nicht versuchen, die eigene Risikopräferenz dadurch durchzusetzen, dass eine vorsichtigere Variante als einzig rechtlich mögliche Lösung dargestellt wird. Welches verbleibende und vertretbare Risiko der Auftraggeber im Rahmen seiner Verantwortung akzeptiert, entscheidet der Auftraggeber selbst.
Für die Begleitung der URV ist eine ausgewiesene Spezialisierung im deutschen und europäischen Vergaberecht erforderlich. Der verantwortliche Berater sollte über mehrjährige praktische Erfahrung mit EU-weiten Liefer- und Dienstleistungsvergaben auf Auftraggeberseite verfügen und vollständige Vergabeverfahren selbst begleitet haben. Vertiefte Erfahrung mit Rahmenvereinbarungen und praktische Erfahrung mit Rügen und Nachprüfungsverfahren gehören ebenfalls zum fachlichen Kernprofil. Hinzukommen sollte ausreichende vertragsrechtliche Erfahrung mit öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsverträgen, damit der Berater auch die Vertragsarchitektur der URV und ihre projektspezifischen Anpassungen sicher beurteilen kann. Diese Erfahrungen sind erforderlich, damit er nicht nur abstrakte Rechtsfragen bewertet, sondern ihre tatsächliche Bedeutung für das konkrete Vergabe- und Vertragsmodell realistisch einschätzen kann.
Besonders wertvoll sind Erfahrungen mit Einauftragnehmer-Rahmenvereinbarungen, Abrufstrukturen, funktionalen Leistungsbeschreibungen, langfristigen Beschaffungsmodellen sowie technisch oder marktlich dynamischen Leistungsbereichen. Dies gilt ebenso für mehrstufige Vertrags- oder Lieferstrukturen, etwa bei IT-Beschaffungen, Systemhäusern, Resellern, herstellerübergreifenden Beschaffungen oder vergleichbaren Modellen mit einem zentralen Vertragspartner und nachgelagerten Leistungserbringern. Eine genau identische Vorerfahrung mit der URV kann dagegen nicht verlangt werden. Entscheidend ist, ob der Berater die einzelnen rechtlichen Mechanismen beherrscht und ihre Kombination sachgerecht beurteilen kann.
Ein Fachanwaltstitel für Vergaberecht ist ein starker objektiver Nachweis besonderer theoretischer Kenntnisse und praktischer Erfahrung, muss aber nicht zwingend vorausgesetzt werden, wenn eine mindestens gleichwertige Spezialisierung und praktische Tätigkeit anderweitig überzeugend belegt werden kann. Akademische Qualifikationen, Veröffentlichungen und anerkannte fachliche Tätigkeit können das Profil zusätzlich stärken. Sie ersetzen jedoch ebenso wenig die praktische Erfahrung wie Kanzleirankings, Marktbekanntheit oder die Größe einer Kanzlei.
Für die Eignung ist deshalb in erster Linie die konkret vorgesehene Person maßgeblich. Die Kanzlei als Organisation ist ergänzend hinsichtlich Kapazität, Stellvertretung, kurzfristiger Verfügbarkeit und gegebenenfalls weiterer benötigter Rechtsgebiete relevant. Die Person, deren Erfahrung und Arbeitsweise für die Auswahl ausschlaggebend waren, sollte das Mandat tatsächlich verantwortlich begleiten. Ein bekannter Kanzleiname allein bietet keine Gewähr dafür, dass die konkrete Bearbeitung den Anforderungen der URV entspricht.
Die methodische Eignung ist für die URV mindestens ebenso wichtig wie die fachliche Grundqualifikation. Der Berater muss in der Lage sein, eine bereits entwickelte und veröffentlichte Vertrags- und Vergabearchitektur zunächst vollständig zu verstehen und anschließend gezielt zu bearbeiten. Er sollte vorhandene Regelungen nicht allein deshalb ersetzen, weil die eigene Kanzlei üblicherweise andere Vertragsmuster verwendet oder eine andere Struktur bevorzugt. Änderungen benötigen einen konkreten fachlichen oder rechtlichen Grund.
Ein geeigneter Berater muss unterschiedliche Arten rechtlicher Aussagen zuverlässig auseinanderhalten und mit rechtlicher Unsicherheit methodisch sauber umgehen können. Er muss erkennen, wann eine Rechtsfrage unmittelbar durch Normen oder Rechtsprechung geklärt ist, wann eine eigenständige Auslegung erforderlich wird und wann tatsächlich mehrere vertretbare Auffassungen bestehen. Fehlt eine vollständig vergleichbare Gerichtsentscheidung, darf daraus weder automatisch ein Rechtsproblem noch automatisch die Zulässigkeit der Gestaltung abgeleitet werden. Entscheidend ist die Fähigkeit, aus den vorhandenen rechtlichen Maßstäben eine nachvollziehbare und auf den tatsächlichen URV-Sachverhalt bezogene Bewertung zu entwickeln.
Zur methodischen Eignung gehört außerdem die Bereitschaft, die eigene erste Einschätzung kritisch zu überprüfen. Bei materiell bedeutsamen Fragen muss der Berater ernsthafte Gegenargumente und abweichende Rechtsauffassungen berücksichtigen können, insbesondere wenn seine Empfehlung weitreichende Änderungen der URV auslösen würde. Ebenso muss er erkennen, ob ein Problem die Grundarchitektur, lediglich eine projektspezifische Adaption oder nur eine mögliche fehlerhafte Umsetzung betrifft. Dadurch wird verhindert, dass lokale oder hypothetische Probleme ohne ausreichenden Grund auf das gesamte Framework übertragen werden.
Die Beratung soll schließlich entscheidungstauglich sein. Umfangreiche juristische Ausführungen sind nur dann hilfreich, wenn die Komplexität der Frage sie tatsächlich erfordert. Der Auftraggeber muss erkennen können, was rechtlich feststeht, was vertretbar ist, welche Unsicherheit verbleibt, welche praktische Folge daraus entsteht und ob überhaupt eine Anpassung erforderlich ist. Gute Beratung reduziert eine komplexe Rechtsfrage auf ihre entscheidungsrelevanten Bestandteile, ohne notwendige rechtliche Differenzierungen zu verlieren.
Die externe vergaberechtliche Begleitung muss fachlich unabhängig erfolgen. Der Berater darf seine rechtliche Bewertung weder an einer gewünschten Antwort des Auftraggebers noch an Interessen anderer Mandanten ausrichten. Die Entscheidung des Auftraggebers für die URV begrenzt den Gegenstand des Mandats, nicht die rechtliche Beurteilung innerhalb dieses Mandats. Ein Berater, der einen erheblichen Rechtskonflikt erkennt, muss diesen deshalb auch dann offen ansprechen, wenn seine Einschätzung für das Projekt unbequem ist.
Vor der Beauftragung müssen mögliche Interessenkonflikte geprüft werden. Ein berufsrechtlicher Interessenkonflikt ist von einer bloßen wirtschaftlichen oder fachlichen Nähe zu bestimmten Marktteilnehmern zu unterscheiden. Dass eine Kanzlei beispielsweise auch Unternehmen, Systemhäuser, Hersteller oder andere Marktteilnehmer berät, macht sie nicht automatisch ungeeignet. Relevant wird eine solche Beziehung, wenn sie das konkrete Mandat beeinträchtigen, einen widerstreitenden Interessenkonflikt begründen oder begründete Zweifel an der unvoreingenommenen Bearbeitung der konkreten Aufgabe hervorrufen kann.
Soweit für die Prüfung erforderlich, sollte der Auftraggeber deshalb vor Mandatsbeginn einen Conflict Check verlangen und mögliche relevante Beziehungen offen ansprechen. Dabei müssen zugleich die anwaltliche Verschwiegenheit und berechtigte Vertraulichkeitsinteressen anderer Mandate gewahrt bleiben. Auch die im URV-Mandat erhaltenen nicht öffentlichen Informationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur für den vereinbarten Zweck verwendet werden. Diese Anforderungen sind Teil einer professionellen Mandatsorganisation und kein Ausdruck grundsätzlichen Misstrauens gegenüber externen Beratern.
Ein materieller rechtlicher Befund muss so begründet sein, dass der Auftraggeber und gegebenenfalls ein weiterer fachkundiger Dritter ihn nachvollziehen können. Dazu gehören die konkret betroffene URV-Regelung, der zugrunde gelegte tatsächliche Sachverhalt, die maßgebliche Rechtsgrundlage, die wesentlichen Quellen, die juristische Herleitung und die behauptete Rechtsfolge. Bei einfachen Fragen kann dies knapp erfolgen. Je stärker ein Einwand in die bestehende URV eingreifen würde, desto ausführlicher und belastbarer muss die Begründung sein.
Bei der Bewertung ist zwischen unterschiedlichen rechtlichen Ergebnissen zu unterscheiden. Eine zwingende Rechtsgrenze erfordert eine Reaktion. Soweit eine punktuelle Anpassung, zusätzliche Absicherung oder Umsetzungsmaßnahme ausreicht, bleibt die URV-Grundarchitektur unberührt. Reicht eine solche Lösung nicht aus und betrifft der Befund einen tragenden Mechanismus der URV, ist er nach der festgelegten hohen Wiederöffnungsschwelle zu eskalieren. Eine offene Rechtsfrage liegt dagegen vor, wenn eine belastbare eindeutige Einordnung trotz ernsthafter Prüfung nicht möglich ist. Daneben können Umsetzungsanforderungen bestehen, bei denen nicht die Grundkonstruktion selbst problematisch ist, sondern bestimmte tatsächliche Kontrollen, Verfahrensweisen oder Dokumentationen erforderlich sind. Eine bloße Gestaltungsempfehlung bleibt eine Empfehlung, wenn die bestehende Lösung rechtlich weiterhin tragfähig ist.
Eine vertretbare Rechtsauffassung bedeutet, dass aus der rechtlichen Bewertung kein zwingender Änderungsbedarf folgt. Davon getrennt ist zu beurteilen, ob ein konkretes und für die Entscheidung relevantes Rechtsschutz- oder sonstiges Rechtsrisiko verbleibt. Eine rechtlich tragfähige Position kann beispielsweise dennoch angreifbar sein oder zu einer Rüge beziehungsweise einem Nachprüfungsverfahren führen. Umgekehrt macht die bloße Möglichkeit eines solchen Angriffs die zugrunde liegende Gestaltung nicht rechtswidrig. Der Auftraggeber muss deshalb sowohl die rechtliche Tragfähigkeit als auch das verbleibende konkrete Risiko kennen und kann auf dieser Grundlage über die weitere Gestaltung entscheiden.
Formulierungen wie "nicht rechtssicher", "vergaberechtlich bedenklich", "ungewöhnlich" oder "mit Nachprüfungsrisiko verbunden" reichen für sich genommen nicht aus. Solche Aussagen müssen in eine überprüfbare Rechtsbewertung übersetzt werden. Der Berater soll darlegen, welches Recht betroffen ist, welche tatsächliche URV-Regelung oder Umsetzung er beurteilt, wie die rechtliche Schlussfolgerung hergeleitet wird und welche konkrete Folge sich bei zutreffender Bewertung ergibt. Ein theoretisch denkbarer Angriff erhält erst dann Entscheidungsgewicht, wenn seine rechtliche Grundlage und seine praktische Bedeutung nachvollziehbar beschrieben sind.
Auch die fehlende Marktüblichkeit, die Abweichung von verbreiteten Beschaffungsmodellen oder die fehlende eigene Erfahrung des Beraters mit einer bestimmten Konstruktion sind für sich genommen keine Rechtsargumente. Solche Umstände können Anlass sein, eine Rechtsfrage genauer zu untersuchen, ersetzen aber keine rechtliche Herleitung. Maßgeblich ist, ob die konkrete Gestaltung mit den einschlägigen rechtlichen Anforderungen vereinbar ist und innerhalb der eröffneten Gestaltungsspielräume tragfähig begründet werden kann.
Rechtsquellen sind nach ihrer tatsächlichen Aussagekraft zu verwenden. Gesetzes- und Unionsrecht sowie einschlägige Rechtsprechung besitzen besonderes Gewicht, während amtliche Materialien, Fachliteratur und praktische Vergleichsfälle die Auslegung ergänzen können. Wird Rechtsprechung auf einen nicht identischen URV-Sachverhalt übertragen, muss erkennbar sein, welche konkrete Rechtsaussage herangezogen wird, welche Gemeinsamkeiten bestehen und welche Unterschiede für die Übertragbarkeit relevant sind. Eigene juristische Schlussfolgerungen sind notwendiger Bestandteil professioneller Rechtsberatung, müssen aber als solche nachvollziehbar bleiben. Ebenso ersetzt die Auffassung eines bekannten Autors oder einer renommierten Kanzlei keine eigene rechtliche Herleitung.
Eine konservativere Empfehlung ist vollständig legitim, wenn sie entsprechend dargestellt wird. Der Auftraggeber sollte erkennen können, welche weitergehende Lösung der Berater noch für rechtlich tragfähig hält, welches konkrete Risiko damit verbunden ist und welchen Vorteil die empfohlene vorsichtigere Alternative bietet. Ebenso müssen die funktionalen oder wirtschaftlichen Nachteile dieser Alternative sichtbar bleiben, soweit sie für die Entscheidung relevant sind. Die persönliche Risikopräferenz des Beraters darf damit die rechtliche Bewertung ergänzen, aber nicht ersetzen.
Die externe Begleitung soll sich auf die rechtlich erforderlichen und für das konkrete Verfahren nützlichen Leistungen konzentrieren. Bereits veröffentlichte und dokumentierte Grundlagen der URV sollen nicht ohne konkreten Anlass vollständig neu untersucht werden. Der Berater muss sie verstehen und darf ihre Tragfähigkeit dort prüfen, wo dies für die konkrete Einführung oder eine konkrete Rechtsfrage erforderlich ist. Die vorhandene Arbeit bildet damit eine nutzbare Grundlage und nicht lediglich einen Hinweis darauf, welche Fragen anschließend noch einmal vollständig bearbeitet werden sollen.
Neue Rechtsquellen, Änderungen der Rechtslage oder neue materielle Fragen werden zunächst gezielt darauf geprüft, welche Bedeutung sie für die bestehende URV und den konkreten Anwendungsfall besitzen. Eine weitergehende erneute Untersuchung bereits behandelter Grundfragen ist nur erforderlich, soweit sich aus dieser Aktualisierung ein konkreter weiterreichender Prüfbedarf ergibt. Auch dann soll die erneute Prüfung auf die tatsächlich betroffenen Mechanismen und Rechtsfragen begrenzt bleiben. Eine vollständige Wiederholung bereits abgeschlossener Grundsatzrecherchen ist nicht der Regelfall.
Auch sonstiger zusätzlicher Beratungsbedarf soll einen konkreten Anlass haben. Nicht jede theoretisch denkbare Unsicherheit erfordert eine vertiefte Stellungnahme, ein gesondertes Gutachten oder eine weitere externe Prüfung. Umfang und Tiefe der Beratung sollen sich danach richten, welche Entscheidung tatsächlich ansteht, welche rechtliche Bedeutung die Frage besitzt und welche Folgen eine fehlerhafte Bewertung haben könnte. Auf diese Weise bleibt die rechtliche Qualität erhalten, ohne aus jeder offenen Frage eine zusätzliche Prüfungsschleife entstehen zu lassen.
Diese Begrenzung darf die Warnfunktion des Beraters nicht schwächen. Erkennt er außerhalb des laufenden Arbeitspakets einen möglicherweise erheblichen Rechtskonflikt, muss er diesen kurzfristig benennen können. Eine solche Warnung sollte zunächst den betroffenen Sachverhalt, den möglichen Rechtskonflikt und seine voraussichtliche Bedeutung erkennen lassen. Ob daraus eine umfangreichere zusätzliche Untersuchung entsteht, entscheidet anschließend der Auftraggeber auf Grundlage dieses Hinweises.
Auch eine zweite externe Rechtsmeinung sollte kein routinemäßiger Bestandteil der Absicherung sein. Sie kann bei einer materiell bedeutsamen, tatsächlich offenen Rechtsfrage oder bei einem möglichen Eingriff in eine tragende URV-Grundentscheidung sinnvoll sein. Bleiben danach zwei fachlich tragfähige Rechtsauffassungen bestehen, muss daraus jedoch nicht automatisch eine dritte Prüfung folgen. Der Auftraggeber kann und muss auch unter verbleibender rechtlicher Unsicherheit eine begründete Entscheidung treffen.
Die Zusammenarbeit sollte klar organisiert und auf die tatsächlich benötigte Rechtsunterstützung konzentriert sein. Für das Mandat sollte ein verantwortlicher Hauptberater benannt werden, der die URV und den konkreten Anwendungsfall kennt und für die wesentlichen rechtlichen Bewertungen fachlich einsteht. Weitere Mitarbeiter können Recherche, Entwürfe und laufende Arbeiten übernehmen, solange die Qualität und Kontinuität der Beratung gesichert bleiben. Ein Austausch der verantwortlichen Person sollte nicht ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber erfolgen.
Der Auftraggeber sollte seinerseits einen festen Ansprechpartner für die externe Begleitung benennen, regelmäßig die Vergabestelle oder eine entsprechend zuständige Stelle. Fachbereiche können unmittelbar an der Klärung fachlicher Sachverhalte beteiligt werden, während verfahrensrelevante Kommunikation und Entscheidungen koordiniert bleiben. Dadurch wird verhindert, dass unterschiedliche Stellen parallel widersprüchliche rechtliche Einschätzungen, Änderungen oder Aufträge veranlassen. Die externe Begleitung soll die vorhandenen Verantwortungsstrukturen unterstützen und keine zusätzliche eigene Entscheidungsebene schaffen.
Nicht jede Abstimmung muss schriftlich in Form einer Stellungnahme dokumentiert werden. Gewöhnliche operative Fragen können mündlich oder in kurzer Form geklärt werden, wenn daraus keine wesentliche rechtliche Entscheidung entsteht. Materielle Rechtsbedenken, Änderungen der Vergabeunterlagen, Entscheidungen über erhebliche Risiken und sonstige Punkte, die später die Rechtmäßigkeit einer wesentlichen Entscheidung begründen sollen, müssen dagegen nachvollziehbar festgehalten werden. Der Umfang der Dokumentation richtet sich damit nach der Bedeutung der Entscheidung und nicht nach einem pauschalen Bedürfnis, jede anwaltliche Tätigkeit zu verschriftlichen.
Dieser Plan unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, geeignete externe vergaberechtliche Berater für die Einführung und Durchführung der URV zu identifizieren, anzusprechen und auszuwählen. Er baut auf den "Grundsätzen und dem Anforderungsprofil für die externe vergaberechtliche Begleitung der URV" auf. Dort ist beschrieben, welche Rolle die externe Begleitung übernehmen soll und welche fachlichen und methodischen Anforderungen gelten. Der vorliegende Plan übersetzt diese Grundsätze in einen einfachen Auswahlprozess.
Externe vergaberechtliche Begleitung ist keine Voraussetzung für die Nutzung der URV. Der Plan wird eingesetzt, wenn der Auftraggeber zusätzliche vergaberechtliche Spezialkenntnisse, zusätzliche Kapazitäten oder eine unabhängige rechtliche Absicherung benötigt. Ziel ist nicht, möglichst viele Kanzleien zu prüfen oder einen allgemeinen Marktvergleich durchzuführen. Gesucht wird eine konkret verantwortliche Person, die fachlich zur Aufgabe passt, die bestehende URV versteht und rechtliche Probleme innerhalb dieser Architektur sachgerecht bearbeiten kann.
Die Auswahl sollte sich deshalb nicht allein an Bekanntheit, Kanzleigröße oder Fachanwaltstiteln orientieren. Entscheidend ist die Kombination aus vergaberechtlicher Erfahrung, passender Praxiserfahrung, methodischer Arbeitsweise, persönlicher Verfügbarkeit und einem klaren Verständnis der vorgesehenen Rolle. Besonders aussagekräftig ist, ob der Berater zwischen rechtlichen Grenzen, vertretbaren Rechtsauffassungen, tatsächlichen Risiken und eigenen Gestaltungsvorlieben unterscheiden kann.
Bevor geeignete Berater gesucht und angesprochen werden, ist zu klären, nach welchen Vergaberegeln das konkrete Rechtsberatungsmandat vergeben werden darf. Rechtsberatung ist nicht allein deshalb vom Vergaberecht ausgenommen, weil sie durch Rechtsanwälte erbracht wird. § 116 GWB nimmt nur bestimmte Rechtsdienstleistungen aus, insbesondere bestimmte anwaltliche Vertretungsleistungen in Gerichts- oder Verwaltungsverfahren sowie bestimmte damit zusammenhängende Rechtsberatung.
Gewöhnliche anwaltliche Beratung und Begleitung, die nicht unter diese Ausnahmen fällt, unterliegt im Oberschwellenbereich grundsätzlich den besonderen Regeln für soziale und andere besondere Dienstleistungen nach § 130 GWB und §§ 64 ff. VgV. Auch dieses erleichterte Regelwerk bedeutet grundsätzlich nicht, dass einige bekannte Kanzleien frei ausgewählt und unmittelbar beauftragt werden können. Unterhalb des einschlägigen Schwellenwerts sind die für den konkreten Auftraggeber geltenden haushalts- und vergaberechtlichen Vorgaben zu beachten.
Enthält das vorgesehene Mandat sowohl gewöhnliche Beratungsleistungen als auch nach § 116 GWB ausgenommene Leistungen, ist die vergaberechtliche Einordnung anhand des konkreten Leistungszuschnitts gesondert zu prüfen. Dies kann insbesondere relevant werden, wenn neben der laufenden Beratung und Begleitung auch eine mögliche spätere Vertretung in einem Nachprüfungs- oder Gerichtsverfahren vom Mandat umfasst sein soll.
Eine Markterkundung kann genutzt werden, um geeignete Berater, verfügbare Leistungen, organisatorische Modelle und marktübliche wirtschaftliche Bedingungen kennenzulernen. Dazu können öffentliche Recherchen und vorbereitende Kontakte gehören. Eine solche Markterkundung darf ein erforderliches Vergabeverfahren jedoch nicht ersetzen.
Ist ein förmliches Vergabeverfahren erforderlich, können die in diesem Plan beschriebenen Gespräche und Fallbesprechungen trotzdem genutzt werden, wenn sie ordnungsgemäß in dieses Verfahren eingebunden werden. Die für die Auswahl maßgeblichen Anforderungen und Bewertungsgrundlagen müssen dann im Voraus entsprechend festgelegt werden, und die teilnehmenden Unternehmen sind nach vergleichbaren Bedingungen zu behandeln. Der nachfolgend beschriebene Auswahlprozess ist deshalb immer an die für das konkrete Mandat geltenden Vergaberegeln anzupassen.
Für eine typische URV-Einführung sollte der untersuchte Kandidatenkreis bewusst überschaubar bleiben. Soweit die für das konkrete Mandat geltenden Vergaberegeln eine unmittelbare Auswahl zulassen, kann der folgende Ablauf als praktische Orientierung dienen.
Die genannten Größenordnungen sind keine festen Vorgaben. Bei einem kleinen Markt kann eine geringere Zahl von Kandidaten ausreichen. Ist dagegen ein förmliches wettbewerbliches Vergabeverfahren erforderlich, dienen die erste Kandidatensuche, die öffentliche Recherche und gegebenenfalls vorbereitende Kontakte nur der Markterkundung und Vorbereitung. Welche Unternehmen anschließend am Verfahren teilnehmen oder in eine engere Auswahl gelangen, richtet sich dann nach den für dieses Verfahren geltenden Regeln.
Als erster Ausgangspunkt für die Suche sollte die öffentliche Mitgliederliste des forum vergabe genutzt werden. Dort finden sich zahlreiche auf das öffentliche Auftragswesen spezialisierte Kanzleien und Einzelpersonen. Bei institutionellen Mitgliedern sollte nicht nur die Kanzlei betrachtet werden. Entscheidend ist, welche konkreten Rechtsanwälte dort schwerpunktmäßig im Vergaberecht tätig sind und für das URV-Mandat tatsächlich in Betracht kommen.
Die öffentliche Mitgliederliste ist ein besonders geeigneter Ausgangspunkt, bildet den Markt aber nicht vollständig ab. Nicht jedes Mitglied wird öffentlich aufgeführt und nicht jeder geeignete Vergaberechtler muss Mitglied des forum vergabe sein. Die Suche sollte deshalb anschließend durch weitere fachliche Quellen ergänzt werden.
Geeignet sind insbesondere die Arbeitsgemeinschaft Vergaberecht im Deutschen Anwaltverein, das Deutsche Vergabenetzwerk und der Vergabeblog, Fachveröffentlichungen, Vorträge, veröffentlichte Mandate und sonstige öffentlich erkennbare Erfahrungen mit vergleichbaren Beschaffungsvorhaben. Kanzleiverzeichnisse und Ranglisten können ergänzend Hinweise auf bekannte Marktteilnehmer geben, sollten aber nicht zum eigentlichen Auswahlkriterium werden.
Die Suche sollte von Anfang an auf konkrete Personen gerichtet sein. Eine Kanzlei kann über einen ausgezeichneten Ruf im Vergaberecht verfügen, ohne dass der für die URV passende Spezialist das Mandat tatsächlich bearbeitet. Umgekehrt kann ein besonders geeigneter Berater in einer kleineren spezialisierten Kanzlei tätig sein, die in allgemeinen Ranglisten weniger sichtbar ist. Maßgeblich ist deshalb grundsätzlich die Person, die später die fachliche Verantwortung übernehmen soll.
Vor einer direkten Ansprache sollte geprüft werden, welche Kandidaten nach öffentlich verfügbaren Informationen grundsätzlich zum Anforderungsprofil passen. Dafür genügt eine gezielte Recherche je Kandidat. Ziel ist keine vollständige Prüfung der beruflichen Tätigkeit und noch keine förmliche Eignungsprüfung, sondern eine belastbare Vorbereitung der weiteren Auswahl.
Besonders relevant sind:
Veröffentlichungen sind vor allem dann nützlich, wenn sie erkennen lassen, wie ein Kandidat mit rechtlich nicht vollständig geklärten Fragen umgeht. Positiv ist etwa, wenn geltendes Recht, eigene Auslegung und verbleibendes Risiko voneinander getrennt, Gegenargumente berücksichtigt und neue Gestaltungen anhand ihrer tatsächlichen rechtlichen Merkmale beurteilt werden. Veröffentlichungen sind jedoch kein notwendiger Qualifikationsnachweis. Ein praktisch sehr erfahrener Berater kann auch ohne umfangreiche Veröffentlichungstätigkeit besonders gut zur Aufgabe passen.
Ein Fachanwaltstitel für Vergaberecht ist ein starker positiver Nachweis, sollte aber nicht allein über die weitere Berücksichtigung entscheiden. Ebenso wenig sollten Kanzleigröße, bekannte Mandate oder Ranglisten ohne nähere Prüfung als Qualitätsersatz verwendet werden. Nach dieser Vorprüfung sollten nur noch die Kandidaten näher betrachtet werden, deren Profil tatsächlich zur vorgesehenen Aufgabe passt.
Die erste Ansprache sollte kurz und eindeutig erklären, worum es geht. Ein umfangreiches Dokumentenpaket ist zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich. Der Kandidat muss zunächst verstehen können, welche Aufgabe vorgesehen ist, ob sie grundsätzlich zu seinem Tätigkeitsprofil passt und ob er im benötigten Zeitraum ausreichende Kapazitäten besitzt.
Die Ansprache sollte erkennen lassen, dass die URV bereits vollständig entwickelt und veröffentlicht ist und der Auftraggeber ihre Nutzung beschlossen hat. Gesucht wird externe Unterstützung bei der projektspezifischen Anpassung, der abschließenden rechtlichen Absicherung und der rechtlichen Begleitung des konkreten Vergabeverfahrens. Die Aufgabe besteht nicht darin, die Grundentscheidung für die URV oder ihre gesamte Beschaffungsarchitektur ohne konkreten rechtlichen Anlass neu zu entwickeln.
Gleichzeitig sollte deutlich werden, dass keine unkritische Bestätigung erwartet wird. Der Berater soll tatsächliche rechtliche Probleme unabhängig bewerten und erforderlichenfalls auch einen Konflikt mit einer URV-Grundentscheidung benennen. Die bereits getroffene Entscheidung für die URV bestimmt den Ausgangspunkt und Gegenstand des Mandats, nicht das Ergebnis einzelner Rechtsfragen.
Mit der ersten Ansprache sollten außerdem die vorgesehene verantwortliche Person und deren grundsätzliche Verfügbarkeit geklärt werden. Bevor nicht öffentliche Informationen über das konkrete Vorhaben übermittelt werden, sollte die Kanzlei anhand des bekannten Mandatsgegenstands und der bereits bekannten Beteiligten mögliche Interessenkonflikte prüfen. Erst danach sollte der Kandidat vertiefte Projektinformationen erhalten.
Die Kandidaten der engeren Auswahl sollten vor dem Gespräch dieselben wesentlichen Informationen erhalten. Dadurch bleiben die Gespräche vergleichbar und jeder Kandidat kann sich mit derselben Ausgangslage befassen. Das Material sollte gleichzeitig auf das beschränkt bleiben, was für die Beurteilung der Aufgabe tatsächlich benötigt wird.
Geeignet sind eine kurze Beschreibung der URV, die "Grundsätze und das Anforderungsprofil für die externe vergaberechtliche Begleitung der URV", eine Beschreibung des konkreten Beschaffungsvorhabens und gegebenenfalls einige besonders wichtige veröffentlichte URV-Dokumente. Zusätzlich sollte erkennbar sein, welche Grundentscheidungen feststehen und welche Parameter im konkreten Projekt noch anzupassen sind.
Die vollständige Entwicklungsgeschichte der URV, frühere Entwürfe, verworfene Gestaltungsvarianten, interne Diskussionen und abgeschlossene Grundsatzprüfungen werden für das Auswahlgespräch grundsätzlich nicht benötigt. Die Kandidaten sollen die aktuelle Architektur verstehen und zeigen, wie sie mit ihr arbeiten würden. Das Auswahlgespräch ist keine vorgezogene vollständige Rechtsprüfung der URV.
Das Auswahlgespräch sollte mit der Person geführt werden, die das Mandat später tatsächlich verantwortlich bearbeiten soll. Weitere vorgesehene Mitarbeiter können teilnehmen. Ein Gespräch ausschließlich mit einem für die Mandatsgewinnung zuständigen Kanzleipartner ist dagegen wenig aussagekräftig, wenn die spätere fachliche Arbeit durch andere Personen erfolgen soll.
Das Gespräch sollte strukturiert, aber offen geführt werden. Ziel ist nicht, vorher festgelegte Musterantworten abzufragen. Der Auftraggeber soll erkennen können, wie der Kandidat Sachverhalte analysiert, welche rechtlichen Fragen er selbst erkennt, wann er zusätzlichen Prüfbedarf sieht und wie er mit einer bereits entwickelten Beschaffungsarchitektur umgeht.
Als Kernfragen reichen regelmäßig:
Weitere Fragen sollten sich aus den Antworten ergeben. Bei allgemeinen Aussagen ist insbesondere nach konkreten Erfahrungen zu fragen. Aufschlussreich ist, welchen eigenen Beitrag der Kandidat in einem vergleichbaren Mandat geleistet hat, welche Rechtsfrage zu lösen war, wie er die Prüfung aufgebaut hat und welche Entscheidung der Auftraggeber anschließend treffen musste.
Zusätzlich zum Gespräch sollte ein kurzer einheitlicher URV-Fall verwendet werden. Der Fall dient nicht dazu, eine bestimmte juristische Musterlösung abzufragen. Er soll sichtbar machen, wie der Kandidat einen neuen Sachverhalt strukturiert, welche rechtlichen Punkte er selbst erkennt und welche Reaktion er daraus ableitet.
Intern sollte der Fall so aufgebaut sein, dass er mindestens eine tatsächlich prüfungsbedürftige Rechtsfrage und zusätzlich einen Umstand enthält, der zwar ungewöhnlich wirkt, daraus aber nicht automatisch rechtlich problematisch wird. Diese interne Konstruktion wird dem Kandidaten nicht mitgeteilt. Er erhält lediglich den Sachverhalt und die Information, welche URV-Grundentscheidungen für die Aufgabe als feststehender Ausgangspunkt gelten.
Der Kandidat soll erläutern, welche rechtlichen Fragen er erkennt, welche zusätzlichen Tatsachen er benötigt, welche Rechtsgrundlagen er zuerst prüfen würde und welche nächsten Schritte er dem Auftraggeber empfiehlt. Dabei soll gerade nicht vorgegeben werden, ob eine Anpassung, eine vertiefte Prüfung oder keine Änderung die erwartete Lösung ist.
Für die Besprechung reichen regelmäßig etwa 15 bis 30 Minuten. Ein schriftliches Gutachten sollte nicht verlangt werden. Der Fall soll die Qualität der vorgesehenen Beratungsleistung sichtbar machen und keine unbezahlte umfangreiche Rechtsberatung beschaffen.
Bei der Auswertung ist insbesondere darauf zu achten, ob der Kandidat zunächst den tatsächlichen Mechanismus versteht, rechtlich relevante Tatsachen von bloßen Besonderheiten trennt und die Tragweite eines möglichen Problems angemessen einordnet. Positiv ist auch, wenn er Unsicherheit offen benennt und zusätzliche Prüfung nur dort verlangt, wo sie für die Entscheidung tatsächlich benötigt wird. Kritisch ist dagegen eine sofortige grundlegende Umgestaltung ohne vorherige Bestimmung des konkreten Rechtsproblems oder eine rechtliche Bewertung, die allein auf fehlender Marktüblichkeit oder persönlicher Erfahrung beruht.
Die Auswahl sollte auf einer Gesamtbetrachtung der fachlichen Voraussetzungen, der erkennbaren Arbeitsweise, der praktischen Beratungsqualität, der vorgesehenen verantwortlichen Person, der Zusammenarbeit sowie der organisatorischen und wirtschaftlichen Bedingungen beruhen. Ein eigenes formelles Bewertungsschema ist für diesen Plan nicht vorgesehen. Der Auftraggeber kann die Auswahl so dokumentieren und bewerten, wie es für sein konkretes Verfahren sinnvoll und rechtlich zulässig ist.
Bei einer förmlichen Vergabe sind Eignungsprüfung und Zuschlagswertung voneinander zu trennen. Die Eignungsprüfung beantwortet, ob ein Unternehmen die festgelegten Mindestanforderungen an Befähigung und Leistungsfähigkeit erfüllt. Die spätere Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots richtet sich dagegen nach den vorher festgelegten Zuschlagskriterien. Sollen das Auswahlgespräch, der URV-Fall oder die Qualifikation der tatsächlich vorgesehenen Berater in die Zuschlagsentscheidung einfließen, müssen diese Gesichtspunkte in geeigneter Weise vorher in das Vergabeverfahren eingebunden werden.
Unabhängig von der konkreten Bewertungsmethode sollte die Auswahlentscheidung kurz begründet werden. Es sollte nachvollziehbar bleiben, weshalb der ausgewählte Berater für die konkrete Aufgabe als besonders passend angesehen wurde und welche wesentlichen Unterschiede gegenüber anderen ernsthaft betrachteten Kandidaten bestanden. Eine umfangreiche zusätzliche Bewertungsunterlage ist dafür außerhalb eines entsprechend ausgestalteten förmlichen Vergabeverfahrens nicht erforderlich.
Ein geeigneter URV-Berater muss weder besonders risikofreudig noch von der URV begeistert sein. Unkritische Zustimmung wäre ebenso wenig hilfreich wie reflexhafte Ablehnung. Entscheidend ist, ob er tatsächliche Rechtsprobleme sorgfältig prüft, rechtliche Gestaltungsspielräume erkennt und seine Empfehlungen nachvollziehbar begründet.
Positive Hinweise sind eine genaue Beschäftigung mit dem tatsächlichen Mechanismus, gezielte Fragen zu rechtlich relevanten Tatsachen, nachvollziehbare Quellenarbeit und die Fähigkeit, zwingendes Recht, vertretbare Auslegung, verbleibendes Risiko und eigene Empfehlung voneinander zu unterscheiden. Ebenso positiv ist es, wenn der Kandidat die Tragweite eines Problems zunächst bestimmt, bevor er weitreichende Änderungen empfiehlt, und vorhandene Vorarbeiten des Auftraggebers sinnvoll nutzt.
Kritisch sind pauschale Aussagen wie "so macht man das nicht", "das ist nicht marktüblich" oder "ein solches Modell haben wir noch nie gesehen", wenn daraus ohne rechtliche Herleitung eine Ablehnung folgt. Ebenso kritisch sind die Forderung nach einer vollständigen Neuprüfung ohne konkreten Anlass, die automatische Ersetzung vorhandener Dokumente durch eigene Kanzleimuster, die Gleichsetzung jedes Nachprüfungsrisikos mit Rechtswidrigkeit oder die Unfähigkeit, die konkrete rechtliche Folge eines Einwands zu erklären. Solche Hinweise führen nicht automatisch zum Ausschluss, sollten aber im Gespräch geklärt und bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Vor der Übermittlung nicht öffentlicher Projektdaten sollte die Kanzlei anhand des bekannten Mandatsgegenstands und der bekannten Beteiligten mögliche Interessenkonflikte prüfen. Die Prüfung ist bei Bedarf zu aktualisieren, wenn später weitere Beteiligte oder andere für die konfliktfreie Bearbeitung relevante Umstände bekannt werden. Die Interessenkonfliktprüfung ist deshalb kein einmaliger Vorgang, der unabhängig von späteren Entwicklungen dauerhaft abgeschlossen wäre.
Die bloße Beratung von Unternehmen, Herstellern, Systemhäusern oder anderen öffentlichen Auftraggebern spricht für sich genommen nicht gegen die Auswahl. Solche Mandate können zusätzliche Marktkenntnis vermitteln. Maßgeblich ist, ob das konkrete URV-Mandat unabhängig und ohne widerstreitende Interessen bearbeitet werden kann. Berufsrechtliche Konflikte und bloße wirtschaftliche oder fachliche Nähe dürfen deshalb nicht miteinander vermischt werden.
Soweit dies für die konkrete Auswahl relevant und rechtlich möglich ist, kann außerdem angesprochen werden, ob besondere wirtschaftliche oder fachliche Beziehungen zu unmittelbar betroffenen Marktteilnehmern bestehen. Daraus folgt nicht automatisch eine mangelnde Eignung. Der Auftraggeber soll lediglich relevante Umstände kennen können, die für die konkrete Zusammenarbeit Bedeutung haben.
Die Person, deren Erfahrung, Arbeitsweise und Qualifikation für die Auswahl maßgeblich waren, sollte für das spätere Mandat verbindlich als verantwortlicher Hauptberater benannt werden. Weitere Mitarbeiter können Recherchen, Entwürfe und laufende Arbeiten übernehmen, solange die vereinbarte Qualität der Beratung und die fachliche Verantwortung des Hauptberaters erhalten bleiben.
Ein späterer Austausch der bewerteten verantwortlichen Person sollte nur mit Zustimmung des Auftraggebers erfolgen. Soweit ein Austausch erforderlich wird, sollte grundsätzlich eine mindestens gleichwertig qualifizierte Person eingesetzt werden. Wurde die Qualität des vorgesehenen Personals im Vergabeverfahren bei der Zuschlagsentscheidung berücksichtigt, muss ein personeller Wechsel zusätzlich mit den dafür geltenden vergaberechtlichen und vertraglichen Anforderungen vereinbar sein.
Vor der Beauftragung sollte außerdem geklärt werden, wer den Hauptberater bei Abwesenheit vertritt und welche Aufgaben regelmäßig durch weitere Mitarbeiter übernommen werden. Dadurch wird vermieden, dass die Auswahl maßgeblich auf einer besonders qualifizierten Person beruht, die nach dem Zuschlag tatsächlich kaum an der Mandatsbearbeitung beteiligt ist.
Vor der endgültigen Beauftragung sollte geklärt werden, welche Leistungen im vorgesehenen Umfang enthalten sind und wie zusätzlicher Beratungsbedarf behandelt wird. Planbare Leistungen wie die Anpassung der Unterlagen, die Prüfung vor Veröffentlichung und eine abschließende Prüfung eignen sich grundsätzlich für feste oder gedeckelte Vergütungsbestandteile. Weniger vorhersehbare Arbeiten während des Verfahrens können nach Aufwand vergütet werden, sollten aber ebenfalls klar abgegrenzt und soweit sinnvoll gedeckelt werden.
Zusätzliche umfangreiche Rechtsprüfungen, neue Grundsatzgutachten oder die erneute Untersuchung bereits abgeschlossener URV-Fragen sollen nicht allein durch den Berater ausgelöst und anschließend ohne Entscheidung des Auftraggebers durchgeführt werden. Der Berater muss erhebliche neue Rechtsprobleme jederzeit benennen können. Ob daraus ein zusätzlicher umfangreicher Prüfauftrag entsteht, entscheidet jedoch der Auftraggeber.
Ebenso sollte vor Mandatsbeginn geklärt sein, welche Reaktionsfähigkeit während des laufenden Vergabeverfahrens benötigt wird und wie bei einer Rüge oder einem möglichen Nachprüfungsverfahren kurzfristig gehandelt werden kann. Diese organisatorischen Bedingungen können für die praktische Qualität der Begleitung ebenso bedeutsam sein wie fachliche Einzelqualifikationen.
Mit der Auswahlentscheidung endet die Suche nach einem geeigneten Berater. Anschließend erhält der ausgewählte Berater die für das konkrete Mandat maßgeblichen aktuellen URV-Dokumente, die projektspezifischen Informationen sowie die gesonderte "Informationsgrundlage und den Prüfauftrag für die externe vergaberechtliche Begleitung der URV".
Dort werden die konkreten Aufgaben, die feststehenden Grundentscheidungen, die anpassbaren Projektparameter, die offenen Rechtsfragen, die Anforderungen an rechtliche Befunde und die Regeln für zusätzlichen Prüfbedarf festgelegt. Dadurch bleiben Auswahl und spätere Mandatsarbeit klar voneinander getrennt. Der Auswahlprozess beantwortet die Frage, wer die URV begleiten soll. Die anschließende Informationsgrundlage und der Prüfauftrag bestimmen, welche konkrete Unterstützung im jeweiligen Vorhaben benötigt wird.
Dieses Dokument legt die Informationsgrundlage, den Prüfauftrag und die Zusammenarbeit für die externe vergaberechtliche Begleitung der URV fest. Es wird nach Auswahl des externen Beraters für das konkrete Beschaffungsvorhaben verwendet. Es soll sicherstellen, dass Auftraggeber und Berater von derselben aktuellen URV, denselben projektspezifischen Annahmen und einem klar abgegrenzten Mandat ausgehen.
Gegenstand des Mandats ist keine erneute allgemeine Prüfung, ob die URV verwendet werden soll oder ob ein anderes Beschaffungsmodell vorzugswürdig wäre. Der Auftraggeber hat die Entscheidung für die URV bereits getroffen. Gegenstand der externen Begleitung sind die rechtliche Anpassung an das konkrete Vorhaben, die Absicherung der Vergabeunterlagen, die Prüfung tatsächlich auftretender Rechtsfragen und die rechtliche Unterstützung während des Vergabeverfahrens.
Die rechtliche Bewertung innerhalb dieses Mandats bleibt unabhängig. Erkennt der Berater einen konkret belegten erheblichen Rechtskonflikt, muss er diesen offen benennen. Eine bereits getroffene URV-Grundentscheidung wird jedoch nur dann erneut geprüft, wenn ein materieller neuer Rechtsbefund vorliegt, der diese Grundentscheidung tatsächlich betrifft und nicht durch eine punktuelle Anpassung oder Umsetzungsmaßnahme behoben werden kann.
Für das Mandat gelten folgende projektspezifische Angaben:
Diese Angaben beschreiben den aktuellen Projektstand. Änderungen werden dem externen Berater mitgeteilt, soweit sie für seine Tätigkeit erheblich sind.
Der Auftraggeber hat entschieden, das Beschaffungsvorhaben auf Grundlage der URV durchzuführen. Die folgenden Grundentscheidungen bilden deshalb den Ausgangspunkt des Mandats und werden nicht ohne konkreten materiellen Rechtsgrund erneut zur allgemeinen Disposition gestellt:
Diese Grundentscheidungen sind der projektspezifischen Anpassung zugrunde zu legen. Eine Abweichung kommt nur unter den Voraussetzungen für die Wiederöffnung einer URV-Grundentscheidung nach Abschnitt 14 in Betracht. Erkennt der externe Berater ein Rechtsproblem, soll er deshalb zunächst prüfen, ob dieses durch eine punktuelle Anpassung oder Umsetzungsmaßnahme innerhalb dieser Architektur gelöst werden kann.
Nicht jede Regelung der URV ist fest vorgegeben. Der Auftraggeber muss verschiedene Parameter auf sein konkretes Vorhaben anpassen. Diese Anpassungen gehören zum normalen Gegenstand der externen Begleitung und stellen keine Wiederöffnung der URV-Grundarchitektur dar.
Dazu gehören insbesondere:
Der fachliche Bedarf wird vom Auftraggeber festgelegt. Der externe Berater prüft insbesondere, ob daraus rechtliche Probleme hinsichtlich Bestimmtheit, Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung oder Verhältnismäßigkeit entstehen. Er soll den fachlichen Bedarf nicht selbst ersetzen oder ohne rechtlichen Grund neu definieren.
Maßgeblich sind die aktuelle veröffentlichte URV und die darauf aufbauenden aktuellen Unterlagen des konkreten Auftraggebers. Frühere Entwürfe, verworfene Gestaltungsvarianten, interne Entwicklungsdiskussionen und sonstige überholte Zwischenstände sind grundsätzlich nicht Bestandteil des Prüfauftrags. Sie werden nur herangezogen, wenn sie für eine konkrete aktuelle Rechtsfrage noch eigenständige Bedeutung besitzen.
Die aktuellen projektspezifischen Vergabe- und Vertragsunterlagen bilden den für das konkrete Vergabeverfahren vorgesehenen Regelungsstand. Weichen sie von der veröffentlichten URV ab, ist zu prüfen, ob es sich um eine bewusste projektspezifische Anpassung oder um eine unbeabsichtigte Abweichung oder Inkonsistenz handelt. Nicht jede Abweichung ist deshalb fehlerhaft. Sie muss aber als solche erkannt und bei materieller Bedeutung rechtlich eingeordnet werden.
Dem externen Berater werden insbesondere die für die konkrete Vergabe vorgesehenen Vergabe- und Vertragsunterlagen, der Leistungsrahmen, die Auftragsbekanntmachung und die sonstigen Dokumente zur Verfügung gestellt, deren Regelungen im Vergabeverfahren oder im späteren Vertragsverhältnis maßgeblich sein sollen.
Methodische und vorbereitende URV-Dokumente können ergänzend bereitgestellt werden, soweit sie zum Verständnis einer Regelung erforderlich oder für die jeweilige Prüfung nützlich sind. Dazu können insbesondere die Methodik zur Erstellung des Leistungsrahmens, Unterlagen zur Auftragswertschätzung, Ergebnisse einer Markterkundung oder andere vorbereitende Dokumentationen gehören. Diese Unterlagen erläutern oder begründen die konkrete Gestaltung, ändern aber nicht selbst den Inhalt der Vergabe- oder Vertragsunterlagen.
Vorhandene rechtliche Recherchen und sonstige fachliche Grundlagen der URV können ebenfalls bereitgestellt werden. Sie sind als vorhandene Erkenntnis- und Arbeitsgrundlage zu behandeln und nicht als verbindliche anwaltliche Rechtsauffassung. Der externe Berater bleibt für seine eigene rechtliche Bewertung verantwortlich.
Vorhandene rechtliche Recherchen sollen genutzt werden, soweit sie für die konkrete Aufgabe relevant und noch aktuell sind. Der externe Berater soll die dort behandelten Fragen nicht allein deshalb vollständig neu recherchieren, weil er die ursprüngliche Untersuchung nicht selbst durchgeführt hat. Er soll die vorhandene Grundlage nachvollziehen und gezielt prüfen, soweit dies für das konkrete Mandat notwendig ist.
Neue Rechtsquellen, Änderungen der Rechtslage oder neue materielle Fragen werden zunächst darauf geprüft, welche Bedeutung sie für die bestehende URV und das konkrete Vorhaben haben. Eine weitergehende erneute Untersuchung bereits behandelter Grundfragen erfolgt nur, wenn sich daraus ein konkreter weiterreichender Prüfbedarf ergibt. Auch dann soll sich die erneute Prüfung auf die tatsächlich betroffenen Mechanismen und Rechtsfragen beschränken.
Das Fehlen einer unmittelbar vergleichbaren Gerichtsentscheidung ist für sich genommen kein Grund, eine URV-Regelung negativ zu bewerten. Soweit eine unmittelbare Entscheidung fehlt, ist die Rechtsfrage anhand der einschlägigen Normen, der Systematik, des Regelungszwecks, übertragbarer Rechtsprechung und gegebenenfalls weiterer geeigneter Quellen zu beurteilen.
Die rechtliche Bewertung soll die URV so beurteilen, wie sie tatsächlich vorgesehen ist. Hypothetische Abweichungen von den festgelegten Regeln dürfen nicht ohne Weiteres als Fehler der URV-Grundarchitektur behandelt werden.
Der Prüfung sind insbesondere folgende tatsächliche Annahmen zugrunde zu legen:
Entsteht ein rechtliches Problem nur dann, wenn eine dieser Vorgaben nicht eingehalten würde, ist zunächst zu prüfen, ob es sich um ein Umsetzungsrisiko handelt. Ein solches Risiko kann zusätzliche Kontrollen oder klarere Verfahrensregeln erforderlich machen, ohne dass deshalb die URV-Grundarchitektur geändert werden muss.
Vor Veröffentlichung des konkreten Vergabeverfahrens soll der externe Berater die projektspezifisch angepassten Unterlagen rechtlich prüfen. Die Prüfung konzentriert sich auf die konkrete Anpassung und die Schnittstellen zwischen den Dokumenten.
Insbesondere sind zu prüfen:
Das Ergebnis soll sich auf erforderliche oder für die Entscheidung tatsächlich relevante Punkte beschränken. Rein redaktionelle Änderungswünsche oder alternative Formulierungen ohne rechtlichen oder praktischen Mehrwert sollen nicht zum Gegenstand umfangreicher Überarbeitungen gemacht werden.
Während des laufenden Vergabeverfahrens soll der externe Berater bei rechtlich relevanten Fragen gezielt hinzugezogen werden. Die Vergabestelle bleibt für die Verfahrensführung verantwortlich, während der Fachbereich die fachlichen Sachverhalte und Anforderungen verantwortet.
Eine externe rechtliche Prüfung ist insbesondere sinnvoll bei:
Rein organisatorische Fragen, eindeutig durch die Vergabeunterlagen beantwortete Punkte und rein fachliche Sachverhalte benötigen grundsätzlich keine externe rechtliche Prüfung. Bei Zweifeln kann zunächst eine kurze rechtliche Einschätzung eingeholt werden, ob eine vertiefte Prüfung erforderlich ist.
Offizielle Kommunikation mit Bewerbern und Bietern erfolgt über die dafür vorgesehenen Stellen und Wege des Auftraggebers. Der externe Berater kann Inhalte vorbereiten und rechtlich prüfen, tritt aber nicht ohne entsprechende Beauftragung an die Stelle der Vergabestelle.
Vor der Zuschlagserteilung soll eine abschließende rechtliche Prüfung nur der noch entscheidungsrelevanten Punkte erfolgen. Dabei ist nicht das gesamte Verfahren erneut vollständig zu prüfen.
Insbesondere soll bestätigt beziehungsweise geklärt werden, ob:
Der externe Berater bereitet die rechtliche Bewertung vor. Die beabsichtigte Zuschlagsentscheidung, die Zuschlagserteilung und die sonstigen Vergabeentscheidungen verbleiben beim Auftraggeber.
Materielle rechtliche Einwände und Stellungnahmen müssen so aufgebaut sein, dass der Auftraggeber nachvollziehen kann, worauf die Bewertung beruht und welche Entscheidung daraus tatsächlich folgt. Eine umfangreiche gutachterliche Darstellung ist nur erforderlich, wenn die Rechtsfrage dies rechtfertigt.
Ein materieller Befund soll mindestens erkennen lassen:
Rechtsprechung darf nicht allein aufgrund eines ähnlichen Schlagworts auf die URV übertragen werden. Soweit eine Entscheidung nur entsprechend herangezogen werden kann, soll erkennbar sein, welche Rechtsaussage übertragen wird, welche Gemeinsamkeiten bestehen und welche Unterschiede für die Übertragbarkeit erheblich sind.
Eigene juristische Schlussfolgerungen des Beraters sind ein notwendiger Bestandteil der Rechtsberatung. Sie sollen jedoch von unmittelbar durch Normen oder Rechtsprechung vorgegebenen Aussagen unterscheidbar bleiben.
Der externe Berater soll bei materiellen Fragen deutlich machen, welcher Art sein Befund ist. Dabei sollen insbesondere folgende Fälle auseinandergehalten werden:
Eine rechtlich vertretbare Gestaltung und ein verbleibendes Rechtsrisiko schließen sich nicht aus. Eine Gestaltung kann rechtlich tragfähig sein und dennoch ein konkretes Risiko einer Rüge oder eines Nachprüfungsverfahrens aufweisen. Dieses Risiko ist gesondert von der Frage zu beurteilen, ob die Gestaltung rechtlich zulässig oder vertretbar ist.
Aussagen wie "nicht rechtssicher", "bedenklich", "nicht marktüblich" oder "so wird das üblicherweise nicht gemacht" reichen für eine materielle Änderung nicht aus. Sie müssen auf eine konkrete rechtliche Grundlage und eine nachvollziehbare Rechtsfolge zurückgeführt werden. Die fehlende Marktüblichkeit oder fehlende eigene Erfahrung mit einer bestimmten Konstruktion ist für sich genommen kein Rechtsargument.
Empfiehlt der Berater eine vorsichtigere Gestaltung, obwohl die bestehende Lösung aus seiner Sicht rechtlich vertretbar bleibt, soll dies ausdrücklich erkennbar sein. Der Auftraggeber muss unterscheiden können, was rechtlich erforderlich ist und was lediglich einer anderen Risikopräferenz entspricht.
Bei materiellen Rechtsfragen sind ernsthafte Gegenargumente und entgegenstehende Rechtsauffassungen zu berücksichtigen. Dies gilt besonders, wenn ein Einwand eine tragende URV-Grundentscheidung betrifft, keine unmittelbar einschlägige Rechtsprechung existiert oder eine weitreichende Änderung empfohlen wird.
Bleiben nach Prüfung mehrere fachlich tragfähige Rechtsauffassungen bestehen, soll der Berater die unterschiedlichen Auffassungen und ihre jeweiligen Grundlagen nachvollziehbar darstellen. Das Vorliegen unterschiedlicher vertretbarer Rechtsmeinungen führt nicht automatisch zu weiterer externer Beratung. Der Auftraggeber kann auf Grundlage der vorhandenen Bewertung selbst entscheiden, welcher vertretbaren Auffassung er folgt und welches verbleibende Risiko er akzeptiert.
Eine zweite externe Stellungnahme kommt insbesondere in Betracht, wenn eine materiell bedeutsame und tatsächlich offene Rechtsfrage eine tragende URV-Grundentscheidung betrifft, die vorhandene Quellenlage eine belastbare Entscheidung nicht ermöglicht oder ein erheblicher Verfahrensausgang von einer einzelnen unsicheren Rechtsauffassung abhängt. Eine zweite Meinung soll nicht allein eingeholt werden, weil die erste Bewertung ein Restrisiko enthält oder nicht dem gewünschten Ergebnis entspricht.
Eine URV-Grundentscheidung wird nur ausnahmsweise erneut geprüft. Dafür muss ein neuer oder bislang nicht berücksichtigter Rechtsbefund vorliegen, der die tatsächliche URV-Grundarchitektur unmittelbar betrifft und für ihre Rechtmäßigkeit oder praktische Durchführbarkeit materiell erheblich ist.
Ein solcher Anlass kann insbesondere entstehen durch:
Eine Wiederöffnung kommt nur in Betracht, wenn das erkannte Problem nicht durch eine punktuelle Anpassung, zusätzliche Absicherung oder Umsetzungsmaßnahme ausreichend gelöst werden kann.
Für sich genommen reichen insbesondere nicht aus:
Wird die Wiederöffnung einer Grundentscheidung empfohlen, soll der Berater die betroffene Grundentscheidung, den konkreten Rechtsbefund, die tragenden Quellen, die materielle Folge und die Gründe darlegen, weshalb eine punktuelle Lösung nicht ausreicht. Über die Wiederöffnung entscheidet der Auftraggeber.
Der externe Berater kann jederzeit auf einen neu erkannten erheblichen Rechtskonflikt hinweisen. Für einen solchen Hinweis ist keine vorherige Freigabe erforderlich. Die erste Mitteilung soll erkennen lassen, welche Regelung betroffen ist, worin das mögliche Problem besteht und welche Bedeutung es voraussichtlich für das Vorhaben hat.
Eine darüber hinausgehende umfangreiche neue Untersuchung wird grundsätzlich mit dem Auftraggeber abgestimmt, wenn sie nicht bereits vom vereinbarten Mandatsumfang umfasst ist. Vor Beginn soll der Berater kurz darlegen:
Der externe Berater soll einen möglichen zusätzlichen Prüfbedarf damit jederzeit offen benennen können, ohne selbstständig einen neuen umfangreichen Arbeitsstrang zu eröffnen. Der Auftraggeber entscheidet, ob eine kurze Einschätzung genügt, eine vertiefte Prüfung beauftragt oder auf eine weitere Untersuchung verzichtet wird.
Die laufende Abstimmung erfolgt grundsätzlich über den benannten Ansprechpartner des Auftraggebers. Die Vergabestelle koordiniert verfahrensrelevante Fragen. Der Fachbereich stellt die für die rechtliche Bewertung benötigten fachlichen Tatsachen zur Verfügung. Weitere Stellen werden einbezogen, soweit ihre Mitwirkung für eine konkrete Frage erforderlich ist.
Der benannte verantwortliche Hauptberater trägt die fachliche Verantwortung für die wesentlichen Rechtsbewertungen. Weitere Mitarbeiter können Recherchen, Entwürfe und laufende Arbeiten übernehmen. Wesentliche Stellungnahmen und rechtliche Bewertungen sollen jedoch vom verantwortlichen Hauptberater selbst erstellt oder fachlich geprüft werden.
Gewöhnliche Abstimmungen und einfache Rechtsfragen können mündlich oder in kurzer Textform behandelt werden. Materielle Rechtsbedenken, wesentliche Änderungen der Vergabeunterlagen, Entscheidungen über erhebliche Risiken und sonstige rechtliche Bewertungen, auf denen eine wesentliche Entscheidung des Auftraggebers beruht, sollen nachvollziehbar schriftlich festgehalten werden.
Die externe Begleitung soll dem Auftraggeber keine zusätzliche dauerhafte Prüfungsebene schaffen, sondern konkrete rechtliche Entscheidungen ermöglichen. Am Ende der einzelnen Arbeitsabschnitte soll deshalb erkennbar sein, ob weiterer Handlungsbedarf besteht und wer eine gegebenenfalls erforderliche Entscheidung treffen muss.
Für die normale URV-Einführung werden insbesondere folgende Ergebnisse erwartet:
Nach dem Zuschlag werden die unmittelbar mit dem Vergabeverfahren verbundenen rechtlichen Abschlussarbeiten erledigt. Dazu gehören, soweit für das konkrete Verfahren erforderlich, der Abgleich der endgültigen Vertragsunterlagen mit der Zuschlagsentscheidung, die Übergabe noch offener rechtlicher Punkte und verbleibender Risiken sowie die Klärung rechtlich relevanter Fragen zur Vergabebekanntmachung.
Mit Abschluss dieser Arbeiten endet die reguläre externe Begleitung, soweit nichts anderes vereinbart ist. Spätere besondere Rechtsfragen, wesentliche Vertragsänderungen, Nachprüfungs- oder Gerichtsverfahren und andere zusätzliche Aufgaben werden gesondert behandelt.
Diese Matrix dient dazu, materielle vergaberechtliche Stellungnahmen, Einwände und offene Rechtsfragen zur URV einheitlich zu erfassen, zu bewerten und einer Entscheidung zuzuführen. Sie wird insbesondere für Hinweise externer vergaberechtlicher Berater verwendet.
Die Matrix ist kein allgemeines Risikoregister. Sie wird nur für Punkte verwendet, die für die konkrete Gestaltung, Durchführung oder Entscheidung des Auftraggebers tatsächlich erheblich sind. Rein redaktionelle Hinweise, unverbindliche Formulierungsvorschläge und einfache Rechtsfragen ohne weiteren Handlungsbedarf müssen nicht aufgenommen werden.
Für jeden materiellen Befund wird ein eigener Eintrag angelegt. Enthält eine Stellungnahme mehrere eigenständige materielle Befunde, werden diese getrennt erfasst. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche rechtliche Begründung, Bewertung und Entscheidung zu welchem konkreten Problem gehört.
Die Matrix ersetzt weder die erforderliche Vergabedokumentation noch die förmliche Bearbeitung von Rügen oder andere gesetzlich erforderliche Verfahrenshandlungen. Dringende oder fristgebundene Maßnahmen dürfen nicht davon abhängig gemacht werden, dass ein Matrixeintrag bereits vollständig ausgefüllt ist.
Ein Eintrag ist insbesondere sinnvoll, wenn:
Nicht jeder anwaltliche Hinweis benötigt einen eigenen Eintrag. Entscheidend ist seine Bedeutung für eine konkrete Entscheidung oder Maßnahme.
Entscheidend ist die Qualität des rechtlichen Arguments und nicht, von wem es stammt. Bekanntheit einer Kanzlei, Berufserfahrung oder eine besonders vorsichtige Formulierung ersetzen keine nachvollziehbare rechtliche Begründung.
Die rechtliche Einordnung beschreibt das Ergebnis für die betroffene bestehende URV-Regel oder projektspezifische Anpassung. Sie bewertet nicht lediglich, ob die vom Berater vertretene Auffassung ihrerseits vertretbar ist.
Ein materieller Befund soll deshalb erkennen lassen:
Ein Einwand soll keine weitreichende Änderung der URV auslösen, wenn diese Verbindung nicht nachvollziehbar hergestellt werden kann.
Die Fundstelle soll ermöglichen, die zugrunde liegende Stellungnahme oder den ursprünglichen Einwand eindeutig wiederzufinden. Die vollständige Stellungnahme muss nicht in die Matrix übertragen werden.
Die Bewertung soll von der tatsächlich vorgesehenen URV und dem konkreten Vorhaben ausgehen. Entsteht ein Problem nur bei einer hypothetischen oder regelwidrigen Durchführung, ist dies entsprechend kenntlich zu machen.
Werden Entscheidungen zu ähnlichen, aber nicht identischen Sachverhalten herangezogen, soll kurz erkennbar sein, welche Rechtsaussage übertragen wird und weshalb die Übertragung auf die URV trägt.
Eine Einstufung auswählen:
Stark
Die konkrete Schlussfolgerung wird unmittelbar durch klare Rechtsvorgaben oder besonders einschlägige und gewichtige Rechtsprechung getragen.
Tragfähig
Die Schlussfolgerung wird durch die Rechtsgrundlagen, einschlägige Quellen und eine nachvollziehbare juristische Herleitung ausreichend gestützt. Eine vollständig identische Gerichtsentscheidung ist nicht erforderlich.
Begrenzt
Für die Auffassung bestehen nachvollziehbare rechtliche Anhaltspunkte. Die Quellenlage, ihre Übertragbarkeit oder die rechtliche Herleitung lassen jedoch erhebliche Unsicherheit offen.
Nicht ausreichend
Die konkrete Schlussfolgerung wird durch die angegebenen Quellen und die rechtliche Herleitung nicht ausreichend getragen.
Die Einstufung betrifft nur den konkreten Rechtsbefund. Sie ist keine Bewertung des Beraters.
Eine Hauptkategorie auswählen:
Zwingende Rechtsgrenze
Die bestehende oder vorgesehene Gestaltung steht mit einer zwingenden rechtlichen Vorgabe nicht in Einklang. Eine Änderung ist erforderlich.
Bestehende Gestaltung rechtlich vertretbar
Die bestehende URV-Regel oder projektspezifische Anpassung kann auf Grundlage der geprüften Rechtslage fachlich vertreten werden. Andere vertretbare Rechtsauffassungen können dennoch bestehen.
Offene Rechtsfrage
Die vorhandenen Rechtsgrundlagen und Quellen ermöglichen trotz ausreichender rechtlicher Prüfung keine eindeutige Einordnung. Mehrere Ergebnisse bleiben fachlich vertretbar.
Kein belastbarer rechtlicher Befund
Die vorgelegte Stellungnahme ermöglicht keine belastbare rechtliche Aussage zur bestehenden Gestaltung. Insbesondere fehlt eine ausreichende Rechtsgrundlage, Herleitung oder Verbindung zwischen den angeführten Quellen und der angenommenen Rechtsfolge.
Eine offene Rechtsfrage und ein nicht ausreichend begründeter Einwand sind damit ausdrücklich zu unterscheiden.
Soweit zutreffend können mehrere Kennzeichnungen ausgewählt werden:
Umsetzungsanforderung
Die URV-Grundarchitektur ist nicht das Problem. Eine bestimmte Umsetzung, Kontrolle oder Dokumentation ist erforderlich.
Gestaltungsempfehlung
Der Berater empfiehlt eine bestimmte Lösung, obwohl die bestehende oder eine andere Gestaltung ebenfalls rechtlich vertretbar bleibt.
Relevantes Restrisiko
Die bestehende Gestaltung ist rechtlich vertretbar oder die Rechtsfrage bleibt offen, gleichzeitig besteht aber ein für die Entscheidung erheblicher verbleibender Unsicherheits- oder Verfahrensfaktor.
Risikopräferenz
Die Empfehlung beruht wesentlich darauf, dass eine vorsichtigere oder risikoärmere Variante bevorzugt wird. Daraus folgt für sich genommen keine rechtliche Pflicht zur Änderung.
Konventionsargument
Der Einwand beruht wesentlich darauf, dass eine Gestaltung ungewöhnlich, neu oder nicht marktüblich ist. Dies ist für sich genommen kein Rechtsargument.
Eine Hauptkategorie auswählen:
URV-Grundarchitektur
Der Befund betrifft unmittelbar eine tragende Grundentscheidung der URV.
Projektspezifische Anpassung
Der Befund betrifft eine Entscheidung, die erst bei der Anpassung der URV an das konkrete Vorhaben getroffen wurde.
Hypothetische oder fehlerhafte Umsetzung
Das Problem entsteht nur, wenn eine bestehende URV-Regel nicht eingehalten, falsch angewendet oder eine nicht vorgesehene Vorgehensweise gewählt wird.
Ein Problem der Umsetzung darf nicht ohne zusätzliche Begründung als Fehler der URV-Grundarchitektur behandelt werden.
Enthält eine Stellungnahme mehrere eigenständige Probleme mit unterschiedlichem Bezug zur URV, werden diese als getrennte Befunde erfasst.
Bei Handlungsbedarf ist grundsätzlich zunächst die kleinste ausreichende Lösung zu bestimmen. Eine weitergehende Änderung der URV ist gesondert zu begründen.
Entscheidung:
"Vertieft prüfen" ist nur ein Zwischenstand. Nach Abschluss der zusätzlichen Prüfung ist eine endgültige Entscheidung einzutragen.
Die Wiederöffnung einer URV-Grundentscheidung erfolgt nur unter den dafür festgelegten Voraussetzungen des Prüfauftrags. Die Matrix schafft hierfür keine zusätzliche oder niedrigere Schwelle.
Bestehen unterschiedliche Stellungnahmen, ist zunächst zu prüfen, ob tatsächlich dieselbe Rechtsfrage anhand desselben Sachverhalts bewertet wird. Unterschiedliche Ergebnisse können bereits auf unterschiedlichen tatsächlichen Annahmen beruhen.
Besteht die Meinungsverschiedenheit tatsächlich in der rechtlichen Bewertung, sollen insbesondere Unterschiede bei den verwendeten Rechtsquellen, ihrer Auslegung, der Übertragbarkeit von Rechtsprechung, den Gegenargumenten und der Bewertung verbleibender Risiken sichtbar gemacht werden.
Bleiben mehrere vertretbare Rechtsauffassungen bestehen, entscheidet der Auftraggeber, welcher Auffassung er folgt und welches verbleibende Risiko er akzeptiert. Eine weitere externe Stellungnahme ist nicht allein deshalb erforderlich, weil unterschiedliche vertretbare Auffassungen bestehen.
Eine zweite externe Stellungnahme wird nur nach den hierfür festgelegten Voraussetzungen des Prüfauftrags eingeholt und auf die konkret offene Rechtsfrage beschränkt.
Ein Eintrag ist erledigt, wenn die erforderliche Entscheidung getroffen und eine daraus folgende Maßnahme umgesetzt oder bewusst verworfen wurde. Ein verbleibendes relevantes Restrisiko wird im Eintrag festgehalten.
Ein erledigter Punkt wird nicht allein deshalb erneut geöffnet, weil später eine andere Gestaltung bevorzugt wird oder ein anderer Berater die Frage anders beurteilen könnte. Eine erneute Prüfung setzt einen neuen materiellen Anlass voraus.
Die Matrix soll so knapp ausgefüllt werden, wie es die jeweilige Frage erlaubt. Bereits vorhandene Stellungnahmen, Vermerke oder Quellen müssen nicht vollständig in die Matrix übertragen werden. Es genügt, ihre Fundstelle eindeutig anzugeben und die für die Entscheidung wesentlichen Aussagen festzuhalten.
Die Matrix dient damit als kompakte Verbindung zwischen rechtlichem Befund und Entscheidung des Auftraggebers. Sie soll vorhandene Unterlagen nutzbar machen und Entscheidungen nachvollziehbar halten, ohne eine zusätzliche umfassende Rechtsdokumentation aufzubauen.